Eventos Empresariales

Cómo organizar con éxito un evento empresarial
Herramientas eficaces en la planificación
Los eventos y los organizadores profesionales.
Son cada vez más las empresas que utilizan los eventos para intentar cumplir
sus objetivos. Es que la saturación de información que permanentemente
reciben los consumidores, tanto de productos de uso masivo como de bienes o
servicios para el sector profesional y empresarial, obligan a desplegar más y
mejores formas de captar su interés y estimularlo en sus acciones. Por eso no
es casual que sean los eventos una herramienta versátil, flexible y potente para
poder acceder a ellos de forma directa e interactiva, obteniendo resultados que
de otra forma serían mucho más difíciles de conseguir y generalmente
utilizando muchos menos recursos, sobre todo económicos.
A la mayor necesidad por parte de las empresas de recurrir a esta herramienta
se condice un aumento en la cantidad de personas que pretenden incursionar
en la organización de eventos para empresas de manera profesional.
Esto ha dado lugar a una explosión de cursos, carreras, estudiantes e
instituciones que hoy en día están desarrollando la profesionalización de la
actividad del organizador de eventos y que se plasma en las distintas formas
de capacitación que hoy están plenamente vigentes.
Para dar respuesta a este tipo de inquietudes es que este taller se ha enfocado
en estos eventos enmarcándolos conceptualmente como una herramienta de
comunicación destinada a satisfacer objetivos de todos los que participan en
ellos a través de la interacción entre los mismos, en un lugar y en un momento
dado.
De acuerdo a los objetivos a los que respondan los eventos se pueden
clasificar en distintas categorías, de las cuales las más representativas son:
sociales, empresariales, artísticos, de entretenimiento, deportivos, políticos,
religiosos, entre otros.
Pero por generalización los concentramos en dos mundos: los eventos para
responder a objetivos de las personas como individuos, los sociales (el típico
ejemplo de una boda o cumpleaños de quince) y los eventos que pretenden
responder a necesidades de las empresas (es el caso del lanzamiento de un
producto o una promoción), los empresariales.
Reconocemos también la existencia de eventos híbridos en los que estos dos
mundos conviven, por ejemplo el caso de los juegos olímpicos donde el
entretenimiento, la competencia deportiva y los negocios están presentes.
Más allá del tipo de evento que desarrollemos, en todos los casos la aparición
del organizador profesional de eventos tendrá sentido si es capaz de generar
una diferencia significativa. Un valor diferencial en la producción de los mismos
en relación con quienes hoy en día los están llevando adelante sin haber
atravesado la capacitación específica para esta tarea.
Esa es la misión que nos hemos encomendado quienes queremos hacer de
esta actividad una profesión reconocida como tal y valorada por todos los que
de alguna u otra manera necesitan de nuestros servicios.
Los eventos empresariales y la forma de realizarlos con éxito.
En el marco de este taller les propongo trabajar con algunas herramientas
eficaces en la planificación de los eventos.
Tendremos como finalidad explorar el porque de la gestión profesional en la
organización de un evento empresarial, marcando diferencias entre una
adecuada planificación y gestión, y otra intuitiva y amateur.
La práctica está dirigida a las personas que dentro de su ámbito laboral
necesitan tener conocimientos básicos relacionados con esta actividad ya sea
para coordinar o delegar la realización de un evento empresarial como así
también a los estudiantes y jóvenes profesionales que quieran renovar sus
conocimientos en este campo.
Al considerar los eventos como herramientas de comunicación, basamos toda
la planificación de los mismos en el manejo del mensaje a comunicar para
poder llegar a cumplir con los objetivos planteados. Por eso no sólo es
imprescindible tener claro todos los objetivos, explícitos e implícitos, sino
también definir el concepto del mensaje y articularlo en todo el desarrollo del
mismo.
Existen muchas formas de abordar la planificación pero estas distintas
metodologías tienen por común dos dimensiones de trabajo: el pensar y el
hacer. En relación con estas dimensiones se presentarán algunas variantes
sobre las que podemos apoyarnos metodológicamente. Confiamos que
trabajando en esta dirección encontraremos la forma de realizar con éxito
nuestros eventos empresariales,.
Herramientas eficaces en la planificación
De la planificación surgirán entonces los elementos comunes en los eventos y
las herramientas a utilizar. La adecuada utilización de las mismas podrá servir
de base para marcar diferencias en el producto final.
Por ello analizaremos la forma de realizar una entrevista con nuestros clientes
para conocer sus necesidades y responder en función de ellas. A partir de ello
intentaremos ver la manera de trabajar en el desarrollo del concepto a
comunicar como así también integrar dicho concepto para lograr una unidad en
nuestro trabajo.
Revisaremos como realizar un brief como primer documento escrito en donde
materializar nuestras ideas y realizaremos una práctica relacionada.
Dentro del mismo generaremos un check-list que luego servirá de base en la
confección de un cronograma. Este cronograma será el gráfico que va
organizarnos en la realización de las tareas en el tiempo coordinando las
mismas y los responsables.
Pensaremos en la confección de un programa de actividades para eventos
empresariales, trabajaremos en la comunicación de los mismos y en un plan de
medios adecuado.
Otro punto de interés será la confección de presupuestos, una necesidad
ineludible a la hora de planificar, más aún en un contexto de frágil estabilidad.
Tendremos la oportunidad de hablar sobre la gestión del armado y sus
implicancias, los problemas más usuales y las posibles soluciones.
Aproximándonos al hipotético día del evento, confeccionaremos un MAM y
luego desarrollaremos las actividades de coordinación durante el mismo.
Por último analizaremos la forma de evaluar el éxito del evento, nuestro
desempeño y las actividades a llevar adelante luego de su realización.
Docente: Martin Traina.