Reglamento Sobre Aportes De Las Comunidades

JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA
Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA
VERTIENTE ATLÁNTICA
JAPDEVA
TITULO I
Reglamento Sobre Aportes De Las Comunidades
CAPITULO I
Definiciones y funciones generales
Artículo 1.
El presente reglamento se emite para normar los aportes que brinda la
institución, a las diferentes comunidades de la Vertiente Atlántica, con el
propósito de fortalecer el desarrollo de la provincia de Limón.
Artículo 2.
Para los fines del presente reglamento, los siguientes términos significan:
BITÁCORA COMUNAL: Libreta o expediente en que se lleva
diariamente el avance de las obras o dificultades que se puedan presentar.
CEDULA JURÍDICA: Documento legal que garantice la existencia
jurídica de la organización, que recibe el aporte.
CERTIFICACIÓN BANCARIA: Documento emitido por un ente de
Sistema Bancario Nacional que acredite la existencia de una cuenta
bancaria a favor de la organización beneficiaria.
CERTIFICACIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA: Documento legal
que acredita a determinadas personas, nombradas por las organizaciones,
para representarlas legalmente ante los organismos administrativos y
judiciales.
COMISION DE AYUDAS COMUNALES: Comisión nombrada por el
Consejo de Administración, integrada por miembros del mismo consejo, el
Gerente de la Administración de Desarrollo y el personal de apoyo
designado por la misma comisión, para atender lo relativo a las ayudas
comunales.
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UNIDAD DE OBRAS COMUNALES
ADMINISTRACIÓN DESARROLLO
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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Máximo órgano jerárquico de la
institución.
CONTRATO: Documento legal firmado por los integrantes legales de
quién recibirá el aporte y JAPDEVA en que consta todo lo relativo al
proyecto, incluyendo objeto, monto a aportar por cada parte, tiempo de
ejecución, y demás detalles.
COORDINADOR: Coordinador de la Comisión de Ayudas Comunales.
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: Departamento encargado de
vigilar y administrar las diferentes secciones ligadas directamente con todas
las operaciones de Desarrollo.
EXPEDIENTE: Carpeta foliada de cada proyecto en donde deben
archivarse todos los asuntos relativos a ese proyecto.
FORMULARIO
DE
PRESENTACIÓN
DE
PROYECTOS:
Documento en el que se describe la obra o bien y sus partes.
GERENCIA: La Gerencia de la Administración de Desarrollo
JAPDEVA:
Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo
Económico de la Vertiente Atlántica.
NORMA LEGAL: Autorización legal para recibir aportes y donaciones
por parte de JAPDEVA.
ORGANIZACIONES: Entidades sin fin de lucro, legalmente inscritas,
autorizadas por ley para recibir aportes de Instituciones Públicas.
PLAN REGIONAL DE DESARROLLO: Plan de Desarrollo socio –
económico de la Vertiente Atlántica.
PRESIDENCIA: Presidente Ejecutivo de JAPDEVA.
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PRESUPUESTOS DE GASTOS: Detalle de costos en que incurrirá en el
proyecto.
PROVINCIA: Se refiere a la provincia de Limón.
REGLAMENTO: El presente reglamento.
UNIDAD DE OBRAS COMUNALES: Sección de la Administración de
Desarrollo encargada directamente de la supervisión y control de las
diferentes obras financiadas con los aportes de JAPDEVA.
CAPITULO II
Disposiciones Generales
Artículo 3.
Según se establece en la ley cinco mil trescientos treinta y siete del nueve
de agosto de mil novecientos setenta y tres en su artículo 2 del título 1,
JAPDEVA es la institución encargada d promover el desarrollo
socioeconómico integral rápido y eficiente de la Vertiente atlántica de
Costa Rica, por lo tanto, podrá asignar recursos para que las organizaciones
reciban apoyo para desarrollar sus programas.
Artículo 4.
Para los fines consiguientes, se establece que todo aporte que sea solicitado
a la Institución debe ser debidamente autorizada por la Comisión de ayudas
comunales y ratificarlo por el CONSEJO DE ADMINISTRACION, la cual
sustentará sus decisiones mediante informes técnicos y de factibilidad que
confeccionarán las unidades correspondientes para cada obra se adjuntarán
los referidos informes al formulario de las organizaciones solicitantes.
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De las Solicitudes
Artículo 5.
Las solicitudes presentadas a la institución para las obras comunales se
tramitarán a través de la GERENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
DESARROLLO y serán remitidas por dicha gerencia a más tardar 8 días
después de recibidas para su estudio y recomendación. Esta Gerencia las
trasladará a la Comisión de Ayudas Comunales, con la recomendación
sustentadas en la evaluación previa de la Unidad Ejecutiva de Obras
Comunales que corresponda, la cual tendrá un mes después de recibido,
para devolverla a la Gerencia con la evaluación respectiva.
Artículo 6.
La Comisión de Ayudas Comunales evaluará las diferentes solicitudes,
verificando las que más que se ajusten al contenido del Plan Regional de
Desarrollo, para ello tomarán en cuenta evaluación técnica y la factibilidad
que debe realizarse de previo por el personal competente del departamento
de operaciones.
Artículo 7.
Toda solicitud deberá ser presentada en el formulario respectivo
cumpliendo con todos los requisitos que para tal efecto están estipulados en
el artículo 8 de este reglamento. Aquella que no la presente será devuelta,
informándose al solicitante sobre los requisitos omitidos.
De Los Aportes
Artículo 8.
Para obtener la ayuda reglamentada, toda organización deberá presentar lo
siguiente:
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a) Carta de solicitud de la organización o interesado, en la cual se debe
señalar el acuerdo tomado por la organización para proceder a
solicitar la ayuda.
b) Formulario de presentación de la solicitud.
c) Certificación de personería jurídica en la que se indique que tanto
organización como la representación que de ella sus personeros está
vigente.
d) Copia certificada de la cédula jurídica vigente.
e) Plan de inversión.
f) Programa de trabajo.
g) Plano de croquis de construcción (cuando se requiera).
h) Certificación bancaria.
i) Manifestación expresa de que la organización se comprometerá
brindarle a los funcionarios de JAPDEVA la documentación que sea
solicitada, respecto al aporte entregado por la institución o proyecto a
realizar.
j) Manifestación expresa de que conocen el reglamento de aportes
comunales y que se otórgasele la ayuda, se firmará el respectivo
contrato.
Artículo 9.
Con el propósito de evaluar las solicitudes presupuestos para el año
siguiente, la Unidad de Obras comunales contará con el equipo necesario,
se recibirán las solicitudes hasta el último día del mes de julio de cada año
y se tramitarán para su resolución a más tardar el 30 de agosto del mismo
año.
Artículo 10.
Las solicitudes que se presenten con ocasión de resolver o evitar casos de
emergencia o riesgo inminente en perjuicio de la población, podrán ser
autorizadas por la Comisión de Ayudas Comunales y aprobado
posteriormente por el consejo de administración aquellas serán conocidas y
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aprobadas fuera de los plazos indicados en el artículo anterior, siempre y
cuando se cuente con partida presupuestada correspondiente.
Del Presupuesto
Artículo 11.
Para efectos del presupuesto destinado a este tipo de aportes comunales, la
Gerencia de la Administración de Desarrollo incluirá partidas de
conformidad con el plan regional de desarrollo y las directrices del Consejo
de Administración.
Artículo 12.
La Comisión de Ayudas Comunales dispondrá de los recursos para brindar
ayuda económica para obras de infraestructura comunal, servicios
comunales o compra de bienes a diferentes organizaciones que la soliciten
y que las obras estén en concordancia con lo indicado en el artículo 11 de
este Reglamento, manteniendo una distribución equitativa en los cantones
de la Provincia.
Artículo 13.
Las ayudas que brinde la institución serán tramitadas de conformidad con
el procedimiento que indica el Artículo 14 de este Reglamento. Se
exceptúan los aportes en especie (materiales, equipos) para lo cual se
requiere únicamente el previo acuerdo de la Comisión y del consejo que los
mismos hayan sido presupuestados por el objeto del gasto y aprobados
expresamente por la Contraloría General de la República.
Artículo 14.
Una vez aprobado el aporte económico y contando con la partida
presupuestaria respectiva, se entregará a la organización como adelanto
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para los trabajos hasta un cincuenta por ciento del total asignado, el resto
será entregado por partidas parciales, contra al avance de la obra, contando
para ello con la fiscalización del personal autorizado y competente el cual
certificará documentalmente el avance respectivo y calidad de la obra
realizada, según las normas de calidad emitidas para tal efecto.
El anterior procedimiento queda exentas las partidas que excedan de ¢
1,000.000.00 (Un millón de colones) las cuales se entregan un solo
desembolso. Previa resolución motivada por el Técnico competente y
acuerdo el Consejo de Administración. En casos especiales que sobrepasen
el monto anterior se podrá girar la totalidad del aporte siempre que
inmediata acuerdo del Consejo de Administración.
Artículo 15.
La Unidad de Obras Comunales rendirá un informe a la Comisión sobre el
avance de los trabajos y su ejecución lo cual hará trimestralmente,
cualquier anomalía detectada por incumplimiento del presente reglamento
deberá ser notificada y procederá a investigar el oficio a la organización
respectiva y tomará las medidas correctivas.
Artículo 16.
A más tardar tres meses después del último giro de la organización deberá
enviar un informe dirigido a la Comisión de Ayudas Comunales, en que
indique haber recibido a entera satisfacción el monto asignado por
JAPDEVA y los resultados obtenidos, así como las condiciones en que
concluyó el proyecto. Desde el inicio la organización colocará en lugar
visible un rótulo o placa, resistente a la intemperie que indique que
JAPDEVA contribuyo a la ejecución de ese proyecto. La simple solicitud
de ayuda establecida en el artículo ocho de este reglamento, valdrá como
compromiso formal de exhibir la placa indicada en este artículo.
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De Las Organizaciones
Artículo 17.
Se entiende como organizaciones las siguientes instituciones:
Asociaciones de Desarrollo comunal y las que la que la ley autorice para
ser beneficiadas con donaciones y aportes que cumpla con las disposiciones
de la Contraloría General de la República.
En cuánto a las Asociaciones de Desarrollo se espetará el área de su
jurisdicción según sus estatutos. Salvo casos de circunstancias muy
calificadas que autorice el Consejo de Administración.
Artículo 18.
Las organizaciones que opten por un aporte económico deberán justificar
su planeamiento por medio de la solicitud y demostrar la verdadera
necesidad de los trabajos a realizar en la Comunidad, así como el beneficio
que se obtendrá una vez terminadas las obras o los proyectos. Asimismo,
deberán cumplir con los principios consagrados en la ley de contratación
Administrativa y su Reglamento, relativos a los procedimientos de
Contratación Pública en donde se expone a obligatoriedad de cumplir con
los principios de eficiencia, igualdad, libre competencia y publicidad en los
proyectos que se pretendan ejecutar con los recursos públicos recibidos.
Artículo 19.
La falta de veracidad de los datos facultará a la Administración a archivar
la solicitud, de esta situación se dejará constancia en el expediente
administrativo de la organización que a efecto lleva la unidad de Obras
Comunales. Cuando una Asociación no cumpla con el plan de inversión
presentado, haga mal uso de fondos, o no concluya la obra financiada, se le
aplicarán las sanciones de acuerdo lo estipulado en el articulo 106 del
reglamento de Contratación Administrativa.
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Artículo 20.
LA Unidad de Obras Comunales del departamento de Operaciones llevará
el registro de las Organizaciones en el cual incluirá un expediente con el
historial de aquellas que han solicitado aportes y se tomarán en cuenta para
toda solicitud nueva que se presente en el futuro. Además del expediente
de cada proyecto, se llevará uno por beneficiario de la ayuda recibida, en el
cual se archivarán todos los documentos y hasta las fotografías de las
diferentes etapas de la obra (copias de cheques girados, copias de facturas,
y otros documentos necesarios de la obra). Igualmente los informes de la
ejecución de la conclusión de la obra.
Artículo 21.
La organización beneficiaria se comprometerá a llevar registros separados
de los aportes que reciba de JAPDEVA, de manera que se pueda identificar
al aporte recibido lo gastado y el saldo pendiente.
Artículo 22.
Las personas que tengan la representación jurídica de la beneficiaria, serán
responsables directos de verificar que el aporte recibido de JAPDEVA sea
utilizado según lo aprobado, esto de manera eficiente para lo cual se
establecerán los controles y la supervisión oportuna.
Artículo 23.
Todo aporte que haga JAPDEVA debe estar amparado en un contrato
firmado entre ésta y los representantes legales de la beneficiaria en el cual
se especifique con claridad el objeto del aporte, detalle de cómo se va a
invertir dicho aporte, responsable de la ejecución y planes para ejecutar las
obras, como se harán los aportes, las facultades que tiene JAPDEVA para
inspeccionar y sancionar en caso de incumplimiento, obligación de
devolver lo invertido incorrectamente. Los detalles del contrato los
definirá la Comisión.
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Artículo 24.
La negligencia o actitud dolosa de la organización debidamente
comprobada, provocará la suspensión temporal de los aportes hasta que se
aclare la situación.
Artículo 25.
Tendrán capacidad para retirar los aportes girados por la institución,
cualquiera de los miembros que indique la certificación de personería
jurídica vigente, asimismo serán los responsables ante JAPDEVA todos los
miembros que tengan la representación jurídica de la organización.
Artículo 26.
Será responsabilidad de la organización velar por que se lleve la bitácora
proporcionada por JAPDEVA, de aquellas obras o reparaciones, hasta que
lo requieran, en ella se anotarán en orden cronológico todas las situaciones
que se produzcan en el proceso de ejecución, así como aquellas
observaciones técnicas hechas tanto por el funcionario técnico autorizado
por JAPDEVA como por el contratista, copia de esa bitácora deberá
constar en el expediente al concluir la obra.
Unidad de Obras Comunales del
Departamento de Operaciones
Artículo 27.
La Unidad de Obras Comunales de Departamento de Operaciones, es la
encargada de velar por el buen uso de los aportes entregados por
JAPDEVA. Asimismo, archivará, custodiará y efectuará los controles
sobre el avance de las obras, emisiones de cheques y toda la documentación
relacionada con los aportes y organizaciones. También vigilará la correcta
aplicación de los aportes que JAPDEVA haga.
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Artículo 28.
Las inspecciones técnicas para verificar el avance de las obras serán
ejecutadas por personal competente y el criterio técnico debe ajustarse a la
realidad observada.
Artículo 29.
El funcionario de JAPDEVA que certifique indebidamente el uso o
finalización de una obra, será sancionado administrativamente, sin
perjuicio de las sanciones penales, laborales, civiles o de otro tipo que
pudiesen surgir.
Artículo 30.
El Departamento de Operaciones deberá rendir informe mensual a la
Gerencia donde indique la ejecución total o parcial de los aportes
autorizados.
Artículo 31.
El último día del mes de junio de cada año, la unidad de Obras Comunales
a través de la jefatura departamental deberá presentar a la Gerencia un
listado de aportes, con la evaluación técnica y la viabilidad de ejecutar el
proyecto, para la elaboración del Presupuesto Ordinario del año siguiente.
Artículo 32.
Para una distribución de los aportes, la Unidad de Obras Comunales a
través del Departamento de Operaciones entregará un plan de necesidades
por cantón de las diferentes comunidades de la provincia, ajustados en un
todo un plan regional de desarrollo. Este estudio será sometido a
consideración de la comisión, quién lo elevará ante el Consejo de
Administración.
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Artículo 33.
Para llevar a cabo las funciones asignadas, el Departamento de Operaciones
contará con los recursos necesarios, para lo cual presentará a la Comisión
un plan de necesidades con su respectivo presupuesto, lo anterior lo hará
conjuntamente con el <plan indicado en el artículo anterior, permitiendo de
esta manera presupuestar para el año siguiente:
Artículo 34.
Será la unidad de Obras Comunales el responsable de fiscalizar el buen
manejo de los aportes, por lo que deberá ejercer control permanente y
oportuno de la ejecución de los trabajos y del destino de los fondos, deberá
ajustarse en un todo al presente reglamento.
De los Trabajos
Artículo 35.
Los trabajos serán evaluados previamente por la Unidad de Obras
Comunales, que emitirá un informe de los aspectos técnicos y la viabilidad
de los proyectos para la cual cada organización que solicita un aporte
deberá presentar un plan de inversión que indique al menos el alcance de
los trabajos, un plano o croquis de lo que pretende realizar, y la solicitud
con sus documentos.
Artículo 36.
Cuando el plan de inversión sea la compra de un bien o servicio, deberá la
organización justificar su solicitud para lo cual presentará como mínimo
tres cotizaciones de referencia (factura proforma ) de alguna casa
comercial que comprobadamente se dedique a la venta del producto o
servicio objeto de la contratación o monto solicitado, respetando lo que
indica la Ley de Contratación Administrativa.
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De la Comisión de Ayudas Comunales
Artículo 37.
Las solicitudes que la Comisión tramitará, serán aquellos que por su índole
se enmarquen dentro del Plan de Desarrollo Regional, pudiendo aprobarse
entre otros los siguientes; caminos vecinales, obras de inversión para
infraestructura comunal, compra de bienes y servicios, obras de
emergencia, drenajes, maquinaria y equipo, salud y deportes.
Artículo 38.
La comisión someterá a conocimiento del Consejo de Administración todos
los aportes que apruebe, para que a través de acuerdo firme sean
notificados.
Artículo 39.
La Comisión estará formada al menos por tres Directores, el Gerente de
Desarrollo, quienes podrán ser sustituidos en cualquier momento por quién
los nombró. Durarán en la comisión un año, pudiendo ser reelegidos
consecutiva e indefinidamente.
Artículo 40.
Las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría de votos o la mitad
más uno. El quórum lo conforman tres miembros y las decisiones se
tomarán por mayoría de votos.
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Del Consejo de Administración
Artículo 41.
El Consejo de Administración será el que definirá el presupuesto anual que
se destinará a las organizaciones, basándose en el informe que rinda la
Comisión, de acuerdo con las necesidades de la institución.
Artículo 42.
Los representantes de las organizaciones deben brindar a los funcionarios
de la Auditoria interna e inspectores de obras comunales de JAPDEVA o
inspectores de la Contraloría General de la República, cualquier tipo de
información, que se les solicite relacionada con el aporte recibido.
Artículo 43.
Las modificaciones a este Reglamento serán válidas únicamente por
aprobación del Consejo de Administración y es de acatamiento obligatorio
para todos los funcionarios que intervienen en aportes comunales.
Artículo 44.
El Consejo de Administración podrá otorgar un certificado de buen
desempeño a aquellas asociaciones que se distingan por el buen manejo de
los proyectos bajo su responsabilidad.
Artículo 45.
Los aportes destinados a las actividades deportivas serán conocidos por la
Comisión de Asuntos Deportivos, y será ésta la encargada de someterlo a
aprobación del Consejo de administración.
Artículo 46.
Rige a partir de su publicación se deroga el reglamento anterior..
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