Informació i documentació administrativa

TEMA 1. LA INFORMACIÓ I EL SEU TRACTAMENT A L'ADMINISTRACIÓ
• INTRODUCCIÓ ALS CONCEPTES D'INFORMACIÓ, DOCUMENT I DOCUMENT
ADMINISTRATIU
• SISTEMA
Un sistema és un conjunt d'elements que intercanvien alguna cosa per a un fi comú.
Exemple: Com a elements d'un sistema com pot ser un Ajuntament: Treballadores, equips informàtics,
béns immobles La finalitat és gestionar uns serveis públics. L'administració és qui fa la funció gestora.
• INFORMACIÓ
És un terme molt emprat en nombrosos contextos, i se n'han donat nombroses definicions, ja que
apareix en múltiples i diferents disciplines (documentació, comunicació de masses, enginyeria,
computació, matemàtiques, etc.).
• Algunes de les definicions més habituals són les següents:
• Conjunt de dades estructurades.
• Notícia o notícies que hom tracta de saber, que hom rep.
• Contingut d'una o més dades, tot fent abstracció de la representació concreta que adopta.
• Dins de la Teoria de la Informació, que és una teoria matemàtica que tracta de la transmissió de
l'emmagatzematge i la transformació de la informació, hom defineix informació com el contingut
mesurable d'un missatge o d'una senyal.
• Podem entendre la informació des de tres perspectives diferents:
• La informació com a representació de les dades conscients: Percebem dades que estimulen els nostres
sentits, i això fa que siguem conscients d'aquestes dades. Diem que estem informats, que vol dir que
som conscients d'un esdeveniment.
• La informació com a base del desenvolupament de l'activitat científica: Com a procés comunicatiu, la
informació és un missatge que informa de fets o idees, generalment en un suport documental.
• La informació com a bé econòmic amb valor per ella mateixa: La informació val diners, i la seva
gestió pot produir diners.
• Característiques de la informació com a matèria primera. Encara que la informació és un bé
intangible podem dir que es tracta d'una matèria primera perquè els seus contingut són
quantificables, processables, memoritzables, trasmissibles i intercanviables.
• La informació és un bé inalienable, no es destrueix un cop consumida. Quan una informació és
venuda, el venedor continua posseint la mateixa informació. Una informació, a més a més, pot
ser consumida moltes vegades.
• El resultat d'elaborar informació és més informació.
• El valor de la informació ve determinat pel comprador, no pel venedor. Una mateixa informació
pot tenir, per a diferents persones, una gran valor i/o un petit valor. El valor d'un ítem
d'informació no sempre està relacionat ni amb l'antiguitat, ni amb el volum, ni amb els costos
d'obtenir aquesta informació.
• L'absència d'informació pot ser de vegades, una informació valuosa.
• L'abundància d'informació, sovint dificulta el seu ús. D'aquí la importància de la documentació
1
com a ciència instrumental per organitzar i estructurar sistemes d'informació.
♦ Elements bàsics que intervenen en el procés informatiu−comunicatiu.
Fets Dades Informació Comprensió Coneixement
Decisió
• Fets: Qualsevol esdeveniment del món real, qualsevol afirmació sobre el món real que pot ser
verificable. Només fa referència a un aspecte concret i parcial del món real (p.e. que a
Barcelona hi hagi aprox. 2 milions d'habitants).
• Dades: Qualsevol forma de representació d'un fet. Qualsevol registre discret d'un esdeveniment.
Els fets aïllats en brut. És el valor que pot adquirir una variable qualsevol.
• És la representació o enregistrament d'un fet, de manera que pugui ser tractat per qualsevol
procés (p.e. l'informàtic, impressió, llenguatge parlat, etc.)
• Una dada no és el mateix que un fet. Les dades poden existir per elles mateixes sense necessitat
de cap referent en el món real (p.e. proves matemàtiques, ficcions de la ment humana, etc.).
• La precisió en la forma de representar els fets és potser la característica bàsica de les dades.
• Informació: Si la dada és la representació d'un fet, sense significació per ella mateixa, la
informació és el conjunt de dades estructurades en un context d'interpretació. És el resultat d'un
processament de dades.
• DOCUMENT
• Un document és informació fixada sobre qualsevol suport. La informació s'acostuma a enregistrar
en algun tipus de suport documental (paper, microformes, suport magnètic, òptic). Així s'assegura la
perdurabilitat i la possibilitat de ser comunicada a un públic ampli.
La informació que no queda fixada en cap suport documental, no es pot difondre a sectors amplis, ni de
manera fidedigna, com permet el document.
• Una mica d'història sobre els suports documentals.
A causa de la limitada difusió de la informació aconseguida per la comunicació oral, les societats humanes
avançades s'han abocat al registre d'informació sobre suport material (tauletes de fang, papir, pergamí,
paper, discos òptics). Enregistrar la informació n'assegura la permanència, i la possibilitat de difondre−la,
constituint d'aquesta manera una de les bases de la cultura.
Aquesta tendència que ara ens sembla tan normal, a l'Antiguitat va xocar amb reticències d'alguns dels
pensadors més influents. A la Grècia Clàssica es va manifestar un cert temor envers paraula escrita, envers els
LLIBRES (encara que aleshores no es presentés físicament com el coneixem ara), perquè es creia que amb ell
s'enfaixava i minusvalorava l'autèntic saber. Aquesta por a l'escriptura era, en realitat, un temor a la
vulgarització o extensió del saber. Durant l'Edat Mitjana continuà vigent aquesta tendència. Els monestirs eren
fervents defensors del més estricte elitisme. Hi havia la necessitat de privar l'accés lliure al document a totes
aquelles persones que no eren iniciades.
A partir de la invenció de la impremta, començà a ser factible tècnicament la realització de còpies múltiples
de productes culturals de tipus textual. El document imprès damunt paper es va convertir en la principal forma
de difusió i expansió de la cultura, en detriment de la comunicació oral. L'augment quantitatiu va arribar al
seu punt àlgid després de la II Guerra Mundial, i es coneix amb el nom de l'Explosió de la informació.
2
Price, a partir de l'anàlisi d'abundant material estadístic, va formular el 1951 una llei general aplicable a la
ciència moderna (des del s.XVIII fins a l'actualitat) que mostrava de forma precisa i rigorosa el que era
l'explosió de la informació. Segons la seva proposició, el creixement de la ciència en el decurs del temps
adquireix una forma exponencial. D'aquesta manera, cada 10 o 15 anys es duplica el volum de la literatura
científica, dels títols de publicacions especialitzades, podent−se representar el coneixement de la ciència
mitjançant una corba exponencial.
Als anys 70 es va produir l'anomenada Revolució telemàtica. Varen aparèixer serveis d'informació que
utilitzaven la informàtica i les telecomunicacions de forma conjunta i coordinada. Son els anomenats serveis
d'informació electrònica. A partir d'aquest moment, el paper va començar a perdre la primacia com a suport
portador de cultura, i es va produir una notable diversificació dels suports documentals. Micrografia, suports
magnètics i òptics, son les noves bases materials sobre les que es pot inscriure i distribuir la informació.
Inicialment, només es gestionava digitalment informació textual (la més fàcil d'emmagatzemar i manipular),
poc a poc s'ha anat digitalitzant també informació gràfica, sonora i audiovisual (imatge en moviment), essent
possible la gestió i l'emmagatzematge de forma conjunta de qualsevol tipus d'informació (gestió multimèdia).
• Tipus de documents
• Documents administratius o de gestió: Són aquells documents, sobre qualsevol suports, generats o
rebuts per una persona o una organització en l'exercici de la seva activitat. Tenen un caràcter únic
(original − no reproduït −) i acostumen a anar adreçats a un receptor clar.
• Documents cognitius o de suport informatiu: A diferència dels anteriors, acostumen a ser produïts
en múltiples còpies, i s'adrecen a un receptor anònim (col.loquialment, públic). El seu contingut és de
tipus cultural o cientifíco−tècnic, no pas administratiu.
Una novel.la, al carrer es un document cognitiu, però dins de la editorial que l'ha editat, és un document
administratiu
• DOCUMENT ADMINISTRATIU
L'art. 49, de la Llei de Patrimoni Històric, defineix document com: Tota expressió en llenguatge natural o
convencional, i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o visual, recollides en qualsevol tipus de suport
material, fins i tot informàtic.
• Característiques del documents administratius.
• Característiques
• Bàsiques:
♦ Gènesi espontània: No són fruit d'un acte voluntari.
♦ Unicitat, exclusivitat: Són únics. No hi ha 2 documents que s'originin en el mateix moment.
♦ Interrelació mútua: Són únics, però no independents. Estan relacionats.
♦ Caràcter seriat: Les actuacions de l'Administració sempre segueixen uns patrons
preestablerts.
• Altres:
Administratius
Responsable
Arxiu administratiu
Origen
Espontani (fons)
Cognitius
Biblioteca, centres de
documentació...
Voluntari (col.lecció)
3
Independència
Unicitat
Seriats
Són documents únics.
Valors
Per cada acció es genera 1
document.
Primaris (actius)
Informació
Fons primàries, d'origen.
Classificació
Per funcions
Catalogació
Per sèries
Accés
Condicional. L'accés és controlat
Formen part del
Sí
patrimoni històric?
Construcció o eliminació Sí, pel seu valor
• Funcions del documents
Independents
Són múltiples
Secundaris (passius)
Fonts secundàries, fruit de les
primàries.
Per temes, a priori.
Individual
Lliure
No
No.
La raó de ser dels documents està en:
• LA CONSTÀNCIA: Per tal d'acreditar uns determinats fets.
• LA NECESSITAT DE PROVAR: Per la facilitat de prova que proporciona la incorporació de dades
autentificadores, com són les signatures o els segells oficials.
• LA SEVA FORÇA PROVATÒRIA: Només seran vàlids aquells documents que incorporin aquestes
garanties externes.
El document d'arxiu és tota aquella expressió testimonial de les activitats de l'home i dels grups humans sigui
quina sigui la seva data, la seva forma, el seu suport material i en qualsevol llengua, etc.
Analitzant−lo pas per pas veurem que el que defineix que un document sigui d'arxiu, és en primer lloc, que
sigui expressió testimonia d'una determinada activitat que una institució ( o una entitat individual ) realitza per
tal de complir unes competències o funcions determinades, sempre i quan quedi garantida la seva
autenticitat, integritat i conservació. Així, tot seguint les pautes de caracterització del Manual de
Documents Administratius del MAP podem afirmar que els documents administratius compleixen dues
funcions primordials:
• FUNCIÓ DE CONSTÀNCIA: El document assegura la pervivència de les accions administratives,
ja que es constitueix en el seu suport documental. Es garanteix així la conservació dels actes i la
possibilitat de demostrar la seva existència, els seus efectes i els seus possibles errors o vicis de
procediment, així com el dret dels ciutadans a accedir als mateixos.
• FUNCIÓ DE COMUNICACIÓ: Els documents administratius serveixen com a mitjà de
comunicació dels actes de l'Administració. Aquesta comunicació és tan interna (entre les unitats que
componen l'organització administrativa) com externa (de l'Administració envers els ciutadans i
d'altres organitzacions).
• Classes de documents
SEGONS LA TRADICIÓ DOCUMENTAL (segons les fases de la seva elaboració i utilització)
classificarem els documents administratius en:
• ANTECEDENTS: Esborrany: Notes preparatòries del document.
4
Minuta: Document en forma definitiva pel que
fa al contingut, pendent d'allò que li dona el valor original, com pot ser una signatura.
• ORIGINAL: Document fet per voluntat de l'autor i conservat en la matèria i la forma tal i com es va
emetre.
L'originalitat du implícita: (característiques del originals)
• L'autenticitat diplomàtica: Fet i validat per la persona que l'intitula.
• L'autenticitat jurídica: El fet jurídic o assumpte respon a la intenció de l'autor, però no garanteix la
veracitat del contingut.
• Invariabilitat / Exclusivitat
L'autenticitat marca la relació de l'autor amb el text des de que surt de l'autor fins que arriba a l'usuari.
Es poden considerar originals:
• Els documents autògrafs: Escrits de puny i lletra de l'autor. Qui l'escriu el signa.
• Els documents heterògrafs: Redactats per una segona persona per voluntat i validació de l'autor.
Qui el signa, no l'ha escrit.
• El originals múltiples: Fets en un mateix acte cronològic i sota les mateixes formalitats.
• CÒPIES: Les còpies poden ser:
• Simples: Reproducció feta per una persona que no garanteix amb la seva autoritat l'exactitud de la
mateixa, pot ser d'un document aïllat o en forma de copiadors.
No pot substituir l'original
No hereta els valors de l'original
• Autentificades:
• Còpia autèntica: Hereta tots els valors de l'original i el pot substituir.
• Copia compulsada: Hereta part dels valors de l'original.
• En forma de registres (CODEX): Prova l'existència del document. És la inscripció en un registre. Pot
substituir el document.
• Còpia figurada: Còpia idèntica. Fotocopia.
• Còpia lliure: Còpia fet d'una altra manera, per exemple, a mà.
SEGONS L'ENTITAT PRODUCTORA
• PÚBLICS: Produïts per un ens de dret públic.
• PRIVATS: Produïts per un ens de dret privat.
SEGONS EL CARÀCTER JURÍDIC (o els orígens funcionals)
5
• DISPOSITIUS O CONSTITUTIUS: Dona origen, crea o nega un dret o obligació. (A = C)
• PROVATORIS O TESTIMONIALS: Testifiquen o proven l'existència d'un fet o d'un dret (A C)
• INFORMATIUS: Informen sense cap pretensió de valor jurídic. (C)
SEGONS LA FUNCIÓ ADMINISTRATIVA dins de l'expedient
• D'INICIACIÓ
• DE TRANSMISSIÓ D'INFORMACIÓ
• DE COMUNICACIÓ
• D'INSTRUCCIÓ
• DE RESOLUCIÓ
SEGONS LA QUANTITAT D'INFORMACIÓ
• INTENSIVA: Molta informació de poques coses.
• EXTENSIVA: Poca informació de moltes coses
• DIVERSIFICADA: Entre mig.
• Les parts dels documents.
• Resumint:
♦ Contingut
♦ Estructura
♦ Context: Marca la diferència entre els documents administratius i els cognitius. Ha d'estar
representat al document.
• Segons la diplomàtica
♦ Suport
♦ Forma física
♦ Forma intel.lectual
♦ Contingut
♦ Context
♦ Persona (creador, autor i destinatari)
♦ Acció
♦ Context documental: Documents que de forma directa o indirecta es troben relacionats amb
el document.
♦ Context cronològic: Des de que es crea fins que fa la seva funció.
♦ Context geogràfic.
♦ Marc legal
♦ Definicions legals de document d'arxiu. (fotocòpies)
♦ Els valors atribuïbles als documents.
♦ Enumeració dels valors.
Només pot tenir valors un document que sigui complet.
◊ Els valors dels documents d'arxiu depenen de la finalitat per a la qual hagin estat
creats, el que es denomina VALOR PRIMARI
◊ Els valor dels documents d'arxiu també depenen de la utilitat que se'n pugui treure en
el futur, el que es denomina VALOR SECUNDARI.
Els valors del documents estan íntimament relacionats amb el cicle de vida documental i,
alhora amb les etapes de l'arxiu. També desenvolupa un paper fonamental en el procés
d'avaluació, prèvia a la tria i eliminació de la documentació.
6
VALOR PRIMARI: Aquell que va unit a la finalitat immediata per la qual el document s'ha
produït per la institució. Interessa a l'organització productora. Són temporals perquè arriba un
dia que caduquen. Un document amb valors primaris no es pot eliminar.
◊ Valor administratiu: És aquell que té un document per a l'Administració d'origen o
aquella que la succeeix com a testimoni dels seus procediment i activitats.
◊ Valor jurídic/legal: Aquell del que deriven drets o obligacions legals regulats pel
dret comú (p.e. estatuts de l'organisme). Aquell que poden tenir tots el documents que
serveixin de testimoni davant la llei.
◊ Valor comptable, fiscal o financer: És aquell que els documents poden tenir de
testimoni del compliment d'obligacions tributàries.
◊ Valor informatiu o tècnic: Aquell que serveix de referència per a l'elaboració o
reconstrucció de qualsevol activitat de l'Administració, i que també pot ser testimoni
de la Memòria Col.lectiva.
VALOR SECUNDARI: Aquell que obeeix a altres motivacions que són la pròpia finalitat
del document, com el valor històric o informatiu. Interessa a altres persones alienes a
l'organització. Els valors secundaris són permanents perquè no caduquen. Determinen la
conservació o no dels documents.
◊ Valor històric o evidencial: És aquell que posseeix el document com a font primària
de la Història. Parla directament del funcionament de la organització productora.
Exemple: Estatuts, convenis...
Es conserven tots.
◊ Valor evidencia no previsible: És aquell que serveix de referència per a l'elaboració
o la reconstrucció de qualsevol activitat de l'Administració, i que també pot ser
testimoni d'un temps determinat.
Es conserven parcialment.
◊ Valor informatiu o complementari: S'eliminen tots.
♦ Durada i prescripció dels valors.
Primaris
◊ Son temporals, perquè arriba un dia que caduquen.
◊ Caduquen seguint aquest ordre: Jurídic − Financer − Administratiu.
◊ Un document amb valors primaris no es pot eliminar.
Secundaris
◊ Són permanents, perquè no caduquen.
◊ Creixen en importància al llarg del temps.
◊ Un document amb valors secundaris es pot eliminar o no, segons el valor que tingui.
♦ El cicle vital dels documents a l'Administració.
El cicle vital consisteix en les fases per les que passa un document des de que es crea fins que
es destrueix o conserva.
Hi ha 4 teories per explicar la vida dels documents administratius.
♦ Cicle vital centrat en la vigència.
♦ Teoria de les 3 edats.
♦ Cicle de vida continu
7
♦ Dipòsits físics.
a) Cicle vital centrat en la vigència
FASE ADMINISTRATIVA
FASE HISTÒRICA
2ª FASE
3ª FASE
1ª FASE
.
Planificació
Tramitació
Vigència
Termini
Document Caducat
Precaucional
Prescriu el dret.
Aquí ja s'ha
donat sol.lució
En aquesta fase el
o resposta a
documents són
l'assumpte
recursos per al
S'estableix
iniciat, però el
convencionalment desenvolupament
Venç el
document o
de la comunitat
expedient hem termini
on circulen
Hem de donar
de continuar establert.
resposta o solució
guardant−lo, ja
a l'assumpte que Desapareix
Es produeix un
que pot ser
l'objecte.
els ha iniciat.
document que
objecte de
anul.la el
consulta o
Els usuaris són els El destinatari
d'antecedent, primer.
s'assabenta del
productor i
encara que
contingut.
l'interessat.
amb menys
freqüència que
S'estableix la data
a l'etapa
anterior.
Ho determina la Taula
de terminis
precaucaionls.
Els usuaris són
historiadors i persones
que no han intervingut
en la seva tramitació.
Serà consultat amb
propòsits d'investigació
i recerca.
El document te valor
permanent (secundari).
La seva conservació i
arxivament seran
definitius.
Els documents, que
arribada aquesta fase
no tenen valors
secundaris, seran
eliminats.
b) Teoria de les 3 edats.
Tenint present la freqüència d'utilització, els documents es poden considerar inclosos en tres
períodes actiu, semiactiu i inactiu.
És la tècnica emprada per les administracions de tradicions més conservadores i les
francófones.
FASE ACTIVA
FASE SEMIACTIVA
Els Arxius de Gestió custodien el Els Arxius Centrals rebran
documents generats per les
els documents de les
diferents unitats administratives oficines, quan hagi passat el
en el termini que duri la seva
termini establert
tramitació o en el cas que el seu anteriorment. La totalitat
FASE INACTIVA
Un cop finalitzat el
termini, els Arxius
Històrics proporcionen el
tractament adequat a
aquells documents que
8
ús sigui molt freqüent.
dels expedients que s'hagin
conclòs (resolt) de manera
Es recomana que la permanència ferma romandran
dels documents en els Arxius de habitualment en els arxius
Gestió no sigui superior a 5 anys centrals fins a 10 anys (hi ha
des de la finalització de la
llocs on fins a 15). Els
tramitació, llevat d'excepcions
Arxius de Prearxivatge − o
raonables (exp. de personal)
Intermitjos − reben en
transferència els documents
Alt nivell de consulta
dels arxius centrals, en
complir−se el termini
establert en la fase anterior.
Aquests documents rebran el
tractament corresponent a un
arxiu de prearxivatge durant
un període màxim de 15
anys.
tinguin més de 30 anys des
de la seva creació (llevat
d'excepcions) i que tinguin
valor històric. Cal tenir en
compte que els documents
actuals en fase d'arxiu de
gestió, tenen també un
valor històric per a la
recerca del que ha passat
en el moment present.
Consulta molt esporàdica
per historiadors.
Baix nivell de consulta
c) Cicle de vida continu
És la teoria arxivística anglosaxona.
Gestiona els documents quan tenen valors primaris.
No es parla de document sinó de record i archive.
PLANIFICACIÓ
CREACIÓ
UTILITZACIÓ
Conservació
ORGANITZACIÓ DISPOSICIÓ
Elimin
d) Dipòsits físics
ARXIU DE
GESTIÓ
ARXIU
CENTRAL
◊ Documentació
en fase de
tramitació i
vigent.
◊ Actius. Ús
molt
freqüent.
◊ A les
mateixes
oficines,
custodiats
pel
personal.
◊ Documents
vigents
◊ Semiactius.
Ús menys
freqüent.
◊ Un dipòsit
per edifici,
custodiat
per
l'arxiver.
ARXIU DE
PREARXIVATGE
O INTERMIG
◊ Documents
en fase
precaucional.
◊ Semiactius.
Ús poc
freqüent.
◊ Un dipòsit
per
organització.
ARXIU HISTÒRIC
◊ Documents
amb valor
històric.
◊ Inactius. Ús
poc freqüent.
◊ Institucions
d'arxiu estatals
o privades.
♦ Les unitats documentals generades per les administracions públiques.
9
♦ Fons (principi de procedència)
◊ Definició: Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït
orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en
l'exercici de les seves activitats i funcions.
Cada organització dona origen a un fons.
◊ Principi de procedència o de respecte del fons (Natalis de Wailly, 1841)
Els documents que provenen d'una institució no es poden barrejar amb els documents
que provenen d'altres institucions.
Els documents tenen capacitat d'informació, però ha de ser probatoris. Tots els documents ha
de dur una identificació del fons al qual pertanyen.
Podem trobar una sèrie de problemes pel que fa a aquest principi.
PROBLEMA
Canvi de nom de l'organització
Canvi de funcions de l'organització
Desaparició de l'organització
Absorció per una altra organització
SOL.LUCIÓ
Seguirà sent el mateix fons.
Seguirà sent el mateix fons.
Es donarà origen a noves sèries
documentals.
Fons tancat
Es tanca el fons de la organització que
desapareix i s'integra a la nova organització.
Es tanquen els dos fons i es crea un de nou.
Fusió
Col.laboració de 2 organitzacións de
Es crea un fons nou, mantenint els altres.
forma termporal
En l'últim cas, si la col.laboració no és legal, es creen fons emparentats o relacionats. Són
aquells que comparteixen sèries, però no fons.
♦ Sèrie (principi d'ordre originari)
◊ Definició: Conjunt de documents organitzats d'acord amb un sistema de classificació
o conservats com a una unitat de fet de ser el resultat d'un mateix procés de formació
o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per
qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.
◊ Principi de respecte de l'ordre originari (M. Lehmann, 1881)
El fons ha d'estar organitzat de manera que reflecteixi i reprodueixi de la forma més
fidel possible l'estructura i les funcions que l'han produït.
Podem trobar una sèrie de problemes pel que fa a aquest principi.
PROBLEMA
Fons mal classificat
SOL.LUCIÓ
Ens podem trobar un fons mal classificat un
cop estigui tancat o bé mentre està obert.
S'ha de valorar si el desordre és:
◊ Anterior al tancament del fons: No
es pot reconstruir.
10
Fons no classificat
Transferències
Fons oberts
◊ Posterior al tancament del fons: Es
pot reconstruir.
Segons aquest principi no ens podem trobar
fons no classificats. Això només pot passar
si el documents s'apilen un sobre l'altre,
ordenats per dates.
?
?
♦ Expedient (Tipus, ordenació, identificació, parts, requisits).
◊ Definició: És una unitat organitzada de documents que fan referència a un fet, un
assumpte, una personal.
◊ Procediment administratiu: El procediment administratiu té 5 etapes.
◊ Iniciació: D'ofici (iniciativa de l'AP) o a instància de part (iniciativa del ciutadà o una
altra unitat)
◊ Instrucció: Prova, informes, període d'audiència a l'interessat, informació pública.
◊ Finalització:
⋅ Normal: Per resolució expressa (notificació) o per silenci administratiu
(resolució tàcita) (certificació de l'acte).
⋅ Anormal: Caducitat (notificació), Renuncia al procediment i al dret,
desistiment del procediment, acord.
◊ Recurs: Alçada, reposició i extraordinari de revisió.
◊ Tipus d'expedients
REGLATS
◊ La forma de desenvolupament està reglada.
◊ S'han de conservar
◊ Sabem quan comencen i quan acaben
◊ Sabem el seu contingut
Exemple: Sol.licitut de subvenció
NO REGLATS
◊ El seu contingut no està reglat.
◊ Poden ser tècnics o temàtics.
⋅ Tècnics: Sabem data d'inici i finalització, p.e. expedient d'un congrés.
⋅ Temàtics: No sabem data d'inici i finalització, p.e. temes protocolaris.
S'agrupen per temes o per mateixa funció.
◊ Els únics que no es conserven són els temàtics.
◊ No sabem el seu contingut
OBERT
TANCAT
◊ Condicions que s'han de presentar en els expedients
⋅ Els documents han de tenir un ordre cronològic procedimental. No ens hem
de fixar en la data del document sinó en l'ordre d'arribada.
⋅ Les planes han d'estar nomerades, per controlar la manca de documents.
⋅ Per tancar l'expedient es feia servir un full de tancament on es detallaven
quins documents hi havia i en quin ordre.
11
◊ Parts essencials del expedients
⋅ Documents essencials (sol.licitud, carta, comunicat intern, informe)
⋅ Documents d'enllaç (per unir documents essencials).
◊ Expedient primari i secundari
PRIMARI
SENDUNDARI
⋅ Complet
⋅ Únic
⋅ Original
⋅ Suport físic adient per a la seva conservació.
⋅ Custodiat per la unitat administrativa competent.
⋅ Tenen valor històric
⋅ Són una còpia total o parcial d'un determinat expedient primari.
⋅ Tenen valor funcional o informatiu per a la unitat que els utilitza. No tenen
valor administratiu, jurídic ni financer.
En funció d'aquest caràcter de primari i secundari també hi ha el de sèrie primària i secundària
♦ Els suports documentals.
♦ Els documents electrònics.
◊ Diferència entre:
◊ Document electrònic: Document que necessita una màquina que funcioni de manera
electrònica, sigui analògica o digital, per a poder ser reproduït o visualitzat. Ex.
CD−Rom, disquet.
◊ Document informàtic o digital: Document electrònic que està codificat sobre la
base d'una codificació binària i que necessita un ordinador per llegir−lo.
◊ Document telematic: Document analògic o digital que es transmès mitjançant un
sistema electrònic.
♦ La problemàtica dels documents electrònics.
Per tenir valor probatori, han de tenir contingut, estructura i context.
La vinculació del context al contingut era el que li donava caràcter de prova.
En els documents digitals es dissocien les parts del document.
No hi ha junts el context, el contingut i l'estructura sinó que estan separats i quan es posen en
relació, formen el document.
Hi ha altres elements:
⋅ El fet que els sistemes informàtics actuals ignoren, en les seves funcions
emmagatzematge de la informació, certs principis fonamentals de
l'arxivística, en particular el respecte del fons i la conservació de la
informació segons el seu valor.
⋅ Que hi hagi diferents continguts amb diferents contextos, però que s'ajusten
temporalment (pàgina web). No podem garantir que quan tornem a obrir les
dades d'aquí a un és, siguin les mateixes; es poden haver modificat.
⋅ El document depèn d'una interfície i es pot fer una còpia idèntica en
qualsevol moment. Com no hi ha una garantia externa, una còpia digital és
12
sempre una còpia idèntica a l'original.
⋅ El document té una existència virtual, només existeix quan s'imprimeix.
⋅ La diversitat de mitjans físics que poden servir de suport a la informació
electrònica, i la incertesa que presenta la seva conservació.
⋅ L'opacitat de la informació electrònica, és a dir, el fet que un document
electrònic no pugui ser llegit si no és mitjançant un software que comprengui
perfectament el format en què ha estat generat.La interfície tecnològica està
sotmesa a un constant canvi:
⋅ Conservació física: Els suports (han anat canviant amb el pas del temps.
⋅ Conservació lògica: Obsolescència del hardware, legibilitat del software.
⋅ El volum d'informació produïda i la freqüència de la seva actualització.
♦ Els documents electrònics administratius. L'e−government i la seva regulació.
◊ La preservació dels valors legals
◊ Fiabilitat: Caràcter de que un document i les persones que intervenen siguin certes.
◊ Autenticitat: Que el document no s'hagi alterat des que s'ha fet.
◊ Conservació: Que s'hagi conservat. Depèn d'una interfície tecnològica en ràpida
obsolescència.
◊ La preservació dels valors legals
NOTA IMPORTANT: En la llei 30/92 art. 45.5, es diu al revés. Els juristes parlen d'una altra
manera:
Fiabilitat−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−Autenticitat.
Autenticitat−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−Integritat
Conservació−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−Conservació
Els documents emesos, qualsevol que sigui el seu suport, per mitjans electrònics, informàtics
o telemàtics, per les AAPP o els que aquestes emetin com a còpies d'originals
emmagatzemats per aquests mateixos mitjans, gaudiran de la validesa i l'eficàcia de document
original sempre que quedi garantida la seva autenticitat, integritat i conservació, i, donat el
cas, en la recepció per part de l'interessat, així com el compliment de les garanties i els
requisits exigits per aquesta o qualsevol altra llei.
◊ Legislació referida als documents electrònics.
◊ RDL 14/1999. Regula les entitats de certificació, que són els que fan les signatures
electròniques.
◊ LO 15/1999. És la llei de protecció de dades de caràcter personal. Regula com s'han
de gestionar les dades que té l'Administració.
◊ DL 324/2001. Regula les relacions telemàtiques dels ciutadans amb les
administracions públiques per internet a Catalunya.
♦ Nivells de seguretat digitals: sistemes de protecció i autentificació.
⋅ Definició d'espais privats (només hi poden accedir determinats usuaris).
⋅ Audit trail. Registre d'auditoria. Registre de totes les actuacions que es fan
sobre un document.
⋅ Contrasenya simple: Accés amb contrasenya.
⋅ Encriptació de clau simètrica. Traducció de text, confidencialitat. Només
s'utilitza una clau. El problema és que si algú coneix la clau hi pot accedir.
⋅ Encriptació de clau aritmètica: Hi ha dues claus, una per encriptar el
document i l'altra per desencriptar−lo. Garanteix la integritat i l'autenticitat.
És la signatura electrònica avançada.
⋅ PKI. (Public Key Infrastructure) Infrastructura de clau pública.
13
Es representen en:
Per la seva efectivitat
Per l'aparença
Es troba tant en doc. administratius com en cognitius.
FONS
SUBFONS
O
SECCIÓ
SÈRIE
UNITAT DOCUMENTAL COMPOSTA O EXPEDIENT
UNITAT DOCUMENTAL SIMPLE
Nivell orgànic
Nivell funcional
⋅
14