Subsistema de Pagos

Subsistema de Pagos
Subsistema de Pagos
Se encarga de cancelar obligaciones, originadas por compras a proveedores (de bienes o
servicios), por sueldos y jornales, impuestos, etc.
Alcance
Comprende desde el momento en que se controla la obligación pendiente de cancelación
hasta que se hace el pago y se contabiliza.
Cuentas a pagar, reúne documentación de compras, la controla y conforma para su
pago en término.
Tesorería, custodia y maneja los recursos financieros, confecciona instrumento de pago
y efectúa la cancelación.
Modalidades
1) Pago en sede del acreedor
Se paga en el domicilio y se obtiene el recibo en el momento.
2) Pago a un cobrador
Cuando está el cheque disponible en tesorería, el acreedor cobra en el domicilio del
deudor y extiende un recibo.
3) Pago a repartidores
Cuando se reciben los productos, el repartidor cobra y hace el recibo.
4) Pago por correspondencia
Deudor envía cheque y a la vuelta de correo, recibe el recibo.
5) Pago a través de un banco
El deudor deposita en la cuenta del acreedor y se queda con una copia de la boleta
de depósito como constancia.
6) Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica.
7) Pago de sueldos y jornales
Se puede realizar mediante cheques, mediante depósitos en un banco, y
complementarse con la entrega de tickets.
Normas de control interno
1) Separación de funciones
Manejo de fondos lo hace persona distinta a la que registra.
En caso de Pagos, la liquidación y autorización se debe realizar por persona
responsable ajena a Tesorería.
2) Concentración de la responsabilidad
Sólo el tesorero custodia y maneja los fondos.
3) Separación total de los fondos
Separar fondos de cobranzas de los destinados a pagos para un mejor control.
4) Rotación del personal (que maneja los fondos)
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5) Contabilización de las operaciones
Registrar contablemente operaciones de movimientos de fondos, respaldada por
documentación correspondiente.
6) Arqueos sorpresivos
7) Conciliación bancaria
Normas de control interno específicas del subsistema de pagos
 Uso del cheque
Todo pago debe hacerse emitiendo cheque (salvo gastos menores).
Eso disminuye riesgo de tener efectivo en la empresa y permite mejor control
mediante la conciliación bancaria.
Los cheques se deben firmar por al menos dos responsables (control entre firmantes,
se evita que una sola persona use los fondos indiscriminadamente)
Cheques anulados, deben quedar en la libreta de cheques o romper la parte de la
firma o su número.
 Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos
Al hacer el cheque, se controla con documentación, se coloca sello de “Pagado” y el
número de cheque usado para el pago.
 Existencia de fondo fijo o caja chica.
 Pagos de sueldos y jornales
Separar quien liquida haberes de quien controla asistencia y quien efectúa el pago.
Descripción del subsistema
Módulos del
sistema
1) Recepción de
Factura de
Proveedor
2) Liquidación de
pago
3) Emisión Cheque
Entradas
Archivos
Procesos
Salidas
 Factura
 Cuentas a pagar.
 Control FC, Rto, IR, OC.
 Registración definitiva
 FC y Legajo.
 NC o ND.
 Emisión OP.
 Calculo Retenciones.
 Autorización Pago
 Orden de Pago
 Documentación
 Control documentación
 Emisión y firma de cheque
 Anulación con sello ‘pagado’
 Cheque firmado
 Comprobantes
OC. Rto. IR.
 FC y Legajo
 Resoluciones DGI
controlados
 Orden de Pago
 Documentación
 Saldos cuentas
bancarias
respaldo
 Comprobantes
Retenciones
4) Pago
5) Registración
respaldo
 Comprobantes
Retenciones
de documentación
retenciones
 OP y documentación
respaldo
 OP, Cheque,
 Entrega Cheque
 OP, Cheque,
Comprobantes
retenciones
Recepción de Recibo
Comprobantes
Retenciones
 Actualización Cta Cte
 Actualización Cta Banc
 Subdiario
 Recibos, OP
 Ctas Ctes
Proveedores
 Cuentas bancarias
Proveedores y Bancos
Asiento retenciones
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Descripción del subsistema
1) Recepción de la factura del proveedor
Cuentas a pagar recibe factura y verifica comparando con Remito, Informe de
Recepción, Orden de Compra.
Controla que:
a. Lo facturado fue lo requerido
b. El Remito conformado por Recepción (cantidad) y Control de Calidad
Finalizado el control, se registra la factura.
2) Liquidación del pago
Cuentas a Pagar, al vencer factura del proveedor, emite Orden de Pago.
Orden de Pago(OP): documento que avisa a Tesorería que prepare el pago de las
facturas del proveedor.
Original: para Contaduría.
Duplicado: para Tesorería.
Triplicado: para Cuentas a Pagar.
3) Emisión del cheque.
Tesorería, con la Orden de Pago y documentación, emite el cheque.
Tesorería coloca la primer firma y entrega con toda la documentación al responsable
de controlar y firmar en segunda instancia. Una vez firmado, toda la documentación
vuelve a Tesorería.
4) Pago
Tesorería entrega o remite los valores al proveedor, quien emite y entrega el recibo.
Tesorería archiva OP Duplicado y OP Original + doc + Recibo a Contaduría.
5) Registración
Con la Orden de Pago, Contaduría debita el pago de la cuenta del proveedor y
acredita la cuenta de banco y retención si corresponde.
Nota sobre pago de sueldos y jornales:
Tareas previas a liquidación del pago.
 Control de asistencia
Personal lo hace. Recibe de cada sector información de ausencias, permisos, horas
extras. Debe haber medio de control para respaldar esta información.
 Liquidación de haberes
Finalizado el control, se envían las planillas a Liquidaciones, quien obtiene:
o Planilla de liquidaciones
o Recibos
o Sobres de haberes
o Libro sueldos y jornales
o Planilla de cargas sociales
o Estadísticas (ausentismo, horas extras, etc).
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Narrativo Pago Sueldos y Jornales
1) Cada sector remite en forma diaria el parte de novedades informando el
presentismo. Se envía el original a Personal y el sector archiva el duplicado.
2) El sector Personal a partir del parte de novedades, retira del archivo el legajo del
obrero y toma las fichas de asistencia y confecciona la planilla de horas
trabajadas en original y duplicado, enviando al sector Liquidaciones el original,
archivando el duplicado junto al parte de novedades, la ficha y el legajo.
3) En Liquidación de Sueldos y Jornales recibe el informe de horas trabajadas y
conjuntamente con la información que dispone referida a sueldo, asignaciones
familiares, descuentos, etc; confecciona la planilla de Liquidación en original y
duplicado, como así también el recibo de haberes en original y duplicado,
enviando estos a Tesorería y archivando el duplicado de la planilla de
liquidación. La planilla liquidación original va a contaduría.
4) En sector Contaduría se controla y se genera la Orden de Pago por triplicado
enviando original a Tesorería, duplicado junto a planilla de Liquidación van a
Gerencia Administrativa y Contaduría conserva el triplicado.
5) Tesorería que tenía en su poder los recibos de haberes al recibir la Orden de
Pago, genera y firma el cheque que en vía a la Gerencia.
6) La Gerencia controla el cheque recibido contra la Orden de Pago y la planilla de
Liquidación y si está todo correcto coloca la segunda firma al cheque y se lo
envía a Tesorería, devolviendo la Orden de Pago y la Planilla de Liquidación a
Contaduría.
7) El sector Contaduría efectúa el registro contable y archiva definitivamente
Orden de Pago y Planilla de Liquidación.
8) Sector Tesorería coloca el dinero en el sobre recibo y se lo envía al operario
9) El operario recibe el dinero y firma el duplicado del recibo conservando el
original
10) Tesorería con el recibo de haberes firmado hace minuta de caja. Archiva Orden
de Pago y Recibo de Haberes.
Narrativo Pago a Proveedores
1) Contaduría recibe Orden de compra duplicado e Informe de Recepción original
y Remito Original
2) Proveedor envía factura a Contaduría
3) Contaduría controla FC, Rto e IR originales y OC duplicado
4) Confecciona OP Triplicado, original y duplicado a Tesorería, archiva triplicado.
Envía a Gerencia Administrativa resto de documentación.
5) Tesorería prepara el cheque de pago al proveedor, colocándole la primera firma
y lo envía a Gcia admin. Junto a duplicado de OP.
6) Gcia admin. controla documentación con cheque y duplicado de OP.
7) Coloca segunda firma al cheque. Envía documentación a Contaduría.
8) Secretaría de Gerencia envía cheque a Proveedor
9) Proveedor emite Recibo Original a Contaduría.
10) Contaduría controla documentación con Recibo y archiva.
Registra contablemente el pago.
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