Presupuesto de proyectos

Curso “Formulación de Proyectos Culturales”
Facultad de Artes, Diseño y Ciencias de la Cultura - UNNE
Apunte 2
FORMULACIÓN DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS
para presentar en el marco de convocatorias o a organismos de financiamiento
Docentes: David Burin / Virginia Haurie / Beatriz Castro Chans
INTRODUCCIÓN
El tema central de este módulo del Curso es cómo hacer presupuestos cuando se formulan
proyectos de distinto tipo, sean proyectos de investigación, de implementación de actividades
educativas, sociales, productivas o culturales, proyectos de documentación, catalogación de
producciones culturales, de elaboración de materiales educativos, de capacitación, animación
sociocultural o formación, u otros tipos de proyectos. La actividad está dirigida a profesionales
“no contables”. Para gente que viene de las Ciencias Sociales y de la Cultura, este es un tema
arduo, pero necesario.
El primer problema a vencer son los bloqueos que genera este tema, o sea problemas que
han tenido y tienen los que formulan proyectos cuando se ven con la página en blanco del
presupuesto y deben completar los casilleros. Es importante al menos tener claro cuáles son
las principales dificultades que aparecen, los principales fantasmas o bloqueos, para
enfrentarlos y superarlos.
A continuación nos centraremos en ver cómo se organiza la información que hay que
presentar en los presupuestos. Casi siempre que nos proponemos presentar un proyecto en
una convocatoria debemos elaborar el presupuesto partiendo de un modelo de planilla o
formulario diseñado por el organismo donde se va a paresentar, sea que convoca a un
concurso o que dispone de mecanismos para presentar proyectos de forma permanente. Por lo
tanto, en cada convocatoria el formato presupuestario es diferente y los números se tienen que
presentar en formatos que cambian de organismo en organismo y de convocatoria en
convocatoria. Para esto se seleccionaron cuatro convocatorias distintas donde se han
presentado proyectos. En estos casos ya están los presupuestos hechos, y la idea es
mostrarlos para comparar e identificar las diferencias entre los distintos tipos de formularios con
los que se puede encontrar quien formule proyectos. Se podrá ver así los distintos criterios que
usan quienes diseñan estas convocatorias para organizar la información.
El siguiente bloque estará destinado a analizar un poco más en detalle cómo es el proceso
de armar un presupuesto. Empezaremos por el primer paso que consiste en pensar y calcular
primero el presupuesto real del proyecto: en qué consiste el proyecto que queremos hacer, qué
actividades implica y qué costos tiene realizar estas actividades específicas, sumando luego
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otros rubros menos visibles que implican costos, que también hay que considerar, ya que sin
ellos no se puede realizar este ni ningún otro proyecto ya que son costos fijos de la
organización (honorarios del contador, del abogado, de servicios como Internet, teléfono, luz,
amortización de equipos, mantenimiento de la oficina, sueldos de asistentes, etc.).
Esto representa un problema estructural: la mayor parte de las convocatorias y programas que
se canalizan a través de Organizaciones de la Sociedad Civil no contemplan los gastos fijos de
las mismas dentro de los gastos que admiten realizar con los fondos que entregan. Se parte de
suponer que las OSCs reciben financiamiento privado o de sus socios en forma de cuotas
sociales, donaciones de fundaciones empresariales, etc. Sin embargo en muchos casos este
tipo de aportes no se verifican en la práctica, sea porque los asociados a la OSC no cuentan
con recursos propios, o porque deciden no buscar sponsors o donantes del sector privado para
no tener que asociar su imagen con empresas con las cuales no se comulga ideológicamente.
De modo inverso, hay gastos que la organización financiadora admite cubrir y que la organización
puede conseguir de manera gratuita: docentes voluntarios, equipamiento ya existente en la
organización o en la comunidad, locaciones de espacios cedidos en comodato, etc.
Por lo tanto se debe tratar de hacer el presupuesto real tomando en cuenta lo que se piense
invertir o gastar incluyendo TODOS los gastos que se tendrán. Y una vez realizado este
cálculo, es necesario ver cómo pasar ese presupuesto real al formulario, lo que implica quizás
armar otro totalmente distinto con una serie de cálculos para transmutar unos rubros en otros
de forma de ajustarse a los requerimientos formales de la convocatoria, pero teniendo en
cuenta aquellos costos reales y los aportes que se consigan de otro modo y anotando en un
borrador todas las cuentas que se hicieron para concretar esa transmutación, de modo de
acordarnos de la lógica con que hicimos esta transformación a la hora en que nos aprueben el
proyecto y tengamos que asignar el dinero y gastarlo. En este sentido también importa la
presentación simultánea o diferida del mismo proyecto a varias fuentes para calcular en cada
caso las contrapartes que se aportarán desde la institución (o desde esas otras fuentes de
financiamiento) si es que el organismo solicita dichas contrapartes.
La idea con este tema es llegar hasta allí y darles un tiempo a los participantes para que
formulen el presupuesto del proyecto que han comenzado a diseñar a partir del primer módulo,
de modo tal que puedan traer sus presupuestos para el encuentro de tutoría, y discutir allí los
criterios y la lógica con que se han hecho.
Como idea central la propuesta es prohibirse decir frente a un presupuesto “yo no puedo hacer
eso”; todos podemos hacer un presupuesto, aunque no seamos contadores. Si se hace mal el
presupuesto lo que está en juego es no poder luego implementar el proyecto o volverse loco
por tener que implementarlo con menos recursos de los necesarios. ¡Por eso este punto es
muy importante!
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Algunas conclusiones luego de practicar cuentas y problemas de Matemáticas:
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Reducir las resistencias. Cuando hacemos presupuestos, el nivel de resistencia que se
tenga frente a los números es inversamente proporcional a la posibilidad de completar la
tarea. Cuanta más resistencia tengamos a hacer cuentas, obviamente va a resultar más
difícil; si desde el principio creemos que no lo vamos a poder hacer, no lo podremos hacer.
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Ejercitarse en el cálculo mental y tener una mirada de conjunto usando el sentido
común. Si dependemos para hacer todos los cálculos de la calculadora, el proceso es más
lento que si tenemos práctica en hacer cálculos mentales. Más allá de poder usar la
calculadora, la velocidad de cálculo que se tenga ayuda a vencer la resistencia… Es
necesario tener aunque sea una mínima habilidad para hacer cálculos, y estar atento a la
coherencia general que van tomando los números del presupuesto aunque sea muy al
redondeo… No podemos errar por un 0 a una cifra. Esas cuestiones de sentido común son
básicas: en un presupuesto no puede llevarse el 80% el rubro viáticos y pasajes, porque eso
el evaluador lo va a evaluar negativamente… Los rubros tienen que ser coherentes con el
diseño del proyecto y con las actividades planteadas, y debe haber una cierta armonía entre
los distintos rubros. Cada tanto tenemos que dar una mirada general y no comenzar desde el
principio en el cálculo fino que a veces hace perder la mirada de conjunto del presupuesto.
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Registrar las cuentas y sostener la atención. Durante la formulación de un presupuesto
se deben hacer muchos cálculos concatenados de manera continua: ¿cuántas personas
van a viajar? 2, ¿cuántos viajes van a hacer? 5 ¿cuántos días dura cada viaje? 5 los dos
primeros, 7 el siguiente, 4 los dos últimos. Total = 25 días… ¿cuánto cuesta la noche de
hospedaje promedio por persona? $ 150… entonces ¿cuánto calculamos para hospedaje?
2 x 25 x $ 150 = $ 7500.- y así sucesivamente con todos los rubros. Si hay dificultades para
realizar los cálculos básicos, ir registrando estos cálculos y sostener la atención hasta
terminar el proceso, se hace difícil el trabajo y el proceso va a ser más lento.
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No maniatizarse con el detalle, apuntar a números aproximados. En general, en los
presupuestos que presentamos, no hay una exigencia o una imposición para hacer cálculos
tan precisos. En pocos casos se piden presupuestos tan detallados donde se explique cómo
se calcularon los montos de cada rubro. Lo máximo que se puede pedir es una factura
proforma en el caso de la compra de equipos o maquinaria. Supongamos que estamos
viendo el rubro viáticos de un proyecto y sabemos que se va a realizar un viaje ida y vuelta a
España, porque se prevé traer a un experto español. Entonces es necesario llamar a un hotel
3 estrellas, y averiguar cuál es la tarifa de una habitación por 30 días. No es necesario
consultar todas las tarifas en 4 hoteles diferentes, sino tener un número aproximado, ya que
el organismo no nos pide un presupuesto con la tarifa de tal hotel; tener una idea del
presupuesto para poner 1500 euros y no poner 5000, o sea definir un rango sin que haga
falta el detalle fino. Tomando este mismo ejemplo, al analizar los números gruesos de un
proyecto se decidió finalmente sacar esa actividad porque era muy onerosa… Si el
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presupuestador se hubiera tomado el trabajo de averiguar el detalle habría realizado trabajo
inútil porque finalmente ni se utilizó el dato…
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Redondear hacia arriba. La lógica en estos casos es calcular un poco por encima del dato
que se obtiene y pensar: “como máximo va a costar esto; si aprueban el presupuesto y
tenemos el dinero, trataremos que salga más económico para tener más margen en el uso
de los recursos con otros fines”. La idea entonces es tener ciertos topes para poder decir “A
este rubro debemos calcularle tanto dinero y a este otro tanto otro dinero”.
EXPECTATIVAS Y PROBLEMAS PARA HACER PRESUPUESTOS
Los siguientes son los principales obstáculos detectados en cursos anteriores, organizados por
tipo:
Problemas relacionados con los formularios
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Muchas veces los tipos de gastos que se tienen son difíciles de adaptar a la definición de
Rubros que hay previstos en las convocatorias y los límites de cada rubro no se ajustan a lo
que necesita el proyecto. Puede ser que necesitemos alquilar un salón para una
capacitación, o alquilar una cámara de video y que no haya previsto un rubro como
alquileres, infraestructura… o que en el rubro equipamiento no se pueda arrendar equipos
sino solamente comprar… En estos casos hay que forzar la lógica y elegir una opción,
anotándola para luego recordar cómo calculamos los números.
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Un obstáculo muy frecuente es la definición de rubros. Muchas veces las guías explicativas
para completar los formularios dan la definición de rubros pero hay que leer bastante bien y
ser bastante obsesivo para darse cuenta si lo que pensamos que cae en un rubro cae en
ése o cae en otro, porque a su vez, como los rubros suelen tener límite, eso puede jugar a
favor o en contra en el momento de ejecutar el proyecto. A veces sucede que un rubro tiene
un límite muy amplio pero no nos damos cuenta y cargamos un gasto en otro rubro y
después se complica la ejecución.
Problemas relacionados con el cálculo presupuestario
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Cuando no hay rubros preestablecidos, un problema es olvidarse de algunos gastos que
deberemos realizar para que el proyecto sea viable. Un ejemplo de este tipo ocurrió al
formular un proyecto de sistematización de Tecnologías Apropiadas para presentar ante el
INTA que no iba a ser parte de una convocatoria con formularios pre diseñados. Por el tipo
de actividades a realizar había rubros obvios como el de viáticos y transporte, pero también
había que prever rubros fundamentales y específicos por el tipo de proyecto que se
pensaba implementar, como “ensayos experimentales” ya que se trataba de sistematizar
tecnologías apropiadas (por ejemplo: probar temperaturas de hornos de distinto diseño
durante varios días y con distintos tipos de diseños o combustibles).
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Es frecuente que se diseñen proyectos y se olviden rubros que son cruciales. Es bueno a
veces tener una planilla base para presupuestar con todos los rubros posibles, justamente
para no olvidarse de nada. Al finalizar esta cartilla adjuntamos como “Anexo I” tres modelos
de presupuestos (uno para publicaciones, otro para filmar documentales, otro para
actividades de capacitación) como modelos para distintos tipos de proyectos. En el
presupuesto tipo para hacer un video incluímos un conjunto de rubros relacionados con la
pre-producción: guiones, escritor, responsables de pre-producción, locaciones, casting,
etc… Después, según en qué consista el video, quizás la mitad de los rubros no aplican. En
la lista aparece “cafetería para reuniones de producción o guión”, y quizás no haya
reuniones. O el casting, por ejemplo: si el film es argumental es muy probable que haya
casting, pero si es documental no hay actores y no hay casting. Puede haber un especialista
en cine educativo, depende de lo que se pretenda realizar. Pero es mejor tener todos los
rubros listados en esta planilla, incluso con casilleros vacíos por si aparecen nuevos rubros
que no se tuvieron en cuenta en la planilla. La planilla se completa con dos partes más: la
filmación (con rubros como alquiler de equipo de iluminación, de filmación, de sonido,
efectos especiales, ensayos, locaciones, búsqueda de material y archivo, repetición de
tomas, grúas, etc.) y la post-producción. Se incluyen cosas como misceláneas,
inclasificables, imprevistos… ¿Qué se incluye en este tipo de rubros? Por ejemplo en una
filmación en un barrio del Conurbano se tuvo que pagar a diez pibes del barrio para que no
dejen entrar en un radio de diez manzanas a las camionetas con altoparlantes publicitando
la venta de verdura o botelleros que juntaban cosas usadas, porque de otro modo no se
podía filmar, ¿y eso cómo se pone en el presupuesto? Pues en el rubro inclasificables…
Tener entonces una planilla con todos los rubros posibles es una buena herramienta.
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Otro método muy simple, para no olvidarse de ningún rubro consiste en ilustrar. Tomar una
hoja de papel, un lápiz e ir dibujando. ¿Se necesita un coche?... se dibuja un coche. Se
necesita llevar una rueda de auxilio, se dibuja una rueda de auxilio. Son seis los
profesionales que viajan, dibujo seis asientos en un colectivo o seis aviones. Y así se hace
una ilustración de cada cosa que se necesita costear. Y después hay que ponerse a
trabajar averiguando los precios, pero haciendo de cuenta que físicamente se tuvieran las
cosas y entonces uno las va tomando a medida que avanza en el costeo.
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En oposición a esta falta de formularios prediseñados, en algunas convocatorias como en
Programas del Ministerio de Ciencia y Tecnología (PAV, PICT), o la Agencia Española de
Cooperación Internacional (AECI), el presupuesto se debe cargar en Internet en un
formulario con cuotas preestablecidas que ya está diseñado con filtros internos para no
dejar cargar montos mayores a los límites por rubro que define la convocatoria, o a los
montos de contraparte para que sea aceptable el presupuesto del proyecto. Si el formulador
se pasa en un rubro de ese límite, o pone menos contraparte de la necesaria, el software no
deja seguir cargando cifras o avisa que hay un error, entonces se tiene un control interno en
el software… Eso es amigable, Cuando no existen estos controles internos, es más
complicado porque podemos cometer errores de cálculo y no advertirlo.
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Es recomendable ponderar bien los montos, pensar en todos los imprevistos y tratar de
“matar lo indeterminado”. Para esto hay que pensar bien las actividades. Un problema
aparece para aquellos que son excesivamente obsesivos y previsores, ya que el
presupuesto implica definir datos partiendo de una realidad previsible, o sea diagramar algo
que puede llegar a aplicarse a muy largo plazo. El que formula intenta contener una
situación imaginaria pero después pueden surgir muchos imprevistos. De todos modos, hay
que saber que lo que se está formulando es un pre-supuesto. Es decir: suponemos antes de
empezar el proyecto que vamos a gastar el dinero de esa forma, pero después ese pre
supuesto se transforma en una realidad, en un post supuesto, en una planilla contable de
gastos. Si no podemos tomarnos esta tarea con cierta “irresponsabilidad creativa” es muy
difícil de encararla. En muchos casos los organismos además son bien permisivos porque
conocen esta dinámica, y admiten modificar los montos asignados a cada rubro cuando se
ejecuta el proyecto. En el Programa de Áreas de Vacancia de Investigación (PAV), de la
Agencia Nacional de Promoción Científica y Tecnológica (ANPCyT) se podía reasignar
hasta el 10% de un rubro pasándolo a otros rubros sin autorización, pero también se podía
pedir autorización y mover el total de un rubro si se justificaba… Casi al terminar el proyecto
la ANPCyT amplió este margen a un 30% sin necesidad de autorización previa.
En cuanto a los problemas con los distintos rubros:
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Una dificultad que suele presentarse es la de obtener los costos de insumos que deben
incluirse en el presupuesto. Es posible resolverlo apoyándose en el trabajo de asistentes, en
el caso de que dispongamos de ellos. En la medida en que se desarrollen actividades de un
mismo tipo, es posible contar con proveedores fijos de muchos materiales comunes que
deben incluirse en los presupuestos. También se puede consultar sitios de Internet con
catálogos virtuales ya colgados: mercado libre, de remate, officinet para cosas de oficina y
librería, compumundo, etc. en la zona de Capital y gran Buenos Aires. En Chaco y
Corrientes debe haber otros comercios que también publican en internet o a los que se
puede consultar vía mail. En general lo más problemático no es el precio, sino la cantidad
de insumos a calcular. Si es posible, hay que ser pesimista y pensar que vamos a gastar
más de lo que en principio se nos ocurre.
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Cuando el proyecto incluye viajes para documentar o capacitar, las cuentas son
complicadas. En un caso hubo que averiguar el costo del pasaje a Tucumán, ida y vuelta,
pensar si se hará en colectivo o avión, y luego pensar cuántos días hay que estar
recorriendo, cómo se van a hacer los recorridos locales para filmar, cuánto sale alquilar una
camioneta una semana, desde Resistencia, la cantidad de kilómetros que se van a hacer
para poder además prever gastos extras además del básico de alquiler, cantidad de pax en
hoteles, costo de hoteles, de refrigerios, de almuerzos, etc.. Hay mucha información sobre
este tipo de costos que o se tiene en la cabeza por experiencia o se tiene que buscar,
llamar a agencias de alquiler de autos del sitio donde realizaremos el viaje para averiguar
qué líneas de colectivos hacen los recorridos locales, llamar a una terminal de ómnibus local
para ver los horarios de combinación para decidir si se tiene que hacer noche en un lugar o
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en otro, etc. En algunos programas o convocatorias está previamente estipulado el costo de
viáticos diarios, incluso diferenciado por región geográfica, como es el caso de la ANPCyT.
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Otro aspecto que presenta algunos desafíos es el cálculo de los honorarios. Una
posibilidad es presupuestar por tarea, o por producto; otra posibilidad es presupuestar por
tiempo que insume cada actividad y una tercera es calcular la cantidad de meses de
salarios por la cantidad de personas necesarias para realizar el proyecto, suponiendo que
una misma persona pueda hacer varias tareas, aunque luego, al ejecutar el proyecto, esas
diversas actividades se diferencien en distintos profesionales a tiempo parcial Según el tipo
de proyecto se pueden disparar diversas preguntas ¿Cómo se calcula el tiempo que se
demora en hacer una desgrabación? ¿cuánto se calcula necesario para el tiempo de
cargado de encuestas? ¿cuántos profesionales van a ser...? ¿Todos los integrantes del
equipo cobrarán lo mismo por unidad de tiempo o habrá diferenciaciones por rol?
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De ser posible, hay que calcular un 10% más después de llegar a un total de los gastos
para cosas inclasificables y eventuales. Esto no siempre se admite en los formularios
prediseñados como rubro. En ese caso hay que diseminar ese 10% entre los rubros
admitidos.
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En algunos casos piden una grilla indicando no sólo las actividades sino también los
criterios de evaluación de las actividades; o sea, resultados, indicadores y medios de
verificación. Esto implica prever un presupuesto para la evaluación del proyecto, algo que
en realidad siempre se debería prever. Si un resultado de un proyecto es “50 personas
capacitadas en gestión cultural en cinco provincias”; hay que armar los indicadores que nos
van a permitir medir si ese resultado se cumplió. Hay que pensar entonces cómo sabremos
que estas personas están capacitadas… ¿solamente se tendrá en cuenta la asistencia a los
cursos? ¿se implementa una prueba conceptual para saber cuánto entendieron? ¿los
participantes tienen que poder exponer sobre el tema con coherencia ante un público que
no lo conoce? ¿se evaluará unos meses después cómo implementaron los contenidos de la
capacitación en sus comunidades? Luego hay que definir los medios de verificación, es
decir, ¿cómo se van a verificar esos indicadores? Según qué alternativa se elija el medio de
verificación será la lista de asistencia, la prueba escrita, la grabación en video de la
ponencia o la observación, un grupo focal y algunas entrevistas en las comunidades.
Cualquier medio de verificación que se deba implementar implica un costo. Hay sistemas de
evaluación como el Marco de Desarrollo de Base que impulsaba hace unos años la
Fundación Interamericana de Estados Unidos (IAF) que propone aplicar un criterio de
indicadores tan duro que evaluar el proyecto puede tener un costo significativo, tanto como
hacerlo, si bien no se podía incluir ese costo en el presupuesto y por lo tanto tenía que
hacerse a costo de las organizaciones que recibían los fondos. Este sistema pedía que se
evalúe el resultado de la influencia que se tuvo para cambiar las leyes nacionales, las
prácticas de las organizaciones sociales, las situaciones de vida de las familias y de los
individuos. Pero además proponía tomar una medición antes y después del proyecto para
poder comparar y definir los resultados obtenidos. En el caso de un proyecto sobre difusión
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del gobierno por Comunas en ciudad de Buenos Aires presentado a la AECI se hizo eso.
Como el proyecto incluía un componente de divulgación de información, se definió un rubro
que consistía en implementar una encuesta al principio del proyecto para saber cuánto la
gente sabía del tema.
Problemas relacionados con las actitudes y personalidades.
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Dolor de cabeza y rechazo a las matemáticas. Esto es imposible resolverlo desde esta
cartilla. Es interesante analizar la relación con el dinero que tiene cada persona. A veces es
una relación negativa, donde pensar que uno tiene el poder sobre el dinero y está
decidiendo el manejo de recursos ya resulta paralizante, y en esto inciden los modelos
familiares, las cargas y prejuicios que cada persona le asigna al dinero, la riqueza, etc. En
este sentido, también hay que distinguir la resistencia o bloqueo con relación al cálculo
aritmético, del bloqueo conceptual. Lo primero se puede facilitar con una computadora o
calculadora, pero si quien presupuesta se equivoca conceptualmente y carga datos que no
son, la cuenta dará cualquier resultado y el peligro es no darse cuenta. Podés estar con la
calculadora firme y convencido de que está bien pero…
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Es interesante considerar cómo juega la personalidad de quien formula y arma el
presupuesto al proyectar las actividades, la cobertura, la complejidad. Hay personas que
son más optimistas y tienden a imaginar proyectos con una gran cobertura y gran
complejidad (por ejemplo David) y otras que son mas bien pesimistas y conservadoras, y
diseñan proyectos de mayor profundidad pero aplicados a comunidades más específicas y
con una complejidad acotada (caso Ana Inés).
Se pone el caso del proyecto de relevamiento de tecnologías apropiadas que se presentó al
INTA… Cuando David tiró la idea, pensando en trabajar en cinco provincias, Ana dijo: ¡vos
estás en pedo, es un lío! Ya que se reconoce como super-conservadora y admite que a
veces le cuesta mucho pensar que con la misma idea se puede, con más plata, ampliar un
poco la característica del proyecto. En general ella no quiere hacer eso porque le da como
vértigo. En este caso, al hacer las cuentas de los montos que se iba a invertir en viáticos, se
redujo automáticamente la cobertura porque el rubro viáticos implicaba el 80% del
presupuesto pero además implicaba que tres compañeros vivan viajando casi todo el año.
De todos modos, si la disyuntiva es hacer proyectos conservadores o amplios, la posibilidad
de que sea bien evaluado dependerá de cuál sea el criterio del evaluador, y en este sentido
una u otra perspectiva puede ser más efectiva, pero esto es muy difícil de saberlo. Si el
organismo que financia es público, se supone que desde la más básica lógica electoralista,
si el proyecto abarca más población y más territorio será mejor visto… pero esto puede no
ser así y ser evaluado como un proyecto de mucho riesgo o inviable.
Problemas relacionados con las condiciones de trabajo
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Es importante lograr un ambiente adecuado para poder concentrarse en el momento de
formular un proyecto. Una alternativa es trabajar con auriculares… Lo peor que te puede
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pasar es que por ahí te quedes en la cuenta número tres cuando tenías que hacer seis
cuentas en total para ese rubro y en la mitad, por alguna distracción que aparece en el
medio, poner un X número y después olvidarse de corregirlo.
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Un problema adicional es que frecuentemente hay tiempos acotados para presentar los
proyectos y el presupuesto es algo que se deja para el final, con lo cual se hace a las
apuradas y con cierto cansancio mental y ansiedad por terminar a tiempo. Muchas veces no
se es muy conciente que falta mucho. “Ah, falta el presupuesto… después me pongo a
armarlo” se dice. Pero en el momento que se comienza a armar, lleva bastante tiempo. En
contrapartida es importante saber que hay que disponer un tiempo para revisar el
presupuesto y que esa revisión es mejor que la hagan otros. Porque después de cinco
horas ya no te da más el cerebro y si viene otro que lo ve recién, seguramente le encuentra
un montón de cosas. Porque el que tiene el proyecto en la cabeza está con miles de
cuentas pensando en que entre todo, y otro lo mira desde el sentido común y por ahí dice:
“¿¡Veinte provincias!? ¡Es una locura, eso! Es inviable como proyecto y además el
presupuesto no alcanza ni loco, lo digo así nomás, al boleo.”
Problemas relacionados con las condiciones económicas del contexto.
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Se presenta como problema el de la inflación. En el caso de que se sepa que van a pasar
seis meses o más entre la presentación del presupuesto y el comienzo de su ejecución, o
mucho más tiempo hasta la finalización del proyecto, pareciera necesitarse prever la
inflación, sea haciendo un cálculo tomando las previsiones inflacionarias del gobierno y
entonces incrementando los precios de los distintos rubros, o agregando al presupuesto una
cláusula de ajuste.
En la Argentina, desde el año 1992 en que comenzó a aplicarse el 1 a 1 de Cavallo y se
redujo el proceso inflacionario y hasta el 2006, si el proveedor de fondos es un organismo
gubernamental, se supone que el aumento de la inflación fue menor a un dígito. En 2007 la
inflación se dispara pero según el gobierno sigue sin haber inflación. Por lo tanto no se
reconoce un ajuste por inflación. No se puede incluir en los concursos una cláusula de
ajuste o una estimación de la inflación.
En la época de hiperinflación, se tenía que negociar en el momento: se planteaba “podemos
realizar la mitad de las actividades”. Esto también es importante. En un proyecto grande,
con más o menos un 2 a un 4% de inflación mensual, en seis meses este aumento puede
implicar mucho dinero.
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Otra variable de contexto es la modificación del tipo de cambio. Al presentar un proyecto
a la Cooperazione Italiana, se calculó a 4,40 el euro pero al momento de aportar los fondos
el euro había subido de precio. Como pagan en euros el cálculo es inverso: es posible
comprar un 5 o un 10% más de lo previsto cuando hacen el desembolso del financiamiento.
En el caso de un proyecto financiado en dólares por FIDAMERICA ocurrió algo similar. Al
promediar el proyecto el dólar había subido de cotización de $ 3 a $ 3,30 y eso implicó un
10% más de dinero para el proyecto. Es difícil que el tipo de cambio se modifique
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revaluando la moneda argentina en relación al dólar o al euro, pero no es imposible dado el
contexto de crisis europea y norteamericana.
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Una tercera variable de contexto es el recorte presupuestario que puede hacer el
organismo que provee los fondos al aprobar el proyecto. Muchas veces se solicita una
equis cantidad de dinero pero luego nos dan otra. En un Proyecto presentado al Programa
de Áreas de Vacancia de la ANPCyT se tuvo que hacer una revisión presupuestaria que
llevó tres meses para definir los presupuestos y finalmente, cuando se aprobó el proyecto,
el organismo planteó que lo aprobaba pero de los cuatro años previstos, financiaría
solamente dos. Entonces, se planteó la necesidad de recortar el presupuesto por la mitad,
revisar rubro por rubro, institución por institución (consistía en una red de 9 instituciones y
cada una tenía su propio presupuesto), ¿qué se deja y qué se saca?, porque con el nuevo
presupuesto ya no es el mismo proyecto. En ese caso, hubo cosas que se pensaban hacer
en cuatro años que directamente se eliminaron como actividad, y otras actividades que se
extendieron. Pero para eso hubo que llegar a consensos entre las 9 instituciones
involucradas.
Como conclusión: los presupuestos son, como su nombre lo indica, pre-supuestos.
El que formula el presupuesto supone antes que va a gastar tanto y después, en la etapa de
implementación, el presupuesto puede modificarse mucho. A esa altura ya no es un presupuesto, sino un post-supuesto. Es algo real y concreto y puede variar en relación a lo
previsto.
Un ejemplo de esta perspectiva es lo ocurrido en un proyecto financiado por la Secretaría de
Cultura en el marco del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario implementado en la Villa
31. El organismo solicita hacer un informe trimestral respondiendo un par de preguntas acerca
de qué inconvenientes no previstos enfrentó el proyecto, qué efectos logró el proyecto que no
se habían previsto, y una serie de cuestiones similares en donde es posible justificar ante el
organismo financiador: “esto no salió, aquello no lo tuvimos en cuenta, cambió el contexto de
tal forma, etc.…”. Y los imprevistos ocurren realmente. En este caso la sede prevista se
incendió en la mitad del proyecto y se tuvo que pagar el alquiler de otro lugar, en lugar de
utilizar un salón cedido gratuitamente. En general es posible renegociar, dentro de lo lógico. Si
hay inflación y falta concretar la mitad de las actividades pero el dinero se licuó, se puede
justificar que no se hicieron por esta misma razón. Por otra parte siempre existe la posibilidad
de interrumpir el proyecto y devolver los fondos todavía no utilizados si se torna inviable. Esto
también puede operar como elemento de presión para que el organismo cambie las
condiciones o acepte nuevas condiciones desde las organizaciones ya que para los
funcionarios es un engorro tener que aceptar la devolución de fondos, además de que son mal
evaluados. Una ONG que administraba fondos del Plan Manos a la Obra en la zona de la
Comarca Andina (Lago Puelo y El Bolsón), se dio cuenta a poco de avanzar en la operatoria de
un proyecto de $ 500.000.- que los costos administrativos, bancarios, contables, fiscales
llegaban a cerca del 15% del total de los fondos, aunque el organismo no aceptaba que se
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paguen con el desembolso realizado, supuestamente destinado a apoyar emprendimientos
productivos. Habiendo ejecutado unos $ 40.000, la ONG planteó al Ministerio de Desarrollo
Social que no podía seguir con la operatoria de ese modo y el Ministerio aceptó modificar esta
cláusula del contrato.
Problemas relacionados con las posibles demoras entre la presentación del presupuesto
a la aprobación y la transferencia de los fondos
Un tema importante al calcular el presupuesto es cuánto se puede demorar el organismo entre
que se presenta la propuesta hasta que la aprueban o rechazan y entre que la aprueban y
transfieren los fondos. En contextos inflacionarios esto puede complicar la ejecución del
proyecto, porque el tiempo va comiendo parte del poder adquisitivo de los fondos.
Hay convocatorias u organismos en los que la evaluación es muy rápida. El PROINDER
aprueba concursos de proyectos en un mes. Otros tienen tiempos larguísimos de aprobación o
de transferencia de los fondos. Al presentar un proyecto en el Programa de Mejoramiento de la
Educación Media del Ministerio de Educación la respuesta de evaluación positiva fue dada a la
semana de entregar el proyecto, pero luego hubo una demora de dos años para transferir los
fondos. En general están estipulados los términos, pero por lo general no se cumplen y muchas
veces esto incide en la viabilidad del proyecto por distintas razones. Es posible que el proyecto
atienda una necesidad coyuntural que no pueda postergarse dada la urgencia o gravedad del
problema. Otra situación conflictiva se puede presentar si se trabaja con contrapartes
institucionales que a su vez tienen actividades programadas o calendarios estipulados que no
se pueden modificar. Por ejemplo es lo que ocurre con el sistema educativo (precisamente el
caso del ejemplo nombrado): no se puede comenzar a trabajar en octubre porque ya termina el
año lectivo y los docentes están evaluando, organizando las fiestas de fin de año, etc. En este
caso, tardaron dos años pero encima nos la dieron en noviembre. Entonces, se reciben los
fondos pero no se pueden utilizar hasta marzo del año siguiente con lo cual hay cinco meses
del cronograma perdidos. En algunos casos esto no tiene incidencia, sobre todo si se realiza
todo el desembolso al comienzo del proyecto, pero en otros casos hay plazos muy estrictos
para gastar el dinero, hay que informar periódicamente sobre la marcha del proyecto y de los
gastos y de esto depende que se concreten los siguientes desembolsos.
Otro ejemplo del mismo tipo se presentó en el caso de un proyecto presentado en conjunto
entre una ONG y la Universidad del Comahue en una convocatoria realizada por la Secretaría
de Políticas Universitarias para realizar proyectos de extensión en comunidades mapuches. La
convocatoria vencía un 30 de agosto. En la misma se planteaba que el 15 de septiembre ya se
conocerían los resultados y por lo tanto que había que empezar a armar el presupuesto desde
octubre porque el primero de octubre ya harían la transferencia. Finalmente ampliaron el plazo
de presentación de propuestas un mes y las evaluaciones se conocieron a fines de octubre,
pero entonces informaron que para hacer las transferencias las universidades debían tener al
día todas las rendiciones de subsidios otorgados con anterioridad. La Universidad del
Comahue, que era la que debía administrar los fondos, fue objetada porque según el Ministerio
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debía varias rendiciones anteriores. Según la gente de la Universidad no era así, y parecía que
la SPU había perdido la documentación… el desembolso se concretó en mayo, cuando
comienza la temporada invernal y las comunidades mapuches donde se pensaba trabajar
quedan aisladas en la cordillera. El proyecto se comenzó entonces un año después de lo
previsto.
Muchas empresas y organismos internacionales que otorgan subsidios a ONGs arman
presupuestos anuales, entonces ya en noviembre tienen la agenda de todo el próximo año. Y si
no se aprobaron proyectos para el fin del año anterior ya no se pueden presentar durante el
año. Pero en estos casos es posible detectar otro tipo de perversidades. Por ejemplo en una
época la responsable de la administración en un organismo internacional que se dedica a la
atención de la infancia era la única funcionaria del plantel argentino que era de planta
permanente. De este modo permanecía en el cargo hacía veinte años, y nadie podía
desplazarla. Este organismo tiene presupuestos anuales, pero esta funcionaria empezaba a
revisar los presupuestos en enero, los aprobaba en junio, daba el dinero en septiembre y en
diciembre ya se tenía que rendir el dinero. Por lo tanto, si bien se formulan y presentan
proyectos de un año, se los tiene que ejecutar en dos meses, o si no se tiene que devolver el
dinero que no se gastó. Es necesario hacer pases de magia para gastar todos los fondos en
dos meses. Se requiere entonces pedir facturas a los futuros proveedores aunque no estén
hechos los trabajos, y después rogar que los proveedores que cobraron hagan el trabajo
comprometido. Esto implica armar una ingeniería de gestión para poder adaptarse a la lógica
del organismo que da el dinero (o mejor dicho a la lógica de una funcionaria del organismo).
No con todos los organismos pasa lo mismo. Con la Secretaría de Cultura, el PRODERNOA y
PRODERNEA, FIDAMERICA u otros por ejemplo, no fue así. Se han presentado proyectos en
agosto, en octubre fueron aprobados y el 20 de enero estaba el dinero depositado en una
cuenta corriente institucional. Son razonables, piden que incluyamos en los informes qué
obstáculos tuvimos… y aceptan los argumentos solicitando y justificando modificaciones.
Cuando se presentan demoras como las que se han nombrado, la realidad que presenta la
inflación daría para discutir el desembolso, pero es de suponer que si uno se detuviera en
discutir una actualización probablemente no se consiga nada y solamente se logre retardar el
desembolso, por lo cual, desde una perspectiva práctica, la decisión suele ser aceptar los
fondos, ver hasta donde se puede llegar con el proyecto y luego justificar que no se llegó a
hacer todo lo que se pensaba. En algunos casos también se puede decidir rechazar los fondos,
si es que el nivel de control y exigencia por mostrar resultados hace peligrar la posibilidad de
rendir cuentas frente al organismo y pone en juego la credibilidad de la organización.
Una lección aprendida es que al formular un proyecto con una comunidad o con una
contraparte institucional hay que dejar bien claro que pueden ocurrir estos retrasos y que no se
va a comenzar la ejecución del proyecto hasta que no se concrete el desembolso. En el caso
del Proyecto del Ministerio de Educación para escuelas medias el equipo técnico confió en la
promesa de fechas para el desembolso de los fondos y, al pensr que ya iban a depositar, se
inició el proyecto con un taller en San Pedro de Jujuy, convocando a 50 maestros. Después de
12
eso el equipo desapareció por dos años al no contar con fondos para los viajes y al volver a las
escuelas se percibía una gran desconfianza, ya que los docentes pensaban que todo había
sido un engaño y el dinero se había destinado a otra cosa y que el proyecto los había dejado a
un lado. Esto implica un esfuerzo para volver a motivar a los participantes locales, cosa que
nunca se logró del todo.
Problemas relacionados con los procesos administrativos que habrá que cumplir
Muchas veces la normativa burocrática para rendir los gastos de los proyectos puede incidir en
la definición de los montos por Rubro. A veces quien formula se pone muy purista en hacer el
presupuesto con los rubros preestablecidos, sin darte cuenta de las complicaciones
administrativas para rendir el dinero que complican mucho la ejecución. Por ejemplo, en los
proyectos de la ANPCyT es muy sencillo rendir viáticos: sólo hace falta el pasaje de ida y
vuelta, e incluso si las jornadas de trabajo de campo son a menos de 50 kms ni siquiera hay
que acompañar el boleto de transporte y también se pueden rendir facturas de nafta o GNC
luego de afectar un vehículo al proyecto. Controlan si el investigador realizó el viaje, pero no
hay modo de controlar si viajó para realizar actividades para el proyecto, más allá de la
confección de una planilla de viáticos donde se informa la finalidad del viaje y el tipo de
actividades enmarcadas en estos proyectos puede ser muy amplio (reuniones de trabajo con
otros investigadores, trabajo de campo, presentaciones en congresos, conferencias, etc.). En
contrapartida, en el rubro “Servicios Técnicos Profesionales” había que presentar tres
presupuestos, y acompañar la factura del proveedor contratado con una nota del proveedor
describiendo qué tareas realizó y una nota de la Investigadora Responsable aclarando que ese
fue el más barato de tres presupuestos, con un sello también firmado por la misma en la
factura. En este caso es más sencillo para la operatoria posterior cargar el presupuesto de
viáticos y reducir el de Servicios Técnicos Especializados al mínimo. También el rubro
Equipamiento puede implicar complicaciones ya que se deben inventariar los equipos que se
compran y muchas veces se consiguen precios mejores en equipos usados –que la operatoria
no permite adquirir– o importados sin factura o de particulares que tampoco pueden emitir
factura B porque son monotributistas (y los monotributistas no pueden facturar más de $ 2.480
por la venta de productos en una sola factura según la AFIP). Si uno se atiene a la realidad y
calcula un presupuesto abultado en servicios técnicos o equipamiento, seguramente encontrará
complicaciones. Eso solamente se supo después de pasar por la experiencia. A partir de esta
experiencia es importante fijarse cómo es el Manual de procedimientos (en este caso el Manual
de Administración de Operaciones o MAO) de cada convocatoria antes de hacer el
presupuesto, para poder analizar si hay alguna normativa que complique la forma de rendir
algunos gastos y pensar de qué modo esto puede incidir en el armado del presupuesto. O en
todo caso, verificar cuál es el límite de traspasos que se pueden hacer de un rubro a otro, de
forma tal que la presentación del proyecto quede más prolija, pero que luego uno pueda
modificar los montos de cada rubro en la ejecución.
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Problemas relacionados con la forma en que van a controlar los gastos de contraparte
que se declaran.
¿Cuál es el nivel de auditoría? ¿Qué pedirán? ¿Las facturas de lo que se propuso comprar o
contratar con fondos de contraparte o solamente los comprobantes de los gastos que se van a
hacer con los fondos que dará el organismo de cooperación?
Es controvertido hacer esta pregunta a los técnicos de los organismos de cooperación antes de
presentar el proyecto porque puede generar sospechas acerca del grado de veracidad de la
información que se incluya como gastos de contraparte… Estos técnicos pueden pensar:
“¿Para qué preguntan esto? Seguramente porque no piensan gastar realmente lo que
declaren…”
En el PAV de la ANPCyT se generó toda una discusión con los funcionarios que tenían a cargo
el seguimiento de los proyectos alrededor de este punto. Al comenzar la ejecución del proyecto
dijeron: -“¡Noooo!, con los gastos de la contraparte no se preocupen, nosotros no nos
dedicamos a auditar esos gastos…”. Sin embargo, al año siguiente se pusieron exigentes y
dijeron que querían ver todas las facturas de gastos de contraparte que se habían realizado. Es
más, exigían que se muestren los recibos de sueldos de los investigadores… Por ejemplo, los
investigadores que trabajan en Universidades Nacionales tenían que hacer una fotocopia del
recibo firmada por un contador y por el rector y mandarla a la Unidad Administradora… Esto
implicaba una operatoria delirante, de ingeniería administrativa, que no se había calculado en
los costos, por ejemplo y que se tuvo que instrumentar. Como colmo de males, este organismo
exigía que en las facturas de contraparte figurase, además del nombre de la institución o del
investigador responsable, la sigla del Programa y de la operatoria: “UNNE – Programa BID PAV
103/03”, por ejemplo. Con lo cual muchas facturas que se habían pedido no servían a los fines
de sumar contraparte.
En este caso la ONG que coordinaba el proyecto había realizado gastos reales y se contaba
con comprobantes de esos gastos. Esos fondos de contraparte surgían de otros proyectos que
se implementaban de manera simultánea con la particularidad de que los organismos que
habían adjudicado dichos fondos no los auditaban y no se pedía ninguna factura porque eran
proyectos por consultorías o servicios. Entonces al realizar los gastos para esos otros
proyectos se pedían facturas con la leyenda del Proyecto de la ANPCyT para poder justificar la
contraparte.
En conclusión: hay que tener en cuenta los procedimientos formales de rendición de cuentas al
formular el presupuesto, especialmente para calcular la contraparte,
Si al formular el proyecto se “dibuja” una contraparte suponiendo que no se van a pedir
comprobantes pero luego esos fondos no están disponibles y no se pueden gastar y después
piden los comprobantes de gastos y no se tiene un mísero papelito para mostrar, estaremos en
problemas.
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Pensemos como ejemplo que se decide incluir como gasto de contraparte el alquiler de las
oficinas... pero nuestra ONG no alquila una oficina, sino que utilizamos un espacio cedido en
comodato. Si incluimos el costo de esta oficina como contraparte como si la alquiláramos y
después debemos mostrar el recibo de alquiler no vamos a poder justificar ese gasto de
contraparte porque ese gasto no se realiza realmente y no hay tal recibo.
Ahora bien, puede suceder como ya se comentó que se presupueste un proyecto y no se tenga
la seguridad de contar con los fondos de contraparte porque si bien hay otros proyectos
presentados, ninguno todavía ha sido efectivamente aprobado al momento de estar formulando
este nuevo proyecto. Aparece como problema la necesidad de evaluar si ponemos o no una
contraparte posible pero que aún no concretamos. En el caso de un proyecto presentado a la
AECI se incluyeron aportes públicos locales porque se preveía presentar proyectos en
CONICET o en la ANPCYT que aportasen los fondos necesarios. Ahora bien, puede suceder
que no se aprueben esos proyectos y no se cuente luego con esos fondos… en ese caso
después podremos justificar que al presentar el proyecto estábamos formulando esas otras
presentaciones pero que no las aprobaron y que esa plata no está, ya que tendremos los
dictámenes negativos para mostrar como prueba documental. O sea, nuevamente es necesario
pensar siempre que se está hablando de un pre-supuesto.
En algunos casos se pueden incluir también aportes de contraparte de la población
beneficiaria. En el caso del proyecto sobre Comunas que se presentó a la AECI, la gente que
está trabajando voluntariamente en el Consejo Consultivo de la Comuna está haciendo un
trabajo de difusión, y ya se planteó en las reuniones hacer un cuestionario con algunas
preguntas para hacer a la gente que asiste al Centro de Gestión y Participación Comunal
acerca de qué conoce, qué dudas tiene… Como se proponía hacer un video sobre el
funcionamiento de las Comunas entonces se planteó como actividad una encuesta para saber
qué es lo que la gente se pregunta y lo que no sabe. Se definió hacer primero unos 500
cuestionarios muy cortitos con cuatro preguntas, con una pregunta abierta, qué sabe, qué no
sabe y qué le gustaría saber. Esto teóricamente se iba a hacer, lo iban a implementar diez
voluntarios… Entonces se incluyó en el presupuesto una actividad que era hacer una encuesta,
como un aporte de la población beneficiaria dimensionando el tiempo que demandaría hacerla
y el costo que tendría ese tiempo si se contratase.
LAS PLANILLAS DE PRESUPUESTOS QUE DISEÑAN LOS ORGANISMOS
DE FINANCIAMIENTO EN LAS CONVOCATORIAS PARA PRESENTAR
PROYECTOS
Distintos formatos para organizar la información
En esta tercera parte la intención es mostrar modelos distintos de presentar la información
presupuestaria. Cada organismo, al diseñar los formularios para presentar proyectos, elije otros
criterios para evaluar la información que se debe presentar y es necesario ajustarse a esos
15
criterios. Para analizar este punto, se partirá de casos reales, es decir, se tomarán
presupuestos de convocatorias a las que realmente se hicieron presentaciones para poder
demostrar como en cada convocatoria el armado del presupuesto es bien diferente.
El caso del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario de la Secretaría de Cultura de la
Nación
Este primer caso presenta un esquema muy sencillo, para ir de lo simple a lo complejo:
Rubro
Materiales/insumos
Equipos
Herramientas
Capacitación
Difusión e Información
Administración
Total
Aporte de la Secretaría
de Cultura
Contrapartida
Local
Total
$
$
$
$
$
$
$
En este caso la estructura del presupuesto es algo confusa porque algunos rubros implican
cosas específicas (materiales / insumos, equipos, herramientas) mientras que otros rubros
implican actividades (capacitación, difusión, información, administración). Ocurre que dentro de
una actividad de capacitación se puede tener que comprar insumos, equipos o herramientas. El
proyecto que se presentó a esta operatoria implicaba actividades para capacitar a jóvenes en el
uso del video, por lo que era necesario comprar casetes miniDV, CDs, DVDs, baterías para
micrófonos…. Y podemos tener que comprar cámaras o computadoras… ¿dónde se ponen ese
tipo de costos? ¿en insumos y equipos? ¿o en capacitación? Sería diferente si el rubro hubiese
sido denominado “honorarios de capacitación”.
En este formato de presupuesto tampoco incluyeron rubros como viáticos, pasajes o transporte,
etc. Pueden ser que para dar la capacitación haya que viajar y entonces dentro del rubro
capacitación habrá que incluir tanto los honorarios del capacitador como los viáticos y el
transporte del capacitador para ir a dar la capacitación.
Por lo tanto, en casos como estos, la cuestión es usar algún criterio y anotarlo en un
documento paralelo que se debe salvar junto con el formal para recordarlo luego a la hora de
ejecutar el proyecto y rendir los gastos.
Una pregunta que ha surgido es ¿qué diferencia hay entre equipos y herramientas? El límite
entre una denominación y otra es difuso. Puede ser el tamaño, la complejidad tecnológica y el
costo de lo que se deba comprar. Herramientas serán martillos, pinzas, destornilladores,
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serruchos, palas, cosas de ese tipo. Y equipos serán cosas como las que se requerían comprar
para el proyecto en cuestión: un micrófono de U$S 600, una cámara de U$S 4000. Cosas más
caras, más complejas. Sin embargo esto no está definido en ningún instructivo. Podrían haber
puesto equipos y herramientas en el mismo rubro y desglosar más otros rubros como los tres
últimos.
Para hacer bien el costeo, un formato de este tipo obliga a preparar el presupuesto real de
acuerdo a otros parámetros, con más rubros y más detallado, y después ver cómo adaptar los
números a este tipo de planilla, eligiendo en qué rubro conviene poner cada cosa, sabiendo
que será hecho con un criterio arbitrario, elegido por nosotros mismos y no por los que
diseñaron la convocatoria.
El caso de la Fundación SES / BID / Microsoft
Veamos que ocurre con los formularios en otra convocatoria, en este caso de la Fundación
SES, con fondos del BID y de Microsoft, que es para un tipo de proyectos similar al presentado
en la Secretaría de Cultura, orientado a la capacitación de jóvenes. En este caso el
presupuesto está más desagregado. En la página siguiente es posible ver el ejemplo concreto.
En este caso, nuevamente, definieron rubros que incluyen distintos tipos de gastos en el mismo
rubro, como “bienes y servicios”. En este rubro uno debería poner tanto la compra de equipos,
insumos o servicios que no son de consultoría o que no implican honorarios profesionales, sino
que son servicios técnicos. Pero resulta confuso definir cuándo un servicio es o no es
profesional ¿dónde incluir el trabajo de un camarógrafo que tiene que filmar para producir
material didáctico? ¿se incluye como “honorarios profesionales”, como “bienes y servicios”,
como “capacitación”, como “diseminación” o como “otros”?
En realidad no importa mucho dónde, si quien presupuesta lo tiene claro (insistimos, es
fundamental armar un archivo de Word paralelo con la narrativa de cómo fue pensado el
presupuesto real para no volverse locos cuando finalmente se otorguen los fondos un año
después).
El criterio que se debe tener para ubicar cada gasto en los distintos rubros es el sentido común.
El objetivo será tratar que las cuentas del presupuesto sean equilibradas, es decir, que no haya
ningún rubro que acumule más del 30% de los gastos. Si ya el presupuesto de honorarios de
consultoría es abultado, entonces convendrá incluir el costo del camarógrafo en el rubro
“bienes y servicios”. Si este también está muy cargado porque se piensa comprar
equipamiento, entonces podemos ponerlo en “otros” y explicar con una llamada al pie de qué
se trata.
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CATEGORIA
Servicios de Consultoría/Honorarios profesionales
Bienes y servicios
Capacitación (si hubiera, diferenciar entre capacitador y
joven por capacitar)
Auditoría
Evaluación
Diseminación
Viajes/Viáticos (si hubieran)
Imprevistos (máximo el 10% del presupuesto total del
proyecto)
Otro: (especifique)
TOTAL:
Fondo
Contrapartida
de
Total
Local
Juventud
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
En esta convocatoria, si el proyecto preve organizar actividades de Capacitación, se solicitaba
diferenciar entre los honorarios del capacitador y el estipendio que recibirá el joven a capacitar
(beca, viático o lo que fuere), si es que se piensan ofrecer este tipo de beneficios.
“Auditoría” es un rubro que algunas convocatorias incluyen pero otras no. En general se refiere
a una auditoría contable. Por ejemplo, un trabajo de supervisión. Como ejemplo, conocemos
una consultora que debe ir tres días una vez cada dos semanas a auditar las cuentas de un
proyecto de la cooperación italiana con el Movimiento Campesino de Santiago del Estero… y
eso tiene un costo. Depende el monto que se pida, el auditor puede ser que lo ponga la
organización que solicita el financiamiento –y en ese caso puede ser el contador de la misma
organización que deberá hacer un informe contable cada tanto para entregar al organismo- o
puede ser un auditor externo que designe y pague el organismo de financiamiento pero con
cargo al proyecto, y entonces hay que incluirlo en la planilla.
Con el rubro “Evaluación” ocurre algo similar. En algunas convocatorias se incluye, en otras no.
Algunos organismos, como la GTZ, la Cooperación Canadiense, la IAF, tienen un sistema de
evaluación de proyectos muy preciso, pero para poder aplicar instrumentos de evaluación, es
decir medios que permitan verificar que los indicadores de éxito definidos han dado positivos o
negativos, es necesario invertir tiempo y recursos (puede ser la aplicación y procesamiento de
una encuesta, por ejemplo, o una serie de entrevistas al equipo técnico y a los beneficiarios del
proyecto). En estos casos, hay que incluir el costo de la evaluación en el presupuesto.
El rubro “Diseminación” implica pensar y costear actividades de difusión. Es decir, cómo hacer
para que el proyecto tenga visibilidad y la gente se entere de los logros… Esto puede incluir
folletería, videos, organización de eventos, viajes para participar de congresos o simposios, etc.
18
Para el rubro “Imprevistos” en general se define un máximo posible desde el mismo organismo
de financiamiento, por ejemplo el 10% del presupuesto total.
En el caso de esta convocatoria, también se incluye la posibilidad de agregar otro rubro no
previsto, en cuyo caso hay que especificar de qué se trata. Esto no es algo común, pero
muchas veces es necesario y útil.
Incluir en la planilla rubros como la auditoría, la evaluación, la diseminación y la administración
es algo alentador y debería incluirse en todos los proyectos, porque son costos reales que
solemos tener y en general no los podemos cargar en los proyectos porque no se contemplan.
En el modelo de la Secretaría de Cultura se incluyen los rubros de administración y difusión. En
el de la Fundación SES, además se incluyen los rubros de auditoría, evaluación y
diseminación… pero la administración se puede incluir como servicio o como honorarios
profesionales.
El caso de la AECI
Ahora proponemos avanzar un paso más y ver un formato de presupuesto “de tercera
generación”, mucho más complejo y preciso. En las páginas siguientes podemos ver el formato
de las planillas.
Las líneas amarillas fueron puestas para diferenciar y agrupar distintos tipos de costos:
- Costos directos corrientes,
- Costos directos de inversión, o sea, equipos y muebles no consumibles que quedan en la
institución o en la comunidad: inmuebles, equipos de computación o de otro tipo,
maquinaria agrícola, automóviles, etc.
- Costos indirectos: son una parte proporcional de los gastos fijos del solicitante y del socio
local que se requieren para sostener a la institución para poder desarrollar el proyecto. En
general este tipo de costos no se pueden incluir en los proyectos. En este caso no puede
superar el 12% del total de la subvención concedida por el organismo.
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Partidas
Contribuciones del solicitante y no locales
Otros
Otros
aportes
AECI
Solicitante
aportes
TOTAL
públicos
Privados
no
no locales
locales
Contribuciones locales y valorización (1)
Socio
Local
Aportes
Públicos
Población
Benef./
Aportes
Privados
TOTAL
Costo
Total
A.I. COSTES DIRECTOS
CORRIENTES
A.I.1. Identificación anterior a la
solicitud de la ayuda
A.I.2. Evaluación externa final
(solo para subvenciones AECI
superiores a 350.000 €)
A.I.3. Auditorias
A.I.4. Otros servicios técnicos
(Asistencias técnicas,
capacitación, formación,
difusión...)
A.I.5. Arrendamientos
A.I.6. Materiales y suministros
no inventariables gastos de
materiales consumibles en
plazos inferiores a un año
(papelería, combustible, agua,
luz, telefonía, Internet, etc.)
A.I.7. Viajes, alojamientos y
dietas
A.I.8. Personal
A.I.8.1. Personal local
A.I.8.2. Personal expatriado
A.I.8.3. Personal en sede
A.I.9. Gastos financieros y
bancarios producidos de la
cuenta del proyecto
A.I.10. Sensibilización en
España vinculada al proyecto
TOTAL A.I COSTES
CORRIENTES
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Partidas
Contribuciones del solicitante y no locales
Otros
Otros
aportes
aportes
AECI
Solicitante
TOTAL
públicos
Privados
no
no
locales
locales
Contribuciones locales y valorización
Socio
Local
Aportes
Públicos
Población
Benef./
Aportes
Privados
TOTAL
Costo
Total
A.II. COSTES DIRECTOS DE
INVERSIÓN
A.II.1. Adquisición de terrenos
y/o inmuebles
A.II.2. Construcción y/o reforma
de inmuebles (Materiales, mano
de obra, o empresas para la
construcción).
A.II.3. Otras infraestructuras
(construcción de pozos, sistemas
de riego, puentes, rutas, etc. que
no sean inmuebles).
A.II.4 Equipos y materiales
inventariables (compra de
computadoras, impresoras,
muebles, equipos, maquinaria
técnica, coches, etc. que duren
más de 1 año)
A.II.5. Trabajos y estudios
técnicos inherentes a la inversión
(Proyectos de construcción o
reforma en arquitectura e
ingeniería, etc...)
TOTAL A. II COSTOS DE
INVERSIÓN
TOTAL COSTOS A.I + A.II
B. COSTOS INDIRECTOS
B.I. GASTOS SOLICITANTE
B.II. GASTOS SOCIO LOCAL
TOTAL COSTOS INDIRECTOS
TOTAL GENERAL
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Esto es un modelo muy complejo, pero en este tipo de formularios complejos algo importante
que hay que saber es que seguramente varios rubros incluidos en la planilla no deben
completarse porque el proyecto que se pretende formular no incluirá gastos en los mismos. Es
probable que no se requiera comprar inmuebles, o que no se vayan a construir infraestructuras,
no se requiera contratar una auditoría externa final, no se tenga personal expatriado, etc.
Entonces si bien a veces vemos una planilla larguísima, quizás sólo corresponda completar
diez líneas.
Ahora bien, esto no quiere decir que el trabajo sea sencillo. Como se puede apreciar, se debe
diferenciar quién pone cuánta plata en cada rubro: qué pone la AECI, qué van a poner otros
organismos públicos internacionales (por ejemplo si hay además de la AECI otro organismo de
financiamiento internacional que también va a hacer aportes al proyecto), que va a poner
nuestra organización, que van a poner empresas privadas o donantes particulares no locales y
locales (de Argentina), que van a poner el o los socios locales, qué van a poner los organismos
públicos de nuestro país, y luego se obtienen los totales...
Este formulario está en Internet y hay que cargarlo de manera virtual. Además tiene filtros, o
sea, a medida que se carga la información va limitando los montos y no deja cargar montos de
dinero más altos que los límites preasignados de cada rubro. Al mismo tiempo, si quien está
calculando el presupuesto se olvida de cargar algunas cosas no deja avanzar y cargar otras,
con lo cual obliga a hacer el proceso progresivamente. Tampoco el sistema deja poner puntos
sino comas y hay que calcular los valores en euros con lo cual el cálculo tiene una
complicación más.
Una complicación adicional en este caso es que el tiempo disponible para trabajar en la
interfase virtual expira a los treinta minutos desde que se empieza a trabajar y si no se guardó
la información se pierden los datos cargados, con lo cual es conveniente realizar los cálculos
antes y solamente usar la interfase para cargar la información ya procesada en Excel o en
Word…
Por último, en este caso la operación se complica ya que sí o sí se debe llenar la información
del presupuesto para que la página habilite a pasar a otros campos del proyecto. Esto es
interesante ya que quienes diseñaron la página seguramente conocen esta tendencia a
postergar el costeo y la contrarrestan de esta manera. Una vez que cargamos esto y seguimos
adelante pudimos ver que el formulario nos planteaba otros problemas en relación con el
proyecto que estábamos formulando y que tuvimos que modificar, y entonces tuvimos que
volver al presupuesto para poder aplicar las modificaciones que hicimos –eliminando algunas
de las actividades del proyecto– a los costos del proyecto. Ese es el típico caso en que hay que
ser muy obsesivo y controlador y sostener la atención para que todo sea coherente: hay que
anotar qué se cambió, cuándo, cómo incide en el presupuesto, etc. Y es muy posible que en
este proceso se produzcan equivocaciones…
22
Con todos los presupuestos, pero con estos que son muy complejos en particular, es muy
importante que haya momentos de trabajo con otra persona que haga de control porque la
complejidad a tener en cuenta, el hecho de ir y venir de los números al proyecto, y luego de
modificar el proyecto, aplicar esos cambios a los costos, es una tarea muy difícil de hacer
individualmente. Es necesario contar con tiempo para sentarnos varias horas con otro para
chequearlo todo.
La contraparte y su justificación
Más allá de estas dificultades, en este modelo de presupuesto está mucho más especificado
todo, incluso hay rubros que en general no se consideran y que desde el mismo formulario se
acepta incluir desde el principio, como por ejemplo el alquiler de una oficina (o al menos la
parte proporcional que se va a utilizar para el proyecto). A veces este tipo de costos sirve
solamente para justificar la contraparte, pero aún así es útil que se permita incluir estos costos.
Es difícil que un organismo de cooperación acepte pagar el alquiler de la oficina de una ONG,
pero como exigen que la ONG ponga un 30% o más aún de contraparte, que consideren ese
tipo de rubro sirve justamente para llegar a ese 30% sobre todo si no se cuenta con recursos
para aportar plata en efectivo…
El Programa INICIATIVAS
Hasta aquí vimos dos formatos sencillos de presupuesto, como el de la Secretaría de Cultura y
el de la Fundación SES, y uno con cierta complejidad como el de la AECI. Para avanzar vamos
a incluir un presupuesto realizado en el marco de la convocatoria del Programa INICIATIVAS
que organizaba el CELS con fondos de la IAF, la Fundación Ford y otros organismos
internacionales, en la época de la crisis del 2001.
En ese caso se presentó una adaptación de un proyecto de desarrollo socioproductivo para las
diez provincias del norte argentino. La idea era promover emprendimientos asociativos rurales
y en ámbitos semi-urbanos. El proyecto tenía un componente de crédito, otro de capacitación,
otro de asistencia técnica y un cuarto componente de producción de material didáctico.
En las páginas siguientes podemos ver el desarrollo del presupuesto. En primer lugar
encontrarán una planilla general, que es la “Síntesis del presupuesto”. Y luego hay un detalle
de cada uno de los rubros que aparece en esa síntesis. Lean las planillas antes de seguir…
23
INICIATIVAS
Presupuesto
14.1. Síntesis del presupuesto
Esta planilla reúne y consolida la información que deberá detallar en las planillas 14.2 a 14.6, de modo que debe completarla una vez
resueltas las planillas de detalle de gastos.
CONCEPTO DE GASTO
1 Personal
4 Funcionamiento del proyecto
4a Insumos/ materias primas1
4b Comunicación social2
4c Otros gastos de funcionamiento
5 Evaluación y sistematización
SUB TOTAL GENERAL
6 Imprevistos
TOTAL GENERAL
1er
2do
3er
4to
5to
trimestre trimestre trimestre trimestre trimestre
TOTAL
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
6480
12.380
12.980
11.940
11.340
55.120
38.000
20.500
900
38.000
12.865
1.650
1.650
1.520
1.520
76.000
33.365
7.240
2.000
500
500
1.100
575
4.675
720
30.600
720
66.115
720
53.850
720
15.280
720
14.155
3.600
180.000
Nota al presente presupuesto: La formulación del presente proyecto fue realizada partiendo de la existencia de aportes de contraparte
de organismos provinciales, municipales y de las OSC que presentan el proyecto para financiar:
- los costos de honorarios de los 40 promotores (al menos un mínimo de $ 150.- mensuales) por doce meses hasta que la puesta en
marcha del fondo rotativo permita soportar dichos gastos. Esto implica un total de $ 72.000.- los costos de movilidad de los coordinadores provinciales, por un total calculado de $ 21.120.- los costos de alojamiento y comidas de entre 35 y 38 personas durante las reuniones de capacitación, por un total calculado de $
20.000 aproximadamente
- la recopilación de estudios previos y el informe de determinación de líneas estratégicas será aportado por el Consejo de la
Microempresa
1
2
Como insumo consideramos el dinero (insumo financiero) para la puesta en marcha de los fondos rotativos.
En este rubro incluimos los costos de producción de los kits de material didáctico multimedial (videos y material gráfico).
24
14.2. Detalle de gastos de Personal
Actividad3
Supervisión de todas las actividades,
menos 1.2
3.1/3.4/4.1/4.2
1.3
1.3
1.3/1.4/
supervisión de 2.1/ 2.2/ 2.3/ 3.2/ 3.3/
4.3/ 6.3/ 6.4
colaboración con 6.1 y 6.2
Todas las actividades
6.2/6.3 y 6.4
Función/perfil
Coordinador del proyecto. Part time
Especialista en microfinanzas. Diseño
de las líneas de financiamiento
Capacitadores para capacitación de
promotores
Viáticos para los promotores (para
capacitaciones)
Coordinadores provinciales. Part time.
Deben supervisar a los promotores
Secretaría / administración contable part
time
4 especialistas en rubros definidos
TOTAL
3
Cantidad
1
Costo
Período
TOTAL
unitario cant. meses o días PESOS
$ 800
15
meses
12.000
3.000
2
$ 250
16
jornadas
8.000
40
$8
16
jornadas
5.120
4
$ 400
12
meses
19.200
1
$ 360
15
meses
5.400
4
$ 300
2
jornadas
2.400
55.120
Indique a que actividad corresponde según número asignado en la matriz de planificación del proyecto
25
14.5. Detalle de gastos de funcionamiento del proyecto (Incluye insumos/materias primas, comunicación social y otros gastos de
funcionamiento)
Descripción de recursos
Fondo rotativo de créditos y microcréditos para productores
Costos fijos (telefonía, oficina, amortización de equipamiento, papel de fax,
fotocopias, conexión a internet, etc.
Transporte de equipos y personal de filmación
Guiones y redacción de manuales
Desgrabaciones
Diseño gráfico e ilustraciones de cartillas y manuales
Servicios de filmación incluyendo iluminación, sonido, equipamiento
Servicios de edición incluyendo isla, operación, doblaje y mezcla de sonido, gráfica
Material de video virgen
6 actores y 5 extras x 10 jornadas (incluyendo refrigerios y viáticos)
Locaciones
copias de videos
Impresión de ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de
un total de 250 páginas en A4 a un color
Impresión de guías para el docente de unas 50 pag.
Impresión de conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 páginas
Transporte de promotores a talleres de capacitación
Alquiler de sala de capacitación para capacitaciones de promotores
Materiales varios de capacitación (alquiler de equipos de proyección, filminas,
fotocopias, afiches, materiales de libreria, etc.)
Gastos eventuales (2%)
TOTAL
Cantidad
Costo unitario
TOTAL
PESOS
76.000
4
19.000
15
10 jornadas
global
Un mes full time
global
20 jornadas
400 horas
50 casetes DV
global
10
20 copias
300
80
50
7
4.500
800
4.000
400
1.800
6.600
8.000
1.400
5.000
500
140
2.500 ejemplares
50 ejemplares
50 ejemplares
4 viajes
16 jornadas
1,80
3
1,50
400
40
4.500
150
75
1.600
640
global
global
400
330
20
28
500
3.600
120.205
26
14.6. Detalle de gastos de sistematización y auto-evaluación
Descripción de recursos
Diseño de instrumentos de evaluación: entrevistas de selección de promotores, planillas
de asistencia, planillas de evaluación de las capacitaciones, modelos de informes de
capacitaciones, modelos de informes de asistencia técnica.
Reuniones de validación de material didáctico con beneficiarios y técnicos e informes
Reuniones de validación de la operatoria de créditos e informes
Encuestas a beneficiarios y sistematización
Informe de evaluación del funcionamiento del fondo rotativo (está incluido en los
honorarios del especialista)
6 reuniones realizadas para evaluar alternativas de inclusión de los beneficiarios en la
gestión y administración del fondo rotativo e informes
Informe final de evaluación (es función del coordinador general del proyecto, se
consideran solo los costos de copiado del informe para las organizaciones intervinientes)
TOTAL
Cantidad
global
global
6
global
6
Costo
unitario
100
100
TOTAL
PESOS
800
600
600
2.000
600
75
4.675
Nota: parte del trabajo de los promotores consiste en realizar evaluaciones: de los planes de negocio que presentan los
emprendedores, de los niveles de devolución de los créditos, realización de informes de asistencia técnica y realización de informes
de capacitación.
A su vez parte del trabajo de los coordinadores provinciales consiste también en realizar actividades de evaluación: del desempeño de
los promotores, de la composición de la cartera de préstamos, etc.
El coordinador general del proyecto junto con el especialista en microfinanzas deberá generar como parte de su trabajo el informe de
evaluación del funcionamiento del fondo rotativo tomando en cuenta la factibilidad de autosostenimiento de los costos de
administración y seguimiento.
La sistematización de las encuestas y de los informes de capacitación y asistencia técnica serán parte del trabajo de la secretaria
administrativa.
27
El formato de la primera planilla de la serie -es decir, la planilla de síntesis- es diabólico porque
aparece un “condimento” que no aparecía en las demás planillas: cómo se desarrolla la
ejecución del presupuesto a lo largo del tiempo que dura el proyecto. En este caso, al calcular
el presupuesto había que definir los gastos a realizar en cada rubro por trimestre y esto es
complicado porque se tiene que tener en cuenta la coherencia entre las actividades, el gasto
del dinero y los objetivos. En la mayor parte de los casos, los concursos de proyectos solicitan
solamente un cronograma de actividades, pero no un cronograma de inversiones como en este
caso.
Para llegar a completar estos datos, es conveniente realizar notas por fuera del formulario que
piden, como veremos en la última sección de este cuadernillo. Es necesario tomar un cuaderno
u otro archivo de Word y comenzar a escribir todos los cálculos, la narrativa de nuestro
pensamiento, es decir, cómo llegamos a las cifras, para poder luego recordarlo. Incluso es
posible agregar algunas de estas notas aunque no las pidan, para aclarar. En este caso el
formulario no incluía columnas para consignar aportes de contraparte, y se creía importante
aclarar que habría aportes de organismos provinciales y que esto era solamente el presupuesto
de lo que se solicitaba al Programa Iniciativas y no el total.
Como es posible ver, en este proyecto Iniciativas las planillas son más precisas. Por una lado
hay una planilla para el personal en la que hay que hacer referencia a las actividades que
fueron numeradas en el cuerpo del proyecto. Allí se incluyen entonces referencias a números
como 1.3, 4.1, cada uno de los cuales es una actividad ya descripta. En esta planilla de
personal se describe el rol, la cantidad de personas, el costo unitario, el período de tiempo en
que se va a contratar un profesional para cada rol en meses y el total de presupuesto previsto
para cada rol.
Este nivel de detalle raramente aparece en los formularios. Es muy maniático, si bien esto es lo
que se debería hacer siempre como trastienda para llegar a definir los números del
presupuesto. En este caso lo pedían explícitamente.
La siguiente planilla de “Gastos de funcionamiento del proyecto”, incluye insumos, materias
primas, comunicación social, fondo recaudatorio de crédito, costos fijos, telefonía, transporte de
equipos y personal de filmación, guiones y redacción de manuales, desgrabación.
Resulta significativo observar que las unidades de medida varían de rubro en rubro. Algunos
rubros como los servicios técnicos están calculados usando como unidad de medida la jornada
o la hora, lo mismo que el alquiler de equipos de filmación. En muchos otros casos la unidad de
medida es la cantidad ya que son insumos. En algunos casos se utiliza un cálculo global. Esto
es importante ya que pensar en unidades de medida diferente para cada rubro suele ser un
obstáculo si la persona que calcula el presupuesto no tiene experiencia.
28
La convocatoria del Instituto de la Mujer del gobierno español
El último ejemplo que se presentará en esta tercera parte es un proyecto para trabajar con un
grupo de mujeres meretrices que venían siendo asistidas por una institución religiosa, la Orden
de las hermanas Oblatas, con el objetivo de ayudarlas a organizar emprendimientos
productivos de forma tal que pudiesen optar por dejar el trabajo de calle.
Como en el caso anterior, aquí también solicitan primero un cuadro de síntesis del presupuesto
global. Este cuadro es el primero que incluimos en la serie. Como se puede ver hay dos partes:
-
La primera informa el monto total del proyecto, el monto total que se solicita a la fuente de
financiamiento que organiza la convocatoria y luego el detalle de los aportes de las distintas
contrapartes (en nuestro ejemplo hay aportes de contraparte de una ONG y de los socios
locales que eran las hermanas Oblatas).
-
La segunda parte es un cuadro con los montos totales que se piensan gastar en cada rubro,
incluyendo tanto los aportes del organismo de cooperación como los propios y los de los
socios locales.
Este último cuadro solamente se puede completar si primero se han completado las planillas
desglosadas de cada rubro que podrán ver a posteriori. Como se puede observar, en este caso
pedían tres tipos de planilleo:
-
una planilla con el desglose presupuestario de todo el proyecto (incluyendo todos los gastos
a realizar tanto los que se hagan con fondos de la institución de cooperación como aquellos
que se realicen con fondos propios o locales): qué se compra o se contrata, cuánto, cuál es
el precio unitario, en el caso de los roles profesionales cuántos profesionales se piensa
contratar en cada rol y cuál es el total a gastar de ese rubro;
-
una con la información organizada por rubros, discriminando cuánto de ese rubro se paga
con fondos solicitados y cuánto con fondos propios, de socios locales, de organismos
públicos, etc.
-
la tercera, que es casi igual a la primera, pero solamente con la información detallada de lo
que se pagará con fondos del organismo de cooperación.
Obviamente todas las cuentas deben coincidir en las tres tablas.
29
7. RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS
Las cuantías deben expresarse en Dólares USA. El presupuesto hay que desglosarlo por año si es plurianual
Costo total del proyecto para toda su duración
U$D 74.180
Financiación solicitada al Instituto de la Mujer para un año de ejecución del proyecto
U$D 39.200
TOTAL
Solicitado al Instituto de la Mujer
Aportación de Organismos Oficiales del país receptor
Aportación de socios locales
Aportación de Organismos Internacionales
Fondos Propios (ONG local)
Otras fuentes de Financiación (especificar)
TOTAL INGRESOS
U$D 39.200
U$D 3.500
U$D 31.480
U$D 74.180
TOTAL
Personal (gastos de Dirección, Coordinación, Secretaría, Contabilidad… )
U$D 9.600
Equipamiento (ordenador, impresora… etc.).
U$D 24.200
Gastos derivados de la realización de cada una de las actividades del proyecto (Taller de género; Taller de
liderazgo; Encuentro … etc.)
U$D 25.360
Publicaciones
U$D 3.700
Viajes y dietas (transporte, alojamiento y manutención de cada una de las personas que participan en la
ejecución de las actividades concretas del proyecto)
U$D 2.000
Otros Gastos (especificar)
U$D 6.250
Gastos Administrativos (fax, teléfono, material de escritorio…. Etc.),
U$D 1.920
Imprevistos (10%)
U$D 1.150
TOTAL GASTOS
U$S 74.180
30
7.5 DESGLOSE PRESUPUESTARIO (especificar por costes unitarios los gastos que se tiene previsto imputar al COSTE TOTAL
del proyecto, incluyendo el desglose por años si procede). Este cuadro es indicativo y susceptible de ser modificado para adaptar
las partidas al desglose presupuestario por costes unitarios del proyecto.
PARTIDAS
COSTOS
Unidad
Personal (gastos de
Dirección, Coordinación,
Secretaría, Contabilidad)
Cantidad
Precio unitario
Personas
Coordinador de proyecto
12 meses
U$D 600
1
U$D 7.200
Secretaria administrativa
12 meses
U$D 200
1
U$D 2.400
1
U$D 1.000
U$D 1.000
14
U$D 800
U$D 11.200
10
U$D 700
U$D 7.000
5
U$D 1.000
U$D 5.000
100 jornadas
U$D 65
2
U$D 13.000
100 jornadas
U$D 20
5 (alternan)
U$D 2.000
10 meses
U$D 96
Retroproyector
Equipamiento (ordenador,
impresora,… etc.).
Ordenadores con impresora
Máquinas de costura
industriales
Máquinas de tejido industriales
Gastos de la etapa de
Docentes
capacitación (20 talleres
para cada uno de 5 grupos). Cuidadoras de niños
Alquiler mensual de salón de
clases x 6 hs. semanales
Material didáctico por taller
(filminas, marcadores, papel
afiche, insumos para
simulaciones, etc.)
Gastos de la etapa de
asistencia técnica (20
jornadas para cada uno de 6
Asesores técnicos
proyectos)
TOTAL
U$D 960
U$D 1.000
100 talleres
U$D 10
120 jornadas
U$D 70
3 (alternan)
U$D 8.400
31
Redacción (adaptación) y
diseño de material didáctico
Publicaciones (gastos de
edición y distribución de
Material didáctico para las
boletines, revistas, folletos…
participantes
etc.)
Informe final
Viajes y dietas (transporte,
alojamiento y manutención
de cada una de las personas
que participan en la
ejecución de las actividades
concretas del proyecto)
Otros Gastos (especificar)
Refrigerio para las
participantes, por taller
Viáticos para docentes
(promedio
2 meses
U$D 500
100 ejemplares
U$D 12
500 ejemplares
U$D 3
100 talleres
100 talleres
U$D 10
U$D 10
(promedio)
U$D 1.000
1
U$D 1.200
U$D 1.500
U$D 1.000
U$D 1.000
jornadas de filmación en video
20
U$D 70
U$D 1.400
jornadas de edición en video
20
U$D 75
U$D 1.500
Movilidad, viáticos, luces,
utilería, sonido, actores,
escenografía, etc.
80
U$D 15
U$D 2.000
U$D 1.200
Casetes vírgenes
Copias de video
50
U$D 3
SUBTOTAL
Gastos Administrativos (fax,
teléfono, material de
escritorio…. Etc.),
Imprevistos
TOTAL
U$D 150
U$D 71.110
Uso de oficina instalada
12 meses
U$D 80
U$D 960
Teléfono
12 meses
U$D 30
U$D 360
Material de escritorio
12 meses
U$D 50
U$D 600
U$D 1.390
U$D 74.180
32
Partidas
Solicitado Inst. Mujer
Fondos Propios (ONG local)
Socios locales
Personal
6.000
2.400
Equipamiento
1.000
23.200
U$D 24.200
21.900
3.460
U$D 25.360
Gastos de las actividades del proyecto
Publicaciones
3.000
Viajes y dietas
1.000
Otros
5.500
SUBTOTAL
700
1.000
38.400
Gastos administrativos
Imprevistos
1.200
TOTAL
39.200
U$D 3.700
U$D 2.000
750
U$D 6.250
30.060
2.650
U$D 71.110
1420
500
U$D 1.920
350
U$D 1.150
3.500
U$S 74.180
800
TOTAL
U$D 9.600
31.480
7.7 DESGLOSE PRESUPUESTARIO DE LOS FONDOS SOLICITADOS AL INSTITUTO DE LA MUJER
(Desglosar por partidas, subpartidas y conceptos)
COSTOS
PARTIDAS
Unidad de cuenta
Personal (gastos de Dirección,
Coordinación, Secretaría,
Contabilidad)
Coordinador de proyecto
Equipamiento
Retroproyector
Precio unitario
Cantidad
Personas
12 meses
U$D 500
1
1
U$D 1.000
TOTAL
6.000
1.000
33
Gastos para la etapa de capacitación Docentes
Gastos para la etapa de asistencia
Asesores técnicos
técnica
Publicaciones (gastos de edición y
distribución de boletines, revistas,
folletos… etc.)
Viajes y dietas (transporte,
alojamiento y manutención de cada
una de las personas que participan
en la ejecución de las actividades
concretas del proyecto)
Otros (especificar)
100 jornadas
U$D 65
2
13.000
120 jornadas
U$D 70
3 (alternan)
8.400
2 meses
U$D 500
Material didáctico para las
participantes
100 ejemplares
U$D 12
Informe final
500 ejemplares
U$D 3
Redacción (adaptación) y
diseño de material didáctico
Viáticos para docentes
(promedio
100 talleres
U$D 10
(promedio)
300
1
1.200
1.500
1.000
Jornadas de filmación en video
20
U$D 70
1.400
Jornadas de edición en video
20
U$D 75
1.500
Movilidad, viáticos, luces,
utilería, sonido, actores,
escenografía, etc.
1.250
Casetes vírgenes
80
U$D 15
Copias de video
50
U$D 3
1.200
150
SUBTOTAL
38.400
Imprevistos
800
TOTAL
39.200
34
EL PROCESO DE ARMAR EL PRESUPUESTO
Como hemos visto hasta aquí, los formatos de planillas de cada convocatoria ya vienen
determinados por los organismos que financian proyectos. En muy pocas convocatorias (por
ejemplo, la embajada de Finlandia) el formato para presentar el presupuesto puede ser definido
por la organización que presenta el proyecto. Distinto es si se pretende presentar un proyecto
sin que haya una convocatoria abierta. Hay Fundaciones como la Friedrich Ebert o la Konrad
Adenauer, que no tienen convocatorias abiertas, sino que reciben proyectos y los evalúan y en
este caso cada organización presenta la información como mejor le parece.
Otra situación en la que también se deben armar presupuestos sin formato preestablecido es
cuando se realizan presentaciones a licitaciones o concursos de precios para realizar trabajos
de consultoría. Pero en estos casos no hay que describir los costos por rubro, sino informar la
cifra global del trabajo que se propone realizar, aunque para llegar a esa cifra sí conviene
internamente realizar un presupuesto detallado, ya que luego es posible que se establezca
alguna negociación sobre el monto total o el plan de trabajo y es necesario poder contar con la
información para poder argumentar.
Ahora bien, sea que se deba completar un formulario prediseñado o que se tenga que
presentar un presupuesto en el marco de una licitación o que se presenten proyectos de
manera directa y fuera de convocatorias, siempre es conveniente calcular el presupuesto con la
mayor precisión posible, y registrar de algún modo la lógica y las decisiones que fuimos
tomando al hacer las cuentas. Para eso, en la mayoría de los casos es conveniente escribir un
archivo de Word (o tomar notas en un cuaderno) de forma paralela que funciona como la
trastienda del presupuesto formal… Para completar cada casillerito correspondiente a un rubro
hay una serie de cálculos previos, que deben quedar registrados para reconstruir la secuencia
en el momento en que nos dan el financiamiento.
Veremos entonces estos apuntes, esta trastienda, en dos de los casos que presentamos en el
apartado anterior: el proyecto presentado a la AECI y el proyecto presentado al Programa
Iniciativas. Sugerimos como ejercicio fotocopiar las planillas vacías finales que incluimos más
arriba y completarlas con los números que surgen de las siguientes planillas….
35
Notas para armar el presupuesto del proyecto presentado a la AECI:
Costos directos corrientes
A.I.1. Identificación anterior a la solicitud de la ayuda
Tipo de gasto
INCLUIR CONICET SECYT Totales
Honorarios de observación participante y no participante, notas,
redacción de artículos (Ana, David, Luciana, María Eva, Miguel Murúa)
6000
Honorarios para camarógrafo
500
Honorarios para subir material a you tube
500
6000
6000
Equipo
400
Insumos
500
TOTAL
7000
6000
7000
20000
TOTAL en Euros
1600
1400
1600
4600
A.I.3. Auditorias
Rubro
Cantidad
Honorarios de auditor externo
Costo unitario
18 meses
TOTAL
AECI
INCLUIR
Total
800
10800
3600 14400
800
10800
3600 14400
2500
850
TOTAL en €
3350
A.I.4. Otros servicios técnicos (Asistencias técnicas, capacitación, formación, difusión...)
Para el diseño del material educativo
Tipo de asesoramiento
/capacitación
Cantidad
Total de
de RR
tiempo
HH
contratado
Honorarios para realizador de
video / sonidista
1
Honorarios para camarógrafo
1
Honorarios para contenidista /
urbanista (para jornadas de
filmación) Cira
1
Honorarios para editor
1
30 medias
Costo
unitario
AECI
INCLUIR CONICET
Total
150
3500
1000
4500
150
3500
1000
4500
150
2500
2000
4500
80 horas
30
2400
2400
1
14 jornadas
300
4200
4200
2
15 jornadas
200
3000
1500
Honorarios para ilustrador
1 40 ilustraciones
50
1500
500
2000
Honorarios para procesamiento
didáctico
2
300
1500
1500
3000
22100
7500
1500 31100
5050
1710
Honorarios para diseñador
editorial
Honorarios para contenidistas
(para materiales gráficos) Cira
TOTAL
TOTAL en Euros
jornadas
30 medias
jornadas
30 medias
jornadas
10 jornadas
1500
340
6000
7100
36
Para el talleres de capacitación y asistencia técnica (acompañamiento en el mapeo y plan de gobierno)
Tipo de asesoramiento
/capacitación
Cantidad
Total de
de RR
tiempo
HH
contratado
Honorarios para
coordinadores de actividades
de asistencia técnica y
capacitación
4
Costo
unitario
20 medias
jornadas
AECI INCLUIR CONICET
SECYT
Total
200 10000
2000
2000
2000 16000
2300
460
460
460 3680
TOTAL en Euros
Para la difusión con métodos de comunicación alternativa
Tipo de asesoramiento
/capacitación
Honorarios para cuadrilla
de guerrilla televisión
(incluyo a Amalia, David,
Fer)
Honorarios para agente de
prensa (Betas mismo u
otro)
Honorarios para dos
creativos (Betas / David /
Ana Inés / Corral / Julio,
etc.)
Honorarios para diseñador
de folletos y afiches de vía
pública (Damiani)
Honorarios para animador
de blogs y listas de correo
(Betas)
TOTAL
Cantidad
Total de
de RR
tiempo
HH
contratado
Costo
unitario
AECI
INCLUIR CONICET SECYT
3
4 meses
1600
13800
2400
1
6 meses
1600
9600
1000
6000
3000
2000
3000
Total
19200
9600
6 meses
2
30%
3000
12000
dedicación
1
6 meses
1500
5000
1
6 meses
1600
7600
2000
9000
2000
9600
42000
5000
5400
7000
59400
9600
1150
1250
1600
13600
A.I.5. Arrendamientos
Alquiler de un 40% de la oficina por 18 meses a un cálculo aprox. de 1500 por mes el 100% de la oficina
(600 x mes x 18) = $ 10800 = € 2500
A.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a
un año (material oficina, gasolinas, agua, luz, conexiones telefónicas y de red, etc...)
Para el diseño del material educativo, talleres de capacitación y asistencia técnica
37
Rubro
Cantidad
Costo unitario
AECI
480
Casetes mini DV
60
12
CD para bajadas en MPEG1
40
Baterías para equipos
INCLUIR
SECYT
Total
240
720
2
80
80
20
7,50
150
150
Multiplicación de materiales en soporte
papel para la capacitación de
voluntarios
1000
10
5000
5000
10000
Multiplicación de materiales en soporte
CD o DVD para la capacitación de
voluntarios
1000
8
4000
4000
8000
Material de librería para el proceso de
capacitación y la administración del
proyecto
Logística y organización de la
convocatoria y la capacitación de
voluntarios (afiches, micros radiales,
fotocopias de planillas de asistencia,
etc.)
TOTAL
Total en euros
600
600
1000
1000
2000
10480
2070
9000
19550
2400
500
2100
5000
Para la difusión local con métodos de comunicación alternativa
Rubro
Cantidad
Empresas locales
Costo
AECI
unitario
INCLUIR
e Imprenta
Total
municipal
Casetes mini DV
60
12
720
720
CD para bajadas en MPEG1
40
2
80
80
Baterías para equipos
20
7,50
Multiplicación de materiales
gráficos (folletos, afiches)
TOTAL
Total en euros
Monto
aproximado
200
10000
200
10000
20000
10800
200
10000
21000
2500
50
2300
4850
38
Para la documentación de las reuniones
Rubro
Cantidad
Costo unitario
AECI
INCLUIR
Total
Casetes mini DV
300
12
CD para bajadas en MPEG1
150
2
300
300
60
7,50
450
450
1000
1000
3600
1750
5350
820
400
1220
Baterías para equipos
3600
3600
Material de librería para la documentación
(cuadernos, lapiceras, toner, etc.)
TOTAL
TOTAL en €
A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas
Rubro
Viáticos y transporte de equipos
de filmación
Costo
unitario
Cantidad
AECI
INCLUIR
SECYT
Total
250 viáticos (jornadas
de filmación y eventos
50
8000
1500
3000
12500
TOTAL
8000
1500
3000
44500
TOTAL en euros
1850
350
700
2900
de capacitación)
A.I.8.1. Personal local
Para la documentación de los espacios autoconvocados
Rol
Cantidad
Total de
de RR
tiempo
HH
contratado
Costo
AECI
unitario
INCLUIR CONICET
Total
150
Honorarios para camarógrafo
1
½ jornadas
(8 x mes x
150
22500
22500
50
2500
2500
1000
9000
9000
1000
9000
18 meses)
Honorarios para observador no
participante
Honorarios para asistente de edición
que suba material a you tube
Honorarios para asistente de
investigación
1
1
1
150 ½
jornadas
18 meses
½ jornada
18 jornadas
TOTAL
Honorarios de coordinadores del
proyecto y equipo técnico
TOTAL
Cantidad
2 x 18
Costo unitario
2500
7500
18000
9000
4200
43000
11500
11500 66000
9780
2620
2620 15020
TOTAL en Euros
Rubro
2500
AECI
INCLUIR
CONICET
Total
22000
22000
44000
88.000
5000
5000
10000
20000
meses
39
A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios producidos de la cuenta del proyecto)
Rubro
2% de comisión bancaria por transferencia
internacional
0,25% de impuesto al cheque
Mantenimiento de cuenta bancaria y emisión
de chequeras
Cantidad
Costo unitario AECI
INCLUIR
400
400
6600
18
50
Totales
6600
1000
1000
TOTAL
7000
1000
8000
Total en euros
1600
250
1850
A.I.10. Sensibilización en España vinculada al proyecto
Rubro
Viáticos de los dos coordinadores en España
por 7 días para presentar el proyecto
transporte aéreo por dos personas
Cantidad
Costo unitario
SECYT
Total
2 x 7 días
460
6440
6440
2 Pasaje aéreo BUE
- Madrid – BUE en
temporada baja
5000
10000
10000
16440
16440
3800
3800
TOTAL
Total en euros
A.II.4 Equipos y materiales inventariables (gastos de compra de ordenadores, impresoras,
mobiliario, equipos técnicos, maquinaria técnica, coches, etc. Con duración superior a un año.)
Rubro
Cantidad
Proyector de video
Alquiler y/o amortización de equipos de
filmación de video. Incluye equipos de
iluminación y sonido
Alquiler y/o amortización de equipos de edición
de video
Memoria externa de 500 gigas y server
Impresora láser color
AECI
INCLUIR
SECYT
3000
Totales
3000
27000
2
15000
12000
2
5000
8000
3
3000
3000
8320
8320
TOTAL
Total en euros
13000
31320
23000
54320
7200
5300
12500
B.I. GASTOS SOLICITANTE
Rubro
Utilización de las instalaciones y oficinas de la
Institución (incluyendo servicios: Internet, luz,
gas, teléfono, asistente administrativo,
seguros, etc.). Se calcula un 40% de los costos
totales de la institución
Total
Total en euros
Cantidad
18 meses
Costo unitario
AECI
INCLUIR
Total
2000 18000
18000
36000
18000
18000
36000
4100
4100
40
Cuadro final
Rubro
AECI
A.I.1. Identificación anterior a la
solicitud de la ayuda
INCLUIR CONICET
1600
1400
SECYT
Empresas
locales e
Imprenta
municipal
1600
Total
4600
2500
850
16950
3320
2050
Para el material de capacitación
5050
1710
340
Para el acompañamiento en el mapeo y plan
de gobierno (talleres de capacitación)
2300
460
460
460
3680
Para la difusión con métodos de
comunicación alternativa
9600
1150
1250
1600
13600
A.I.3. Auditorias
A.I.4. Otros servicios técnicos
A.I.5. Arrendamientos
3350
2060
24380
7100
2500
2500
A.I.6. Materiales y suministros no
inventariables gastos de materiales
consumibles en plazos inferiores a un
año
5720
950
2100
8770
Para el material de capacitación y para el
acompañamiento en el mapeo y plan de
gobierno (talleres de capacitación)
2400
500
2100
5000
Para la difusión con métodos de
comunicación alternativa
2500
50
820
400
1850
350
14780
7620
1600
250
Para la documentación de los espacios
autoconvocados
2300
4850
1220
40% costos fijos de Incluir por 18 meses
A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas
A.I.8.1. Personal local
A.I.9. Gastos financieros (gastos
bancarios producidos de la cuenta del
proyecto)
A.I.10. Sensibilización en España
vinculada al proyecto
700
2900
12620
35020
1850
3800
3800
A.II.4 Equipos y materiales
inventariables
7200
5300
12500
B.I. GASTOS SOLICITANTE
5200
3000
8200
54000
32630
Totales
23540 14420
2300
41
Empresas
Rubro
AECI
INCLUIR CONICET SECYT
locales e
Imprenta
Total
municipal
A.I.1. Identificación anterior a la solicitud de
1600
la ayuda
A.I.3. Auditorias
A.I.4. Otros servicios técnicos
2500
850
16950
3320
1400
1600
4600
3350
2050
2060
24380
2500
A.I.5. Arrendamientos
2500
A.I.6. Materiales y suministros no
inventariables gastos de materiales
5720
950
2100
2300 11070
1850
350
700
2900
14780
7620
1600
250
consumibles en plazos inferiores a un año
A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas
A.I.8.1. Personal local
A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios
producidos de la cuenta del proyecto)
A.I.10. Sensibilización en España vinculada
12620
35020
1850
3800
al proyecto
3800
A.II.4 Equipos y materiales inventariables
7200
5300
12500
B.I. GASTOS SOLICITANTE
5200
3000
8200
54000
32630
Totales
23540 14420
2300
42
Notas para elaborar el presupuesto del Programa INICIATIVAS
Componente financiamiento de proyectos
Se requieren $ 4.000 para el diseño de la línea de financiamiento (Fundación Indep.) y $ 20.000 por
provincia para microcréditos que después se completará con plata del FONCAP. Estos fondos serán
administrados por la Fundación en conjunto con Microsol Crédito Jujeño y por el CIET.
Total componente financiamiento de proyectos: $ 84.000
Componente material didáctico
12 copias de videos $ 120
Impresión de 2.500 ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de un total de 250
páginas en A4 a un color $ 4.000
Impresión de 20 guías para el docente de unas 50 pag. $ 70
Impresión de 20 conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 páginas $ 50
Total reproducción $ 4.240
Video sobre microcrédito
Video sobre ideas de negocio y creatividad
Video sobre factores básicos de éxito
Video sobre comercialización
Video sobre costos
Video sobre gerenciamiento
Video sobre administración
A $ 4.000 por video son $ 28.000
Viáticos para dos personas a Jujuy, Chaco y Corrientes $ 3.000
Total producción de video $ 31.000
Producción de originales para material gráfico $ 4.760
Total producción de material didáctico: 40.000 (a cargo de Incluir)
Componente capacitación de promotores
Se van a hacer tres capacitaciones:
- una al principio de la etapa piloto (en Jujuy), cinco días
- otra al final de la etapa piloto (en Corrientes), cinco días
- una tercera a los seis meses de haber comenzado la implementación de la segunda etapa del
Programa, tres días
- una reunión final de evaluación, tres días.
Las últimas dos reuniones, en lugares a definir.
Transporte de los participantes hasta el lugar de realización de la capacitación $ 1.000.
43
Costos de las reuniones de 5 días:
Estadía durante 4 noches 40 tipos más 2 capacitadores.
40 $ por día por persona = $ 160 por persona x 42 = aprox 6.640.
Esto lo van a poner las provincias.
Honorarios de 2 capacitadores x 5 días a $ 400 = $ 4.000
Materiales varios, alquiler de equipos de proyección = $ 400.
Viáticos para cada participante $ 40 (x 40) = $ 1.600
Total por una capacitación $ 13.800
Total que aporta el Programa por capacitación de 5 días: $ 7.000
Costos de las reuniones de 3 días
Estadía durante 2 noches 40 tipos más 2 capacitadores.
40 $ por día por persona = $ 80 por persona x 42 = aprox $ 3.360.
Esto lo van a poner las provincias.
Honorarios de 2 capacitadores x 3 días a $ 400 = $ 2.400
Materiales varios, alquiler de equipos de proyección = $ 300.
Viáticos para cada participante $ 30 (x 40) = $ 1.200
Total por una capacitación $ 7.260
Total que aporta el Programa por capacitación de 3 días: $ 3.900
Total por tres capacitaciones (la primera y segunda de cinco días, la tercera y la reunión final de
tres días: $ 21.800
Total de aporte de las provincias: $ 20.000
Los capacitadores serán aportados por las tres instituciones
$ 21.800 para las capacitaciones de los promotores
Componente asistencia técnica
Recorridos semanales de un asesor técnico (coordinador local) por las localidades.
H. G. en Jujuy, A. o T. en Corrientes, H. M. en el Chaco, alguien en Formosa.
Por día: $ 100 de honorarios. Cada asesor trabajaría un día por semana, coordinando el trabajo de los
10 promotores a cargo.
Un coordinador por provincia. $ 400 por semana de honorarios = $ 1.600 por mes.
Viáticos = $ 80 por semana, $ 320 por mes, $ 1.280 por las 4 provincias
$ 2.560 por mes. Esto lo tendría que garantizar la provincia. En el caso de Formosa, al limitarse el
trabajo a la Capital, no habría mucho gasto de viático.
x 15 meses = $ 21.120
Se distribuirá de modo proporcional entre Fundación Independencia y el CIET
28.800 para asistencia técnica.
Costo de administración del Proyecto (CIET) 3% del monto total del proyecto. $ 5.400
44
Resumen:
Fondo de microcrédito
Materiales de capacitación
Capacitación de promotores
Supervisión y asistencia técnica de promotores
Administración
$
$
$
$
$
Total
$ 180.000
84.000
40.000
21.800
28.800
5.400
Falta considerar el trabajo de los promotores (animadores comunitarios financiados por municipios,
profesionales beneficiarios del Plan Jefes y Jefas como contraprestación, técnicos de agencias de
desarrollo local, etc.). Calculamos un honorario mensual de $ 150 para que cada uno de los 40
promotores dé asistencia técnica a entre 3 y 4 empresas cada uno. Son $ 6000 x 12 meses = $ 72.000.Estaría faltando plata para la coordinación general del proyecto, para los gastos fijos de las instituciones
y para algunas cuestiones relacionadas con el manejo de los fondos de microcrédito. Estamos muy muy
justos y es imprescindible ampliar este financiamiento con otros aportes…
En estos dos ejemplos es posible ver dos formas distintas de llevar las notas de la trastienda.
En el primer caso se optó por repetir las tablas de la convocatoria formal, agregando detalle de
qué se incluye en cada uno de los rubros. En el segundo caso las notas son más informales, y
no se realizaron tablas, sino que se fueron escribiendo detalles e ideas, incluyendo ya los
nombres de los futuros responsables de las actividades y otros comentarios relacionados con
los gastos a realizarse.
Cada convocatoria y cada contexto es diferente y no hay un único modo de hacer este tipo de
notas.
La idea, como dijimos al comienzo, es darles un tiempo para que vayan formulando el
presupuesto del proyecto que presentarán como trabajo final y puedan traer sus presupuestos
para la consulta en el espacio de tutoría. Allí ver los presupuestos y discutir los criterios y la
lógica con que se han hecho.
45