CARTILLA CONTROL INTERNO
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CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “CREDIBILIDAD EN EL CONTROL FISCAL CON PREVENCIÓN, PARTICIPACIÓN Y EFECTIVIDAD” CARTILLA DIDÁCTICA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Neiva - Huila 2 3 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” ¿Qué es la Contraloría? ALBA SEGURA DE CASTAÑO Contralora Municipal de Neiva JUAN CARLOS CORTÉS TORRES Asesor de Control Interno ADRIANA OSORIO CARDONA Secretaria General SONIA CONSTANZA GUTIÉRREZ ANDRADE Directora Técnica de Fiscalización SILVIA LEONOR OSORIO GALINDO Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva La Contraloría Municipal de Neiva, es un organismo de Control Fiscal de orden municipal autónomo e independiente, de carácter técnico, con autonomía administrativa, presupuestal y contractual, su objetivo es ejercer el Control Fiscal en forma posterior y selectiva a la Gestión de la Administración Municipal y particulares o entidades que manejen bienes o fondos públicos. La Contraloría Municipal de Neiva, tiene su representación en la Doctora Alba Segura de Castaño, Administradora de Empresas, con especializaciones en Administración Financiera, Gerencia de Mercadeo y Gerencia de Servicios de Salud y Seguridad Social, docente universitaria, amplia experiencia laboral en el sector oficial en las áreas de control fiscal, educación, salud, alta gerencia, manejos comerciales y administrativos. CÉSAR AUGUSTO ACOSTA RICAURTE Director Técnico de Participación Ciudadana 4 5 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” Principios Institucionales Los principios adoptados por la Contraloría Municipal de Neiva se constituyen en la norma de vida y soporte de la cultura organizacional, destacándose los siguientes: CALIDAD: Es una norma, un estilo de vida y de conducta en la Contraloría Municipal y será un reto, compromiso y obligación para todos los funcionarios en el diario desempeño de sus labores. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: El talento humano que integra la Contraloría Municipal de Neiva, se caracteriza por su espíritu de colaboración, responsabilidad, respeto por los derechos ajenos con espíritu de superación y altos niveles de competitividad. COMPROMISO: El trabajo en equipo, la lealtad y la transparencia frente a la organización crearán el sentido de pertenencia en los funcionarios de la Contraloría Municipal. EFICACIA: Se establece en la medida que los resultados se logren, de manera oportuna y guarden relación con los objetivos y metas propuestas. Misión “La Contraloría Municipal de Neiva, ejerce con efectividad y celeridad la evaluación y vigilancia de la gestión fiscal de la Administración Municipal, sus entidades descentralizadas y de los particulares que administren fondos o bienes de la Ciudad de Neiva, a partir de la implementación del control preventivo y el fortalecimiento del control social, con el fin de evitar el detrimento al erario y contribuir al resarcimiento oportuno del daño al patrimonio público de nuestra ciudad”. Visión “La Contraloría Municipal de Neiva en el año 2015, será reconocida a Nivel Nacional como la Entidad Fiscalizadora Territorial modelo para los organismos de Control Fiscal Colombiano, destacándose por una planta de personal profesionalizada y altamente comprometida y por unos procedimientos técnicos, agiles y eficientes soportado en tecnología de punta y apoyadas en redes de Control Interno y Contralores comunitarios fortalecidos y capacitados para reducir los niveles de corrupción en las Entidades de la Ciudad”. 6 AUTOCONTROL: La Contraloría Municipal de Neiva creará una cultura que genere el ejercicio de un control interno oportuno y eficaz en los procesos que adelanten cada una de las áreas básicas o de apoyo, para el cumplimiento de la misión institucional. RESPONSABILIDAD SOCIAL: Los funcionarios de la Contraloría Municipal brindarán apoyo a la comunidad, cumpliendo adecuada y oportunamente con las responsabilidades sociales que por vocación mandato legal y constitucional le corresponden. EFICIENCIA: Definida como la utilización racional de los recursos disponibles, para obtener el máximo resultado de sus actividades. Valores Institucionales El comportamiento de los funcionarios de la Contraloría Municipal estará enmarcado dentro de los valores que contribuyen al mejor ambiente laboral, y al cumplimiento efectivo de nuestra misión para el mejor desarrollo de nuestra sociedad. HONESTIDAD: Cada funcionario de la Contraloría tiene responsabilidad consigo mismo y con los demás, en relación con la calidad de su trabajo, el compromiso con la institución y el desarrollo de sus funciones, dando ejemplo de rectitud ante los demás funcionarios públicos y ante la comunidad en general. 7 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” RESPETO: La actitud individual de los funcionarios de la Entidad, enmarcada dentro del reconocimiento del otro diferente a mí, de la honradez y cumplimiento de sus deberes profesionales. OBJETIVIDAD: Todas las actuaciones de los servidores públicos se fundamentan en hechos verificables que pueden ser controvertidos por los afectados, en igualdad de condiciones frente a la ley. TRANSPARENCIA: Comunicamos ampliamente los resultados de nuestra gestión y estamos dispuestos al libre examen por parte de la comunidad y de las entidades de control, para lo cual entregamos la información solicitada de manera veraz y oportuna. INTEGRIDAD: Los funcionarios de la Contraloría están capacitados para cumplir con éxito las labores encomendadas, caracterizándose por la eficacia y eficiencia, actuando con prudencia, de manera que buscan construir acuerdos que permitan equilibrar los diversos intereses expresados por los diferentes sectores de la comunidad, siempre buscando el interés público y el cumplimiento de los fines sociales del Estado. TOLERANCIA: Los funcionarios de la Contraloría Municipal deberán tener, aceptación y aprecio de la diversidad cultural, de las formas de expresión y pensamiento de ser humano, expresado mediante la libertad de pensamiento, la comunicación, el conocimiento y la actitud abierta hacia las personas. RESPONSABILIDAD: Prevemos, asumimos y corregimos las consecuencias negativas de nuestras actuaciones y omisiones como individuos y como organización, de modo que contribuyamos a un clima laboral óptimo y a la toma adecuada de decisiones en el ejercicio de la función fiscalizadora. CONFIDENCIALIDAD: Tenemos reserva sobre la información del ejercicio fiscal que por mandato legal no puede ser divulgada, y discreción en el tratamiento de los asuntos internos. PARTICIPACIÓN: Promovemos el control social como complemento importante del control fiscal, e internamente impulsamos el trabajo en equipo y la distribución colectiva de las responsabilidades. CONOZCAMOS NUESTRO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Todos hacemos parte del Sistema de Control Interno – SCI – de la CONTRALORIA MUNICIPAL DE NEIVA, el cual está inmerso en nuestras decisiones y el desempeño de las funciones que nos fueron encomendadas. JUSTICIA: Entendida como la capacidad de ser equitativo con cada decisión inherente a las funciones en cada cargo, enmarcada dentro del respeto, fidelidad, rectitud y sentido de pertenencia. SOLIDARIDAD: Entendida como el sentimiento que impulsa a los funcionarios de la Contraloría a prestarse ayuda mutua; adoptando una forma de comportamiento que acarree beneficios para la vida individual y colectiva. 8 9 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” ¿Qué es el Control Interno? El Control Interno es un proceso integral que asesora, diseña, revisa y evalúa la gestión de la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE NEIVA, mediante la actuación de funcionarios públicos de la misma Administración, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos, promoviendo la eficiencia, eficacia, transparencia y calidad total. Y QUE ES EL MECI? El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, enmarcado dentro de un ambiente ético, la definición de políticas claras y el control de los procesos que realiza la entidad en su quehacer cotidiano. Cuál es la estructura del Modelo Estándar de Control Interno-MECI 1000:2005 El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, fue diseñado con un enfoque sistémico de subsistemas, componentes y elementos de control. En el gráfico se observa su estructura: Es el Modelo Estándar de Control Interno. Hacemos parte del mismo equipo No olvide… ...el Control Interno somos todos. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Normativa que obliga a la Contraloría a implementar el Modelo Estándar de Control Interno – MECI en la entidad La Ley 87 de 1993 establece que todas las entidades del Estado deben adoptar el Sistema de Control Interno y el Decreto 1599 de 2005 adopta el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005. Así mismo, el Decreto 2913 del 31 de julio de 2007 fija como forma de plazo máximo el 8 de diciembre de 2008. ¿Qué es el Modelo Estándar de Control Interno? El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, respetando las características propias de cada entidad. 10 11 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” 1. Componentes del subsistema de control estratégico 2. Componentes del subsistema de Control de Gestión El subsistema de Control Estratégico, es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse entre sí, permite el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional fundamentada en el control y la gestión por procesos, acorde con la identificación e interrelación de los mismos, en el Mapa de Procesos de la entidad. El subsistema de Control de Gestión es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándolos a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de la misión. Está integrado por los componentes interrelacionados en el gráfico. Este subsistema está integrado por los componentes relacionados en el gráfico anterior y la implementación del mismo es exitosa si la entidad cuenta con: • Un ambiente de gestión ético que genere confianza en el actuar institucional tanto al interior como al exterior de la entidad. • Servidores motivados, comprometidos y alineados con los objetivos de la entidad. • Un direccionamiento estratégico conocido e interiorizado por todos. • Conciencia de la importancia de la responsabilidad social de la entidad y del diseño e implementación de acciones de prevención frente a los riesgos que puedan afectar la operación y la gestión. 12 Para garantizar su adecuada implementación, la entidad requiere: • Políticas de operación claras para hacer eficiente la operación de los procesos definidos por la entidad. • Procedimientos estandarizados, a través de los cuales se operativizan las actividades de los procesos. • Controles preventivos y correctivos inmersos a los procesos para reducir la ocurrencia de eventos que impidan el logro de los objetivos del proceso. • Indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan controlar y evaluar la ejecución de los planes operativos y de los procesos de la entidad. 13 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” • Manual de Procedimientos, documento que consolida las políticas, normograma, procedimientos y demás documentos necesarios y claves para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos. La implementación de este subsistema es exitosa cuando la entidad: • Información primaria, secundaria y sistemas de información, confiables, oportunos y veraces, que faciliten la ejecución de sus operaciones internas, la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes interesadas y la toma de decisiones en tiempo real. • Desarrolla las competencias en los servidores y en la organización para evaluar la efectividad de los controles, a través de autoevaluaciones, evaluaciones independientes y se implementan planes de mejoramiento. 3. Componentes del subsistema de Control de Evaluación Principios del MECI 1000:2005 El subsistema de evaluación es el conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad. • Autocontrol: Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados. • Dispone de los insumos, elementos e instrumentos descritos en el subsistema. • Autorregulación: Capacidad institucional de aplicar métodos y procedimientos de manera participativa que permitan el desarrollo e implementación del control interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. • Autogestión: Capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa. Beneficios de implementar este Sistema NIVEL EXTERNO Permitir que los clientes/usuarios y partes interesadas perciban que la entidad: • Mejora la satisfacción del cliente/usuario. • Fortalece la imagen y credibilidad institucional. • Fortalece la coordinación, cooperación y articulación con otras entidades. • Cuenta con reconocimiento nacional e internacional. NIVEL INTERNO La Contraloría Municipal de Neiva, está en capacidad de: • Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, tiempo, técnico, financieros, tecnológicos. Este subsistema se estructura en los tres componentes que aparecen en la gráfica anterior. Permite determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución del plan estratégico y los planes operativos – POA; la detección de desviaciones para tomar oportunamente acciones correctivas y preventivas, así como acciones de mejoramiento continuos a nivel de los procesos, dependencias y de la entidad como un todo. 14 • Adoptar formas más efectivas de trabajo. • Mejorar la comunicación interna y externa. • Mejorar la atención a los clientes/usuarios y partes interesadas. • Mejorar la productividad y competencia de los servidores. 15 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” • Generar una cultura orientada a la mejora continua. • Disponer de documentación y registros normalizados, controlados, actualizados y debidamente conservados. • Garantizar a los ciudadanos el acceso a información, oportuna, confiable y veraz, para ejercer su función veedora frente a la gestión pública. Este modelo genera una expectativa de cambio, de desarrollo y de avance organizacional, además de haberse convertido en un mandato legal; así mismo, se concibe como un modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a cabo su trabajo de una manera idónea, transparente y ágil. • Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos éticos compartidos y documentados en el Código de ética y de buen gobierno. Sistema de Control Interno en la Contraloría La Constitución Política de 1991, introdujo la figura del Control Interno para propiciar el cumplimiento de los fines de las entidades públicas y los principios de la función administrativa. En desarrollo de ese mandato se expidió la Ley 87 de 1993 y luego la 489 de 1998, que dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno. El control interno es concebido desde la Ley 87 de 1993 como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Con el fin de estandarizar una estructura básica necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en todas las entidades obligadas de conformidad con el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, el Gobierno Nacional adoptó mediante Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI 1000:2005, este modelo se construyó partiendo de una cooperación internacional establecida con la USAID, dentro de un programa de transparencia y rendición de cuenta en Colombia. Adicionalmente, con el fin de orientar a las entidades en la implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el mismo, se adoptó mediante la Resolución No. 142 de 2006 el Manual de Implementación. El MECI busca unificar los criterios y parámetros básicos de control interno; garantizando una implementación uniforme del sistema de control interno, logrando la armonización de metodologías y herramientas tanto para su implementación como para su evaluación; produciendo como resultado mayor eficiencia, eficacia y efectividad en la Gestión Pública del Estado. 16 El Control Interno en cada dependencia no debe ser un sistema de autorizaciones y firmas. Cada funcionario es responsable de sus obligaciones y deberes. No es un grupo de funcionarios que hacen revisión y control a las actitudes realizadas por otros funcionarios públicos. Control Interno ayuda a que cada funcionario sea gestor de sus propios controles. 17 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” ¿Cuál es el propósito del Control Interno? Este instrumento, nos permite fortalecer los procesos, mediante la medición y corrección de las desviaciones que se presentan en el desarrollo de las actividades que se ejecutan, todo esto para lograr el mejoramiento continuo, con el fin de que se cumplan los objetivos establecidos. El Control Interno lo hacemos todos en el desarrollo de nuestras funciones, en cada actividad, en cada proceso; presentando sugerencias y recomendaciones, y así aplicar los correctivos necesarios, buscando la excelencia. ¿Cuáles son los principios fundamentales del Modelo Estándar de Control Interno? Como todo sistema, nuestro control interno requiere de unas bases sólidas que permitan su efectividad, funcionamiento, apropiación y compromiso por parte de todos los que integramos la Contraloría Municipal de Neiva. Esas bases son los FUNDAMENTOS, que sin ellos el Sistema de Control Interno no podría existir. AUTOEVALUACION La base de la Autoevaluación es el Autocontrol, que está inmerso en todas las acciones, decisiones y actuaciones que realizamos en procura del logro de los propósitos personales e institucionales. Sabías que… El éxito del control interno radica: 1. En el logro de una atmósfera de honestidad individual y colectiva. 2. La habilidad para proveer la asesoría de alta calidad, sin perder el rumbo y la visión de su función legal. 3. Encontrar objetivos fundamentales que no busquen lo que se encuentra mal, sino demostrar el éxito de la entidad. 4. Determinar los puntos críticos de la organización, sin emplear estilos “Policivos” o de “rebusque” de infractores. TODOS FORMAMOS PARTE DE CONTROL INTERNO Es la capacidad que ostenta cada servidor público, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. AUTOREGULACIÓN La Autorregulación permite que se establezca el con qué y cómo se hace, para el logro de los objetivos institucionales. Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control interno. AUTOGESTIÓN La Autogestión es la garantía del cumplimiento de la misión institucional. Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos. 18 19 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” ¿Cuáles son los objetivos del Control Interno en la Contraloría de Neiva? El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE NEIVA, que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado. Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el propósito perseguido por ellos en la institución pública en objetivos de Cumplimiento, Estratégicos, de Operación, de Evaluación y de Información. • Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos de la entidad. • Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad pública proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. De Control de Ejecución • Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. • Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional. • Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la Rendición de Cuentas a la Comunidad. ¿Cuáles son esos Objetivos? De Cumplimiento • Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función de la Contraloría del Municipio de Neiva, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. • Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que permite la coordinación de actuaciones de la entidad. • Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés de los resultados de la gestión. • Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer. Objetivo de Control de Evaluación De Control Estratégico • Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios. 20 • Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. • Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales. 21 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” • Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública. • Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. • Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad. ¿Quiénes ejercen el Control Interno? El control interno lo ejerce cada uno de los componentes de la Contraloría Municipal de Neiva. Para lograrlo contamos con el compromiso de todos • De control de Información ¿Quiénes son responsables del Control Interno? • Disponer de los mecanismos necesarios para garantizar la generación de información base, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad ante los diferentes niveles del Estado. EL REPRESENTANTE LEGAL. Corresponde a la máxima autoridad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad. • Establecer los procedimientos que permitan la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad pública. • Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés. • Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación de la entidad, que garantice la rendición de cuentas públicas. FUNCIONARIOS DE LA ORGANIZACIÓN. La responsabilidad de cada uno de los jefes es innegable, pero también cada uno de los empleados, debe ejercer un control en cada una de sus funciones y actuaciones. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Recae sobre esta unidad la verificación, evaluación, examen y análisis crítico de todo el sistema integral de control interno; así mismo tiene la responsabilidad de proponer al representante legal las recomendaciones, correctivos, ajustes y mejoramientos pertinentes. ¿Cuántos tipos de Control Interno Existen? El Control Interno proporciona una estructura para el control de la planeación, la gestión, la operación, la verificación y la evaluación, orientando a la Contraloría Municipal de Neiva hacia el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos. Existen tres tipos de Control Interno diferenciados y complementarios a la vez, que se ejecutan antes, durante y después de los procesos o acciones que realiza una municipalidad o entidad del Estado. Tipo de Control Interno: 1. Control Previo: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan antes de la ejecución de los procesos u operaciones 2. Control Simultáneo: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan durante la ejecución de los procesos u operaciones. 3. Control Posterior: Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan después de la ejecución de los procesos u operaciones 22 23 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” En la Contraloría Municipal de Neiva se crea la Oficina Asesora de Control Interno la cual tiene unas bases para realizar el trabajo • El análisis de la estructura de la entidad. • El uso de los sistemas de información. • Los métodos y procedimientos para el desarrollo de las actividades. • El análisis de la organización de funciones. • La elaboración de informes y recomendaciones. Todos tenemos acceso a ellas Conozcámoslas para optimizar métodos y procedimientos en los diferentes procesos CONOZCAMOS LAS HERRAMIENTAS QUE TENEMOS: • Manual de procedimientos • Manual de funciones • Capacitación • Nos ayudarán a obtener un mejor desempeño y así mismo realizar la gestión de toda la administración. ¡APLIQUÉMOSLAS! La Oficina de Control Interno está lista a escuchar: Cualquier sugerencia para mejorar los controles sin importar el nivel jerárquico del funcionario público. SUS OPINIONES TAMBIÉN SON IMPORTANTES ¡APORTEMOS IDEAS! La misión del Control Interno es cambiar la actitud del funcionario en su trabajo, para lograr por sí mismo el mayor nivel de eficiencia y eficacia en la actividad que se desempeñe. CON TU ESFUERZO NINGUNA META SERA IMPOSIBLE 24 25 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” Problemas de Implementación del Control Interno ¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad? Podemos observar limitadas capacidades institucionales que se expresan de diversas formas y grados. Entre otras podemos señalar: El Sistema de Gestión de Calidad (SGC), es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. • Diseños organizacionales no alineados a la misión. • Estos diseños se alejan de la misión y terminan generando estructuras e instrumentos de gestión desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institución. • Desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestión. • Existe una limitada valoración de los instrumentos de planificación, de medición y monitoreo, de control gerencial y de planificación de riesgos. • Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucional. • Debido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión municipal. • Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos. Los pasos a seguir son: planificación de la calidad, enfocada al establecimiento de la política y los objetivos de la calidad, la definición de los procesos necesarios para lo operación, la disposición de los recursos, la evaluación y seguimiento con el fin de establecer las acciones de mejora y así cumplir con los objetivos de calidad. Estructura del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTC GP 1000:2004 El SGC está basado en procesos y estructuras, siguiendo la metodología del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). La idea equivocada del control interno asociado únicamente a las funciones del Órgano de Control Institucional (OCI), ha generado limitaciones en la aplicación y desarrollo de los controles preventivos. Estas limitaciones tienen repercusiones negativas en el quehacer diario de las instituciones, originando una serie de problemas en los procesos que deben llevar a cabo y afectando así su desempeño. Casi siempre los planteamientos de solución a estos problemas, terminan apelando a la necesidad de una mayor disposición de recursos presupuestarios. Estas propuestas terminan siendo muy parciales y limitadas. Este proceso consta de cinco funciones básicas: la planeación, la organización, la integración de personal, la dirección y el control y evaluación. Una revisión crítica y adecuado desempeño de estas funciones solucionaría los problemas antes mencionados. En general, las instituciones públicas del país aún presentan limitaciones en el desarrollo óptimo de estas funciones. Se identifican prácticas de planeamiento, de organización, de integración de personal y de dirección en mayor o menor grado de calidad. 26 Como se observa en la gráfica, el SGC es la herramienta que satisface las necesidades de los usuarios a través de la gestión óptima de los recursos, el desarrollo de las competencias del talento humano, la adecuación, documentación y estandarización de los procesos para la prestación del servicio su constante medición, análisis y mejora y el compromiso de la alta dirección, evidenciado en la definición de la política y objetivos de la calidad en la CONTRALORÍA DE NEIVA. 27 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” Principios en los que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad El Sistema de Gestión de la Calidad se enmarca, complementa y desarrolla dentro de diez principios de calidad, cuyo fin es conducir la entidad hacia la mejora en su desempeño, convirtiéndose en los pilares fundamentales para todos los servidores de la entidad, así: Aspectos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Identificación y establecimiento de: 1. Enfoque hacia el cliente. • Los requisitos y necesidades de los usuarios / clientes. 2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrase totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. • Los procesos que le permitan a la entidad cumplir con la misión asignada (mapa de procesos). 3. Participación activa de los servidores: Es el compromiso de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. • Las competencias del talento humano con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiada. 4. Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos y subprocesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. 5. Enfoque del sistema de gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y subprocesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. 6. Mejora Continua: Consiste en identificar e implementar mejores prácticas en la realización de las actividades propias de la entidad para la prestación del servicio. 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. 9. Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. 10. Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando de esta manera el control social. 28 • La secuencia e interacción de los mismos. • Los recursos necesarios para que la operación y control de los procesos sean eficaces y eficientes. Documentación de: • La política de calidad. • Los objetivos de calidad. • El manual de calidad. • Los seis procedimientos obligatorios requeridos por la norma. • Los manuales, procedimientos, protocolos, guías, instructivos y formatos requeridos para asegurar la eficaz operación y control de los procesos. • Los registros requeridos por la norma que evidencian el actuar institucional. Implementación: Hace referencia a que todos los servidores día a día apliquen los requisitos de la norma documentados en el manual de calidad. Mantenimiento: Significa que a través del seguimiento y control a los procesos se detecten y ejecuten acciones preventivas o correctivas para corregir desviaciones potenciales o reales, según corresponda. Mejora: Con base en los resultados de los indicadores de gestión que arroje los procesos, los objetivos de la calidad, las auditorías internas y en general todo el SGC, se deben proponer acciones con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos de los usuarios y de la entidad, optimizando así el desempeño institucional. 29 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” Soporte Legal. La Constitución Política en los artículos 209 y 269 establece que la administración tendrá un sistema de control interno en los términos que señale la ley y que la autoridad competente en cada entidad pública está obligada a aplicar métodos y procedimientos de control interno. CONOZCAMOS QUE ES EL COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO CICI La Contraloría Municipal, en su Plan Estratégico 2012-2015, planteó como una de las acciones estratégicas Liderar la conformación del Comité Interinstitucional de Control Interno de la Ciudad de Neiva, para fortalecer y comprometer a los jefes de control interno de los sujetos vigilados, en el cumplimiento de sus responsabilidades de vigilancia previa de la gestión fiscal para advertir las irregularidades y hechos de corrupción en la entidad a sus cargo; por lo cual mediante Resolución 040 de 2012 creó el COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO, en el Municipio de Neiva, asumiendo los lineamientos y regulaciones señalados en la Ley 87 de 1993, Decreto 2145 de 1999 y el Decreto 2539 del 2000. Quiénes conforman el Comité Interinstitucional de Control Interno en el Municipio de Neiva? Este Comité lo integran los Jefes de Control Interno y/o representantes legales de los sujetos vigilados de la Contraloría Municipal de Neiva: Municipio de Neiva, Empresas Públicas de Neiva E.S.P., Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina, Personería Municipal de Neiva, Curadurías Urbanas de Neiva y la Sociedad Mercasur Ltda. en Reestructuración. Cuál es la Misión, Visión y Objetivos del Comité Interinstitucional de Control Interno en el Municipio de Neiva? Conforme al reglamento del Comité Interinstitucional de Control Interno en el Municipio de Neiva, a continuación se relaciona su Misión, Visión y Objetivos. ARTICULO 2o. MISION. Propender por desarrollar en el entorno de la Contraloría Municipal de Neiva y sus entes vigilados, la cultura de Autocontrol a través de la correcta implementación del Sistema de Control Interno basado en procesos sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las entidades, comparándolas con las que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar cambios revolucionarios en las estructuras, con base en las experiencias compartidas y en la unidad de criterio que allí se desprenda. ARTICULO 3o. VISION. Lograr que en el año 2015 el desarrollo del Control Interno en la Contraloría Municipal de Neiva y sus entes vigilados, se convierta en una herramienta gerencial vital en la eficiencia y eficacia de la función público; mediante calificados servicios de apoyo 30 31 CONTRALORIA MUNICIPAL NEIVA “El Control Interno es compromiso y responsabilidad de TODOS” y asesoría de cada uno de los miembros del Comité a través del mejoramiento continuo del ejercicio del Control. ARTICULO 4o. OBJETIVOS. Para el logro de su misión el Comité cumplirá principalmente con los siguientes objetivos: a) Crear al interior de la alta dirección de los entes, la cultura de Control como actividad de gran rentabilidad para el logro de los objetivos de la gestión administrativa y una responsabilidad indelegable dentro de sus funciones. b) Crear un ámbito de reflexión e intercambio de experiencias que permita conocer las amenazas, las debilidades, las fortalezas y las oportunidades del Sistema de Control Interno, en sus procesos de estructuración, implementación, evaluación y perfeccionamiento. c) Aportar elementos de análisis que permitan la unificación de criterios, modelos y técnicas para el mejoramiento de las condiciones y metodología de trabajo en las Oficinas de Control Interno. Actividades que desarrolla el Comité Interinstitucional de Control Interno en el Municipio de Neiva. A partir del mes de marzo del año 2012, los integrantes de este comité han venido interactuando en las reuniones programadas en las que se promueven actividades de capacitación y actualización en temas de Control Interno, del Plan Anticorrupción, de la misma forma se impulsa el seguimiento por parte de las Oficinas de Control Interno frente a los memorandos de advertencia expedidos por la Contraloría Municipal de Neiva a sus auditados, por otra parte se realiza entrega de material con temas de control interno que remite el Departamento Administrativo de la Función Pública. Igualmente el CICI – Neiva ha logrado interactuar con el CICI Nacional, a través de la sesión que se realizó en el mes de agosto de 2013 en la ciudad de Neiva y la participación en la sesión plenaria llevada a cabo en la ciudad de Bogotá en el mes de septiembre de 2013. d) Fomentar el apoyo de la alta Dirección hacia la obtención de niveles de eficiencia, eficacia y economía, con el ejercicio del Control Interno en todas las entidades que forman parte de éste comité. e) Divulgar y fomentar la capacitación de los servidores públicos, sobre la implementación de los Sistemas de Control Interno mediante la adopción de técnicas que permitan de manera estratégica evidenciar el desarrollo y evolución del sistema mediante la generación de un proceso de mejoramiento continuo basado en cinco aspectos fundamentales. • Evaluación y estado actual del sistema. • Formulación del plan de acción. • Diseño de metodología para la implementación del Sistema. • Preparación de programas específicos. • Formulación de procedimientos y documentación del Sistema. f) Fomentar en los miembros del comité iniciativas a fin de estandarizar las normas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de las funciones encomendadas a las Oficinas de Control Interno. g) Promover el desarrollo y la actualización de la normatividad de Control Interno. 32 33 El Control Interno un compromiso y responsabilidad de TODOS.
