PROCEDIMIENTO PARA EL
SEGUIMIENTO POSTERIOR A LA
HABILITACION DE IFES, y
CONTRATACION DE CREDITOS DE
DESCUENTO Y DIRECTOS
ÁREA: Dirección de Operación y Apoyo Técnico
Procedimiento para el Seguimiento de Información Posterior a la Habilitación de
IFES y Contratación de Créditos de Descuentos y Directos
DIRECCIÓN DE OPERACIÓN Y APOYO TÉCNICO
Abril de 2014
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Índice
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. MARCO LEGAL
5. NORMAS Y POLÍTICAS
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
(Diagrama de flujo)
7. GLOSARIO
8. ANEXOS Y FORMATOS
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1. INTRODUCCIÓN.
Ante la necesidad de llevar un control de la información financiera que tienen
que entregar los Intermediarios Financieros Especializados (IFES) para fines de
monitoreo y de los créditos que otorga la entidad, es indispensable contar con
un procedimiento para el envío de información de las Gerencias Regionales a
oficinas centrales.
Este procedimiento describe las actividades a realizar para poder asegurar que
los expedientes de los IFES y de los acreditados se encuentren completos en
materia de seguimiento post-crédito y cumplan con los requisitos que
establezcan las instancias de decisión del FIFOMI y las que marca la normatividad
de la Institución.
2. OBJETIVO.
Con el propósito de minimizar riesgos para el FIFOMI en la recuperación de los
créditos otorgados, se establece una metodología para que las Gerencias
Regionales cumplan en tiempo y forma con el envío de la información requerida
del seguimiento a IFES y post-crédito, para su análisis e integración del
expediente respectivo, para contar con los elementos necesarios para la toma de
decisiones.
3. ALCANCE.
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Este documento es de aplicación obligatoria y exclusiva para el Fideicomiso de
Fomento Minero, a través de sus diferentes Gerencias Regionales, la Gerencia de
Seguimiento y Evaluación, Gerencia de Cartera y la Gerencia de Crédito y
Contratación
(personal de la entidad que interviene en el proceso de
seguimiento post-crédito) y por ningún motivo podrá proporcionarse a personal
ajeno a esta entidad; su difusión y reproducción es responsabilidad de la
Dirección de Operación y Apoyo Técnico.
4. MARCO LEGAL.
-
Norma ISO 9001-2000
Planeación Estratégica del FIFOMI
Reglas de Operación vigentes del FIFOMI
Manual de Procedimientos de Crédito para operaciones de descuento
vigente del FIFOMI
Manual de Créditos de Primer Piso
5. NORMAS Y POLÍTICAS.
Seguimiento a Intermediario Financieros Especializados (IFES)
5.1
Los Intermediarios Financieros Especializados (IFES) posterior a su
habilitación como intermediarios del FIFOMI y a la primer
disposición de recursos están obligados a proporcionar la
información financiera que se especifica y en el tiempo que se
establece en el apartado 30 de las Reglas de Operación de IFES.
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5.2
Las Gerencias Regionales, solicitarán y vigilarán el cumplimiento
oportuno en la recepción de la información financiera de los IFES,
verificarán que la documentación esté completa, llevarán control de
ésta y la turnarán inmediatamente a la Gerencia de Seguimiento y
Evaluación.
5.3
Dicha información deberá ser entregada al área de Seguimiento en
tiempo y forma, mediante oficio y de manera física, de tal manera
que pueda ser monitoreada por el área de Cartera oportunamente.
5.4
Derivado de la revisión que se haga, si la información está completa
y correcta, se turna al área de Cartera, en caso de que venga
incompleta o con errores, se le pedirá a la Gerencia Regional
subsanar dichos faltantes, los cuales para mayor agilidad de
entrega, podrán ser enviados vía correo electrónico.
5.5
En caso de que dicha información no se subsane en 7 días hábiles,
se procederá a devolver la información a la Gerencia Regional a fin
de que se corrija.
5.6
Una vez que se verificó que la información está correcta y completa
en sus términos, la Gerencia de Seguimiento y Evaluación, la turnará
a la Gerencia de Cartera, para el análisis y monitoreo, así como para
la integración del expediente de calificación de cartera.
5.7
En caso de que la Gerencia Regional se encuentre incumpliendo en
el envío de información financiera de acuerdo a los términos y
plazos establecidos, se aplicará lo que establece el Manual de
Procedimientos de Crédito
en el punto III.6.3 Políticas de
Suspensión y Cancelación de IFES.
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5.8
Para lo anterior se elaborará oficio dirigido a la Subdirección de
Crédito y Cobranzas, para notificarle del incumplimiento de los IFES
a fin de que se tomen las acciones pertinentes de acuerdo con la
Normatividad.
Seguimiento post-crédito.
5.9
Las Gerencias Regionales incorporarán en la cédula de control, los
créditos nuevos de descuento con IFES y de crédito directo y la
enviarán mensualmente a la Gerencia de Seguimiento y Evaluación,
para iniciar el proceso de seguimiento post-crédito.
5.10
Es obligación de las Gerencias Regionales efectuar el seguimiento
post-crédito (posterior al otorgamiento de los recursos) en la
periodicidad indicada en las Reglas de Operación de Descuento y
Créditos Directos, cumpliendo con lo establecido por la
normatividad del FIFOMI.
5.11
Es responsabilidad de las Gerencias Regionales la entrega de la
información y documentación que se derive del seguimiento postcrédito. Los seguimientos deberán realizarse físicamente.
5.12
Las Gerencias Regionales deberán enviar la información derivada
del seguimiento post-crédito única y exclusivamente a la Gerencia
de Seguimiento y Evaluación.
5.13
La Gerencia de Seguimiento y Evaluación, se encargará de llevar el
control y la actualización de la cédula de cumplimiento del
seguimiento post-crédito efectuado por las Gerencias Regionales,
posterior a la recepción y revisión de documentación.
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5.14
La Gerencia de Seguimiento y Evaluación enviará mensualmente vía
correo electrónico, la cédula de control del seguimiento a todas las
Gerencias Regionales, a fin de que éstas últimas tengan información
actualizada respecto a los faltantes de los créditos colocados por su
Gerencia Regional.
5.15
La Gerencia de Seguimiento y Evaluación documentará en SAP las
actividades post-crédito derivadas de los nuevos créditos
reportados. Será responsabilidad de las Gerencias Regionales estar
al pendiente de las alertas de vencimiento generadas por el sistema
para cumplir en tiempo y forma con la entrega de información.
5.16
Las Gerencias Regionales deberán enviar la información derivada
del seguimiento post-crédito apegándose a lo establecido en los
acuerdos de autorización por las Instancias de decisión del FIFOMI
(Comités de Crédito) y a lo establecido en las Reglas de Operación
para el Descuento de Créditos con los IFES, Reglas de Operación de
Créditos de Primer Piso, los respectivos Manuales de
Procedimientos y el contrato de crédito FIFOMI-acreditado o IFEacreditado.
5.17
En caso de que la Gerencia Regional se encuentre incumpliendo en
el envío de información de acuerdo a los términos y tiempo
establecido, se hará del conocimiento de la Dirección de Operación
y Apoyo Técnico para que esta determine las acciones a seguir.
5.18
La Dirección de Operación y Apoyo Técnico evaluará la gravedad de
la falta y determinará las acciones a seguir. En caso de no encontrar
respuesta por alguna de las acciones tomadas, solicitará a través de
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la Subdirección de Crédito y Cobranzas se ejerza lo que normativa
y/o contractualmente corresponda.
5.19
Una vez enviada la información referente al seguimiento postcrédito, la Gerencia de Seguimiento y Evaluación procederá a
verificar que la información recibida sea la correcta, verificará que
no contenga errores y que sea la información que aplique conforme
a lo registrado en la cédula de cumplimiento post-crédito.
5.20
Si la información enviada cumple con la normatividad, la Gerencia
de Seguimiento y Evaluación la registrará en la cédula de
cumplimiento del seguimiento post-crédito y procederá a
canalizarla mediante oficio a la Gerencia de Crédito y Contratación
para que se archive en el expediente correspondiente.
5.21
En caso que la Gerencia Regional determine en los reportes de
seguimiento irregularidades graves, a través de la Gerencia de
Seguimiento y Evaluación se harán del conocimiento del Comité
Interno de Crédito y en su caso del Órgano Interno de Control.
5.22
Una vez registrada la información en la cédula de cumplimiento del
seguimiento post-crédito, la Gerencia de Seguimiento y Evaluación
emitirá un reporte mensual, el cual será presentado al Comité
Interno de Crédito en sus sesiones ordinarias.
5.23
Si algún requisito del Seguimiento Post-crédito, no se puede
cumplir en el plazo establecido por alguna razón plenamente
justificable, la Gerencia de Seguimiento y Evaluación podrá otorgar
una prorroga hasta por un plazo igual al establecido en la
normatividad, previa solicitud del IFE o cliente (crédito directo) con
la opinión de la Gerencia Regional y que este al corriente en sus
amortizaciones. Esta Prorroga se hará del conocimiento del Comité
Interno de Crédito en el informe de seguimiento.
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5.24
Cualquier solicitud de prórroga por un plazo mayor al especificado
en punto anterior, modificación, eliminación, cambio o sustitución
de condición (requisito Post-crédito), será sometido a consideración
del Comité Interno de Crédito a través de la Gerencia de
Seguimiento y Evaluación, siendo esta última la que notifique la
resolución a las áreas involucradas en el proceso.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Diagrama de Flujo de seguimiento Post Crédito
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GERENCIA REGIONAL
GERENCIA DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
GERENCIA DE CRÉDITO Y
CONTRATACIÓN
ACTIVIDADES
COMENTARIOS
INICIO
Envia cédula con
incorporación de
crédtos nuevos
Recibe, verifica
requisitos que
aplican y
documenta fechas
de vencimiento
Realiza
seguimiento a los
créditos otorgados
en su zona de
influenza
Documenta
actividades postcrédito en SAP
Es obligación de las
Gerencias Regionales
efectuar el
seguimiento postcrédito, mensual,
trimestral, semestral y
La Gerencia de
Seguimiento y Evaluación
se encargara de llevar a
cabo el control y
actualización de la cédula
de cumplimiento del
Seguimiento post-crédito
y el módulo post-crédito
en SAP, de acuerdo a los
envíos de las Gerencias
Regionales. Será
obligación de las
Gerencias Regionales
estar pendientes de las
alertas de vencimiento
Recibe información
post-crédito y revisa
Envía
información postcrédito
NO
¿Cumple con
normatividad?
A
SI
Recibe Cédula
de seguimiento
post-crédito
Registra en cédula de
cumplimiento de
seguimiento post crédito y en módulo
post-crédito SAP
Se mantiene al
pendiente de las
alertas de
vencimiento
Canaliza la
información a la
Gerencia de Crédito
y Contratación
Recibe información
de seguimiento
post-crédito
Inf orma de los
avances de
cumplimiento
post-crédito
Archiva en los
expedientes
La Gerencia de
Seguimiento y
Evaluación enviara a
las Gerencias
Regionales la cédula
mensualmente.
Se informará
mensualmente al
comité interno de
crédito en sus
sesiones ordinarias
de los avances de
cumplimiento post crédito
FIN
A
Se envia correo electronico,
a las Gerencia Regional
solicitando el envío de la
inf ormación correcta o bien
el planteamiento por parte de
la Gerencia Regional.
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Diagrama de Flujo de seguimiento a Intermediario Financieros Especializados
(IFES)
GERENCIA REGIONAL
GERENCIA DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
GERENCIA DE CARTERA
INICIO
Recibe
notificación de
autorización para
habilitación del
IFE
La Subdirección de
Crédito y Contratación
presenta a Comité,
solicitud de habilitación de
IFE, informa a la Gerencia
REgional y a Gerencia de
Seguimiento y Evaluación.
Hasta que se realice el
primer descuento el IFE
estará obligado a entregar
documentación Post-
Recibe notificación de
autorización para
habilitación del IFE
Da de alta en
Cédula de control
Recaba la
informacion de
los IFES
Recibe información
financiera del IFE
mediante oficio
Revisa, registra y
envía la
información
Revisa información en
términos normativos y que
no contenga errores
Solicita a Gerencia
Regional
complemento y/o
corrección de
información
NO
ACTIVIDADES
COMENTARIOS
¿Está
completa?
SI
Recaba
informacion
complementaria
o corregida
Recibe cédula
Se registra en la Cédula
de control y se remite a
la Gerencia de Cartera
Recibe información
financiera
completa del IFE
Envía vía correo electrónico
cédula mensual a Gerencias
Regionales con estatus de
cumplimiento de IFES
Si llega en tiempo
se monitorea, si no,
se archiva en
expediente
Continúa proceso de
recabar información
de IFES
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En caso de
incumplimiento (3
mensualidades
consecutivas) en la
entrega de información
en tiempo y forma
FIN
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7. GLOSARIO
7.1
Seguimiento post-crédito: actividad realizada por las Gerencias
Regionales y supervisada por la Gerencia de Seguimiento y
Evaluación que consiste en verificar que la administración del
crédito otorgado se lleve de acuerdo a lo autorizado por el Comité
Interno De Crédito y en cumplimiento a lo que marca la
Normatividad del Fideicomiso.
7.2
Cédula de cumplimiento del seguimiento post-crédito: cédula en
donde se registran los créditos vigentes con el estatus de
cumplimiento de sus requisitos post-crédito y/o fechas de
vencimiento con que se cuenta para que las Gerencias Regionales
entreguen la información correspondiente.
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8. ANEXOS Y FORMATOS.
 CD-04.- Formato de supervisión para créditos directos (Informe de
seguimiento de proyectos).
 CD-03.- Formato de Reporte de la correcta aplicación de recursos (créditos
refaccionarios).
 FIFOMI-20.- Formato de supervisión para créditos descontados con
Intermediarios Financieros Especializados (Informe de seguimiento postcrédito).
 FIFOMI-19.- Formato de supervisión para Intermediarios Financieros
Bancarios (Informe de seguimiento post-crédito).
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DIRECCIÓN DE OPERACIÓN Y APOYO TÉCNICO
N° DE PROCEDIM IENTO
PR-DOAT-07
PROCEDIMIENTO, MAPA, PLAN ETC.
Día Mes Año
03
12 13
HOJA DE FORMALIZACIÓN
FUNCIÓN A LA QUE CORRESPONDE
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO
Elaboración y Actualización de los Procedimiento: Para el Seguimiento
procesos
del
Fideicomiso
de Posterior a la Habilitación de IFE's y
Fomento Minero.
Contratación de Créditos de Descuento
y Directos.
ÁMBITO DE APLICACIÓN:
De uso exclusivo para el Fideicomiso de Fomento Minero.
AUTORIZACIÓN
Dr. Armando Pérez Gea
Director General
LIC. JESÚS M ARTÍNEZ TORRES
LIC. JORGE RAM ÓN M UÑOZCANO
SAINZ
LIC. OSCAR CORTÉS SALAZAR
GERENTE DE SEGUIM IENTO Y
EVALUACIÓN
REPRESENTANTE DEL SISTEM A DE
GESTIÓN DE CALIDAD
ENCARGADO DE LA DIRECCIÓN
DE OPERACIÓN Y APOYO
TÉCNICO
REGISTROS
REVISIÓN N° ( 2 )
FECHA: 03-Dic-13
Hojas Modificadas: 12
OBSERVACIONES:
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4. marco legal. - Fideicomiso de Fomento Minero