01_introduccion

MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
CORPOCHIVOR
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
GARAGOA, BOYACÁ
2013
1
CONTENIDO
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5
2.
2.1.
2.2.
2.3
3.
3.1
3.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.3.4.
3.3.5.
3.3.6.
INTRODUCCIÓN
INFORMACION INSTITUCIONAL
POLÍTICA DE CALIDAD
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS CORPORATIVOS
PARÁMETROS DE LA CALIDAD
MARCO DE REFERENCIA
MARCO LEGAL
MARCO CONTEXTUAL
MARCO METODOLOGICO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR
CODIFICACION DE LAS SERIES DOCUMENTALES
FONDO
SECCIONES
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÍON
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CONTROL INTERNO
2
INTRODUCCION
La elaboración de la Tabla de Retención documental de la Corporación Autónoma Regional
de Chivor, CORPOCHIVOR surgió de la necesidad de crear una herramienta de apoyo al
proceso de conformación del Archivo de la Corporación.
Aunque CORPOCHIVOR es una entidad de creación reciente, que aún no maneja grandes
volúmenes de información archivística, sí debe contar con información oportuna y confiable
para poder llevar a cabo su Misión Institucional de Ejercer como Autoridad Ambiental y ser
ejecutor de la
Política Nacional Ambiental, mediante una administración racional,
participativa y con calidad del Medio Ambiente y los Recurso Naturales Renovables, para
contribuir al bienestar de la comunidad y promover el desarrollo sostenible en la jurisdicción.
Con el establecimiento de las series documentales que se manejan en la Corporación y sus
correspondientes tipos documentales, generados por la entidad en el cumplimiento de sus
funciones, su valor y al determinar su tiempo de conservación en cada una de las fases de
archivo, se clarificó en gran medida, la importancia de las funciones que desempeña cada
dependencia y la responsabilidad de los funcionarios sobre la información a su cargo.
Además se establecieron procedimientos de archivo que garantizarán el futuro éxito de la
Corporación en todos los procesos cuyo insumo sea la información archivística. De igual
manera, el garantizar la organización y conservación adecuada de los documentos
redundará en bien de la entidad por cuanto se optimizará el uso de los recursos y se
dispondrá de la información para facilitar el proceso de toma de decisiones.
Este documento se encuentra organizado de la siguiente manera:
En primer lugar se presentan la misión y visión de futuro de la Corporación y los objetivos
que se propone alcanzar la entidad.
A continuación se enmarca el proceso de elaboración de la Tabla de Retención documental
en el contexto de la Corporación, la legislación relacionada con archivos, documentos y
medio ambiente, tanto a nivel externo como a nivel interno con la normatividad de la
Corporación. Se anota la metodología empleada en la elaboración de la Tabla, siguiendo los
lineamientos del Archivo General de la Nación en esta materia y especificando algunos de
los procedimientos propios de la Corporación.
Se detallan las funciones de cada una de las dependencias y las series que se producen en
el cumplimiento de las mismas.
En la Tabla también se incluyen cuadros como el de valoración documental y de series
según la dependencia a la que pertenecen como guía a los usuarios de la Corporación, para
el manejo de los tiempos de conservación y la codificación de las series.
3
1. INFORMACION INSTITUCIONAL
1.1 POLITICA DE CALIDAD
La Corporación Autónoma Regional de Chivor- CORPOCHIVOR -, en cumplimiento de su
Misión Institucional se compromete a:
Satisfacer las necesidades de los usuarios, a través de servicios oportunos, confiables,
amables y veraces, logrando un mejoramiento continuo del sistema de Gestión de la Calidad,
preservando el medio ambiente y fortaleciendo el desarrollo sostenible en la jurisdicción.
1.2 MISION
Ejercer como autoridad ambiental y ser ejecutor de la política ambiental, administrando el
medio ambiente y los recursos naturales renovables, para contribuir al bienestar de la
comunidad y promover el desarrollo sostenible en la jurisdicción.
1.3 VISION
La Corporación Autónoma Regional de Chivor CORPOCHIVOR en el año 2019 se verá
posicionada como autoridad ambiental, propiciando cambios de actitud hacia la conservación
y el uso sostenible de los recursos naturales, mediante la participación comunitaria y el
mejoramiento continuo incrementando la oferta de bienes y servicios ambientales
1.4
OBJETIVOS CORPORATIVOS
2. Tramitar de manera oportuna las solicitudes de los servicios de los usuarios.
3. Mejorara la percepción de los usuarios frente a los servicios con base en criterios de
confianza y atención
4. Mejorar continuamente la eficiencia de los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad.
5. Contar con un talento Humana competente y comprometido.
1.5
1.
2.
3.
4.
PARÁMETROS DE LA CALIDAD
Veracidad: Que corresponde enteramente a la verdad.
Oportunidad: Acción propicia que se hace o sucede en un tiempo , lugar o circunstancia.
Atención: Poner esmero, diligencia y cortesía al ejecutar un acción.
Confiabilidad: Seguridad que se genera en una opinión o en un proceso
4
2. MARCOS DE REFERENCIA
2.1 MARCO LEGAL
La Tabla de Retención Documental de CORPOCHIVOR se elaboró teniendo en cuenta la
Normatividad Colombiana en materia de medio ambiente y archivos.
En primer lugar se tuvo en cuenta La Constitución Política de Colombia, que establece en el
Título I, dentro de los principios fundamentales:
"Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nación" Art. 8.
En el título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en el Capítulo 1 de los
Derechos Fundamentales, la Constitución establece:
"Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y
el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en Bancos de Datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.”
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden
ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley." Art. 15
"Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la
de informar y recibir información veraz e imparcial." Art. 20
"Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución…" Art. 23.
En el capítulo II de los Derechos Sociales, Económicos y Culturales, habla de los
documentos como parte del patrimonio cultural de la Nación:
"El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la
Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles." Art. 72
"Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo en los casos
que establezca la ley". Art. 74
La normatividad ambiental externa: son todas las disposiciones ambientales expedidas a
nivel nacional por entidades como el Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial.
Ley 99 de 1993 por la cual se crea el Ministerio de Medio Ambiente, se reordena el sector
público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales
5
renovables, se reorganiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras
disposiciones.
Esta ley presenta los fundamentos de la política ambiental colombiana, crea el Ministerio de
Medio Ambiente, como organismo rector de la gestión del medio ambiente y de los recursos
naturales renovables, encargado de impulsar una relación de respeto y armonía del hombre
con la naturaleza y de definir las políticas y regulaciones a las que se sujetarán la
recuperación, conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y aprovechamiento de
los recursos naturales renovables y del medio ambiente, a fin de asegurar el desarrollo
sostenible.
El Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial es el ente coordinador del Sistema
Nacional Ambiental - SINA - que es el conjunto de orientaciones, normas, actividades,
recursos, programas, e instituciones que permiten la puesta en marcha de los principios
generales ambientales contenidos en esta ley. Entre las instituciones que componen el SINA
se encuentran por orden de jerarquía: El Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo
Territorial, Las Corporaciones Autónomas Regionales y las de Desarrollo Sostenible,
Departamentos, Distritos y Municipios.
La Ley 99/93 considera a las Corporaciones Autónomas Regionales en su título VI en donde
dice:
"Naturaleza Jurídica: Las Corporaciones Autónomas Regionales son entes corporativos de
carácter público, creados por la ley, integrados por las entidades territoriales que por sus
características constituyen geográficamente un mismo ecosistema o conforman una unidad
geopolítica, biogeográfica o hidrogeográfica
dotados de autonomía administrativa y
financiera, patrimonio propio y personería jurídica, encargados por la ley de administrar
dentro del área de su jurisdicción el medio ambiente y los recursos naturales renovables y
propender por su desarrollo sostenible de conformidad con las disposiciones legales y las
políticas del Ministerio de Medio Ambiente vivienda y desarrollo terrritorial.
La ley 99 también determina los órganos de administración y dirección de las corporaciones
autónomas regionales y sus funciones, y crea específicamente a CORPOCHIVOR, en su
artículo 33 que dice:
Créanse las siguientes Corporaciones Autónomas Regionales: …
"-Corporación Autónoma Regional de Chivor -CORPOCHIVOR-: tendrá su sede
principal en la ciudad de Garagoa y su jurisdicción comprenderá los municipios
de Ventaquemada, Boyacá, Turmequé, Nuevo Colón, Viracachá, Ciénaga,
Ramiriquí, Jenesano, Tibaná, Umbita, Chinavita, Pachavita, Garagoa, La
Capilla, Tenza, Sutatenza, Guateque, Guayatá, Somondoco, Almeida, Chivor,
Macanal, Santa María, San Luis de Gaceno y Campohermoso."
Esta ley también habla acerca de las rentas de las Corporaciones Autónomas Regionales,
presenta información sobre las licencias y dicta otras disposiciones.
Normatividad Ambiental Interna: Es toda la normatividad expedida por la Corporación,
6
Según el Acuerdo 002 de 1994, por el cual se establece la estructura interna de
CORPOCHIVOR, dicha estructura está conformada de la siguiente manera:








Asamblea Corporativa
Consejo Directivo
Dirección General
Oficina de Control Interno
Secretaría General
Subdirección de Planeación
Subdirección de Gestión Ambiental
Subdirección Administrativa y Financiera
Y como órganos de asesoría y coordinación, la Comisión de Personal y el Comité de Control
Interno.
En este acuerdo también aparecen las funciones, las cuales fueron modificadas a través de
la resolución 00865 de 6 de diciembre 2001, en la que se establecen los cargos, la relación
de dependencia y se hace una descripción detallada de las funciones.
ORGANIGRAMA DE LA CORPORACION
7
2.2 MARCO CONTEXTUAL
La Corporación Autónoma Regional de Chivor tiene como su área de jurisdicción la región
geográfica denominada Valle de Tenza, que está conformada por diferentes paisajes de
cordilleras y altiplanicies, climas y recursos diversos. Se encuentra localizada en la región
suroriental del Departamento de Boyacá. Los 25 municipios que comprende la jurisdicción de
CORPOCHIVOR están agrupados en tres provincias a saber:
Provincia de Márquez: A esta provincia pertenecen los municipios de: Ramiriquí, Boyacá,
Ciénega, Viracachá, Jenesano, Tibaná, Nuevo Colón, Turmequé y Umbita. A esta provincia
se asocia el Municipio de Ventaquemada perteneciente a la provincia de Centro, por estar
localizado en la misma cuenca.
Provincia de Neira: A la que pertenecen los municipios de: Garagoa, Chinavita, Pachavita,
Macanal, Santa María, San Luis de Gaceno. A esta provincia se vincula el municipio de
Campohermoso de la provincia de Lengupá, la cual, limita con la provincia.
Provincia de Oriente: A la que pertenecen Guateque, Sutatenza, Tenza, La Capilla, Guayatá,
Somondoco, Almeida y Chivor.
2.3 MARCO METODOLOGICO
La Tabla de Retención Documental de la Corporación se hizo con base en los lineamientos
dados por el Archivo General de la Nación en su documento "Tablas de Retención y
Transferencias Documentales", en el cual se fijan los pasos metodológicos para la
elaboración de las tablas de retención documental.
Investigación Preliminar sobre la Institución y sus Fuentes Documentales:
Para ello se consultaron todos los documentos que contienen información acerca de la
Corporación, entre los que se destacan el Plan de Acción 2001-2003, los Informes de
Gestión de los años 1995-2002 del Plan de Gestión Ambiental Regional 2001-2006, el
Manual de Funciones y Requisitos y el Manual de Control Interno y Procedimientos, entre
otros.
Se hizo una recopilación y análisis de las normas ambientales tanto internas como externas,
con el fin de identificar las normas relativas a la creación de la Corporación y al
establecimiento de su Organización Interna. Para ello se analizó la normatividad corporativa
desde la creación de la Corporación hasta la fecha.
Se identificó la estructura Interna de la Corporación, el Manual de Funciones y Requisitos y
el Manual Control Interno y Procedimientos.
Se consultó el Organigrama de la Corporación a fin de identificar las diferentes dependencias
creadas por acto administrativo, y de estructurar sobre bases reales la Tabla de Retención
Documental de la Corporación.
8
Se realizó una encuesta a los funcionarios y contratistas de la Corporación para identificar a
las personas encargadas de la producción de documentos en cada una de las dependencias
y se realizaron entrevistas con cada uno de ellos para identificación y definición de las
unidades documentales, los flujos documentales de cada dependencia de acuerdo con el
Manual de Control Interno y Procedimientos y realizar una valoración primaria de la
documentación. Paralelo a este proceso se realizó un inventario de los documentos en los
archivos de gestión de la Corporación en su estado natural, para identificar en que soporte
se encuentran y su tradición.
Análisis e interpretación de la información recolectada:
Se hizo un análisis de la información recolectada a través de encuestas y entrevistas y se
verificaron los nombres de las series, que en su mayoría aparecen con los nombres de las
actividades, y se elaboró un primer borrador de tablas para revisión de los jefes de cada
dependencia.
Se conformaron las series con sus respectivos tipos documentales. Se elaboró una tabla de
las series y las subseries con su respectiva valoración documental y se sometieron a
consideración de los Jefes de cada dependencia. Además se creó el sistema de codificación
de las series documentales de la Corporación, para ello se emplearon los números de las
dependencias y los números de las series documentales. Con el fin de facilitar la consulta de
las tablas, se incluyen cuadros en los que aparecen las dependencias con sus series
codificadas.
Se elaboró la Tabla de Retención Documental para aprobación por parte del Comité de
Archivo.
A continuación se definen algunos de los procedimientos a realizar en la aplicación de la
Tabla de Retención Documental de CORPOCHIVOR:
TIEMPO DE CONSERVACION EN ARCHIVO DE GESTIÓN: El tiempo que se asigna en la
Tabla para retención de los documentos en archivo de gestión se cuenta a partir de cumplida
su vigencia, es decir, una vez concluido su trámite administrativo.
TIEMPO DE CONSERVACION EN ARCHIVO CENTRAL: La retención en archivo central se
realiza por el tiempo definido en la Tabla y se eliminan una vez concluido este si no se
considera que el documento requiere conservación total, caso para el cual será transferido al
Archivo Histórico de la Corporación.
PROCEDIMIENTOS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Cuando se habla de
eliminación de alguna serie documental de la Corporación, de acuerdo con lo establecido en
la Tabla de Retención Documental, se debe recurrir a procedimientos de trozado o picado
del papel, de manera que no se pueda acceder a la información de la Institución a través de
los documentos eliminados del archivo.
SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS VITALES: Los funcionarios a cuyo cargo se
encuentren series documentales de tradición histórica, con calidad de documentos vitales
para la Corporación, deben establecer condiciones de seguridad para dichos documentos en
los archivos de gestión mientras se implementa un programa de documentos vitales en la
9
Corporación. Esto es válido tanto para la información en papel, como para la información
cuyo soporte es magnético, que debe estar protegida con copias de respaldo y claves.
REVISION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR: Cada vez
que los Manuales de Funciones y Requisitos y de Procedimientos sufran modificaciones o se
genere alguna norma interna o externa que afecte la información de la Tabla de Retención
Documental de la Corporación, ésta debe ser modificada.
3. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE CORPOCHIVOR
3.1 CODIFICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CÓDIGO
DEPENDENCIA
CÓDIGO
110
200
300
400
500
200
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
SECRETARÍA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARÍA GENERAL
1
1.1
1.2
1
1.1
1.3
1.5
1
1.1
1.4
1
1.1
1
1.1
1.5
1.6
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
110
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
3.3
3.4
200
SECRETARÍA GENERAL
3.4
3.5
3.6
4
4.1
SERIE
ACTAS
Actas de Reunión RE-DE-01
Actas de Comité de coordinación del sistema de control
interno
ACTAS
Actas de reunión RE-DE-01
Actas de Comité de contratación RE-CTR-07
Actas de Consejo Directivo
ACTAS
Actas de Reunión RE-DE-01
Actas Comité Antitrámites
ACTAS
Actas de reunión RE-DE-01
ACTAS
Actas de reunión RE-DE-01
Actas de comisión de personal.
Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional
ACUERDOS
Acuerdos de Asamblea Corporativa
Acuerdos de Consejo Directivo
AUDITORIAS
Procesos Estratégicos (Direccionamiento Estratégico y
Comunicaciones)
Procesos Misionales (Gestión de Trámites Ambientales,
Seguimiento y Control Ambiental y Proyectos)
Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano,
Contratación, Almacén, Administración y Mantenimiento,
Contabilidad, Presupuesto, Cobro Coactivo, Gestión
Documental, Comunicaciones, Laboratorio Ambiental)
Procesos de Evaluación (Mejoramiento Continuo)
Control de Auditorias
Programa de auditoria, planes de auditoria,.
AUTORIZACIONES AMBIENTALES
Licencias Ambientales
10
CÓDIGO
400
DEPENDENCIA
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACION
200
SECRETARIA GENERAL
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACION
400
500
500
200
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARIA GENERAL
CÓDIGO
SERIE
4.2
4.3
4
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
5
5.1
Vertimientos
Emisiones atmosféricas
AUTORIZACIONES AMBIENTALES
Autorizaciones de Aprovechamientos Forestales Mayores
Autorizaciones de Aprovechamiento Forestales Menores
Salvoconductos anulados
Solicitud movilización de madera
Concesión de aguas
AVAL
Aval Técnico Ambiental RE-BP-02
6
6.1
BOLETINES
Boletín Oficial
6
6.2
6.3
6
6.1
6.4
6.5
BOLETINES
Boletines de Presa
Boletines Internos
BOLETINES
Boletín Oficial
Boletín de Almacén
Boletín de Tesorería
7
8
9
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
10
10.1
10.2
11
12
12.1
12.2
12.3
12.4
CAJA MENOR
COBRO COACTIVO
COMPROBANTES
Comprobante de Entrada a almacén
Comprobante de Salida de Almacén
Comprobantes de contabilidad
Comprobante consignación Tesorería
Comprobantes de Egreso Tesorería
Comprobantes de Ingreso Tesorería
CONCILIACIONES BANCARIAS
Conciliaciones bancarias de contabilidad
Conciliaciones bancarias de tesorería
CONCURSOS
COMUNICACIONES
Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el
SIAF
Relación de tramites asignados
Relación entrega de documentos RE-GD-16
Radicación manual de correspondencia
11
CÓDIGO
100
300
400
500
200
500
300
DEPENDENCIA
DIRECCION GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SECRETARÍA GENERAL
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
CÓDIGO
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.8
13
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
14
15
16
17
18
19
SERIE
COMUNICACIONES
Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el
SIAF
Relación de tramites asignados
Relación entrega de documentos RE-GD-16
Radicación manual de correspondencia
COMUNICACIONES
Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el
SIAF
Relación de tramites asignados
Relación entrega de documentos RE-GD-16
Radicación manual de correspondencia
COMUNICACIONES
Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el
SIAF
Relación de tramites asignados
Relación entrega de documentos RE-GD-16
Radicación manual de correspondencia
COMUNICACIONES
Comunicaciones Externas Recibidas Generadas por el
SIAF
Relación de tramites asignados
Relación entrega de documentos RE-GD-16
Radicación manual de correspondencia
Control de Documentos mal direccionado RE-GD-15
Hoja de trámite de correspondencia
Formato Control envió de correspondencia Externa REGD-17
Consecutivo de correspondencia de la Corporación.
CONTRATOS
Contratos de arrendamiento
Contrato de Obra Publica
Contrato de Consultoría
Contrato de Suministro
Contrato de alquiler
Contrato de compraventa
Contrato de prestación de servicios
Contrato de permuta
CONVENIOS
DERECHOS DE PETICION
ESCRITURAS
ESTADOS FINANCIEROS
EXPEDIENTE DE VEHICULOS
GOBIERNO EN LINEA, ANTITRAMITES Y ATENCION
EFECTIVA AL CIUDADANO
12
CÓDIGO
500
300
400
DEPENDENCIA
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
CÓDIGO
SERIE
20
HISTORIAS LABORALES
21
HOJA DE VIDA EQUIPO
21
HOJA DE VIDA DE EQUIPOS
22
22.1
22.2
22.3
22
22.4
22.5
22.6
400
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
23
23.5
INFORMES
Informes entidades
Informe a la Asamblea
Informe al Concejo Directivo
INFORMES
Informes de gestión de Control Interno
Informe de Revisión por la Dirección
Informe de Evaluación de la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
INFORMES
Informes a entidades
Informe registro único de infracciones ambientales
Informe de estado de procesos
INFORMES
Informes a Entidades.
Informe de Gestión
INFORMES
Informe a Entidades
Informes Técnicos de Control y Monitoreo.
Informe al INCORA
Informe de predios
INFORMES
Informes a entidades
Informe de Ingreso y gastos de recursos propios y de la
Nación.
Informe de Tesorería
Informe del Programa Anual de Caja
Informe Ejecución Presupuestal
Inventario de equipo de computo
RE-AYM-08
INVENTARIOS
Plantaciones forestales
500
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
23
23.2
23.3
23.4
INVENTARIOS
Inventarios de bienes e inmuebles.
Inventarios por dependencias
Inventario de muebles, enseres y Equipo de oficina
24
LABORATORIO AMBIENTAL REGISTROS DE LA
CALIDAD
100
DIRECCIÓN GENERAL
110
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
200
SECRETARÍA GENERAL
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
400
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
500
300
400
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
22
22.1
22.9
22.10
22
22.1
22.5
22
22.1
22.7
22.8
22.14
22
22.1
22.10
22.11
22.12
22.13
23.1
13
CÓDIGO
400
500
400
DEPENDENCIA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
CÓDIGO
25
25.1
25.2
25.3
MANUALES
Manual de Riesgos MR-DE-02
Manual de Calidad (MC-DE-01)
Manual Gel
25
25.4
25.5
25.6
26
26.1
26.2
26.3
27
28.1
28.2
29
30.1
31
MANUALES
Manual Estatuto de ejecución presupuestal.
Manual de Funciones MF-TH-01
Manual mantenimiento Infraestructura
LIBROS
Libro de Préstamo de Elementos
Libro de Tesorería
Libro de Bancos
OCENSA
PEGIRHS
PEGIRHS HOSPITALARIOS
SECTOR INDUSTRIAL Y AGROPECUARIO
PLANES DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE
VERTIMIENTOS (PSMV)
PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL
AGUA (PUEAA)
MEMORIA TÉCNICA INSTITUCIONAL
32
NOMINA
33
33.1
33.2
33.3
33.4
34
35
36
36.1
ORDENES
Orden de trabajo
Orden de servicio
Orden de compra
Orden de pago
PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Y F.N.A.
PÓLIZAS
PLANES
Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría General
de la República)
Plan de Mejoramiento Funcional (por procesos)
Plan de Mejoramiento Individual (acciones de mejora de
cada servidor)
Plan de Acción Oficina de Control Interno
Plan general de auditorías RE-MC-01
PLANES
Plan de Gestión Ambiental Regional.
Plan Indicativo
Planes Ambientales Municipales
30.2
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
500
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
110
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SERIE
36.2
36.3
36.4
36.5
3
36.6
36.7
36.8
14
CÓDIGO
DEPENDENCIA
300
400
300
300
500
300
200
300
200
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN
AMBIENTAL
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SECRETARIA GENERAL
CÓDIGO
36.9
36.10
36.11
36.12
36.
36.13
Planes de Acción Trienal de CORPOCHIVOR.
Planes de Desarrollo Municipal
Planes de Ordenamiento Territorial.
Plan estratégico de sistemas
PLANES
Planes operativos (proyectos)
36
36.14
36.15
37
37.1
PLANES
Plan anual de compras
Plan Institucional de Capacitación
PLANOS
PUBLICACIONES CARTOGRAFIA
38
39
40
41
41.1
41.2
42
PRESUPUESTO
PROGRAMACION DE VEHICULOS
REPORTES
PRESUPUESTO PROYECTOS
Anteproyecto de presupuesto
Proyecto de presupuesto
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO
43
PROCESOS PRECONTRACTUALES
44
44.1
PROCESOS SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN DE
CALIDAD
45
45.1
PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS
Proyecto 104 Seguimiento, Control y Vigilancia de los
recursos
PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS
Proyecto 101 Educación y capacitación fortalecimiento
de participación ciudadana
Proyecto 102 Gestión de la Información (uso y
divulgación)
Proyecto 103 Gestión Integral del Territorio
Proyecto 105 Fortalecimiento de la Gestión Ambiental
Institucional y Territorial.
45
45.2
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
45.3
45.4
45.5
45
45.6
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
SERIE
45.7
45.8
400
45.9
PROYECTOS AMBIENTALES CORPORATIVOS
Proyecto 200
Protección y conservación de la
Biodiversidad y de los ecosistemas de la Jurisdicción.
Proyecto 201 Protección, recuperación y manejo de la
Biodiversidad de los ecosistemas estratégicos.
Proyecto 202
Protección, manejo sostenible del
incremento de la masa forestal de la jurisdicción.
Proyecto 301 Recuperación de las fuentes Hídricas.
15
CÓDIGO
DEPENDENCIA
CÓDIGO
46
46.1
46.2
46.2
Proyecto 302 Uso sostenible de los recursos hídricos.
Proyecto 401 Gestión para el desarrollo sostenible en
los sectores productivos de la jurisdicción.
Proyecto 402 Gestión Integral de residuos.
Proyecto 501 Prevención y manejo del riesgo natural
antro pico y del Deterioro Ambiental.
Proyectos Ambientales no Corporativos.
Proyectos municipales
Gestión de proyectos
Gestión de proyectos
47
QUEJAS Y RECLAMOS
48
49
49.1
49.2
50
50.1
50.2
50.3
50.4
50.5
50.6
50.7
50.8
51
RESOLUCIONES
SESIONES
SESION ASAMBLEA CORPORATIVA
SESIÓN CONSEJO DIRECCTIVO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Licencias de Software Formato análogo.
SIAT
SINCA
SIAF
PREDIOS MILENIUM
SWAMI
Otros Sistemas INF
HARDWARE fallas técnicas
INFORMACION Y COMUNICACIONES
48
48.1
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO
Proceso Disciplinario por expediente.
49
LABORATORIO AMBIENTAL REGISTROS DE LA
CALIDAD
Registros Análisis y Resultados de laboratorio.
Registros de Control y Seguimiento.
45.10
45.11
45.12
45.13
300
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
400
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
110
SECRETARIA GENERAL
300
300
200
400
300
. SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
GESTIÓN AMBIENTAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
49.1
49.2
50
50.1
52
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
SERIE
53
53.1
53.2
53.3
AVAL
Aval Técnico Ambiental
QUEJAS Y RECLAMOS POR PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
SEGUIMIENTOS
Seguimiento de derechos de autor del Software
Seguimiento cuenta consolidada por entidad, intermedio,
final y al culminar la labor por tiempo superior a un mes
Seguimiento al mapa de riesgos institucional
16
CÓDIGO
DEPENDENCIA
110
CÓDIGO
53.4
52
52.1
53
53.1
53.2
53.3
54
Seguimiento y evaluación a la implementación y
mantenimiento del SIGC
Seguimiento a los aplicativos (SICE, SIDEF, SIIF, SUIP,
SUIT, SIAF, SINCA)
Seguimientos a los procesos de gestión administrativa y
financiera
(Almacén,
Contabilidad,
Tesorería,
Presupuesto, Cobro
Coactivo y Contratación)
Seguimiento información requerida por el Índice de
Transparencia Nacional
PROCESOS PRECONTRACTUALES
Procesos declarados desiertos
INFORMACIÓN COMUNICACIÓN
Periódico COSMOS
Videos
Audio
SERVICIO NO CONFORME
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55.7
FORMATO
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
FORMATO
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02
5353
53.5
53.6
53.7
200
300
110
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
100
DIRECCION GENERAL
110
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
SERIE
17
CÓDIGO
DEPENDENCIA
200
SECRETARIA GENERAL
300
SUBDIRECCION DE
PLANEACIÓN
CÓDIGO
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55.7
55.8
55.9
55.10
55.11
55.12
55.13
55.14
55.15
FORMATO
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud prestamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02
Pago publicación salvoconductos RE-GT-03
Control carga laboral RE-GT-04
Control verificación configuración de equipos GPS REGT-08
Control de órdenes de mínima cuantía RE-CTR-03
Cuadro de recepción de propuesta RE-CTR-06
Planilla control de tiempo etapa pre contractual RE-CTR08
Control tiempos contratos ínter administrativos RE-CTR09.
Solicitud para publicación de información en el sitio web
RE-CM-01
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55.7
55.15
55.16
55.17
55.18
FORMATO
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02
Solicitud para publicación de información sitio Web RECM-01
Consulta centro documentación RE-GD-04
Control mantenimiento de equipos RE-AYM-10
Control de asistencia y soporte técnico en hardware y
software
Y RE-AYM-11
Matriz Subsistema MECI RE-DE-03
FORMATO
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02
Pago publicación salvoconductos RE-GT-03
55.19
400
SUBDIRECCION DE
GESTION AMBIENTAL
SERIE
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55.7
55.8
18
CÓDIGO
DEPENDENCIA
500
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
CÓDIGO
SERIE
55.9
55.10
Control carga laboral RE-GT-04
Control verificacion configuración de equipos GPS REGT-08
55
55.1
55.2
55.3
55.4
55.5
55.6
55.7
55.20
55.21
55.22
FORMATOS
Control copia de seguridad RE-GD-02
Control préstamo de registro RE-GD-03
Solicitud préstamo de archivo RE-GD-05
Transferencias documentales RE-GD-06
Tabla de retención documental RE-GD-08
Inventario documental RE-GD-09
Cuadro de mando de indicadores RE-DE-02
Ficha atención al usuario RE-GD-10
Sondeo de opinión al usuario RE-GD-11
Recepción de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias
por prestación de los servicios RE-GD-12
Base De datos de archivo RE-GD-07
Relación ordenes de mínima cuantía RE-CTR-03
Solicitud creación y actualización catálogo de elementos
RE-ALM-01
Controlo préstamo de equipos RE-ALM-02
Cuadro Stock mínimo de Almacén RE-ALM-04
Actas de entrega de elementos devolutivos RE-ALM-07
Legalización Vales de Combustible RE-TES-07
Control de inversiones RE-TES-04
Autorización de entrada y salida RE-TH-11
Listado maestro de documentos RE-GD-01
55.23
55.24
55.25
55.26
55.27
55.28
55.29
55.30
55.31
55.32
3.2 FONDO
El Fondo documental de la Corporación Autónoma Regional de Chivor se denomina FONDO
DOCUMENTAL CORPOCHIVOR, y está constituido por la totalidad de series documentales
por esta entidad como resultado de su gestión.
3.3 SECCIONES
Las secciones que componen el Fondo documental CORPOCHIVOR están determinadas
por las dependencias que componen la estructura orgánica de la Corporación, respetando
de esta manera los principios de orden original y procedencia de los documentos.
19
3.3.1
DIRECCION GENERAL
CODIGO DE DEPENDENCIA: 100
Es una sección conformada por la documentación de la Dirección General, dependencia de
nivel directivo, la de mayor importancia después de la Asamblea Corporativa y el Consejo
Directivo. El Director General de la Corporación cumple con las siguientes funciones, de
acuerdo con la resolución 875 del Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo por la cual se
aprueban los estatutos de la Corporación:












Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Corporación y ejercer su representación
legal.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo y de la
Asamblea Corporativa.
Presentar para estudio y aprobación del Consejo Directivo los planes y programas que se
requieren para el desarrollo del objeto de la Corporación, el proyecto de Presupuesto, así
como los proyectos de organización administrativa y de planta de personal de la misma.
Presentar al Consejo Directivo los proyectos de reglamento interno.
Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos y
convenios que requiera la entidad para su normal funcionamiento.
Constituir mandatarios o apoderados que representen a la Corporación en asuntos
judiciales y demás de carácter litigioso.
Delegar en funcionarios de la entidad, el ejercicio de algunas funciones, previa
autorización del Consejo Directivo.
Nombrar y remover el personal de la Corporación.
Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el
patrimonio de la Corporación.
Rendir informes al Ministro del Medio Ambiente, en la forma en que este lo determine,
sobre el estado de ejecución de las funciones que le corresponde a la Corporación y los
informes generales y periódicos o particulares que solicite, sobre las actividades
desarrolladas y la situación general de la entidad.
Presentar al Consejo Directivo los informes que le sean solicitados sobre la ejecución de
los planes y programas de la Corporación, así como sobre su situación financiera, de
acuerdo con los estatutos.
Las demás que los estatutos de la Corporación y que no sean contrarias a la ley.
A estas funciones se suman las establecidas por el Acuerdo No. 002 del 27 de diciembre de
1994 del Consejo Directivo de la Corporación por el cual se establece la estructura interna.
Estas son:
1.
Crear y conformar grupos internos de trabajo, mediante acto administrativo, teniendo en
cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio, los planes, programas y
proyectos trazados por la entidad, bajo la coordinación y supervisión de un funcionario
que designe el Director General de la Corporación.
20
2.
Distribuir mediante acto administrativo, el personal en los cargos que se establecen en
la planta de personal, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades de la
Corporación y los planes, programas y proyectos de la entidad.
3.
Crear, conformar y determinar las funciones de cada uno de los órganos de asesoría y
coordinación mediante acto administrativo, de acuerdo con las necesidades de la
Corporación y las normas legales vigentes.
Del desempeño de las funciones anotadas anteriormente se generan las siguientes series
documentales:
INFORMES
Informes a entidades de Control
Informes al Consejo Directivo
Informes a la Asamblea Corporativa
Únicamente se asignaron estas series a la dirección General, porque aunque de las
funciones mencionadas anteriormente se generan muchas series, éstas aparecen a cargo de
las dependencias en las cuales se delega por parte de la Dirección el desempeño de las
labores y por tanto la producción de documentos.
21