ACCPAC Tabla de Contenido Explorando la Excelencia Empresarial

Explorando la Excelencia Empresarial
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Tabla de Contenido
Proceso de Lotes ......................................................................................................... 1
Inventario Físico en MISys ......................................................................................... 3
Compras de Importación ............................................................................................. 6
Ajustes a Facturas de Clientes y Proveedores ............................................................ 8
Ajustes al Inventario ................................................................................................. 10
Ventas y Compras por Adelantado ........................................................................... 12
Transferencia de Cuentas por Pagar entre Proveedores ............................................ 15
Ajuste a Ventas por Gastos de Venta Adicionales ................................................... 16
Endoso de Recepciones de Pago a Thomas Paper .................................................... 17
Maquila ..................................................................................................................... 18
Manejo de Consignación .......................................................................................... 19
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Cierre del Ejercicio
Objetivos
1. Crear el ejercicio del próximo año a fin de poder ingresar transacciones.
2. Obtener las cifras finales del ejercicio actual.
Configuración
1. Vaya a la opción de Calendario Fiscal en Servicios Comunes
a. Fíjese que el periodo de Ajustes y de Cierre estén desbloqueados para este
ejercicio si es que se van a utilizar
2. Cree el Calendario Fiscal del próximo año fiscal
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Proceso de Lotes
En Cuentas por Pagar de ACCPAC hay 4 tipos de lotes:
1. Lote de Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito e Interés.
2. Lote de Pagos.
3. Lote de Ajustes.
4. Lote de Revaluación.
El procedimiento de Ingreso, Verificación y Asiento de los lotes es el mismo para
todos los tipos, excepto para el de revaluación.
Proceso
Proceso de Lotes
Crear Lote
Añadir Asientos
Imprimir
Listado de Lote
Corregir
Lote
Errores
en el
Lote
No
Asentar el Lote
Errores
al
Asentar
No
Imprimir
Diario
de
Asentamiento
430947399.doc
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Inventario Físico en MISys
Objetivos
3. Validar que las existencias registradas en ACCPAC se ajusten a las cantidades
reales en las ubicaciones
4. Registrar las variaciones y contabilizarlas
Perspectiva
1. Imprimir Hojas de Trabajo
Imprimir varias formas y reportes que ayuden al conteo del inventario
2. Editar Lote del Inventario Físico
Ingreso del conteo del inventario en uno o varios lotes (uno por usuario). Se pueden
recuperar los valores desde un archivo electrónico generado por lecturas de código
de barras
3. Verificar Lote del Inventario Físico
Desplegar una pantalla con las variaciones entre el inventario físico y el teórico
4. Asentar Lote del Inventario Físico
Actualización del inventario teórico en base a las cifras del inventario físico y
contabilización de las variaciones
430947399.doc
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Proceso
1) Seleccionar la Carpeta de Inventario Físico
2) Hacer Print Worksheet y definir el criterio de selección:
a) Todos los artículos (usar para el inventario inicial)
b) Los artículos pertenecientes a los conteos cíclicos seleccionados
c) Los artículos NO contados desde una fecha determinada
3) Imprimir la Hoja de Trabajo y contar el inventario
Al imprimir la Hoja de Trabajo se crea un archivo temporal de trabajo que se
utilizará al capturar el conteo del inventario.
4) Ingresar Lote de Inventario Físico (Edit Inventory Batch)
a) Si presiona el botón Worksheet, el lote se carga en base a la Hoja de Trabajo
impresa
b) Si presiona el botón Barcode, el lote se carga en base a los conteos hechos con el
sistema de código de barras
5) Seleccione el botón de Worksheet
a) Seleccione el Count Type
i) Total para ingresar una sola cifra por el Stock y el WIP (las varaciones afectan
el Stock
ii) Separate. Ingresar tanto Stock como WIP
iii) Stock Only. Ingresar solo el conteo del Stock
iv) WIP Only. Ingresar solo el conteo del WIP (no recomendado)
b) Seleccione el Count Quantity para inicializar las cantidades
i) Recorded. Las registradas al imprimir la Hoja de Trabajo
ii) Current. Cantidades actuales en el inventario.
430947399.doc
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iii) Zero. Dejarlas en cero
6) Ingrese las cantidades contadas
7) Haga Check Batch. Para verificar las variaciones
a) Presione Initialize para crear el lote de verificación
b) Presione check para que el sistema verifique los conteos. MISys le preguntará si
registros duplicados por artículo + ubicación deben ser totalizados o sólo se debe
tomar en consideración el último registro
c) Presione Display para ver el resultado de la verificación
8) Hacer clic a Post Batch
a) Seleccionar el lote a Asentar y hacer Post
430947399.doc
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Compras de Importación
Objetivos
5. Registrar los compromisos de compra de Celupal
6. Ingresar al inventario la mercancía valuada de acuerdo a los costos de importación
7. Registrar el pasivo en que Celupal ha incurrido por adquirir e importar mercancía
8. Ajustar el margen de venta cuando haya una discrepancia considerable entre un
gasto de importación considerado al recibir la mercancía en el inventario y el gasto
que finalmente nos factura el proveedor
Formatos y Reportes
Orden de Compra
Objetivos
Comprobante de la Transacción. Verificar montos.
Frecuencia
Imprimir al término del registro de la OC
Archivado
Carpeta de Ordenes de Compra
Comprobante de Recibo
Objetivos
Comprobante de la Transacción. Verificar montos.
Frecuencia
Imprimir al término del registro de la Recepción
Archivado
Carpeta de Ordenes de Compra
Libro Diario de Asentamiento
Objetivos
Verificar costo puesto aquí del inventario
Frecuencia
Una vez al día (después del cierre del día)
Archivado
Carpeta de Ordenes de Compra
Listadode Transacciones
Objetivos
Verificar las transacciones.
Frecuencia
Cuando se requiera
Archivado
Acción de Orden de Compra
Objetivos
Controlar el estatus de las órdenes de compra
Frecuencia
Cuando se requiera
Archivado
430947399.doc
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Proceso
Compra de Mercancía de Importación
Registro
Orden de Compra
de
Importación
Pedido de Cliente
Re-Stock
del
Inventario
Recepción
Orden de Compra
y
Costos Adicionales
Cruce de Aduana
(Direct)
ó
Ingreso a Ubicación
Recepción
Facturas de Proveedor
Ingreso de Facturas
Ingreso de Factura
Costos Adicionales
Mercancía
Recepción
Facturas de Proveedor
Monto Factura
sobrepasa
Provisión
de
Costos Adicionales
Ingresar y Enviar
Orden de Venta
con
artículo GMIS
Cuentas x Pagar
1. Registro de Orden de Compra por la mercancía
2. Registro de la Recepción de Orden de Compra junto con la provisión de los costos
adicionales de importación
3. Registrar la factura del proveedor de mercancía. Si hubiera una corrección de la
cantidad ingresada o un costo adicional por parte del proveedor de mercancía haga los
ajustes necesarios
4. Registrar las facturas de costos adicionales de los proveedores de servicios. (Por
ejemplo, agentes aduanales, flete, etc.)
Los proveedores nos deben de enviar una factura por cada recepción de compra (relación uno a
uno) ya que no se puede crear una factura de proveedor a partir de múltiples recepciones de compra. Por
ejemplo, el agente aduanal debe de enviar una factura por los servicios prestados por cada recepción y no
enviar una factura global mensual o quincenal.
430947399.doc
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Ajustes a Facturas de Clientes y Proveedores
Objetivos
1. Cambiar el asiento contable de los gastos/ingresos debido a una afectación erronea
2. Cancelar total o parcialmente el monto de una factura
a. Se cancela la factura aplicándole un documento de carácter opuesto.
b. Se registró una factura para un cliente/proveedor incorrecto y hay que cancelarla
e ingresar una nueva para el cliente/proveedor correcto.
Dé de alta una cuenta puente para los ajustes. Cree un artículo non-stock para crear
una nota de crédito o factura sin afectar el inventario.
Formatos y Reportes
Reporte de Transacciones (Incluir Detalles Aplicados)
Objetivos
Comprobar el saldo del cliente/proveedor.
Frecuencia
Antes y despúes de realizar el ajuste
Archivado
Carpeta de Ajustes
Antigüedad de Saldos
Objetivos
Verificar que la factura haya sido cancelada
Frecuencia
Despúes de realizar el ajuste
Archivado
Carpeta de Ajustes
Configurar
1. Dé de alta una cuenta transitoria para los ajustes
2. Ingrese una categoría de artículos para ajustes a facturas
a. Asigne la Cuenta de Ajustes a las Ventas y Devoluciones
b. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
3. Ingrese un Grupo de Cuentas
a. Seleccione el método de costeo como Especificado por el Usuario
b. Ponga la Cuenta Puente de C/P que usted utilice
c. Ponga en la Cuente Puente Non-stock la Cuenta de Ajuste
d. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
4. Ingreso un artículo non-stock para los ajustes
a. Configúrelo con la categoría y grupo de cuentas ingresados arriba
430947399.doc
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Afectación Contable Erronea
1. Crear un Registro de Ajuste
2. Seleccione el Cliente/Proveedor y el Documento a ajustar
3. Ingrese una monto positivo para cargar la cuenta especificada (cuenta que se debió
afectar) y un monto negativo para abonar la cuenta especificada (cuenta afectada
erroneamente).
4. Asiente el Lote de Ajustes
Cancelación total o parcial de factura de un Socio Comercial
Rrealizó un gasto por nuestra cuenta; realizamos un gasto por su cuenta; nuestro socio cuenta con
un documento que aplica para cancelar total o parcialmente nuestra factura; o nosotros aplicamos un
documento para cancelar total o pacialmente su factura
1. Crear un Registro de Ajuste
2. Seleccione el Cliente/Proveedor y la Factura a ajustar
3. Seleccione la Cuenta de Ajustes e ingrese el monto a cancelar (positivo en Cuentas
por Cobrar, negativo en Cuentas por pagar). La contracuenta será la Cuenta de
Control del grupo de cuentas que tenga asignado el Cliente/Proveedor
4. Repita el paso 2 y 3 para el documento con que se está cancelando la factura
5. Asiente el Lote de Ajustes
También puede cancelar la factura ingresando una nota de crédito con el artículo de
ajuste y aplicándosela (Si la nota de crédito se va a ser impresa en papel foliado)
Facturación Incorrecta. Se utilizó un Socio Comercial Erroneo.
Se facturó incorrectamente a un Socio Comercial cuando la factura correspondía a otro. Se puede
revertir este movimiento con una nota de crédito, pero a veces es más sencillo cancelar la factura mediante
un ajuste e ingresar la factura para el Socio Comercial correcto utilizando un artículo non-stock creado con
este fin si la imprecisión en las estadísticas de venta/compra o comisiones de venta no sean relevantes.
1. Crear un Registro de Ajuste
2. Seleccione el Cliente/Proveedor y la Factura a ajustar
3. Seleccione la Cuenta de Ajustes e ingrese el monto a cancelar (positivo en Cuentas
por Cobrar, negativo en Cuentas por pagar). La contracuenta será la Cuenta de
Control del grupo de cuentas que tenga asignado el Cliente/Proveedor
4. Asiente el Lote de Ajustes
5. Cree una factura para el Socio Comercial utilizando el artículo non-stock de ajustes
430947399.doc
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Ajustes al Inventario
Objetivos
1. Corregir las existencias en el inventario de un artículo
2. Corregir el valor en el inventario de un artículo
Si el artículo se valúa por UEPS o PEPS, entonces habrá que tener cuidado de
especificar la capa de costos que se está afectando:

Se puede indicar que se afecte una capa de costos en particular

Que se prorratee a todas las capas en base a la existencia por cada capa

Que se afecta la capa “offset” (demora.). La capa offset se utiliza cuando se
tienen existencias en negativo.
Si se tienen existencias en negativo normalmente no se quiere prorratear ya que se
considera la capa offset y puede darse el caso de costos negativos.
Haga los ajustes después de ejecutar el Fin del Día de manera que todas las
existencias se encuentren costeadas.
Formatos, Reportes y Consultas
Consulta Detalle de Ubicaciones
Objetivos
Determinar las existencias y costo unitario
Frecuencia
Verificar antes y después de realizar el ajuste para cada
artículo a ajustar.
Consulta LIFO/FIFO
Objetivos
Determinar la capa de costos a afectar. Determinar si hay
existencias en la capa offset
Frecuencia
Verificar antes y después de realizar el ajuste para cada
artículo a ajustar.
Historial de Transacciones
Objetivos
Impreso de las operaciones llevadas a cabo por artículo
Frecuencia
Imprimir al terminar el ajuste y después del Fin del Día
Archivado
N/A
430947399.doc
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Proceso
1. Determinar el Tipo de Ajuste:
b. Incremento de Cantidad
c. Disminución de Cantidad
d. Incremento del Costo
e. Disminución del Costo
f. Ambos Aumentan
g. Ambos Disminuyen
2. Registre el monto a incrementar o disminuir del valor del inventario para cada artículo a
ajustar.
3. Registrar la cantidad a incrementar o disminuir de las existencias.
4. Indique la cuenta contable a afectar si se está cambiando el valor del inventario
La cuenta que aparece por omisión es la cuenta de ajustes al inventario del grupo de cuentas al
que pertenezca el artículo. Se puede cambiar dependiendo de la razón del ajuste.
430947399.doc
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Ventas y Compras por Adelantado
Objetivos
1. Registrar los compromisos de venta y compra que Celupal ha realizado por adelantado
2. Contabilizar las ventas por adelantado en cuentas separadas a fin de poder diferenciarlas
de las ventas “reales”
Configuración
1. Configuración de la Venta
a. Dé de alta una cuenta para las Ventas por Adelantado (VA)
b. Ingrese una categoría de artículos
i. Asigne la Cuenta de VA a las Ventas y Devoluciones
ii. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
c. Ingrese un Grupo de Cuentas
i. Seleccione el método de costeo como Especificado por el Usuario
ii. Ponga la Cuenta Puente de C/P que usted utilice
iii. Ponga en la Cuente Puente Non-stock la Cuenta de VA
iv. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
d. Ingreso un artículo non-stock para las Ventas por Anticipado
i. Configúrelo con la categoría y grupo de cuentas ingresados arriba
2. Configuración de la Compra
a. Dé de alta una cuenta para los Gastos por Compras por Adelantado (GCA)
b. Ingrese una categoría de artículos
i. Asigne la Cuenta de GCA a las Ventas y Devoluciones
ii. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
c. Ingrese un Grupo de Cuentas
i. Seleccione el método de costeo como Especificado por el Usuario
ii. Ponga la Cuenta Puente de C/P que usted utilice
iii. Ponga en la Cuente Puente Non-stock la Cuenta GCA
iv. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
d. Ingreso un artículo non-stock para los Gastos por Compras por Anticipado
i. Configúrelo con la categoría y grupo de cuentas ingresados arriba
430947399.doc
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3. Ingrese una Ubicación para la Recepción de Compras por Anticipado
a. Tenga cuidado de poner en Integaración la subcuenta 100 (Celupal, en lugar de
la 200 de Consignación)
Venta por Adelantado
1. Cree una factura con el artículo de Ventas por Anticipado
2. Cuando se vaya a realizar la venta real cree una orden de venta de la
misma forma que lo hace siempre
3. Cree una Nota de Crédito con el artículo de Ventas por Anticipado por
el mismo importe de la venta real y aplíquelo a la factura de Ventas por
Anticipado
Tenga en cuenta que si usted recibió un pago por anticipado y lo aplicó a la
factura de ventas por anticipado, la última nota de crédito que haga tendrá que aplicarla
total o parcialmente a una factura de venta real
Compra por Adelantado
1. Cree las facturas de las Compras por Anticipado mediante la Recepción
de Ordenes de compra. Utilice el artículo non-stock de Compras por
Anticipado que haya configurado previamente
2. Cuando haga la Orden de Compra indique que el almacén de recepción
sea el de Compras por Adelantado.
3. Revalue el valor de la mercancía recibida. Dado que no vamos a
ingresar costos adicionales en el momento de la recepción, ya que estos
fueron facturados con anterioridad, entonces tenemos que revaluar el
valor de la mercancía recibida mediante un Ajuste al Inventario. La
contracuenta a afectar será la de Gastos por Compras por Adelantado.
4. Transfiera la mercancía a la ubicación donde será almacenado
430947399.doc
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430947399.doc
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Transferencia de Cuentas por Pagar entre Proveedores
Objetivos
1. Manejo de Gastos por Comprobar
2. Dar un anticipo a un proveedor que trabaja como agente de nosotros a fin de que pague
gastos a nuestra cuenta.
Formatos, Reportes y Consultas
Lote de Lotes de Pago
Objetivos
Listar las Facturas Pagadas por la Transferencia
Frecuencia
Después de haber efectuado el pago de las facturas
Archivado
Carpeta de Transferencias
Listado de Lotes de Factura
Objetivos
Listado de la Nota de Crédito que cancela el anticipo
Frecuencia
Después de haber efectuado el pago de las facturas
Archivado
Carpeta de Transferencias
Configuración
1. Dé de alta una cuenta transitoria para los Pagos por Transferencia
2. Dé de alta una chequera que tenga como Cuenta de Banco la cuenta de Pagos por
Transferencia. Asegúrese que sea una chequera multi-moneda
3. Cree un Código de Distribución para Pagos por Transferencia que afecte la cuenta de
Pagos por Transferencia
Proceso
1. Cree un Lote de Pago para el anticipo al proveedor/empleado que tiene una cuenta de
gastos a comprobar- con la chequera de la que vaya a obtener fondos -.
2. Cuando se presente la cuenta de gastos genere una Nota de Débito por el monto de los
gastos comprobados por el proveedor de Gastos por Comprobar (incluya el IVA).
Utilice el código de distribución de Pagos por Transferencia.
3. Cree un Lote de Pago con la chequera de Pagos por Transferencia. Aplique el anticipo a
la Nota de Débito del proveedorde Gastos a Comprobar. Pague las facturas
comprobadas, los cheques generados deben de coincidir con el monto de los gastos
comprobados y el total del lote de pago.
4. Imprima los cheques del Lote de Pago
5. Asiente el Lote de Pago
430947399.doc
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Ajuste a Ventas por Gastos de Venta Adicionales
Objetivos
1. Actualizar los márgenes de venta mediante el registro de gastos relacionados con la
venta
Consideraciones
A fin de que estos gastos se registren en los reportes de ventas, tenemos que
facturarlos, sin embargo estos gastos se ingresaran desde compras o cuentas por pagar ya
que es necesario proceder a su pago. Por lo tanto, y dado que se registran de manera doble
tanto en ventas como en compras, es necesario que el impacto contable sea nulo en alguno
de los casos a fin de no duplicar el registro. La manera de lograr esto es mediante la
facturación de un artículo non-stock configurado para que cargue y abone la misma cuenta
y, por lo tanto, su efecto contable sea nulo.
Configuración
1. Cree una cuenta de Otros Gastos de Ventas (OGV)
2. Ingrese una categoría de artículos
a. Asigne la cuenta de OGV a la Cuenta de Costo de Bienes Vendidos
b. Asigne la Cuenta de Suspenso a las otras cuentas
3. Ingrese un Grupo de Cuentas
a. Seleccione el método de costeo como Especificado por el Usuario
b. Asigne la Cuenta de Suspenso al resto de las cuentas
4. Ingrese uno o varios artículos non-stock para los Gastos de Venta adicionales y
configúrelos con la categoría y grupo de cuentas ingresados arriba
Proceso
1. Cuando sea necesario ajustar el margen de ventas por un gasto de ventas adicional
vaya a ordenes de venta y embarque un artículo de Gastos de Venta
2. Ponga como precio 0, ya que no se va a cobrar al cliente, y como costo el importe
del gasto.
3. Envía una unidad y asiente la orden de venta.
430947399.doc
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Endoso de Recepciones de Pago a Thomas Paper
Objetivos
1. Permitir registrar los pagos que nos realizan los clientes aunque el cheque de pago
no sea ingresado al banco
2. Endoso del cheque a Thomas Paper
Consideraciones
La única forma que tiene ACCPAC de aceptar recepciones de pago es contra
un Banco (chequera). Dado que estos pagos nunca serán ingresados a nuestras chequeras
entonces es necesario definir una chequera de Endosos en donde se recibirán estos pagos y
a partir de la cual se pagará a Thomas Paper – aunque en realidad se endosará el cheque.
Configuración
430947399.doc
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Maquila
Objetivos
1. Registrar en el inventario el cambio de presentación que se tiene al mandar hojear una
bobina
2. Registrar el incremento en valor que tiene el papel hojeado
Consideraciones
Dado que el papel sufre una transformación es necesario dar de alta 2 artículos: uno
para registrar el papel antes de hojearse (bobina) y el otro una vez hojeado. También habrá
que dar de alta un artículo non-stock (N-GMQL) para registrar la orden de compra de
hojeado al maquilador.
Configuración
1. Dé de alta 2 artículos stock: uno para la presentación en bobina y el otro para la
presentación en hoja.
a. Asegúrese que la cuenta de cancelación de ajustes (Adjustment write-off)
del grupo de cuentas de cada artículo sea la misma
2. Ingrese un artículo non-stock para capturar los órdenes de compra por la maquila
(N-GMQL)
a. Asegúrese que la cuenta de control de inventario sea la misma que la cuenta
de ajustes de los artículos de stock
Proceso
1. Servicios de Maquila
a. Dé de alta una orden de compra con el artículo N-GMQL
b. Reciba la Orden de Compra por el servicio de maquila
2.
Ajustes al Inventario
a. Ingrese una línea con tipo de ajuste disminución de cantidad para el artículo
bobina. Asegúrese de verificar el costo al que sale en Detalles de Ubicación
o en Consulta LIFO/FIFO sí el artículo se maneja por este tipo de costeo
b. Ingrese una línea con tipo de ajuste ambos aumentan para el artículo hoja.
Ingrese la cantidad a incrementar la existencia y en el ajuste del costo ponga
el costo al que salió la bobina más el costo del servicio de maquila
430947399.doc
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430947399.doc
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