SENASA-PG-002-RE-010 Plan de Acciones Correcttivas 2013

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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
DATOS GENERALES
Instancia: Planificación y Control Interno
Dirección: Dirección General
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 1 de 3
Dependencia:
Actividad: Autoevaluación
SENASA
Fecha de realización:
20/12/2013
PLAN DE ACCIONES
Hallazgo
Nº
1.8
NC
1
1.13
2
1.20
3
Ob
Descripción de la No Conformidad
u Observación
La institución no cuenta con
un procedimiento de
supervisión del personal
Análisis de Causa
Falta fortalecimiento
de la Unidad de
Gestión de Calidad.
Acción (es) Correctiva
(s) y/o Preventiva (s)
Elaborar
procedimiento
Supervisión
personal
SENASA
el
de
de
del
La Institución no ha
construido el
Elaborar, difundir y
La institución no cuenta con un Departamento de
aplicar el registro
registro para la programación
Recursos Humanos
para la programación
de la inducción del personal de con todos sus
de la inducción del
la institución
componentes y en esta personal del
SENASA
función depende del
MAG
Dar el lineamiento a las
La institución no tiene No se cuenta con un
sistema
de
gestión
de
Direcciones Nacionales
sustitutos de trabajo en los
calidad homologado en
y Regionales sobre el
Responsable
Jefe
Departamento
de Recursos
Humanos,
Jefe
Planificación y
Control
Interno y Jefe
Unidad de
Gestión de
Calidad
Dirección
Administrativa
Financiera
Jefe
Departamento
de Recursos
Fecha de
Cumplimiento
Aprobación
o Rechazo
del Equipo
Auditor o
Director
Diciembre
2014
Aprobado
Corregida
Diciembre
2014
Aprobado
Corregida
Febrero 2015 Aprobado
En trámite
© Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
Situación
Rige a partir de:
DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
1.23
3.10
5.1
4
5
6
diversos puestos.
toda la institución lo que
permite que algunas
instancias lo tengan y
otras no, además de no
contar con el
departamento de
recursos humanos
implementado en todos
sus alcances
La institución no cuenta con
una política para la rotación
sistemática de aquellos
funcionarios que realizan
labores o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza
de tales labores permita aplicar
esta medida
Las Directores Nacionales no
están presentado a la Dirección
General el informe de labores
bisemanal Revisión por la
Dirección, de acuerdo al
registro SENASA-PG-004-RE005
Falta un
departamento de
recursos humanos y
un sistema de calidad
integrado
En Revisión por la Dirección se
incluye
informes
de:
actividades de capacitación,
sistema de gestión de la
calidad, quejas, sugerencias,
identificación de oportunidades
Falta revisión de
procedimiento SENSAPG-004 y sus registros.
La Unidad de Gestión
de Calidad está
concentrada y
Falta de fortalecimiento
de la Reunión de las
Direcciones Nacionales
en cuento a la
composición la agenda
nombramiento de los
sustitutos de cada uno
de los puestos y el
registro de estos ser
orientado por el sistema
de gestión de calidad
Crear la política y los
instrumentos de
operacionalización de
la rotación de personal
La Unidad de Gestión de
Calidad propone y
fortalece la reunión de
la Dirección General con
las Direcciones
Nacionales en la
composición de la
agenda
Separación de la Unidad
de Gestión de Calidad
de la Unidad de
Planificación y Control
Interno.
Revisión del
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 2 de 3
Humanos, Jefe
Planificación y
Control Interno
y Jefe Unidad
de Gestión de
Calidad
Jefe
Departamento
de Recursos
Humanos, Jefe
Planificación y
Control Interno
y Jefe Unidad
de Gestión de
Calidad
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, Jefe
Unidad de
Comunicación
y Notificación y
Jefe
Planificación y
Control Interno
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, y Jefe
Planificación y
Control Interno
2015
Julio 2014
Julio 2014
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Aprobado
En trámite
Aprobado
Corregida
Aprobado
Corregida
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
de mejora, presentación de
planes futuros y estimaciones
de trabajo, equipos, roles de
trabajo, faltando incorporar
índice de gestión institucional,
clima organizacional y servicio
al cliente
La institución no cuenta con un
registro para la programación
de la inducción del personal de
la institución
1.13
Versión 04
Página 3 de 3
Procedimiento e
SENSA-PG-004 y sus
registros por parte de la
Unidad de Gestión de
Calidad.
Falta de fortalecer los Establecer el
procesos de recursos instrumento mediante
humanos e integrarlos el cual se establezca
Jefe Unidad de
al sistema de calidad
la programación de la
Gestión de
inducción del personal Calidad, y Jefe
7
8
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Planificación y
Control Interno
Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo
Los diversos puestos de trabajo
de los funcionarios no cuentan
con un sustituto formalmente
designado.
1.20
centralizada con la
Unidad de Planificación
y Control Interno.
08/12/10
Falta de fortalecer los Establecer
procesos de recursos formalmente un
humanos e integrarlos sustituto designado
al sistema de calidad
para los diversos
puestos de trabajo
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, y Jefe
Planificación y
Control Interno
Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo
Enero 2015
Aprobado
En trámite
Febrero de
2015
Aprobado
En trámite
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
1.23
1.24
1.25
9
La institución no cuenta con
una política para la rotación
sistemática
de
aquellos
funcionarios que realizan
labores o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza
de tales labores permita aplicar
esta medida
Falta de fortalecer los Establecer política de
procesos de recursos rotación sistémica de
humanos e integrarlos aquellos funcionarios
al sistema de calidad
que realizan labores o
funciones afines,
siempre y cuando la
naturaleza de tales
labores permita aplicar
esta medida
La institución no se ha una No se cuenta con el
Nombrar el Auditor
auditoría de la ética orientada a Auditor Interno
Interno
la identificación de riesgos de nombrado.
fraude
10
11
No se han establecido en la
institución mecanismos para
prevenir, detectar y corregir
situaciones contrarias a la
ética, que se puedan presentar
en relación con los siguientes
temas: a) Conflicto de
intereses, b) Ejercicio de
profesiones liberales y de
cargos incompatibles con la
función pública, c) Desempeño
simultáneo de cargos públicos,
Falta establecer la
metodología e
instrumentos para
prevenir, detectar y
corregir situaciones
contrarias a la ética,
que se puedan
presentar en relación
con los siguientes
temas: a) Conflicto de
intereses, b) Ejercicio
de profesiones
Elaborar y aplicar la
metodología e
instrumentos para
prevenir, detectar y
corregir situaciones
contrarias a la ética,
que se puedan
presentar en relación
con los siguientes
temas: a) Conflicto de
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 4 de 3
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, y Jefe
Planificación y
Control Interno Diciembre 2015
Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo
Dirección
Administrativa
Financiera
Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo
Primer
semestre del
2015
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, y Jefe Diciembre 2015
Planificación y
Control Interno
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Aprobado
En trámite
Aprobado
En trámite
Aprobado
En trámite
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
d) Compensaciones salariales
adicionales a la retribución del
regimén de derecho público, e)
Aceptación de donaciones,
obsequios y dadivas, f)
Sustracción o uso indebido de
recursos, g) Falsificación de
registros, h) Favorecimiento
ilícito, i) Tráfico de influencias.
1.26
12
liberales y de cargos
incompatibles con la
función pública, c)
Desempeño
simultáneo de cargos
públicos, d)
Compensaciones
salariales adicionales
a la retribución del
régimen de derecho
público, e) Aceptación
de donaciones,
obsequios y dadivas,
f) Sustracción o uso
indebido de recursos,
g) Falsificación de
registros, h)
Favorecimiento ilícito,
i) Tráfico de
influencias.
La institución no se ha No se cuenta con el
sometido a una auditoría de la Auditor Interno
gestión ética institucional por nombrado.
parte de la administración de la
auditoría interna o por un sujeto
intereses, b) Ejercicio
de profesiones
liberales y de cargos
incompatibles con la
función pública, c)
Desempeño
simultáneo de cargos
públicos, d)
Compensaciones
salariales adicionales
a la retribución del
régimen de derecho
público, e) Aceptación
de donaciones,
obsequios y dadivas,
f) Sustracción o uso
indebido de recursos,
g) Falsificación de
registros, h)
Favorecimiento ilícito,
i) Tráfico de
influencias.
Nombrar el Auditor
Interno
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 5 de 3
Dirección
Administrativa
Financiera
Jefe de la
Unidad de
Primer
semestre del
2015
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Aprobado
En trámite
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
externo.
1.27
3.10
3.12
13
14
15
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 6 de 3
Gestión de
Servicio y
Empleo
La institución no ha ejecutado
un plan de sucesión para
prever
la
dotación
de
funcionarios que sustituyan a
quienes dejan la entidad
Falta de fortalecer los Elaborar e
procesos de recursos implementar un plan
humanos e integrarlos de sucesión para
al sistema de calidad
prever la dotación de
funcionarios que
sustituyan a quienes
dejan la entidad
Los Directores Nacionales no
han presentado un informe de
Revisión por la Dirección, de
acuerdo al registro SENASAPG-004-RE-002
Falta de
acompañamiento en la
preparación y
presentación del
Jefe Unidad de
Gestión de
Calidad, y Jefe
Planificación y
Control Interno Diciembre 2015
Jefe de la
Unidad de
Gestión de
Servicio y
Empleo
Aprobado
En trámite
Aprobado
Corregido
Diciembre 2’14
informe de Revisión
por la Dirección, de
acuerdo al registro
SENASA-PG-004-RE002
Directora
Aprobado
La institución no cuenta con un Falta coordinación entre Realizar reuniones de
Administrativa
plan
plurianual
de la Dirección
coordinación para la
Administrativa y la
programación financiera
Financiera y la
elaboración del plan
Diciembre 2015
Unidad de Control
Unidad de
plurianual
de
Interno
Planificación y
programación
Control Interno
financiera
Trámite
informe de Revisión
por la Dirección, de
acuerdo al registro
SENASA-PG-004-RE002
Realizar
acompañamiento en la
preparación y
presentación del
Jefe de
Gestión de
Calidad
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
3.13
3.14
3.18
3.16
16
Tiene
la
institución
el
presupuesto congruente con
los supuestos de programación
financiera plurianual
Falta coordinación entre
la Dirección
Administrativa y la
Unidad de Control
Interno
Falta acompañamiento Coordinar las
para elaborar un manual reuniones de
de funciones para
17
La institución no cuenta con un
manual
de
funciones
actualizado y oficializado para
organizar el desarrollo de
proceso financiero-contable
18
19
Realizar reuniones de
coordinación para la
elaboración del plan
plurianual de
programación
financiera
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 7 de 3
Directora
Administrativa
Financiera y la
Diciembre 2015
Unidad de
Planificación y
Control Interno
Aprobado
Trámite
Aprobado
Trámite
Directora
acompañamiento para Administrativa
organizar el desarrollo
Financiera y la
elaborar un manual de
Diciembre 2015
de proceso financieroUnidad de
funciones
para
contable
Planificación y
organizar el desarrollo
Control Interno
La institución no cuenta con un
procedimiento establecido para
efectuar
investigaciones
internas para determinar la
responsabilidad ante una
eventual sentencia judicial
Falta coordinar con
Asesoría Jurídica para
la elaboración de un
procedimiento para
La institución no cuenta con un
registro o base de datos que
contengan la información
específica sobre las sentencias
Falta coordinar con
Asesoría Jurídica para
la elaboración de un
registro para efectuar
efectuar
investigaciones
internas para
determinar la
responsabilidad ante
una eventual
sentencia judicial
de proceso financierocontable
Aprobado
Elaborar procedimiento
Asesoría
para efectuar
Jurídica,
investigaciones
Unidad de
internas para
Gestión de
Diciembre 2014
determinar la
Calidad y
responsabilidad ante
Unidad de
una eventual
Planificación y
sentencia judicial
Control Interno
Elaborar registro para
efectuar
investigaciones
internas para
Asesoría
Jurídica,
Unidad de
Gestión de
Aprobado
Diciembre 2014
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Trámite
Trámite
Rige a partir de:
DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
3.32
3.33
20
21
dictadas en sede judicial, que
establezcan una condena
patrimonial en contra de la
Administración, así como las
acciones emprendidas por la
Administración
para
la
determinación
de
responsabilidades sobre los
funcionarios que han actuado
con dolo o culpa grave en las
conductas objeto de esas
condenatorias
investigaciones
internas para
determinar la
responsabilidad ante
una eventual
sentencia judicial
determinar la
responsabilidad ante
una eventual
sentencia judicial
La institución no verifica
anualmente que la liquidación
presupuestaria
tenga
correlación con la información
de la contabilidad financiera
patrimonial
Falta establecer una
metodología para
verificar que la
Establecer una
metodología para
verificar que la
La institución no revisa por un
tercero
independiente
la
liquidación presupuestaria, en
los términos señalados por el
numeral 4.3.17 de las Normas
técnicas sobre presupuestos
públicos
liquidación
presupuestaria tenga
correlación con la
información de la
contabilidad financiera
patrimonial
liquidación
presupuestaria tenga
correlación con la
información de la
contabilidad financiera
patrimonial
Falta realizar solicitud
Informe de solicitud y
de revisión
revisión de la
independiente de la
liquidación
liquidación
presupuestaria, en los presupuestaria, en los
términos señalados
términos señalados
por el numeral 4.3.17 por el numeral 4.3.17
de las Normas
de las Normas
técnicas sobre
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 8 de 3
Calidad y
Unidad de
Planificación y
Control Interno
Aprobado
Trámite
Aprobado
Trámite
Dirección
Administrativa
Financiera y Diciembre 2015
Unidad de
Contabilidad
Dirección
Administrativa Diciembre 2015
Financiera
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
La institución no cuenta con un
modelo de entrega de servicio
de TI que defina los acuerdos
de nivel de servicio con los
usuarios
4.12
22
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 9 de 3
presupuestos públicos técnicas sobre
presupuestos públicos
Falta seguimiento para establecer un modelo de Departamento
Aprobado
que los actores
entrega de servicio de de Tecnología
relacionados puedan
de la
TI que defina los
establecer un modelo
Información,
de entrega de servicio acuerdos de nivel de
Unidad de
servicio con los
de TI que defina los
Diciembre 2015
Gestión de
acuerdos de nivel de usuarios
Calidad y
servicio con los
Unidad
de
usuarios
Trámite
Planificación y
Control Interno
No existe en la institución
plan formal que asegure
continuidad de los servicios
tecnologías de información
la organización
4.13
4.14
un
la
de
en
23
24
La
institución
no
ha
implementado mecanismos que
le posibiliten la aceptación de
documentos digitales mediante
el uso de firma digital para la
aceptación de trámites de los
Falta establecer un plan Elaborar un plan que
que asegure la
asegure la continuidad
continuidad de los
servicios de
tecnologías de
información en la
organización
de los servicios de
tecnologías de
información en la
organización
Falta establecer los
Establecer e
implementar los
mecanismos que le
posibiliten la
aceptación de
documentos digitales
mediante el uso de
mecanismos que le
posibiliten la
aceptación de
Departamento
de Tecnología
de la
Información,
Unidad de
Diciembre 2015
Gestión de
Calidad y
Unidad de
Planificación y
Control Interno
Aprobado
Trámite
Departamento
de Tecnología
de la
Información,
Unidad de
Gestión de
Aprobado
Trámite
Diciembre
2016
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DIRECCIÓN GENERAL
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
usuarios
La institución no ha emitido y
divulgado, con base en la Ley
N.° 9097, una política sobre la
atención del derecho de
petición que contenga al menos
lo siguiente:
a. Requisitos para solicitar
información.
4.15
25
b. Condiciones de admisibilidad
o rechazo de solicitudes.
c. Plazos de respuesta de las
solicitudes de información.
d. Proceso interno de trámite
de solicitudes.
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 10 de 3
Calidad y
firma digital para la
documentos digitales
Unidad de
aceptación de trámites mediante el uso de
de los usuarios
Planificación
y
firma digital para la
aceptación de trámites Control Interno
de los usuarios
Falta elaborar una Elaborar política sobre
política sobre la la
atención
del
atención del derecho derecho de petición
de
petición
que que contenga al
contenga al menos lo menos lo siguiente:
siguiente:
a. Requisitos para
a. Requisitos para solicitar información.
Unidad de
solicitar información.
b. Condiciones de Gestión de
Primer
b. Condiciones de admisibilidad
o
Calidad y
Semestre 2015
admisibilidad
o rechazo de solicitudes. Unidad de
rechazo
de
c. Plazos de respuesta Planificación
solicitudes.
de las solicitudes de
c.
Plazos
de información.
respuesta de las
d. Proceso interno de
solicitudes
de
trámite de solicitudes.
información.
Aprobado
Trámite
Aprobado
Trámite
d. Proceso interno de
trámite de solicitudes.
5.1
26
En Revisión por la Dirección no
se incluyen informes de:
actividades de capacitación,
sistema de gestión de la
calidad, quejas, sugerencias,
identificación de oportunidades
Falta realizar revisión
del procedimiento
SENASA-PG-004
Revisión por la
Dirección
Actualización del
procedimiento SENASAPG-004 Revisión por la
Dirección
Unidad de
Gestión de
Calidad
Primer
Semestre 2015
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PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 11 de 3
de mejora, presentación de
planes futuros y estimaciones
de trabajo, equipos, roles de
trabajo, índice de gestión
institucional,
clima
organizacional y servicio al
cliente
Elaborado por:
Unidad de Planificación y Control Interno
Firma:
Fecha:
Aprobado por:
Dirección General
Firma:
Fecha:
20/12/2013
20/12/2013
INSTRUCTIVO
1- Instancia: nombre de Quien realizo la actividad (Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros).
2- Dirección: nombre de la instancia responsable del Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas, es el mismo nombre de la Dirección que recibió la actividad.
3- Dependencia: Instancia de la Dirección involucrada en el Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas.
4- Actividad: se refiere al nombre y número, si corresponde, de la actividad que da origen al Plan de acciones correctivas y /o acciones preventivas. Tenemos tipos de actividades: __ Autoevaluación
__Evaluación
__Auditoría __Otros.
5- Fecha de realización: Se anota la fecha de realización de la actividad; __ Autoevaluación __Evaluación __Auditoría __Otros
6- Hallazgo: resultados de la evaluación de la evidencia de la actividad (Autoevaluación
__Evaluación
__Auditoría __Otros) recopilada frente a los criterios de la actividad (Autoevaluación
__Evaluación
__Auditoría __Otros). Los hallazgos pueden indicar no conformidad u observaciones, u oportunidades de mejora.
7- Nº: Corresponde a número. En la casilla de número cuando la actividad es Autoevaluación se hace referente al ítem del SENASA-MC-001-RE-001 y si detecta más de una No conformidad u observación se numera
consecutivamente, ejemplo: 1.1.1, 1.1.2, etc. Cuando la actividad es auditoría se numera conforme al consecutivo dado por el Auditor y si es evaluación se coloca el número que asigne el informe de la evaluación.
8- NC: No Conformidad. Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
9- Ob: Observación. Falta menor o no conformidad potencial encontrada en una auditoría u autoevaluación. La observación debe tener un Plan de acciones preventivas.
10- Descripción de la No Conformidad u Observación: Aquí se describe la No conformidad o la Observación según corresponda.
11- Análisis de causa: En SENASA-PG-002-RE-009, se realizó el análisis de causa donde se expuso todas las ideas que explican la situación. Por lo general para realizar el análisis se involucro varios participantes
relacionados con la situación; puesto que ellos son los que conocen el problema o situación relacionada con el hallazgo. Seleccionadas las causas potenciales, se enumeraron. En este apartado se coloca la causa potencial
con su numeral correspondiente.
12- Acción (es) Correctiva(s)/ Acción (es) Preventiva (s): Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad u Observación, detectada u otra situación no deseable. La acción correctiva se toma para evitar que
una situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
13- Fecha de Cumplimiento: fecha de ejecución de la acción establecida.
14- Responsable: cargo del funcionario encargado de llevar a cabo la acción.
15- Aprobación o rechazo del Equipo auditor o Director: cuando no se acepta una acción correctiva o acción preventiva debe indicarse el motivo del rechazo. El tiempo para el análisis es de 10 días hábiles. Se guarda el
registro con la última aprobación.
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PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
Rige a partir de:
08/12/10
Código:
SENASA-PG-002-RE-010
Versión 04
Página 12 de 3
16- Situación: Corregida: Cuando la No conformidad u Observación está levantada. Cierre de las acciones. En Trámite: Cuando las acciones aún no se han terminado de ejecutar, es decir; se encuentran en proceso de
ejecución.
17- Elaborado por: funcionario que prepara el Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas.
18- Aprobado: En una Auditoría Interna, el Auditor Líder aprueba el de Plan de Acciones Correctivas y/o Preventivas, y en una Autoevaluación, el Director correspondiente.
Importante: El Plan de Acciones Correctivas y /o Preventivas, tiene como fecha límite de entrega 20 días hábiles a partir de la recepción del Informe de auditoría o en su defecto de la Autoevaluación SENASA-MC-001RE-001. Cuando se trate de una Auditoría Interna, el Plan de acciones correctivas se debe presentar al Auditor Líder para su revisión y aprobación y cuando se trate de la Autoevaluación se debe presentar al Director que
corresponda.
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