Sistemas de delegación

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE HERMOSILLO
AMINISTRACION
DELEGACIÓN Y SUPERVISIÓN
Alumnos:
Coronado Sesma Alfonso
Favela Mayoral Octavio
Grijalva Molina Jesús Guillermo
Loeza Chay Yair Alan
Loustaunau Ruiz Víctor Manuel
Martínez Castro Luis Carlos
Ochoa Sánchez Alondra Irene
Olmos García Álvaro Javier
González Ulloa Gregorio
I.S.C.
A87 12:00-1:00 p.m.
Hermosillo, Sonora miércoles 16 de octubre del 2005.
Reglas de la delegación
Las fundamentales son las siguientes:
1. Deben fijarse controles apropiados por cada grado de delegación que se
realiza. Esto resulta obviamente del “principio del equilibrio de delegacióncontrol”.
2. Debe delegarse con base en políticas y reglas. Delegar sin dejar ninguna
capacidad de decisión al jefe delegado, no es realmente delegar nada; delegar
sin bases y criterio dentro de los cuales deba ejercer una autoridad, conduce a
la anarquía en la administración.
Los instrumentos técnicos para delegar son, por ello, las políticas, que
permiten a los jefes tener un campo sobre el que pueden decidir, pero dentro
de ciertos limites y con arreglo a los criterios que se les señalen. Las reglas
complementan estas bases de delegación.
3. Debe evitarse la delegación por ensayo y error. Cuando la delegación se
hace en forma técnica, se definen las responsabilidades y la autoridad de cada
jefe, señalando el sistema de delegación, el tipo de autoridad y los elementos
de la misma delegación.
4. Cuanto mayor delegación exista, más se requiere mejorar la
comunicación.
5. La delegación requiere preparación en el delegado. Uno de los mas graves
errores es quizá considerar que el hacer a una persona jefe, o elevar su nivel
jerárquico, puede lograrse sin darle ninguna capacitación y adiestramiento al
respecto.
6. Debe delegarse gradualmente. Pasar de un sistema de centralización casi
completa, a una gran descentralización, normalmente produce daños, sobre
todo por la falta de preparación de los jefes.
7. Debe adiestrarse a los jefes delegados. Ayudándolos al principio a resolver
los problemas que tengan, pero acostumbrándolos “a venir con decisiones”, y
no “por decisiones”.
8. Debe delegarse tan pronto como se observa que el “tramo de control”
empieza a entorpecer las decisiones.
Concepto de delegación
Siendo la administración un “hacer a través de otros”, necesariamente
requiere de la delegación: ningún jefe lo hace todo por si solo, sino que delega en
otros su autoridad y su responsabilidad.
Se ha hecho común la frase según la cual “la autoridad se delega y la
responsabilidad se compare”; como toda “frase hecha” es verdadera, aunque
imprecisa: tanto la autoridad como la responsabilidad se delegan, sin dejar por ello
de compartirse; la verdad es que, mientras la autoridad delega no debe
reasumirse, sino excepcionalmente, (sobre todo en ausencia temporal o definitiva
del delegado, en cuyo caso vuelve al delegante por vía de devolución) la
responsabilidad sigue siendo solidaria entre delegante y delegado: de ahí que el
delegante deba gozar de la facultad inclusive de remover al delegado, si éste es
incapaz de asumir su responsabilidad adecuadamente.
Delegar es dar a otra persona nuestra autoridad y responsabilidad, para
que haga nuestras veces.
Beneficios de la delegación
 Nos permite quitarnos de detalles, para ocuparnos mejor de las cosas de
mayor importancia.
 Aumenta por consiguiente la eficiencia administrativa en proporción
geométrica, ya que el jefe, descargado de detalles, puede dedicarse a lo que
propiamente le corresponde: hacer planes, estudiar alternativas, tomar
decisiones, analizar controles, etc.
 Favorece la especialización, ya que se suele delegar por funciones
específicas: de hecho la división básica en ventas, producción, finanzas,
personal, etc., implica delegación en cada uno de estos campos.
 Permite que las decisiones sean tomadas con una mayor base sobre la
realidad: un jefe de alto nivel, generalmente no conoce todos los detalles del
problema; en cambio sí los suele conocer el jefe inferior.
Desventajas de la delegación
 Puede hacer perder control.
 Puede hacer perder unidad de mando.
 Puede engendrar falta de uniformidad.
Especies de delegación
1. Puede ser, ante todo, general y concreta, según que se dé para toda las
actividades de una división, departamento o sección para la que se nombra al
jefe, o solo para determinadas actividades o funciones que existen en esas
unidades de organización: nombrar un jefe del departamento de ventas, o
bien delegar autoridad a un subjefe, solo para investigación de mercados.
2. Puede ser temporal o ilimitada, según que se comunique por solo un periodo
determinado de tiempo: para suplir la ausencia de un jefe, o que se delegue
sin limite de tiempo.
3. Puede ser lineal, funcional o staff, según que se dé autoridad como jefe único
sobre un grupo; o bien como autoridad que se comparte con otros jefes(cada
uno para función distinta) sobre el mismo grupo; o como nombramiento que
se da sin autoridad formal, sino solo la que se obtenga a base de la
capacidad que se demuestre, el prestigio que se adquiera y el
convencimiento que se logre.
4. Puede ser individual y colectiva, según que se comunique a una sola persona
o comité.
5. Puede ser delegable o indelegable, según que la persona que recibe la
delegación de autoridad, pueda a su vez delegarla a otros jefes inferiores, o
carezca de esta facultad.
Sistemas de delegación
Son fundamentalmente dos:
a) La delegación general: en este primer supuesto se concede al jefe toda la
autoridad en el departamento, sección, etc., que se le encomiendan y se
señalan los casos de excepción en los cuales no deben decidir, sino que
requiere cometerlos a sus jefes para que estos decidan.
Estos limites pueden ser:
 Por tiempo: no poder aprobar programas que excedan de un año.
 Por monto: no poder autorizar créditos de mas de $100,000.00.
 Por función: no poder cambiar la organización de su departamento, etc.
b) Delegación sobre funciones concretas: en este segundo sistema, se le señalan
al jefe los aspectos concretos en que puede y debe decidir, y queda
establecido que, en todos los demás que puedan presentarse, deberá acudir a
los jefes superiores para que decidan.
El primer sistema es el normalmente seguido en los altos niveles de la
administración; el segundo, por el contrario, se usa principalmente para los
supervisores de bajo nivel.
Concepto de supervisión
La palabra supervisión deriva de súper: sobre, y de visum, supino de videre,
ver; implica por lo tanto: ver sobre, revisar, vigilar.
La función supervisora, como hemos visto, supone “ver que las cosas se hagan
como fueron ordenadas”. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los
de nivel inferior, llamados por ello supervisores inmediatos: cabos, mayordomos,
jefes de oficina, etc., siendo, en todo caso, aquellos jefes que no tienen bajos sus
órdenes a otros jefes inferiores, sino sólo obreros o empleados que realizan
órdenes e instrucciones.
Por ser función inmediata al control, fácilmente puede confundirse con él: quizá
el criterio para distinguirlos se encuentra, sobre todo, en que la supervisión es
simultanea a la ejecución, y el control es posterior a ella, aunque sea por corto
tiempo.
Importancia de la supervisión
Importancia del supervisor:
a) Ser el encargado directamente de la labor de vigilancia: es quien realmente
“ve que las cosas se hagan”, de quien depende en último término la
eficiencia de todos los elementos administrativos anteriores.
b) Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y
empleados, estando en contacto inmediato con unos y otros.
c) Es el trasmisor, no sólo de las órdenes e informaciones, motivaciones, etc.,
de la jerarquía superior, sino a la vez, de las inquietudes, deseos, temores,
esperanzas, reportes, etc., de los obreros y empleados.
Reglas de la supervisión
De la unidad del cuerpo administrativo. “Deben usarse todos aquellos medios
que hagan sentir a los supervisores que son parte del cuerpo administrativo, ya
que tienen el carácter de jefes”.
Todo supervisor es un jefe y, por lo mismo, como la Ley Federal del Trabajo
lo establece en su articulo 4o, inciso segundo, obliga al patrón en su relación con
los trabajadores. Por lo mismo, tratar al supervisor como si fuera un simple obrero,
no darle conciencia de su papel de jefe, hacer sus sueldos iguales o inferiores a
los de sus subordinados, etc., tiene que llevar a quitarle autoridad.
De la doble preparación. “Todo supervisor necesita ser preparado, no solo en
las técnicas de producción, ventas, contabilidad, etc., que va a manejar, sino al
mismo tiempo en las que requiera por su carácter de jefe”.
Del fortalecimiento de la autoridad supervisora. La autoridad del supervisor
tiene que ser fortalecida, procurando, sobre todo, que toda orden o instrucción, así
como queja, sugerencia, etc., pasen por él.
Funciones del supervisor
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Distribuir el trabajo.
Saber tratar a su personal (relaciones humanas).
Calificar a su personal.
Instruir a su personal.
Recibir y tratar las quejas de sus subordinados.
Realizar entrevistas con éstos.
Hacer informes, reportes, etc.
Conducir reuniones.
Mejorar los sistemas a su cargo.
Coordinarse con los demás jefes.
Requiere, sobre todo, mantener la disciplina.