Procedimiento inscripción - Universidad de Antioquia

PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE
ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FLUJOGRAMA –Pág. 1/5
INIC IA
DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A
DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN
Programa ac tivi dades de extens ión
en el s i s tem a RE UNE y habil i ta
el s i ti o web para i ns c ripc i ones
Em pleados U. de A.
o sus beneficiar ios
¿Tip o de usuar io
a insc ribirs e?
1
Per so nas N atu ra les
Exter nas a la U. de A.
2
Institu cione s
DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A
DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN
Es tabl ec e c onveni o o c ontrato de
ac uerdo c on el ti po de ins tituc i ón
s ol ic i tante (públi c a o p ri va da). D e
ac uerdo c on el m onto, defi ne s i
s e envia a J urídi c a (P-1030-001)
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Reg is tra el c on ve nio o c ontrato
en el s i s tem a SICC
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Gen era fa c tura de venta para l a
i ns ti tu c ión a través d e FA CAR T .
Inform a al á rea de Cartera para
l a i mp res i ón, entrega y c obro
Inform a a lo s us u ari os los
requi s i tos para a c c eder al s e rvi c io
(doc u mentac i ón reque ri da)
a
DE PE NDE NCIA PR ES TA DOR A
DE S ERV IC IOS DE EX TENS IÓN
ÁR EA DE C AR TE RA
En el s i s tema RE UN E, regis tra el
núm ero del c onvenio , as oc i ándol o
a la ac tivi dad d e extens i ón
Hac e s eg uim ie nto del pag o
de los c l ien tes
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE
ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
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DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
USUARIO
Informa al empleado, condiciones
para acceder al servicio
Ir
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
USUARIO
Valida en el sistema REUNE el tipo
de usuario con el número de su
documento de identidad y verIfica
su capacidad de deducción
¿Tiene
capacidad?
Ingresa al sitio web de servicios de
extensión e identifica la actividad
de formación de su interés
Realiza la preinscripción, imprime
desde el sitio web los volante(s)
de consignación y preinscripción
de la actividad, paga en la entidad
bancaria respectiva y se presenta
para el inicio de la actividad
NO
b
SI
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Define con el usuario la cantidad
de cuotas y la fecha de inicio de las
deducciones, con base en las
políticas establecidas y diligencia
otros datos de preinscripción
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Define con el usuario forma de
pago de contado para la actividad
TERMINA
Interfaz con el sistema SIPE
para el registro de deducciones
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE
ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
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NO
ÁREA DE CARTERA
Proceso de cobro
a
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
¿Realiza
el pago?
Realiza la preinscripción de los
usuarios en el sistema REUNE
SI
b
SECCIÓN DE TESORERÍA
Periódicamente, carga en el
sistema financiero la información
de los recaudos de pagos hechos
por las entidades bancarias
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Previo al inicio de la actividad,
En el sistema REUNE se cambia
al estado de inscritos, los usuarios
que certifican pago
PROCESOS FINANCIEROS
Legalización de pagos
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Genera reportes financieros de las
actividades realizadas a través
del sistema REUNE (Interfaz
con el sistema financiero)
Genera el listado de inscritos
TERMINA
VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN
Ir
Genera carné para los usuarios
inscritos a las actividades
a través del sistema REUNE y
suministra a las dependencias
DEPENDENCIA PRESTADORA
Procesos de ejecución de las
actividades de formación
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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE
ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FLUJOGRAMA – Pág. 4/5
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DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
NÓMINA
Aplica las deducciones en el
sistema SIPE para quienes tengan
capacidad de deducción
Registra en el sistema REUNE el
seguimiento al cumplimiento de
requisitos de la actividad por parte
de los participantes
VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN
Ir
SECCIÓN DE TESORERÍA
Periódicamente, carga en el
sistema financiero la información
de deducciones a empleados
desde el sistema SIPE
NÓMINA
Genera informe de deducciones
rechazadas en SIPE (interfaz
con REUNE)
Verifica en el sistema REUNE el
estado de los participantes y
genera las certificaciones para
las actividades y suministra a
las dependencias, para su
entrega a los usuarios
TERMINA
PROCESOS FINANCIEROS
Legalización de pagos
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
DEPENDENCIA PRESTADORA
DE SERVICIOS DE EXTENSIÓN
Verifica en REUNE las deducciones
rechazadas, informa a los usuarios
(Define posibilidad de pago
de contado)
Genera reportes financieros de las
actividades realizadas a través
del sistema REUNE (Interfaz
con el sistema financiero)
b
TERMINA
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PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIÓN Y PAGO DE
ACTIVIDADES DE EDUCACIÓN NO FORMAL EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
SIMBOLO
DESCRIPCIÓN DE SIMBOLOS DEL FLUJOGRAMA – Pág. 5/5
NOMBRE
DEFINICION
ACTIVIDAD
Conjunto de tareas u operaciones para
producir, cambiar, transcribir o adicionar una
información
TRASLADO / FLUJO
Representa la unión entre los símbolos o el
movimiento físico de documentos
DECISION
Se utiliza cuando se presentan decisiones,
disyuntivas o diferentes caminos de acción
INICIO / TERMINA
Se emplea para dar inicio y/o fin a diferentes
actividades o a un procedimiento en sí.
CONECTOR
INTERNO
Representa el vínculo entre actividades que se
hallan en diferentes partes de un mismo
procedimiento
CONECTOR
DE PAGINA
Vínculo entre actividades que se hayan en
otros diagramas o en otras páginas
RESPONSABLE
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
MÚLTIPLES
PROCESO
REFERENCIADO
Se utiliza para representar que dos o más
actividades se pueden ejecutar de manera
simultánea por el mismo funcionario o por
funcionarios distintos
Representa un enlace a otro procedimiento
que depende del que se está describiendo.
Para el caso de este procedimiento sólo se
referencia el procedimiento que enlaza con
este, pero no se hace una descripción de sus
actividades.
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REQUISITOS
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Las actividades de formación en servicios de extensión
contemplados por el procedimiento son:
 Diplomas
 Cursos de extensión en cualquier modalidad
 Talleres
 Seminarios
 Congresos
 Simposios
 Semilleros
 Semipresenciales
 Seminarios – Taller
 Cursos-Taller
Se exceptúan todas las actividades de extensión de carácter masivo y sin costo para la comunidad.
ATRIBUTOS MÍNIMOS PARA LA PREINSCRIPCIÓN DE LOS USUARIOS EN EL SISTEMA
REUNE







Nombre: Nombres y apellidos
Tipo de documento de identidad: Cédula, Tarjeta de Identidad, Registro Civil
Número de documento de identidad
Sexo: Masculino (M) y Femenino (F)
EPS
Grupo Sanguíneo
Tipo de Usuario: Estudiante de pregrado, Estudiante de posgrado, Docente, Empleado no
docente, Egresado y Público General
CONCEPTOS DEL VOLANTE DE CONSIGNACION EN EL SISTEMA REUNE
 Nombre institución bancaria
 Tipo de Cuenta
 Número de la cuenta
 Centro de Costo de la dependencia
 Nombre de la dependencia
 Nombre de la actividad
 Tipo de documento de identificación del usuario: Cédula, Tarjeta de Identidad, Carné
 Número del documento de identificación del usuario
 Nombre del usuario
 Número de referencia de la actividad
 Valor de la actividad
 Fecha límite de pago
 Fecha y hora de impresión
ATRIBUTOS MÍNIMOS DEL CARNÉ EN EL SISTEMA REUNE
 Nombres y Apellidos del Usuario
 Número del documento de identidad del usuario
 Nombre de la EPS
 Grupo Sanguíneo del usuario
 Nombre de la dependencia que ofrece el servicio de extensión
 Nombre de la actividad
 Fechas inicial y final de la actividad
 Código de Barras
 Notas aclaratorias
ATRIBUTOS MÍNIMOS DEL CERTIFICADO EN EL SISTEMA REUNE
Los establecidos en el Acuerdo Académico 097 del 27 de mayo de 1997
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POLÍTICAS GENERALES
 Sobre el sistema REUNE
o El sistema REUNE se establece como el único sistema para el registro, consulta y reporte
de información relacionada con actividades de formación en servicios de extensión de la
Universidad de Antioquia.
o El registro de información en dicho sistema es de carácter obligatorio y se considerará por
parte de la Vicerrectoría de Extensión como la fuente válida para el suministro de
información para los diferentes grupos de interés.
o Es responsabilidad de las diferentes dependencias universitarias que desarrollan
actividades de formación en extensión el ingreso, mantenimiento y cuidado de la
información en el sistema REUNE
o Es responsabilidad de la Vicerrectoría de Extensión el control y vigilancia de la información
consignada en el sistema.

Sobre la contratación de docentes para actividades de formación en extensión
La elaboración de contratos de docentes de cátedra para actividades de extensión, se hará con
base en la información de los cursos registrados en el sistema REÚNE. Si no aparece
registrada la información no se podrán realizar los trámites de contratación para el docente.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCEDIMIENTO
 Sobre usuarios por convenio o contrato
Los usuarios que sean preinscritos para cualquier actividad de formación en extensión cubierta
por este procedimiento, y cuya forma de pago sea a partir de un convenio o contrato con una
institución, deberán pasar automáticamente al estado de inscritos y por ende recibir carné
como usuarios con pago registrado, así la institución no haya realizado el pago. Asimismo,
para los empleados que realicen pagos a través de deducciones por nómina.

Sobre la generación del carné para los usuarios
o El carné para las actividades de extensión deberá ser un documento único, que utilice un
mismo formato para todas las dependencias universitarias.
o Los usuarios externos a la Universidad que se encuentren registrados para cualquier
actividad de formación, deberán poseer carné y presentarlo al personal de vigilancia al
ingresar a la Universidad.
o Los carné deberán tener una vigencia igual al tiempo programado para la realización de la
actividad de formación y el sistema deberá asignársela automáticamente.
o El sistema REUNE sólo deberá permitir generar carné para usuarios con pago registrado;
asimismo, la expedición de dicho carné deberá ser la condición para la generación en el
sistema de los certificados de asistencia a las actividades.
NOTA: El diseño y expedición del carné estará a cargo de la Vicerrectoría de Extensión, la
implementación del mismo en el sistema REUNE, estará a cargo del Departamento de
Organización y Sistemas.

Sobre certificación de las actividades
El sistema REUNE deberá permitir generar dos clases de certificados: el de asistencia, para
los usuarios que posean el registro de pago en el sistema y que cumplan con el tiempo mínimo
de asistencia mayor o superior al 80% de las clases o actividades y el certificado de
aprobación (opcional) que se asignará a los usuarios de acuerdo a los requisitos internos de
cada tipo de actividad.
NOTA: El diseño y suministro de los certificados estará a cargo de la Vicerrectoría de
Extensión, la implementación de los mismos en el sistema REUNE, estará a cargo del
Departamento de Organización y Sistemas.

Sobre pagos de las actividades de formación
o Todas las actividades contempladas por este procedimiento deberán ser pagadas
previamente a la realización de las mismas y utilizando los mecanismos establecidos en el
procedimiento. Se exceptúan los usuarios que hagan parte de un convenio o contrato con
una institución, ya que ésta será la deudora de la actividad y éstos gozarán de los
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o
o

derechos de un usuario con pago registrado, y los pagos realizados a través de
deducciones por nómina.
Para las actividades que hagan parte de este procedimiento, no se permitirá recibir pagos
parciales (excepto las deducciones por nómina). Para casos como los Diplomas, los
usuarios podrán hacer uso de servicios de crédito ofrecidos por entidades externas a la
Universidad; el pago del Diploma deberá hacerse por el 100% del valor contemplado, por
anticipado.
El sistema REUNE generará reportes sobre usuarios con pagos registrados y éstos podrán
convertirse en documentos para el control de asistencia a las actividades de formación en
extensión.
Sobre las deducciones por nómina para empleados
o El proceso de deducciones por nómina para el pago de actividades de formación por parte
de los empleados, se realiza a través de la opción de “deducciones parciales” del Dpto. de
Relaciones Laborales – Nómina - (proceso establecido en el sistema SIPE y autorizado por
el Departamento de Relaciones Laborales, en el cual, se realizan deducciones en las
nóminas de los empleados a partir de los saldos de dinero que queden después de otros
descuentos por obligaciones contraídas simultáneamente por el empleado).
o El análisis de la capacidad de deducción se realiza con base en la última colilla de pago del
empleado, previa a la fecha de preinscripción en la actividad de formación.
o Para los empleados vinculados de manera indefinida con la Universidad, que realicen
pagos de actividades de extensión a través de deducciones por nómina y que al momento
de finalizarlas no hayan logrado cancelar a través de dichas deducciones el valor de las
actividades, su deuda quedará acumulada hasta cuando se pueda hacer la deducción o
hasta el momento de la liquidación de salario que se realiza periódicamente; el sistema
SIPE generará un estado de cuenta de los empleados y por consiguiente se generará un
paz y salvo por servicios de extensión.
o Las deducciones por nómina tendrán un límite para los empleados de la Universidad,
dependiendo del valor de la actividad de extensión así:
Valores de actividades de extensión por
persona
Para actividades cuyo valor sea menor a
$20.000
Para actividades cuyo valor oscile entre
$20.001 y $50.000
Para actividades cuyo valor oscile entre
$50.001 y $100.000
Para actividades cuyo valor oscile entre
$100.001 y $500.000
Para actividades cuyo valor oscile entre
$500.001 y $1.000.000
Para actividades cuyo valor oscile entre
$1.000.000 y $2.000.000
Para actividades cuyo valor supere
$2.000.000
o
o
Máxima cantidad de cuotas de deducción
No se permitirá hacer deducciones por
nómina
Se permitirán máximo 2 cuotas de deducción
Se permitirán máximo 3 cuotas de deducción
Se permitirán máximo 5 cuotas de deducción
Se permitirán máximo 8 cuotas de deducción
Se permitirán
deducción
Se permitirán
deducción
máximo
10
cuotas
de
máximo
12
cuotas
de
Los valores de esta tabla serán actualizados periódicamente por la Vicerrectoría de
Extensión.
Para los empleados de la Universidad con contrato a término definido, el principal criterio
para asignar la cantidad de cuotas de deducción es que la fecha de pago de la última cuota
debe ser menor a la fecha de terminación del contrato vigente.
Elaboración Ingeniero Jovanny Estrada, analista del Departamento de Organización y Sistemas con el apoyo
de la Administradora de Empresas Edilia Morales Osorio, coordinadora administrativa de la Vicerrectoría de
Extensión.
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