Informes para la toma de decisiones

IMPORTANCIA DE LA OBTENCIÓN DE LOS INFORMES.
Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar información confiable y oportuna. En muchas
ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a tiempo o estos no cubren con las
expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor del contralor, de manera que no puede utilizarlos para
analizarlos, evaluarlos con respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del
negocio.
Los sistemas administrativos de información rápidamente se han vuelto indispensables para la planeación de
la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que es indispensable que los que elaboran informes
gerenciales comprendan como se debe diseñar, implementar y administrar esos sistemas de elaboración de
informes.
El presente material presenta un lineamiento y las características indispensables que deben cubrir los informes
gerenciales para que cumplan con su objetivo; ya que solamente con información precisa y oportuna, los
contralores pueden dar el seguimiento a las metas y modificar sus planes dentro de la realidad.
COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES
Una buena comunicación es muy importante para los administradores por dos razones:
• La comunicación es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación,
organización, dirección y control.
• La comunicación es la actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad de tiempo.
En el momento en el que vivimos, la administración se torna cada vez mas difícil y sofisticada. En este
ambiente los sistemas administrativos de información y en especial, los informes que se emiten en base a los
mismos, juegan un papel muy importante ya que proporcionan los elementos que apoyan las principales
decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razón, la función de elaborar informes
gerenciales, cobra especial importancia en la administración estratégica dentro de la organización.
Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes aspectos importantes.
• Calidad de la información.
Cuanto mas exacta sea la información contenida en los informes mejor será su calidad y los administradores
podrá recurrir a ellos con mas confianza cuando tomen una decisión.
• Oportunidad.
Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en el tiempo indicado para
la acción apropiada.
• Cantidad de información.
Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los informes cuenten con
suficiente información, cuidando de no saturarlos de datos irrelevantes e inútiles, ya que pueden ocasionar que
los informes se vuelvan confusos, provocando decisiones equivocadas.
• Relevancia de la información.
1
La información contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan al usuario tomar
decisiones en relación a los objetivos que se persiguen, incluyendo hechos importantes que puedan afectar la
decisión o el curso de acción adoptado.
Para la presentación de informes es importante considerar los siguientes puntos:
&Adaptar el informe al destinatario.
&Adaptar el informe al organigrama.
&Mantener la cantidad de informes al mínimo.
&Elaborar informes oportunos.
&Utilizar informes de acción.
&Incluir solo datos esenciales.
&Emitir informes con anticipación.
&Recalcar la responsabilidad.
&Estandarizar la presentación, los formatos, etc.
&Simplificar y clarificar.
&Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.
&Utilizar ayudas visuales.
&Controlar la distribución.
Enfoque
A medida que los organismos del gobierno, accionistas, acreedores y grupos de interés público reclaman
mayor y mas detallada visibilidad de los negocios, los requerimientos de los informes son cada vez mayores,
ya que deben contener todos los datos que proporcionen información clara y comprensible, que sirva para el
propósito que fue creada y no desvirtué su fin ultimo, sea por el que fue solicitada o rendida, (la información).
Los informes van desde comunicados de prensa de los informes anuales, en el caso de empresas que coticen
en la Bolsa de Valores; hasta las declaraciones de impuestos, análisis de variaciones de precios, posición de
con respecto a la competencia, entre otros.
Es importante mencionar que así como cada empresa, entidad o sistema de que se trate, difiere en operaciones,
así mismo los informes que emite ya sea internos o externos serán de acuerdo a sus necesidades y
considerando al destinatario y los fines que este persigue, sin obedecer a un modelo rígido.
Los informes como se menciona en la parte anterior, pueden ser:
• Internos
• Externos
2
Informes externos:
• Informes fiscales: para enterar a los respectivos organismos de gobierno federal, estatal y municipal, de sus
operaciones con el fin de cumplir con las disposiciones normativas al respecto.
• Informes reglamentarios: para los organismos del gobierno que controlan aspectos específicos de los
negocios. Por ejemplo: Una empresa dedicada a la elaboración y venta de alimentos, debe cumplir con
ciertas disposiciones sanitarias y enterarlas a la SSA.(Secretaria de Salubridad y Asistencia).
• Informes para inversionistas y acreedores: esta información a menudo se le conoce como información
financiera, y presenta los resultados de la operación de un negocio y la situación de financiera en la que se
encuentra después de un periodo dado.
Como se encuentra dentro de un informe externo aplica para las empresas que se encuentran entre el publico
inversionista y para los informes que solicitan las instituciones bancarias al solicitar creditos.
• Información al público en general: se enfoca a presentar los productos o servicios al consumidor o usuario,
buscando captar su atención y convertirlo el un cliente potencial; así mismo le presenta al publico en
general diversas situaciones importantes que puedan ser de interés. Por ejemplo, las Compañías que venden
combustible o energía lanzan campañas periódicas que destacan la disminución de los recursos naturales
conocidos y la necesidad de obtener utilidades para financiar la explotación y la investigación de nuevas
opciones.
Informes internos
• Informes a los empleados: se da para que los empleados tengan conocimiento de situaciones que de su
interés, como pueden ser el resultado anual de utilidades de la empresa con objeto de conocer su
participación en las mismas, también un informe de control de costos de producción, sobre todo si estos
influyen en su eficiencia laboral y les brindan algún incentivo, al hacerlo altamente productivo. Ej. En el
caso de las maquiladoras por periodos les informan que tanta productividad ha logrado cada grupo de
trabajo o mini fábrica, y dependiendo de este resultado tanto de costo de la materia prima empleada y del
tiempo empleado se incentiva al personal.
• Informes administrativos: estos informes le sirven a los administradores para evaluar el resultado obtenido
con las metas planeadas, sirven de apoyo para prever nuevamente el futuro en base a la situación alcanzada
al proporcionar hechos y pronósticos numéricos útiles, y la oportunidad de ejecutar acciones de control
correctivo.
3