D. Las normas y procedimientos contenidos en esta política se

SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ
VICEPRESIDENCIA DE RECURSOS HUMANOS
POLÍTICA DE TERMINACIÓN DE EMPLEO
Número de Política: RH-05-121-002 Fecha de Efectividad: 1 de mayo de 2005
X Nueva
Enmienda normas y disposiciones establecidas en el Manual del Asociado
Enmienda Orden Ejecutiva No.
con fecha de
Enmienda Política No.
con fecha de
Nota: El texto de este documento se considera información protegida por el SUAGM.
Se prohíbe la reproducción parcial o total de éste sin la previa autorización del
Vicepresidente de Recursos Humanos del Sistema Universitario Ana G. Méndez.
I. PROPÓSITO
Esta política establece las normas, procedimientos, deberes y responsabilidades de los
asociados, supervisores y representantes de Recursos Humanos en el proceso de
terminación de empleo de un asociado.
II. ALCANCE
Esta política aplica a todos los asociados administrativos y profesorado del Sistema
Universitario Ana G. Méndez.
III. DISPOSICIONES GENERALES
A. Cualquier asociado puede renunciar a su puesto libremente, mediante
notificación escrita.
B. Las revocaciones de contrato, despidos y cesantías son procesadas en
el SUAGM conforme a las normas y políticas internas establecidas y a
los debidos procesos de ley.
C. Los asociados, supervisores y representantes de Recursos Humanos se
regirán por las normas y procedimientos contenidos en esta política para
proceder y tramitar de manera adecuada los procesos de terminación de
empleo.
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D. Las normas y procedimientos contenidos en esta política se sustentan
con lo establecido en el Manual del Asociado y el Manual de Normas y
Procedimientos de la Vicepresidencia de Recursos Humanos.
IV. NORMAS
A. Todo asociado que renuncia a su puesto debe hacerlo mediante
notificación escrita.
B. Esta comunicación debe hacerse con no menos de quince (15) días de
antelación a su último día de trabajo. El asociado debe dirigir la carta al
supervisor inmediato con copia al Vicepresidente Auxiliar de Recursos
Humanos de su institución.
C. El supervisor inmediato debe notificar a la Vicepresidencia Auxiliar de
Recursos Humanos la terminación de empleo del asociado
inmediatamente adviene en conocimiento.
D. Se pueden aceptar renuncias presentadas en un término menor a
discreción del supervisor cuando la situación así lo amerite.
V. PROCEDIMIENTOS
A. Procedimientos Generales
1. El supervisor inmediato envía a la Vicepresidencia Auxiliar de
Recursos Humanos de su institución, un Informe de Cambio indicando
la fecha de efectividad de la terminación de empleo.
2. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos envía, mediante correo electrónico, la notificación de
terminación de empleo del asociado a los administradores de
servicios, accesos y sistemas de seguridad del SUAGM (Planta Física
y Operaciones, Centro de Sistemas de Información, Recaudaciones,
Librerías, Bibliotecas, Tecnología Educativa y Cooperativa). Se incluye
copia a los Especialistas del Centro de Servicio al Cliente y Apoyo
Técnico, adscrito al Centro de Sistemas de Información.
3. Los Especialistas de Apoyo Técnico confirman mediante llamadas de
seguimiento en cada unidad, la devolución de propiedad asignada y la
cancelación de accesos a los sistemas de seguridad que aplique.
4. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos inactiva al asociado en el módulo de Recursos Humanos
del sistema Banner, verifica el balance de vacaciones disponible y
tramita el Informe de Cambio a la Vicepresidencia Auxiliar de
Desembolsos para la emisión de pago correspondiente a la
liquidación.
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5. Las deudas contraídas por concepto de Beca Administrativa y de
Ayuda Económica para asociados y profesorado respectivamente son
referidas por el personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de
Recursos Humanos a la Vicepresidencia Auxiliar de Recaudaciones
para fines de cobro.
6. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos tramita una comunicación a la Administración para el
Sustento de Menores (ASUME), del Departamento de la Familia,
indicando la terminación de empleo del asociado.
B. Terminación Voluntaria
1. El asociado presenta su carta de renuncia al supervisor inmediato con
copia a la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos Humanos de su
institución.
2. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos orienta al asociado sobre los beneficios de Ley Cobra y
conduce la entrevista de salida.
C. Terminación Involuntaria
1. Cada proceso de terminación de empleo que conlleva despido,
cesantía o revocación de contrato es precedida por un proceso de
consulta e investigación de acuerdo a las normas y políticas
establecidas.
2. En cualquiera de los casos, el supervisor inmediato entrega al
asociado una notificación firmada y previamente autorizada por el
Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos de su Institución
indicando la fecha de efectividad de la terminación de empleo.
D. Separación por Retiro
1.
El asociado notifica con no menos de seis meses de anticipación al
supervisor inmediato de su institución, su interés en iniciar el proceso
de retiro.
2.
El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos verifica con el personal encargado de la División de
Compensación y Beneficios la participación del asociado en los planes
de Retiro y completa la documentación necesaria para el análisis de
beneficios que recibirá al momento de la terminación de empleo.
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E. Separación por Muerte
1. El supervisor inmediato notifica al personal autorizado de la
Vicepresidencia Auxiliar de Recursos Humanos de la institución el
deceso del asociado. El supervisor inmediato envía un Informe de
Cambio para iniciar los procesos de liquidación por concepto de
salarios y seguros para los beneficiarios.
2. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos solicita una copia del Certificado de Defunción expedido por
el Registro Demográfico.
3. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos verifica el balance de vacaciones del asociado a la fecha del
deceso y tramita el Informe de Cambio a la Vicepresidencia Auxiliar de
Desembolsos para la liquidación correspondiente a los beneficiarios
del asociado fallecido.
4. El personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos
Humanos orienta a los beneficiarios del asociado fallecido sobre
asuntos relevantes, tales como; el pago de liquidación total, beneficios
de ley Cobra, Plan de Retiro, Plan de Ahorro e Inversiones, Seguro de
Vida, Fondo del Seguro de Estado, Seguro Choferil y deudas
contraídas por el asociado en la institución, según aplique.
VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
A. Asociado
1. Notificar al supervisor inmediato su decisión de renunciar al puesto
que ocupa mediante comunicación escrita, con no menos de quince
(15) días de antelación a la fecha de dimisión. En caso de retiro debe
informar con no menos de seis meses de anticipación.
2. Entregar el equipo y propiedad asignado a su puesto.
3. Asumir un compromiso de pago por deudas contraídas con la
institución.
4. Entregar al supervisor inmediato un informe de trabajos pendientes, en
casos que aplique.
5. Completar las evaluaciones de desempeño de asociados que
supervise, en caso de que haya ocupado un puesto de supervisión.
B. Supervisor
1. Notificar al personal autorizado de la Vicepresidencia Auxiliar de
Recursos Humanos de su institución las renuncias de asociados que
supervise.
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2. Consultar con el Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos de su
Institución cualquier determinación de despido, cesantía o revocación
de contrato.
3. En casos de despido el supervisor inmediato debe entregar la carta de
despido, previamente autorizada por el Vicepresidente Auxiliar de
Recursos Humanos de su institución.
4. Tramitar a la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos Humanos de su
institución un Informe de Cambio con la fecha de efectividad de la
terminación de empleo del asociado.
5. En casos de despido, coordinar apropiadamente con seguridad la
escolta digna del asociado hacia las afueras de la institución, si la
situación lo amerita.
6. El supervisor o cualquier representante de su oficina deberá notificar,
inmediatamente, a la Vicepresidencia Auxiliar de Recursos Humanos
de su institución, el recibo de comprobantes de pago o documentos
relacionados de asociados que hayan cesado en sus funciones.
C. Personal Autorizado de Recursos Humanos
.
1. Solicitar la cancelación de los accesos a los sistemas de seguridad del
SUAGM.
2. Verificar los balances de vacaciones disponibles, tramitar la liquidación
por este concepto y procesar la terminación de empleo en el sistema
Banner cuando recibe la notificación del mismo.
3. Realizar el proceso de Entrevista de Salida.
4. Notificar las terminaciones de empleo a la Administración para el
Sustento de Menores (ASUME), del Departamento de la Familia.
5. Orientar a los supervisores en el procedimiento a seguir en casos de
despidos, cesantías o revocaciones de contrato.
6. Asegurar el cumplimiento de las normas, procedimientos, políticas,
leyes y Decreto Mandatario número 79 aplicable a la Industria de
servicios y propósitos educativos o instructivos del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico.
VII. DEFINICIONES
A. Terminación Voluntaria
1. Renuncia - dimisión voluntaria del asociado al puesto que ocupa.
2. Retiro - separación voluntaria de empleo para acogerse a los
beneficios del Plan de Retiro después de haber cumplido con los
requisitos de edad y / o años de servicio establecidos por el mismo.
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B. Terminación Involuntaria
1. Despido - extinción del contrato laboral motivada por un patrón de
conducta impropia o desordenada, actitud del asociado de no rendir su
trabajo en forma eficiente o violación reiterada por el asociado de las
normas y políticas establecidas.
2. Cesantía - terminación de empleo causado por falta de trabajo, falta
de fondos o cualquier otra causa ajena a la voluntad del asociado, que
no constituye suspensión ni destitución.
3. Revocación de Contrato - dejar sin efecto un contrato.
C. Ley Cobra - Federal Continuation Coverage, por sus siglas en ingles.
Disposición de ley que permite a un asociado, en determinadas
circunstancias; licencia o terminación de empleo, continuar con la cubierta
del Plan Médico para él y sus dependientes por un periodo establecido.
La cubierta provista está sujeta a los mismos términos aplicables a los
asociados activos en condiciones similares.
VIII. APROBACIONES
Ramón Santiago
Vicepresidente de Recursos Humanos
Fecha
José F. Méndez
Presidente
Fecha
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