Perfil de Coordinador de Control de expedientes

Perfil de puesto basado en competencias
I. Identificación del puesto
Título del puesto
Puesto al que reporta
Puestos que le reportan directamente
Dirección/División a la que reporte
Clave del puesto (a llenar por RRHH)
Coordinador de Control de expedientes
Director de Recursos Humanos
Ninguno
Dirección de Servicios Administrativos
II. Objetivo del puesto
Asegurar que los expedientes del personal estén completos, actualizados y digitalizados mediante el resguardo,
control y revisión exhaustiva de documentos que integran el mismo, para dar cumplimiento a las acreditadoras y las
políticas de Administración de Expedientes del Personal.
III. Resultados esperados y actividades
% Tiempo
Resultado esperado
35%
Asegurar la completa
integración del expediente de
personal de nuevo ingreso en
base a la política para la
administración de expedientes
del personal.
% Tiempo
Resultado esperado
40%
Asegurar la actualización del
Dirección de Recursos Humanos del Sistema
Actividades
Recibe correo con la información del candidato a contratar, el
nombre del jefe inmediato y el puesto a ocupar.
Recibe solicitud de empleo, validación de referencias personales,
exámenes psicométricos y encaso de que aplique, carta
responsiva de contratación, copia de alta de condonación de
crédito educativo, carta autorización de beca de estudios de
maestría del candidato a contratar.
Contacta al empleado vía correo electrónico y telefónica para pedir
documentos.
Recibe y verifica que todos los documentos estén completos.
Revisa y Valida la información
Captura la información personal y grados académicos en
BANNER.
Genera el número de nómina.
Envía el número de nómina y datos para contratación al Jefe
Inmediato y al director de Recursos Humanos.
Crea el expediente de personal.
Anexar datos a base en Excel con el registro de documentos.
Verifica su alta de contratación
Capturar la cuenta de banco del nuevo empleado para que
proceda la transferencia electrónica en el momento del pago de
nómina del empleado.
Archiva el expediente y lo mantiene bajo resguardo.
Actividades
Hacer una base de datos del personal.
Identifica a los empleados activos y bajas.
Ordena el archivo físico de acuerdo al personal activo, bajas,
licencias y pensionados
Complementa información cuando obtienen la planta recabando
firmas de formatos
Solicita a los empleados los documentos que hagan falta en su
expediente.
Modelo 3.5 2011
1
expediente del empleado en
base a la política para la
administración de expedientes
del personal.
% Tiempo
25%
Resultado esperado
Asegurar la correcta
digitalización de expedientes
de profesores conforme a las
políticas de digitalización de
Expedientes de Empleados.
Da seguimiento a los expedientes para la entrega de documentos
faltantes.
Recepción de documentos faltantes.
Actualiza los datos del empleado en BANNER
Verifica información de documentos entregados.
Captura de información de documentos en BANNER
Captura de documentos en base de datos de Excel.
Recibe información sobre los casos de no cumplimiento de
ROSTER y verificar cuando se necesita que tengan narrativas o
cartas de casos de excepción, y que esté respaldada su
experiencia.
Revisa y valida la información existente en los expedientes y la
cruza con banner nominas.
Actualiza la información de acuerdo a los estudios que vayan
realizando
Resguarda los expedientes de empleados.
Actividades
Recibir información sobre los expedientes y documentos que se
necesitan digitalizar.
Separar los expedientes a digitalizar.
Escanear los expedientes solicitados.
Dar de alta los documentos escaneados en Xtender.
Asegurar la adecuada inserción de documentos en Xtender.
Ordenar documentos nuevamente en expediente.
Archivar expediente
Mantener actualizado el expediente digital del profesor.
IV. Nivel de dominio de las competencias requeridas por el puesto
1. Teniendo en mente el objetivo del puesto y los resultados esperados y actividades:
 Seleccione 6 de las 13 competencias funcionales que aparecen en la tabla.
 Para las 8 competencias institucionales y las 6 competencias funcionales seleccionadas, haciendo uso del
Diccionario de Competencias del Tec de Monterrey, identifique el nivel de desarrollo que se requiere para
ejercer el puesto.
2. Cada competencia debe ser clasificada en tres niveles de importancia:
1. Indispensable (de las 14 competencias 6 deben tener esta importancia)
2. Muy importante (de las 14 competencias 4 debe tener esta importancia)
3. Importante (de las 14 competencias 4 debe tener esta importancia)
3. Ordene las 6 competencias identificadas como indispensables. Asigne 1 a la más importante y 6 a la menos
importante.
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Modelo 3.5 2011
2
No.
Importancia
(1-3)
Competencias
1
2
3
4
5
6
7
8
Cuidado del medio ambiente
Compromiso
Equidad
Ética
Integridad
Responsabilidad ciudadana
Trabajo colaborativo
Visión humanística
3
1
3
2
1
3
2
3
9
10
Administración del cambio
Aprecio y cuidado de la salud
Capacidad de planificación y
organización
Capacidad emprendedora y de
innovación
Capacidad para aprender
Comunicación
Cultura de trabajo
Desarrollo de las personas
Liderazgo
Negociación
Orientación al cliente interno y externo
Pensamiento estratégico
Perspectiva global
2
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Nivel de
Ordena desarro
miento llo de la
persona
1
2
3
6
5
5
5
3
5
3
5
3
1
6
2
1
1
6
5
5
5
6
1
4
6
V. Conocimientos requeridos por el puesto
1. Seleccione los conocimientos más importantes (máximo 10) para realizar las actividades del puesto.
2. Determine el nivel de desarrollo que se requiere, de acuerdo a la escala que aparece en la última página de este
formato.
3. Jerarquice los conocimientos requeridos, asignando importancia 1 a los 4 conocimientos que considera
Indispensables, importancia 2 a 3 de ellos de importancia 3 a los restantes.
No.
1
2
3
4
Conocimientos
Importancia
Políticas Institucionales de Recursos Humanos
Políticas de Administración de Expedientes de Personal
Políticas de Digitalización de Expedientes
Administración del Sistema Banner-RH
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Modelo 3.5 2011
2
1
1
1
Nivel de desarrollo
del puesto
4
5
5
5
3
5
6
7
Conocimientos sobre el Roster y administración de grados
académicos
Conocimientos de Office
Manejo del Sistema Xtender para la digitalización de
expedientes.
2
2
1
5
4
5
VI. Otros requerimientos
 Indique el nivel de escolaridad y área requerida por el puesto (primaria, secundaria, carrera técnica, carrera
profesional, maestría, doctorado, diplomados, especialidades, certificaciones).
 Indique también el requerimiento de idiomas diferentes al español.
 Indique la experiencia interna/externa necesaria para el puesto y cualquier otro requerimiento
Escolaridad
Idiomas
Experiencia
Licenciatura en Áreas Administrativas
Inglés 40%
1 año de experiencia en labores administrativas
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Modelo 3.5 2011
4
Niveles de importancia para competencias y conocimientos
1. Indispensable
2. Muy importante
3. Importante
Niveles de desarrollo, para conocimientos, vistos como la capacidad para generar credibilidad en los demás.
1. Desconoce el tema.
2. Su conocimiento en el tema es escaso y mediocre; genera muy poca confianza y credibilidad al respecto.
Requiere de mucha ayuda para resolver los problemas relacionados con el tema. No se interesa por mejorar sus
conocimientos al respecto.
3. Su conocimiento en el tema le permite resolver algunos problemas relacionados con el mismo. Se interesa por
mejorar sus conocimientos al respecto sólo cuando se lo solicitan o es indispensable para la solución de un
problema específico.
4. Tiene el conocimiento requerido para llevar a cabo sus funciones. Investiga y adopta nuevas prácticas o
metodologías. Recibe material actualizado e información que le proporciona la organización y los aplica en las
situaciones en que se le requiere. Consulta a expertos cuando su conocimiento no resulta adecuado para la
solución de los problemas que se le delegan.
5. Tiene los conocimientos requeridos. Incrementa sus conocimientos y habilidades a fin de prepararse para lo que
demande el negocio en el futuro. Resuelve los problemas relacionados con el tema. Implementa nuevas técnicas
y obtiene resultados que impactan positivamente en su área. Aplica este conocimiento en la resolución de los
problemas que se le plantean.
6. Tiene un profundo conocimiento en el tema y se actualiza en las cuestiones inherentes al mismo. Goza de
confianza y credibilidad en las demás áreas de la organización y por parte de los clientes. Posee los
conocimientos y habilidades para resolver problemas relacionados con el tema..
7. Es experto en el tema y está capacitado para aplicarlo a la solución de problemas que afecten a la organización
en general. Se mantiene al tanto de las últimas actualizaciones al respecto. Gracias a su éxito en la solución de
problemas anteriores, genera gran confianza y credibilidad tanto en clientes internos como externos. Resuelve
problemas complejos relacionados con el tema. Es referente para la consulta y la toma de decisiones que
afectan a la organización en general, por su comprensión y conocimiento del tema y de las repercusiones en la
organización.
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