Procedimiento operativo para el Control de los Servicios

Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
Revisión: 3
Página: 6 de 6
1.0
Propósito
1.1
Solicitar los Servicios mediante el formato e instructivo de llenado que remite la Dirección General de
Administración de la AFSEDF., en apego a los lineamientos y normatividad establecidos para ello, con
objeto de contar con los Servicios indispensables que coadyuven al buen funcionamiento y operación a
un menor costo para las áreas que integran esta Unidad Administrativa
2.0
Alcance
2.1
Aplicable al Departamento de Recursos Materiales, mediante el responsable del Control de Servicios,
para atender a las áreas que integran la Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación
Educativa.
3.0
Políticas de operación
3.1 El personal de la Dirección General solicitará cualquier tipo de servicio a través de la Cédula de
Solicitud de Servicios.
3.2 El Jefe del Departamento de Recursos Materiales canalizará la solicitud al personal del
departamento encargado de acuerdo al organigrama.
3.3 Si el servicio requerido es interno, lo realizará personal adscrito al departamento de Recursos
Materiales.
3.4 Si el servicio es externo, se solicitará mediante oficio de acuerdo a la normatividad establecida.
3.5 El personal del Departamento de Recursos Materiales supervisará que el servicio se encuentre
a satisfacción del solicitante.
3.6 En caso de inconformidad del solicitante se giran instrucciones para corregir la atención del
servicio.
3.7 Si el servicio es externo y no cumplió en calidad se solicita al proveedor que lo corrija.
3.8 El Coordinador Administrativo será el responsable para autorizar las Cédulas de Solicitud de
Servicio
3.9 Los servicios no programados, y que no pueda realizar la DGRMyS. se tramitarán con un
proveedor externo previa autorización de la DGA., por considerarse un servicio extraordinario, a
través del formato SOLSER.
Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
4.0
Revisión: 3
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Diagrama del procedimiento
Dirección General de
Administración
Coordinación
Administrativa
Departamento de
Recursos Materiales
Áreas de la
D.G.P.P.E.E.
Prestador de
Servicios
Inicio
2
1
Envía oficio y
Cédula de Solicitud
de Servicios.
Control y gestión.
4
3
Recepción y
Llenado de Cédulas
de Solicitud de
Servicio.
Envío de Cédula de
Solicitud de
Servicios.
5
Elaboración del
Concentrado de
Cédula de Solicitud
de Servicios
NO
7
Contratación de
Servicios
6
Revisión y
Autorización.
¿Son
servicios
externos
?
SI
8
Revisión de
Contratos.
10
Liberación y trámite 3
para el pago del
servicio.
11
Servicios Directos ó
menores
Fin
9
Gestión para el
pago del servicio
Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
5.0
Revisión: 3
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Descripción del procedimiento
Secuencia de
Etapas
1. Recepción
de Cédulas de
Solicitud de
Servicios.
2. Control y
gestión.
3. Envío de
Cédulas de
Solicitud de
Servicio.
Actividad
Responsable
1.1 Elabora oficio anexando en medio magnético “Cédula de Solicitud
de Servicios” con instructivo para su llenado.
1.2 Envía a la Coordinación Administrativa, solicitándole los
requerimientos de servicios que se tienen programados para el
año en curso en la Dirección General.
2.1 Recibe oficio, Cédulas e instructivo de la D.G.A. de la AFSEDF.,
para el requerimiento de servicios.
2.2 Turna documentación al Departamento de Recursos Materiales en
forma impresa y medio magnético.
3.1 Recibe oficio e instructivo de llenado de la Cédula de Solicitud de
Servicios.
3.2 Elabora y envía oficios para los titulares de las áreas de la Dirección
General, anexando disco magnético de las Cédulas de Solicitud de
Servicios para el siguiente ejercicio fiscal, indicándoles fecha límite
de envío al Departamento de Recursos Materiales.
3.3 Solicita firma del Coordinador Administrativo
Dirección
General de
Administración.
4. Recepción
y Llenado de
Cédulas de
solicitud de
Servicio.
4.1 Reciben oficio con Cédula de Solicitud de Servicios e instructivo para
su llenado, según sus necesidades.
4.2 Remite documentación en fecha establecida al departamento de
Recursos Materiales por oficio así como Cédulas de Servicio
debidamente requisitadas.
5. Elaboración
del
Concentrado
de Cédulas de
Solicitud de
Servicios.
5.1 Recibe oficios de las áreas solicitando los servicios que requieren.
5.2 Analiza las peticiones y clasifica el servicio en forma directa o Cédula
de Solicitud de Servicios.
a) Si no se clasifica como servicio externo, se considerará servicio
directo y atenderá a través del personal del Departamento de
Recursos Materiales, pasa a la etapa 11.
b) Si se considera como servicio externo se solicitara a la D.G.A. a
través de las Cédulas de Solicitud de Servicio, sigue en etapa 6.
Coordinador
Administrativo
Jefe del
Departamento
de Recursos
Materiales
Responsable
del Control de
Servicios.
Áreas de la
D.G.P.P.E.E.
Jefe del
Departamento
de Recursos
Materiales
Responsable
del Control de
Servicios
5.3 Elabora concentrado de Cédulas de Solicitud de Servicios de toda la
Dirección General y se le presenta al Coordinador Administrativo
para su visto bueno y autorización en forma impresa y magnética.
6. Revisión y
autorización
6.1 Revisa las Cédulas de Solicitud de Servicios.
6.2 Si no autoriza devuelve para corrección, pasa a la etapa 5.
6.3 Si lo acepta, firma y envía oficio a la Dirección General de
Administración, anexando el concentrado en forma impresa y medio
magnético, sigue en etapa 7.
Coordinador
Administrativo
Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
Revisión: 3
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7.Contratación
de Servicios.
7.1 Recibe Cédula de Solicitud de Servicios de Unidades Administrativas
de la AFSEDF..
7.2 Realiza licitaciones, concursos, contratos y cláusulas sujetándose a
la normatividad vigente.
7.3 Envía a los prestadores de servicios elegidos por concurso a cada
Unidad Administrativa.
Dirección
General de
Administración.
8. Revisión de
Contratos
8.1 Entrevista y revisa contratos con los prestadores de servicios.
8.2 Proporciona, muestra e informa a los prestadores de servicios donde
se requiere el servicio.
8.3 Elabora y Establece programas de trabajo, supervisión y controles
según lo establecido en el contrato.
8.4 Informa a las áreas los servicios que se van a realizar, en que
horarios se van a llevar acabo y en que consiste cada uno.
indicando que cualquier anomalía que detecten ó incumplimiento
del servicio lo reporten al Departamento de Recursos Materiales.
8.5 Informa al prestador de servicios, las fallas ó inconformidades para
solucionar estos problemas y para que el servicio sea satisfactorio.
8.6 En el caso de que el prestador de servicios no se sujete a lo
establecido en el contrato o de no llegar a una solución se enviará
oficio a la D.G.A. de la AFSEDF., para que haga cumplir al
proveedor
9.1 Remite factura de servicio al Departamento de Recursos Materiales
anexando comprobantes del servicio realizado para su pago.
9.2 Informa inconformidades ó problemas que han ocurrido para su
solución.
10.1 Recibe factura y comprobantes del servicio realizado.
10.2 Revisa y verifica que se haya realizado el trabajo.
10.3 Si hay un error en facturación o inconformidad del servicio, se
regresa al proveedor para su corrección.
10.4 Si no hay problema se elabora Docoreco, se firma por el
responsable del Departamento de Recursos Materiales y lo turna al
Coordinador Administrativo para su autorización
10.5 Autorizada la documentación se le remite al prestador de servicios
para que gestione su pago en la D.G.A. de la AFSEDF.
11.1 Recibe petición del servicio menor como:
a) Cerrajería General
b) Reparto de garrafones de agua
c) Mensajería
d)Traslado de Material ó de Personas
e) Mantenimiento de Muebles e Inmuebles
f) Comunicación (Telefonía)
g) Asesoría Técnica de Equipo de Cómputo etc.
11.2 Gira instrucciones al personal encargado de cada servicio para
atender la solicitudes.
11.3 Personal encargado de servicios realizara servicios solicitado por
las áreas
Jefe del
Departamento
de Recursos
Materiales y
Responsable
del Control de
Servicios
9. Gestión
para el pago
del servicio
10 Liberación
y trámite para
el pago del
servicio
11. Servicios
Directos ó
Menores No
Programados
Prestador de
Servicios.
Jefe del
Departamento
de Recursos
Materiales
Departamento
de Recursos
Materiales
Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
6.0
Revisión: 3
Página: 6 de 6
Documentos de Referencia
Documentos
Código
Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, Título Primero, Artículos 1, 3 y 7.
No aplica
Manual para el Ejercicio y Control del Presupuesto Título III, Capítulo 6
(vigente)
No aplica
Acuerdo que establece las disposiciones de carácter general que en materia
de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria se deberán observar
Art. 1, 3, 4, 5 y 6.
Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2000, de
Normas para el Ejercicio y Control del Presupuesto. Título III, Capítulo 6,
núms.. 182, 183 y 184 (vigente)
Clasificador por Objeto del Gasto (vigente). Conceptos 5000.
No aplica
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública Arts. 7, 38, 39, 40
y 41
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal
2000, Título Tercero, Capítulo I, Arts. 22 y 23, Título Cuarto, Capítulo I, Art.
41, 42 y 48, Fracción II.
Manual de Normas para el Ejercicio del Gasto en la Administración Pública
Federal (1999), Capítulo V. Art. 59.
No aplica
Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos Norma ISO 9001:2000
No aplica
Guía técnica para la elaboración de Manuales y Procedimientos
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
Procedimiento gobernador para la elaboración de documentos
DGPPEE-A10A-PG-01
Procedimiento gobernador para el control de documentos
DGPPEE-A10A-PG-02
7.0 Registros
Registros
Cédula de Solicitud de
Servicios
DOCORECO
SOLSER
Tiempo de
conservación
1 año
Responsable de Conservarlo
Código
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
1 año
1 año
Departamento de Recursos Materiales
Departamento de Recursos Materiales
No aplica
No aplica
Código:
Nombre del Procedimiento:
DGPPEE-A07C-PO-36
Procedimiento Operativo para el Control de los Servicios
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000:6.1
Revisión: 3
Página: 6 de 6
8.0
Glosario
8.1
8.2
8.3
DOCORECO: Formato para el trámite de pago de servicio ante la DGA.
Cédulas de Servicios : Formato en el cual se especifica el servicio, unidad de medida, Tiempo, lugar y
cantidad.
SOLSER: Formato en el cual se responsabiliza al prestador de servicio para cumplir con lo estipulado
9.0
Anexos
9.1
9.2
9.3
Formato Cédula de Solicitud de Servicio.
Formato DOCORECO
Formato SOLSER
10.0
Cambios de esta versión
Número de Revisión
Cargo
Fecha de actualización
2
31/10/2005
3
13/02/08
Elaboró
C. Rodolfo Armenta Sánchez
Descripción del cambio
El nombre de la Dirección General de
Planeación, Programación y Presupuesto en el
D.F., cambió por el de Dirección General de
Planeación,
Programación
y
Evaluación
Educativa.
El propósito, el alcance y las políticas se
modificaron.
La parte de control de emisión cambió en el
nombre por el cargo de los involucrados en el
procedimiento.
El procedimiento se modificó de acuerdo a los
nuevos lineamientos de operación que se han
generado en la Administración Federal.
Se modificó el código de la DGPPEE.
Se cambió el logotipo institucional de la SEP.
Se modifico la redacción del alcance, las politicas
de operación y casi toda la descripción del
procedimiento.
Se modifico el diagrama de flujo.
CONTROL DE EMISIÓN
Revisó
C. Rubén Cerón Bustos
Autorizó
Arq. Guillermo Bosch Olivares
Firma
Fecha
13/Febrero/2008
15/Febrero/2008
15/Febrero/2008