pliego de prescripciones técnicas particulares para la

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EL PROCESO DE
CONTRATACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA EL
PROYECTO MIJAS DIGITAL.
EXPDTE. Nº L-041-06-012
1. OBJETO DEL PROYECTO.
1.1.
Objetivo
El objeto del presente Pliego es definir las condiciones técnicas, que con carácter
mínimo, han de regir la realización y funcionales del sistema de gestión documental
para el proyecto Mijas Digital. Los distintos licitantes deberán especificar, de forma
detallada, en sus propuestas las características concretas de los aplicativos y servicios
ofertados.
La aplicación deberá poder ser ejecutada desde cualquier ubicación física que
disponga el Ayuntamiento de Mijas para prestar servicios al propio consistorio y a sus
Organismos Autónomos y Empresas Municipales.
Para la consecución de los objetivos generales expuestos anteriormente, se plantean
como objetivos específicos los siguientes:
 Definición de un repositorio de datos documentales único, que permita la
integración de las distintas áreas municipales y de todos los sistemas
municipales; tanto el sistema actual, como la nueva plataforma. De forma
transparente para los usuarios y que permita la explotación de datos y la
generación de informes de manera eficaz desde un entorno centralizado.
 Definir los interfaces de integración del gestor documental con las soluciones
basadas en el entorno del proyecto W@nda, con la capacidad de integración
de herramientas tales como @ries, Trew@, @Firma, Port@firma, e
integración en el caso de existir algunas de estas herramientas implantadas.
 Gestión documental basada en arquitecturas basadas en metodología
orientada a Aspectos y que cumplan el estándar JSR 170.
 Puesta en explotación del sistema.
 Instalación e integración de componentes con los sistemas de
información municipales
 Pruebas del sistema
 Formación a técnicos y usuarios
Se considera incumplimiento o cumplimiento defectuoso de este pliego de
condiciones técnicas, el incumplimiento, total o parcial, de uno o varios puntos del
mismo.
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1.2.
Alcance
Los resultados esperados, a raíz de las acciones que se contemplan en el presente
pliego, son los detallados a continuación:



Optimizar la gestión de documentos de todas las áreas del Ayuntamiento.
Mayor rapidez y facilidad en la búsqueda de documentación.
Potenciar y mejorar las infraestructuras actuales del Ayuntamiento de
permitiendo agilizar su control.
2. CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS DEL PROYECTO
2.1.
Organización y planificación del Proyecto
La organización del proyecto y su ejecución fijarán los hitos que permitan obtener un
seguimiento formal de avance del mismo, estableciendo una forma periódica de
evaluación del rendimiento de los trabajos realizados.
Se definirá la organización específica prevista para el desarrollo del proyecto de
forma que cada función quede perfectamente identificada, y tenga asignada una
persona responsable de su cumplimiento.
Se establecen las siguientes figuras y órganos de dirección del proyecto:



Comité de Dirección
Director/a de proyecto
Equipo del proyecto
A continuación se detallan las principales funciones y responsabilidades de los
mismos:
2.1.1. Comité de Dirección
Constituido por representantes de alto nivel del Ayuntamiento de Mijas y de SOPDE.
Su responsabilidad reside en el seguimiento y control de los trabajos como máxima
representación de los usuarios, informando de la actividad y elevando a órganos
superiores cuantas propuestas estimen oportunas y efectuando la aprobación formal,
a propuesta del Director/a de proyecto, de la culminación de cada una de las fases
en que se ejecutará el proyecto.
El Comité de Dirección mantendrán reuniones de seguimiento y revisiones técnicas
con periodicidad mensual, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los
objetivos, las reasignaciones y variaciones de efectivos de personal dedicado al
proyecto, las especificaciones funcionales de cada uno de los objetivos y la validación
de las programaciones de actividades realizadas. A estas reuniones, y siempre que lo
solicite el Comité de Dirección, deberá asistir un responsable de la empresa
adjudicataria.
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El Comité de Dirección se nombrará y quedará constituido al inicio del proyecto.
2.1.2. Director/a de proyecto
SOPDE designará a un/a Director/a de proyecto cuyas funciones en relación con el
objeto del presente pliego serán las siguientes:



Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados.
Proponer la aprobación de la culminación de cada una de las fases del
proyecto al Comité de Dirección.
Autorizar los contactos directos de las personas del equipo de trabajo del
adjudicatario con el usuario final.
El/la Director/a de proyecto podrá delegar sus funciones en una persona de su
equipo. Asimismo, podrá incorporar al proyecto durante su realización, a las personas
que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo.
2.1.3. Equipo de proyecto
El equipo de proyecto estará integrado por los grupos de trabajo que se estimen
necesarios para la realización de proyecto. El Equipo de proyecto estará formado por
el personal de la empresa adjudicataria, responsable de la ejecución de los trabajos,
y por los usuarios que se designen para cada caso por parte del Director/a de
proyecto.
Las labores globales de dirección de todos los trabajos, gestión del proyecto y
resolución de posibles incidencias, serán responsabilidad del equipo de trabajo
propuesto por el adjudicatario. A tal efecto se nombrará un Jefe/a de proyecto por
parte de la empresa adjudicataria.
Como actividad inicial dentro de esta fase del proyecto, se constituirán los órganos
indicados y se presentará por parte del adjudicatario una planificación detallada de
trabajos acorde al plan de proyecto recogido en la memoria.
2.2.
Requisitos tecnológicos.
En el apartado técnico, la propuesta deberá indicar si cumple o no con los siguientes
requisitos tecnológicos y en caso afirmativo, detallar el nivel de cumplimiento. Habrá
algunos requisitos que serán de obligatorio cumplimiento. No serán aceptadas las
propuestas que no cumplan con dichos requisitos.
La aplicación deberá ser 100% compatible con los entornos de software libre, tanto a
nivel de sistemas operativos, bases de datos, servidores de aplicaciones, etc.
Las tecnologías que se deben utilizar en el desarrollo de la herramienta estarán
basadas en herramientas estándares de software libre actuales lo cual garantizará,
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además, una mayor facilidad a la hora de mantener la aplicación, desarrollar nuevas
funcionalidades, integrar con otros sistemas,…
Por ello el desarrollo de la aplicación deberá estar realizado en tecnología Java y
basada en componentes. El desarrollo debe ser multicapa, existiendo separación
estricta para la capa de presentación o interfaz, capa de lógica de negocio y capa de
almacenamiento de datos.
Se valorará el uso de frameworks para acometer los desarrollos. Éstos a su vez
deberán estar basados en patrones de diseño que faciliten la comprensión e
integración de los diferentes subsistemas.
El desarrollo será de acuerdo al estándar J2EE: la plataforma que se adoptará para el
sistema será una plataforma J2EE que garantice la solidez, robustez, escalabilidad y
seguridad necesaria para sistemas críticos.
Como criterio general en la capa de presentación habrá de separarse el contenido de
la presentación y aplicar las especificaciones del W3C, utilizando XHTML para la
codificación estructurada y CSS para los estilos de presentación.
El licitante deberá indicar en su oferta las herramientas que se emplearán en el
presente proyecto, debiendo ser todas ellas basadas en Software Libre.
El desarrollo de esta herramienta se plantea de forma que cubra los siguientes
objetivos en el producto final:

Portabilidad: El producto desarrollado no estará estrechamente ligado a un
entorno concreto (sistema operativo, base de datos, procesador, servidor de
aplicaciones). La utilización de tecnologías Java (J2EE) para el desarrollo de
los componentes fundamentales del sistema garantizarán su portabilidad
pudiendo ejecutarse aunque cambie el sistema operativo y el hardware. La
utilización de un nivel de abstracción para el acceso a la base de datos (clases
de negocio desarrolladas para independizar de la base de datos) deberá
facilitar además la portabilidad entre bases de datos (uso de protocolos de
acceso a datos del tipo JDBC o similart).

Escalabilidad: La aplicación estará diseñada y desarrollada de forma tal que el
aumento en la carga de usuarios pueda resolverse dimensionando
adecuadamente la arquitectura hardware del entorno en el que se ejecuta.

Accesibilidad: A fin de hacer posible la utilización de la plataforma por
colectivos con necesidades especiales se hará hincapié en el cumplimiento de
la accesibilidad según las especificaciones Web Accessibility Initiative (WAI).

Rendimiento: La arquitectura propuesta por el licitante deberá soportar una
carga de al menos 50 usuarios concurrentes, además de estar provisto de
mecanismos que garanticen la alta disponibilidad de la aplicación así como
balanceo de carga.
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
Mantenibilidad: La detección de errores se facilitará incluyendo trazas en el
código. Se recomienda el uso de log4j para las trazas pues tiene una serie de
niveles que se describen a continuación:
o DEBUG: para los mensajes que sean importantes en depuración.
o INFO: similar al modo verbose.
o WARN: mensajes de alertas sobre eventos que se desea mantener
constancia pero que no afectan al correcto funcionamiento del sistema.
o ERROR: mensajes de error que se desee guardar.
o FATAL: mensajes críticos.
o ALL: es el nivel más bajo, habilita todos los mensajes.
o OFF: es el nivel más alto, deshabilita todos los mensajes.
2.2.1. Arquitectura de la solución
La arquitectura de la solución debe contemplar los siguientes requisitos:







Controlador CASH (Core Application Service Handler).
Vista tipo de marco global, integrada en la intranet del ayuntamiento
Capa de Persistencia de acceso a openLDAP mediante JNDI:
LDAPContextFactory
Lógica de negocio de los servicios globales
Gestor de Autentificación global SSO(Single Sign On), con acceso tanto a través
de firma digital y de usuario/clave
Gestor de Flujo
Cumplimiento de los estándares JSR 170, hibernate, Spring, Lucene, Myfaces.
2.2.2. Metodología a emplear.
Los trabajos, documentos y productos generados durante el desarrollo del Sistema se
adaptarán a lo especificado en la denominada “Metodología de Planificación,
Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas, MÉTRICA Versión 3” del Consejo Superior
de Informática y para el impulso de la Administración Electrónica, adscrito al
Ministerio de Administraciones Públicas.
2.3.
Requisitos de seguridad y auditorias
Tratándose de una aplicación de contenidos sensibles y protegidos por la ley, los
sistemas ofertados han de incorporar las lógicas medidas de seguridad establecidas
en la legislación vigente, específicamente en la Ley Orgánica de 15/99 de 13 de
Diciembre de Protección de datos de Carácter Personal y la correspondiente
normativa de desarrollo, así como en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por
el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros
automatizados que contengan datos de carácter personal. La propuesta debe indicar
qué mecanismos de privacidad y seguridad proporciona a los usuarios
En todo caso, las medidas de seguridad incluirán validación de nombres y
contraseñas de usuarios y auditorias en las cuales se registren quien y cuando
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realizan cada operación, permitiendo asignar a cada usuario dado de alta en el
sistema su propio perfil que le facultará para acceder a determinados procesos y
datos y le impedirá el acceso y la modificación de contenidos de otros.
Los sistemas a implantar deberán incluir de forma estándar, determinados perfiles
tipo con sus permisos correspondientes. Todos estos perfiles podrán ser modificados,
eliminados o ampliados por el administrador de la aplicación. El sistema de menús se
adaptará en función de los permisos asignados a los diferentes usuarios de forma
que permita o impida la realización de diferentes tipos de operaciones. La asignación
de permisos se podrá realizar individualmente o por grupos de usuarios.
La aplicación estará desarrollada combinando tecnologías y desarrollos específicos de
tal forma que garanticen la seguridad de los datos y las acciones en todos los
procesos de la aplicación:



2.4.
Acceso autentificado a la aplicación.
Control de acceso a todos los recursos de la aplicación. Ningún usuario podrá
acceder a distintos puntos o recursos de la aplicación de una forma o en un
orden diferente a que se haya establecido de antemano.
Permisos para cada una de las acciones de la aplicación. Todas las posibles
acciones a ejecutar dentro de la aplicación llevarán asociadas un permiso
específico para cada una de ellas. Los usuarios tendrán siempre asignado un
perfil, que no será más que la colección de permisos que poseerán los usuarios
que pertenezcan al mismo. Por tanto ningún usuario podrá realizar ninguna
acción que no este permitido por el rol al que pertenezca.
Requisitos de Integración
Tanto los desarrollos que afecten a la parte pública como a la privada de la solución
estarán perfectamente integradas en diseño y estructura con el actual portal web
municipal del ayuntamiento.
La propuesta debe indicar el nivel de integración de las ampliaciones propuestas en
este documento con el actual portal eAdministración que posee el Ayuntamiento de
Mijas, de igual forma que el nivel de integración de las herramientas de
Administración Electrónica a implantar.
Se valorará una perfecta integración para pormenorizar el impacto de este nuevo
desarrollo. Así mismo se valorará la integración con las herramientas de
Administración Electrónicas requeridas.
2.5.
Requisitos funcionales
El gestor documental debe cumplir los siguientes requisitos mínimos de carácter
funcional dentro del entorno municipal del Ayuntamiento de Mijas.



Captación de recursos
Categorización de documentos, tanto manual como automática.
Composición/distribución
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










2.6.
Control de versiones
Indexación de documentos por contenidos y palabras clave.
Publicaciones
Archivos
Biblioteca digital
Buscador
Transformación de formatos
Sistema virtual de ficheros
Workflow de gestión de publicación de documentos
Soporte directo de los formatos electrónicos comunes, tanto textuales como
gráficos: DOC, XLS, PDF, JPEG, GIF, DXF, WMF, HTML,...
Gestor de reglas a nivel carpeta/documento
Formación y asistencia técnica
Se formará al personal tanto administrativo como técnico en el manejo de las
herramientas implantadas.
Se impartirá un curso por tipo y el número de alumnos para cada curso no excederá
de 10 en ningún caso.
Para ello el adjudicatario aportará un plan de formación adaptado a las necesidades
de la puesta en funcionamiento de la aplicación.
La empresa adjudicataria deberá proporcionar el material didáctico que sea necesario
para impartir los cursos, entendiéndose que al menos para los cursos de usuarios
será necesario un manual de referencia a modo de tutorial, al margen del propio
manual de usuario de la aplicación.
El lugar y fecha de celebración de los cursos será fijado por el/la directora/a del
Proyecto en coordinación con la empresa adjudicataria.
3. DOCUMENTACIÓN A INCLUIR EN LA PROPUESTA
Los licitadores deberán presentar la propuesta técnica que comprenderá como
mínimo, obligatoriamente los siguientes apartados (todos ellos y por separado):

Memoria descriptiva del proyecto.

Metodología propuesta para la realización del proyecto.
Estructura y contenidos para la documentación mínima a entregar:

Calendario detallado de la ejecución del proyecto adjuntando técnicas de
planificación con la estructura en fases, actividades y tareas, indicando tiempo
previsto y recursos humanos participantes de la empresa licitadora.

Indicación de la plataforma a utilizar y características funcionales de la misma.
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
Especificaciones de las características técnicas y la arquitectura recomendada
(incluyendo el número de servidores) de una plataforma hardware adecuada a
su solución, siempre que satisfagan los requerimientos adecuados al proyecto
que se describen en el presente pliego. No está incluido en el objeto del
presente pliego la adquisición del hardware.

Documentación técnica de usuario.

Garantías y actualizaciones durante los periodos de garantía.

Una declaración de las medidas adoptadas para el control de la calidad del
objeto de la presente contratación.

Experiencia de la empresa licitadora en proyectos similares, así como todas las
referencias técnicas necesarias para la adecuada valoración de la oferta según
los criterios establecidos en el presente pliego.

Mejoras en las condiciones exigidas en el pliego. Se enumerarán y justificarán
todas las mejoras que presente la oferta respecto a las condiciones mínimas
exigidas en el pliego de prescripciones técnicas.
Se incluirá cuanta otra información se considere relevante para la comprensión de la
oferta presentada.
4. CONDICIONES EN LA EJECUCIÓN
4.1.
Condiciones para el desarrollo del proyecto
El seguimiento del proyecto se realizará tanto en los locales del Ayuntamiento de
Mijas como en los de SOPDE.
SOPDE, con audiencia del adjudicatario, podrá modificar las prioridades de las
actividades, ya sea dentro de cada una de las fases del proyecto o entre ellas.
4.2.
Plazo de entrega
Se deberá detallar con claridad la temporización de cada una de las fases previstas
para el desarrollo de los trabajos a realizar. En ningún caso la duración del proyecto
superará los SEIS meses.
4.3.
Aceptación final
Para la aceptación final del proyecto, SOPDE efectuará las pruebas que estime
oportunas de verificación y validación del objeto del presente documento, y emitirá
un acta de recepción.
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5. MEJORAS
El adjudicatario indicará, en caso de ofrecerlas, las mejoras incluidas en su oferta. A
tales efectos se consideran mejoras el incremento de los servicios o funcionalidades
expuestos en este documento.
5.1.
Garantía y mantenimiento
Se establece un periodo de mantenimiento de un año como mínimo valorándose
positivamente un periodo mayor en este aspecto.
6. PRESUPUESTO.
6.1.
Precio del contrato
El precio máximo del contrato, al que podrán ascender las ofertas, será según se
indica en el pliego de cláusulas administrativas como precio de licitación de 72.000 €,
todos los impuestos e IVA incluidos.
6.2.
Precio del mantenimiento
Para el caso en que SOPDE decida no mantener por sus propios medios en un futuro
el producto, y pueda optar por contratar el mantenimiento con el adjudicatario, las
ofertas deben incluir con claridad el precio del posible contrato de mantenimiento y
los servicios incluidos en este.
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