Alcance de Planes de Inversión de economías generadas

ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
Secretaría Distrital
INTEGRACIÓN SOCIAL
OAJ Nº ______
Respuesta radicado INT- 17412
PARA:
Doctora DEISSY ROCIO VASQUEZ TORES
INTERVENTORA COMEDORES COMUNITARIOS DE LA
LOCALIDAD DE BOSA.
DE:
OFICINA ASESORA JURÍDICA.
ASUNTO:
FECHA:
Consulta sobre alcance de Planes de Inversión de economías generadas por buena
administración del contrato.
3 de octubre de 2007
1. Consulta planteada.
La interventora de los comedores comunitarios de la Localidad de Bosa, informa que el anexo
técnico valorado en la respuesta emitida mediante O.A.J No.1002 del 14 de septiembre de 2007, no
coincide con el de los contratos 2243 y 2290 de los Comedores Comunitarios del Fondo de
Desarrollo Local de Bosa, toda vez que estos, contemplan que las economías obtenidas por la buena
administración sean distribuidas en el componente de gastos administrativos, para el efecto aporta
copia del anexo técnico en lo pertinente.
En consecuencia solicita que se aclare el concepto emitido con anterioridad, en el cual se precisó
que no era procedente distribuir las sumas obtenidas por las economías logradas, en aspectos
distintos a inclusión social y recurso humano.
2. Problemática a resolver.
En primer término, vale precisar que teniendo en cuenta que la inicial consulta no fue acompañada
con copia del anexo técnico de los referidos contratos, resultó necesario acudir a la Coordinación
del Proyecto 212 – Comedores Comunitarios, instancia que facilitó copia del anexo técnico
analizado en el concepto emitió inicialmente, y como quiera que se somete a consideración un
nuevo anexo técnico, en el cual se indica que las economías obtenidas por la buena administración
del contrato, igualmente pueden ser distribuidas en asuntos que comprometan gastos
administrativos, resulta indispensable pronunciarse sobre este último aspecto.
Como se indicó en el concepto anterior, las únicas sumas que se podrían distribuir en el proyecto
corresponde a las obtenidas por las economías generadas de cualquiera de los componentes
indicados en el anexo técnico, más no las logradas por rendimientos financieros, de conformidad
con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 535 del 29 de diciembre de 2006, motivo por el cual
tan sólo se hará mención al término de economías generadas.
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Es preciso establecer que las economías logradas, deben surgir después de haberse dado estricto
cumplimiento a las obligaciones que rigen el proyecto de comedores, sin que el logro alcanzado,
repercuta o conlleve a predicar disminución de cualquiera de las calidades acordadas en la relación
contractual.
3. Consideraciones a la problemática.
Existiendo claridad que el anexo técnico de los contratos 2243 y 2290 permite que las economías
logradas puedan ser distribuidas para fortalecer el proyecto de comedores comunitarios en asuntos
como gastos administrativos, inclusión social y recurso humano; corresponde resolver la consulta
planteada, en aras de detallar si los rubros indicados por el operador como: arriendos, servicios
públicos, reparaciones locativas, compra de software contable y compra de equipo de cómputo,
pueden ser considerados como gastos administrativos.
Para resolver la inquietud se debe señalar que la estructura de costos avalada por la Subdirección de
Diseño y Análisis Estratégico para el proyecto de comedores comunitarios de Bosa, para el contrato
2243, se compuso por tres componentes; administrativo, alimentario y de inclusión social con los
cuales se proyectó en lo mínimo el funcionamiento de los comedores.
El primero de ellos incorporó los gastos correspondientes para los coordinadores, gastos
administrativos, servicios públicos; el segundo gastos para operarias, cobertura, transportes y
mantenimiento de los lugares donde se presta el servicio, dotación de operarias, elementos de aseo y
desinfección de instalaciones, personas y alimentos todos para los comedores Amigos y del ICBF, y
el último incluyó los gastos para la contratación de profesionales para la realización de inclusión
social, gestores y papelería para los comedores Amigos y del ICBF, como se advierte en el
documento técnico obrante en la carpeta del contrato.
Asimismo, en el anexo técnico en el numeral 3.7 relativo a las obligaciones del contratista en el
título “De orden administrativo” en el numeral 21 de este aparte, se contempló como obligación del
contratista el pago de los servicios públicos, en el numeral 45, se indicó que “El oferente debe
contar con la dotación mínima, requerida que garantice un servicio de calidad; en ningún caso se
aceptará que sirva en envase desechable. Debe estar dispuesto a realizar las adecuaciones físicas
necesarias, según los requerimientos de la SECRETARIA, los entes de salud y la interventoría. La
SECRETARIA, no se hará cargo de estos rubros ni hará parte de la propuesta del contratista”
(página. 47 ).
El documento, también refiere que los comedores funcionarán en las subdirecciones locales, en
otras instalaciones del Distrito o de los Fondos de Desarrollo Local y en espacios organizados por
la comunidad o por otras entidades que cuenten con la infraestructura, las condiciones técnicas y
administrativas adecuadas para su funcionamiento (fl.2).
Dentro de las obligaciones del operador, se dispuso tener un computador con ciertas
especificaciones, tal como se indica en el numeral 2.5.1. Manejo de la información del anexo
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técnico en el título de “Requerimientos para el buen desarrollo de las actividades operativas (pág.
30).
Por su parte, revisado el anexo técnico del contrato 2290, se advierte que para el mismo, se examinó
lo relativo a la distribución de las economías logradas por la buena administración, asimismo, en la
estructura de costos se avalaron iguales componentes a los anotados en apartes anteriores para el
contrato 2243, pero con diferentes especificaciones. Fijándose además, la obligación relativa al
pago de servicios públicos (pág. 45), anotándose igualmente que el funcionamiento de los
comedores sería en espacios igual a los señalados para el contrato 2243 (fl. 2) y para el buen
funcionamiento de las actividades operativas, concretamente para el manejo de la información, se
precisó que el operador seleccionado debería disponer de un computador, con determinadas
características (numeral 2.5.1 de la página 30).
En consonancia con lo anterior, se debe anotar, que con el aval del estudio de costos, se pretende
garantizar el cubrimiento de todos los componentes que permitan la operación del comedor o de los
comedores durante el tiempo planificado, así en el evento que el Comité de Evaluación y
Seguimiento se congregue para aprobar las propuestas presentadas por el operador para la
distribución de las economías conseguidas, le corresponderá verificar que ninguno de los aspectos
propuestos cuenten con un valor asignado en la estructura de costos; ni sean destinadas para atender
las condiciones mínimas que le corresponde garantizar al operador para el funcionamiento de cada
comedor.
Esto por cuanto, el propósito de distribuir los dineros conseguidos, no puede ser otro que ampliar,
fortalecer o mejorar el proyecto social, de manera que no deben ser destinados para cubrir
componentes o actividades a las cuales se les ha asignado un valor específico, o para soportar
obligaciones mínimas del contratista; sino que por el contrario, con ello se busque amparar otros
aspectos, con los cuales, se logre mejorar o ampliar los beneficios del programa comunitario.
Según información solicitada a la interventora de los contratos vía email, los espacios en los cuales
funcionan los comedores son alquilados, “debido a la inexistencia de lugares apropiados de
carácter comunitario en la ubicación geográfica de la población vulnerable a la que va dirigida el
proyecto y por ahora las organizaciones de carácter comunitario están asumiendo estos costo. Los
comedores operan en espacios PRIVADOS, los cuales se aproximan a las exigencias de operación,
pero a los cuales les falta inversión para cumplir con las exigencias de la autoridad sanitaria en
este caso del Hospital Pablo VI de Bosa para obtener conceptos sanitarios favorables, requisito
para la operación”.
En el mismo documento se anotó que, el operador cuenta con un equipo de cómputo en cada uno de
los comedores, equipos que son propiedad de las organizaciones comunitarias. Señalando además,
que por parte de la Alcaldía Local de Bosa, existe interés para seguir apoyando el fortalecimiento de
las organizaciones comunitarias con su participación activa en los proyectos sociales de la
localidad.
En este orden, teniendo presente que los conceptos de arriendos, servicios públicos, reparaciones
locativas, compra de software contable y de un equipo de cómputo, pueden ser asumidos como
gastos administrativos, en relación con los contratos 2243 y 2290. Es preciso, indicar que las
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económicas podrán ser redistribuías en cada uno de estos conceptos. Sin embargo, en cada caso
corresponde determinar que con ello no se atiendan aspectos mínimos que estén a cargo del
operador; no obstante, podrán destinarse los recursos en estos asuntos, bajo los lineamientos que
imponen las normas de austeridad y siempre que se justifique ampliamente la necesidad y beneficio
que representará la inversión para la comunidad usuaria, de modo que se preste un argumento sólido
ante el Comité de Evaluación y para quien ejerza la supervisión.
Es recomendable, que en el evento que las economías sean destinadas por ejemplo para la compra
de software contable y de un equipo de cómputo, debe analizarse en qué aspectos repercute o
representa una mejora en el programa social, lo dicho, teniendo presente que, como lo manifestó la
Interventora cada espacio cuenta con un equipo que es de la comunidad, y de adquirirse uno sería
igualmente de ella. En lo que respecta a los arreglos locativos, ha de advertirse que estos funcionan
en espacios privados, como se anotó en renglones anteriores, por lo que, es preciso que al distribuir
los recursos se tenga por lo menos claro y proyectado que los espacios continuarán siendo por un
largo tiempo para el funcionamiento del comedor.
Para apoyar el cubrimiento de los alquileres de los espacios, es viable considerar que los recursos
sean destinados para ello, teniendo presente que dicho costo esta siendo asumido por la comunidad,
y su apoyo representaría un alivio para la misma.
Así, en uno y otro caso debe analizarse, la justificación que sustenta la distribución de las
economías logradas por la buena administración y los beneficios que se adquieren para el
funcionamiento del proyecto comunitario.
En todo caso, debe tenerse cuidado en esclarecer que las economías logradas no repercutan o
generen disminución alguna en las calidades acordadas para el funcionamiento de cada comedor.
Cordial saludo,
GUSTAVO PARRA MARTINEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica
C.C. Coordinadora del proyecto 212 - comedores comunitarios.
Carolina Morris.
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