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PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN © República de Colombia - Derechos Reservados Bogotá, D.C., Noviembre de 2007 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: Fecha elaboración aaaa-mm-dd: MANUAL DE INDICADORES Sumario: Información respecto de los indicadores del Programa Gobierno en Línea. Palabras Claves: Documento, Indicador, Hoja de Vida del Indicador. Formato: DOC Dependencia: Ministerio de Comunicaciones: Programa “Gobierno en Línea” – Área de Monitoreo y Evaluación Código: PGELMEMA-002 Categoría: Manual Autor (es): Carmen Cecilia Henao Espinosa Edgar Arturo Wilches Sánchez Revisó: Eliecer Vanegas Murcia Aprobó: Maria Isabel Mejia Jaramillo Eliécer Vanegas Murcia 01-10-2007 Lenguaje: Versión: Español 1.0 Estado: Generado. Firmas: Información Adicional: Ubicación: El archivo magnético asociado al documento está localizado en el equipo [email protected], en la ubicación C:\Mis documentos\MonitoreoyEvaluacion\Parametrizacióndedocumentos, bajo el nombre ME_Manual_Indicadores_V1.0 Página 2 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1.0 FECHA 01-10-2007 No. SOLICITUD RESPONSABLE Área de Monitoreo y Evaluación DESCRIPCIÓN Elaboración del documento Pág. 3 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES TABLA DE CONTENIDOS DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................................. 6 CRÉDITOS .................................................................................................................................................. 7 1. AUDIENCIA ......................................................................................................................................... 8 2. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 9 3. ASPECTOS LEGALES ...................................................................................................................... 10 4. GENERALIDADES ............................................................................................................................ 12 4.1. DEFINICIÓN DE INDICADOR ..................................................................................................... 12 4.2. VENTAJAS DE IMPLEMENTAR INDICADORES ........................................................................ 12 4.3. JUSTIFICACIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE LOS INDICADORES ................................................ 13 4.4. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE INDICADORES....................................................................... 14 4.5. TIPOS DE INDICADORES .......................................................................................................... 17 4.5.1. INDICADORES DE EVALUACIÓN .............................................................................................. 17 4.5.2. INDICADOR DE FORMULACIÓN................................................................................................ 18 4.5.3. INDICADOR DE PRODUCTO ..................................................................................................... 18 4.5.4. INDICADORES DE IMPACTO ..................................................................................................... 18 4.5.5. INDICADOR DE RESULTADO .................................................................................................... 19 4.5.6. INDICADORES DE GESTION O DE PROCESO ......................................................................... 19 4.5.7. INDICADOR DE INSUMO............................................................................................................ 19 5. 4.6. FORMAS DE PRESENTAR UN INDICADOR .............................................................................. 19 4.7. PROPIEDADES DE LOS INDICADORES ................................................................................... 20 LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA ...................................................... 22 5.1. MARCO DE LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA ................................ 22 5.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE INDICADORES DENTRO DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA. ................................................................................................................................................... 22 5.2.1. INDICADORES DE PROCESO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA .............................. 22 5.2.2. INDICADORES DE PRODUCTO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA............................ 23 Página 4 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 5.2.3. INDICADORES DE IMPACTO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA................................ 24 5.3. SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA ........................ 24 5.3.1. TABLERO DE CONTROL DE INDICADORES ............................................................................ 25 5.3.2. FUENTES DE DATOS ................................................................................................................ 28 5.3.3. SITIOS DE PUBLICACION ......................................................................................................... 30 6. METODOLOGÍA ................................................................................................................................ 34 6.1. ESTRUCTURAR EL INDICADOR ................................................................................................... 34 6.2. VALIDAR LOS INDICADORES DEFINIDOS ................................................................................... 34 6.3. ELABORAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR .............................................................................. 35 6.4. IMPLEMENTAR EL INDICADOR .................................................................................................... 35 6.5. ANALIZAR EL INDICADOR ............................................................................................................ 35 6.6. REVISAR LA PERTINENCIA DE LOS INDICADORES DEFINIDOS ............................................... 35 7. RESPONSABLES.............................................................................................................................. 37 7.1. DIRECTOR(A) DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA .............................................................. 37 7.2. DIRECTOR(A) DE MONITOREO Y EVALUACIÓN ......................................................................... 37 7.3. DIRECTORES DE ÁREA ................................................................................................................ 38 8. CONCLUSIONES .................................................................................................................................. 39 9. ANEXOS ................................................................................................................................................ 40 Pág. 5 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES DERECHOS DE AUTOR A menos que se indique de forma contraria, el copyright del texto incluido en este documento es del gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones: 1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. 2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente. 3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto engañoso. 4. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la República de Colombia. Todos los derechos reservados." 5. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con el Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Comunicaciones de la República de Colombia. Página 6 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA CRÉDITOS D entro del marco de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el Programa Gobierno en Línea, se han generado por parte del área de Monitoreo y Evaluación, un conjunto de parámetros para la definición, diseño, implementación y seguimiento de los indicadores dentro del Programa, aspectos estos que han revisado y convalido las diferentes áreas. Pág. 7 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 1. AUDIENCIA E ste documento es un insumo para los consultores del Programa Gobierno en Línea, responsables de la definición y gestión de los indicadores a partir de los cuales se realiza el seguimiento a la gestión de las actividades y obtención de resultados de cada uno de los procesos que se manejan al interior del Programa Gobierno en Línea. Este manual, responde a la necesidad de cubrir lo mencionado en la Ley 872 de 2003 y la Norma NTCGP 1000:2004 sobre la definición e implementación de indicadores. Para una mayor comprensión del documento, se recomienda la lectura de lo referente a la caracterización de cada uno de los procesos en el Manual de Calidad. Página 8 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 2. INTRODUCCIÓN l presente manual aplica a todas las áreas y procesos del Programa Gobierno en Línea y contempla desde la estructuración del indicador y la elaboración de la hoja de vida, hasta la implementación y seguimiento del mismo. Además, con esto se pretende hacer un aporte al desarrollo del ejercicio del seguimiento y control de la gestión dentro del Programa, convertirse en un instrumento que suministre a la Dirección del Programa información oportuna, veraz y objetiva que le sirva como elemento válido para ejercer el control y el proceso de retroalimentación comparativa frente a sus resultados, buscando una mejor y óptima proyección. E Un sistema de indicadores que provea regularmente, de información de calidad a la Dirección y a los diferentes procesos, permite mayor eficiencia en la asignación de recursos, permite al evaluar el desempeño de los mismos, también evaluar al conjunto de responsables de su implementación, permite incrementar la autonomía y responsabilidad en la toma de decisiones, y al apoyar en la toma de decisiones; ayudara a visualizar el margen de maniobra en la coordinación con los demás niveles públicos. Pág. 9 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 3. ASPECTOS LEGALES L a conformación e implementación en Colombia, de sistemas de medición de indicadores al interior de las entidades públicas o cuya misión implica la prestación de servicios en nombre del Estado, ha sido establecido a partir de la década de los 90, como una condición incorporada mediante la inclusión de criterios de administración y gestión pública en la legislación nacional, siendo renovada permanentemente en busca de su mejora continua como se lista a continuación: Ley 190 de 1995, “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”. Artículo 48: “A partir de la vigencia de esta ley todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso, excepto los gobernadores y alcaldes a quienes en un todo se aplicará lo estipulado en la ley que reglamentó el artículo 259 de la Constitución Política referente a la institución del voto programático. Parágrafo. A partir de la vigencia de esta Ley, todas las entidades públicas diseñarán y revisarán periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán corresponder a indicadores generalmente aceptados. El incumplimiento reiterado de las metas establecidas para los indicadores de eficiencia, por parte de un servidor público, constituirá causal de mala conducta”. Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.” Artículo 28: “Objeto. El Sistema Nacional de Control Interno tiene por objeto integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado”. Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. Página 10 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Artículo 4. Requisitos para su implementación: numerales b, c, d, h e i. Parágrafo 1: Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas”. Artículo 6. “Normalización de calidad en la gestión, numeral 5: Las variables mínimas de calidad que deben medirse a través de los indicadores que establezca cada entidad en cumplimiento del parágrafo 1, artículo 4 de esta ley”. Como herramienta para la implementación de la Ley 872 de 2003, se crea la Norma Técnica Colombiana NTCGP – 1000: 2004, la cual por tratarse de una norma técnica, establece los principios y parámetros de gestión cuyo cumplimiento se facilita a través de la formulación de indicadores. A continuación se listan los numerales relacionados: 5.6. Revisión por la dirección, numeral 5.6.2 Información para la revisión, contempla en el ítem b.) El desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. 8. Medición, análisis y mejora, numeral 8.1 Generalidades, ítem c: mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad. 8.2. Seguimiento y medición, en sus numerales. 8.2.1. Satisfacción del cliente, Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la entidad debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información. 8.2.4. Seguimiento y medición de producto y/o servicio. La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las características del producto y/o servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. 8.4. Análisis de datos. La entidad debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe incluir los datos generados por el sistema de evaluación para el seguimiento y medición y los generados por cualesquiera otras fuentes pertinentes. Pág. 11 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 4. GENERALIDADES T ras la búsqueda de condiciones adecuadas de monitoreo continuo de las variables que requieren control o que aseguran la identificación y seguimiento de factores críticos para el éxito del Sistema de Gestión de Calidad, se presentan a continuación una serie de aspectos a considerar para formular, diseñar y monitorear los indicadores del Programa Gobierno en Línea. 4.1. DEFINICIÓN DE INDICADOR Un indicador es una medida que sintetiza situaciones importantes de las cuales interesa conocer su evolución en el tiempo. Se construye a partir de información disponible para responder a preguntas determinadas, formuladas en un contexto específico. Son el producto de una selección y elaboración dentro de las posibilidades de conjuntos de datos que ofrecen los sistemas públicos u otros. Al ser un indicador la relación entre variables específicas que miden el cumplimiento de las metas de acuerdo a los objetivos del Programa; proporciona dos elementos importantes; 1) una escala o patrón de medición del cambio real logrado y, 2) información sobre el estado y evolución del Programa en un momento determinado, para el ejercicio de toma de decisiones. 4.2. VENTAJAS DE IMPLEMENTAR INDICADORES En la etapa de planificación se definen objetivos y metas, así como acciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar el cumplimiento de lo planeado en un periodo de tiempo determinado, donde la herramienta fundamental para la toma de decisiones es la evaluación y seguimiento de los identificadores definidos para monitorear el progreso o avance de los procesos que ejecutan dichas actividades, garantizando así: Eliminación o reducción del riesgo, ya que se tiene en el caso del Programa Gobierno en Línea, a través de su plan de acción el norte estratégico claramente definido. Aumento de la eficacia y eficiencia, mediante resultados que permiten evaluar la buena utilización de los recursos y el cumplimiento de metas. Página 12 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Aumento del rendimiento en la consecución de los objetivos, al definir mecanismos e indicadores que faciliten que los objetivos sean alcanzables y comprensibles en la generación de resultados. Prevención de las bases para un monitoreo y seguimiento con metas claras y medibles. Gracias al flujo permanente de información y a la adecuada asimilación en la toma de decisiones, mostrando el avance del Programa y la potencialización del mejoramiento continúo. En la adecuada construcción del sistema de indicadores, se garantiza la flexibilidad de los mismos; ya que las modificaciones políticas, normativas, económicas o sociales en el tiempo, afectaran en alguna manera al Programa. Es entonces indispensable garantizar la trazabilidad de los indicadores. La información que suministre alguno de los indicadores también es importante para los clientes; ya que permiten disminuir las asimetrías de información que aumentan las valoraciones del riesgo que se generan en los clientes. 4.3. JUSTIFICACIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE LOS INDICADORES En el Programa Gobierno en Línea existen objetivos y metas claramente definidas para dar cumplimiento al Plan de Acción; es por ello, que al interior del Programa, se origina un área o proceso que esta obligado a observar el curso de las acciones para lograr dichos resultados. De esta manera, el área que realiza dicha observación se concentra en realizar varias acciones, para anticiparse al cumplimiento de los objetivos; estas son: (1) seguimiento o supervisión a los procesos, como una actividad alterna que se enfoca en el cumplimiento de las actividades del Plan de Acción; (2) comprobación de la efectividad, eficiencia e impacto del Programa, a la luz de sus objetivos (monitoreo); (3) y el mejoramiento del desempeño de los proyectos mediante acciones correctivas (evaluación). Puede decirse, entonces, que el monitoreo permite describir y calificar el cumplimiento del Plan de Acción que contiene las actividades operativas; entendiendo como tales, aquellas que el equipo de trabajo del Programa, deben llevar a cabo para asegurar el logro de cada resultado o producto. El monitoreo responde así, a la evaluación del proceso y por tanto son complementarios y conforman un solo proceso. Para lograr el resultado esperado de dichas actividades, es necesario crear mecanismos que permitan captar información sobre las actividades de cada proceso, y así sugerir medidas correctivas en los casos en los que se evidencia o no el incumplimiento de los objetivos. Pág. 13 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES Uno de esos mecanismos son los indicadores; que son medidas específicas, verificables objetivamente, sobre los cambios o resultados de una actividad; que pueden traducirse en relaciones entre una o más variables, y ayudan a caracterizar una acción, un evento o una situación para medir los cambios que en ella se presentan. Los indicadores son un instrumento de apoyo a los procesos de planificación, ya que permiten: Verificar si un dato recopilado corresponde a lo previsto. Tomar medidas prácticas para corregir y adaptar las acciones que se están desarrollando. Al largo plazo, el conocimiento profundo de la realidad en la que se trabaja, gracias a la recolección y análisis de los datos de manera ínter temporal. 4.4. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE INDICADORES De acuerdo con la clasificación asignada por el Departamento Nacional de Planeación en el documento de “Indicadores Estratégicos en Entidades Territoriales: Criterios para su conceptualización, diseño, análisis e interpretación”, las características de los indicadores dependen del proyecto a evaluar y del proceso de monitoreo y evaluación del mismo. Están resumidos en 3 grupos básicos1, así: CONFIABILIDAD DE LOS DATOS Disponibilidad Confiabilidad Calidad Series temporales Consistencia 4.4.1. RELACIONES CON LOS PROBLEMAS Idoneidad Representatividad Unidades de medida Cobertura geográfica Sensibilidad a los cambios Especificidad UTILIDAD PARA EL USUARIO Aplicabilidad No redundancia Interpretabilidad Predictivo Comparabilidad Oportunidad CRITERIOS ACERCA DE LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS. DISPONIBILIDAD. Los indicadores deben ser construidos a partir de las variables sobre las cuales existan registros estadísticos llevados de forma continua. Así mismo, se trata de que la información fuente para la construcción de los indicadores, se encuentre disponible fácilmente, ya que esto redundará en una reducción de los costos que implica su obtención. 1 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN: “Indicadores Estratégicos en Entidades Territoriales: Criterios para su conceptualización, diseño, análisis e interpretación”. Bogotá. p. 12-14 Página 14 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Las variables de las cuales dependa el indicador deben contar con un soporte estadístico o evidencia que le permita obtener la información de manera continua, disponible fácilmente, lo que se traduce en obtener los datos sin dificultades. CONFIABILIDAD. Los datos que generan el indicador deben dar una demostración convincente de que los objetivos están siendo alcanzados, basados en la observación y no subjetivamente. Los datos deben ser medidos siempre de la misma manera, sin importar la persona que realice la medición. CALIDAD. Los indicadores pueden ser mejorados permanentemente si son integrados en un marco coordinado de estadísticas, que de manera congruente, permita un manejo adecuado de los datos. Los indicadores pueden ser mejorados permanentemente a fin de que le permita un manejo adecuado de los datos. SERIES TEMPORALES. Debe procurarse que las series de indicadores ofrezcan a los usuarios las ventajas de la aplicación de una metodología uniforme, por un prolongado periodo de tiempo. Esta característica facilitara la realización de análisis sobre su evolución y comportamiento en el tiempo. Es importante que los datos mantengan una metodología uniforme que garantiza su continuidad en el tiempo, para medir evolución y comportamiento en el periodo. CONSISTENCIA. Relacionada con el interés de uno o más tomadores de decisiones, con el fin de cumplir las metas comunes. 4.4.2. CRITERIOS SOBRE LA RELACIÓN CON LOS PROBLEMAS. IDONEIDAD. Deben responder de forma conveniente a determinadas preocupaciones acerca del bienestar de la comunidad y de los servicios sociales relacionados con éste. REPRESENTATIVIDAD. Los indicadores deben dar una demostración convincente de que los objetivos están siendo alcanzados, o no, con base en la observación de la realidad y no en apreciaciones subjetivas. UNIDADES DE MEDIDA. La unidad de medida en la que se exprese el indicador debe ser la de mayor conveniencia en cada caso. Pág. 15 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES COBERTURA GEOGRAFICA. Los indicadores deben seguir las pautas de estudio que los usuarios quieran hacer de ellos. Es decir, la cobertura debe ajustarse a territorios, espacios, etc. SENSIBILIDAD A LOS CAMBIOS. Los indicadores deben permitir captar cambios ocurridos en la situación o momentos analizados. ESPECIFICIDAD. Los datos que permiten construir el indicador, debe reportar información solamente sobre el hecho o acción que se desea evaluar, no es que mida varios aspectos del proceso, es que los datos que reportan información se enfoquen solo en acciones determinadas a los mismos. 4.4.3. CRITERIOS EN LA RELACIÓN CON LA UTILIDAD PARA EL USUARIO. APLICABILIDAD. Un indicador debe responder a una circunstancia que haga necesaria su generación y, por ende, su utilización dentro de los procesos de seguimiento y evaluación. NO REDUNDANCIA. Debe expresar por sí mismo el fenómeno sin ser redundante con otros indicadores. Existe la posibilidad de que dos indicadores se encuentren altamente correlacionados, lo que lleva a que la información contenida en ellos sea muy similar, surgiendo la posibilidad de utilizar sólo uno. INTERPRETABILIDAD. Se espera que sean fáciles de entender por todos los interesados, aun cuando no sean especialistas. PREDICTIVO. La información obtenida a partir de los indicadores, debe facilitar la realización de estudios de análisis en los cuales se encuentren ejercicios de proyecciones, pronósticos o simulaciones. COMPARABILIDAD. Las anomalías percibidas en los indicadores, pondrán de manifiesto los problemas de coherencia y de cobertura presentes en las estadísticas que sirven de base para su construcción. Con base en esto, puede reflejarse el estado de la información, a partir del estado de los indicadores. OPORTUNIDAD. Los indicadores deben ser mensurables inmediatamente, usando datos disponibles para el nivel local o nacional. Deben poder construirse en el corto plazo, para facilitar la evaluación y el reajuste de las metas. Página 16 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 4.5. TIPOS DE INDICADORES Los indicadores sirven como parámetro comparativo, para evaluar la dinámica de las variables que representan su sustento o creación. Existen al menos, dos criterios para clasificar a los indicadores: 1. A partir de la dimensión o valoración de la realidad que se pretenda expresar; para el caso del Programa Gobierno en Línea. 2. Partiendo del tipo de medida o procedimiento estadístico necesario para su obtención. Con todo y lo anterior, el fin último de los indicadores es de ser un insumo para evaluar la cercanía o lejanía en la consecución de las metas. Por otro lado, la forma de captar información para construirlos, se puede diferenciar entre los indicadores objetivos y subjetivos. Los objetivos se basan en observaciones externas e independientes del informante, y los subjetivos obedecen al juicio, en modo y en concepto, y reflejan percepciones y opiniones del informante respecto a su situación2. Para el caso del Programa, el Sistema de Monitoreo y Evaluación necesita explicar las diferentes clases de indicadores que lo componen, y por ello, se pueden describir los tipos de indicadores existentes, de acuerdo con sus objetivos: 4.5.1. INDICADORES DE EVALUACIÓN Los indicadores de evaluación, están relacionados con los logros a corto y largo plazo, y al cumplimiento de la gestión y la consecución de las metas previstas. Es decir, que permite comparar lo logrado con lo esperado3. Un ejemplo de ellos dentro del Programa son: Indicadores de porcentaje de avance tales como Porcentaje de Avance en la Consolidación del Portafolio de Servicios del Centro de Datos, Porcentaje de Avance en la Ejecución de las Actividades para Analizar, Publicar y Promover los Resultados de la Estrategia de Gobierno en Línea Generados por el Sistema de Monitoreo y Evaluación, Porcentaje de Soluciones TIC puestas en Funcionamiento, etc. 2 MONDRAGON PEREZ, Angélica Rocío. “¿Que son los indicadores? En: Revista de Información y Análisis Numérico Nº 19. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática –INEGI- Ciudad de México D.F. 2002. p. 55. 3 QUINTERO, Víctor Manuel. “Evaluación de proyectos Sociales: Construcción de Indicadores. Fundación para la Educación Superior –FES-. Santafé de Bogotá. 1995. p. 22 Pág. 17 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 4.5.2. INDICADOR DE FORMULACIÓN Son la representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir la calidad del diseño o formulación de una política, programa o proyecto. Ejemplo: Porcentaje de Atención en Requerimiento de Información, Peticiones, Quejas y reclamos. 4.5.3. INDICADOR DE PRODUCTO Mide la eficacia final e intermedia, es decir, los productos finales e intermedios del proyecto. A menudo son descritos como la representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los bienes o servicios directamente provistos por una política, programa o proyecto. Ejemplo: Número de Cadenas de Tramites Automatizadas, Número de Entidades Vinculadas a la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE, Número de Entidades Vinculadas a la Intranet Gubernamental, etc. 4.5.4. INDICADORES DE IMPACTO Son la representación cuantitativa de una variable en relación con otra (o con ella misma), que permite medir los efectos a mediano y largo plazo, generados por una política, programa o proyecto, sobre la población en general4. Los efectos5 medidos son aquellos directamente atribuibles a dicha política, programa o proyecto especifico. Incluye efectos positivos y negativos, producidos directa o indirectamente por una intervención, sean estos intencionales o no. Ejemplos: Porcentaje de Avance en la Asimilación de la Estrategia de Gobierno en Línea en Entidades Territoriales. Los indicadores de impacto son generalmente diferenciados en dos: de efecto o de corto plazo y de consecuencia o de largo plazo. Los primeros están relacionados con los logros a mediano plazo de un plan, programa o proyecto y al cumplimiento de sus objetivos en una región determinada; y los segundos son los que miden el grado máximo de cumplimiento de los objetivos con respecto, al grupo, o al espacio o región donde se desenvuelve la acción institucional; se relacionan con los logros a largo plazo y son objeto de monitoreo en intervalos entre grandes intervalos de tiempo. En el caso particular del Programa Gobierno en Línea, aplican los Indicadores de impacto de mediano plazo o comúnmente llamados de efecto. 4 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN – DNP. “Guía para la elaboración de Indicadores.” Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública – SINERGIA. p. 6. 5 EFECTO / IMPACTO: Aquellos que reflejan los logros al nivel de la política sectorial (por ejemplo: tasa de mortalidad infantil). En un proyecto, es el resultado en el corto, mediano o largo plazo; Es el segundo nivel de resultados dentro del ciclo del Programa, y se visualizan cuando este comienza a generar los beneficios esperados en su operación. Página 18 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 4.5.5. INDICADOR DE RESULTADO Representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los efectos inmediatos o a corto plazo generados por los productos de una política, programa o proyecto, sobre la población directamente afectada. Ejemplo: aumento del uso de los servicios del Centro de Datos, Disminución del Número de Productos No Conformes6, etc. 4.5.6. INDICADORES DE GESTION O DE PROCESO Aportan los elementos en los cuales deben examinarse los recursos, eficiencia, eficacia, oportunidad, ejecución presupuestal, entre otros, en la ejecución del proyecto por parte de la entidad ejecutora. Son la representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los procesos, acciones y operaciones adelantadas dentro la etapa de implementación de una política, programa o proyecto. Ejemplo: Eficiencia en la Ejecución de los Procedimientos Específicos, Número de Visitas Mensuales Promedio Recibidas en el Portal de la Intranet Gubernamental. 4.5.7. INDICADOR DE INSUMO Es una representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los recursos financieros, humanos y físicos necesarios para implementar el Programa7. Ejemplos: Presupuesto Anual para Estudios que determinen las Necesidades y Expectativas de Ciudadanos, Empresarios y Entidades sobre el Gobierno en Línea, Presupuesto para Elaboración de Estudios para Determinar, Necesidades, Expectativas y Usos de la Intranet Gubernamental por parte de las Entidades Públicas. 4.6. FORMAS DE PRESENTAR UN INDICADOR CIFRA ABSOLUTA. Refleja características particulares en un momento dado (por ejemplo número de estudiantes al nivel primario del colegio/ Numero total de estudiantes del colegio). 6 Los indicadores citados aunque no hacen parte del Sistemas de Indicadores del Programa Gobierno en Línea; en un periodo de avance de los objetivos del Programa deberán ser tenidos en cuenta como marco de referencia en la medición de los resultados arrojados en cada uno de los proyectos. 7 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN: “Indicadores Estratégicos en Entidades Territoriales: Criterios para su conceptualización, diseño, análisis e interpretación”. Bogotá. p. 17 Pág. 19 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES PORCENTAJES. Se refiere fundamentalmente a aspectos de distribución (por ejemplo porcentaje de analfabetos en el total de la población, participación del gasto social en el PIB). PROMEDIOS Y OTRAS MEDIDAS ESTADISTICAS. Representa comportamientos típicos (por ejemplo el ingreso per-capita, la mediana de los salarios de los profesionales y técnicos). Muestra comportamientos tales como: o Cifras absolutas: se utilizan para dar cuenta de características particulares en un momento dado. Por ejemplo, numero total de la población por sexo o Medidas estadísticas: usados para mostrar comportamientos típicos, tales como: promedios, mediana, moda, etc. Por ejemplo, ingreso per capita. o Tasas: muestra la evolución o comportamiento de una situación o fenómeno en el tiempo (por ejemplo: tasa de crecimiento del PIB) 4.7. PROPIEDADES DE LOS INDICADORES Las cualidades más representativas son las siguientes8: VALIDEZ. Reflejar y medir los efectos y resultados del programa o proyectos, y los factores externos a estos. PERTINENCIA. Guardar correspondencia con los objetivos y la naturaleza del programa o proyecto, así como con las condiciones del contexto (medio social) en donde se gestiona. SENSIBILIDAD. Reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, debe cambiar efectiva y en forma persistente a lo largo del periodo de análisis. RELEVANCIA. Servir efectivamente al usuario para la toma de decisiones. Es decir deben, captar un aspecto esencial de la realidad que buscan expresar, en términos cuantitativos en su dimensión temporal. REPRESENTATIVIDAD. Expresar efectivamente el significado que los actores le otorgan a determinada variable. CONFIABILIDAD. Las mediciones que se hagan, por diferentes personas deben arrojar los mismos resultados. DEMOSTRABLES. Evidenciar los cambios buscados. FACTICOS. Objetivamente verificables. 8 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN – DNP-. “Marco Teórico del Banco de Indicadores Sectoriales.” Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – Difp – Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional – Bpin - p. 8-9 Página 20 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA EFICIENTES. Exactos al expresar el fenómeno. SUFICIENTES. Expresar el fenómeno, sin ser redundantes. FLEXIBLES. Adecuarse a la realidad de lo que se pretende medir y a la disponibilidad y confiabilidad de la información. Pág. 21 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 5. LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 5.1. MARCO DE LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Para el diseño, definición, conceptualización y construcción de un Sistema de Indicadores para el Programa Gobierno en Línea, es necesario asegurar la dotación de información suficiente para el ejercicio de toma de decisiones por parte del Área de Direccionamiento. Dicho aseguramiento es posible mediante la implementación de un sistema formal de medición, que involucre la visión y objetivos estratégicos del Programa, vinculados estos en medidas específicas y compresibles para los consultores del Programa. Es decir; el Sistema de Indicadores sirve de soporte para las diferentes áreas del programa, en cuanto al alineamiento de las actividades particulares de las mismas con la visión y objetivos del Programa; ya que facilita en el grupo de consultores, el enfocar las acciones pertinentes para la consecución de las metas más importantes. 5.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE INDICADORES DENTRO DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA. Aunque los criterios descritos en la sección 4.4 de este manual, no apliquen en su totalidad para los datos que generan los indicadores al interior del Programa Gobierno en Línea; puede considerarse que los indicadores hasta ahora definidos en el Programa son de tres tipos: De acuerdo a la operatividad del Programa Gobierno en Línea; puede concluirse que para el monitoreo, seguimiento y evaluación de la eficiencia (desarrollos de la gestión), de la eficacia (resultados o productos) y de la efectividad (de impacto o efecto); se definieron tres subgrupos de indicadores: de proceso, de producto y de impacto9. 5.2.1. INDICADORES DE PROCESO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Anteriormente se definieron los indicadores de procesos como los que permiten examinar la eficiencia en la utilización de los recursos durante una vigencia determinada en un programa, plan o proyecto. 9 Ibid. p. 18. Página 22 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Aun así, al interior del Programa Gobierno en Línea los indicadores de proceso deben ser entendidos como un instrumento que sirve para valorar la productividad física10 de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a lograr determinadas metas o ciertos objetivos en determinados intervalos de tiempos y a unos costos analizados, registrados y establecidos. Así, los indicadores de proceso o de eficiencia al interior del Programa Gobierno en Línea, miden las acciones y operaciones adelantadas dentro de la etapa de implementación del Plan de Acción; y deben valorar el rendimiento de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener ciertos objetivos en unos tiempos y costos determinados11. 5.2.2. INDICADORES DE PRODUCTO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Anteriormente en este manual, se definió los indicadores de producto como los que miden los productos finales e intermedios de un plan, proyecto o programa. En el contexto del Programa Gobierno en Línea, un indicador de producto esta relacionado con la contribución de las áreas y sus actividades al cumplimiento de los propósitos establecidos en cada una de las metas u objetivos dentro del Plan de Acción; es decir, que miden la eficacia de las acciones adelantadas por cada una de las áreas para la obtención de un objetivo particular plasmado en un resultado. En síntesis, un indicador de producto o de eficacia también son indicadores de gestión; y dentro del contexto del Programa Gobierno en Línea, son la representación cuantitativa de una variable en relación con otra, que permite medir los bienes o servicios directamente provistos por el Programa12. Un ejemplo de este tipo de indicador al interior del Programa es el de Número de Cadenas de Tramites Automatizadas – NCTDA -. Este indicador busca cuantificar el número de cadenas de trámites desarrolladas y/o automatizadas por el Programa Gobierno en Línea y con ello determinar el nivel de implementación de los servicios de Gobierno en Línea, representados a través de una o más cadenas de trámites. 10 La productividad física de un insumo, hace referencia a la participación de este en la consecución de un producto final; en necesario entender que los insumos no son traducibles a tiempo inmediato en bienes o servicios finales, sino que solo se puede evidenciar a través de todo el proceso productivo en el momento de obtenerse el producto final. 11 BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO. Op. Cit. p. 15. BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO. “Evaluación: una herramienta de gestión para mejorar el desempeño de los proyectos”. Op. cit. Pag. 15. 12 Pág. 23 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 5.2.3. INDICADORES DE IMPACTO EN EL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Como se definió anteriormente, los indicadores de impacto pueden ser de efecto o mediano plazo, o también pueden ser de consecuencia o de largo plazo; que son (en ultimas) los generados por los productos de una acción. Para el Programa Gobierno en Línea, son aplicables los indicadores de efecto o de mediano plazo, están relacionados con los objetivos (en este contexto) del Programa en uno o varios campos de acción. Conforme al Plan de Acción, el Programa Gobierno en Línea se fundamenta en una estructura operativa compuesta por áreas, que aportan según su caracterización, los elementos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. Para el caso particular del Programa, podría hablarse de indicadores de impacto, en aquellos casos en los que se realiza monitoreo sobre la asimilación por parte de los clientes, de productos terminados. Dentro del Programa Gobierno en Línea, un ejemplo de este tipo de indicadores es el Porcentaje de Avance en la Asimilación de la Estrategia de Gobierno en Línea en Entidades Territoriales. Este indicador busca medir el avance de la ejecución de la actividad, respecto del tiempo programado para la realización de la misma y con ello realizar seguimiento respecto del cumplimiento en la ejecución de las actividades programadas. 5.3. SEGUIMIENTO A LOS INDICADORES DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA El ejercicio fundamental que sustenta la definición, diseño, construcción y uso de los indicadores, es el poder realizar monitoreo, seguimiento y evaluación sobre la marcha, de la ejecución del Programa. El seguimiento es la recolección y análisis continuo de información útil para tomar decisiones durante la implementación del Programa, con base en la comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos. Dicho ejercicio, se fundamenta en la comparación de proyecciones inciertas (de actividades o productos intermedios o finales), en un horizonte de tiempo definido, contra lo alcanzado durante las etapas en la que se realiza la medición. La evaluación es una valoración integral y sistemática de los proyectos o acciones del Programa y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto o sostenibilidad. El objetivo fundamental de evaluar es Página 24 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA incorporar las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar, reorientar, crear o eliminar objetivos, acciones o metas del Programa13. El ejercicio de monitoreo, seguimiento y evaluación mediante indicadores, proporciona información sobre tres aspectos del curso y situación de los proyectos del Programa, que son: 1. La ejecución de las acciones que fundamentan el logro u obtención del Plan de Acción (Ejecutado vs. Programado); es decir, que se relaciona con las metas, recursos y tiempos. 2. La eficacia en cuanto a los objetivos del Programa y de los grupos involucrados (consultores y contratistas). 3. La eficiencia, que se plasma en el logro de dichos objetivos. Entonces para el Programa Gobierno en Línea, el ejercicio de seguimiento proporciona una base para la evaluación de cumplimiento de los resultados intermedios, y de las actividades de las áreas mediante la provisión de información de síntesis;14 y la evaluación es el análisis de los efectos e impactos del Programa en cuanto a los insumos, actividades y resultados de los proyectos, componente y subcomponentes. Dicho seguimiento se realiza mediante el Tablero de Control de Indicadores. 5.3.1. TABLERO DE CONTROL DE INDICADORES El Tablero de Control de Indicadores es una herramienta, que sirve para realizar seguimiento de manera periódica a los indicadores de un plan, programa o proyecto. Se constituye como una herramienta para la toma de decisiones dentro del Programa y los resultados obtenidos servirán como parámetro para definir estrategias que garanticen el mejoramiento de la eficiencia, eficacia y efectividad de los proyectos, subcomponentes y componentes. El objetivo fundamental del Tablero de Control de Indicadores es realizar seguimiento periódico a los indicadores de proceso y producto, para identificar oportunidades de mejora, focalizar la asistencia técnica y promover las mejores prácticas y la retroalimentación de desarrollos. Los objetivos específicos son: THE WORLD BANK – IBRD, “Designing and Building a Results – Based Monitoring and Evaluation System, 2000. Citado en DNP. “Guía General para Elaborar Indicadores. Op. cit. p. 1 13 Pág. 25 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 1. Fortalecer en las áreas del Programa la asimilación de una visión estratégica (basada en los objetivos y metas del Plan de Acción), como soporte de la gestión de resultados o la implementación de acciones correctivas. 2. Promover la utilización de la información en la toma de decisiones, como soporte de la mejora continua tanto del Sistema de Indicadores, como también en la auto evaluación de los procesos de las áreas. 3. Identificar las fortalezas y debilidades tanto de las áreas como del Programa en un contexto general, para focalizar las acciones de asistencia técnica y promover el uso de mejores prácticas. 4. Facilitar el ejercicio de la rendición de cuentas y el control social15. En consecuencia, el ciclo de ejecución del seguimiento y evaluación mediante el uso de indicadores, se divide en varios pasos: 1. Consulta de Información: Para el caso de las áreas del Programa; cada una de ellas alimenta su cronograma de procesos, con las actividades realizadas por cada uno de las tareas que a su vez apuntan a la consolidación de los objetivos del Plan de Acción. Con esta información, el área de Monitoreo y Evaluación realiza el seguimiento sobre cada una de las actividades adelantadas por las diferentes áreas. 2. Validación de información: Consiste en contrastar la información soportada en el cronograma, con el responsable del área, a fin de eliminar sesgos o discrepancias que afecten la información real que alimenta los indicadores. 3. Generación de Indicadores: La información que alimenta los cronogramas, es variable en el tiempo de maduración del proyecto o de generación de producto. La única forma de evaluar el buen curso o realización de actividades, se fundamenta en los indicadores del área y la periódica comparación sobre resultados proyectados y los esperados por periodo de medición. 4. Análisis de Comportamiento: En este momento, la evaluación sobre la información que arrojan los indicadores, se hace de carácter critico, con el fin de encontrar los puntos a mejorar o fallas en el caso que el valor sea negativo o no sea el esperado, o también con el fin de encontrar las fortalezas en las situaciones en que los resultados mostrados por el indicador sean positivos o superiores al esperado. 5. Elaboración de informe Final de Resultados: Se traduce dicha pesquisa en un informe que sintetice tanto los resultados de los indicadores, como también los aspectos que dan origen a dichos resultados; terminando en sugerencias de salvamento o solución para las áreas en contraste. 15 http://menweb.mineducacion.gov.co:8080/indicadores/ Página 26 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 6. Focalización de Acciones: Consiste esencialmente en la definición de estrategias y/o decisiones que garanticen el mejoramiento de la eficiencia, eficacia y efectividad16. El Tablero de Control de Indicadores, contempla la siguiente información: Nº: Número consecutivo único de registro para el indicador. Acrónimo: Sigla o mnemónico que identifica de manera única al indicador. Componente: Nombre del componente del Plan de Acción vigente al que se asocia el Indicador. Subcomponente: Nombre del subcomponente del Plan de Acción vigente al que se asocia el Indicador. Proyecto: Nombre del proyecto al que se asocia el Indicador. Nombre: Denominación con la cual se va a conocer la expresión cuantitativa de las variables o atributos del proceso. Variables: Descripción de los elementos que componen la fórmula de cálculo del indicador. Formula: Representación en términos de una fórmula matemática de la asociación de variables para obtener la medición del indicador. Tipo: Identificación de la clasificación al cual pertenece el indicador, de acuerdo a la tipificación establecida. o Eficacia/Producto: Clasificación del indicador que mide el grado en el cual una acción alcanza los resultados esperados. o Eficiencia/Gestión: Clasificación del indicador que mide el logro del objetivo al menor costo posible. o Efectividad/Impacto: Clasificación del indicador que mide el impacto logrado por la implementación del proceso y/o proyecto. Responsable: Identificación del área o proceso responsable de la gestión del indicador. Publicado: Identificación o denominación de los documentos (informes, formatos, sistemas), en los cuales estarán disponibles los resultados de la medición. Línea Base: Valor del indicador a la definición del mismo ó a la trazabilidad de su comportamiento. Al diligenciar la línea base se debe contemplar que: o Si el indicador es nuevo, al momento de registrarse y sobre el mismo no se tienen datos históricos, se debe registrar No Aplica (N.A.) o Si bien es cierto el indicador es nuevo dentro del Tablero de Control, pero es factible la consecución de los datos históricos, debe registrarse No Disponible (N.D.) o Si el indicador representa una medición respecto a la gestión o ejecución de una actividad definida dentro del Plan de Acción, para ser ejecutada dentro de la correspondiente vigencia, debe registrarse No Aplica (N.A.). Meta: Valor esperado por año para dar cumplimiento al objetivo. La meta se debe establecer teniendo en cuenta la capacidad del proceso, la experiencia con relación al comportamiento del proceso y datos de medición existentes. Al diligenciar la meta se debe contemplar que: o Si el indicador representa una cantidad de valor promedio, debe registrarse No Aplica (N.A.) o Si al momento de incluirse en el Tablero de Control de Indicadores, aún no se ha definido meta para el indicador, se debe registrar No Disponible (N.D.). 16 Como puede notarse, los pasos para realizar seguimiento y evaluación de proyectos mediante indicadores, obedece claramente a una estructura; que al interior del Programa es denominada Cronograma de Actividades, el cual se explicara mas adelante. Pág. 27 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES o Si el indicador representa una medición respecto a la gestión o ejecución de una actividad definida dentro del Plan de Acción, para ser ejecutada dentro de la correspondiente vigencia, debe registrarse No Aplica (N.A). o Si el indicador representa una medición respecto a la gestión o ejecución de una actividad definida dentro del Plan de Acción, para ser ejecutada dentro de varias vigencias, se debe registrar el valor correspondiente a cada vigencia, el cual en total no puede sobrepasar el 100%. Para las vigencias en que no se contemple dicha actividad, debe registrarse No Aplica (N.A). Observaciones: Comentarios o aspectos a considerar tanto en la definición como medición y seguimiento al indicador. Meta Mensual Acumulada: Valor que a la fecha de medición debe presentar el indicador. Este valor se encuentra formulado. Avance Meta Año XXXX: Valor que a la fecha de medición presenta el indicador. Este valor se encuentra formulado. Porcentaje sobre la meta mensual: La relación porcentual de cumplimiento entre la meta mensual acumulada y el avance de meta, a la fecha de medición. Este valor se encuentra formulado. Color: Representación visual para interpretar el avance del indicador a la fecha de medición, así: o Verde, se da cuando el porcentaje sobre la meta mensual, es mayor o igual al 90%. o Amarillo, se da cuando el porcentaje sobre la meta mensual es menor al 90% pero mayor o igual al 80%. o Rojo, se da cuando el porcentaje sobre la meta mensual, es menor al 80%. Este valor se encuentra formulado. Mediciones mensuales: Valor del indicador a la fecha de medición. o Si el indicador representa una medición respecto a la gestión o ejecución de una actividad definida dentro del Plan de Acción, para ser ejecutada dentro de la correspondiente vigencia, debe registrarse No Aplica (N.A), en los meses que no se contemple la ejecución de dicha actividad. o Si bien es cierto el indicador es nuevo dentro del Tablero de Control, pero es factible la consecución de los datos históricos, debe registrarse No Disponible (N.D.) Gráfico: Representación grafica del comportamiento del indicador de acuerdo a los valores reportadas en las mediciones mensuales. 5.3.2. FUENTES DE DATOS El Tablero de Control de Indicadores, contiene el registro pormenorizado de cada uno de los indicadores del Programa Gobierno en Línea; tanto como el nombre, variables, formula de calculo, tipo del indicador, proyecto al que pertenece, subcomponente al que pertenece y componente al cual pertenece, valor acumulado entre vigencias, meta para el año de descripción, avance con respecto a la meta del año, porcentaje sobre la meta mensual, etc. La fuente de datos para generar los indicadores del Programa Gobierno en Línea es variable dependiendo del tipo; que a saber son: de proceso, de producto y de impacto. Página 28 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Para los indicadores de proceso, la fuente de datos es el Cronograma General de Actividades del área. Por ejemplo: para el indicador Porcentaje de Avance en la Elaboración de Planes de Acción Sectoriales, los datos que construyen el indicador son el Cronograma General de Actividades del área. Consiste en tomar para la actividad sobre la que se esta realizando la medición, el valor de la columna Avance Real, que refleja el avance en tiempo en la ejecución de la actividad. Para los indicadores de producto, la fuente de datos es diversa. Por ejemplo; para el indicador Número de Sectores con Planes de Acción, los datos provienen de los Informes presentados por el Coordinador de Información Sectorial – CIS, recolectando la información del sector a cargo. Para el caso del indicador Número de Entidades Territoriales Actualizando y Publicando Información los datos se extraen así: Para las Entidades Territoriales, que hicieron parte de la fase I del proyecto, la información es suministrada en un informe que para tal fin envía el operador. Para las Entidades Territoriales, que hacen parte de la fase II del proyecto, la información es suministrada por el contratista responsable de adelantar la capacitación y acompañamiento en la implementación del Sitio Web. Se considera que publicar y/o actualizar información se da cuando la Entidad Territorial, interactúa de alguna manera en la gestión de la información que se publica en el sitio Web . Y para los indicadores de impacto, las fuentes de datos varían en el caso de que sea numérico y en el caso de que sea de porcentaje. Por ejemplo; para el Indicador Tiempo de Atención de Requerimientos de Información, Peticiones, Quejas y Reclamos, por ser medido en días la fuente de datos es: Detección de No Conformidades de la auto evaluación y gestión de los procesos. Informes de auditorias internas. Revisiones realizadas por la Dirección. Solicitudes de requerimientos de información, peticiones, quejas y reclamos . En cambio para el indicador Porcentaje de Avance en la Asimilación de la Estrategia de Gobierno en Línea en Entidades Territoriales, por ser su unidad de medida porcentual, la fuente de datos es el Cronograma General de Actividades del área, y se toma para la actividad sobre la que se esta realizando la medición, el valor de la columna Avance Real, que refleja el avance en tiempo en la ejecución de la actividad. Pág. 29 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 5.3.3. SITIOS DE PUBLICACION La publicación de los indicadores no es un mero ejercicio de plasmar el hecho de su generación, no tampoco de mostrar su cambio a través del periodo de realización y ejecución de un proyecto. Es un hecho aun más estricto y critico, pues confluye en mostrar a quien quiera observar, indagar, fiscalizar o evaluar, los resultados de la ejecución de recursos de manera eficiente y por tanto productiva. De tal manera, la publicación de los indicadores es la muestra de resultados sustentados en procesos, acciones y desarrollos con fundamento y análisis, como argumento de retroalimentación sobre las realizaciones del Programa Gobierno en Línea. Existen dos tipos de sitios en los cuales se publican los indicadores del Programa Gobierno en Línea; estos son: sitios externos y sitios o publicaciones internas. 5.3.3.1. Sitios Externos Resultan ser los sitios o publicaciones que el Programa Gobierno en Línea alimenta con el suministro de información, y por tanto dichos sitios se encargan de suministrar esta información de manera indirecta a la sociedad en general. Fichas Estadística Básica de Inversión – EBI: Se define como un formato que contiene de manera esquemática la información esencial de un proyecto de inversión producto de su proceso de formulación; en cumplimiento de la normatividad vigente, antes de asignar y ejecutar recursos de los presupuestos anuales de inversión de las Entidades y sus programas adscritos. La Ficha EBI-L está compuesta por dos partes: la primera contiene la información indispensable para que un proyecto obtenga la viabilidad y la segunda parte se refiere al concepto de viabilidad. Es en dicha primera parte la que contiene los indicadores del proyecto. Estos deben contener en el numeral 7 de la ficha: el nombre, la formula del indicador, estado inicial, valor esperado y periodo en el que se espera alcanzar o lograr el valor esperado del indicador. Dado que estos indicadores generalmente expresan la cantidad o cualidad actual de una situación que será afectada por una acción o actividad, el efecto de dicha acción puede ser medido o comprobado por el cambio que se registre en la cuantificación o valoración del indicador al finalizar el periodo de ejecución del proyecto, o en el momento en el que se considere oportuno estimarlo17. DEPARTAMENTO ADMINIDTRATIVO DE PLANEACION DISTRITAL. “Manual de Procedimientos para la Organización y Administración del Banco de Programas y Proyectos Locales (BPP-L)”. Subdirección de Seguimiento y Planeación de la Inversión Pública. Bogotá D.C., 2005. 17 Página 30 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Sistema Proyectos de Inversión - SPI: El Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión surge para que la ciudadanía en general pueda tener una herramienta para la veeduría a los recursos de la inversión pública. Es el sistema de información que, con la utilización de criterios técnicos, permite determinar los requisitos para realizar proyectos de inversión y adelantar seguimiento sistemático a las fases de los proyectos en desarrollo. En el segundo formato que se refiere a Seguimiento, en el cuarto modulo descrito como indicadores; se asocia la información de los indicadores de gestión, producto o servicio para el proyecto descrito; y se diligencian solamente los campos Indicador (seleccionando de un listado de los que son asociados al proyecto), Meta como el valor a llegar según la formulación del proyecto y, Avance como el valor efectivamente encontrado en el informe o visita periódica al proyecto. Es importante tener en cuenta, que los indicadores que se encuentren registrados (provenientes de la Ficha EBI del proyecto), no se pueden borrar ni modificar; solo se puede actualizar su Avance, mediante el hipervínculo cambiar, en el listado- matriz18. Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno - SIGOB: Este Sistema, permite al Gobierno y a toda la ciudadanía realizar un seguimiento detallado a las políticas sociales y económicas, y por tanto a la ejecución de planes, proyectos y programas, con el objetivo de aumentar la participación ciudadana en la definición de las tareas públicas, en su ejecución y vigilancia El SIGOB contiene según las prioridades y los indicadores seleccionados para medir sus resultados, los objetivos y metas contempladas en el Manifiesto Democrático y en Plan Nacional de Desarrollo. Es un sistema en línea, que es actualizado por los funcionarios de cada ministerio, encargados de reportar los avances en cada meta de acuerdo a los proyectos por cada programa. Informe presentado a la Contraloría General de la República – Indicadores de Gestión Formato No. 6 “Servicios de Gobierno En Línea”: Informe de gestión mensual para realizar el seguimiento a los Planes de Acción definidos al interior del Programa. 5.3.3.2. Sitios o Publicaciones Internas Al interior del Programa, existen publicaciones o sitios en los que reposa la información para ser consultada por todos los interesados en dicha información. SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION NACIONAL. https://sifa.dnp.gov.co/dnpweb/index.htm. “Manual para ingresar la Información en el Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión: Manual interactivo del Usuario”. Bogotá. 2006. p. 4 18 Pág. 31 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES Programa Gobiernoenlinea En Cifras: En el sitio Web del Programa Gobierno en Línea, se encuentra un lugar llamado Programa gobiernoenlinea en Cifras que muestra los indicadores organizada por: componente, subcomponente, proyecto, indicando los logros en las vigencias anteriores y en lo que va corrido del año en curso, así como la meta al final de la vigencia. La actualización de la información, es con corte mensual. Cronograma de Actividades: El Cronograma General de Actividades es un instrumento de registro y seguimiento de información de naturaleza interna, que permite que las áreas del Programa, reporten la información concerniente al avance en las actividades y proyectos por ellas desarrollados. Al interior del Cronograma de Actividades, por cada una de las actividades identificadas en la columna Plan de Acción, se registra los indicadores definidos para cada dirección de área, usando números arábigos en la columna denominada Indicadores Asociados. El diligenciamiento de indicadores en el Cronograma debe llevar: el nombre, tipo de indicador (gestión o producto), meta, responsables, fecha de inicio y de terminación. En la columna de Valor del Indicador, se indica el valor que se haya alcanzado para el indicador durante el periodo de seguimiento. Si el indicador es de gestión (G), el valor es el mismo de la celda que cruza la columna Avance Real con la fila de la actividad de la actividad de agregación correspondiente al Plan de Acción. Si el indicador es de producto (P), el valor debe ser diligenciado debe ser diligenciado directamente y debe estar debidamente soportado para cuando sea requerido 19. Informe consolidado de avance de la Estrategia de Gobierno En Línea: Proyectos Programa Gobierno en Línea: Este informe contempla todos los indicadores relacionados a los proyectos que desarrolla el Programa Gobierno en Línea, y esta desarrollado con ayuda del formato Excel de Microsoft Office. En la primera hoja de dicho informe se presenta la información general; estructurada en cuatro secciones: Sección A: Conceptos de Información, Sección B: Consolidado Total, Sección Orden Nacional y Sección D: Orden Territorial: Departamentos. La Sección A: Conceptos de Información, se subdivide en componente, subcomponente, proyecto, periodos y variables. En en la columna variables se asocian aspectos específicos de cada uno de los proyectos, sobre los cuales se requiere información precisa a ser diligenciada en las hojas soporte de la 19 Para mayor información sobre el diligenciamiento de los indicadores dentro del Cronograma de Actividades, el lector puede dirigirse en Internet a la siguiente dirección programa.gobiernoenlinea.gov.co en el link de Interés, da click en Documentos, se de clic en Monitoreo y Evaluación, y selecciona PGELMEPR-007 Procedimiento Para La Generación, Reporte y Seguimiento Del Cronograma General De Actividades y también Guía diligenciamiento Cronograma de Actividades Página 32 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Hoja de Información General (dichas hojas ordenadas alfabéticamente de la A hasta la J, asociada a cada letra un proyecto, un producto o un servicio generado), según sea el caso. Es aquí en donde se registran los indicadores asociados a cada uno de los proyectos, o a los productos o servicios generados por ellos, y que sustentan la información de este informa. Un ejemplo de estos indicadores es Nº de alcaldías beneficiadas en Gobierno en Línea Territorial para las Fases I y II. Pág. 33 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 6. METODOLOGÍA 6.1. ESTRUCTURAR EL INDICADOR Los Directores de área al momento de definir y estructurar los indicadores asociados a los procesos que tengan a cargo, deben tener en cuenta que éstos se encuentren alineados con: Misión del Programa Gobierno en Línea. Visión del Programa Gobierno en Línea. Objetivos del Programa Gobierno en Línea. Y cuando sea pertinente para la medición del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe tener en cuenta: Política de calidad. Objetivos de calidad. Mapa de Procesos. Caracterización del proceso. 6.2. VALIDAR LOS INDICADORES DEFINIDOS Los Directores de Área deben validar si los indicadores estructurados son objetivos, agregan valor y son verificables, teniendo en cuenta los siguientes enunciados: Son objetivos: Significa que sean de fácil comprensión, tanto para los que lo van a reportar, como para quienes lo van a analizar y/o a conocer o tomar como referencia. Agregan valor : Significa que la medición periódica del indicador definido, permite establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de los resultados esperados del proceso, en relación con los productos y servicios que éste genera para la ciudadanía, el Estado o para las partes interesadas en el Programa Gobierno en Línea, permitiendo la toma de decisiones. Página 34 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Son verificables: Significa la posibilidad que tiene el indicador de poder ser sustentado y trazable con datos y que resistan cualquier tipo de análisis. 6.3. ELABORAR HOJA DE VIDA DEL INDICADOR El Director de Área debe diligenciar en la Hoja de Vida del Indicador 20, de acuerdo al formato y a las instrucciones de diligenciamiento establecidas en el Anexo A. 6.4. IMPLEMENTAR EL INDICADOR El Director de Área debe comunicar al equipo de consultores a su cargo los indicadores definidos, dar a conocer las hojas de vida de los indicadores y aclarar dudas que surjan al respecto, de manera que se pueda generar el reporte de datos para su análisis y publicación. 6.5. ANALIZAR EL INDICADOR Los datos reportados de los indicadores, se analizan de acuerdo a la meta y los rangos de evaluación establecidos, en la hoja de vida del indicador. El Director de Área debe contemplar las acciones a tomar derivadas del análisis del indicador, en especial cuando el indicador no cumple con la meta establecida. Si el incumplimiento de una meta relacionada con un indicador es repetitivo, debe aplicarse lo descrito en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. 6.6. REVISAR LA PERTINENCIA DE LOS INDICADORES DEFINIDOS Periódicamente la Directora del Programa y el Director de Monitoreo y Evaluación, revisan la pertinencia de los indicadores. Si de esta revisión surge la definición de nuevos indicadores o la actualización de los existentes esto debe ser comunicado por el Director de Monitoreo y Evaluación a las Áreas involucradas para que procedan a actualizar las respectivas hojas de vida de los indicadores. Para cada uno de los indicadores existe temporalidad en la extracción de datos y reportes de información; por tanto el representante de la dirección analizará la información contenida en el Sistema de Información de Indicadores del Programa Gobierno en Línea y la presentará a la Dirección dependiendo de: la temporalidad de las mediciones que se realicen a los datos que generan los indicadores y la frecuencia de reporte de información a las Entidades externas que solicitan información del Programa. 20 Hoja de Vida del Indicador: Ver Plantilla, Anexo A. Pág. 35 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES Por ejemplo; en el Programa, las actividades que se realizan dentro de cada uno de los procesos en cada una de las áreas, son monitoreadas continuamente en los cronogramas por sus responsables. Empero la recopilación de dichas mediciones se realiza de manera mensual, como soporte de los informes de gestión mensuales, que debe suministrar el Programa al Ministerio de Comunicaciones, la Entidades de Control y cualquier otro organismo que solicite información del desarrollo de la misión. Página 36 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 7. S RESPONSABLES e presenta a continuación la descripción de roles y responsabilidades de los consultores del Programa Gobierno en Línea acerca del Manual de Indicadores del Sistema de Gestión de Calidad. 7.1. DIRECTOR(A) DEL PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA Aprobar el Manual de Indicadores. Avalar la pertinencia de los indicadores frente a las metas y objetivos propuestos para el corto, mediano y largo plazo dentro de la proyección del Plan de Acción del Programa Gobierno en Línea y previsto dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Analizar y evaluar el comportamiento de los datos reportados por la medición de los indicadores. Tomar decisiones con respecto al análisis y evaluación de datos de los indicadores. Definición de acciones correctivas y de mejoramiento 7.2. DIRECTOR(A) DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Verificar la implementación y actualización del Manual de Indicadores. Realizar la consolidación de todos los indicadores medidos por proceso Analizar los resultados generados por los indicadores durante el período de estudio, por cada área del Programa. Presentar informe de resultados mensualmente a la Directora(a) del Programa Gobierno en Línea. Responder a los clientes internos y externos, requerimientos de información sobre avance en las metas del Programa Gobierno en Línea. Validar de manera conjunta con el Director de Área, el tipo de indicador definido (eficiencia, eficacia y efectividad) y su aplicabilidad y sitio de publicación. Realizar conjuntamente con el Director de Área el seguimiento al comportamiento de los indicadores en términos de tiempo y metas establecidas. Realizar seguimiento a las acciones correctivas y de mejoramiento definidas para corregir la conducta del indicador. Pág. 37 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 7.3. DIRECTORES DE ÁREA Participar de manera conjunta con el Director del Programa, en la aprobación del Manual. Identificar la necesidad de los indicadores que permitan medir el estado real de los proyectos y la gestión realizada. Definir y estructurar los indicadores del proceso y de los proyectos. Diligenciar la hoja de vida para cada uno de los indicadores definidos. Reportar permanentemente el avance de los indicadores, de acuerdo con el procedimiento y formato definidos para este fin en el Proceso de Monitoreo y Evaluación. Validar de manera conjunta con el Director de Monitoreo y Evaluación, el tipo de indicador definido (eficiencia, eficacia y efectividad) y su aplicabilidad y sitio de publicación. Realizar conjuntamente con el Director de Monitoreo y Evaluación el seguimiento al comportamiento de los indicadores en términos de tiempo y metas establecidas. Plantear medidas al interior del(os) proceso(s) o proyecto(s) que contribuyan a la mejora o mantenimiento de las metas y objetivos plasmados. Página 38 de 42 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA 8. CONCLUSIONES D e acuerdo al contexto actual de la administración pública, se pretende llevar a cabo una política de rendición de cuentas y poner a disposición de la sociedad un Sistema de Indicadores, que desemboque en la vinculación de quienes toman decisiones y los que las aceptan. Además, la implementación de indicadores permite evaluar la situación del país en el contexto nacional, regional e internacional; pasando entonces no solo a ser un asunto de mera estadística; sino también de política. Con todo y esto surge la inquietud de si los sistemas de medición actuales, responden claramente a la disponibilidad, calidad, relevancia, oportunidad y a las necesidades, nuevas y cambiantes de la sociedad. Por tal motivo, surge al interior del Programa Gobierno en Línea la urgente necesidad de diseñar, crear, fundamentar y aplicar una herramienta que permita encadenar los resultados obtenidos, como un desarrollo estratégico, dentro de la perspectiva de incluir y conectar a los ciudadanos, las empresas y las entidades en el entorno cambiante de la globalización; ese instrumento es el Manual de Indicadores. El Manual de indicadores es un insumo base para la elaboración y construcción de los indicadores por cada uno de los procesos al interior de ella. De acuerdo a esto, el Manual de Indicadores resulta ser un herramienta propositiva de manera permanente consulta para cada uno de los consultores del Programa Gobierno en Línea. Así mismo, la utilidad de tener una manual que oriente en la estandarización en la presentación de los indicadores (hoja de vida) permite fortalecer la imagen institucional del Programa tanto interna como externa, generando productos de alta calidad alineados con la filosofía del Sistema de Gestión de Calidad. Pág. 39 de 42 PGELMEMA-002 MANUAL DE INDICADORES 9. ANEXOS ANEXO A Guía para el diligenciamiento de la plantilla de Hoja de Vida del indicador. PROCESO (3) COMPONENTE (4) Direccionamiento Investigación y Planeación Articulación y Gestión Desarrollo Operación Apropiación Administrativa, Financiera y Jurídica Monitoreo y Evaluación SUBCOMPONENTE (5) Portales de Acceso Servicios Gobierno En Línea Eficacia/Producto Eficiencia/Gestión Efectividad/Impacto TIPO DE INDICATOR (2) NOMBRE DEL INDICADOR (1) Sistemas Transversales Sistemas Sectoriales Plataforma de Interoperabilidad Intranet Gubernamental Infraestructura Tecnológica Otros PROYECTO (6) Portal Estado Colombiano – PEC Portal de Contratación - PUC Portal Intranet Gubernamental Portales Entidades Territoriales Otro(s): Sistema Electrónico de Compras Públicas - SECOP Sistema de Información de la Administración Pública – SITI Otro(s): Registro Único de Afiliados a la Protección Social – RUAF Otro(s): Estándares y Políticas: GEL-XML, Lenguaje Estándar de Intercambio de Información Estándares y Políticas: GEL-POINT, Políticas de Interoperabilidad Núcleo Transaccional Otro(s): Comunicaciones: Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano - RAVEC Computación Centro de Datos y Servicios Base Contacto: Centro de Interacción Multimedia Otro(s): Cumbre Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada - RENATA Otro(s): OBJETIVO DEL INDICATOR (7) PERTINENCIA DEL INDICATOR (8) VARIABLES DEL INDICATOR (9) UNIDAD DE MEDIDA (11) FÓRMULA DE CÁLCULO (10) FUENTE DE DATOS – METODOLOGÍA (12) FRECUENCIA DE MEDICIÓN Y REPORTE (13) RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Y REPORTE (15) COBERTURA (17) FRECUENCIA DE ANÁLISIS (14) RESPONSABLE DEL ANÁLISIS (16) Municipal Departamental Nacional Internacional ALTO 2.007 LÍNEA DE BASE (19) SOPORTE NORMATIVO O PROCEDIMENTAL (21) MEDIO BAJO RANGOS DE EVALUACIÓN (18) META (20) Plan de Acción del Programa Gobierno en Línea. Página 40 de 42 2.008 2.009 2.010 ÁREA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROGRAMA GOBIERNO EN LÍNEA PUBLICADO EN (22) RESTRICCIONES (23) Sistema de Gestión y Seguimiento a la Metas de Gobierno – SIGOB, Programa “Gobierno En Línea” Sitio Web del Programa Gobierno en Línea programa.gobiernoenlinea.gov.co, en el enlace Programa Gobiernoenlinea en Cifras. Tablero de Control de Indicadores. Ninguna. El diligenciamiento de la Hoja de Vida del Indicador se realiza con relación a los siguientes parámetros definidos: 1. NOMBRE DEL INDICADOR: Denominación con la cual se va a conocer la expresión cuantitativa de las variables o atributos del proceso. 2. TIPO DE INDICADOR: Marcar con una X el tipo al cual pertenece el indicador, de acuerdo a la clasificación establecida. Eficacia/Producto: Clasificación del indicador que mide el grado en el cual una acción alcanza los resultados esperados. Eficiencia/Gestión: Clasificación del indicador que mide el logro del objetivo al menor costo posible. Efectividad/Impacto: Clasificación del indicador que mide el impacto logrado por la implementación del proceso y/o proyecto. 3. PROCESO: Identifique con una X el proceso al cual pertenece el indicador definido. 4. COMPONENTE: Identifique con una X el(os) componente(s), al(os) que (cuales) pertenece el indicador. 5. SUBCOMPONENTE: Identifique con una X el(os) subcomponente(s) al(os) que (cuales) pertenece el indicador. 6. PROYECTO: Identifique con una X el(os) proyecto(s) al(os) que(cuales) pertenece(n) el indicador. 7. OBJETIVO DEL INDICADOR: Descripción del logro que se pretende alcanzar con el establecimiento del indicador. La redacción debe iniciar con un verbo. 8. PERTINENCIA DEL INDICADOR Descripción de la importancia del establecimiento y análisis del indicador. 9. VARIABLES DEL INDICADOR: Descripción de los elementos que componen la fórmula de cálculo del indicador. 10. FÓRMULA DE CÁLCULO: Representación en términos de una fórmula matemática de la asociación de variables para obtener la medición del indicador. 11. UNIDAD DE MEDIDA: Nombre del patrón que permita identificar la medición del indicador. 12. FUENTE DE DATOS – METODOLOGÍA: Identificación de los registros físicos y/o magnéticos, en los cuales se encuentran los datos correspondientes a las variables definidas. Las fuentes que aquí se relacionen deben estar en concordancia con las relacionadas en la caracterización del proceso y/o procedimientos. Adicionalmente se describen de los pasos a seguir para obtener los datos para el cálculo del indicador. 13. FRECUENCIA DE MEDICIÓN: Periodicidad con la cual se mide el indicador. 14. FRECUENCIA DE ANÁLISIS Y REPORTE: Periodicidad con la cual se analiza y reporta el indicador. 15. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Y REPORTE: Nombre del perfil encargado de realizar la medición. 16. RESPONSABLE DEL ANÁLISIS: Nombre del perfil encargado de realizar el análisis y reporte del comportamiento de las mediciones. 17. COBERTURA: Determinar si el indicador es de orden Nacional, Departamental, Municipal u otro. 18. RANGOS DE EVALUACION: Define los criterios que determinan cada rango. 19. LINEA BASE: Valor del indicador a la definición del mismo ó a la trazabilidad de su comportamiento. 20. META POR VIGENCIA: Valor esperado por año para dar cumplimiento al objetivo. La meta se debe establecer teniendo en cuenta la capacidad del proceso, la experiencia con relación al comportamiento del proceso y datos de medición existentes. ALTO: Cumplimiento del 100% de acuerdo a lo establecido en la meta. MEDIO: Cumplimiento del 90% hasta el 99.% de acuerdo a lo establecido en la meta. BAJO: Cumplimiento menor al 90% de acuerdo a lo establecido en la meta. 21. SOPORTE NORMATIVIDO: Convenios, leyes, decretos, resoluciones, circulares que reglamentan la implementación del indicador. 22. PUBLICADO EN: Seleccionar o nombrar los documentos (informes, formatos, sistemas), en los cuales estarán disponibles los resultados de la medición. 23. RESTRICCIONES: Describir los posibles inconvenientes que se podrían presentar para la medición del indicador. Pág. 41 de 42
