IDENTIFICACION Y VALOR DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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IDENTIFICACION Y VALOR DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Mgter. Norma Catalina Fenoglio
Desde la segunda mitad del siglo XX, como consecuencia de ese “conjunto de procesos
de homogeneización y, a la vez, de fraccionamiento articulado del mundo, que reordena
las diferencias y las desigualdades sin suprimirlas” (García Canclini, 1999: 48-49)
conocido como globalización, vemos que todo se discute y se debate. Este proceso fue
causado en cierta forma, por las nuevas tecnologías de la comunicación y la información e
influye en todas las áreas de la vida, tanto en la política como en la economía, en lo
técnico como en las ciencias sociales.
En lo que respecta a la archivística, algunos principios, algunos conceptos utilizados
durante años entraron en ese debate, comenzó a discutirse acerca de la identidad misma
del documento y sobre su naturaleza. Surgieron nuevos términos, comenzó a hablarse de
procesos y a detallarse actividades que antes simplemente se reducían al término
organización de un fondo documental, de un archivo.
Entre esos términos “nuevos”, podemos citar records management o gestión de
documentos, tratamiento archivístico e identificación.
Antonia Heredia Herrera considera que la GESTIÓN DE DOCUMENTOS o gestión
documental es el conjunto de funciones, actividades y procesos que en una organización
se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su
autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para su
mayor uso y mejor servicio.
Define el TRATAMIENTO ARCHIVISTICO como un macro proceso que incluye el
“conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso
documental de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los
documentos (identificación, valoración, descripción y difusión)” (Heredia Herrera, 2011:
182)
La IDENTIFICACIÓN, finalmente, se define como el proceso de análisis de las funciones y
actividades de una organización para reconocer y sistematizar los documentos en
estructuras lógicas que dan consistencia a la representatividad de un fondo.
En realidad, como dice Antonia Heredia Herrera (1999:19), la identificación al igual que la
valoración no son planteamientos nuevos de la teoría archivística, sino que ya existían,
aunque no tenían el grado de individualización, ni las perspectivas y objetivos que tienen
en la actualidad. Es decir, se han desagregado acciones, se han detallado operaciones
dentro del procedimiento archivístico, adjudicándoles propiedades específicas, pero no se
trata de una operación o acción nueva, que se incorpora.
En esta presentación nos vamos a referir a la Identificación, como primer eslabón del
tratamiento archivístico, y su relación con el valor de los documentos de archivo; valor
entendido como base del proceso de evaluación documental.
Identificar es, concretamente, reconocer al documento y sus agrupaciones, a partir de las
funciones. Es, por lo tanto, la primera de las tareas que se debe realizar y no es posible
clasificar, describir o evaluar documentos o series que no estén identificadas.
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La evaluación, por su parte, es la función archivística en la cual se determinan los valores
de los documentos y se define el plazo de conservación, de transferencia y de acceso de
cada serie. La primera etapa de este proceso, la VALORACIÓN, consiste en el estudio de
las series documentales, su origen, su valor administrativo, legal e histórico, de
información y de investigación, presente y futuro. (Fenoglio, 2013:66)
Es evidente, entonces, la relación entre estas dos actividades y la necesaria articulación
que debe existir entre ellas. En efecto, el conocimiento de cada serie se obtiene mediante
el rastreo de la vinculación de los documentos a su origen y del análisis de sus elementos
más representativos. Trataremos de profundizar algunos fundamentos, algunos
significados teóricos de cada uno de estos procesos y la forma de llevarlos a la práctica,
es decir, el CÓMO y el PORQUE, sobre la base de los estudios de algunos colegas y de
nuestra experiencia de varios años de investigación.
Desde lo teórico, Ana Celia Rodrígues (2012) dice que identificar significa determinar la
identidad del documento de archivo, de reconocer los elementos específicos y exclusivos
que le confieren identidad en el contexto de la acción que ha determinado su producción,
es decir, determinar los elementos que los individualizan y los distinguen. Es un proceso
intelectual, en el que se registran informaciones acerca del documento de archivo y su
órgano productor. Dentro de ese proceso, la etapa de tipificación (reconocimiento de la
tipología documental) busca en la diplomática contemporánea sus fundamentos teóricos y
metodológicos con lo que se comprueba que la diplomática confiere rigor a las tareas
archivísticas.
Recordemos que la diplomática estudia las estructuras externas –de forma- e internas –de
contenido- de los documentos producidos por entidades públicas y privadas en el
desempeño de sus funciones, a los fines de definir su autenticidad y su sistematización.
Tradicionalmente la diplomática se utiliza para analizar y determinar la autenticidad o
falsedad de los documentos antiguos por medio del estudio de sus caracteres, pero nada
impide que se recurra a ella para estudiar documentos actuales. Más aún, se vuelve
imprescindible cuando se trata de reconocer la autenticidad de los documentos digitales.
Es lo que Luciana Duranti (1995) denomina diplomática, en su perspectiva
contemporánea, y que define como el “estudio de las formas y procesos de formación de
los documentos de archivo”. Esta autora afirma que uno de los objetivos de la diplomática
es “el estudio de la relación entre la naturaleza de la acción que genera el documento y la
forma del documento”. En ese marco, la recopilación de información sobre el documento
en su contexto de producción y la descripción de los elementos que conforman su
identidad revelan su verdadera naturaleza, determinan su identidad y definen su relación
con el organismo que lo produjo. El aporte fundamental de Luciana Duranti en este
sentido fue ampliar el alcance de la diplomática, interesándose más en la procedencia
administrativa que en la forma documental (Rodrígues, 2012).
En cuanto al procedimiento de identificación, se lleva a cabo sobre la base de un conjunto
de actividades integradas, que van de mayor a menor: en primer lugar se identifica el
órgano productor, la estructura administrativa (elemento orgánico) y las competencias,
funciones, actividades y tareas (elemento funcional) que le dieron origen. A continuación
se analiza el tipo documental (denominación, procedimiento administrativo, trámite, marco
legal y vigencia), para delimitar la serie documental.
Ahora bien, ¿cuándo se debe identificar?
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Ana Celia Rodríguez considera que se puede realizar durante todas las fases del ciclo de
vida de los documentos y que, por lo tanto, puede centrarse en el momento de producción
a los fines de implantación de los programas de gestión de documentos, o en el momento
de su acumulación, para administrar los fondos transferidos a los archivos.
Antonia Heredia Herrera afirma que el momento más adecuado es en la edad activa de
los documentos, la más cercana a su producción, en los archivos de oficina.
Si bien coincidimos con ambas reconocidas profesionales, nos animamos a sugerir
avanzar un poco y proponer que se identifique en el momento de diseño. Cuando se
decide diseñar un documento a los fines de un trámite específico, es necesario
identificarlo, para que cumpla los objetivos y evitar repetición de formularios, con lo que,
además de la cuestión archivística, se gana en eficiencia y en eficacia a nivel
organizacional. Básicamente, estudiar y conocer el tipo documental, el área productora, la
función administrativa, la legislación en que se basa, el soporte, los caracteres externos,
la ordenación que se le dará, las series relacionadas, antecedentes y consecuentes, para
saber si existen otras series que contienen la misma información, permitirá, por una parte,
ajustar de denominación de la serie documental, por otra parte, vincularlo al cuadro de
clasificación y finalmente, disponer de un programa de gestión documental, con lo que se
logrará no tener después problemas al momento de evaluarlos y transferirlos al archivo
definitivo. No olvidemos que la evaluación requiere el conocimiento de las competencias,
funciones y actividades que dieron origen a cada serie, para conocer su valor y decidir el
tiempo de conservación así como la disposición final (eliminación o guarda permanente).
Volvamos ahora al valor de los documentos. ¿A qué llamamos valor?
Si bien es un término que tiene distintas acepciones y se utiliza en diferentes ámbitos, en
lo que nos compete podemos definirlo como Cualidad o conjunto de cualidades que
determinan el grado de utilidad de un documento de archivo para satisfacer las
necesidades o proporcionar seguridad o tranquilidad, tanto a la entidad productora como a
la sociedad en general.
Desde la teoría de Schellenberg, se habla de valor primario y de valor secundario y se
entiende al primero como el que está directamente relacionado con el objetivo por y para
el cual el documento fue producido mientras que Valor Secundario es aquel que
trasciende el motivo de creación. Según Schellenberg los valores dependen, entonces,
del tipo de usuarios de los documentos: usuarios internos o externos. Afirma que los
documentos públicos se crean para responder a ciertos fines: administrativos, fiscales,
jurídicos u operacionales. Estos usos son, evidentemente, de primera importancia. Manuel
Vázquez considera que son aspectos o perspectivas del Valor Primario y menciona los
aspectos administrativo, legal, jurídico, económico, contable o técnico del valor primario.
En cuanto al Valor Secundario, Schellenberg dice que los documentos deben ser
conservados en forma definitiva si tienen valores que perduran después de su utilización
corriente y si estos valores son reconocidos por otros usuarios, más allá del usuario
interno o corriente. Considera que para conservarlos en forma permanente debe existir
una razón diferente a aquella relacionada con su producción, y que estas razones pueden
ser oficiales o culturales.
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Para este autor, los valores de los documentos son concurrentes y no sucesivos. En
realidad, el valor primario es el valor inicial de los documentos, ligado a su origen, y el
valor secundario es algo así como un “valor agregado” y no sustituye al valor inicial.
Al definir el Valor Secundario dice que está ligado a dos cuestiones: 1) el testimonio que
contienen de la organización y el funcionamiento del organismo productor y 2) la
información que contienen sobre las personas, los organismos, los objetos, los problemas,
las condiciones, etc. en los cuales está implicado el gobierno.
En este sentido Carol Couture señala que esta finalidad cultural, patrimonial o de
investigación está ligada a la condición de testimonio. Y este valor testimonial se aleja del
concepto de Jenkinson que utiliza el término evidencia (valor evidencial), con el sentido de
prueba, es decir, con el significado de establecer la verdad de un hecho, mientras que
Couture le ve un alcance más amplio y considera que el término testimonio es más
abarcativo porque confirma la veracidad de lo que se ha visto, entendido, percibido o
vivido. Es decir, el testimonio implica un a posteriori de la prueba que la evidencia no
implica necesariamente (Rodrigues, 2008).
En el proyecto Evaluación de Documentos se debatió el marco y la composición del valor;
sus posibles aspectos o facetas e, incluso, el concepto de esos tipos o aspectos de valor.
Si bien no se llegó a una conclusión definitiva se propuso la idea de reflexionar acerca de
referirse a “ámbitos” primario y secundario de valoración. Así, en el ámbito primario de
valoración, se identifican los valores administrativo, legal, contable, para la determinación
de la vigencia administrativa y el plazo precaucional. Y aquí está el núcleo de la cuestión,
por cuanto consideramos que el objetivo de encontrar el valor es poder determinar el
plazo de conservación. Dicho de otro modo, necesitamos conocer si un determinado
documento es útil a la administración, o a los fines contables o legales, porqué lo es y por
cuánto tiempo conservará esa utilidad para decidir cuánto tiempo lo vamos a conservar y
dónde lo conservaremos. Del mismo modo, en el ámbito secundario de valoración, se
definen los valores evidenciales o testimoniales e informativos o históricos (Fenoglio,
2013: 104-105).
Por otra parte, pensamos que el debate debe girar en torno al concepto de valor y, más
allá de si es primario o secundario, al momento de valorar y decidir el destino final de un
documento o de una serie, pensar y considerar el contexto de producción, la naturaleza
del documento, el soporte y los costos de conservación, pero también el interés del
usuario, los nuevos usos de la información y las diferentes formas de acceso, sin olvidar
de garantizar la autenticidad de la información que se brinda. Tener en cuenta el caudal
de información que posee en cuanto a la entidad productora, su estructura, sus funciones
y actividades, así como respecto de las personas involucradas en los documentos y
analizar la complementariedad entre las series, sin descuidar las cuestiones netamente
técnicas, como la inteligibilidad de la información, si se trata de documentos en mal
estado de conservación o si el soporte requiere de equipos no disponibles.
En cuanto a cuándo y dónde evaluar, tradicionalmente se decía que los documentos se
evalúan cuando termina su vigencia, en el Archivo Intermedio. Con la irrupción de los
documentos digitales se vio la necesidad de evaluar desde el comienzo del ciclo vital,
incluso desde el momento de la planificación, ya que es necesario determinar e integrar al
sistema informático, como metadato, el período de retención de cada documento y
asegurar las acciones de disposición, es decir, la transferencia o la eliminación física del
documento.
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Evaluar en la etapa de proyecto del documento ofrece mayor garantía de que las
decisiones derivadas de la evaluación sean efectivamente cumplidas, porque durante esta
etapa, la entidad determina qué informaciones necesita y establece cómo debe
organizarlas y tratarlas para ejecutar sus proyectos.
Esta situación, sumada al surgimiento de la teoría de la macroevaluación, que hace
hincapié en el valor social de los documentos y en su relación con el contexto funcional en
que fueron producidos, es decir, la conexión entre los documentos y el motivo de su
creación, hizo que algunos teóricos plantearan la posibilidad de anticipar el proceso de
evaluación también en los documentos en soporte tradicional y se comprobó que no solo
era posible, sino que es más conveniente, teniendo en cuenta también que –dada la
continuidad temporal de las series documentales- lo que se evaluaba antes eran
fracciones de serie en plazo precaucional.
Estamos convencidas de que, cualquiera sea la teoría que se utilice, los criterios que se
apliquen y el tipo de institución de que se trate, es conveniente evaluar las series desde el
momento de su planificación, es decir, apenas concluida su identificación. Esto permitirá,
como decíamos al principio, mejorar la gestión tanto de los documentos activos como
aquellos transferidos al Archivo definitivo.
Finalmente, consideramos que es un tema que presenta múltiples aristas, por lo que es
necesario seguir discutiéndolo desde el aspecto técnico pero con una visión social,
entendiendo que la función de la entidad productora tiene una estrecha relación con el
valor de los documentos producidos, que el rol del archivo está ligado al concepto de uso
de los documentos, y que ese USO se ha ampliado notablemente hacia otros campos,
como ser el periodismo, la publicidad, el entretenimiento, es decir, sin dejar de utilizarse
como prueba y como antecedente, por ejemplo para planificación urbana, se comienza a
hablar desde una perspectiva social, de la dimensión poética de los archivos y su
capacidad para evocar emociones.
BIBLIOGRAFIA
Duranti, L. (1995). Diplomática: nuevos usos para una antigua ciencia. Trad. Manuel
Vázquez. Carmona, Asociación de Archiveros de Andalucía.
Fenoglio, N., (coordinadora)(2013). Evaluación de documentos en Iberoamérica. Córdoba,
Encuentro Grupo Editor.
Garcia Canclini, N. (1999). La globalización imaginada, México-Buenos Aires-Barcelona:
Paidós.
Heredia Herrera, A. (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos. Algo más que un
diccionario, Sevilla: Junta de Andalucía. Consejería de Cultura.
Heredia Herrera, A (1999). “La identificación y la valoración documentales en la Gestión
Administrativa de las Instituciones Públicas”, en Boletín de la ANABAD, tomo 49, Nº 1.
Rodrigues, A. C., (2008) Diplomática contemporânea como fundamento metodológico da
identificação de tipologia documental em arquivos. Tese (Doutorado em História Social).
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Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da Universidade de São Paulo, São
Paulo.
Rodrigues, A. C., (2012) “Identificación de la tipologia documental como metodologia del
Programa de Gesión de Documentos del Gobierno del Estado de Río de Janeiro:
procedimentos
e
instrumentos”
en
http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Ana-C%C3%A9liaRodrigues.pdf.