Implantación de Aplicaciones Informáticas de Gestión

Temario oficial IAIG
• La empresa:
• Concepto
• Elementos
• Tipos
• Organización
• Estructura
• Principios
• Formas de organización jerárquica y funcional
• Organigramas tipo
• Departamentos y areas funcionales tipo
• Procesos informáticos de gestión
• Por lotes y tiempo real
• Medios recursos y entorno de los procesos
• Recursos de información: tipos de ficheros.
• Procesos de administración y gestión de la empresa
• Gestión y compras de almacén
• Gestión comercial
• Gestión de recursos humanos
• Gestión financiera
• Gestión contable
• Análisis, instalación y documentación de aplicaciones informáticas de gestión y de propósito
general.
• Interpretación de documentanción técnica
• Aplicaciones de propósito general
• Procesadores y editores de texto
• Hojas de cálculo
• Bases de datos
• Aplicaciones de propósito especÃ−fico: gestión de almacén; facturación y gestión comercial;
nóminas y gestión de personal; contabilidad.
• Análisis de las caracterÃ−sticas técnicas, funcionales y de operación de cada aplicación:
plataformas y entorno; compatibilidad y posibilidad de intercambio de información con otros productos;
formatos de datos; interfaz gráfica de usuario; funciones de cada aplicación; prueba de aplicaciones.
• Fases de instalación, implantación y mantenimiento de una aplicación
• Elaboración de la documentación; guÃ−as de usuario y de explotación.
• Evaluación de las prestaciones de las aplicaciones informáticas de gestión
• Criterios de calidad de las aplicaciones. Análisis de la calidad.
• Criterios de facilidad de uso de las aplicaciones.
La empresa
Empresa: unidad económica que reune una serie de factores de producción: recursos naturales, humanos,
tecnológicos (o de capital) y financieros, y los utiliza para producir bienes y/o servicios.
Elementos de la empresa:
• Internos (conjunto de bienes y derechos que constituyen el patrimonio de la empresa)
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• Capital instrumental
• Técnico: elementos que permanecen mucho tiempo en la empresa y son necesarios para que ésta
desarrolle sus actividades.
• Financiero: recursos financieros lÃ−quidos que componen la tesorerÃ−a de la empresa.
♦ El elemento humano
◊ Trabajadores: personas que ofrecen su fuerza laboral o conocimientos a la empresa a
cambio de un salario.
◊ Empresario: persona o conjunto de personas que asume la responsabilidad y
dirección del proceso ejecutivo â gestión empresarial.
◊ Propietarios: en caso de no coincidir con el/los empresarios (Grandes empresas)
♦ Externos: el entorno, todo aquello ajeno a la empresa como organización. Clientes,
proveedores, autoridades económicas.
Clasificación
Según su tamaño:
Grandes: empresas multinacionales, con una gran inversión en maquinaria y teconologÃ−a sofisticada,
cuenta con una gran cantidad de personal, y suelen asumir la forma juridÃ−ca de sociedad de capital.
PYME: pequeñas y medianas empresas. Las pequeñas, son empresas con poco capital, pequeña
inversión en materiales y personal reducido. Suelen ser de carácter familiar.
La mediana es más grande en todos los aspectos, y suele tener la forma juridica de sociedades de personas.
Según su forma jurÃ−dica:
Individuales: pertenecen a una sola persona fÃ−sica que la dirige.
Sociales: son propiedad de un grupo de personas, socios.
Colectiva regular: la responsabilidad es solidaria e ilimitada de los socios colectivos, los cuales aportan
trabajo y capital.
Colectiva irregular: a parte de socios colectivos, hay otros que sólo aportan trabajo y dinero.
Comanditaria: socios colectivos y comanditarios que sólo aportan limitadamente.
Responsabilidad limitada: el capital está dividido en aportaciones realizadas a través de suscripciones. El
capital debe estar totalmente desembolsado cuando se constituye la sociedad, y la responsabilidad de los
socios se limita a la cuantÃ−a de las aportaciones.
Anónima: el capital son las aportaciones de los socios y se divide en partes alÃ−cuotas denominadas
acciones.
Laboral: empresas anónimas y de responsabilidad limitada, cuyos socios aportan capital y trabajo.
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Cooperativas: asociaciones creadas para satisfacer necesidades comunes a los asociados, quienes aportan
capital y trabajo.
Según su sector de actividad:
Primario: obtención de productos primarios tal y como están en la naturaleza.
Agropecuarias y extractivas.
Secundario: transforman materias primas del sector primario y secundario en objetos manufacturados de
mayor utilidad.
Empresas industriales y de construcción.
Terciario: Sector servicios: satisfacción de necesidades.
Comerciales, transportes, educación...
La empresa pública es una organización cuyo capital es de las autoridades gubernamentales en una
proporción variable, está bajo su control, y se dedica a actividades de carácter empresarial.
Implica las ideas básicas de inversión y rentabilidad y su finalidad, es el logro de un conjunto definido de
propósitos públicos.
En la empresa privada, el capital pertenece a una persona fÃ−sica o jurÃ−dica privada. Su finalidad es
obtener beneficios empresariales, maximizar los beneficios y el volumen de ventas, limitar los riesgos y
minimizar el coste unitario.
La organización
Para lograr la coordinación necesaria para encaminar todas las actividades en la misma dirección para
lograr los objetivos comunes definidos en la empresa, la dirección se encarga de tomar las decisiones
estratégicas mediante planificación, organización, gestión y control de actividades.
La empresa como estructura organizativa.
Organización es un todo compuesto de distintas partes, cada una con sus propias caracterÃ−sticas, que
interactúan entre ellas y están orientadas a la consecución de un objetivo común.
Empresa â
éxito empresarial
Principios de organización empresarial.
Unidad de objetivo: todos los componentes de la organización deben contribuir a la consecución del
objetivo de la empresa.
Alcance de control: es necesario determinar el número de personas más conveniente que un jefe puede
dirigir con efectividad.
Principio de delegación: se debe delegar la autoridad hasta los niveles más bajos que sea posible.
Unidad de mando: las instrucciones que den dos o más jefes no deben entrar en conflicto, si no manifestarse
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como si de un solo jefe se tratara.
Principio jerárquico: debe haber una lÃ−nea clara de autoridad en todas las zonas de la empresa, formando
una cadena jerárquica.
Principio de responsabilidad: a mayor poder mayor responsabilidad.
Organización jerárquica: es una forma de organización basada en la autoridad de tal manera que cada
miembro de la organización sabe quiénes están por debajo de él y quiénes por encima.
Ventajas
-La organización es fácil de entender. Cada trabajador es responsable ante un solo jefe. La comunicación
de información es directa, en sentido ascendente y en sentido descendente.
-Cada persona sabe cuál es su tarea y la persona de la que depende.
Inconvenientes
-Falta de flexibilidad y posible descoordinación entre departamentos que dependen de distintos jefes.
-Cada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede llegar a ser un experto en todas.
-Se pueden producir fallos al no disponer de personas especializadas en tareas especÃ−ficas.
-Cuando la empresa crece y la cadena de órdenes también se incrementa la burocracia.
Dir. General
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Dir. Comercial Dir. Producción Dir. Finanzas
|||
Trabajadores Trabajadores Trabajadores
Organización funcional: este tipo de organización se basa en la especialización, de tal forma que una
persona desarrolla una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de otros especialistas a
los cuales está subordinada. Estos jefes sólo darán órdenes relacionadas con su especialidad.
Ventajas
-Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le están encomendando y también la flexibilidad
para la coordinación.
-Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad. No hay, en principio, problemas de crecimiento
de la empresa.
-Las actividades de la empresa están divididas en funciones y asignadas a los especialistas.
-El consejo y asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.
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Inconvenientes
-Cada trabajador tiene más de un jefe, lo que se traduce en menor disciplina y en una posible confusión en
la ejecución de tareas.
-El excesivo énfasis en la especialización puede llevar al olvido de problemas generales referentes a la
marcha global de la empresa.
Organigramas tipo.
• Por la definición de la empresa
Industriales - Comerciales - De servicios
b) Por su actividad u objeto
E. sector primario - E. sector secundario - E. sector terciario
c) Por su naturaleza jurÃ−dica
Individuales
Sociales: colectiva regular, colectiva irregular, comanditaria, limitada, anónima, laboral, cooperativas.
d) Por la titularidad del capital
Pública - Privada
e) Por su dimensión
Grande - PYME
f) Por el origen del capital
Nacionales - Extranjeras - Multinacionales
Departamentos tipo:
• Departamentación funcional: es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
análogas según su función principal.
• Departamentación geográficao por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a
las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa
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• Departamentación por productos o servicios: es caracterÃ−stica de las empresas fabricantes de diversas
lÃ−neas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos
relacionados entre si.
• Departamentación por clientes o por canales de distribución: por lo general se aplica en empresas
comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial
es servir a los distintos compradores o clientes.
• Departamentación por procesos o maquinaria: en la industria, el agrupamiento de equipos en distintos
departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; asÃ− como también en una planta automotriz,
la agrupación por proceso.
Procesos informáticos de gestión
CaracterÃ−sticas:
• Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS.
• El proceso cruza uno o varios lÃ−mites organizativos funcionales.
• Una de las caracterÃ−sticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y
horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta
“QUÃ ”, no al “CÃ MO”.
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades inbcluidos en el
mismo.
Medios utilizados en los procesos informáticos.
Procesos informáticos.
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• Actualización: Consiste en el registro primario del dato, la modificación, eliminación y el ingreso de
éstos a medios magnéticos o electrónicos.
• Validación: consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la correspondencia con
la definición, estructura y caracterÃ−sticas definidas en esta resolución, la correspondencia con los
valores y la referencia cruzada entre variables.
• Organización: consiste e el ordenamiento de los datos sobre prestaciones de salud que genera la
institución, de acuerdo con las estructuras estandarizadas que maneja el Sistema Integral de Información,
en términos de registros primarios o consolidados.
• Administración de los datos: consiste en la conservación, depuración y eliminación de la
información en las bases de datos del Sistema y en el establecimiento de los niveles de control y seguridad
de los datos.
• Transferencia de datos: consiste en el envÃ−o de los datos utilizando un medio de comunicación
magnético o electrónico, que permita la actualización de los mismos entre las diferentes entidades del
sistema.
• Disposición de datos: consiste en la oferta de información de dominio público en medios masivos de
comunicación.
Recursos utilizados en los procesos informáticos.
• Recursos humanos.
Son los recursos más importantes a tener en cuenta, ya que son el conjunto de profesionales con capacidad
técnica y profesional para desarrollar, modificar y mantener los sistemas informáticos , genrar y
proporcionar información y reportes estadÃ−sticos de las bases de datos.
Proponer la implantación de sistemas de procedimiento de datos que contribuyan al mejoramiento de los
procesos administrativos internos y de los servicios, asÃ− como establecer vÃ−nculos de integración y
lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos.
Son los encargados del desarrollo y contratación del software que mejor se adapte a las necesidades de la
empresa, crear una cultura informática mediante capaticación y desarrollo, diseño y modelación de
procesos.
• Recursos fÃ−sicos, hardware.
El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informático. La función de estos
componentes suele dividirse en tres categorÃ−as principales: entrada, salida y almacenamiento.
Los componentes de esas categorÃ−as están conectados a través de un conjunto de cables o circuitos
llamado bus con la unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el microprocesador que controla la
computadora y le proporciona capacidad de cálculo.
Aunque técnicamente los microprocesadores aún se consideran hardware, parte de su función también
está asociada con el software. Como los microprocesadores tienen tanto aspectos hardware como software, a
veces se les aplica el término intermedio de microprogramación, o firmware.
El hardware de entrada consta de dispositivos externos (componentes situados fuera de de la CPU de la
computadora) que proporcionan información e instrucciones. (lápiz óptico, digitalizador óptico,
módem, hardware de almacenamiento)
Para funcionar, el hardware necesita unas conexiones materiales que permitan a los componentes comunicarse
entre sÃ− e interaccionar. Un bus constituye un sistema común interconectado, compuesto por un grupo de
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cables o circuitos que coordina y transporta información entre las partes internas de la computadora. El bus
de una computadora consta de dos canales: uno que la CPU utiliza para localizar datos (bus de direcciones) y
otro que se usa para enviar datos a una dirección determinada (bus de datos)
Un bus se caracteriza por dos propiedades: la cantidad de información que puede manipular
simultáneamente (la llamada anchura de bus) y la rapidez con que puede transferir dichos datos.
Una conexión en serie es un cable o grupo de cables utilizado para transferir información entre la CPU y un
dispositivo externo como un mouse, teclado, módem, impresora... Este tipo de conexión sólo transfiere un
dato de cada vez, por lo que resulta lento. La ventaja de una conexión en serie es que resulta eficaz a
distancias largas.
Una conexión en paralelo utiliza varios grupos de cables para transferir simultáneamente más de un
bloque de información. La mayorÃ−a de los digitalizadores e impresoras usan este tipo de conexión. Estas
conexiones son mucho más rápidas que las conexiones en serie, pero están limiktadas a distancias
inferiores de 3m entre la CPU y el dispositivo externo.
• Recursos lógicos, software.
Programas de computadoras: son las instrucciones responsables de que el hardware realice su tarea.
Se puede dividir en varias categorÃ−as basadas en el tipo de trabajo realizado. Las dos primarias son los
sistemas operativos (software de sistema) que controlan los trabajos del ordenador, y el software de
aplicación que dirige las distintas tareas para las que se utilizan los ordenadores.
Además de estas categorÃ−as basadas en tareas, varios tipos de software se describen basándose en su
método de distribución; programas enlatados, el software de desarrollo por compañÃ−as y vendido
principalmente por distribuidores, el freeware y el software de dominio público que es gratuito, el shareware
que es similar al freeware pero suele conllevar una pequeña tasa a pagar por los usuarios que lo utilicen
profesionalmente, y el infame vaporware, que es el software que no llega a presentarse o que aparece mucho
después de lo prometido.
Procesos por lotes
Los archivos por lotes son comunes a todo tipo de plataformas y a todo tipo de sistemas operativos.
Un archivo de procesamiento por lote, proporciona una forma abreviada de ejecutar uno o varios mandatos.
Cuando se teclea sólo el nombre de un archivo de procesamiento por lote el archivo ejecuta cada lÃ−nea
como si se introdujera por teclado.
Estos archivos pueden automatizar instrucciones largas o repetitivas. Se reduce la posibilidad de cometer
errores en la digitalización de un mandato y las tareas largas se pueden comenzar y dejar que se ejecuten sin
tener que atenderlas.
Reglas:
• Texto en código ASCII
• Nombre raÃ−z del archivo de 1 a 8 caracteres
• Extensión .bat
• No debe tener el mismo nombre raÃ−z que el de un archivo de programa (.com o .exe)
• Se puede introducir cualquiera de los mandatos válidos en el nivel de sistema MS-DOS
• Se puede introducir cualquier submandato de procesamiento por lote válido.
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• Al usar el “porcinito” % en un nombre hay que ponerlo dos veces.
• Poniendo @ como primer carácter en una lÃ−nea se suprime la presentación de cualquier lÃ−nea del
archivo de procesamiento por lote.
Ejecución:
u:\ruta\nombre_archivo parámetros
Procesos en tiempo real
Sistema de procesamiento de información que tiene que responder a estÃ−mulos de entrada generados
externamente en un periodo finito y especÃ−fico.
Las respuestas correctas no sólo dependen de los resultados lógicos, si no también del tiempo en que son
entregadas. Las fallas para responder a tiempo son tan malas como una mala respuesta.
Diferencias:
En un sistema de tiempo real los procesos residen constantemente en memoria, y en los sistemas por lotes los
procesos se guardan eventualmente en una zona de memoria que sólo se utiliza cuando el programa se carga.
Después de cerrar el programa esa zona de memoria se libera.
Diferencia de rapidez entre ambos procesos, los procesos por tiempo real son más rápidos (éste es su
objetivo principal)
La información es tratada de diferente manera, en los procesos por lotes se atiende la información por
órden de llegada..
Los sistemas operativos en tiempo real procesan las instrucciones recibidas al instante, y una vez procesada
muestra el resultado. Su caracterÃ−stica principal es dar respuestas rápidas, por ejemplo, en un caso de
peligro se necesitarÃ−an respuestas rápidas para evitar una catastrofe.
Sistemas operativos especializados en tiempo real:
Tornado UML-RT - Rational Rose-RT - Object Time Tool Set - PERTS(TriPac) - QNX - TimeWiz
Los procesos por lotes no están limitados a determinados sistemas operativos ni a arquitecturas. Entre los
S.O. Que más los utilizan y están presentes, está el MS-DOS.
Ventajas e inconvenientes.
Sistemas por lotes: su rasgo caracterÃ−stico es la ausencia de interacción entre el usuario y el trabajo
mientras éste se ejecuta. El trabajo se prepara y se envÃ−a, tiempo después aparece la salida.
Tiempo real: suele usarse como dispositivo de control en una aplicación dedicada. Tiene restriccion es
temporales bien definidas por lo que el procesamiento debe llevarse a cabo dentro de los lÃ−mites definidos o
el sistema fallará.
Recursos de información: tipos de ficheros.
Fichero o archivo es una agrupación de datos interrelacionados que hacen referencia a un tema o temas
determinados y que se ubica en uno o más lugares concretos.
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La implementación de los ficheros puede ser en memoria principal o secundaria, siendo más normal que se
utilice esta última.
Clases de ficheros según su función:
♦ Permanentes: contienen información relevante para una aplicación, es decir, los datos
necesarios para el funcionamiento de la misma. Su vida es larga y generalmente no puede
generarse de una forma inmediata a partir de otros archivos.
♦ Maestro: contiene el estado actual de los datos susceptibles de ser modificados en la
aplicación. Es el núcleo central de la aplicación. Todos los procesos están en general
orientados a actualizar el archivo maestro o a obtener resultados de él.
♦ Constante: contiene datos fijos para la aplicaicón. En él las modificaciones son
infrecuentes, normalmente se accede a él sólo para consultar.
♦ Histórico: contiene los datos que fueron actuales en tiempos anteriores. Se conservan para
poder reconstruir la situación actual o situaciones anteriores. En algunos casos puede estar
formado simplemente por los registros borrados del archivo maestro. Contiene ficheros de
copia de seguridad (BACKUP)
♦ Temporales: contienen información relevante para un determinado proceso o programa, pero
no para el conjunto de la aplicación. Se genera a partir de los datos de archivos permanentes
o para actualizar éstos, y su vida generalmente es muy corta.
♦ Intermedios: se utilizan para almacenar resultados de un programa que han de ser utilizados
por otro, dentro de una misma tarea.
♦ Maniobras: se utilizan para almacenar datos propios de un programa que éste no puede
conservar en la memoria principal por falta de espacio. Se encuentran normalmente en
programas de cálculo numérico, compiladores y editores. Su vida es siemore menor que
el tiempo de ejecución del programa.
♦ Resultados: se utilizan para almacenar datos elaborados que van a ser transferidos a un
dispositivo de salida.
Tablas utilizadas en los procesos informáticos.
Tablas, vectores o arrays son un mecanismo de estructuración de datos muy extendido y en ocasiones la
única herramienta disponible para estructurar datos.
Array: conjunto de pares (Ã−ndice, valor) de manera que para cada Ã−ndice definidio como válido puede
existir un valor (dato) asociado, siendo todos los valores del mismo tipo.
Hay dos operaciones básicas definidas en ellos: recuperar y almacenar información.
Cuando es posible la representación consecutiva en memoria del array, entonces se pueden realizar en un
tiempo constante, el tiempo de acceso es igual para todos los componentes.
CaracterÃ−sticas:
♦ Todos sus elementos son del mismo tipo.
♦ El numero de ellos no varÃ−a durante la ejecución del proceso.
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♦ Accedemos a un elemento de la estructura mediante un identificador común (el nombre del
array) y con el valor que tomen uno o varios Ã−ndices.
♦ Al número de Ã−ndices necesarios para desginar un elemento del array se le denomina
dimensión del array.
♦ El número máximo de valores posibles que puede tomar cada Ã−ndice se denomina rango
de esa dimensión o Ã−ndice. Los valores han de ser consecutivos por lo que el Ã−ndice ha
de ser de un tipo ordinal.
Bases de datos utilizadas en los procesos.
Una base de datos es una serie de datos organizados y relacionados entre sÃ−, los cuales son recolectados y
explotados por los sistemas de información estratégicos, ya que estos sistemas explotan la información
contenida en las bases de datos de la organización para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr
ventajas competitivas.
CaracterÃ−sticas:
♦ Independencia de los datos respecto de los tratamientos y viceversa.
♦ Coherencia de los resultados.
♦ Mejor disponibilidad de los datos para el conjutno de los usuarios.
♦ Mayor valoir informativo.
♦ Mejor y más normalizada documentación de la información, la cual está integrada con
los datos.
♦ Mayor eficiencia en la recogida, validación e introducción de los datos en el sistema.
♦ Reducción del espacio de almacenamiento.
Procesos de administración y gestión de la empresa
• Procesos de gestión de almacén
CaracterÃ−sticas
♦ Sistema multialmacén y con regeneración automática de movimientos.
♦ Interactividad total
♦ Opción a rectificar en cualquier momento, independientemente de la fecha y el orden del
movimiento.
♦ Introducción rápida de inventario.
♦ Control de máximos, mÃ−nimos, inactivos.
♦ Enlace con calidad.
Fases del proceso
• Apertura de órdenes de trabajo.
Se pueden abrir varias órdenes de trabajo por cada obra, controlando el coste individual de cada obra, y el
total del pedido. Se permite consultar y modificar las operaciones o fases de las obras en curso.
• Planificación de la duración del proyecto.
Gráfico de GANT de la duración y ejecución del proyecto, configurable visual e interactivamente.
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• Análisis de cargas.
Se permite consultar a las operaciones a fases de las obras en curso. Consulta de situación de cargas
pendiente, clasificada por los criterios de proceso, obra, fecha u operario.
Gráfico de cargas potenciales, máximas y reales por diversos criterios; internas, externas, medidas y otras
especificaciones.
Documentos utilizados
• Cartas comerciales: usadas en los negocios y actividades profesionales.
Se componen de membrete: datos de la empresa que envÃ−a la carta y que va en la parte superior del papel,
saludo y despedida: que se hacen de una forma ya establecida, y la firma: que normalmente está formada
por el nombre, apellidos y cargo del emisor.
Se caracteriza por usar un lenguaje culto y poco espontáneo.
• Pedidos: encargo hecho a un fabricante o vendedor.
• Libros registro de almacén.
• Gestión de stock de almacén
En la pirámide de decisión (pirámide CIM), la gestión de stock se sitúa en nivel 3 ó 4. Es una
función clave en la gestión de productos que decide o permite decidir un cierto número de principios
estratégicos y tácticos.
• Determinar los artÃ−culos que conviene tener en el almacén.
• Qué cantidades hay que tener en el almacén.
• Elegir los modos de suministro.
• Definir los plazos para un nuevo suministro.
• Optar por un modo de evaluación del stock y ponerlo en práctica.
AsÃ−mismo, la gestión de stock es la encargada de tareas operacionales como:
• Grabar todos los movimientos, entradas y salidas.
• Inventario permanente (conocer permanentemente el estado del stock)
• Vigilar permanentemente el nivel de los stocks y compararlo en los puntos de fabricación.
• Comprobar la procedencia de un pedido.
• Reservar los artÃ−culos asignados a un pedido.
• Administrar de acuerdo con los servicios comerciales las entregas parciales.
• Administrar los restos que van a quedar.
• Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos.
• Elegir el tipo de inventario que se efectuará, sobre qué referencias, en qué fecha (inventario en
movimiento), y dar las instrucciones pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las operaciones de
recuento.
• Procesos de gestión comercial.
CaracterÃ−sticas
♦ El mercado: conjunto de actos de compra y de venta de unos bienes determinados.
♦ Clasificación del mercado: los mercados pueden clasificarse de muchas formas, pero la
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clasificación más eficaz es la realizada en base a cómo son los compradores de los
productos o servicios.
◊ Mercados de consumo: donde las transacciones y servicios son adquiridos por las
unidades finales de consumo.
◊ Mercados industriales: donde bienes y servicios realizados en las transacciones son
empleados por las empresas/organizaciones para obtener otros productos o servicios.
◊ Mercados agrarios: mercados en los que se realizan transacciones de productos
procedentes del cultivo en la tierra.
◊ Mercados de servicios: son fundamentalmente aquellos en los que se realizan
transacciones de naturaleza intangibe.
♦ Equilibrio de mercado: situación que se da en su ámbito, constituido por las personas que
comercian dentro de él, al establecerse un precio y una cantidad a contratar entre la oferta y
la demanda, para las cuales, existe pleno acuerdo entre ellas, de tal forma que tanto oferentes
como demandantes cambian satisfechos productos por dinero en una acción que beneficia a
ambas partes.
♦ Determinantes del mercado: como su propia definición indica, en el mercado intervienen
una serie de factores que determinan la propia actuación del mercado, consumidor,
comprador, demanda, competencia.
◊ El consumidor: sujeto con necesidades derivadas de la escasez con que se enfrenta.
La necesidad es algo que falta y que el consumidor desea con mayor o menos
intensidad.
◊ El consumidor y sus necesidades.
⋅ Necesidades vitales: primarias, de alimentación, vestido, etc..
⋅ Necesidades normales: entendiendo que lo normal para un sujeto, por su
retrato social, no es lo mismo que para otro.
⋅ Necesidades individuales y colectivas: individual comer y vestir, colectiva
orden público y policÃ−a)
⋅ Necesidades elásticas y rÃ−gidas: son elásticas aquellas que varÃ−an
ampliamente de acuerdo con los cambios que experimenta el sujeto, mientras
que las rÃ−gidas son aquellas necesidades inalterables, constantes, etc...
♦ El comprador: el comprador y el consumidor no tienen la misma filosofÃ−a, frecuentemente
porque no suelen ser la misma persona y porque las razones de su conducta en consumo y
compra son distintas, aunque sea el mismo sujeto el que las lleve a cabo.
Se establecen dos corrientes paralelas:
Objetivos:
◊ Estrategia hacia el consumo.
◊ Estrategia hacia la compra.
Medios:
◊ Motivación de consumo
◊ Publicidad
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◊ Promoción, etc..
Estrategia hacia la compra
◊ Distribución
◊ Colocación en el punto de venta
◊ Exhibición en el punto de venta, etc.
♦ La demanda es el deseo del consumidor y la actuación del comprador materializada en una
tensión de consumo en el mercado.
La renta de un consumidor es la parte de sus ingresos que puede gastar sin detrimento de su patrimonio.
Existe una relación entre la demanda y la renta. Cuando una persona ve aumentar su renta, compra en mayor
cantidad los bienes que más deseaba.
• Productos progresivos o normales, cuya demanda crece con la renta del consumidor.
• Productos regresivos o inferiores, cuya demanda decrece ante aumentos de renta del consumidor.
◊ Demandas rÃ−gidas y elásticas: la demanda normal es aquella en que el
consumidor varÃ−a sus compras en sentido contrario a las variaciones de los precios.
◊ Demandas elásticas: es cuando la demanda tiene una variación más que
proporcional respecto a la alteración del precio.
◊ Demandas rÃ−gidas: es cuando la variación de la demanda es menos que
proporcional respecto a la alteración del precio.
♦ La competencia: conjunto de competidores / la referencia a una situación de hecho en un
mercado caracterizada por la circunstancia determinante de que un consumidor pueda optar
por una serie de bienes o servicios de iguales caracterÃ−sticas, similares o sustitutivos entre
sÃ−.
- Fases del proyecto EstadÃ−stica: ciencia que tiene por objeto recoger y coordinar hechos cuya misión en la empresa es
permitir llevar a cabo investigaciones sobre los datos internos de la empresa y permitir el conocimiento del
mercado mediante la investigación primaria de alimentación, vestido, etc.
Estudios de mercado. El sondeo. Es consecuencia de un problema comercial que no podemos resolver por
ningún otro método. Son estudios caros y complejos de realizar que se aplican a cuatro campos:
consumidor, producto, mercado y publicidad. Su proceso de realización se constituye por cinco fases;
preparación, realización, tabulación, interpretación y aplicación del resultado.
Planificación y objetivos.
La planificación repercute profundamente sobre todas las demás actividades de organización de la
empresa. Esta puede justificar la no continuación de una actividad determinada.
Planificación de:
la incorporación de productos
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los canales de distribución
las necesidades del equipo de vendedores
la distribución fÃ−sica
las actividades promocionales
control
los recursos y asignación financiera
Los objetivos de la empresa los podemos definir como los fines reconocibles predeterminados y proyectados
hacia los que se dirigen las actividades de la organización.
La fijación de un objetivo es el reconocimiento de una finalidad.
◊ Objetivos de ventas: alcanzar una cifra de facturación mensual o anual.
◊ Objetivos de márgenes: lograr un margen unitario por producto igual al tanto por
ciento determinado.
♦ Objetivos de participación en el mercado: llevar nuestros productos a conseguir un
determinado porcentaje de participación.
♦ Promoción de ventas: toda aquella tendente a incrementar la cifra de ventas de una
empresa. Pretende acercar el producto al cliente y elevar la demanda a corto plazo.
Este fin debe responder a los objetivos planificados que se pueden definir a los niveles de empresa, de
mercado y de distribución.
Los principales objetivos de la promoción a nivel de empresa son:
♦ Liquidar stocks
♦ Motivar al equipo de ventas
♦ Conseguir mayor liquidez a corto plazo
♦ Impulsar la cifra de ventas notablemente
Los principales objetivos de la promoción a nivel de mercado son:
♦ Diferenciarse de la competencia
♦ Dificultar la comparación de precios
♦ Introducir nuevos productos
♦ Incrementar el hábito de consumo
♦ Captar a los consumidores indecisos
Los principales objetivos de la promoción a nivel de ventas son:
♦ Liquidar productos perecederos o en época de declive
♦ Acelerar la rotación de stocks
♦ Mejorar la imagen frente a los distribuidores
♦ Extender la distribución
♦ Ganar presencia en el punto de venta
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♦ Liquidar stocks del distribuidor
♦ Motivar o involucrar directamente al consumidor
Existen varios tipos de promoción de ventas:
♦ Promoción dirigida al cliente final
♦ Promoción para la fuerza de ventas
♦ Promoción para el canal
♦ Promoción para el prescriptor
Ventas: su función primordial es la de obtener ganancias por los productos vendidos realizados por la
empresa.
Las funciones de este departamento son todas aquellas que afecten de una manera directa al vendedor:
• Reclutamiento de vendedores
• Selección
• Formación e información
• El manual de ventas
• Asignación de sectores y fijación de rutas
• Remuneración y estÃ−mulos
• Apoyo
• Control
♦ PolÃ−ticas de precios: todas las causas que alteran el mercado apartándolo de su modelo
ideal es lo que llamamos factores determinantes del precio.
♦ Factores intrÃ−nsecos al mercado: los factores que influyen desde el interior (naturaleza
del mercado, demanda, oferta, producto)
♦ Factores externos al mercado: son muy dispares e irregularmente influyentes y su elevado
número y diversas naturalezas son causa de la dificil medida de sus efectos en la
determinación del precio.
♦ Factores personales: podrÃ−an entrar dentro de este grupo la oferta y la demanda, que con
su forma de ser y con las influencias que a su vez reciben de las modas, contribuyen a la
formación de aquellos precios que una vez determinados decidirán sus ventas y sus
compras.
♦ PolÃ−ticas de impulsión (Publicidad) : la publicidad es un instrumento comercial de
primer orden y a veces imprescindible para el desarrollo de un producto.
La publicidad son todas aquellas acciones qyue pretenden informar o persuadir al consumidor, a través de
los medios de comunicación, de algo relativo a los productos comerciales que se anuncian.
Se puede utilizar para:
♦ Informar: publicidad informativa por la que se nos hace saber algo, como ofertas sobre el
precio de un producto, etc.
♦ Persuadir: conseguir el convencimiento para realizar una acción que al principio no era
deseable.
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♦ Productos y envasado: la polÃ−tica de productos es la polÃ−tica que tiene mayor
importancia en la estrategia de mercado de muchos bienes. Un producto no es todo aquello
que se vende, si no aquello que se desea comprar. El producto ideal es aquel que está en la
mente del consumidor, y atendiendo a esta idea es como debemos crear, modificar, fabricar,
presentar, distribuir y anunciar el producto.
El envase y el empaquetado debe diseñarse para que cumpla distintas funciones:
Protección: en cuaquiera de las fases del proceso distributivo, hasta la llegada al domicilio o almacén de
los consumidores o fabricantes, es decir, protegiendo el producto de daños, contaminación, evaporación,
alteraciones quÃ−micas, hurtos...
Facilidad
Reducción de gasto de transporte
Oportunidad de usos secundarios
Creación de una imagen favorable del producto
Establecer diferencias en el producto
Establecer la identidad de la empresa
Ventajas en su presentación en tienda
♦ Análisis de resultados. La ejecución de un buen plan comercial debe ir unida al análisis
de aspectos financieros como los costes fijos y variables de cada actividad, el control de los
flujos de caja, etc.
Estudios sobre pequeñas empresas manifiestan que los fallos de los aspectos económicos surgen por dos
motivos fundamentales: no medir correctamente los costes de cada una de las actividades y no controlar
correctamente los flujos de caja.
Los documentos financieros más importantes son el balance y la cuenta de resultados, y de ellos parte la
mayorÃ−a de los cálculos financieros. El beneficio se calcula restando a los ingresos por las ventas todos los
costes producidos para que los productos lleguen a manos del comprador. Esta información consta de tres
partes:
-Los ingresos obtenidos por las ventas.
-Los costes.
-El beneficio o margen que producen.
Cada producto o servicio tiene un precio de venta y un coste de producción. La diferencia entre ambos es el
margen de la empresa.
Costes son todos aquellos gastos necesarios para generar una oferta que esté a disposición del consumidor.
Costes variables son los vinculados directamente a la fabricación y venta del producto; gastos de mano de
obra, de materias primas, de energÃ−a, de mantenimiento de existencias, de comisiones por vendedores, de
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transporte, etc.
Costes fijos son todos aquellos que no varÃ−an cuando los volúmenes de producción o ventas varÃ−an,
permanecen constantes. (Alquileres de locales, sueldos de los directivos, parte fija de la remuneración de los
vendedores..)
El coste tiene un alto protagonismo en la determinación del precio ya que la mayorÃ−a de las empresas
definen sus precios en función de los costes de la siguiente forma:
♦ Añadiendo un porcentaje
♦ Determinando una cantidad de ingresos para cubrir los gastos generales y los beneficios
requeridos.
♦ Definiendo los precios de acuerdo con las posibilidades del mercado.
♦ Análisis de ratios: cuando una empresa comercializa gran número de productos sus costas
son muy variadas, atiende a numerosos clientes y tiene proveedores distintos, se rodea de una
enorme y confusa cantidad de cifras. Para ordenarlas y obtener de ellas una información
útil para la gestión existen varios instrumentos de análisis económico y financiero, los
más conocidos son los denominados ratios.
Un ratio relaciona dos magnitudes significativas de la gestión para explicar un factor diferente.
♦ Ratios operacionales: comparan distintas magnitudes de la cuenta de resultados y del
balance, como coste de unidades vendidas, beneficio neto, márgenes, activo, ventas netas...
Su objetivo es ayudar a la dirección a evaluar el nivel de desempeño de la empresa. Se
comparan los ratios del periodo con los de periodos anteriores o con el promedio del sector.
El ratio principal es el rendimiento del activo. Su finalidad es medir la eficacia del activo o
analizar hasta qué punto la actividad de la empresa es beneficiosa.
♦ Ratios de rotaciones: relativos al denominado ciclo de maduración.
Documentos utilizados
Albarán: documento acreditativo de las distintas entregas, donde se deja constancia de los bienes entregados
y de los servicios prestados, incluyendo el precio.
Factura: es un documento acreditativo de la venta de un producto a un comprador. Producto, información
del comprador, información de la empresa que vende el producto, precio del producto...
♦ Relaciones con proveedores y clientes.
La relación cliente-vendedor es una forma muy eficaz de gestionar la calidad del proveedor y suministrar al
cliente o usuario final la mejor calidad.
Los resultados esperados a través de estas relaciones son: una reducción del número de proveedores, una
mayor agilidad y flexibilidad en la gestión de compras y aprovisonamientos, y la participación en proyectos
de mejora conjuntos, lo que produce importantes ahorros de costes, mejoras de la calidad y acortamientos de
tiempos de ciclos.
♦ Procesos de gestión de recursos humanos y nóminas.
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Objetivos
♦ Dotar a la dirección de la empresa de información suficiente y especializada relacionada
con el Dpto. De Personal, para ayudar en la toma de decisiones.
♦ Facilitar una gestión ágil y comprensible de los procesos administrativos del Dpto. De
Personal.
♦ Potenciar el desarrollo del trabajo administrativo.
Fases del proceso
♦ Funcionalidades :
◊ Multiempresas, MultifactorÃ−as y Multiconvenios.
◊ 5 niveles en el código de estructura de la Empresa.
◊ Encriptamiento de los datos económicos.
♦ Control del periodo de vigencia de los datos. Definición de fórmulas, conceptos,
agrupaciones de conceptos, categorÃ−as y puestos de trabajo.
♦ Cálculos automáticos según las fórmulas definidas.
♦ Recibo de nóminas oficial o modelo abierto.
♦ Facilidad en el tratamiento de ILT continuado.
♦ Control de contingencias por fechas de vencimientos.
♦ Control de los préstamos a trabajadores. Anticipos mensuales fijos o variables.
Retroactividad. La firma de un nuevo convenio se produce avanzado el año, ello implica el abono e
imputación de los salarios con carácter retroactivo. Estos objetivos se obtienen con los procesos siguientes.
♦ Definición del nuevo convenio, asignando porcentajes a los conceptos y sus excepciones.
♦ Cálculo de la retroactividad.
♦ Emisión de recibos y resultados, pudiéndose obtener las diferencias mes a mes o
acumulables.
La gestión de recursos humanos da soporte a la Definición del Organigrama, Definición de puestos de
trabajo y funciones, asÃ− como Inventario del personal, Proceso de selección, Evaluación, Planes de
formación y de carrera, Diario de correspondencia e Históricos de evaluación.
Este proceso se integra enb la gestión de nóminas, complementando la información de costes,
antigüedades, etc.
Desde los procesos de selección a la ejecución de la liquidación por el desempleo, el Dpto de RRHH tiene
una de las áreas más importantes y de mayor exposición en la organización. Es una de las funciones
más crÃ−ticas de la empresa.
Necesidades del Dpto de RRHH que gestionan 3 áreas funcionales e integradas:
♦ Los procesos de Inventario, Selección, Promoción y asignación de personal.
♦ Los procesos de nóminas.
♦ Los procesos de control de presencia.
La gestión de nóminas satisface totalmente las necesidades de la empresa, al ser un sistema global y
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sólido, potente y flexible para poder mantener con rapidez y con autonomÃ−a los cambios de la legislación
que se producen con poco márgen de tiempo.
La gestión de control de presencia gestiona los procesos de control horario y Presencia de Personal
atendiendo calendarios personalizados.
El Dpto. De RRHH permite gestionar la información de empleados siguiendo un estricto control de
autorización basado en la definición del sistema de organización definido por Empresa, Centro de trabajo,
Centro de coste, CategorÃ−a laboral y Empleado.
Es imprescindible tener un entorno que permita tener la seguridad de que la calidad de los datos es la correcta
y donde el sistema realiza los chequeos necesarios para impedir inbtroducir información errónea,
manteniendo el flujo lógico de ejecución.
♦ Integración con el resto de módulos; primas, producción, control de presencia,
contabilidad general..
♦ Abierta; a través del sistema de formulación que permite adaptar cualquier cambio
legislativo o incidencia con total rapidez y de manera autónoma actuando sobre niveles
jerárquicos (Emporesa/Centro/Sección/CategorÃ−a/Empleado y periodos)
♦ Completa; resolviendo todas las necesidades legales y facilitando amplia información tanto a
niveles reales como en simulación muy apropiada para realizar presupuestos.
♦ Reprocesamiento; potenciando la posibilidad de reprocesar nóminas por diferencias, atrasos
o complementos (Atrasos de atrasos, etc.)
♦ Segura; permitiendo establecer criterios de cierre qu bloquean la información para impedir
actualizaciones erróneas en el mes o en el proceso, almacenando además los cambios que
se producen históricamente en los cálculos.
Componentes:
Contabilidad presupuestaria - TesorerÃ−a - Operaciones no presupuestarias - Terceros - Contabilidad general
- Gestión patrimonial - Gestión de expedientes - Contabilidad analÃ−tica - Control y ayuda a la decisión Recaudación - Gestión tributaria - Integración con RRHH
Módulos de gestión:
Inventario de RRHH - Estructura organizacional - Selección de personal - Valoración de puestos Administración de Sueldos y Salarios - Formación - Desarrollo de personal - Examinación psicotécnica
Módulos de operación:
Nómina universal - Control fiscal - Control de créditos - Control de vacaciones - Nómina interactiva Control de presencia - Presupuesto de personal
Documentos utilizados:
• Nóminas: módulo diseñado como un conjunto de reglas, fórmulas y cálculos y cuyo objetivo
son la obtención de:
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♦ Cálculos y confección de los recibos de nóminas, transferencias y cheques, etc.
♦ Boletines de cotización a la seguridad social (Tc2, TC1, Tc2/1...)
♦ Impresos para Hacienda (Modelos 190, 110, 11, Certificados de retenciones, etc)
♦ Informes y resúmenes de importes imputados a Centors de clostes por agrupaciones de
conceptos.
Los documentos comerciales son comprobantes de transacciones comerciales y/o financieras, emitidos por los
comerciantes o las empresas.
Utilidad; son una constancia de las operaciones realizadas y constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas.
Clasificación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la
empresa. EJ: facturas de compras, recibos de pagos...
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o
circular en la misma empresa; facturas de ventas, presupuestos, vales..
Están obligados a emitir documentos comerciales quienes comercializan cosas muebles, quienes
comercializan o prestan servicios, quienes se dedican a la localización de bienes.
Los documentos comerciales deben ser conservados por 10 años contados desde la fecha de emisión del
documento.
• Nota de compra: aka à rden de compra o nota de pedido, es el documento que el comprador
envÃ−a al vendedor especificando los bienes que desea comprar, su precio, las condiciones de pago y,
en algunos casos, la fecha y la forma de envÃ−o de la mercancÃ−a. Obliga al comprador a adquirir la
mercancÃ−a solamente cuando la recibe en las condiciones solicitadas. Por el contrario no obliga al
vendedor salvo que haya realizado una oferta, ya sea por medios gráficos, radiales.. y el comprador
le formula el pedido en las mismas condiciones de su oferta.
Se emite al menos por duplicado, y no genera ningún registro contable.
• Nota de venta: el documento por el cual el vendedor da respuesta al comprador luego de haber
recibido su orden de compra, o que confeccione el vendedor o su comercial cuando se pacta una
venta. Cuando el pedido se ha realizado de forma verbal o telefónicamente, la nota de venta permite
“cerrar el trato”. Además permite programar la producción y entrega de los productos.
Se emite también por duplicado y no genera registros contables.
• Remito: tiene dos objetivos diferentes:
◊ Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la
mercancÃ−a solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderÃ−as que
recibe con la posterior facturación.
◊ Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el
comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercaderÃ−a, que el
comprador la recibió conforme y, en base al remito, confeccionar la factura.
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Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las mercaderÃ−as. Se
extiende por lo general por duplicado, aunque prácticamente siempre se emite por triplicado para que al
transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de
contabilidad, dado que generalmente los remitos se envÃ−an sin valores.
• Factura: es el documento que el vendedor envÃ−a al comprador. Todas las facturas deben tener
determinado diseño y cumplir con los requisitos establecuidos por la AFIP. Es un documento
registrable cuyo tamaño mÃ−nimo debe ser de 15cm de ancho por 20cm de largo.
• Ticket: se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas
registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
• Recibo: quien recibe un pago, deja constancia de los valores o bienes recibidos y el concepto por el
cual los recibe extendiendo un recibo. Este documento tiene importancia legal; constituye una prueba
para quien hizo el pago, y contable; para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de
fondos y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado y se registra en los libros contables.
• Nota de débito: cuando el vendedor quiere poner en conocimiento del comprador que ha cargado
en su cuenta un importe determinado, emite una nota de débito. Las causas que generan su
emisión pueden ser: error en menos en la facturación, intereses, gastos por fletes, gastos bancarios,
etc.
La nota de débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador por lo que es un documento
registrable.
• Nota de crédito: es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo
en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinadol por algunos de los
siguientes motivos: error en más en la facturación, otorgamiento de bonificaciones o descuentos,
devolución de mercanÃ−as.
Siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor por lo que es un documento
registrable.
• Resumen de cuenta: es usual repetir a fin de mes a los clientes uyn resumen de su cuenta con la
finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge
de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
♦ Relaciones con organismos públicos
◊ Negociación con empresas de trabajo temporal para la determinación del precio
por trabajador.
◊ Negociación de convenio colectivo. Representantes sindicales de la empresa.
◊ Formación del equipo de RRHH e implantación del programa de elaboración de
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nóminas, liquidaciones, SS, IRPF, etc. conectado con los organismos de la
Admnistración vÃ−a internet.
◊ Seguimiento de la aplicaciones de los aspectos relativos a la ley de prevención de
Riesgos laborales, colaborando con las empresas y técnicos que desarrollan su
aplicación.
Seguridad social, Hacienda, Organismos autónomos administrativos, Ministerio de Ciencia, TecnologÃ−a e
Industria, sus delegaciones provinciales.
♦ Procesos de gestión financiera
Para tomar decisiones acertadas de inversión-financiaciónm núcleo fundamental de la financiación de la
empresa, se requiere no sólo de de una comprensión de los principios económicos básicos, si no
también de un buen conocimiento de los medios financieros disponibles y de los mercados en que se
negocia.
Parte de los recursos pueden ser generados por la propia empresa a través del proceso de autofinanciación,
pero normalmente estos no son suficientes para cubrir sus necesidades de inversión, por lo que tienen que
buscar financiación en fuentes externas.
Por ello se necesita una planificación financiera. Para esto se utilizan diversos instrumentos, entre los que
destaca los presupuestos, estableciéndose unos sistemas de control de resultados a través de las
desviaciones. Además hay que optimizar los fondos, efectuando una programación de los movimientos
financieros y regulando el ciclo “compra-producción-venta”, armonizando en lo posible la regularidad de
pagos con la de cobros, o los programas de producción con las campañas de compra y venta.
Para esto es fundamental la elaboración de un análisis económico-financiero y el conocimiento de los
diversos modélos estáticos o dinámicos existentes.
Las funciones que, de forma directa o indirecta, afectan al objetivo de rentabilidad de la empresa son:
planificar, organizar, dirigir, controlar el sistema establecido.
La constitución de una empresa supone una cifra mÃ−nima de capital, que puede deberse a una exigencia
legal o tan solo a afrontar un ritmo de actividad mÃ−nima e imprescindible. Cuando los fondos son aportados
por los socios la financiación es propia, cuando provienen de fuentes exteriores es financiación externa
(créditos, letras, pagarés, acciones u obligaciones).
El departamento financiero se ocupa de estudiar las fuentes de financiación más adecuadas y encontrarlas y
ponerlas a disposición de la empresa. Además colocará los excedentes de recursos en los mercados
financieros a través de la denominada gestión de tesorerÃ−a.
Sus funciones primordiales son:
♦ Captar los fondos externos que menor coste supongan.
♦ Determinar la estructura financiera.
♦ Concretar la polÃ−tica de dividendos y la de autofinanciación.
♦ Gestionar la liquidez.
♦ Proporcionar información sobre la posible evolución de la dimensión de la empresa y
sobre la estructura económica.
♦ Distribuir los fondos totales de que dispone la empresa entre los distintos departamentos.
♦ Investigar cada una de las alternativas posibles de inversión.
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♦ Jerarquizar las inversiones por orden de preferencia para la empresa.
♦ Analizar las decisiones de inversión secuenciales.
♦ Asignar un presupuesto escaso entre las distintas alternativa de inversión rentables.
La gestión financiera moderna supone un rotundo cambio cualitativo en el tratamiento de los problemas
financieros, basado en la incorporación de modelos analÃ−ticos para la adopción de decisiones, las cuales
exigen la cuantificación de todo tipo de variables, asÃ− como la fijación de una función objetivo. La
moderna administración financiera acepta, con carácter genérico, el de maximizar el valor de mercado de
la empresa desde el punto de vista de los propietarios; toda decisión que contribuya a tal maximización
será considerada adecuada desde la perspectiva financiera contemporánea.
Un concepto muy utilizado en la práctica es el denominado periodo medio o de maduración de empresa
(PMM). Consiste en la cuantificación del tiempo que media entre el momento en que la empresa inviverte
una unidad económica en su actividad, hasta el momento en que recupera dicha unidad por el proceso de
cobro a clientes.
Documentos utilizados
Los presupuestos son los instrumentos fundamentales del proceso financiero.
Un presupuesto es la cuantificación monetaria de las magnitudes que componen los programas establecidos
para la consecución de objetivos fijados en el proceso de planificación.
La contabilidad tiene como función satisfacer unos objetivos o necesidades de información. Para poder
cumplir esta función de manera correcta la teorÃ−a contable se basa en el uso de unos principios operativos
que se han ido configurando a través de la práctica cotidiana.
La actividad presupuestaria comprende tres etapas:
• Elaboración y aprobación del presupuesto.
• Realización del presupuesto.
• Control y auditorÃ−a del presupuesto.
Tipos de presupuesto
Presupuesto operativo o de explotación:
• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de producción
• Presupuesto de compras
• Presupuesto de mano de obra
• Presupuesto de gastos de fabricación
• Presupuesto de existencias
Presupuesto financiero:
• Presupuesto financiero
• Presupuesto de inversiones
• Presupuesto de tesorerÃ−a
Presupuesto por programas o discrecional:
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• Presupuesto de investigación y desarrollo
• Presupuesto de publicidad y propaganda
• Presupuesto de Relaciones Públicas
SÃ−ntesis presupuestaria
♦ Balance provisional
♦ Cuenta de resultados provisionales
Todos los presupuestos operativos y financieros se encuentran integrados en la sÃ−ntesis presupuestaria, al
tiempo de estar interrelacionados entre sÃ−, pero de forma muy elástica, a fin de que los desfases que se
produzcan entre uno y otro permitan controlar la realización del presupuesto.
Primero se eleabora el presupuesto de ventas, en base a un pronóstico y previsión de las ventas. A
continuación, y en función de las existencias en inventario y de la polÃ−tica de gestión de stocks, se
determinan las necesidades reales de cada uno de los productos comerciales, lo que supone el programa de
producción de los productos finales. Aplicado sobre dicho programa previo de producción y descendiendo
a todos los componentes dentro de la estructura de los productos, y teniendo en cuenta la duración, el tiempo
operario y tiempo máquina de los procesos de fabricación se elabora:
♦ El presupuesto de producción para cada una de las secciones.
♦ El presupuesto de mano de obra, compras y gastos de fabricación.
En conclusión, la actividad presupuestaria permite fácilmente la medición efectiva del grado de
cumplimiento de las responsabilidades delegadas, atribuidas a cada responsable y establecer un sistema de
control a través de la fijación de normas que son utilizadas posteriormente por la contabilidad analÃ−tica
o de costes, en su función de establecer los costes efectivos y las desviaciones habidas respecto a lo previsto.
♦ Procesos de gestión contable
Un sistema de gestión contable por actividades simple y eficaz utiliza los siguientes enfoques:
• Establece las actividades de la empresa
• Establece el coste y rendimiento de la actividad. El rendimiento se mide en función del coste por salida, el
tiempo de ejecución de la actividad y la calidad de la salida.
• Establece la salida de la actividad. La medida de actividad (salida) es el factor por el cual el coste de un
proceso varÃ−a más directamente.
• Imputa el coste de la actividad a los objetivos de costes tales como productos, procesos y órdenes
basándose en el uso de la actividad.
• Establece los objetivos corporativos a corto y largo plazo (factores clave de éxito) Esto requiere el
conocimiento y la comprensión de la estructura de coste existencial, la cual indica el grado de eficacia de
las actividades operativas para suministrar valor al cliente.
• Evalúa la eficacia y la eficiencia de la actividad. Todo lo que una empresa hace - o no hace - es medido en
función de los objetivos a corto y largo plazo. Esto supone una fórmula útil sobre la cual basar la
decisión de continuar realizando una actividad, se localizan las actividades despilfarradoras y se determina
la causa del coste.
♦ Ciclos de la contabilidad de costos y registros
Una unidad de costos se refiere a las unidades de producción o venta expresadas como medida acorde a las
caracterÃ−sticas de los procesos fabriles y de comercialización. Es una base de medición que identifica
cantidades en términos fÃ−sicos.
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Para su determinación se confecciona un estado de costos de fabricación, que resume los consumos de los
materiales, mano de obra y costos indirectos, y determina:
♦ Costos de periodo
♦ Costos de los productos terminados
♦ Costos de los productos vendidos
En los estados de costos se utiliza la fórmula:
Costo de ventas = existencia inicial + compras - existencia final
El flujo de costos de producción sigue el movimiento fÃ−sico de las materias primas a medida que se
reciben, almacenan, gastan y se convierten en artÃ−culos terminados.
El ciclo de producción se puede dividir en tres fases principales.
• Almacenamiento de materias primas.
• Proceso de fabricación de las materias primas.
• Almacenamiento de artÃ−culos terminados (en muchas empresas el control de los artÃ−culos terminados
está bajo la jurisdicción del Dpto de Ventas, por lo que técnicamente no se debe considerar parte del
ciclo de producción)
En la contabilidad de costos se emplean 3 tipos de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en proceso
y artÃ−culos terminados.
Libros de registro
♦ Libro diario: el libro de contabilidad en el que se anotan los hechos contables por riguroso
orden cronológico. Tradicionalmente se presenta mediante el modelo americano:
Asiento, fecha, cuenta,
explicación
Debe
Referencia
Haber
♦ Libro mayor: en él se debe reflejar la información anotada en el de Diario.
Fecha
Explicación
Referencia
Debe
Haber
Saldo
La contabilidad tiene su relación más directa con la venta y compra de los artÃ−culos que estemos
comercializando.
Instalación, implantación y mantenimiento de aplicaciones.
Instalación de una aplicación.
Fases:
• Fase de análisis.
- Planificación del tiempo de proyecto.
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- Estudio de los requerimientos del software en concreto.
- Estudio de los objetivos del proyecto.
- Estudio de las diversas herramientas o dispositivos para implementar la aplicación.
- Análisis de la aplicación como software final desde el punto de vista del cliente.
Todo el proceso se documenta a medida que se van encontrando posibles soluciones.
• Fase de especificación:
- Instalación del hardware y software de las dos máquinas (ordenador y servidor)
- Configuración del software para ambos dispositivos.
- Implementación de la aplicación cliente-servidor.
- Pruebas y libración del software.
Todas estas fases requerirán de una documentación interna para la empresa, dicha documentación
servirá tanto para trabajadores no iniciados como para nuevos integrantes.
♦ Entorno operativo donde se va a realizar la instalación.
- Monousuario: son aquellos Sistemas Operativos que soportan a un usuario, sin importar el número de
procesadores que tenga la computadora o el número de procesos o tareas que el usuario pueda ejecutar en un
mismo instante.
- En red: los Sistemas Operativos en red son aquellos que tienen la capacidad de interactuar con Sistemas
Operativos en otras computadoras por medio de un medio de transmisión con el objeto de intercambiar
información, transferir archivos, ejecutar comandos remotos y un sinfÃ−n de otras actividades.
Novell Netware, Personal Netware, LAN Manager, Windows NT server, UNIX, LANtastic.
Son aquellos sistemas que mantienen a dos o más computadoras unidas a través de algún medio de
comunicación (fÃ−sico o no) con el objetivo primordial de poder compartir los diferentes recursos y la
información del sistema.
◊ Multiusuario: son capaces de dar servicio a más de un usuario, ya sea por medio de
varias terminales conectadas a la computadora o por medio de sesiones remotas en
una red de comunicaciones. No importa ni el numero de procesadores en la
máquina, ni el número de procesos que cada usuario puede ejecutar
simultáneamente.
A medida que se van desarrollando los sistemas operativos, van adquiriendo nuevos conceptos.
• Interoperabilidad : la habilidad del sistema de facilitar intercambio de información entre los
componentes heterogéneos del sistema.
• Transparencia : concepto muy parecido al de máquina virtual en los Sistemas Operativos tradicionales,
la transparencia en los sistemas operativos distribuidos, ya que esta es la propiedad que permite a los
usuarios ver el conjunto de máquinas en las que está trabajando como una sola máquina.
•
27
• AutonomÃ−a : la independencia de los sistemas operativos respecto al hardware, lo que permite que el
sistema trabaje con unidades autónomas.
Requerimientos de instalación
Son tanto los requisitos mÃ−nimos software como hardware que una aplicación informática necesita para
funcionar en un PC de manera fiable y eficaz.
El software que se utilice debe ser el que dicte el hardware que se utilizará.
Para determinar el software, lo primordial es determinar el objetivo principal de la computadora.
Recursos a utilizar
Son todos aquellos aspectos tanto software como hardware que una implantación informática va a usar de
nuestra máquina durante el desarrollo de la misma, por lo que hay que tener en cuenta diversas cuestiones
triviales como:
CPU: interesa una CPU de latas prestaciones y que sea capaz de desarrollar un gran flujo de entrada / salida.
Memoria: si se van a exigir altas prestaciones interesan configuraciones de muchos Mbytes de memoria.
BUS: la velocidad debe ser elevada. También debe ser elevada la velocidad del bus de comunicaciones
entre la CPU y el controlador de disco.
Adaptador de red: dependerá del modelo de red elegida, lo que dependerá de otros factores; estructura
fÃ−sica del edificio, prestaciones a conseguir...
Software añadido sobre el sistema: hay que hacer un análisis de compatibilidad entre todas las piezas
software.
Aplicaciones de usuario: hay que comprobar que las aplicaciones que habitualmente utilizaba el usuario
siguen funcionando sin problema, o bien serán actualizadas.
El espacio de almacenamiento de la máquina es limitado y compartido por todos los programas, no se puede
utilizar más espacio de disco o memoria del que se dispone. Un programa puede utilizar todo el espacio
disponible, pero cualquier otro programa que necesite más espacio fallará.
Procedimientos de instalación: introducción, requisitos del sistema, instalación.
Implantación de una aplicación
Un programa es un conjunto de procesos encadenados para conseguir un objetivo.
Programas y procedimientos son las dos herramientas de gestión más importantes del Sistema de Calidad.
Ambas son secuencias de tareas agrupadas en procesos cuyas diferencias son:
• Un programa tiene un tiempo de vida muy concreto, hasta que se consigue el objetivo.
• Un procedimiento se repite cÃ−clicamente y seguirá vigente hasta que alguien decida lo contrario.
Fases
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Procedimientos para gestionar los programas.
Un programa también es un documento del Sistema de calidad y como tal debe ser gestionado.
Procedimiento general para la documentación adaptado a los programas
• Buscar: se busca un programa cuando se trata de conseguir un objetivo complejo para algo conocido. Al
elegirlo debe estar establecido claramente el objetivo y sus requerimientos.
• Diseñar: el responsable de la tarea de diseño deberá identificar las tareas necesarias, documentarlas y
conjuntamente con el responsable de cada tarea, establecer las fechas en que deberÃ−an realizarse.
• Poner a prueba: el responsable del programa deberá ponerlo a prueba, usando a la vez el programa y el
procedimiento rudimentario.
• Aprobar: el responsable del programa y los responsables de las distintas tareas deberÃ−an aprobar o
modificar el diseño.
Una vez el documento haya sido aprobado deberÃ−a hacerse llegar a las personas que necesita.
Registro de programas
Generalmente coexistirán distintos programas, algunos de ellos de larga duración, otros mucho más cortos
y especÃ−ficos. Será necesario disponer de un registro que nos permita conocer los programas en curso y
nos permita saber y acceder a sus detalles.
Procedimientos de prueba de la aplicación
• Herramientas de integración y prueba
◊ Adquisición de datos: herramientas que adquieren datos para ser utilizados durante
la prueba.
◊ Medida estática: herramientas que analizan el código fuente sin ejecución de
casos de prueba.
◊ Medida dinámica: herramientas que analizan el código fuente durante la
ejecución.
◊ Simulación: herramientas que simulan la función del hardware o de otros
elementos externos.
◊ Gestión de pruebas: herramientas que ayudan a la planificación, el desarrollo y el
control de las pruebas.
◊ Herramientas de funcionalidad cruzada: herramientas que realizan varias de las
funciones anteriores.
♦ Herramientas de análisis estático: este tipo de herramientas ayudan a generar casos de
prueba:
Herramientas de prueba basadas en casos: aceptan el código fuente de entrada y realizan varios análisis
generando un conjunto de casos de prueba.
Lenguajes de prueba especializados (ATLAS) ayudan a especificar casos de prueba detallados y la
logÃ−stica para su ejecución.
Herramientas de prueba basadas en requisitos: éstas recogen requisitos impuestos por el usuario y
sugieren casos de prueba para la comprobación de si satisfacen o no dichos requisitos.
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⋅ Documentan y organizan las pruebas.
⋅ Realizan comparaciones sobre las salidas de las pruebas y almacenan los
resultados obtenidos y los esperados.
♦ Herramientas de análisis dinámico
Estas herramientas interaccionan con un programa en ejecución comprobando bifurcaciones, anotando
variables del proceso, y en general, monotorizando la ejecución del flujo de datos.
Herramientas intrusivas: modifican el software que se está probando insertando instrucciones adicionales
(trazas)
Herramientas no instrusivas: utilizan un procesador hardware a parte que se ejecuta en paralelo con el
procesador que contiene el programa que está siendo verificado.
Las herramientas dinámicas crean informes que indican el número de veces que se ha ejecutado un bloque
de instrucciones (análisis de ramificación) y su tiempo de ejecución (análisis de prestaciones).
Existen otra clase de herramientas de captura/repetición. En el modo captura almacena el flujo de datos en
un determinado punto de ejecución del programa, en el modo repetición el programa puede ejecutarse
desde el punto de captura como si de los datos originales se tratara.
Las herramientas estáticas pueden utilizarse con una de prueba dinámica, las estáticas crean casos de
prueba y las dinámicas las monitorizan.
♦ Herramientas de gestión de pruebas
Se utilizan para controlar y coordinar las pruebas de software, pruebas de regresión, realizan comparaciones
entre la salida esperada y la real y realizan pruebas con interfaces hombre/máquina. Estas herramientas
pueden ser modificadas por el usuario para satisfacer sus necesidades.
♦ Elaboración de datos de prueba
La documentación de la ejecución de las pruebas es fundamental para la eficacia en la detección y
corrección de defectos, asÃ− como para dejar constancia de los resultados.
a) Documentación de entrada constituida por las especificaciones de los casos de prueba que se van a usar y
de los procedimientos de prueba.
b) Documentación de salida o informes sobre la ejecución, cada ejecución de pruebas generará dos tipos
de documentanción:
◊ Histórico de pruebas o registro cronológico de la ejecución que documenta todos
los hechos relevantes ocurridos durante la ejecución de las pruebas.
◊ Informes de los incidentes ocurridos durante la ejecución: documenta cada incidente
ocurrido en la prueba y requiere posterior investigación.
◊ Informe resumen de las palabras: que resume los resultados de las actividades de
prueba y aporta una evaluación del software basándose en esos resultados.
Mantenimiento y explotación de una aplicación.
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Las aplicaciones son el flujo vital de las empresas y soportan todos los aspectos de la planificación y
ejecución de las actividades empresariales. Cuando las empresas tienen la necesidad de responder
rápidamente a las exigencias de los clientes, las aplicaciones tienen más requerimientos por parte de los
usuarios.
Una vez que el software está instalado y en funcionamiento, puede surgir cambios y modificaciones debidas
a errores en la programación, a la adaptación del sistema o de la misma aplicación, a nuevas circustancias
y a las mejoras que se deseen introducir para obtener utilidades no especificadas o deseadas en un primer
momento en su desarrollo.
También pueden surgir problemas como inestabilidad en la aplicación, borrado accidental (o
intencionado) de archivos necesarios para el funcionamiento de la aplicación o corrupción y pérdida de
ficheros debidos a fallos fÃ−sicos o lógicos.
Una actividad de explotación es aquella que hace uso de una o varias aplicaciones. Por tanto, hay que
consiederar cómo está implementada la aplicación, si es monopuesto, cliente/servidor o multiusuario.
La concurrencia de usuarios presupone la administración de los mismos (altas, bajas, permisos de escritura y
acceso...) La existencia de red interna conlleva la administración de la misma y de sus recursos, asÃ− como
la implantación de polÃ−ticas de seguridad. Cuando la aplicación utiliza una base de datos se deben
establecer normas y procedimientos para mantener el control de la seguridad y la integridad de los datos de
manera eficiente.
Un mantenimiento integral de una aplicación comprende:
1 - Procedimientos de mantenimiento de aplicaciones.
◊ Mantenimiento de código. Arreglo de errores.
◊ Instalación de parches y/o actualizaciones.
◊ Copias de seguridad.
◊ Limpieza de archivos temporales.
2 - Procedimientos de revisión.
◊ Comprobación de la integridad de la aplicación.
◊ Comprobación del funcionamiento de los subprogramas o aplicaciones anexas.
3 - Procedimientos de control de calidad.
◊ Control de estabilidad, incluyendo rapidez de carga, inicio y terminación correctos
de la aplicación.
◊ Control de la información generada.
Desde un punto de vista estético se pueden considerar cuatro tipos de mantenimiento.
1 - Mantenimiento correctivo. Aislamiento y resolución de problemas. Involucra las modificaciónes
encaminadas a corregir el funcionamiento incorrecto de las aplicaciones sin alterar sus especificaciones
funcionales.
2 - Mantenimiento preventivo. Evitación de problemas recurrentes. Realización de modificaciones
encaminadas a minimizar los problemas que se pueden presentar a corto plazo, sin alterar las especificaciones
funcionales de la aplicación. Estas modificaciones han de tender a disminuir el numero de errores y el
31
esfuerzo de resolución de los mismos, hacer las aplicaciones más fáciles de mantener, disminuyendo el
tiempo y costos de los cambios y mejoras de rendimiento.
3 - Mantenimiento perfectivo o evolutivo. Mejoras funcionales mediante cambios en el diseño o las
polÃ−ticas de la empresa o grupo. Las aplicaciones deben responder a estos cambios sin necesidad de recurrir
a la instalación de aplicaciones nuevas.
4 - Mantenimiento adaptivo o por cambios de legislación. Mejorar las aplicaciones para adaptarse a las
nuevas necesidades de negocio. El servicio comprende adaptaciones a las funcionalidades de los sistemas en
explotación, además de la adecuación de los módulos antes cambios legales o regulatorios.
♦ Documentación de la aplicación.
• Documentación técnica
La documentación técnica se ofrece para proporcionar la documentación necesaria acerca de la
aplicación y cada una de de sus categorÃ−as.
◊ Visión general de la aplicación. Una aplicación se define como cada uno de los
programas que, una vez ejecutados, permiten trabajar con el ordenador.
◊ GuÃ−as para construir e instalar. En ella se explica detalladamente cuáles son los
pasos a seguir para “entrar” en la aplicación, prepararla para su instalación y
seguidamente proceder a instalarla, haciéndole saber cuáles son las opciones a
elegir.
◊ Hojas de especificaciones. En ellas se dan las explicaciones y detalles de las
caracterÃ−sticas o cualidades de la aplicación.
◊ GuÃ−as de diseño. Esta guÃ−a va encaminada a explicar los objetos útiles y
estéticos que se han producido para el diseño de la aplicación, los pasos que se
han seguido y la forma de cada uno de ellos.
◊ GuÃ−as de revisión. En esta guÃ−a se hace un examen cuidadoso de la aplicación
incluyendo también una opción en la que se puede someter un objeto a un nuevo
examen para corregirlo, repararlo o comprobar su funcionamiento y validez.
◊ Notas de aplicación. Son apuntes de la aplicación en sÃ−, por ejemplo,
explicando los detalles de cada uno de los programas y sus utilidades.
◊ Boletines tecnológicos. Publicaciones periódicas sobre el conjunto de los
conocimientos, instrumentos y métodos técnicos empleados en la aplicación y
el campo a la que pertenece.
◊ Documentos estratégicos. Documento en el cual se explican las técnicas y el
conjunto de actividades destinadas a conseguir el máximo rendimiento de la
aplicación.
◊ Manual de usuario. Navegador que permite a los usuarios familiarizarse con la
estructura visual de la aplicación, los principales objetos necesarios para su
definición y las propiedades de cada uno de estos objetos.
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Elaboración de documentación
GuÃ−as de usuario y de explotación: documento en el cual se explica todo lo relacionado con una
aplicación que va a ser instalada.
♦ Seguridad e integridad de la información.
Cuidando tres puntos esenciales se puede hablar de tener el 95% sobre los cuidados de la información. El 5%
restante depende del factor humano.
♦ Respaldos de información efectivos y periódicos.
Entendiendo por efectivos, el que tenemos la seguridad de que los respaldos que estamos haciendo se pueden
utilizar en el momento que se requieran, y estos funcionarán, y por periódicos, donde se tiene una
disciplina para realizar estos respaldos de manera diaria semanal y mensual, sin excepción alguna.
♦ Mantener la información libre de virus.
Significa cero virus, tanto de la información existente como de la información nueva que se recibe y
genera.
♦ Privilegios de acceso a la información sólo a quienes deben tenerlo y de la forma que
deben tener.
Es tener perfectamente definido por sistema quiénes pueden tener acceso a qué información y con
qué privilegios.
Usuario individual o Micro Empresa.
No acostumbra a realizar respaldos de información efectivos, algunos no saben qué son.
No consideran que en su equipo pueda suceder algún tipo de contratiempo que les haga perder su
información.
En el mejor de los casos cuentan con un antivirus, pero no suele estar actualizado y no suele detectar los
nuevos virus.
Dejando de un lado su desconocimiento en el manejo del ordenador, realmente no se preocupan por los
privilegios de acceso a la información porque ésta está contenida en un solo equipo y tienen acceso a
éste sólo gente de confianza.
Pequeña y mediana empresa (PYME)
Al comenzar a generar información importante se comienzan a concienciar de la necesidad de contar con un
respaldo de la misma, pero la manera de hacerlo es bastante rústica y no se aplica como una disciplina de
respaldo diariamente.
En cuanto a mantener la información libre de virus, en el mejor de los casos cuentan con un antivirus, pero
dificilmente se encuentra actualizado.
Si cuentan con una pequeña red, frecuentemente no tiene bien asignados los permisos correspondientes; por
tanto todos los usuarios pueden entrar a todo, imprimir en todas partes y manejar la información como ellos
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saben hacerlo.
Mediana empresa en expansión y corporativa.
En comparación con los otros tipos de empresa, sÃ− realizan los respalds de información efectivos, pero al
precio de desvelarse cada vez que los tiene que hacer de manera correcta, lo que no asegura que esto se pueda
volver una disciplina inquebrantable.
La mayorÃ−a de equipos con los que cuentan tienen instalados un antivirus, y probablemente algunos equipos
tengan instaladas las últimas vacunas. Es tanta la carga de trabajo, que para actualizar esta vacuna a todos los
equipos, pocas veces se realiza de manera oportuna.
Al contrario que los otros tipos de empresa, ésta tiene privilegios de acceso a cierta información sólo a
quienes deben tenerlo y de la forma que deben tener.
♦ Procedimientos del sistema.
Un sistema informático usa varios métodos para intentar proteger la información contra accesos no
deseados.
Validación. Este sistema se basa en el alta de un usuario, la identificación de éste y los atributos que
tenga frente al sistema. Para ello se tienen en cuenta elementos como claves que se utilizan para identificar a
cada usuario frente al sistema, lo cual no es muy eficaz ya que se acaba descubriendo o cayendo en desuso.
Muchos Sistemas operativos cifran estas claves mediante una clave matemática.
Las claves de un solo uso son contraseñas usadas para solucionar los problemas que surgÃ−an con las
contraseñas normales. Al iniciar sesión, el sistema presenta parte de una contraseña y el usuario tiene que
introducir el resto.
El acceso se niega o permite dependiendo de varios factores, uno de los cuales es el tipo de acceso solicitado.
Se pueden controlar varios tipos de operaciones; leer, escribir, ejecutar, anexar, eliminar, listar, cambio de
nombre, copiar o editar el archivo.
Listas y grupos de acceso. Una lista de acceso es una lista que especÃ−fica el nombre de usuario y los tipos
de accesos a los archivos de cada usuario. Cuando un usuario solicita acceso a un archivo dado el Sistema
operativo examina la lkista de acceso asociada a ese archivo.
Estas tecnicas tienen dos consecuencias:
♦ La constitución de semejante lista podrÃ−a ser inúti si no se conoce anticipadamente la
lista de usuarios del sistema.
♦ La entrada de directorio que antes tenÃ−a un tamaño fijo ahora necesita ser de tamaño
variable, lo que complica la administración de espacio.
Estos problemas pueden resolverse empleando una versión condensada de la lista de acceso. Para ello,
muchos Sistemas Operativos reconocen 3 categorÃ−as de usuarios en relación a cada archivo.
♦ Propietario. El usuario que creó el archivo.
♦ Grupo. Se trata del grupo de usuarios que comparten un archivo y tienen el mismo acceso a
dicho archivo.
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♦ Universo. Todos los demás usuarios del sistema constituyen el universo.
Otra manera de proteger la información es asignar una clave a cada usuario, si se conoce la clave podemos
leer o acceder al dato, si se desconoce el archivo no muestra la información. Para que esta técnica fuera
eficaz serÃ−a ideal que las claves se eligieran al azar y se cambiaran a menudo.
♦ Procedimientos de la aplicación.
Los procedimientos que utilizan las aplicaciones para proteger la información de un sistema dependen del
tipo de aplicación que utilicemos.
Utilizando programas como Microssoft Office, Star Office, Open Office... la manera en que estas aplicaciones
protegen la información abarca diferentes campos.
• Pérdida de datos.
Durante la fase de desarrollo de las aplicaciones, los modos de fallo más comunes que se refieren a
documentos perdidos o dañados, son identificados y arreglados. Este tipo de aplicaciones cuentan con
herramientas que permiten centralizar los informes y análisis de fallos, identificando exactamente dónde
ocurren los errores pudiendo trabajar de forma preactiva en lugar de recuperar la perdida de datos.
Datos confidenciales expuestos. Los usuarios de la aplicación tienen material sensible en sus ordenadores
que requiere ser protegido. Este tipo de aplicaciones resuelven este problema:
♦ Permitiendo el uso de un cifrado para cifrar el contenido del documento, de modo que sea
ilegible para las personas no autorizadas.
♦ Los documentos pueden ser protegidos con una contraseña de modo que no pueden ser
abiertos o modificados sin la contraseña correcta.
♦ Permiten retirar metadatos sensibles cuando se guarda el archivo.
♦ Permiten el uso de las extensiones de seguridad S/MIME estándares en internet. S/MIME
permite firmar digitalmente y cifrar los mensajes y documentos adjuntos del correo
electrónico para protegerlos contra a ataques o espionaje.
♦ Ataques por código malicioso: virus.
Otro tipo de aplicaciones que se pueden usar para proteger la información contenida en un ordenador, es
mediante programas que restrinjan el acceso al ordenador desde internet o una red de area local (firewall)
Estos programas preguntan a usuario qué programas quiere que tengan acceso a internet o a la red y
preguntan al usuario a qué peticiones quiere dar acceso a la máquina. Bloquea todos aquellos puestos de
comunicación que no son utilizados por los programas para impedir que puedan entrar en el ordenador
hackers que puedan ver o modificar la información en éste contenida.
Otras aplicaciones son los antivirus que tienen la opción de protección permanente para que no se pueden
introducir en la máquina virus procedentes de internet.
Procesadores y editores de texto
Editores de texto: programas sencillos que pueden crear o editar textos sin formato. Su principal objetivo es
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poder crear o editar textos sencillos, útiles para crear código fuente, crear o editar archivos de proceso por
lotes, y en general, para los archivos de configuración del sistema que no necesitan ningún tipo de atributo
de texto.
Los editores de texto no necesitan ningún tipo de instalación particular, y se suelen instalar conjuntamente
cuando se instala el sistema operativo.
CaracterÃ−sticas: tienen un área de trabajo, una lÃ−nea de órdenes y en algunos casos una lÃ−nea extra
para informar de distintos sucesos.
Los textos de los editores consisten en ristras de caracteres y códigos de control. Son caracteres ASCII, que
no cuentan con ningún atributo. También existe un estandar llamado ANSY que consiste en definir un
formato algo más sofisticado, los caracteres puedes tener distintos colores, mostrarse en modo inverso, en
resaltado, y otro tipo de atributos.
Teclas de función: los editores no tienen menús, funcionan por comandos.
Edit, incluÃ−do en las últimas versiones de MS-DOS, es uno de los editores más sofisticados, pues usa
menús y soporta ratón. En UNIX está vi y Linux tiene su réplica vim.
Procesadores de texto: son programas más complejos que disponen de una estructura de directorios en la
que se distribuyen los distintos recursos de la aplicación.
Su objetivo principal es la edición de textos sofisticados. También están preparados para incluir
gráficos, y los más modernos, para leer archivos HTML.
Admiten formatos de tabla procedentes de bases de datos, archivos de hoja de cálculo u otros análogos que
sean posibles y necesarios imprimir.
CaracterÃ−sticas:
Entorno operativo
• Comunes a otras aplicaciones
- El sistema operativo para el que ha sido desarrollada la hoja (entorno de texto/gráfico)
◊ El tipo de archivos que genera y edita (formatos concretos).
◊ Los recursos necesarios para instalar y ejecutar la aplicación.
◊ El tipo de interfaz que usa.
◊ Posibilidad de trabajar en varios archivos a la vez y de intercambiar información
entre estos archivos y otros de otras aplicaciones.
◊ Concretas
◊ Uso de la tecnologÃ−a WYSIWYG (entorno más real, más gráfico)
◊ Los formatos de archivo que puede procesar (de otros procesadores, otras versiones,
otro tipo...)
◊ Que disponga de revisor ortográfico y gramatical (suelen incluir también un
diccionario)
◊ Posibilidad de impresión, tanto de números gráficos y datos.
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◊ Tratamiento de tablas. Creación de tablas y recuperación de tablas de otros
formatos.
◊ Incorporación de gráficos.
◊ Seguridad de la información: contraseñas para lectura, modificación o
impresión.
• Instalación
Para su instalación hay que tener en cuenta los recursos fÃ−sicos, configurar el sistema operativo, y proceder
a la instalación a través de la cual os guiará el programa de instalación. Este mismo programa será el
que utilicemos para actualizar, reparar o eliminar componentes.
Para una óptima instalación es recomendable configurar los parámetros del procesador.
Evalucación de los distintos parámetros de calidad.
• Interfaz de uso.
• Recursos necesarios.
• Soporte técnico y garantÃ−a.
• Ayudas.
• Otros aspectos.
Hojas de cálculo
El principal objetivo de una hoja de cálculo es la facilidad y la velocidad para hacer operaciones
matemáticas, asÃ− como la actualización constante de las mismas, que pueden incluir operaciones
básicas como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones... asÃ− como otras operaciones sofisticadas con
funciones complejas de cálculo. También deben estar preparadas para incluir gráficos estadÃ−sticos que
representan los números que contienen.
Otro objetivo es poder utilizarlas para el tratamiento y manipulación de datos, como pequeñas bases de
datos.
• CaracterÃ−sticas
Entorno operativo
◊ Comunes a otras aplicaciones
- El sistema operativo para el que ha sido desarrollada la hoja (entorno de texto/gráfico)
• El tipo de archivos que genera y edita (formatos concretos).
• Los recursos necesarios para instalar y ejecutar la aplicación.
• El tipo de interfaz que usa.
◊ Posibilidad de trabajar en varios archivos a la vez y de intercambiar información
entre estos archivos y otros de otras aplicaciones.
◊ Concretas
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◊ Uso de la tecnologÃ−a WYSIWYG (entorno más real, más gráfico)
◊ Los formatos de archivo que es capaz de calcular (de otras hojas, otras versiones, otro
tipo...)
◊ Que disponga de una amplia gama de funciones matemáticas para poder hacer los
cálculos.
◊ Posibilidad de impresión, tanto de números gráficos y datos.
◊ Tratamiento de base de datos, creación de la base y recuperación de los datos de
otras.
◊ Incorporación y exportación de gráficos.
◊ Seguridad de la información: contraseñas para lectura, modificación o
impresión.
• Instalación
Para su instalación hay que tener en cuenta los recursos fÃ−sicos, configurar el sistema operativo, y proceder
a la instalación a través de la cual os guiará el programa de instalación. Este mismo programa será el
que utilicemos para actualizar, reparar o eliminar componentes.
• Estructura
La estructura de las hojas de cálculo se divide en libros de trabajo, equivalentes a ficheros de hoja de
cálculo, los cuales se dividen en hojas de cálculo. Dichas hojas se dividen en filas y columnas,
denominando celda a la intersección de una fila con una columna.
♦ Funciones
◊ Introducción fácil de datos, números, textos, fechas, etc..
◊ Inserción de fórmulas, funciones y macros para facilitar los cálculos.
◊ Constante actualización de los mismos.
◊ Inserción de gráficos estadÃ−sticos a partir de los datos de las distintas hojas del
libro.
◊ Uso como pequeña base de datos, para añadir, modificar o dar de baja.
♦ Capacidad
La capacidad de cada fichero de hoja de cálculo o libro suele ser de unas 16 hojas. Dichas hojas se pueden
mover, copiar, pegar, renombrar, borrar, etc. para poder adaptarlas a las necesidades de trabajo.
Filas: son las distintas lÃ−neas horizontales que integran cada hoja de cálculo. Las hojas de cálculo más
comunes tienen 16384 filas, aunque el número puede variar. Para hacer referencia a una fila, basta con
indicar su numero.
Columnas: son las distintas lÃ−neas verticales que integran cada hoja de cálculo. Las hojas de cálculo
más comunes tienen 256 columnas, identificadas por 1 ó 2 letras de la A a la Z.
Para hacer referencia a una columna, simplemente hay que indicar la letra o letras que hacen referencia a la
misma.
♦ Celdas, contenidos.
◊ Constantes: es un dato que se introduce directamente en una celda.
◊ Números: caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, signos especiales, + - ( ) / % E e . Pts
38
Un numero entre paréntesis se interpreta como negativo (también con el signo - delante) y los signos + se
ignoran delante de los números.
El carácter E o e es interpretado como notación cientÃ−fica.
Si un número no cabe en su celda, se pasará automáticamente a notación cientÃ−fica.
En las fracciones se debe escribir primero un 0 para que no se confundan con números de fecha.
◊ Fecha u hora: para introducir una fecha u hora, basta introducirla en la forma que se
desea que aparezca. Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años
1929 y 2029, basta con introducir los dos últimos dÃ−gitos del año, si no se
encuentra e ese rango, es necesario introducir el número completo.
◊ Texto: para introducir texto como una constante, se selecciona la celda y se escribe el
texto. El texto puede contener letras, dÃ−gitos y otros caracteres especiales. Una
celda puede contener hasta 16000 caracteres de texto.
◊ Variables: son las partes de una expresión matemática que pueden cambiar su
valor. En la práctica equivalen a cualquier elemento que se desee medir o contar. En
las hojas de cálculo son cada uno de los valores de una celda que pueden variar su
valor. (C4, B3)
◊ Fórmulas: es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones u operadores. Una fórmula es una técnica básica
para el análisis de datos. En ella se pueden mezclar constantes, nombres, referencias
a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
♦ Operadores
◊ Aritméticos: producir resultados numéricos - + * / % ^
◊ Texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto +
◊ Relacionales: para comparar valores y proporcionar un valor lógico como resultado
< > =< => <>
◊ Referencia: indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado
en la fórmula:
⋅ Operador de rango: se emplea para indicar un rango de celdas A1:G5
⋅ Operador de unión: une los valores de dos o más celdas A1,G5
♦ Funciones: una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un
valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen
que seguir una sintaxis, si la función va al comienzo de la fórmula debe empezar con el
signo =. Los valores de entrada o argumentos van siempre entre paréntesis y no se dejan
espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores
constantes, fórmulas o funciones. Los argumentos deben ir separados por “;”
Sistemas Gestores de bases de datos
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Objetivos:
El principal objetivo de una base de datos es almacenar información. La información ha de ser recuperable
y estar correctamente estructurada para una fácil recuperación. La información ha de estar disponible en
cualquier momento pudiéndose hacer consultas sencillas y complejas. Dichas consultas podrán
visualizarse por pantalla ser impresas. La información ha de ser modificable y tendrá que estar al dÃ−a
debiendo de ser ésta real, ha de estar sin repeticiones y sin redundancia y ha de ser coherente. Todos los
usuarios de la base de datos pueden acceder a la vez a la misma información y contará con un sistema de
seguridad para proteger los datos que no se desean ver por algunos usuarios.
• CaracterÃ−sticas
Entorno operativo
◊ Comunes a otras aplicaciones
- El sistema operativo para el que ha sido desarrollada la base de datos(entorno de texto/gráfico)
◊ El tipo de archivos que genera y edita (formatos concretos).
◊ Los recursos necesarios para instalar y ejecutar la aplicación.
◊ El tipo de interfaz que usa.
◊ Posibilidad de trabajar en varios archivos a la vez y de intercambiar información
entre estos archivos y otros de otras aplicaciones.
◊ Concretas
• Uso de la tecnologÃ−a WYSIWYG (entorno más real, más gráfico)
• Los formatos de archivo que es capaz de almacenar (de otras bases, otras versiones, otro tipo...)
• Tratamiento de base de datos: creación de la base, recuperación de los datos.
• Que disponga de una amplia gama de formularios para poder diseñar las pantallas fácilmente..
• Posibilidad de impresión, tanto de números gráficos y datos.
• Incorporación y exportación de datos: distintos tipos de datos procedentes de bases externas.
• Seguridad de la información: contraseñas para lectura, modificación o impresión.
• Instalación
Para su instalación hay que tener en cuenta los recursos fÃ−sicos, configurar el sistema operativo, y proceder
a la instalación a través de la cual os guiará el programa de instalación. Este mismo programa será el
que utilicemos para actualizar, reparar o eliminar componentes.
• Tipos de datos:
◊ Texto: carácter o dÃ−gitos. La longitud por defecto son 50 caracteres y la máxima
255.
◊ Memo: textos extensos como comentarios o explicaciones. Longitud fija de 65535.
◊ Numérico: datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
◊ Fecha/hora: introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
◊ Moneda: valores de moneda y datos numéricos que contengan entre 1 y 4
decimales.
◊ Autonumérico: numero secuencial incrementado de uno en uno.
◊ SÃ− / No: SÃ−/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.
◊ Objeto OLE: hoja de cálculo, documento Word, gráficos, sonidos u otros datos
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binarios.
◊ HipervÃ−nculo: texto o combinación de texto y números almacenado como texto y
utilizada como dirección.
♦ Interoperabilidad con otras aplicaciones:
Los entornos gráficos nos permiten el uso de varias aplicaciones concurrentemente, se puede trabajar con
más numero de datos en la base de datos, y en gráfico en otra aplicación, y luego mediante el uso de una
memoria intermedia copiar el gráfico a esa memoria o insertarlo en nuestra BDD.
♦ Seguridad de los datos
Las BBDD incorporan formas de protección de los documentos habilitando el uso de contraseñas para leer,
modificar, imprimir o cambiar atributos del documento. Dependiendo de la BDD que se use, habrá más o
menos medidas de seguridad en los datos par permitir o no hacer algunas acciones.
♦ Copias de seguridad (no viene en el libro)
ORACLE gran potencia y gran seguridad establecida en los datos
SQL SERVER Windows - muy potente y seguro
DB2 Universal Database 1er gestor de BBDD relacionales multimedia programado para internet.
MySQL Servidores de internet PHP. VELOCIDAD.
PostgreSQL mayor nivel que MySQL.
INFORMIX
Aplicaciones de propósito general y especÃ−fico.
Aplicaciones de propósito general.
• Procesadores y editores de texto.
Programas con capacidad para la creación de documentos incorporando texto con multitud de tipos y
tamaños, gráficos, efectos artÃ−sticos y prácticamente todo lo que se hacÃ−a con los programas de
imprenta tradicionales. Se pueden generar diferentes documentos de texto como cartas, informes, o libros.
Tipos y caracterÃ−sticas:
♦ Microsoft Word: parte del paquete Office, se ha convertido en poco menos que un estandar de
referencia casi obligada dada suy gran utilización por millones de usuarios.
♦ Lotus Word Pro: una de las alternativas más populares al Word, incluÃ−do en el paquete de
software de escritorio de Lotus.
♦ Word Perfect: llegó a ser el más popular de su género entre los usuarios hasta mediados
de los 90. Es el procesador de texos de la suite de Corel.
♦ Word Pad: instalado por defecto en todas las versiones de los SS.OO de Windows, se le puede
considerar el “hermano pequeño” de Word, ideal para la necesidad de forma esporádica de
41
un procesador con el que dar cierto estilo estético a los escritos.
♦ Bloc de notas: por defecto en todas las instalaciones de Windows, es una gran opción para
usuarios austeros.
◊ Hojas de cálculo.
Aplicaciones que permiten realizar cálculos complejos con muchos datos, y sobre todo, pueden actualizar
automáticamente los resultados cuando se cambian los datos de partida. Herramientas que permiten tratar
números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Las bases de datos son mucho más completas, más sencillas y con muchas más prestaciones, además de
permitir que su información sea entendida por otros programas.
Todas estas herramientas son parte de un entorno, componentes de un todo, sin embargo, también es
fundamental una serie de elementos que ayuden a proteger la información.
◊ Gestores de ficheros de bases de datos.
Objetivos principales:
◊ Independencia lógica y fÃ−sica de los datos; la capacidad de modificar una
definición de esquema en un nivel de la arquitectura sin que esta modificación
afecte al nivel inmediatamente superior. Para ello un registro externo en un esquema
externo no tiene por qué ser igual a su registro correspondiente en el esquema
conceptual.
◊ Redundancia mÃ−nima: se trata de usar la base de datos como depósito común
de datos para distintas aplicaciones.
◊ Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios: control de concurrencia
mediante técnicas de bloqueo o cerrado de datos accedidos.
• Distribución espacial de los datos: la independencia lógica y fÃ−sica facilita la posibilidad de sistemas
de bases de datos distribuÃ−das. El usuario no tiene que preocuparse de la localización espacial de los
datos a los que accede, que pueden estar en otra habitación, otro edificio o incluso otro paÃ−s.
• Integridad de los datos: las medidas de seguridad que impiden que se introduzcan datos erróneos, que
puede pasar tanto por motivos fÃ−sicos como de operación.
• Consultas complejas optimizadas: la optimización de consultas permite la rápida ejecución de las
mismas.
• Seguridad de acceso y auditorÃ−a: derecho de acceso a los datos contenidos en la base de datos por parte
de personas y organmismos. El sistema de auditorÃ−a mantiene el control de acceso a la base de datos, con
el objetivo de saber qué o quién realizó una determinada modificación y en qué momento.
• Respaldo y recuperación: se refiere a la capacidad de un sistema de base de datos de recuperar su estado
en un momento previo a la pérdida de datos.
• Acceso a través de lenguajes de programación estandar: la posibilidad de acceder a los datos de una
base de datos mediante lenguajes de programación ajenos al sistema de bases de datos propiamente dicho.
Usuarios de una base de datos.
• El administrador de la base de datos: diseña y mantiene la base de datos.
• El desarrollador de aplicaciones: implementa las transacciones e interfaces.
• Los usuarios finales: consultan y editan los datos mediante un lenguaje de consulta.
El propósito de una base de datos es doble:
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a) Responder a consultas sobre los datos que contiene, y
b) ejecutar transacciones.
Una consulta (query) se expresa como una expresión lógica sobre los objetos y relaciones definidas en el
esquema conceptual; el resultado es la identificación de un subconjunto lógico de la base de datos.
Una transacción consiste en un número de consultas y operaciones de modificación o actualización
sobre un subesquema. Las transacciones son atómicas por definición; todos sus pasos han de ser
debidamente ejecutados y confirmados como requisito previo para que la transacción pueda ser llevada a
cabo en su conjunto.
Un sistema gestor de bases de datos integra los siguientes componentes:
• Un lenguaje de definición de datos: DDL.
• Un lenguaje de manipulación de datos: DML.
• Un lenguaje de consulta: QL.
• Interfaz de usuario gráfico: GUI.
• Consultas mediante ejemplo (posiblemente gráficas) (G)QBE.
♦ Aplicaciones gráficas (aplicaciones destinadas al tratamiento de las imágenes)
◊ Visualizadores gráficos: programas sencillos destinados exclusivamente a la
exposición de la imagen en pantalla independientemente del tipo o formato gráfico
que sea.
Irfam view, A square image, FMEdit 98, Ulead Photo Viewer, Smart View.
♦ Retoque de imágenes: aplicaciones destinadas a la confección y manipulación de
imágenes y gráficos. En esta categorÃ−a se incluyen tanto las aplicaciones de retoque
fotográfico como las de gráficos vectoriales.
Adobe Photoshop, Corel Photo Saint, Paint Show Pro.
◊ Presentaciones: programas destinados a la elaboración de exposiciones gráficas en
las cuales se pueden usar todo tipo de gráficos elaborados como texto, todo tipo de
efectos y objetos multimedia.
Microsoft PowerPoint, Presentación Corel, Lotus freelance graphics.
◊ Otras aplicaciones de propósito general.
Mapata GIS
The Informant 2001
Visual Horreo
EnerSave
Módulo de comunicaciones GSM
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◊ Aplicaciones de propósito especÃ−fico.
Son aquellas destinadas a resolver una determinada tarea en el mundo de la gestión
♦ Gestión de almacén.
Aplicaciones destinadas al control de almacén en los negocios, controlando las entradas y salidas, stock
mÃ−nimo, stock máximo, etc. que hay en el almacén.
♦ Gestión de facturación y gestión comercial.
Aplicaciones destinadas a la emisión de facturas en los negocios que deben ir unidas a módulos de
contabilidad y clientes.
♦ Gestión de nóminas y gestión de personal.
Aplicaciones destinadas a la gestión de haberes a los trabajadores, asÃ− como a la elaboración de los
distintos modelos de impresión oficiales para la administración.
♦ Gestión de contabilidad.
Aplicaciones destinadas a llevar todo el proceso contable de una empresa, tanto el libro de diario como el
mayor, hacer balances, traspaso de cuentas, etc.
Además de estos grupos de aplicaciones de gestión existen otros más especÃ−ficos como Gestión
médica, Gestión de minas, Gestión nuclear.
♦ Interoperabilidad entre aplicaciones.
La interoperabilidad de los sistemas para proveer servicios, para aceptar servicios de otros sistemas, y para
usar los servicios asÃ− intercambiados para operar efectivamente juntos.
Comienza con los protocolos de redes y las medidas de seguridad y se extiende hasta las redes, las
aplicaciones hetereogéneas distribuÃ−das y la administración de los sistemas.
La interoperabilidad entre aplicaciones es la posibilidad que tienen programas diferentes de compartir datos y
procesos.
♦ CaracterÃ−sticas técnicas de las aplicaciones.
• Formatos de los datos.
Los datos de las distintas aplicaciones, sean éstas del tipo y la finalidad que sean, tienen que guardar la
información para posteriormente se tratada y visualizar los resultados.
♦ Ficheros: donde se encuentra la información dividida en registros, los cuales a su vez se
dividen en campos, constituyendo cada uno de ellos un dato. Sobre dichos ficheros actuan
los distintos programas para hacer operaciones de lectura, escritura y modificación.
♦ Tablas: la información está alojada en celdas, constituyendo cada una de ellas un dato. A
su vez, una lÃ−nea de celdas horizontales es una fila o tupla, que equivale a un registro en
un fichero.
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Un conjunto de filas forman una tabla, y un conjunto de tablas forman una base de datos.
♦ Bases de datos: es donde se encuentra la información dividida en tablas, las cuales están
divididas en filas y columnas formando celdas y constitutyendo cada una de ellas un dato.
Dichas tablas están relacionadas entre sÃ−, mediante un campo clave. Todo el conjunto de
tablas forman un fichero.
♦ Funciones de las aplicaciones.
♦ Software de sistemas: conjunto de programas creado como herramienta para otros programas
(SSOO, Compiladores, CASE, Editores...) Se caracteriza por existir una fuerte interacción
con el hardware del ordenador.
♦ Software de tiempo real: conjunto de programas que mide , analoiza y controla sucesos del
mundo real a medida que ocurren. SE caracterizan por los siguientes componentes:
◊ Adquisición de datos: recoge y formatea los datos que le entren.
◊ Análisis: transforma la información dependiendo de la aplicación.
◊ Control / Salida: responde a la entrada (entorno externo)
◊ Monitorización: coordina el resto de los componentes de forma que puede
mantenerse la respuesta en tiempo real (entre 1 msg y 1 sg)
♦ Software de gestión: realiza tareas de procesamiento de datos y operaciones de cálculo
interactivo (aplicaciones de gestión de empresa)
♦ Software de IngenierÃ−a y CientÃ−fico: utiliza algoritmos de manejo de números
(AstronomÃ−a, Cálculo, BiologÃ−a molecular, Fabricació automática...)
♦ Software empotrado: reside en memorias ROM y se utiliza para controlar productos y
sistemas de los mercados industriales y de consumo (lavadoras, microondas...)
♦ Software de PC: procesadores de textos, hojas de cálculo, gestores de bases de datos,
juegos, aplicaciones financieras...
♦ Software de inteligencia artificial: es aquel que hace uso de algoritmos no numéricos para
resolver problemas complejos para los que no son adecuados el cálculo o el análisis directo
(aplicaciones de sistemas expertos, reconocimiento de patrones (OCR), redes neuronales
artificiales, prueba de teoremas, juegos...)
♦ Ficheros que utiliza
.mdb : archivos de bases de datos
.adp : proyectos de Microsoft Access, un tipo de archivo de Access que proporciona un acceso eficaz en
modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server mediante la arquitectura de componentes OLE DB.
.mdw : archivos de grupo de trabajo (Un grupo de trabajo de Microsoft Access es un grupo de usuarios en un
entorno multiusuario que comparten datos)
.mda complementos : procedimiento de Visual Basic y los objetos que abra este procedimiento. Los
complementos se pueden crear o adquirir de terceros.
.mde
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.xls : archivo de hoja de cálculo de Microsoft Excell.
.ade
.htm : para publicar la base de datos en la página web.
♦ Tablas que utiliza:
Las tablas están formadas por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede
insertar texto números o gráficos.
Permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre las filas y las columnas.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en las casillas.
♦ Compatibilidad con otras aplicaciones (Microsoft Access)
◊ Se puede publicar la base de datos de Microsoft Access en internet.
◊ Enviar el registro actual en un formulario a un documento de Microsoft Word para
Windows.
◊ Conseguir un driver ODBC para adjuntar sus tablas ORACLE.
◊ Optimizar el rendimiento al utilizar fuentes de datos con ODBC co Microsoft Access.
♦ Criterios técnicos de elección de una aplicación
Las principales caracterÃ−sticas generales a tener en cuenta a la hora de adquirir cualquier tipo de software
son:
• Fiabilidad
• Mantenimiento
• Eficiencia
• Se ajusta a las necesidades.
♦ Calidad de las aplicaciones.
♦ Documentación técnica.
Es una completa explicación de cómo las caracterÃ−sticas trabajan e interactuan, la sección de detalles
técnicos presenta información acerca de la arquitectura, especificaciones técnicas para el producto, y
datos en la compatibilidad de software y hardware.
• Manuales de usuario
• Libros técnicos, de enseñanza de un lenguaje.
• Una sección de preguntas frecuentes (FAQ).
• Una sección de preguntas sobre memoria (cómo liberar espacio en el disco duro, cómo aignar
una prioridad a un usuario, cómo saber la fecha del último salvado/restaurado.
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• Una sección de pregungtas sobre seguridad (cómo imprimir los atributos de seguridad del sistema,
imprimir un informe detallado de los perfiles de usuario de nuestro sistema, cómo planificar la
eliminación o inhabilitación de perfiles de usuario automáticamente, cambiar la contraseña del
usuario desde nuestras aplicaciones...)
♦ ErgonomÃ−a
Accesibilidad a las aplicaciones.
Requisitos generales: diseños ergonómicos, configuraciones personalizables y multiplicidad de canales.
Mensajes: una interfaz debe ser concisa, coherente y consistente si se quiere reducir el esfuerzo que el usuario
necesitará para trabajar con el ordenador.
También resulta conveniente que los mensajes de aviso siempre tengan el mismo texto, que salga en la
misma zona de la pantalla y con los mismos elementos compositivos.
El tiempo de reacción es muy variable, por ello resulta contraproducente poner mensajes en pantalla que
desaparecen automáticamente transcurrido un tiempo. En la norma se exige una espera hasta que el usuario
acepte el mensaje. Este requisito se hace especialmente necesario en mensajes crÃ−ticos del sistema
operativo.
La rápidez con que se genera el mensaje es también muy importante y afecta especialmente a los
mensajes de voz, ya que debe existir una coherencia temporal entre lo que se está escuchando y lo que
realmente está sucediendo.
Redundancia de canal: las caracterÃ−sticas estéticas de la interfaz sólo deben servir para acompañar o
realzar enviando la información por múltiples canales.
Se deben utilizar los mecanismos de coordinación proporcionados por el sistema operativo, evitando que las
aplicaciones se bloqueen unas a otras.
Si la aplicación utiliza ventanas, su gestión deberá dejarse al entorno operativo. Cuando se usen varias
ventanas, se deberá permitir el cambio de una a otra y se deberá seguir siempre la misma secuencia de
cambio.
Se debe prestar especial atención a que todoas las funciones ofrecidas por la aplicación sean accesibles por
teclado, requisito especialmente descuidado en programas de dibujo, juegos, aplicaciones musicales... A la
hora de acceder con el teclado a los menús, se deben respetar las combinaciones habituales del entorno
operativo.
Ayudas al usuario: Cada aplicación deberá tener un servicio de ayuda propio entre los diversos servicios
que presente, ya sea intrÃ−nsecamente, mediante ayuda online proporcionada por el fabricante, o bien
mediante manuales escritos que acompañan al producto.
Formatos de entrada y salida: A la hora de determinar la calidad de una aplicación será necesario tener
en cuenta los dispositivos de entrada y salida que nos permiten trabajar y utilizar tales aplicaciones, asÃ−
como los siguientes aspectos:
• Botones y reguladores ergonómicos: especialmente importante que los botones de encendido y
apagado estén situados en la parte frontal de todos los dispositivos, y deben tener realimentación
táctil, siendo recomendable que también incluyan sonora. No deben ser pequeños o estar
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demasiado juntos y se exige que sean cóncavos y no demasiado deslizantes.
• Periféricos: deben ser independientes de la unidad central, de manera que resulten fácilmente
intercambiables. Deben tener una base de asentamiento estable y antideslizante.
• Pantalla: las tareas de gestión de la ventana (refrescar, mover, cambiar de tamaño...) se realizan
habitualmente por medio del ratón, pero la norma exige que se puedan realizar también por
teclado.
♦ Seguridad de los datos.
♦ Seguridad fÃ−sica: para considerarla se pueden implementar diversos mecanismos tales
como:
A nivel preventivo:
◊ Uso del equipo por personal autorizado (regla)
◊ Sólo podrá tener acceso al equipo aquel personal que cuente con conocimientos
mÃ−nimos sobre computación (polÃ−tica)
◊ .Introducción de una clave personal del usuario.
◊ Respaldo continuo de la información al poder contar con más de un servidor de
base de datos, lo que asegura la integridad total de la inforación.
◊ Control de alarma, la cual notifique en todo momento sobre la integridad fÃ−sica del
sistema.
A nivel correctivo:
♦ El aseguramiento del equipo en alguna agencia de seguros para que en caso de posible
siniestro no exista una pérdida total por parte de los elementos fÃ−sicos que controlan y
dan soporte al sistema.
♦ Seguridad lógica: se implementa mediante la construcción de contraseñas en distintos
niveles del sistema, donde permita sólo el acceso en base a niveles de seguridad de usuarios
con permiso, en base al sistema operativo que use como plataforma el sistema a implantarse.
♦ Cumplimiento de los requerimientos establecidos. Antes de empezar a trabajar con una
aplicación debemos evaluar todos los requisitos anteriormente descritos. Una vez evaluados
y medidos debemos compararlos para verificar si coinciden con los mÃ−nimos establecidos,
por lo que se pasa el análisis de la calidad.
♦ Análisis de la calidad
Evaluación de los distintos parámetros:
♦ Corrección. El grado en que una aplicación satisface sus especificaciones y consigue los
objetivos encomendados por el cliente.
♦ Fiabilidad. El grado que se puede esperar de una aplicación para llevar a cabo las
operaciones especificadas y con la precisión requerida.
♦ Eficiencia. La cantidad de recursos hardware y software que necesita una aplicación para
realizar las operaciones con los tiempos de respuesta adecuados.
♦ Integridad. El grado con que se puede controlar el acceso al software o a los datos a personal
no autorizado.
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♦ Facilidad de uso. El esfuerzo requerido para aprender el manejo de una aplicación, trabajar
con ella, introducir datos y conseguir resultados.
♦ Facilidad de mantenimiento. El esfuerzo requerido para localizar y reparar errores.
♦ Flexibilidad. El esfuerzo requerido para modificar una aplicación en funcionamiento.
♦ Facilidad de prueba. El esfuerzo requerido para probar una aplicación de forma que
cumpla con lo especificado en los requisitos.
♦ Portabilidad. El esfuerzo requerido para transferir una aplicación a otro hardware o sistema
operativo.
♦ Reusabilidad. Grado en que partes de una aplicación pueden utilizarse en optras
aplicaciones.
♦ Interoperabilidad. El esfuerzo necesario para comunicar la aplicación con otras
aplicaciones o sistemas informáticos.
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