2008 Procedimiento Para Presupuestos y Reparaciones

MISION: GENERAR RENTABILIDAD SUPERANDO LOS OBJETIVOS PROPUESTOS, QUE ESTA SEA SUSTENTABLE
A LARGO PLAZO A TRAVES DEL VALOR APORTADO AL CLIENTE EN LOS SERVICIOS QUE ENTREGAMOS CON
PROFESIONALISMO Y CALIDAD.
VISION: SER LIDERES EN SERVICIO, CONQUISTANDO EL ENTUSIASMO, SATISFACCION Y LEALTAD DE
NUESTROS CLIENTES.
VALORES: TENER ESPECIAL PREOCUPACION EN LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN NUESTRA AREA ADEMÁS DE
NUESTROS COMPAÑEROS DE EMPRESA, DESARROLLANDO NUESTRAS ACTIVIDADES CON CALIDAD, SEGURIDAD,
CUIDANDO EL MEDIO AMBIENTE Y BUSCANDO EN TODO MOMENTO SUPERAR LAS ESPECTATIVAS DE
NUESTROS CLIENTES.
SERVICIO TECNICO
MEMORANDUM Nº 007 - 2008
A
:
TODO EL PERSONAL DE SERVICIO TECNICO
MECANICA Y DESABOLLADURA & PINTURA
TODAS LAS SUCURSALES
DE
:
GERENTE DE SERVICIO
REF.
:
PROCEDIMIENTO PARA REALIZACION DE PRESUPUESTOS Y REPARACIONES
FECHA
:
OCTUBRE, 27 de 2008
Señores Jefes de Servicio.
A partir de esta fecha será obligación implementar en vuestros Servicios de Mecánica y
Desabolladura&Pintura, el presente procedimiento, el cual ha sido creado en reuniones Kaizen tanto con
ustedes como con la Gerencia de nuestra Compañía.
Con el actual Orden, pretendemos Estandarizar nuestros procesos y unificar Criterios respecto a la forma de
cómo administramos nuestras estaciones de Servicio.
Tal como se lo indicara en nuestra ultima reunión de Jefes de Servicio, posterior a este memorando, enviaremos
un anexo de contrato con lo indicado en el Procedimiento para cada integrante del equipo de Administración de
Servicio Técnico.
Procedimiento para la Realización de Presupuestos y Reparaciones
Mecánica y Desabolladura & Pintura
1.- DATOS DEL VEHICULO
1.1 Obtener todos los Datos de vehiculo (Vin- Placa Oval, verificar información en placa instalada en vehiculo)
1.2 Obtener todos los datos del cliente (nombre – correos electrónicos- fonos fijos y celulares)
1.3 Indicar si es Particular o CIA. De Seguros.
1.4 En el caso de Siniestros por compañías de Seguro, No recepcionar documentación relacionada directamente
con denuncios a Compañías de Seguros, constancias policiales u otros relacionados con las obligaciones
del asegurado, respecto a los procesos para llevar a cabo los denuncios.
1.5 Registrar fotográficamente (En caso que sea necesario).
1.6 Informar al cliente cual es el proceso y tiempos aproximados de aprobación por la CIA.
2.- CONFECCION DEL PRESUPUESTO
2.1 Solicitar vía mail al dpto. de repuestos cotización de partes de acuerdo a datos del vehiculo obtenido en el
paso anterior. Anotar en el asunto del Mail o Formulario de Cotizacion los siguientes datos:
PATENTE – NOMBRE CLIENTE - COTIZAR
Ej.: XN-5678 JUAN PEREZ – COTIZAR
2.2 Adjuntar fotografías si es necesario de las piezas a cotizar.
2.3 Especificar si es Cía. de Seguros o particular.
3.- ENVIO DE PRESUPUESTOS A CLIENTES PARTICULARES, EMPRESAS O COMPAÑIAS DE SEGUROS
3.1 Envío de presupuestos con valores tanto en mano de obra como en repuestos.
3.2 Informar en presupuesto disponibilidad de los repuestos.
3.3 Incluir claramente los trabajos de terceros.
3.4 Informar al asegurado la fecha con la cual se despacho a la CIA. De seguros. (Enviarle Copia de presupuesto
en caso que sea Necesario)
3.5 Indicar al momento del envío del presupuesto, en el asunto del correo electrónico, los siguientes datos:
PATENTE – NOMBRE CLIENTE – LIQUIDADOR
Ej.: XN-5678 JUAN PEREZ- JAIME CONTRERAS
3.4 Adjuntar fotografías ( si es necesario)
3.7 Incluir en copia a todo el personal relacionado con el Área, es decir jefes de servicios, Asesores de servicios
y secretaria de servicios.
3.8 Para Clientes particulares, la confección de un presupuesto tanto en Mecánica como Desabolladura&Pintura
tendrá un Valor de 1,5 UF+IVA, siempre y cuando el desarme para realizarlo fue menor, de lo contrario el
valor será 6 UF+IVA (Desarme de Motor, Transmisión, etc.). Ambas tarifas serán aplicadas solo si el trabajo
no se realice en nuestros talleres.
3.9 Realizar seguimiento a los presupuestos enviados (ventas perdidas – TSM).
4.- APROBACION DE PRESUPUESTOS Y PEDIDOS DE REPUESTOS
4.1 En caso de CIA. de seguros, solo se iniciaran los trabajo y solicitaran los repuestos una vez que la orden de
compra este completa (mano de obra y repuestos) y los valores coincidan con el presupuesto enviado.
4.2 De existir diferencias de acuerdo a lo indicado en el punto anterior, esta será atendida por el jefe de servicio
para llegar a acuerdo si la situación lo amerita.
4.3 En caso que el valor del repuesto sea aproximado al valor del deducible del cliente y la CIA. cancele
diferencia menor, se deberá solicitar el pago de este antes de pedir el repuesto a la marca respectiva.
4.4 Para realizar la reparación en vehículos de clientes particulares, se deberá solicitar el pago del 100%
del monto correspondiente a los repuestos a utilizar, antes de comenzar las operaciones, cuando
estos valores superen los $300.000.
4.5 En caso que el vehiculo a reparar aun no haya ingresado a Servicio Técnico, para solicitar repuestos se
deberá confeccionar e ingresar al sistema de Informat una orden de trabajo, la cual será necesario indicar
tanto en el asunto del mail o el formulario manual de solicitud de repuestos.
PATENTE – NOMBRE CLIENTE – PEDIR OT 300645
Ej.: XN-5678 JUAN PEREZ- PEDIR OT 300645
4.6 Informar al cliente fecha aproximada de llegada de los repuestos para coordinar su ingreso a trabajos en
taller o estimar la fecha de entrega en el caso que el vehiculo se encuentre en reparaciones.
5.- LLEGADA DE REPUESTO SOLICITADO
5.1 El dpto. De repuesto deberá informar de acuerdo a procedimiento establecido, la llegada de todos los
elementos relacionado con el pedido realizado anteriormente.
5.2 Los Asesores de Servicio, Jefes de Servicios, Jefes de mecánicos o Mecánicos, deben verificar
inmediatamente notificados que los repuestos se encuentran disponibles en bodegas, su condición física en
cuanto al buen estado de estos y que además correspondan al vehiculo en cuestión.
En caso que no correspondan conservar los embalajes originales
5.3 El asesor de servicio coordinara el ingreso a taller del vehiculo a reparar de acuerdo al procedimiento de cita
existente. Además informara al cliente que debe cancelar el deducible, si corresponde, al momento de
ingresar el vehiculo a reparación.
6.- INGRESO DE VEHICULOS A TRABAJO
6.1 Al momento de ingresar el vehiculo al taller se deberá utilizar la misma OT con la que se solicitaron los
repuestos la cual entonces será completada con la información faltante, kilometraje, combustible y condición
actual del vehículo, etc. Aplicando procedimientos establecido para la recepción de unidades.
6.2 En este proceso además debe realizar el cobro y facturación del deducible a cancelar por el cliente.
6.3 Quien recepciona la unidad deja en el interior del vehiculo una copia de la OT y el original, junto a los
siguientes documentos, se depositan en el Tablero de Control de Proceso Correspondiente.
- OT original (Copia de Cartón)
- Presupuesto
- Comprobante de Pago (Clientes particulares).
- Orden de compra
- Recibo Conformidad (Siniestros por Compañía)
7.- REPARACION EN TALLER
7.1 El jefe servicio ingresa el vehiculo a reparación.
7.2 El jefe de servicio entrega fecha estimada de término de reparación e informa al asesor de servicio y estos a
su vez al cliente.
7.3 Los días Lunes de cada semana se deberá realizar un inventario físico de taller, con el cual se obtendrá
información relativa al estado de avances de las reparaciones, días de permanencia de vehículos en taller,
etc.
Esta información debe ser enviada al Jefe y Asesor de Servicio con copia al Gerente de Servicio.
8.- ENTREGA DEL VEHICULO
8.1 El Jefe de servicio, Jefe de Mecánicos, Asesor de Servicio o quien haya sido designado, realiza La
Inspección Final de todos los vehículos a entregar .Una vez que todo esta en perfectas condiciones, los
mismos enunciados anteriormente, contactan al cliente y programan la entrega de acuerdo a procedimientos
establecidos, asegurándose que este firme el Recibo Conformidad, si corresponde.
8.2 Una vez que el cliente acepta conforme el trabajo, el Asesor de servicio, Jefe de Servicio, Jefe de
Mecánicos o quien corresponda, liquidan la OT según presupuesto y sistema de informat:
- Mano de Obra Mecánica
- Mano de Obra Pintura
- Mano de obra desabolladura
- Repuestos.
- Servicios de terceros
Luego entregan a secretaria para que realice la facturación.
CIERRE SEMANAL DE ADMINISTRACION
9.1 Secretaria de servicio prepara y envía informe de cierre semanal todos los días Lunes a Jefe de Servicio,
Asesor de Servicio y Gerente de Servicio , incluyendo la siguiente información:
OT facturadas.
OT pendientes.
Inventario físico de Taller
Sin otro particular se despide cordialmente
SERGIO BRIONES DONOSO
GERENTE DE SERVICIO
Tome conocimiento:
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