Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS DATOS GENERALES Instancia: Planificación y Control Interno Dirección: Dirección General 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 1 de 3 Dependencia: Actividad: Autoevaluación SENASA Fecha de realización: 20/12/2013 PLAN DE ACCIONES Hallazgo Nº 1.8 NC 1 1.13 2 1.20 3 Ob Descripción de la No Conformidad u Observación La institución no cuenta con un procedimiento de supervisión del personal Análisis de Causa Falta fortalecimiento de la Unidad de Gestión de Calidad. Acción (es) Correctiva (s) y/o Preventiva (s) Elaborar procedimiento Supervisión personal SENASA el de de del La Institución no ha construido el Elaborar, difundir y La institución no cuenta con un Departamento de aplicar el registro registro para la programación Recursos Humanos para la programación de la inducción del personal de con todos sus de la inducción del la institución componentes y en esta personal del SENASA función depende del MAG Dar el lineamiento a las La institución no tiene No se cuenta con un sistema de gestión de Direcciones Nacionales sustitutos de trabajo en los calidad homologado en y Regionales sobre el Responsable Jefe Departamento de Recursos Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad Dirección Administrativa Financiera Jefe Departamento de Recursos Fecha de Cumplimiento Aprobación o Rechazo del Equipo Auditor o Director Diciembre 2014 Aprobado Corregida Diciembre 2014 Aprobado Corregida Febrero 2015 Aprobado En trámite © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Situación Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS 1.23 3.10 5.1 4 5 6 diversos puestos. toda la institución lo que permite que algunas instancias lo tengan y otras no, además de no contar con el departamento de recursos humanos implementado en todos sus alcances La institución no cuenta con una política para la rotación sistemática de aquellos funcionarios que realizan labores o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esta medida Las Directores Nacionales no están presentado a la Dirección General el informe de labores bisemanal Revisión por la Dirección, de acuerdo al registro SENASA-PG-004-RE005 Falta un departamento de recursos humanos y un sistema de calidad integrado En Revisión por la Dirección se incluye informes de: actividades de capacitación, sistema de gestión de la calidad, quejas, sugerencias, identificación de oportunidades Falta revisión de procedimiento SENSAPG-004 y sus registros. La Unidad de Gestión de Calidad está concentrada y Falta de fortalecimiento de la Reunión de las Direcciones Nacionales en cuento a la composición la agenda nombramiento de los sustitutos de cada uno de los puestos y el registro de estos ser orientado por el sistema de gestión de calidad Crear la política y los instrumentos de operacionalización de la rotación de personal La Unidad de Gestión de Calidad propone y fortalece la reunión de la Dirección General con las Direcciones Nacionales en la composición de la agenda Separación de la Unidad de Gestión de Calidad de la Unidad de Planificación y Control Interno. Revisión del 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 2 de 3 Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad Jefe Departamento de Recursos Humanos, Jefe Planificación y Control Interno y Jefe Unidad de Gestión de Calidad Jefe Unidad de Gestión de Calidad, Jefe Unidad de Comunicación y Notificación y Jefe Planificación y Control Interno Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Planificación y Control Interno 2015 Julio 2014 Julio 2014 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Aprobado En trámite Aprobado Corregida Aprobado Corregida Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS de mejora, presentación de planes futuros y estimaciones de trabajo, equipos, roles de trabajo, faltando incorporar índice de gestión institucional, clima organizacional y servicio al cliente La institución no cuenta con un registro para la programación de la inducción del personal de la institución 1.13 Versión 04 Página 3 de 3 Procedimiento e SENSA-PG-004 y sus registros por parte de la Unidad de Gestión de Calidad. Falta de fortalecer los Establecer el procesos de recursos instrumento mediante humanos e integrarlos el cual se establezca Jefe Unidad de al sistema de calidad la programación de la Gestión de inducción del personal Calidad, y Jefe 7 8 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Planificación y Control Interno Jefe de la Unidad de Gestión de Servicio y Empleo Los diversos puestos de trabajo de los funcionarios no cuentan con un sustituto formalmente designado. 1.20 centralizada con la Unidad de Planificación y Control Interno. 08/12/10 Falta de fortalecer los Establecer procesos de recursos formalmente un humanos e integrarlos sustituto designado al sistema de calidad para los diversos puestos de trabajo Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Planificación y Control Interno Jefe de la Unidad de Gestión de Servicio y Empleo Enero 2015 Aprobado En trámite Febrero de 2015 Aprobado En trámite © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS 1.23 1.24 1.25 9 La institución no cuenta con una política para la rotación sistemática de aquellos funcionarios que realizan labores o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esta medida Falta de fortalecer los Establecer política de procesos de recursos rotación sistémica de humanos e integrarlos aquellos funcionarios al sistema de calidad que realizan labores o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esta medida La institución no se ha una No se cuenta con el Nombrar el Auditor auditoría de la ética orientada a Auditor Interno Interno la identificación de riesgos de nombrado. fraude 10 11 No se han establecido en la institución mecanismos para prevenir, detectar y corregir situaciones contrarias a la ética, que se puedan presentar en relación con los siguientes temas: a) Conflicto de intereses, b) Ejercicio de profesiones liberales y de cargos incompatibles con la función pública, c) Desempeño simultáneo de cargos públicos, Falta establecer la metodología e instrumentos para prevenir, detectar y corregir situaciones contrarias a la ética, que se puedan presentar en relación con los siguientes temas: a) Conflicto de intereses, b) Ejercicio de profesiones Elaborar y aplicar la metodología e instrumentos para prevenir, detectar y corregir situaciones contrarias a la ética, que se puedan presentar en relación con los siguientes temas: a) Conflicto de 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 4 de 3 Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Planificación y Control Interno Diciembre 2015 Jefe de la Unidad de Gestión de Servicio y Empleo Dirección Administrativa Financiera Jefe de la Unidad de Gestión de Servicio y Empleo Primer semestre del 2015 Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Diciembre 2015 Planificación y Control Interno © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Aprobado En trámite Aprobado En trámite Aprobado En trámite Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS d) Compensaciones salariales adicionales a la retribución del regimén de derecho público, e) Aceptación de donaciones, obsequios y dadivas, f) Sustracción o uso indebido de recursos, g) Falsificación de registros, h) Favorecimiento ilícito, i) Tráfico de influencias. 1.26 12 liberales y de cargos incompatibles con la función pública, c) Desempeño simultáneo de cargos públicos, d) Compensaciones salariales adicionales a la retribución del régimen de derecho público, e) Aceptación de donaciones, obsequios y dadivas, f) Sustracción o uso indebido de recursos, g) Falsificación de registros, h) Favorecimiento ilícito, i) Tráfico de influencias. La institución no se ha No se cuenta con el sometido a una auditoría de la Auditor Interno gestión ética institucional por nombrado. parte de la administración de la auditoría interna o por un sujeto intereses, b) Ejercicio de profesiones liberales y de cargos incompatibles con la función pública, c) Desempeño simultáneo de cargos públicos, d) Compensaciones salariales adicionales a la retribución del régimen de derecho público, e) Aceptación de donaciones, obsequios y dadivas, f) Sustracción o uso indebido de recursos, g) Falsificación de registros, h) Favorecimiento ilícito, i) Tráfico de influencias. Nombrar el Auditor Interno 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 5 de 3 Dirección Administrativa Financiera Jefe de la Unidad de Primer semestre del 2015 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Aprobado En trámite Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS externo. 1.27 3.10 3.12 13 14 15 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 6 de 3 Gestión de Servicio y Empleo La institución no ha ejecutado un plan de sucesión para prever la dotación de funcionarios que sustituyan a quienes dejan la entidad Falta de fortalecer los Elaborar e procesos de recursos implementar un plan humanos e integrarlos de sucesión para al sistema de calidad prever la dotación de funcionarios que sustituyan a quienes dejan la entidad Los Directores Nacionales no han presentado un informe de Revisión por la Dirección, de acuerdo al registro SENASAPG-004-RE-002 Falta de acompañamiento en la preparación y presentación del Jefe Unidad de Gestión de Calidad, y Jefe Planificación y Control Interno Diciembre 2015 Jefe de la Unidad de Gestión de Servicio y Empleo Aprobado En trámite Aprobado Corregido Diciembre 2’14 informe de Revisión por la Dirección, de acuerdo al registro SENASA-PG-004-RE002 Directora Aprobado La institución no cuenta con un Falta coordinación entre Realizar reuniones de Administrativa plan plurianual de la Dirección coordinación para la Administrativa y la programación financiera Financiera y la elaboración del plan Diciembre 2015 Unidad de Control Unidad de plurianual de Interno Planificación y programación Control Interno financiera Trámite informe de Revisión por la Dirección, de acuerdo al registro SENASA-PG-004-RE002 Realizar acompañamiento en la preparación y presentación del Jefe de Gestión de Calidad © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS 3.13 3.14 3.18 3.16 16 Tiene la institución el presupuesto congruente con los supuestos de programación financiera plurianual Falta coordinación entre la Dirección Administrativa y la Unidad de Control Interno Falta acompañamiento Coordinar las para elaborar un manual reuniones de de funciones para 17 La institución no cuenta con un manual de funciones actualizado y oficializado para organizar el desarrollo de proceso financiero-contable 18 19 Realizar reuniones de coordinación para la elaboración del plan plurianual de programación financiera 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 7 de 3 Directora Administrativa Financiera y la Diciembre 2015 Unidad de Planificación y Control Interno Aprobado Trámite Aprobado Trámite Directora acompañamiento para Administrativa organizar el desarrollo Financiera y la elaborar un manual de Diciembre 2015 de proceso financieroUnidad de funciones para contable Planificación y organizar el desarrollo Control Interno La institución no cuenta con un procedimiento establecido para efectuar investigaciones internas para determinar la responsabilidad ante una eventual sentencia judicial Falta coordinar con Asesoría Jurídica para la elaboración de un procedimiento para La institución no cuenta con un registro o base de datos que contengan la información específica sobre las sentencias Falta coordinar con Asesoría Jurídica para la elaboración de un registro para efectuar efectuar investigaciones internas para determinar la responsabilidad ante una eventual sentencia judicial de proceso financierocontable Aprobado Elaborar procedimiento Asesoría para efectuar Jurídica, investigaciones Unidad de internas para Gestión de Diciembre 2014 determinar la Calidad y responsabilidad ante Unidad de una eventual Planificación y sentencia judicial Control Interno Elaborar registro para efectuar investigaciones internas para Asesoría Jurídica, Unidad de Gestión de Aprobado Diciembre 2014 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Trámite Trámite Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS 3.32 3.33 20 21 dictadas en sede judicial, que establezcan una condena patrimonial en contra de la Administración, así como las acciones emprendidas por la Administración para la determinación de responsabilidades sobre los funcionarios que han actuado con dolo o culpa grave en las conductas objeto de esas condenatorias investigaciones internas para determinar la responsabilidad ante una eventual sentencia judicial determinar la responsabilidad ante una eventual sentencia judicial La institución no verifica anualmente que la liquidación presupuestaria tenga correlación con la información de la contabilidad financiera patrimonial Falta establecer una metodología para verificar que la Establecer una metodología para verificar que la La institución no revisa por un tercero independiente la liquidación presupuestaria, en los términos señalados por el numeral 4.3.17 de las Normas técnicas sobre presupuestos públicos liquidación presupuestaria tenga correlación con la información de la contabilidad financiera patrimonial liquidación presupuestaria tenga correlación con la información de la contabilidad financiera patrimonial Falta realizar solicitud Informe de solicitud y de revisión revisión de la independiente de la liquidación liquidación presupuestaria, en los presupuestaria, en los términos señalados términos señalados por el numeral 4.3.17 por el numeral 4.3.17 de las Normas de las Normas técnicas sobre 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 8 de 3 Calidad y Unidad de Planificación y Control Interno Aprobado Trámite Aprobado Trámite Dirección Administrativa Financiera y Diciembre 2015 Unidad de Contabilidad Dirección Administrativa Diciembre 2015 Financiera © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS La institución no cuenta con un modelo de entrega de servicio de TI que defina los acuerdos de nivel de servicio con los usuarios 4.12 22 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 9 de 3 presupuestos públicos técnicas sobre presupuestos públicos Falta seguimiento para establecer un modelo de Departamento Aprobado que los actores entrega de servicio de de Tecnología relacionados puedan de la TI que defina los establecer un modelo Información, de entrega de servicio acuerdos de nivel de Unidad de servicio con los de TI que defina los Diciembre 2015 Gestión de acuerdos de nivel de usuarios Calidad y servicio con los Unidad de usuarios Trámite Planificación y Control Interno No existe en la institución plan formal que asegure continuidad de los servicios tecnologías de información la organización 4.13 4.14 un la de en 23 24 La institución no ha implementado mecanismos que le posibiliten la aceptación de documentos digitales mediante el uso de firma digital para la aceptación de trámites de los Falta establecer un plan Elaborar un plan que que asegure la asegure la continuidad continuidad de los servicios de tecnologías de información en la organización de los servicios de tecnologías de información en la organización Falta establecer los Establecer e implementar los mecanismos que le posibiliten la aceptación de documentos digitales mediante el uso de mecanismos que le posibiliten la aceptación de Departamento de Tecnología de la Información, Unidad de Diciembre 2015 Gestión de Calidad y Unidad de Planificación y Control Interno Aprobado Trámite Departamento de Tecnología de la Información, Unidad de Gestión de Aprobado Trámite Diciembre 2016 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS usuarios La institución no ha emitido y divulgado, con base en la Ley N.° 9097, una política sobre la atención del derecho de petición que contenga al menos lo siguiente: a. Requisitos para solicitar información. 4.15 25 b. Condiciones de admisibilidad o rechazo de solicitudes. c. Plazos de respuesta de las solicitudes de información. d. Proceso interno de trámite de solicitudes. 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 10 de 3 Calidad y firma digital para la documentos digitales Unidad de aceptación de trámites mediante el uso de de los usuarios Planificación y firma digital para la aceptación de trámites Control Interno de los usuarios Falta elaborar una Elaborar política sobre política sobre la la atención del atención del derecho derecho de petición de petición que que contenga al contenga al menos lo menos lo siguiente: siguiente: a. Requisitos para a. Requisitos para solicitar información. Unidad de solicitar información. b. Condiciones de Gestión de Primer b. Condiciones de admisibilidad o Calidad y Semestre 2015 admisibilidad o rechazo de solicitudes. Unidad de rechazo de c. Plazos de respuesta Planificación solicitudes. de las solicitudes de c. Plazos de información. respuesta de las d. Proceso interno de solicitudes de trámite de solicitudes. información. Aprobado Trámite Aprobado Trámite d. Proceso interno de trámite de solicitudes. 5.1 26 En Revisión por la Dirección no se incluyen informes de: actividades de capacitación, sistema de gestión de la calidad, quejas, sugerencias, identificación de oportunidades Falta realizar revisión del procedimiento SENASA-PG-004 Revisión por la Dirección Actualización del procedimiento SENASAPG-004 Revisión por la Dirección Unidad de Gestión de Calidad Primer Semestre 2015 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada Rige a partir de: DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 11 de 3 de mejora, presentación de planes futuros y estimaciones de trabajo, equipos, roles de trabajo, índice de gestión institucional, clima organizacional y servicio al cliente Elaborado por: Unidad de Planificación y Control Interno Firma: Fecha: Aprobado por: Dirección General Firma: Fecha: 20/12/2013 20/12/2013 INSTRUCTIVO 1- Instancia: nombre de Quien realizo la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros). 2- Dirección: nombre de la instancia responsable del Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas, es el mismo nombre de la Dirección que recibió la actividad. 3- Dependencia: Instancia de la Dirección involucrada en el Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas. 4- Actividad: se refiere al nombre y número, si corresponde, de la actividad que da origen al Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas. Tenemos tipos de actividades: __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros. 5- Fecha de realización: Se anota la fecha de realización de la actividad; __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros 6- Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia de la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros) recopilada frente a los criterios de la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros). Los hallazgos pueden indicar no conformidad u observaciones, u oportunidades de mejora. 7- Nº: Corresponde a número. En la casilla de número cuando la actividad es Autoevaluación se hace referente al ítem del SENASA-MC-001-RE-001 y si detecta más de una No conformidad u observación se numera consecutivamente, ejemplo: 1.1.1, 1.1.2, etc. Cuando la actividad es auditoría se numera conforme al consecutivo dado por el Auditor y si es evaluación se coloca el número que asigne el informe de la evaluación. 8- NC: No Conformidad. Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. 9- Ob: Observación. Falta menor o no conformidad potencial encontrada en una auditoría u autoevaluación. La observación debe tener un Plan de acciones preventivas. 10- Descripción de la No Conformidad u Observación: Aquí se describe la No conformidad o la Observación según corresponda. 11- Análisis de causa: En SENASA-PG-002-RE-009, se realizó el análisis de causa donde se expuso todas las ideas que explican la situación. Por lo general para realizar el análisis se involucro varios participantes relacionados con la situación; puesto que ellos son los que conocen el problema o situación relacionada con el hallazgo. Seleccionadas las causas potenciales, se enumeraron. En este apartado se coloca la causa potencial con su numeral correspondiente. 12- Acción (es) Correctiva(s)/ Acción (es) Preventiva (s): Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad u Observación, detectada u otra situación no deseable. La acción correctiva se toma para evitar que una situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. 13- Fecha de Cumplimiento: fecha de ejecución de la acción establecida. 14- Responsable: cargo del funcionario encargado de llevar a cabo la acción. 15- Aprobación o rechazo del Equipo auditor o Director: cuando no se acepta una acción correctiva o acción preventiva debe indicarse el motivo del rechazo. El tiempo para el análisis es de 10 días hábiles. Se guarda el registro con la última aprobación. © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada DIRECCIÓN GENERAL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS Rige a partir de: 08/12/10 Código: SENASA-PG-002-RE-010 Versión 04 Página 12 de 3 16- Situación: Corregida: Cuando la No conformidad u Observación está levantada. Cierre de las acciones. En Trámite: Cuando las acciones aún no se han terminado de ejecutar, es decir; se encuentran en proceso de ejecución. 17- Elaborado por: funcionario que prepara el Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas. 18- Aprobado: En una Auditoría Interna, el Auditor Líder aprueba el de Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas, y en una Autoevaluación, el Director correspondiente. Importante: El Plan de Acciones Correctivas y /o Preventivas, tiene como fecha límite de entrega 20 días hábiles a partir de la recepción del Informe de auditoría o en su defecto de la Autoevaluación SENASA-MC-001RE-001. Cuando se trate de una Auditoría Interna, el Plan de acciones correctivas se debe presentar al Auditor Líder para su revisión y aprobación y cuando se trate de la Autoevaluación se debe presentar al Director que corresponda. © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada