ENCUESTA PARA ANALISIS - UN Virtual
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Universidad Nacional de Colombia Facultad de Ciencias Económicas Seminario de Control Interno y Gestión Profesor: Luis Carlos Beltrán Pardo ENCUESTA PARA ANALISIS DE UNA ENTIDAD PUBLICA O PRIVADA FECHA:_________________ OBJETIVOS DE LA ENCUESTA OBJETIVO GENERAL: Conocer la Entidad en cuanto su naturaleza, objetivos, organización, o estructura, planta de personal etc. para realizar una asesoría o estudios entre otros del Sistema de Control Interno, que incluye sus manuales de Procedimientos y Funciones. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Determinar los problemas tanto en el ámbito interno como externo que afectan las labores desempeñadas por la entidad, con el propósito de construir una matriz DOFA, que suministre los elementos necesarios para establecer un diagnóstico. Conocer los aspectos legales y procedimientos administrativos de la entidad. Identificar los procesos, procedimientos y funciones relacionados con el manejo de la entidad. I. INFORMACION GENERAL 1. Nombre de la Entidad.________________________________________________ 2. Fecha de la Encuesta.________________________________________________ 3. Nombre y Cargo del Encuestado.________________________________________ 4. Tipo de Entidad._____________________________________________________ 5. Objeto Social._______________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 6. Acto Legal o Administrativo por el cual se creó o se reglamentó la Entidad. ___________________________________________________________________________________ _______________________________________________________ 7. Fecha de Fundación, datos históricos de la Entidad._________________________ ___________________________________________________________________________________ _______________________________________________________ 1 8. Objetivos Generales.______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 9. Objetivos Específicos.____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _______________________________________________________ 10. Se tiene aprobado un Plan de Desarrollo. Si____ No_____ Explicación. _______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 11. Explicar y acompañar Organigrama de la Entidad y las unidad. Funciones generales para cada Hay División de funciones, de Autorizaciones y Delegación de funciones explicar. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Indicar el número de Funcionarios por Dependencia, promedio de edad en la empresa. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 12. a. Hay una Oficina o Unidad de Control o Auditoría Interna? Si____ No____ ¿Cuál es su ubicación Organigrama?___________________________________________ en el Cuales son sus funciones? _______________________________________________________ ____________________________________________________________________________ b. Hay una Oficina o Unidad de Planeación? Si____ No____ Cuál es la ubicación en el Organigrama?___________________________________________ Cuales son sus funciones?______________________________________________________ ____________________________________________________________________________ c. Hay una Oficina o Unidad de Organización y Métodos? Si____ No____ Cuál es la ubicación en el Organigrama?___________________________________________ Cuales son sus funciones?______________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 13. a. Existen Manuales de Procedimientos? Si____ Se aplican? Si____ No_____ No____ Se evalúan y Actualizan Si __ No __ ¿En qué forma?._______________________________________________________ _______ 2 El personal los conoce? Si ____ No _____ Dónde se encuentran archivados?______________________________________________ b. Existe Reglamento Interno de Trabajo? Si_____ Se aplica? Si____ No_____ No_____ En qué forma?.______________________________________________________________ El personal lo conoce ? Si ___ No _____ Dónde se encuentra archivado?_______________________________________________ c. Existen Manuales de Funciones? Si_____ Se aplican? Si____ No_____ No_____ Se evalúan y Actualizan Si ___ No _____ En qué forma?._____________________________________________________________ El personal los conoce y aplica? Si _____ No ____ Dónde se encuentran archivados?_____________________________________________ d. Se Delega Funciones por escrito? Si_____ No_____ Se evalúa la delegación y se rinde cuentas ? Si____ No_____ En qué forma?._____________________________________________________________ d. Se cuenta con Otros Manuales ? Si_____ No______ Cuáles?___________________________________________________________________ Se aplican? Si____ No_____ Se evalúan y Actualizan Si ___ No ___ En qué forma?._____________________________________________________________ Dónde se encuentran archivados?_____________________________________________ 14. Porcentaje de Participación de la Entidad en el sector respectivo. 15. Sistema de Ingresos y Rentas. Recursos Propios por Ventas de servicios _____________________________________ Presupuesto o Aportes de Otras entidades___________________________________________ 3 Crédito__________________________________________________________________________ Otros___________________________________________________________________________ 16. Instalaciones Explicar ubicación, lugar, tamaño, No. De Oficinas y sus Características. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Son Propias? Si____ No____ Arriendo_____ Valor____________________________________ Costo Aproximado___________________________________________________________________ 17. Que servicios o programas de atención presta la Entidad. NOMBRE CANTIDAD PERIODO 1 2 3 18. A quien van dirigidos los productos o servicios?_____________________________________ __________________________________________________________________________________ 19. Qué mecanismos de participación Ciudadana utiliza la Entidad? a. Dentro de la Empresa.________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ b. Fuera de la Empresa._________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 20. Que grupos de Población se benefician con las actividades que desarrolla la Entidad?________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 21. Existe Junta Directiva o Comité Directivo? Si_____ No _____ ¿Cuántos Miembros? _________________ Quiénes son?____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 22. Hay documentación, folletos y demás para hacer conocer la Entidad y sus servicios (publicidad) Si____ No_____ ¿Cuál? (Acompañar Copia)________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 23. El Archivo y la Correspondencia están organizados? Si_____ No____ Centralizado ______ Por áreas ________ ___________________________________________________________________________________ 24. Hacen aportes Parafiscales? Si____ No___ Cuantía____________ A quien? Sena____ ICBF____ Caja Compensación____ Otro____ Cual______________ 4 25. Qué clase se costos y de gastos se originan en la entidad? __________________________________________________________________________________ 26. Qué problemas han tenido en el desarrollo de las funciones en lo relacionado con el manejo de la Empresa? ___________________________________________________________________________________ 27. Qué recomendaciones da para mejorar las funciones y/o labores de la Entidad, oficina a nivel individual y colectivo ? ___________________________________________________________________________________ 28. Qué otros aspectos se puede ampliar? _____________________________________________ __________________________________________________________________________________ 29. Lista de documentos: Estatutos Reglamentos Balance y Estado de P y G Presupuestos Organigramas Formas y documentos (áreas) Informes _________________________________ _________________________________________ Planes de desarrollo Estudios sobre: _____________________________ __________________________________________ Estadísticas _______________________________ __________________________________________ Manuales _________________________________ __________________________________________ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ 30. Que Activos Fijos tiene la Entidad? Edificios ____________________________ Valor______________________ Muebles_____________________________ Valor______________________ Maquinaria___________________________ Valor______________________ Vehículos____________________________ Valor______________________ 31. ¿Qué tipo de equipos de oficina y materiales utiliza la Entidad? _____________________________________________________________________ Tipo de Mantenimiento y Protección________________________________________ Estan Cubiertos por Pólizas de Seguro______________________________________ 5 32. Qué informes elabora el Departamento de Contabilidad de la Entidad? a. b. c. d. e. f. g. Para la empresa __________________________________________________ Para gerencia, subgerencia Administrativa _____________________________ Para la Contaduría General de la Nación de Contabilidad General de ________ Hay contabilidad y análisis de Costos__________________________________ Obligaciones Tributarios______________________________________________________ Contralorías. _______________________________________________________________ Revisoría Fiscal ____________________________________________________________ II. INFORMACION POR ÁREA O UNIDAD 1. Número de personas con las que cuenta la unidad ?_________________________________ Con qué tipo de contratos están vinculados?_______________________________________ ______________________________________________________________________________ De dónde provienen los recursos para el pago de la Nómina?__________________________ ______________________________________________________________________________ 2. Nombre del Departamento/Sección/Unidad/Oficina.___________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Ubicación y Dependencia.________________________________________________________ Antigüedad en la Entidad____ Edad____ desde cuando ejerce el Cargo_____________________ 4. Nivel de Autoridad______________________________________________________________ 5. Organización (Microorganigrama)_________________________________________________ 6. Funciones del Departamento/Sección/Unidad._______________________________________ __________________________________________________________________________________ 7. Objetivos.______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 8. Personal. Políticas de Selección de Personal_________________________________________________ Centralizado Si ____ No____ Clase de Personal._______________________________________________________________ Cuánto Personal Directivo?________________________________________________________ Cuanto Personal Operativo?________________________________________________________ 9. Nivel Académico del Personal. Personal Directivo. Superior________ Medio______ Técnico______ Otro______ Personal Operativo. Superior________ Medio______ Técnico______ Otro______ 6 Personal (Otros). Superior________ Medio______ Técnico______ Otro______ Capacitación del Personal. Cómo se realiza? Cursos____ Circulares____ Seminarios____ Conferencias____ Otros____ 10. Existen políticas de personal en cuanto a: Selección Promoción (Ascensos) Concursos Capacitación Retiros Incentivos Evaluación Bienestar Social Servicios Médicos asist. Si____ Si____ Si____ Si____ Si____ Si____ Si____ Si____ Si____ No____ No____ No____ No____ No____ No____ No____ No____ No____ 11. Que tipo de información produce este departamento y cual es su utilización ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ (Fotocopias) 12. Servicios que presta esta Sección/Departamento/Área._________________________________ ___________________________________________________________________________________ 13. Existe Control de Calidad de Servicios? Si____ No____ _____________________________________________________________________Persona Encargada_____________________________________________________ 14. Los procedimientos para elaboración de Informes al Departamento de Contabilidad son: Manuales_____________________________________________________________________ Sistematizados________________________________________________________________ Mixtos_______________________________________________________________________ 15. Cómo es el Procesamiento de la Contabilidad y la Nómina? Nombre del Programa ___________, Esta Integrado ______________________________________ Forma de pago de la Nómina __________________________________________________________ Forma de Facturación ________________________________________________________________ 16. Documentos que se tramitan y originan en esta Dependencia._______________________ _____________________________________________________________________(adjuntar fotocopias) 17. VOLUMENES DE: EXPLICACIÓN 7 VALORES MENSUAL ANUAL COMPRAS INGRESOS GASTOS COMPROBANTES DE PAGO COMPROBANTES DE CONT. REGISTROS NOMINA OTROS 18. Existen Almacenes o Bodegas? Si____ No____ Explique cómo se utilizan y qué valores tienen sus inventarios_____________________________ ___________________________________________________________________________________ 19. Existen Oficinas y Elementos funcionales para el desarrollo del trabajo?__________________ ___________________________________________________________________________________ 20. Existen Sistemas de Seguridad Social y a cual organismo de previsión social se encuentran afiliados?_________________________________________________ _____________________________________________________________________ III. MATRIZ DOFA 1. Teniendo en cuenta el entorno que rodea la entidad y que influye en la prestación de sus servicios a la comunidad. a. AMENAZAS (Inconvenientes para cumplir objetivos) _____________________ ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ b. OPORTUNIDADES (Proyecciones, posibilidades) _______________________ ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ 2. En cuanto a la organización y Administración que presta un servicio midiendo sus resultados positivos o negativos. a. FORTALEZAS (Aspectos positivos, cualidades destacadas) ______________ __________________________________________________________________ b. DEBILIDADES (Aspectos negativos, inconvenientes) ____________________ __________________________________________________________________ Observaciones y otras anotaciones o ideas_____________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _ 8