Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa SIGC PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE ELEMENTOS DE ALMACÉN POR REQUERIMIENTOS Elaboró Revisó Aprobó Director Administrativo Almacén General e Inventarios DEAJ Fecha: 10/07/2009 Director Unidad Administrativa Comité del SIGC Fecha: 03/08/2009 Fecha: 02/09/2009 1. OBJETIVO Documentar la metodología para la salida de elementos de la División de Almacén General e Inventarios por requerimientos originados por los Jefes y Coordinadores de los diferentes despachos y/o según contrato de compra. 2. ALCANCE Aplica a nivel central y seccional. 3. RESPONSABLE El Director Administrativo de la División de Almacén e Inventarios de la DEAJ y Directores Seccionales 4. DEFINICIONES CSJ: Consejo Superior de la Judicatura DEAJ: Dirección Ejecutiva de Administración Judicial DESAJ: Dirección Seccional de Administración Judicial. Existencia de bienes: en bodegas de los Almacenes de la DEAJ Elemento de consumo: Una vez que se produce su salida de la bodega de Almacén se contabiliza como un gasto. Elemento devolutivo: Una vez que se produce su salida de la bodega de Almacén se considera un bien en servicio en el inventario individualizado del funcionario o empleado judicial. TRD : Tabla de Retención Documental 5. NORMATIVIDAD NTCGP1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (Numeral 7.4) Circulares 12-13-14 Cronograma suministro de bienes de consumo de Almacén Gral. de 31 MAR-09 Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de Administración Judicial Acuerdo 163 de 1996 de la Sala Administrativa del CSJ Ley 1150 de 2007 Código: P-ABS-16 Versión 00 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 1 de 3 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepcionar el requerimiento Director Administrativo División Almacén Gral.Jefe Almacén 2 Registrar salida en Aplicativo 3 Revisar el documento de salida 4 Organizar separar elementos bienes entregar De elementos de consumo y devolutivos: para estos últimos se debe detallar a quien se asigna el elemento. Consignar en control para los efectos: la fecha, la dependencia o Despacho origen del requerimiento y solicitante. Designar el empleado responsable del documento de salida correspondiente en el aplicativo SAFIRHO. El empleado designado para los efectos registra en el SAFIRHO los elementos o bienes a ser despachados e imprime el documento de salida o comprobante de egreso respectivo. El empleado designado revisa que coincida lo solicitado con lo registrado en el documento de salida (ante inexistencia de elementos procede a certificar la misma), Consignar en control para los efectos los datos de la salida y pasar para la firma del Director o Jefe de Almacén. El empleado encargado de la bodega verifica los documentos presentados por el contratista y constata que los bienes se ajusten a las especificaciones consignadas en el contrato, sus adicionales u otrosí, a que hubiere lugar en cuanto a cantidad, marca, calidad y precio El empleado encargado de la bodega recibe el documento de salida y verifica que los bienes estén debidamente autorizados por el Director o Jefe de Almacén y constatar que los elementos o bienes se ajusten a las existencias físicas en bodegas. Proceder a separar los elementos y bienes, hacer el plaqueteo correspondiente y hacer las coordinaciones del caso con el empleado designado del transporte y entrega de los elementos y con el vigilante para los registros de portería del caso. 5 Entregar los elementos y bienes en las dependencia y despachos Legalizar el documento de salida Hacer la entrega física de los elementos y bienes al solicitante, hacer firmar el documento de salida del responsable de los elementos y si se trata bienes en servicio coordinar con los empleados de inventarios la identificación de la placa física respectiva. Tramitar cuando sea el caso la firma del documento de salida para bienes en servicio que afecten los inventarios individualizados y hacerlo llegar al Director o Jefe de Almacén. Asistente Administrativo o empleado designado Archivo documentación El empleado encargado hace el archivo respectivo de conformidad con las series de la tabla de retención correspondiente a los documentos de salida recibidos. 6 7 la el y los o a Asistente Administrativo o empleado designado Asistente Administrativo o empleado designado Asistente Administrativo o empleado designado Asistente Administrativo (Empleado de inventarios de la DEAJ) o empleado designado Asistente Administrativo o empleado designado 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE Documento o Comprobante de salida de Almacén Código: P-ABS-16 RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Asistente Administrativo o empleado asignado LUGAR DE ARCHIVO Archivo de Gestión de la División de Almacén CRITERIO DE ARCHIVO Ver TRD Versión 00 La impresión de este documento se considera No Controlado TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSI CIÓN Ver TRD Ver TRD Pág. 2 de 3 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE Control de seguimiento a los requerimientos RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Asistente Administrativo o empleado asignado. LUGAR DE ARCHIVO Archivo de Gestión de la División de Almacén CRITERIO DE ARCHIVO Ver TRD TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSI CIÓN Ver TRD Ver TRD 8. ANEXOS No aplica 9. CONTROL DE CAMBIOS No aplica Código: P-ABS-16 Versión 00 La impresión de este documento se considera No Controlado Pág. 3 de 3