RESOLUCIÓN NUMERO 2823 DE 2002

RESOLUCIÓN NUMERO 2823 DE 2002
Diciembre 30
Por la cual se fijan pautas, criterios y responsabilidades para el ejercicio de la
supervisión de las órdenes, contratos y convenios suscritos
El Ministro de Hacienda y Crédito Público, en aplicación del artículo 209 de la Constitución
Política y en ejercicio de las facultades legales previstas en los artículos 4°, 14 y 26 de la Ley
80 de 1993, y
CONSIDERANDO:
Que es obligación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por el cumplimiento
integral del objeto contratado a través de supervisores internos o externos, para garantizar la
correcta ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas;
Que en desarrollo de las funciones de supervisión, todo servidor público deberá certificar la
efectiva y real ejecución del objeto contratado y responder en los términos de la Constitución y
la ley por sus acciones u omisiones en desarrollo de su actividad interventora,
RESUELVE:
Artículo 1°. Principios que rigen la función de supervisión. La función de supervisión estará
sometida a los principios generales de la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la
economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la
responsabilidad y transparencia.
La función de supervisión se ejercerá con plena autonomía respecto del competente
contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero
siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones
en la ejecución del contrat o.
Artículo 2°. Modalidades de supervisión. La función de supervisión se ejercerá en sus
modalidades de formal y material.
La supervisión formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean
necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado.
En la supervisión material se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y
cumplimiento del objeto contratado.
Los conceptos e informes de los supervisores, respecto del cumplimiento de las obligaciones
pactadas, se tendrán en cuenta en el reconocimiento de las discrepancias que se planteen
entre las partes contratantes, las cuales serán resueltas definitivamente por el competente
contractual o en su defecto, por el Comité de Conciliaciones del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Artículo 3°. Designación del supervisor. La función de supervisión de los contratos que suscriba
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público es de carácter interno y se ejercerá previa
designación del competente contractual.
La designación del supervisor de la orden, contrato o convenio, será un funcionario
perteneciente al área ejecutora de este, quien puede ser el mismo funcionario que lo suscribe o
el funcionario que designe el competente contractual, previa sugerencia del Director o
responsable del área ejecutora al remitir la minuta técnica para el trámite contractual
respectivo, mínimo que tengan un perfil profesional que permita garantizar el estricto
cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.
En el evento que se designen varios supervisores, se especificarán las responsabilidades que
cada uno debe cumplir, las cuales pueden ser exclusivas o conjuntas.
Artículo 4°. Cambio de supervisor o interventor. En el evento que se requiera el cambio de
supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, el
competente contractual procederá a designar un nuevo supervisor.
Si el supervisor en ejercicio se encuentra en condiciones de suscribir un acta lo hará
conjuntamente con el designado en su reemplazo y en esta constará el estado de ejecución de
la orden, contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones
que se consideren pertinentes.
Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará constancia del
estado en que se encuentra la orden, contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas
funciones.
Artículo 5°. Del ejercicio de las funciones de supervisión. El ejercicio de la función de
supervisión de contratos comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:
a) La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y
obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el
reconocimiento de los derechos de contenido económico;
b) La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto
contratado, para garantizar al Ministerio que las obligaciones contractuales se han cumplido y
que este puede hacer los reconocimientos económicos al contratista;
c) La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al
certificado de cumplimiento que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas.< /p>
Para los casos previstos en el presente literal, la Secretaría General del Ministerio, establecerá
mediante Circular, el contenido formal de los informes y certificados de cumplimiento que
expedirá el supervisor;
d) Llevar control del gasto, para que no se exceda en ningún momento el valor del contrato
dentro de la vigencia en que se suscribe el mismo, así como los recursos asignados para
atender el pago de vigencias futuras, cuando así esté estipulado. De presentarse situaciones
de desfinanciamiento, no imputables al ejercicio de la supervisión, deberá informar tal situación
al competente contractual.
El supervisor, por ningún motivo, permitirá que los compromisos en los contratos asumidos por
el Ministerio sobrepasen los valores pactados mensualmente, ni ampliará el tiempo para el cual
fue contratado el suministro de un bien o la prestación de un servicio. De presentarse tal
situación deberá ser aprobado por el competente contractual;
e) La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias
presentadas.
Artículo 6°. Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión:
a) Momento y plazo para el ejercicio de la función supervisora:
Todos los supervisores, sean estos personas naturales o jurídicas específicamente contratadas
para este efecto, o funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de
esta función, comenzarán su actividad, una vez se encuentre perfeccionado el contrato, esto
es, suscrito, registrado y con aprobación de las pólizas.
El Jefe del Grupo de Contratos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o quien haga sus
veces, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, les
remitirá a los supervisores un memorando en el cual les informará sobre el cumplimiento de los
anteriores requisitos y le enviará fotocopia del contrato y de la respectiva propuesta.
En todos los casos, los supervisores vigilarán la ejecución y cumplimiento del objeto del
contrato durante todo el tiempo que el mismo esté vigente, y su función sólo caducará una vez
se haya suscrito el acta de liquidación que les ponga fin a las obligaciones pactadas por las
partes;
b) Manifestaciones de inconformidad de los supervisores en relación con la ejecución de
los contratos.
Cuando los supervisores se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las
obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias
examinadas, deberán, sin excepción, formular todos los reparos por escrito.
Dichas objeciones deberán ser motivadas con razonamientos fundados en hechos,
circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y comprenderán todas las
observaciones y objeciones correspondientes.
El supervisor dará cuenta al competente contractual a la Dirección Administrativa y a la
dependencia directamente interesada en el contrato, de los resultados más relevantes de su
actuación y recomendará las actuaciones que considere más prudentes u oportunas para la
normal ejecución del contrato.
El supervisor podrá solic itar al competente contractual, la revisión de los actos que considere
perjudiciales para los intereses de la Nación - Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su
paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la concurrencia de los hechos, al competente contractual y al Director de la
dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, para que estos inicien las
acciones correspondientes;
c) Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como consecuencia de
irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato.
Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que tome el competente
contractual, en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no podrán expedir
cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga
pronunciamiento favorable del competente contractual para ese efecto;
d) Liquidación de las obligaciones contraídas.
Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
están en la obligación de entregar debidamente liquidadas, mediante Acta de Liquidación,
todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes.
En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los
requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del Ministerio, y del
resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones
del contratista.
Artículo 7°. Funciones específicas de los supervisores.
En el aspecto Técnico-Administrativo
a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios
contratados correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.
Para tal fin realizará inspecciones y controles de calidad, tanto de los bienes suministrados, de
los servicios prestados, de los trabajos ejecutados y los materiales entregados, con el propósito
de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas,
informando unos y otros cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad.
De ser posible, apoyarse cuando se requiera en el Instituto Colombiano de Normas Técnicas,
Icontec.
Si se presentan dudas sobre este particular deberá formularlas por escrito, dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia a la oficina solicitante del bien o
servicio con copia a la Subdirección Jurídica y a la Dirección Administrativa.
La oficina solicitante del bien o servicio deberá responder a este requerimiento dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes a su recibo clarificando la situación;
b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el
supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista y el competente contractual o su
delegado, las actas de iniciación, de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se
haya establecido en el contrato y dependiendo de la duración del mismo, se requerirá por lo
menos un acta mensual.
Copia de estas actas debe en viarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, al
Grupo de Contratos, Subdirección Jurídica, Dirección Administrativa, o quien haga sus veces,
del Ministerio, para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato;
c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para la
ejecución del objeto contratado, el supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para efectos de
revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato.
Copia de estos cronogramas o programación de actividades deben enviarse dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a su recibo, al Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, de la
Subdirección Jurídica, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato.
d) El supervisor deberá citar a los comités o reuniones al contratista, al competente contractual
y a los funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato, o hayan
participado en la elaboración de los términos de referencia y elaboración de la minuta del
contrato, cuando tenga dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para
la normal ejecución y desarrollo del mismo.
De estas reuniones se levantará un acta que suscribirán los que en ella intervinieron y la misma
deberá contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos
por ejecutar.
Copia de este documento se enviará al Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, dentro de
los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la
carpeta del contrato;
e) El o los supervisores, si la naturaleza del contrato lo requiere y así se estipuló en la minuta
del mismo, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá
conjuntamente con el contratista y el competente contractual.
En todo caso, el valor de la sumatoria de las entregas parciales no puede superar el valor total
del contrato. Copia de estas actas deberá ser remitida al Grupo de Contratos del Ministerio, o
quien haga sus veces, para lo de su competencia;
f) Elaborar, en caso de haber sido pactados en el contrato, los cuadros correspondientes a
reajustes, de acuerdo con los índices pactados y remitirlos para su revisión al Grupo de
Contratos, o quien haga sus veces.
El Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, lo enviará al competente contractual para su
aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, quien informará a la
Subdirección Financiera el reajuste al contrato, para que sea tenido en cuenta al momento del
pago;
g) El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios
que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido, si estos no corresponden a
las calidades exigidas.
El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó
en la propuesta. En el evento de que algunos de los bienes o servicios no estén acordes con lo
estipulado en el contrato y en la oferta, este exigirá al contratista que sean cambiados o
ajustados de forma inmediata, para que pueda darse una adecuada ejecución del contrato;
h) El supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los
contratos y sólo podrá autorizar su modificación, cuando por razones técnicas o dada la
naturaleza del contrato, esto se haga necesario, pero sin modificación del plazo inicial pactado
en el contrato;
i) Cualquier modificación que deba realizarse al valor y/o plazo de ejecución del contrato, debe
ser previamente autorizada por el competente contractual.
El supervisor deberá informar al competente contractual las modificaciones que se presenten
en las cláusulas inicialmente pactadas, de ser viables, se realizarán los ajustes presupuestales
respectivos, para que con posterioridad se remita al Grupo de Contratos, o quien haga sus
veces, para lo de su competencia;
j) El supervisor deberá resolver todas las consultas que presente el contratista y hacer las
observaciones que estime convenientes. Si durante la ejecución del contrato se presentan
dudas o diferencias que no puedan ser resueltas por el supervisor, este deberá remitirlas
mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la concurrencia de las mismas,
al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al Grupo de Contratos;
k) Si durante la ejecución del contrato se requieren mayores o menores cantidades de bienes
y/o servicios que afecten el valor del contrato, el supervisor deberá remitir su concepto
favorable o desfavorable al competente contractual para solicitar aprobación, dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la verificación de los hechos, para que este manifieste por
escrito su voluntad.
Una vez aprobado se enviará al Grupo de Contratos, para que dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a su recibo se realicen los trámites en él autorizados.
Si no se aprueba, así se dará a conocer, indicando las causas de su rechazo;
l) El supervisor puede, si es necesario, y mediante documento escrito de justificación dirigido al
competente contractual, la suspensión temporal de la ejecución de un contrato, por
circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, para que este emita su autorización.
Copia del documento de solicitud de suspensión se enviará al Grupo de Contratos del
Ministerio, o quien haga sus veces, dentro del día hábil siguiente a su suscripción, para lo de su
competencia.
Si el competente contractual aprueba la suspensión del contrato, el Grupo de Contratos del
Ministerio elaborará el acta de suspensión, copia de la cual deberá enviar supervisor del
contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización, para lo de su
competencia.
ll) El supervisor, para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan
los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, expedirá un acta de reiniciación,
dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del
contrato.
Copia de lo anterior deberá remitirla al Grupo de Contratos del Ministerio, o quien haga sus
veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción y ellas servirán como base
para establecer el tiempo total de ejecución del contrato, el vencimiento del plazo y el tiempo
total no ejecutado;
m) El supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, su total
cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el
certificado de cumplimiento final, hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que
considere son irregulares.
n) El supervisor expedirá los cumplidos, acompañado del respectivo informe, para que se
puedan efectuar los pagos pactados al contratista, dejando expresa constancia en los mismos,
de la ej ecución satisfactoria de las obligaciones;
ñ) Evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse en la demora en el pago
de las cuentas a que hubiere lugar, dentro del ámbito de competencia señalado;
o) Velar por que los pagos se realicen y que los comprobantes respectivos y demás
documentos se incorporen al expediente, con el fin de contar con los elementos suficientes
para la liquidación del contrato;
p) El Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, cuando las órdenes o contratos celebrados
con el Ministerio requieran la contratación de personal, velará por que el contratista cumpla con
la afiliación y pago de las afiliaciones al sistema de seguridad social y demás de los
trabajadores;
q) Para que el supervisor expida el certificado de cumplimiento final del contrato, deberá
verificar que todas las obligaciones contractuales se han cumplido a cabalidad y que puede
procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la
descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo
reajustes, si es que estos proceden. Copia del acta se enviará al Grupo de Contratos del
Ministerio, para su respectivo archivo;
p) Los supervisores de los contratos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ya sean
personas naturales o jurídicas o funcionarios del Ministerio, una vez finalizado el contrato y
emitido el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados,
están en la obligación de elaborar dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, un
acta de liquidación final del contrato, siguiendo para el efecto el modelo que se diseñará para
tal fin.
El acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato,
al Grupo de Contratos del Ministerio, para ser revisada y aceptada por este y proceder al
trámite de firmas.
La obligación aquí establecida sólo se entenderá cumplida por el supervisor una vez se
encuentre suscrita el acta final de liquidación por el contratista y el competente contractual.
Copia del acta definitiva de liquidación la enviará el Grupo de Contratos del Ministerio a la
Subdirección Financiera, al supervisor, y el original reposará en la carpeta del contrato.
Si el contratista no acude a suscribir el acta final de liquidación del contrato, el Grupo de
Contratos del Ministerio procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente
y mediante acto administrativo motivado, la liquidación del contrato.
Si el contratista no está de acuerdo con el contenido de la misma, se le remitirá nuevamente al
supervisor, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o
reparos del contratista.
En este evento, el supervisor no podrá tomarse más de un (1) mes en informar al Jefe del
Grupo de Contratos del Ministerio, o quien haga sus veces, sobre los resultados del nuevo
análisis, para que este realice los trámites que considere pertinentes.
En el aspecto legal:
a) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y, en especial, las
obligaciones contraídas;
b) Solicitar al Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, de requerirlas, copia de las pólizas
de aprobación y sus modificaciones exigidas a estas durante la ejecución del contrato;
c) Informar siempre por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio, o quien haga sus veces, si
el contratista falta a alguna o algunas de sus obligaciones contractuales, con el objeto de que
este Grupo determine, bajo la coordinación de la Subdirección Jurídica de la Dirección
Administrativa, si hay lugar o no a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad;
d) Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato y en la ley,
con copia al Grupo de Contratos del Ministerio, la aplicación de los principios de terminación,
modificación e interpretación unilateral. De igual forma deberá proceder en los casos
estipulados en el contrato para la terminación de mutuo acuerdo del mismo;
e) Mensualmente o en el plazo que se haya previsto en el contrato, enviar el cumplido del
contrato, anexando el informe respectivo, a la Subdirección Financiera y copia del mismo al
Grupo de Contratos del Ministerio, para que se proceda a realizar los correspondientes pagos;
f) El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al Grupo de Contratos del
Ministerio, dentro de los términos establecidos, copia de todos los documentos soporte de su
labor, así como los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo,
con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo
posible.
Artículo 8°. Documentos. Para el adecuado control y seguimiento de los contratos, los
supervisores deberán, de una parte, consultar los siguientes documentos:
a) Pliego de condiciones o términos de referencia y sus correspondientes adendas o
modificaciones: Es el documento que contiene el objeto del contrato y todos los requisitos de
carácter general y técnico que requiere la entidad, para atender la necesidad de un bien o
servicio y que deberá cumplir el contratista para ejecutar el contrato. El pliego de condiciones
es ley para las partes;
b) Propuesta: Son los ofrecimientos recibidos por la entidad en un proceso de selección y
adjudicación de un bien o servicio y sustentan las obligaciones contractuales contraídas.
c) Contrato: Es el acuerdo de voluntades que se plasma en un documento que manifiesta
expresamente todas las obligaciones de las partes. Forman parte integral de él las
autorizaciones de ley correspondientes, el pliego de condiciones, la oferta presentada, la
disponibilidad presupuestal, la aprobación de pólizas, los recibos de pago de publicación, si a
ello hay lugar, el impuesto de timbre y, en general, todas las actuaciones que se surtan dentro
de su ejecución;
d) Garantías: Es el documento que expide una compañía de seguros, debidamente autorizada,
para cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista en los términos de la respectiva garantía;
e) Oficio que aprueba las garantías: Es el documento que suscribe el competente contractual
aprobando la garantía constituida por el contratista. El supervisor de un contrato debe tener en
cuenta que el documento de aprobación de las pólizas es un requisito indispensable para la
ejecución del contrato;
f ) Acta de Iniciación: Es el documento que debe suscribirse entre el supervisor del contrato, el
competente contractual y/o su delegado y el contratista, al momento de iniciarse la ejecución
del contrato y en la cual se determinan cronogramas de actividades y demás obligaciones que
tengan que cumplirse entre las partes;
g) Acta de entrega y recibo de bienes y/o servicios: Es el documento que debe suscribirse
entre el supervisor del contrato, el competente contractual y/o su delegado y el contratista, al
momento de entregarse y recibirse por la entidad los bienes y/o servicios contratados.
De este documento debe enviarse copia al Grupo de Almacén, o quien haga sus veces, del
Ministerio y al Grupo de Contratos, o quien haga sus veces, dentro de los dos (2) días
siguientes a su suscripción.
h) Oficio de aprobación de modificación o ampliación de pólizas: Es el documento que
firma el competente contractual una vez iniciado el contrato, aprobando las modificaciones y/o
ampliación de las pólizas presentadas por el contratista;
i) Actas de recibo parcial y/o final de bienes y/o servicios: Es el documento que debe
suscribirse entre el supervisor del contrato y el contratista, cuando en el contrato se han
pactado entrega o recibo de bienes y/o servicios de manera parcial o total, o cuando se
autoricen por el competente contractual como consecuencia de un informe previo del
interventor o supervisor;
j) Ordenes o comprobantes de pago: Son los documentos que soportan el pago de las
obligaciones del Ministerio. Estas deben siempre tramitarse ante la Subdirección Financiera del
Ministerio y de ellas debe enviarse copia al Grupo de Contratos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a su expedición;
k) Adiciones en valor o en plazo: Es el documento que adiciona en valor o en plazo el
contrato inicialmente pactado. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y
autorización del competente contractual, ante el Grupo de Contratos del Ministerio, en los
eventos ya señalados;
l) Modificación de obligaciones: Es el documento que modifica o adiciona las obligaciones
inicialmente pactadas. Este debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización
del competente contractual ante el Grupo de Contratos del Ministerio, en los eventos ya
señalados;
ll) Acta de suspensión: Es el documento que suspende temporalmente la ejecución de un
contrato. Esta debe tramitarse previa justificación del supervisor y autorización del competente
contractual ante el Grupo de Contratos del Ministerio, en los eventos ya señalados;
m) Acta de reiniciación: Es el documento que reinicia la ejecución de un contrato suspendido
temporalmente. Esta debe tramitarse previa la justificación del supervisor y autorización del
competente contractual ante el Grupo de Contratos del Ministerio, en los eventos ya señalados;
n) Actas de reajuste: Es el documento que contiene la justificación para reajustar el valor
inicial del contrato. Estas se tramitan de conformidad con lo establecido en los contratos y
siempre deberán tener previo concepto del supervisor y la autorización del competente
contractual;
ñ) Oficio de solicitud de terminación de mutuo acuerdo: Es el documento que contiene la
manifestación expresa del contratist a de dar por terminado anticipadamente la ejecución del
objeto contratado, previo acuerdo entre las partes. Esta debe tramitarse ante el Grupo de
Contratos del Ministerio, para lo de su competencia;
o) Informe final de la interventoría: Es el documento que suscribe el supervisor del contrato,
manifestando el cumplimiento total del contrato o, en su defecto, conceptuando sobre la no
ejecución del mismo.
p) Acta de liquidación de contratos: Esta acta se suscribirá una vez exista acuerdo de las
partes y/o resolución de liquidación unilateral, de no existir acuerdo entre el contratista y la
entidad.
Artículo 9°. Actividades del supervisor en las modificaciones a las obligaciones pactadas. Los
supervisores deberán certificar cualquiera de las modificaciones que se definen a continuación:
a) Mayores o menores cantidades de bienes y/o servicios: Es el resultado que puede existir
entre los bienes y servicios contratados y los efectivamente ejecutados, estos pueden
incrementar o disminuir el valor del contrato, según el caso.
b) Bienes y/o servicios complementarios: Son aquellos no previstos en los pliegos de
condiciones, en la propuesta inicial o en el contrato y cuya ejecución se hace indispensable
para un adecuado desarrollo del objeto contratado;
c) Bienes y/o servicios adicionales: Son aquellos que aunque fueron previstos en los pliegos
de condiciones y en la propuesta inicial, no son suficientes para atender en su totalidad el
objeto de la contratación y por lo tanto se hace indispensable adicionarlos para suplir las
necesidades surgidas en la ejecución del contrato;
d) Plazo adicional o prórrogas: Es una ampliación al plazo inicial del contrato y corresponde
al tiempo necesario para ejecutar correctamente el objeto del contrato. Este plazo adicional o
prórroga puede ser la consecuencia lógica de mayores cantidades de bienes y/o servicios o de
bienes y servicios adicionales;
e) Revisión de precios y/o ajustes: Es el valor reconocido por el incremento de costos y sólo
podrán reconocerse si se han pactado en el contrato y tienen previa autorización del
competente contractual.
Parágrafo. El supervisor de un contrato en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe
tener en cuenta que las prórrogas, adiciones y modificaciones deben ser tramitadas dentro de
la vigencia del mismo y que ninguna de estas podrá ser ejecutada si previamente no ha sido
objeto de un documento debidamente legalizado por el Grupo de Contratos del Ministerio.
Artículo 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de diciembre de 2002.
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Roberto Junguito Bonnet