Estructura del manual - Red Académica Uruguay

CONTROL Y EJECUCIÓN
DE GASTOS E INVERSIONES
ConGa
Servicio Central de Informática Universitaria
(Se.C.I.U.)
Universidad de la República
Versión 1.1
Diciembre 2001
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CONTENIDO
1.- Introducción
1.1.- Objetivos
1.2.- Requerimientos
1.3 - Usuarios
2.- Operativa General
2.1.- Teclas y sus funciones
2.2.- Botones
3.- Módulos del sistema
3.1.- Administración de archivos
3.2.- Movimientos y Saldo de fondos
3.3.- Solicitud de Reserva de fondos
3.4.- Compras
3.5.- Gastos
3.6.- Consultas e Informes
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INTRODUCCIÓN
1.1.- OBJETIVOS
El objetivo de este sistema es la administración, por parte de la unidad ejecutora, de la
ejecución de gastos e inversiones, llevando un control de los dineros disponibles en los
distintos fondos, emitiendo la documentación necesaria (afectaciones y compromisos) y
los informes que puedan ayudar en esa operativa.
El sistema será operado por dos secciones distintas (Compras y Contaduría) en cada
unidad ejecutora. Contaduría ingresa los fondos y las asignaciones que le define
Planeamiento. Registra, además, las solicitudes de reserva de los distintos servicios
(destino y subdestino), informando de la disponibilidad de sus fondos. Luego Compras
ingresa las afectaciones (que van contra las solicitudes ingresadas), y los compromisos
de compra para los proveedores. Finalmente Contaduría ingresa las facturas presentadas
por los proveedores.
El manejo del fondo rotatorio es compartido por ambas secciones. Compras ingresa los
partes y los comprobantes correspondientes (que van también contra las solicitudes de
reserva), y Contaduría elabora las relaciones de gastos, para luego ingresarlas al S.I.I.F..
El sistema permite definir fondos madre, a través del grupo del gasto 9, a los cuales se
les asigna un monto de la distribución inicial, para luego realizar la ejecución del gasto
de cada fondo particular. Esto nos permitirá reducir la cantidad de traspasos entre
fondos y no sobrepasarnos del tope máximo asignado a la unidad ejecutora.
El sistema emite los documentos de afectación y compromiso de compra.
Emite los listados de las relaciones de gastos de fondos rotatorios cuyos resúmenes,
totalizados por programa y actividad, se ingresan al S.I.I.F.
Permite visualizar y/o imprimir informes sobre detalle de gastos, por destinos y
subdestinos, y por objetos del gasto, e informes de disponibilidad (por totales o por
saldos).
1.2.- REQUERIMIENTOS
Para un buen funcionamiento del sistema se requiere como mínimo un equipo:
 PENTIUM de 32 Mb de RAM y espacio libre en disco del orden de 40Mb,
más 10Mb por ejercicio que se desee mantener en línea.
 Windows 95.
 Impresora de inyección por chorro de tinta o láser.
Se necesitarán conocimientos básicos de Windows y se dará capacitación a los usuarios
del sistema en cada área específica del mismo.
Se recomienda tener una UPS para cortes de corriente o bajas de tensión. Una caída del
sistema o cortes de corriente, implica que los usuarios deberán ejecutar programas de
recuperación de información, que pueden llevar cierto tiempo de proceso, o bajar el
respaldo anterior, redigitando la información ingresada desde el último respaldo al
momento de la caída o corte eléctrico.
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1.3.- USUARIOS
Cada usuario ingresará al sistema con una identificación (nombre de usuario y
contraseña), y tendrá asociados determinados datos generales. Uno de esos datos es el
ejercicio actual de trabajo (usuarios distintos podrán trabajar con ejercicios distintos, al
mismo tiempo). Por esta razón es que, quien quiera trabajar con el sistema, deberá
ingresar con su identificación y no utilizar el sistema abierto por otro usuario, aunque
realicen el mismo trabajo.
Los usuarios del sistema podrían, de acuerdo a sus tareas, identificarse con alguno de
los siguientes perfiles:
 Administrador General
Es quien tiene el conocimiento global del sistema. Será la persona encargada de realizar
los cambios particulares del mismo, resolver problemas que surjan, dudas sobre datos a
ingresar, respaldos, etc.. Tiene acceso total al sistema y además, la responsabilidad de
correr los procesos de recuperación de información en caso que el sistema lo requiera
por alguna anomalía ocurrida. Mantendrá toda la información de la estructura de la
unidad ejecutora, junto con el mantenimiento de todas las tablas bases, como por ej.
plan de cuentas, operaciones, acumuladores, programas, orígenes de fondos
(presupuestal o los distintos fondos extrapresupuestales), modalidades de compra, etc.
Será el responsable de hacer a diario los respaldos.
 Usuario de Reservas
Su tarea será el mantenimiento de las solicitudes de reserva de fondos correspondientes
a los pedidos de los distintos servicios de la unidad ejecutora que fueron aprobados.
 Usuario de Compras
Realiza todo lo concerniente al ingreso de la documentación de compra: afectaciones,
compromisos de compra, partes y comprobantes de fondo permanente.
 Usuario de Gastos
Será el encargado de ingresar las asignaciones iniciales de fondos, que defina
Planeamiento, y los movimientos entre éstos (refuerzos, traspasos, compensaciones,
etc.).
Ingresa las facturas/notas de crédito (obligaciones) de los proveedores y elabora las
relaciones de gastos de fondo permanente, para su posterior ingreso al S.I.I.F..
 Usuario de Consultas
Tendrá acceso a toda la información, pero sólo en modalidad de consulta. Para ello está
previsto un módulo (Consultas e Informes), a través del cual el usuario podrá visualizar
la información tanto en pantalla como en listado impreso.
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OPERATIVA GENERAL
2.1.- TECLAS Y SUS FUNCIONES
F4 –
Tecla de función que invoca a una pantalla de selección de datos.
Si se presiona sobre un campo, desplegará la pantalla de selección
correspondiente a ese dato.
F5 –
Tecla de función que actualiza los datos de una pantalla de consulta o
mantenimiento.
|
|
Tab o Tabulador, estas teclas se utilizan para pasar de campo en campo,
en las pantallas de ingreso de datos.
2.2.- BOTONES
B1
B2
B3
B4
B5
ir al primer registro.
ir al siguiente registro.
ir al registro anterior.
ir al último registro.
seleccionar (llama a una pantalla que permite seleccionar un
registro, haciendo una búsqueda más rápida)
B6 confirmar (confirma los datos)
B7 cerrar (cierra la ventana)
B8 eliminar (elimina los datos)
B9 imprimir (lista los datos según un rango
seleccionado).
El listado puede emitirse por pantalla o impresora
B10 ayuda (despliega ayuda sobre lo que se puede hacer desde esa ventana)
En breve estará disponible en todas las pantallas
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MÓDULOS DEL SISTEMA
3.1.- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Información dada por el sistema
Esta información, si bien es dada inicialmente con la instalación, podría llegar a ser
modificada por los responsables del sistema (área Gastos de Se.C.I.U.). Son datos que
se utilizan para el mantenimiento del mismo y pueden ser propios de cada instalación o
generales. Sólo tendrá acceso el equipo de desarrollo.
Información general
Esta información se carga inicialmente con la instalación, eventualmente puede tener
alguna modificación de acuerdo a cada unidad.
 Actividad / Proyecto
0.- Presupuesto
300.- Partida por única vez
700.- Partida a rendir cuenta
702.- Obras OC, FAC, ESC, etc.
701.- Equipamiento OC, FAC, ESC, etc.
703.- Equipamiento H.Clínicas
704.- Obras H.Clínicas
708.- Equipamiento bienestar
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709.- Obras bienestar
 Concepto del Gasto
1.- Remuneraciones
2.- Gastos
3.- Transferencias
5.- Inversiones
 Financiación
11.- Rentas generales
13.- Recursos con afectación especial
14.- Extrapresupuesto
18.- Ley 16.226 art. 33
21.- Endeudamiento externo 899.
77.- Déficit fiscal
 Grupos del Gasto
0.- Servicios personales
1.- Bienes de consumo
2.- Servicios no personales
3.- Bienes de uso
4.- Activos financieros
5.- Transferencias
6.- Intereses y gastos de la deuda
7.- Gastos no clasificados
8.- Clasificador de aplicaciones financieras
9.- Grupo genérico del gasto (particularidad de éste sistema)
 Modalidad de Compra
1.- Licitación pública
2.- Licitación abreviada
3.- Compra directa
4.- Compra extrapresupuestal
 Monedas
0.- Pesos Uruguayos
1.- Dólares Americanos
 Objetos del Gasto
Es lo que antiguamente llamaban Plan de Cuenta. El objeto del gasto está definido por
la Contaduría y se va a generar (automáticamente) uno por cada ejercicio, ya que puede
eventualmente, tener modificaciones, de un año a otro. Al objeto del gasto se le agregó
el grupo 9, que llamamos genérico o madre (solo para éste sistema), para que al
comienzo del ejercicio, se asigne la distribución inicial en dicho grupo y luego se
ejecute contra él.
 Programas
Hasta el año 2000 inclusive, los programas estaban definidos de la siguiente forma:
1.- Funcionamiento
2.- Inversiones
3.- Bienestar
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A partir del año 2001 la codificación fue modificada, quedando definidos así:
1011.- Académico - funcionamiento
1012.- Académico - inversiones
1021.- Desarrollo Institucional - funcionamiento
1022.- Desarrollo Institucional - inversiones
1031.- Bienestar - funcionamiento
1031.- Bienestar - inversiones
1041.- Atención a la Salud - funcionamiento
1042.- Atención a la Salud - inversiones
Información particular
Esta información deberá cargarse con los datos correspondientes de cada unidad
ejecutora.
 Parámetros del Sistema
Se refiere a información particular de cada instalación. Por ej. : código y nombre de la
unidad ejecutora, si ésta utiliza o no el sistema de presupuesto por programa (PPP), y la
indicación de en qué unidad está instalado. Se define el 9 como grupo genérico del
gasto, ya que el S.I.I.F. no lo utiliza, y a él se vuelca la asignación inicial para luego
distribuirla, si así se deseara, en los distintos grupos. Guarda, además, información
sobre quien fue el último usuario que respaldó y la fecha del último respaldo.
 Usuarios
Son los usuarios autorizados a trabajar en el sistema. Cada usuario podrá trabajar con el
ejercicio que desee, independientemente de los demás. Dentro del módulo de
Administración de Archivos, existe un botón etiquetado “Datos del Usuario”, a través
del cual cada usuario podrá cambiar su ejercicio actual de trabajo y otros datos propios.
Cuando se crea un usuario, se indica que funciones tiene permitidas, es decir a qué
módulos podrá acceder.
Módulo del Sistema
Función
Código
Nombre
1 - Administración de archivos
2 - Movimientos y saldo de fondos
3 - Solicitudes de Reserva de fondos
4 - Compras
1
4
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2
Administración
Movimientos y saldos
Solicitud de Reserva
Compras
 Destinos
Es la forma de estructurar la Unidad Ejecutora, la cual tendrá a su cargo varios destinos
y a su vez éstos estarán divididos en varios subdestinos.
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 Subdestinos
Son subdivisiones dentro de los destinos. Aquí se definen cada uno por separado,
independientemente de los destinos, y luego se deberá hacer la asociación a los destinos
que corresponda. Un subdestino puede estar en más de un destino.
Por ejemplo, en Oficinas Centrales, se definió un subdestino, gastos fijos, el cual es
subdestino de todos los destinos.
 Firmas
Son las personas responsables de la documentación emitida.
 Firmas autorizadas en Documentos
Aquí se define que personas deberán firmar cada documento impreso (solicitud de
reserva, afectación, modificación de afectación, compromiso de compra y modificación
de compromiso de compra). Al pie de cada uno se imprimirá un recuadro con los
nombres y cargos de tres personas responsables de dicha documentación.
 Proveedores
Los proveedores deberán estar registrados en la Contaduría General de la Nación como
proveedores de la Universidad, eventualmente se pueden ingresar algunos proveedores
en el caso de querer llevar un detalle del gasto de dicho proveedor.
Debe ser indispensable indicar el R.U.C. ya que se tiende, en un futuro, a identificar a
los proveedores por este número.
 Orígenes
Esta clasificación indica el origen de un fondo, si éste es presupuestal o
extrapresupuestal. El código para fondo presupuestal es 0. Cualquier otro código de
hasta cinco dígitos, distinto de 0, será tomado como extrapresupuestal. Por ahora está
instalado sólo lo concerniente al manejo de fondos presupuestales.
 Ejercicios
Esto va a permitir crear nuevos ejercicios de trabajo o sacar de línea aquéllos que ya no
se estén utilizando.
Comenzar un nuevo ejercicio implica cargar ciertos archivos con información que
eventualmente podría cambiar de uno a otro ejercicio, como por ejemplo el Plan de
Cuentas, los Programas, etc. Dicha información será automáticamente cargada,
copiándola de la correspondiente al ejercicio inmediato anterior al que se está creando, y
si hubiera modificaciones, éstas deberán ser realizadas por el usuario designado como
Administrador General.
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3.2.- MOVIMIENTOS Y SALDO DE FONDOS
Saldos
A través del botón “Composición del Saldo” se puede ver el valor de cada uno de los
acumuladores, como por ejemplo:
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Movimientos
 Trabajar con Movimientos de Fondos
Un nuevo fondo puede ser creado por una asignación inicial o a través de un traspaso o
un refuerzo.
Los traspasos pueden ser de un fondo origen a varios destinos, o de varios destinos a un
fondo origen.
Los posibles movimientos implementados son:
Asignación inicial
Traspaso
Compensación
Refuerzo
Apertura inicial de Fondo Rotatorio
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3.3.- SOLICITUD DE RESERVA DE FONDOS
Cuando un servicio (destino y subdestino) necesite realizar una compra, deberá
presentar, en la sección correspondiente, una solicitud, para que le sea reservado el
dinero de su disponibilidad. Dicha solicitud será ingresada al sistema en la sección
Contaduría, quien deberá informar sobre la disponibilidad del servicio solicitante. Sólo
si el servicio tiene disponibilidad suficiente, el sistema aceptará la solicitud, reservando,
en consecuencia, el monto para dicha compra.

Trabajar con Solicitudes de Reserva de fondos
Mientras las solicitudes se ingresen pero no se emitan, tendrán la columna Est. (estado)
en blanco. Esto permitirá que la misma pueda ser modificada o eliminada, sin que quede
rastro de la modificación o eliminación. Una vez emitidas, cualquier modificación que
se necesite hacer, quedará registrada como una ampliación o reducción. Sólo las
solicitudes emitidas (estado=RV) podrán ser ejecutadas.
Se podrán consultar las solicitudes de uno o varios fondos, a través de la opción de
menú correspondiente
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3.4.- COMPRAS
Afectaciones
Las afectaciones son los documentos oficiales de reserva de dinero de los fondos y
deberán corresponderse a una o más solicitudes de reserva. Sin éstos documentos no se
puede realizar ningún compromiso de compra.

Trabajar con Afectaciones sin emitir
En esta instancia se realiza la afectación, pero al no emitirla, permite hacer todas las
modificaciones posibles en la propia afectación y no como un documento de
modificación que quede registrado. En una palabra es como un borrador; una vez
finalizadas las verificaciones correspondientes se emite, con lo cual se obtiene el
documento impreso.
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
Trabajar con Afectaciones emitidas
Las afectaciones emitidas son aquellas para las cuales ya se obtuvo el documento
impreso, por lo tanto, no es posible modificarlo directamente. Cualquier modificación
deberá realizarse a través de un documento de modificación (alta o baja).
Durante todo el proceso de compra, las afectaciones pasarán por distintos estados, que
son los siguientes:
“ “ - sin emitir
“AF” - emitida, sin imputaciones ingresadas
“ PI” - parcialmente imputada
“TI” - totalmente imputada
“AN” - anulada
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
Consultas de Afectaciones
Compromisos de Compra

Trabajar con Compromisos sin emitir
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En esta instancia se realiza el compromiso de compra, pero al no emitirlo, se permiten
hacer todas las modificaciones posibles en el propio compromiso y no como un
documento de modificación que quede registrado. En una palabra es como un borrador,
una vez finalizadas las verificaciones correspondientes, se emite, con lo cual se obtiene
el documento impreso.
El botón de Actualizar PPP permite cargar la información necesaria (Unidades de
Trabajo, Función, Programa, Actividad, etc.) desde el sistema de Presupuesto Por
Programa al sistema.

Trabajar con Compromisos emitidos
La emisión del compromiso es la confirmación del documento e impresión del mismo.
Una vez que el documento está emitido, cualquier modificación al mismo debe quedar
registrada como una modificación (alta o baja) al documento original.
El botón de “Ingresa al S.I.I.F.” permite ingresar el número otorgado por el S.I.I.F. al
documento y la fecha en que fue ingresado.
Durante todo el proceso de compras y pagos, los compromisos de compra pasarán por
distintos estados, que son los siguientes:
“ “ - sin emitir
“CC” - emitido, sin liquidaciones u obligaciones ingresadas
“ PL” - parcialmente liquidado
“TL” - totalmente liquidado
“AN” - anulado
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
Consultas de Compromisos
 Compromisos de Compra ingresados al S.I.I.F.
La pantalla es análoga a la anterior, sólo que se filtra la información por fecha de
ingreso al S.I.I.F. y no por fecha de ingreso del documento. En lugar del botón “Emitir
Documento” existe uno con la etiqueta “Ingresar al S.I.I.F.” que permite actualizar
dicha información. Si las fechas en el filtro se dan en blanco (“ / / “), se cargarán los
compromisos pendientes de ingresar al S.I.I.F.
Artículos de Proveeduría
 Mantenimiento de Artículos
Actualmente existe una codificación de los artículos de proveeduría, la cual será
utilizada por este sistema. Si bien desde aquí se permite una modificación o ingreso de
artículos, lo recomendable es que dicha modificación o ingreso se realicen en el sistema
de Proveeduría y luego sea actualizada en nuestro sistema.
 Actualizar Artículos desde Proveeduría
Permite copiar los artículos desde el archivo correspondiente en la ubicación del sistema
de Proveeduría (es lo que se menciona en el párrafo anterior).
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3.5.- GASTOS
Facturas/Notas de Créditos
 Mantenimiento de Facturas/Notas de Crédito
Permite ingresar, modificar y eliminar facturas y/o notas de crédito y lotear dichos
documentos para ser ingresados al S.I.I.F.

Consulta de Facturas enviadas al S.I.I.F.
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Fondo Permanente o Rotatorio

Mantenimiento de Partes
Permite trabajar con partes de fondo rotatorio. Primero se genera un nuevo parte y
luego se ingresan los comprobantes correspondientes.
Para ingresar al S.I.I.F. la información del fondo rotatorio es necesario agrupar uno o
varios partes en una relación de gastos, lo cual se hace marcando los partes a relacionar
con un * y luego presionando el botón correspondiente.

Consulta de Comprobantes

Consulta de Partes
 Relación de Gastos
Totaliza la información de los partes relacionados, por programa/actividad (resumen de
la relación).
 Reposición de Fondo Rotatorio
Con el botón de ingreso de números de afectación dados por el S.I.I.F., a cada total de
la relación de gastos se le asignará un número, llamado por el S.I.I.F. número de
afectación, que se deberá actualizar en éste sistema.
Ingresando el número de afectación y el número de relación de gastos, si se presiona F4
sobre el campo de relación de gastos, se despliega el resumen de la relación permitiendo
seleccionar la línea que corresponda.
En pagos (reposición) de fondo rotatorio, al ingresar un nuevo pago, si se presiona F4
sobre el campo de Número S.I.I.F., permite seleccionar afectaciones S.I.I.F. con saldo a
reponer.
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3.6.- CONSULTAS E INFORMES
Movimientos de fondos
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Solicitudes de Reserva de fondos
Afectaciones
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Compromisos de Compras
Partes de Fo.Pe. (Fondo Rotatorio)
Presionando el botón “Imprimir Parte” de la consulta anterior, se visualiza la siguiente
información:
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Relación de Gastos
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Presionando sobre el botón “Imprimir Relación” se visualiza la siguiente información:
Proveedores
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Disponibilidad de fondos
A través de ésta consulta se podrá visualizar la disponibilidad de los servicios (destino y
subdestino) seleccionados, considerando el período que va desde el inicio del ejercicio a
la fecha deseada.
Si se solicita información detallada se verán todos los movimientos, rubro a rubro, que
afectaron a cada fondo; de lo contrario sólo se visualizarán totales.
Una vez ingresados los datos requeridos (orígen, destinos, subdestinos, fecha de corte,
etc.) el usuario deberá realizar el proceso de carga de información, para luego solicitar
la disponibilidad por saldos o por totales.
Detalle de Gastos
Muestra cada afectación con sus compromisos de compra asociados, y éstos con sus
respectivas facturas, totalizando la información de acuerdo a lo solicitado por el usuario.
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