DIAGNÓSTICO INTERNO DE LAS PYMES DEL VALLE DE ABURRÁ

DIAGNÓSTICO INTERNO DE LAS PYMES DEL VALLE DE
ABURRÁ
RESÚMEN:
Este artículo es uno de los productos de la investigación Mitos y Realidades del
Comercio Internacional, cuyo objetivo general es investigar las causas por las
cuales los procesos de exportación de los pequeños y medianos empresarios no
tienen continuidad, siendo uno de sus objetivos específicos elaborar un
diagnóstico general de las pymes.
Para que una
pyme entre al comercio internacional, primero debe revisarse
internamente, hacer los correctivos y reinsertarse para lograr el éxito esperado.
Por lo anterior es importante que cualquier empresa de este tipo elabore un
diagnóstico interno desde la gerencia hasta las finanzas, pasando por mercadeo,
producción y gestión del talento humano, si es que piensa internacionalizar su
mercdo
Las pymes como empresas tienen que ejercer el proceso administrativo en forma
dinámica para poder responder a los desafíos locales e internacionales, y de
acuerdo con este diagnóstico inicial, deben mejorar en todos sus aspectos si
desean sobrevivir, crecer y obtener utilidades en la era actual.
PALABRAS CLAVES: Planeación, gerencia, mercadeo, producción, gestión,
talento, finanzas, estrategias, objetivos, estados financieros, competitividad,
tecnología, ventas.
INTRODUCCIÓN
Toda organización desde el punto de vista administrativo gira alrededor de las 5
variables de la teoría gerencial de la Administración, según Chiavennato, esas
cinco variables son: La tarea, la estructura, las personas, la tecnología y el
ambiente, variables que se influencian mutuamente. Estamos rodeados de pymes,
que corresponden a distintos intereses por motivos diferentes; estos motivos
fueron los que nos llevaron a iniciar la investigación “Mitos y Realidades del
Comercio Internacional”.
Las pymes son organizaciones cuyo objetivo es cubrir necesidades sociales,
obtener independencia económica a través de la toma de decisiones
empresariales.
Es pertinente aclarar que las empresas objeto del estudio pertenecen a alguna de
las siguientes actividades:
Flores
Textil y confección
Cuero y marroquinería
Concentrados de alimentos para animales
Imprentas y artes gráficas en general
Química y productos no metálicos
Auto partes y repuestos automotores
Comercio
MARCO TEÓRICO
Por lo general un empresario de pequeña o mediana empresa, funda su
organización para obtener ingresos adicionales a sus ingresos corrientes, o para
derivar el sustento a partir de su actividad como empresario pyme, pero muchas
veces lo hace con el objetivo de satisfacer necesidades sociales y sin la plena
conciencia de lo que es una empresa; tal vez por esta razón no
la provee
adecuadamente de todo lo que es útil para su correcto funcionamiento como:
capital, tecnología, personas, materia prima.
Antes de diagnosticar la situación interna de la mayoría de las pymes del Valle de
Aburrá es conveniente repasar de una manera sucinta, algunos conceptos
generales de las funciones administrativas y así entender mejor lo que sucede
internamente en ellas.
Desde el punto de vista de la PLANEACIÓN , esta consiste en visionar el futuro a
través de la formulación de objetivos, planes, estrategias, políticas y presupuestos.
Así las pymes que planean, seguramente sobrevivirán en este mundo globalizado
y de tratados de libre comercio.
Una buena ORGANIZACIÓN se caracteriza por la coordinación y división de las
actividades tendientes a generar valor y a crear ventajas competitivas mediante
los individuos, sus tareas y funciones.
Lo esencial de la DIRECCIÓN es avizorar los cambios sociales y económicos,
saber administrar los conflictos, implementar cada día mejores sistemas de costos,
y establecer controles preventivos en el corto, mediano y largo plazo para
garantizar la estabilidad de la pyme. La dirección debe propender por establecer
en la empresa ” el enfoque sistémico “, lo que equivale comprender
organización como un todo.
su
Uno de los mayores inconvenientes de las pymes y que muchas veces las llevan
al fracaso es la falta de conocimiento de su entorno y los desafíos a los cuales se
tienen que enfrentar, entre los cuales se encuentran:
1. El entorno global cambió drásticamente con la caída del muro de Berlín y con
la inserción de los países considerados comunistas a la economía de mercado,
como los casos de Rusia y China.
En la actualidad muchas pymes de los sectores de la confección y de los
textiles están viendo amenazados sus mercados por la nueva economía China,
pero a la vez las pymes locales pueden aprovechar las nuevas oportunidades
que se ofrecen allí y más aún con la posibilidad de acuerdos comerciales con
dicho país, donde podrán haber nuevos escenarios para mercadear productos
y servicios.
El Tratado de Libre Comercio que posiblemente se firmará con Estados Unidos
es otro tema que preocupa a los empresarios pymes,
ya que en sentido
estricto este tratado obliga a reducir las barreras arancelarias entre ambas
naciones, pero según expertos este tratado beneficiará más al país del Norte
que a nuestra propia economía, ya que las pymes tendrán que competir con
productos
subsidiados y obviamente con unos precios de venta muy por
debajo de los nuestros , lo que hace imposible competir en el mercado interno.
2. La estructura organizativa: este desafío toca con las pymes que tienen algunos
niveles jerárquicos que les impiden reaccionar ante la competencia; para
solucionar esta situación deben de reducir la cantidad de ejecutivos en la
cúspide y su grupo de estaff, y en todas las áreas deben de adoptar el enfoque
de adelgazamiento y reingeniería, para responder oportunamente a las
necesidades del entorno, en sentido estricto deben acogerse a la teoría “
orgánica de las empresas “.
3. La calidad, la competitividad y el empoderamiento son indispensables para la
fabricación y prestación de servicios de calidad con miras a permanecer en el
mercado global.
Una de las dificultades de las pymes es el darle facultades a los empleados
para acelerar las operaciones y darles mayor participación en la toma de
decisiones, lo que desafía las formas tradicionales de poder, autoridad y
jerarquía. Pero si la pyme quiere ser competitiva ,no le queda otro camino que
adecuarse a las nuevas formas de dirección empresarial, para lo cual debe
disminuír la complejidad, aumentar la velocidad y la reacción ante los cambios
en el entorno, que cada día ocurren aceleradamente.
4. Uno de los desafíos más importantes en este mundo globalizado es la ética
que guía a los organismos internacionales en las relaciones comerciales a los
cuales no parece importarles el medio ambiente la biodiversidad y los derechos
humanos.
5. Al hacer un análisis de las pymes del Valle de Aburrá encontramos el siguiente
diagnóstico por áreas en el cual se lee que si no toman correctivos, no podrán
enfrentar los desafíos expuestos anteriormente.
PRINCIPALES PROBLEMAS POR AREAS DE LAS PYMES DEL
VALLE DE ABURRÁ.
Las dificultades que presentan las pymes afectan directamente su supervivencia,
su crecimiento y posición en el mercado; además, según estudios internacionales
se observó que de un conjunto de pymes que surgen en un período determinado,
Se presenta la siguiente situación: El 60% desaparecen a los tres años, en el año
cinco cierran sus operaciones un 20%, en el año 8 otro 10% desaparece y sólo
sobrevivirán el 10%.
Sin duda el diagnóstico que se pretende desarrollar
encontrar
marcará el camino para
las principales dificultades de las pymes del Valle de Aburrá, este
diagnóstico mira al interior de las mismas.
GERENCIA: como vimos anteriormente, las pymes surgen por un propósito de
obtener ingresos adicionales por parte del empresario, o para generar el sustento
y el de su familia, para lo cual entonces dedican todos sus esfuerzos a la
planeación operativa, descuidando la planeación táctica y estratégica.
Otro inconveniente que se presenta en las pymes del Valle de Aburrá es que las
decisiones que se toman se ven afectadas por las relaciones de familia que ponen
en peligro la competitividad de las mismas. Otro aspecto
en la dirección y
gerencia de las pymes, es la informalidad en la toma de decisiones y la vinculación
laboral que se lleva a cabo, desconociendo todo el proceso de selección y
contratación de personal. También ponen en peligro la estabilidad de la pyme las
decisiones para el reparto de utilidades, que muchas veces conlleva a
desintegración familiar y empresarial.
Existen pymes, donde sus propietarios son toderos, Y no llevando una agenda
organizada de sus actividades, se dedican a todos los aspectos operativos,
descuidando los demás asuntos.
Generalmente no se tiene habilidad para manejar la información que ofrece el
entorno lo que da como resultado el desconocimiento del mercado internacional y
un conocimiento limitado de los mercados locales y nacionales, desaprovechando
las oportunidades de potenciar su área de mercadeo para impulsar el crecimiento
y obtener ventajas de los tratados internacionales.
Muchos empresarios pymes son ajenos a los análisis sectoriales, a la dinámica
económica y a la lectura, creando grandes barreras a la hora de proyectar su
empresa.
También a los gerentes de las pymes en muchos de los casos les falta visión para
seleccionar sus proveedores, lo que produce efectos negativos en el
funcionamiento de la empresa: Contratan asesorías baratas y de mala calidad, sin
experiencia y la práctica necesaria para garantizar una excelente asistencia.
MERCADEO: La principal falencia de las pymes al mercadear es la falta de
planeación, lo que no les permite identificar plenamente al cliente ni sus
necesidades.
No se tienen sistemas de información adecuados que les permitan detectar
mercados potenciales y reales y más grave, en la mayoría de las pymes no se
llevan estadísticas de ventas ni se tienen métodos apropiados para evaluar y
decidir sobre la pertinencia de los productos y servicios, situación que se vuelve
más compleja hoy en día,
ya que los consumidores cada vez están más
informados y son más sofisticados, al igual que la competencia es más amplia, lo
cual favorece al comprador para su decisión de abastecimiento.
Hay muchas pymes que no manejan claramente el concepto de segmentación del
mercado, lo que les impide desarrollar estrategias de mercadeo y así superar las
crecientes crisis de capital de trabajo.
Lo anterior sucede porque el empresario sabe mucho desde el punto de vista
técnico de su producto, lo que lo hace muy competitivo, pero no se vende porque
el empresario sabe poco de mercadeo.
Por la ausencia de bases de datos de clientes tanto actuales como potenciales las
pymes desconocen en la mayoría de las veces al consumidor final, lo que les
impide investigar primero las necesidades de los clientes en cuanto a productos y
servicios , para luego producirlos.
A lo anterior hay que agregarle otra debilidad en el área de mercadeo de las
pymes y es la relacionada con la forma anticuada de vender, lo que les genera
crisis, no por factores económicos sino por su propia incapacidad de cerrar
negocios con sus clientes, de crear relaciones de largo plazo y porque confunden
la figura del vendedor.
Muchos vendedores de las pymes no son profesionales, les falta capacitación y no
se identifican con los objetivos de la empresa; además la información que tienen
sobre clientes y ventas no se la comunican a la gerencia.
Hoy en día hay pymes que aún conservan el vendedor “hablador y culebrero”, no
le dan status ni mucho menos la importancia que tiene este cargo lo que hace que
muchos vendedores pymes sean vergonzantes porque se les paga sólo
comisiones, lo que los conlleva a la desesperación, reflejando ante el cliente la
pena y el hambre, impidiéndoles su mismo estado anímico cerrar negocios.
El empresario pyme debe buscar oportunidades de negocios y entender las
preferencias y gustos de los consumidores, así como las nuevas tendencias que
muchas veces producen grandes impactos sociales.
ÁREA DE PRODUCCIÓN:
El conocimiento técnico que tiene el empresario
acerca de su producto lo lleva a fundar una pyme, pero este conocimiento técnico
no es suficiente, pues también se requiere innovación en los procesos,
metodología en el trabajo, y el concepto de distribución de la planta, así como la
tecnología necesaria para fabricar el producto.
La tecnología se convierte en un factor de competitividad para las pequeñas y
medianas empresas; sin embargo en la mayoría de las mismas esta tiende a la
obsolescencia, lo que significa estar en desventaja con respecto a la competencia.
La falta de productividad de las pymes se da muchas veces porque la maquinaria
y equipo no es la mejor para el proceso productivo por ser remanufacturada y
hechiza, cuando se presentan fallas en la misma no está la persona indicada y
capacitada para hacer la reparación respectiva, convirtiendo en poco tiempo dicha
maquinaria en chatarra, lo cual ocasiona una gran pérdida al empresario pyme, ya
que esto le genera pérdida de calidad, altos costos y por supuesto mala imagen.
Existe confusión para definir los estándares de calidad y la persona responsable
de éstos; además, los trabajadores directos del proceso productivo no están
capacitados para tener en cuenta los estándares de calidad.
Muchos empresarios pymes aún no tienen levantamiento de procesos claros,
planes de mantenimiento preventivo y correctivo y aún les es difuso el concepto de
planeación y el control de producción.
A lo anterior hay que sumarle la falta de conciencia para iniciar programas de
certificación de la calidad con miras a sobrevivir y ser más competitivos en un
mundo más globalizado.
Todo lo anterior produce sobrecostos que al tenerlos en cuenta para calcular el
precio de venta, éste es tan alto que puede dar como resultado la salida de la
pyme del mercado.
Por último otro aspecto para tener en cuenta es el que muchas pymes no están
en sintonía con el concepto de producción más limpia, concepto cada vez más
regulado por los organismos supranacionales y los mismos clientes que desean
productos éticos, es decir que al producirlo no contaminen el ambiente.
RECURSOS HUMANOS: Las tendencias actuales de la nueva administración
hacen énfasis en el empoderamiento del personal a través de la capacitación y el
mejoramiento continuo, pero muchas pymes aún no han leído el entorno actual de
la globalización y son reactivos en cuanto a las funciones de la gestión del talento
humano. La falta de gestión del conocimiento se ha convertido en una fuerte
debilidad para las pymes del Valle de Aburrá, lo que al final incide en la falta de
competitividad.
También las pymes tienen dificultades para formalizar el talento humano que es el
más importante de los recursos empresariales. Un ejemplo de estas dificultades es
la tendencia peligrosa entre las pymes, de conformar cooperativas de trabajo
asociadas, sin cumplir los requisitos legales, cuyo fin se enfoca a reducir los
costos laborales, aprovechando la ignorancia de sus empleados, cuyo efecto es la
mala calidad, el desdén y la falta de compromiso con la pyme.
FINANZAS: A pesar de que las finanzas de las pymes muestran importantes
avances y el sector financiero a través de sus programas de financiación para las
mismas ha inyectado capital importante, aliviando la carga de los costos
financieros( por tratarse de préstamos con intereses bajos), aún persisten en las
pymes serias limitaciones financieras que las mantienen asfixiadas, lo que centra
la atención del propietario a luchar día a día con la estrechez financiera y estar
siempre a la defensiva, restándole capacidad de innovar.
Financieramente las pymes del Valle de Aburrá , se caracterizan en su mayoría
por las siguientes situaciones :
1. Contabilidad mal llevada
2. Tendencias a evadir impuestos
3. Problemas de liquidez
4. Baja rentabilidad por falta de control de los costos.
5. Altos niveles de endeudamiento por acudir al sector extrabancario
6. Falta de claridad al momento de invertir.
A nivel externo las pymes se ven afectadas por los siguientes factores: política
monetaria, la revaluación, la situación de orden público que vive Colombia, la
competencia desleal, la falta de incentivos tributarios y en muchos casos el alto
costo del dinero.
Aún entre los empresarios pymes persiste la costumbre de presentar estados
financieros tradicionales, para responder al gobierno y en algunos casos al sector
bancario, más que por tenerlos como herramientas de planeación, control, y de
proyección financiera.
También se observa que muy pocas empresas pymes conocen una herramienta
financiera clara como es : El flujo de efectivo, herramienta importante para prever
dificultades de liquidez y formular estrategias para adquirir el dinero en épocas
difíciles y evitar así el caos financiero.
Muchos dueños de pequeñas y medianas empresas tampoco tienen claridad
sobre el origen y aplicación de fondos, y mucho menos hacen una planeación
financiera a mediano y largo plazo.
En cuanto a fuentes de financiación, muchas lo hacen con recursos propios, otras
con proveedores, y en menor porcentaje otras recurren al sector financiero o a
préstamos extrabancarios.
En términos generales éste es el panorama interno de las pymes.
CONCLUSIONES
-
El empresario pyme, por estar concentrado en la lucha diaria del sobrevivir y
debido a sus limitaciones financieras, olvidan su papel de innovador.
-
Para la pyme ser exitosa necesita desarrollar la dirección de mercadeo y
ventas, tener información de todos los clientes, número de visitas del vendedor,
cotizaciones y número de ventas cerradas.
-
Si una pyme con vocación exportadora quiere ser exitosa frente a los desafíos
del T.L.C, no debe improvisar en el campo financiero; al contrario, deben
robustecerse.
-
La innovación, el desarrollo tecnológico y la responsabilidad social frente a los
empleados, clientes, proveedores y la sociedad en general serán factores de
competitividad para las pymes.
-
Uno de los aspectos financieros que no tienen en cuenta muchos empresarios
pymes es la lectura de los estados financieros, a través de indicadores
financieros y de gestión.
-
El empresario pyme requiere de capacitación acerca de lo que es planeación
estratégica definiendo su posición frente a los tratados de libre comercio.
BIBLIOGRAFÍA
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Portafolio, Pymes gestión para la competitividad, Octubre del 2004
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Cárdenas Santamaría Patricia, Las Pymes: vitales para la recuperación del
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Revista Dinero Nº 89. Conjunto de las Pymes, Pág. 84-86 Julio 30 de 1999.
ISSN 0122-1531
-
Revista Dinero, Mal Vendedor ¿yo?; Pág. 88 – 91
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Betancur, Pág. 88 – 120. Revista Nº 37 volumen XVI Enero Junio 2003 ISSN
0120-0933, Edorial U de A.
-
Autor: Sigifredo Tabares Serna.
Administrador de empresas y especialista en sistemas de información , profesor
universitario y consultor empresarial , financiero y contable, docente investigador
de la USB.