Proyecto PNUD ARG11020

Proyecto PNUD ARG12011
“Apoyo al Plan de Modernización de los Fondos
Documentales de las Fuerzas Armadas”
Revisión C
INFORME DE EVALUACION EX ANTE
Y ESTIMACIÓN DE RIESGO GLOBAL
María Cecilia del Río
Unidad de M&E - PNUD
18.09.2013
1
Introducción
El presente informe expone los resultados de la evaluación ex ante de la
Revisión C del Documento de Proyecto “Apoyo al Plan de Modernización de los
Fondos Documentales de las Fuerzas Armadas”. El Proyecto, implementado
por la Dirección Nacional de DDHH del Ministerio de Defensa, tiene como
objetivo apoyar la implementación del Programa de Modernización de los
fondos documentales de las Fuerzas Armadas, que tiene como finalidad la
preservación y conservación del acervo documental que se halla en resguardo
en los archivos de las Fuerzas Armadas (Ejército Argentino, Armada Argentina
y Fuerza Aérea Argentina).
La presente Revisión “C” se presenta a fin de:

Extender el plazo del Proyecto hasta el 31/12/2014.

Incrementar el presupuesto del proyecto de acuerdo a las nuevas
necesidades en U$S 966.244

Renombrar los productos del Proyecto con el objetivo de identificarlos
rápidamente y simplificar su nomenclatura.

Incluir un nuevo producto: 5.Fondos documentales audiovisuales relevados,
clasificados, conservados, digitalizados y accesibles
La evaluación se realizó de acuerdo a los términos de referencia establecidos
en el documento “La Evaluación Ex ante y estimación del riesgo global de
proyectos PNUD en Argentina”, que contempla las siguientes dimensiones: 1.
Adecuación de la propuesta a las necesidades del país y a los lineamientos
estratégicos del PNUD en Argentina, 2. Grado de contribución del proyecto a
las líneas de acción transversales definidas por el PNUD, 3. Contexto políticoinstitucional, 4. Capacidad institucional, 5. Adecuación de la propuesta técnica
a los objetivos y metas enunciados por el proyecto, 6. Adecuación de la
estrategia prevista para la sustentabilidad. El análisis de estas dimensiones se
sistematiza en la Matriz Resumen de Evaluación Ex Ante.
Para el análisis de riesgo global se ha aplicado la siguiente ponderación
cuantitativa para los factores de riesgo: contextuales (20), capacidad
institucional (50) y complejidad del proyecto (30). El análisis de estos factores
se sistematiza en la Matriz de Análisis de las Dimensiones o Factores de
Riesgo.
2
MATRIZ RESUMEN DE EVALUACIÓN EX ANTE
Dimensiones
Variables
Adecuación de la
propuesta a las
necesidades del
país y a los
objetivos,
prioridades y
normativas del
PNUD

Grado de
contribución del
proyecto a las
líneas de acción
transversales
definidas por el
PNUD








Adecuación del objetivo general del
proyecto a las prioridades y objetivos
corporativos y del Programa de País
Calidad de la fundamentación diagnóstica
Coherencia de la propuesta en relación
con las prioridades señaladas
Desarrollo de capacidades nacionales
Fortalecimiento de la apropiación nacional
Apoyo a un ambiente facilitador de
políticas
Búsqueda de soluciones sur-sur
Promoción de la igualdad de género
Establecimiento de alianzas para lograr
Recomendaciones para la
aprobación
El Proyecto se enmarca en el efecto MANUD 6 No hay recomendaciones
“El país habrá avanzado en su desarrollo
institucional,
fortaleciendo
capacidades
estatales
de
planificación
estratégica,
ejecución, articulación y coordinación entre
jurisdicciones
e
instituciones
públicas,
mejorando la transparencia y eficacia en su
gestión, y promoviendo la participación
ciudadana”.
El componente del Programa de País 2010-14
en que se inserta es “Promover la
Gobernabilidad Democrática”, y en particular,
contribuye a lograr el Resultado 8
“Capacidades institucionales fortalecidas a fin
de lograr mayor eficacia, eficiencia y
transparencia en la prestación de servicios y el
acceso a estos para el logro de los ODM”.
La fundamentación diagnóstica que se
presenta en la revisión, y que da lugar a la
incorporación de un nuevo producto, es
adecuada; el producto está alineado con las
prioridades mencionadas.
En la estrategia se incorpora la perspectiva de Se recomienda trabajar con la Unidad
género previendo la realización de un de Género del PNUD para la
diagnóstico y capacitaciones.
implementación de la propuesta e
incorporación del enfoque en todas las
capacitaciones.
Apreciación
3
Contexto político institucional






Capacidad
Institucional






resultados
Contexto político
Marco político y normativo del sector
público
Grado de prioridad asignado a los
objetivos del proyecto en la política pública
Sinergias o superposiciones del proyecto
con otras iniciativas en desarrollo
Legitimación y apoyo
Previsibilidad de financiamiento
Adecuación de la inserción institucional del
la UE de acuerdo a los requerimientos
estratégicos, sustantivos y operacionales
del proyecto.
Articulación de los resultados y estrategias
del proyecto con las prioridades,
estrategias y programación de la Agencia
de Implementación.
Antecedentes de la Agencia de
Implementación en el desarrollo de
proyectos, en los aspectos de capacidad
de gestión, incorporación de nuevas
capacidades y sustentabilidad de los
productos y resultados
Razonabilidad de la constitución de la UE.
Contribuciones que la fundamentan.
Previsiones de articulación con áreas
regulares de similar competencia
Relación entre la disponibilidad histórica y
actual de recursos financieros y humanos
Experiencia de articulación con los actores
insoslayables para el desarrollo del
proyecto
El contexto político – institucional en que se
inserta el proyecto parece ser el adecuado
para el desarrollo de las actividades previstas,
con apoyo político y técnico para su ejecución.
Se presenta un plan de ingresos con
estimación de los desembolsos requeridos
para financiar el proyecto.
No hay recomendaciones
La UE posee una adecuada inserción
institucional, en el ámbito del Ministerio.
Se puede inferir que existe la capacidad
institucional necesaria para llevar a cabo las
actividades previstas en esta revisión.
La estructura organizativa y los procedimientos
administrativos parecen ser los adecuados
para desarrollar las actividades previstas.
La modalidad de implementación definida es
plena con otorgamiento de anticipos de fondos
y solicitudes de pagos directos, lo cual facilita
el desarrollo de las actividades.
El proyecto aun no ha sido auditado.
No hay recomendaciones
4





Adecuación de la
propuesta técnica
a los objetivos y
metas enunciados
por el proyecto








Existencia y adecuación del organigrama
de la UE
Descripción de roles y funciones de las
áreas, términos de referencia del staff
clave
Consideración del equilibrio de género en
el staff clave
Previsión de sistema de información
adecuado a los requerimientos del Plan de
Monitoreo
Procedimientos administrativos y
normativa adecuada.
Adecuación y precisión en la formulación
del problema a abordar, análisis de causas
y efectos, alternativas, etc.
Pertinencia de las estrategias de
intervención planteadas en relación con la
problemática a abordar
Calidad de la formulación del plan de
trabajo (resultados, productos, actividades
y recursos)
Adecuación y pertinencia de las
estrategias de intervención para la
promoción de la igualdad de género.
Línea de base
Cuantificación de metas
Pertinencia y calidad del sistema de
información y monitoreo, y del plan de
comunicaciones (sistema de control
interno)
Correspondencia entre el monto global del
presupuesto y los objetivos, actividades y
beneficiarios propuestos
Se presenta una adecuada descripción del
estado de situación actual.
La propuesta técnica es consistente con el
objetivo enunciado por el proyecto.
Las metas requieren de mayor precisión para
mostrar los avances.
No se define la línea de base.
La ejecución del año 2013 considerando los
anticipos otorgados, alcanza un total de US$
283.443. La previsión presupuestaria para el
último trimestre del año es US$ 202.650.
Plan de adquisiciones:
-Se prevén 2 SDC para “Equipos de
información tecnológica” y “Equipamiento
informático”, ambas 01/11/2013.
-Se prevén 2 SDC para “Equipos de
comunicación y audiovisual” (15/10/2013) y
“Equipos audiovisuales” (15/02/2014).
Se recomienda cuantificar las metas
indicando el volumen de
documentación a catalogar y digitalizar
y la cantidad de personas a capacitar, y
establecer una línea de base que
permita mostrar los avances. Ajustar
los indicadores en función de lo anterior
Teniendo la ejecución del año, se
sugiere revisar el incremento previsto
para el año 2013.
El sector de Adquisiciones del PNUD
recomienda:
-Agrupar “Equipos de información
tecnológica” y “Equipamiento
informático” en 1 SDC con distintos
ítems.
-Agrupar “Equipos de comunicación y
audiovisual” y “Equipos audiovisuales”
(15/02/2014), a menos que exista
5
Adecuación de la
estrategia prevista
para la
sustentabilidad

Complejidad del proyecto
-Se prevén 2 SDC para “Mobiliarios para la
oficina del Proyecto” (01/10/2013) y
(01/09/2014)

Previsión (programación y asignación de
recursos) de transferencia de capacidades
a la estructura regular durante todo el ciclo
de vida del proyecto
Previsión de incorporación de los recursos
humanos del proyecto a la estructura
regular, que fueran necesarios para la
continuidad de los procesos desarrollados
La estrategia de salida está actualizada con
los cambios propuestos en la revisión, no
obstante, no se prevén acciones específicas a
realizar durante la vigencia del proyecto que
permitan garantizar la sustentabilidad de los
resultados alcanzados más allá de la
finalización del proyecto (requerimientos de
personal, de capacitación, de equipamiento,
etc.).

alguna razón por la que se justifique
hacer dos procesos.
–Agrupar “Mobiliarios para la oficina del
Proyecto” (01/10/2013) y (01/09/2014)
en 1 SDC.
Se sugiere definir como actividades
propias del proyecto el desarrollo de las
acciones necesarias implementar una
estrategia de salida y garantizar la
sustentabilidad de los resultados
alcanzados.
6
ESTIMACIÓN DE RIESGO TOTAL DE PROYECTO1
MATRIZ DE ANÁLISIS DE LAS DIMENSIONES O FACTORES DE RIESGO
Dimensión/
Factor
Contexto
Capacidad
Institucional
Complejidad
del proyecto
Riesgo Total
Variables
Contexto político
Contexto del sector público
Previsibilidad del financiamiento
Relevancia político-institucional de la
Unidad Ejecutora
Capacidad operacional (RRHH,
materiales)
Procedimientos internos
Presupuesto total
Cantidad de transacciones
Cantidad de adquisiciones mayores a
USD 100.000
Modalidad de ejecución
Número de áreas gubernamentales
involucradas
Ponderación
Nivel de
riesgo
Incidencia de
riesgo total
20
0.20
Bajo
4
50
0.40
Medio
20
30
0.20
Bajo
6
Medio Bajo
1
Para el análisis de riesgo se ha utilizado una ponderación cuantitativa de la incidencia del riesgo sobre el proyecto y se estimó su nivel o probabilidad de ocurrencia del
mismo. El nivel de riesgo total que asume la Oficina Local al seleccionar un proyecto surge de la sumatoria de los resultados de la multiplicación de los ponderadores de cada
dimensión o factor de riesgo por los niveles de riesgo de cada uno de ellos.
Factor de Riesgo
Ponderación
Nivel de riesgo
Contexto
20
Alto > = 0.80
Capacidad Institucional
50
Medio> 0.40 y <0.80
Bajo =< 0.20
Complejidad del Proyecto
30
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