MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL CONSEJO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (CGI) DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS 2006 CONSEJO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES TÍTULO I G E N E R AL I D AD E S 1. FINALIDAD El Manual de Organización y Funciones (MOF) del Consejo de Gestión de la Investigación (CGI) de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM) es el documento normativo que regula su funcionamiento, precisa los niveles de autoridad y responsabilidad, describe sus funciones generales y específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrolladas a partir de su estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP). 2. ALCANCE El contenido del presente manual es de competencia de los Jefes de las respectivas Oficinas y Unidades orgánicas y de todo el personal que labora en el CGI. 3. OBJETIVOS Los objetivos del MOF del CGI son: Establecer dentro de la estructura del CGI el orden jerárquico de autoridad, funcionarios y personal. Determinar las funciones específicas, responsabilidades y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica del CGI. Proporcionar información a los funcionarios y servidores del CGI sobre sus funciones y ubicación dentro de su estructura orgánica y las interrelaciones funcionales que corresponden. Implementar e institucionalizar procesos de simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal que ocupa cargos en puestos específicos dentro del flujo de los procedimientos. Facilitar el proceso de adecuación e inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndose conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación. 4. BASE LEGAL 1 Ley Universitaria N° 23733 (09.12.83). Estatuto Universitario – RR N° 78337 (24.09.84). Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la UNMSM – RR N° 104636. Cuadro para Asignación de Personal (CAP). Directiva Nº 001-95-INAP/DNR sobre “Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública” (11.07.95). RR N° 06253-R-02 sobre Normas para la Formulación del MOF en la UNMSM. RR Nº 05622 que crea el CSI y que modifica el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la UNMSM. RR Nº 07062-CR-97 que aprueba la Organización y Funciones del Consejo Superior de Investigaciones de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (03.12.97). RR N° 03316-R-05 que aprueba la creación del Vicerrectorado de Investigación. RR N° 03318-R-05 que resuelve conformar la Comisión encargada de consolidar las mociones de creación del Vicerrectorado de Investigación y de elaborar su Manual de Organización y Funciones (MOF). 5. FORMULACIÓN Y APROBACIÓN Este Manual será aprobado por Resolución Rectoral. La permanente evaluación y su puesta en marcha permitirá su actualización para así satisfacer los requerimientos y cambios que se presenten. TÍTULO II DEL DISEÑ O ORG ÁNI CO 1. CONCEPTO El Consejo de Gestión de la Investigación (CGI) es el órgano encargado de la Gestión Administrativa en Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+I) en la UNMSM. 2. FUNCIONES GENERALES 1. Gestionar, promover y apoyar en la elaboración de proyectos de investigación y de transferencia para la consecución de financiamiento extra universitario y monitorear las actividades de investigación de la UNMSM. 2. Incentivar, coordinar y registrar convenios nacionales e internacionales para la promoción y el apoyo de las actividades de investigación y transferencia de 2 ciencia y tecnología. 3. Promover la participación de los docentes de la UNMSM en convocatorias nacionales e internacionales dirigidas al financiamiento de las actividades de investigación priorizadas. 4. Promover y ampliar las relaciones académicas y científicas de la universidad con otras del país y del extranjero a fin de mejorar, estandarizar, promover métodos y estrategias de investigación, y realizar intercambio de investigaciones. 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA Órgano de Dirección Presidencia del Consejo de Gestión de la Investigación (CGI). Órgano de Asesoría Comité Asesor. Órgano de Apoyo Unidad de Secretaría y Archivo. Órganos de Línea 4. Oficina de Proyectos, Gestión y Promoción. Oficina de Planeamiento y Desarrollo. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN Las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación del CGI son las siguientes: El CGI depende directamente del Vicerrectorado de Investigación de la UNMSM. El Presidente del CGI ejerce autoridad sobre los órganos ejecutivo, de asesoría, apoyo y de línea. El Presidente del CGI coordina y supervisa a las Oficinas de Proyectos, Gestión y Promoción y de Planeamiento y Desarrollo. El Presidente del CGI coordina las políticas en materia de gestión de la investigación con las Unidades de investigación, Centros o Institutos de Investigación de las Facultades y Dependencias de la UNMSM, así como con los otros Consejos del Vicerrectorado de Investigación y exteriormente coordina con entidades públicas y privadas. 5. ORGANIGRAMA DEL CONSEJO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 3 CONSEJO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (PRESIDENCIA) Unidad de Secretaría Comité Asesor Oficina de Proyectos, Gestión y Promoción Oficina de Planeamiento y Desarrollo 4 6. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS TOTAL N° DENOMINACIÓN DE CARGO OBSERVACIONES ORDEN NECESARIO ÓRGANO DE DIRECCIÓN 01 Presidente 01 Docente 02 Docente ÓRGANO DE ASESORÍA 02 Asesor III ÓRGANO DE APOYO 03 Jefe de Unidad de Secretaría y Archivo 01 No Docente 04 Trabajador de Servicios II 01 No Docente 05 Especialista Administrativo II 01 No Docente 06 Técnico Administrativo II 01 No Docente 01 No Docente ÓRGANOS DE LÍNEA 07 Jefe de Oficina de Proyectos, Gestión y Promoción 08 Especialista Administrativo II 01 No Docente 09 Técnico Administrativo II 01 No Docente 10 Jefe de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo 01 No Docente 11 Especialista Administrativo II 01 No Docente 12 Técnico Administrativo II 01 No Docente 5 TÍTULO III D E L M AN U AL D E O R G AN I Z AC I Ó N Y F U N C I O N E S CAPÍTULO I DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN 1. DEL PRESIDENTE DEL CGI - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Dirigir el CGI y representar al Vicerrector de Investigación cuando reciba un encargo. b) Proponer, ejecutar y difundir las políticas y estrategias para la gestión administrativa en Investigación, Desarrollo e Innovación de la UNMSM. c) Mantenerse informado a través de los directores de las Unidades, Centros o Institutos de Investigación sobre las actividades científicas y técnicas que éstos realizan. d) Coordinar, promover y registrar convenios con fines de promoción, desarrollo y ejecución de proyectos de investigación con instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras. e) Gestionar la formulación de proyectos de investigación que se desarrollan en las Unidades, Centros e Institutos de Investigación y otras Dependencias de la Universidad. f) Elaborar un programa de promoción y participación de docentes de la UNMSM en convocatorias nacionales e internacionales sobre Proyectos de Investigación. g) Proponer al Vicerrectorado de Investigación cambios en la estructura, organización y reglamentos del CGI. h) Aprobar el Presupuesto, Plan Estratégico, Plan de Trabajo Institucional y Documentos de Gestión del CGI. i) Otras funciones que le asigne el Vicerrector de Investigación. REQUISITOS MÍNIMOS Profesor Principal a Dedicación Exclusiva de la UNMSM con grado de Doctor. Tener un mínimo de 10 años de experiencia en actividades de investigación, acreditados con publicaciones científicas en revistas arbitradas. Tener experiencia en gestión de ciencia y tecnología. 6 Tener liderazgo y experiencia en la conducción de personal. CAPÍTULO II DE LOS ÓRGANOS DE ASESORÍA 1. DEL COMITÉ ASESOR Es el órgano de consulta y asesoría permanente de la Presidencia del CGI en temas de gestión administrativa de investigación, Desarrollo e Innovación. Está conformada por profesionales altamente calificados, de reconocida experiencia nacional e internacional en actividades de investigación, y/o con amplios conocimientos en aspectos relacionados con la administración de la investigación. Los asesores del CGI son designados por el Presidente del CGI y ratificados con Resolución Rectoral. 1.1. ASESOR III – FUNCIONES GENERALES a) Asesorar a la Presidencia del CGI en la formulación de políticas, planes y estrategias para la gestión administrativa de las actividades de Investigación, Desarrollo e Innovación. b) Asesorar en la formulación de reglamentos, planes operativos, programas de trabajo, calendarios de actividades, presupuestos y normas requeridos para la gestión del CGI. c) Asesorar en otros aspectos relacionados con el funcionamiento del CGI. d) Otras funciones que le asigne la Presidencia del CGI. REQUISITOS MÍNIMOS Grado de Magíster. Experiencia en gestión de ciencia y tecnología. Liderazgo y experiencia en la conducción de personal. CAPÍTULO III DE LOS ÓRGANOS DE APOYO 1. UNIDAD DE SECRETARÍA Y ARCHIVO Es el órgano de apoyo de la Presidencia del CGI responsable por la administración documentaria, Mesa de Partes, monitoreo de su agenda de trabajo y atención adecuada al usuario. 7 FUNCIONES GENERALES a) Recepcionar, revisar, registrar y dar el trámite correspondiente a la documentación entrante y saliente al CGI. b) Mantener actualizado el archivo con la documentación del CGI. c) Preparar la agenda, concertar las citas y el despacho con la documentación pertinente del CGI. d) Informar y orientar al usuario interno y externo sobre aspectos inherentes al CGI. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN La Unidad de Secretaría del CGI depende directamente de su Presidencia y es responsable ante éste por el ejercicio de sus funciones. Coordina el manejo de la información con los responsables de los órganos de línea y demás unidades administrativas del CGI. 1.1. DEL JEFE DE LA UNIDAD DE SECRETARÍA Y ARCHIVO - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Dar el trámite correspondiente a la documentación que ingresa y sale vía Mesa de Partes. b) Llevar la agenda de trabajo del Presidente del CGI. c) Cuidar los bienes y materiales del CGI. d) Recepcionar, revisar y distribuir los útiles de oficina. e) Rendir cuenta documentada de la Caja Chica del CGI. f) Otras funciones que le asigne la Presidencia del CGI. REQUISITOS MÍNIMOS Título de Secretaria Ejecutiva. Experiencia en el manejo de información y administración documentaria. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de interrelacionarse. 1.2. TRABAJADOR DE SERVICIOS II – FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Apoyar en la tramitación y entrega de documentos ante instancias externas al CGI. b) Impresión y reproducción de los documentos que se autoricen en la oficina. c) Mantener el aseo y orden en los diferentes ambientes de la oficina. d) Realizar actividades de apoyo a las diferentes unidades orgánicas del CGI. e) Otras funciones que le asigne la Presidencia del CGI o el Jefe de la Unidad 8 de Secretaría y Archivo. REQUISITOS Grado de instrucción mínimo: Secundaria completa. Experiencia comprobada en labores similares. Capacidad para interrelacionarse. 1.3. ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II – FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Revisar documentos administrativos y emitir los informes respectivos. b) Coordinar y participar en la programación de actividades. c) Efectuar las coordinaciones y desarrollo de procesos técnicos para la formulación del Plan de Trabajo Institucional, Presupuesto Anual y Documentos de Gestión del CGI d) Otras funciones que le asigne Presidente del CGI. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario. Capacitación especializada en el área. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de interrelacionarse. 1.4. TÉCNICO ADMINISTRATIVO II – FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Administrar la documentación y mantener el archivo documentario del CGI. b) Atender e informar al público, profesorado en general e investigadores sobre las actividades y trámites administrativos. c) Redactar y tramitar documentos de acuerdo a las normas establecidas. d) Hacer seguimiento y gestión de los documentos del CGI ante las instancias externas. e) Otras funciones que le asigne la Presidencia del CGI o el Jefe de la Unidad de Secretaría y Archivo. REQUISITOS MÍNIMOS Título de Secretaria Ejecutiva. Experiencia en el área. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de interrelacionarse. 9 CAPÍTULO III DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA 1. OFICINA DE PROYECTOS, GESTIÓN Y PROMOCIÓN Esta Oficina apoya a las Facultades y Dependencias de la UNMSM en el diseño y elaboración de proyectos de investigación y/o desarrollo para la búsqueda de financiamiento extra-universitario. Asimismo aplica las técnicas de gestión en apoyo a los procesos de investigación e innovación tecnológica, así como en la implementación de soluciones con el objeto de tomar decisiones institucionales relacionadas al desarrollo de la investigación y para la captación de los recursos disponibles que permitan aumentar la creación de nuevos conocimientos. FUNCIONES GENERALES a) Apoyar a las Facultades y Dependencias de la UNMSM en el diseño y elaboración de proyectos de investigación e innovación para el financiamiento externo. b) Preparar informes y consolidados de las actividades de investigación a solicitud de la Presidencia del CGI. c) Aplicar técnicas y herramientas de gestión en apoyo al desarrollo de la investigación, desarrollo e innovación tecnológica. d) Gestionar la captación y organización de los recursos disponibles para la creación de nuevos conocimientos. e) Participar en la organización de sistemas para favorecer el flujo de información f) Promover proyectos especiales de investigación de la Universidad. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN La Oficina de Proyectos, Gestión y Promoción depende directamente de la Presidencia del CGI y es responsable ante éste por el ejercicio de sus funciones. Coordina con todas las unidades orgánicas del CGI y exteriormente con los demás Consejos del Vicerrectorado de Investigación, Facultades y Dependencias Académicas y Administrativas. 1.1. DEL JEFE DE LA OFICINA DE PROYECTOS, GESTIÓN Y PROMOCIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Desarrollar procesos técnicos para el apoyo de Facultades y Dependencias de la UNMSM en la formulación de proyectos de investigación, desarrollo e innovación que puedan acceder a financiamiento externo. b) Identificar necesidades y oportunidades académicas, científicas y tecnológicas. c) Diseñar e implementar soluciones a los procesos de desarrollo de la investigación 10 para la toma de decisiones institucionales. d) Proponer al CSI la adaptación y modificación de la tecnología requerida en función de la proyección competitiva de la entidad. e) Gestionar la captación de recursos humanos, técnicos y económicos para la generación de conocimientos y su transferencia a las fases de fabricación y comercialización de nuevos productos, procesos y servicios. f) Formular el Plan de Trabajo y Presupuesto de su Oficina. g) Proponer normas y metodologías de gestión de su Oficina. h) Otras funciones que le asigne el Presidente del CGI. REQUISITOS MÍNIMOS Grado de Magíster. Experiencia en el diseño y dirección de proyectos de investigación e innovación tecnológica. Experiencia en la identificación y desarrollo de proyectos basados en el uso de tecnologías y recursos alternativos a los ya existentes. 1.2. ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Revisar documentos administrativos y emitir los informes respectivos. b) Coordinar y participar en la programación de actividades de la Oficina. c) Efectuar las coordinaciones y desarrollo de procesos técnicos para la formulación del Plan de Trabajo Institucional y Presupuesto Anual de su Oficina. d) Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Proyectos, Gestión y Promoción. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario. Capacitación especializada en el área. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de interrelacionarse. 1.3. TÉCNICO ADMINISTRATIVO II - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Administrar la documentación y mantener el archivo documentario de la Oficina. b) Atender e informar al público diverso sobre las actividades y trámites administrativos. c) Redactar y tramitar documentos de acuerdo a las normas establecidas. d) Hacer seguimiento y gestión de los documentos de la Oficina ante las instancias externas. e) Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Proyectos, gestión y 11 Promoción. REQUISITOS MÍNIMOS 2. Título Técnico No Universitario. Experiencia en el área. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de Interrelacionarse. OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO Esta Oficina está encargada de desarrollar planes y programas de investigación, priorizar áreas y líneas de investigación y establecer nichos de interés y ventajas competitivas de la Universidad, promover el desarrollo de la investigación de manera integral e integrada a las otras actividades y servicios que desarrolla la UNMSM. Asimismo, hace el monitoreo de las actividades de investigación a través del uso de indicadores de resultado y de proceso. FUNCIONES GENERALES a) Desarrollar planes y programas de investigación asociados con sectores que generen ventajas competitivas para la UNMSM. b) Conducir los procesos que promuevan y gestionen el desarrollo de la investigación de manera integral. c) Desarrollar el seguimiento y monitoreo de desempeño de las actividades de investigación. d) Participar en la elaboración, evaluación y mejora del plan estratégico y Plan de Trabajo Institucional del CGI. e) Asesorar a las diferentes Facultades y Dependencias de la UNMSM en la elaboración de sus planes de investigación. f) Elaborar propuestas de normas técnico-administrativas y metodológicas de programación y gestión de actividades del CGI. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN La Oficina de Planeamiento y Desarrollo depende directamente de la Presidencia del CGI y es responsable ante éste por el ejercicio de sus funciones. Coordina con todas las unidades orgánicas del CGI y exteriormente con los demás Consejos del Vicerrectorado de Investigación, Facultades y Dependencias Académicas y Administrativas. 2.1. DEL JEFE DE LA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO – FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Desarrollar y conducir los procesos técnicos de apoyo a Facultades y Dependencias de la UNMSM en la formulación de planes y programas de 12 investigación. b) Participar en la elaboración y evaluación del plan estratégico, Plan de Trabajo Institucional y Presupuesto del CGI. c) Efectuar un diagnóstico y diseño de propuestas de las líneas de investigación de la Universidad que permitan identificar nichos de interés y ventajas competitivas. d) Efectuar el monitoreo de las actividades de investigación mediante el uso de indicadores de resultado, que permitan evaluar el logro de objetivos e indicadores de proceso, que permitan monitorear el cumplimiento de medios. e) Asesorar a las diferentes facultades en la elaboración de sus planes de investigación. f) Proponer normas técnico-administrativas y metodológicas de programación y gestión de actividades del CGI. g) Otras funciones que le asigne el Presidente del CGI. REQUISITOS MÍNIMOS Grado de Maestría. Experiencia en planeamiento, gestión, promoción y desarrollo de proyectos y actividades de investigación. Conocimientos en sistemas informáticos a nivel usuario. Experiencia en la administración. 2.2. ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Revisar documentos administrativos y emitir los informes respectivos. b) Coordinar y participar en la programación de actividades de la Oficina. c) Efectuar las coordinaciones y desarrollo de procesos técnicos para la formulación del Plan de Trabajo Institucional y Presupuesto Anual de su Oficina. d) Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario. Capacitación especializada en el área Conocimiento de sistemas informáticos a nivel usuario. Capacidad de interrelacionarse. 2.3. TÉCNICO ADMINISTRATIVO II - FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Administrar la documentación y mantener el archivo documentario de la Oficina. b) Atender e informar al público diverso sobre las actividades y trámites administrativos. 13 c) Redactar y tramitar documentos de acuerdo a las normas establecidas. d) Hacer el seguimiento y gestión de los documentos de la Oficina ante las instancias externas. e) Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo. REQUISITOS MÍNIMOS Título Técnico No Universitario. Experiencia en el área. Capacidad de interrelación. 14