GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

PRESUPUESTOS
1.1 Conceptos y definiciones
Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula
para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos
monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que
quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se
pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina,
comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas
ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.
Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás
haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué
necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás
cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes
hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces. Otra consideración
importante es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con las
ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando
problemas.
Otra definición es que Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y
gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una
oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1 Es un plan
de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.2 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o
instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones
privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos
superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el
presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que
detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el
presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.
El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto
puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear,
actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de
administración.
1.2 Clasificación
SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
Rígidos, estáticos, fijos o asignados.
Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se
efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural,
político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector
publico.
SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de
operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se
desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues,
pueden haber presupuestos:
A costos plazos, Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de
operación y estos suelen abarcar un año o menos.
A largo plazo, En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las
grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las
normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse
en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de
infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social,
fomento del ahorro, etc.
SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
Presupuesto Maestro
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico
próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa coordinado para lograrlo.
Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto
sea el presupuesto o pronostico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado
por la alta dirección de la Empresa.
Beneficios:
Define objetivos básicos de la empresa.
Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.
Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
Facilita el control de las actividades.
Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
Limitaciones:
El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que
sucederá en el futuro.
o El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una
herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
o Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.
o Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede
ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
Cuadro Comparativo Del Presupuesto Maestro.Este Presupuesto es un modelo a seguir por las características de su aplicación y de
obtención de resultados, es directo, es medirle, es comparativo y hasta cierto punto
asegura el retorno de la inversión.
SEGÚN EN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
Públicos
Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc.,
para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los
recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda
publica de los organismos y las entidades oficiales.
Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su
administración.
OTRAS CLASIFICACIONES
-POR SU Contenido
PRINCIPALES
Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos
medulares en todos los presupuestos de la empresa.
AUXILIARES
Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno
de los departamentos que integran la organización de la empresa.
-POR LA TÉCNICA DE VALUACIÓN
ESTIMADOS
Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por
ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad
más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
ESTANDAR
Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan
en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a
diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
-POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
DE POSICIÓN FINANCIERA
Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el
futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo
que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.
DE RESULTADOS
Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro
DE COSTOS
Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de
ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por
concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.
-POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
DE PROMOCIÓN
Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es
necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período
presupuestal.
DE APLICACIÓN
Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos
generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la
Empresa.
DE FUSIÓN
Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar
de una conjunción de entidades.
-POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles
en que se divide una compañía.
POR PROGRAMAS
Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias
gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan
el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las
actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los
programas a su cargo.
BASE CERO
Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.
Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios,
exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los
niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
DE TRABAJO
Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre
normalmente en las siguientes etapas puras:
PREVISIÓN
PLANEACIÓN
FORMULACIÓN
Otras Clasificaciones:
1.3 Naturaleza y Objetivos
- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la
dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.
- De Previsión, de planeación, organización, Coordinación o integración, Dirección y
control, es decir comprenden o están en todas las etapas del proceso administrativo, y
no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la planeación y
en el control, pocos agregan la Di.rección. Por lo que, como a continuación se cita un
concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar el u
objetivos del presupuesto en esa etapa:
a) De Previsión
Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de un organismo
social, la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que
dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción
posible
Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la
elaboración y ejecución del Presupuesto
b) De Planeación
Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir
fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar. Camino a seguir con
unificación y sistematización de actividades por medio de las cuales se establecen
objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con objetivos
c) De organización.
Se refiere a la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una
entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten
apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr
el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia
departamental que debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad,
utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de
la entidad en caso necesario.
d) De coordinación o integración.
Consiste en dotar a la institución de todos los procedimientos y medios necesarios de
Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el din de
evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su
organización.
Objetivos del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una
de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia
coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este
equilibrio.
e) De dirección.
Consiste en la función ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar
las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado.
Es una guía para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos.
Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones
y visión de conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar
a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite
delegar las decisiones programadas.
f) De Control.
Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están
cumpliendo.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados en relación con los esperados, por medio de acciones controladoras
que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.
1.4 Presupuesto Maestro
Tomando como base el Anexo se debe tener en cuenta que los procesos de
elaboración de un presupuesto parte del presupuesto maestro que incluye dos tipos
de presupuestos los operativos y los presupuestos financieros, la investigación toma
como base el presupuesto de ventas para finalmente llegar al flujo de caja. El
presupuesto maestro es el que proporciona el plan global para un período económico
venidero, incluyendo el objetivo de utilidades. Uno de ellos, el presupuesto de
operaciones se compone de otros más pequeños. El presupuesto de ventas, donde se
prevé cuanto se espera vender, permite conocer cuanto se debe producir y cuanto
cuesta producirlo. Se tendrá que ver entonces que materia prima se necesita, cuanta
mano de obra se utilizará, cuales serán los costos indirectos de producción y lo más
importante de todo, cuanto va a costar. Una vez que se sabe cuanta materia prima se
necesita se pueden planear o presupuestar las compras con toda oportunidad para
que no comience con las prisas y puedan conseguir buenos precios. En la actualidad es
común utilizar modelos matemáticos que permitan hacer menos tedioso el trabajo y a
demás más exactos.
Los modelos matemáticos aplicados a la economía o modelos económicomatemáticos han ido cobrando cada vez mayor importancia en todos los aspectos de
la vida económica A partir de 1992 los modelos matemáticos dejan de ser solo eso
para convertirse en técnicas aplicadas a las ciencias económicas, Se denominan
problemas de optimización aquellos tipos de problemas en los cuales se busca el
máximo ó mínimo de una función con un número determinado de variables, estando
los valores de la misma sujetos a ciertas limitaciones. El problema de la programación
lineal constituye un caso particular de los problemas de optimización y puede describir
de la forma siguiente.
Dada una función lineal de varias variables, se quieren determinar valores no negativos
para dichas variables que maximicen ó minimicen el valor de la función lineal, sujeta a
ciertas condiciones que asumen la forma de un sistema de ecuaciones ó inecuaciones
lineales. Considerando que r es el número de variables y que el sistema de ecuaciones
ó inecuaciones consta de m elementos, con m < r el enunciado anterior puede ser
formulado matemáticamente como sigue:
Se deben determinar los valores de las variables xj que hagan máximo o mínimo el
valor de la función lineal.
Z= C1 x1 +C2 X2 +……………………. +Cr Xr (3-1)
1.4.1 Presupuesto de Operación
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica
de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el
producto o servicio, son componentes de este rubro:
· Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
· Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
· Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes
etc.)
· Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
· Presupuesto gasto de fabricación.
· Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)
· Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
· Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y
distribución del trabajo)
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE OPERACIÓN:
El Presupuesto de operación proporciona un plan global para un ejercicio económico
próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto, porque cuando
más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentará el proceso de
planeación fijado por la alta dirección de la Empresa. El presente trabajo identifica las
partes que integran el Presupuesto Maestro y su importancia crecimiento de la
empresa. El presupuesto de operación es un plan integrador y coordinador, que
expresa en términos financieros los objetivos de la empresa, coordinado para lograrlo.
METODO DEL PRESUPUESTO DE OPERACIÓN
En el presupuesto de venta lo primero que se plantea es, los ingresos o ventajas,
puesto que las compras y gastos de operaciones dependerán del volumen de ventas
que se esperan.
Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
• Determinar claramente el lugar que desea lograr la entidad respecto al nivel de
ventas en un período determinado, así como las estrategias que desarrollan para
lograrlo.
1.4.1.1 Presupuesto de Ventas
Este Presupuesto constituye el fundamento básico sobre el que se construye el
programa de presupuestos. Únicamente si se fijan con exactitud los pronósticos de
ventas de los productos y/o servicios pronósticos que se espera realizar durante el
periodo presupuestado en unidades y volúmenes de Ingresos, pueden desarrollarse,
sobre una base efectiva y confiable, los presupuestos de Gastos y Costos necesarios
para satisfacer las ventas proyectadas.
Factores que se deben considerarse para el Presupuesto de ventas:
1. Específicos de ventas.
a) Factores de ajuste.
- Positivos.
- Negativos.
b) Factores de cambio.
- Productos, material, producción, instalaciones, Mercados, moda, métodos de Venta,
Publicidad, etcétera.
c) Factores de Crecimiento.
- Superación de ventas, Desarrollo, expansión, Crédito Mercantil, etcétera.
2. Fuerzas económicas generales. a) Factores externos.
- Precios, producción, ocupación, Poder Adquisitivo, etc.
3. Influencia administrativa
a) Factor de carácter interno relacionado a las decisiones gerenciales que influyen en el
Presupuesto de ventas.
- Cambio de Producto, nuevas políticas de mercados de Publicidad, promoción, Precio.