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Fecha: 01 Julio del 2013
Departamento de Informática
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Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito
IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS
PARA HOJAS DE CRÉDITO
 Introducción.
 Requisitos previos.
 Pasos a seguir
1. Ingresar a la página Web de la Universidad
2. Una vez dentro de esta página.
3. Ingreso de información para las hojas de crédito en el
aplicativo ACADEMICS
4. Proceso de Generación de Hoja de Crédito


A)CASO ALUMNOS NO BECADOS
B)CASO ALUMNOS BECADOS
5. NOMINA DE MATERIAS


Concesión de Becas o Pensión Diferenciada
Impresión Acta de Compromiso para Alumnos con
Pensión Diferenciada o Reimpresión del Acta de
Compromiso para Alumnos Becados.
 QUÉ DEBO HACER EL DÍA 6 DE AGOSTO DE 2013 ?
APROBACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO
 ANEXOS
Reimpresión de la hoja de crédito generada
Reimpresión del Acta de Compromiso
Anulación de la hoja de crédito
 DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECEPCIÓN
Ambato, Julio 2013
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Introducción
El Departamento de Informática de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede
Ambato para el semestre Agosto – Diciembre 2013, realizará una implementación a
nivel del Sistema de Gestión Académica en el proceso de hojas de crédito por lo que
es de vital importancia la colaboración de todos quiénes formamos parte en las
diferentes instancias para el éxito de este proceso.
Requisitos Previos
 Conexión a Internet.
 Impresora.
 Los links estarán disponibles el día Jueves 01 de Agosto del 2013 a partir de
la 1:00 am
Pasos a seguir
Para que el proceso de hojas de crédito sea adecuado, deberán seguirse las
siguientes indicaciones:
1. Ingresar a la página Web de la Universidad (www.pucesa.edu.ec) y en la página
principal seleccionar “Enlaces Académicos”.
2. Una vez dentro de esta página se observarán los siguientes links, donde
escogeremos el link “SISTEMA ACADEMICO” como se muestra en la figura:
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Notas Importantes:
 Para llenar las hojas de crédito es necesario descargar el archivo de horarios,
el cual podrás encontrarlo en el link “Horarios” disponible a partir del 01de
Agosto del 2013.
 En caso de tener algún problema, los laboratorios de la universidad estarán
abiertos para que puedas ingresar las hojas de crédito en los siguientes
horarios:
o Jueves 1 de agosto de 2013:
9:00 – 13:00 / 14:30 – 18:30
o Viernes 2 de agosto de 2013:
9:00 – 13:00 / 14:30 – 18:30
 Debes ACEPTAR LA BECA e IMPRIMIR EL ACTA DE COMPROMISO, en el
caso de que seas beneficiado por la misma. Si estas dentro del sistema de
pensión diferenciada, debes solo IMPRIMIR EL ACTA DE COMPROMISO.
 CADA ESTUDIANTE DEBERÁ ENTREGAR SUS HOJAS DE CRÉDITO
APROBADAS EL DÍA DE SU MATRICULA.
3.- Ingreso de información para las hojas de crédito en el aplicativo ACADEMICS
Primero visualizaremos la pantalla: “Nombre de Usuario y Contraseña” como se
muestra a continuación:
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En el campo “Usuario” ingresamos el NUMERO DE CEDULA SIN GUION, y en
contraseña, la que hayas asignado en el sistema, o en su defecto tu NUMERO
DE CEDULA SIN GUION
Luego presionamos el botón “INGRESAR”.
Posteriormente aparecerá la pantalla de Bienvenida como lo muestra la figura
siguiente:
Toma en cuenta el menú que aparece en la parte izquierda de la pantalla, este
es de muchísima importancia para el llenado de la Hoja de Crédito.
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4.- Proceso de Generación de Hoja de Crédito
En el menú seleccionamos la opción “PROCESOS”, se desplegará algo similar
a la siguiente figura:
Escogemos la opción “Hoja de Créditos”
a) CASO ALUMNOS NO BECADOS
Si no eres alumno becado por favor dirígete al punto 5
“NOMINA DE MATERIAS” directamente.
b) CASO ALUMNOS BECADOS
Por favor sigue los siguientes pasos:
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Te aparecerá la siguiente pantalla:
En este momento puedes ACEPTAR o no ACEPTAR la beca concedida.
Si presionas el botón “ACEPTAR” aparecerá el siguiente mensaje:
Por favor LEE DETENIDAMENTE LAS INSTRUCCIONES DEL MENSAJE, una
vez que lo hayas hecho presiona el botón “ACEPTAR”, aparecerá el siguiente
formulario:
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En este momento puedes imprimir tu Acta de Compromiso, para ello debes dar
clic en el ícono resaltado en la siguiente figura:
Esto te llevará automáticamente al cuadro de diálogo de impresión de la
impresora instalada en tu computador.
Si de pronto no aparece, no te preocupes, puedes realizar la siguiente acción,
escogiendo el ícono resaltado en el siguiente gráfico:
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Aparecerá la siguiente figura:
En la opción “Formato de archivo” escogemos la opción “PDF” como lo muestro
en la siguiente figura:
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Una vez seleccionado presionamos el botón “Exportar”, resaltado en la
siguiente figura:
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Se descargará un documento de internet, entonces procedes a abrir el PDF
descargado y ya puedes imprimir el documento.
Una vez realizada esta acción daremos clic en el botón “CONTINUAR CON LA
GENERACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO” que se resalta en la figura a
continuación:
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5.- NOMINA DE MATERIAS
Aparecerá la siguiente pantalla donde se visualizarán las materias que puedes
escoger para generar la Hoja de Crédito del Semestre actual.
Como puedes observar el sistema presenta la información de todas las
materias que puedes tomar de tú carrera, incluyendo inglés y pastoral.
Fíjate también que en la parte derecha de la pantalla aparecen los cupos
disponibles de esa materia en esa aula, estos cupos se decrementan a raíz de
que las hojas de crédito se van generando.
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Luego, las materias se deberán seleccionar presionando: la tecla CTRL (en el
teclado) más clic en el botón izquierdo del mouse sobre cada materia que
deseas escoger.
NO
SI
LO HACES DE ESTA MANERA SOLO SE SELECCIONARÁ UNA
MATERIA Y SERÁ IMPOSIBLE QUE GENERES LA HOJA DE CRÉDITO.
Una vez seleccionadas las materias, aparecerá una pantalla similar a la que
sigue donde las líneas de las materias escogidas tomarán un tono azul claro
como lo muestra la figura:
Fíjate que cada vez que escoges una materia, en la parte inferior de la
pantalla se irá dibujando tu horario, esto es con el propósito de darte una idea
de que no se crucen tus horarios y sepas como estructurarlos correctamente,
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un ejemplo de lo descrito anteriormente se muestra a continuación en la
siguiente figura:
Una vez que has seleccionado las materias que deseas tomar este semestre lo
que resta es dar clic en el botón “GENERAR HOJA DE CREDITO” que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la figura a
continuación:
Si existen cruces de horario el sistema presentará el siguiente mensaje:
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Deberás quitar la selección de las materias que escogiste para volverlas a
escoger correctamente evitando el cruce de horarios.
De igual forma algo que impedirá que generes la hoja de Crédito
correctamente es cuando escojas una materia que ya no tiene cupo, de
ser este el caso te aparecerá un mensaje como el que se muestra a
continuación
Por favor fíjate que el número de cupos de la materia que presenta el error
está en cero por lo que no te permitirá realizar esta transacción.
Otro obstáculo para generar la Hoja de Crédito en el Sistema Academics
es que ya hayas generado otra anteriormente, si cometes este error te
aparecerá un mensaje similar al siguiente:
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Para generar una nueva Hoja de Crédito deberás anular la que ya posees
y volver a generar una nueva. (Más adelante se explica la forma de anular tu
hoja de crédito en el ANEXO 1).
Si no se presenta ningún problema de cruces o falta de cupos, una vez
presionado el botón “GENERAR HOJA DE CRÉDITO”, esperamos unos
segundos y aparecerá una pantalla similar a la que se presenta a continuación
con el siguiente mensaje:
Conforme al mensaje, deberás aprobar tu Hoja de Crédito para que puedas
imprimirla, para ello debes esperar hasta el día 06 de Agosto del 2013,
puesto que tu Escuela, Ingles y Pastoral deberán realizar la revisión previa de
tu Hoja de Crédito, validarla y luego de este proceso serás capaz de imprimirla.
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UNA HOJA DE CREDITO QUE NO POSEA LOS CUATRO MENSAJES DE
APROBACION TANTO DE TU CARRERA, INGLÉS, PASTORAL Y DE TU
APROBACIÓN, NO SERÁ VÁLIDA PARA EL DÍA DE TU MATRICULA, por
favor sigue los pasos al pie de la letra y evita problemas futuros.
Concesión de Becas o Pensión Diferenciada
En el caso de que tú poseas el Beneficio de Beca o tus datos estén dentro del
Sistema de Pensión Diferenciada, en el Reporte de Hoja de Crédito aparecerá
un mensaje similar al siguiente:
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Impresión Acta de Compromiso para Alumnos con Pensión Diferenciada o
Reimpresión del Acta de Compromiso para Alumnos Becados.
Si eres un alumno que posee pensión diferenciada, debes imprimir el Acta de
Compromiso, para ello debes dirigirte al menú reportes “Acta de Compromiso”,
como lo muestra la figura a continuación:
Aparecerá un formulario similar al siguiente:
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Presionamos el Botón de “Impresión” que se resalta en la figura, y aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
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Aquí podrás especificar el número de copias a imprimir del documento. En este
caso para el día de tu matricula debes tener 2 COPIAS DEL ACTA DE
COMPROMISO SI ESTAS BENEFICIADO CON BECA O PENSIÓN
DIFERENCIADA.
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QUÉ DEBO HACER EL DÍA 6 DE AGOSTO DE 2013?
1.- APROBACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO
A partir de las 11h00 del día 6 de agosto de 2013 podrás y deberás aprobar la
Hoja de Crédito, dirigiéndote al Menú “Procesos”, opción “APROBACION DE
HOJA DE CREDITO”, como se muestra en la siguiente figura:
Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
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En la parte superior izquierda de este formulario presiona el botón “APROBAR
HOJA DE CRÉDITO”, y listo, tu hoja de crédito ha sido aprobada.
Luego de presionar el botón aparecerá el siguiente mensaje:
Damos clic en el botón “aceptar” y fijémonos una vez más en la parte inferior
del reporte de la Hoja de Crédito, aparecerá una figura similar a la siguiente:
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Esta ya es la Hoja de Crédito válida que deberá ser entregada el día de tu
matrícula, para imprimirla, fíjate en el ícono de la parte superior del reporte,
este se describe en el gráfico a continuación:
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Una vez presionado este botón aparecerá la siguiente figura:
Aquí escoges la impresora y el número de copias (presentar 2 copias el día de
tu matricula) y clicas el botón imprimir.
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En el caso de que exista algún inconveniente, el sistema te indicará cual es el
problema mediante un mensaje como el que se muestra a continuación:
Si el mensaje anterior aparece, significa y ocurre cuando tu hoja de Crédito no
ha sido revisada aún por Lenguas, Pastoral o tu Carrera, pero no te preocupes
pronto será validada y aprobada en el transcurso del día.
Nota Importante: SI CONCLUISTE INGLES O PASTORAL, de igual forma
debes tener los mensajes de aprobación de estos dos Departamentos
para que puedas aprobar tu Hoja de Crédito.
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ANEXOS
Reimpresión de la hoja de crédito generada
En el caso que desees reimprimir la Hoja de Crédito las veces que lo necesites,
te ubicas en el menú opción REPORTES, ítem Reimprimir Hoja de Créditos
como lo muestra la figura:
Reimpresión del Acta de Compromiso
En el caso que desees reimprimir el Acta de Compromiso las veces que la
necesites, te ubicas en el menú opción “REPORTES,” ítem “Acta de
Compromiso” como lo muestra la siguiente figura:
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Anulación de la hoja de crédito.
Si por error generaste erróneamente tu hoja de Crédito, puedes anularla, para
ello dirígete al menú en la opción “PROCESOS”, “HOJAS DE CRÉDITO”, y te
aparecerá la pantalla con las materias que puedes escoger y en la parte
superior de la misma un botón que dice: “ANULAR HOJA DE CRÉDITO”, como
se muestra a continuación:
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Presionas el botón, esperas unos segundos y te aparecerá el siguiente
mensaje:
NOTA: NO TE PERMITIRÁ ANULAR UNA HOJA DE CRÉDITO SI LA MISMA
YA SE ENCUENTRA MATRICULADA Y LEGALIZADA O SI YA ESTÁ
APROBADA POR TU SECRETARIA DE ESCUELA, INGLÉS Y PASTORAL.
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DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECEPCIÓN.
La documentación que debe ser entregada por cada persona/estudiante en las
ventanillas de facturación para las matrículas de tu carrera es la siguiente:
 2 impresiones de tus hojas de crédito.
 2 impresiones del Acta de Compromiso en el caso de que hayas aceptado la
Beca o constes en el sistema de pensión diferenciada.
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