Documento 391415
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Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 1 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS PARA HOJAS DE CRÉDITO Introducción. Requisitos previos. Pasos a seguir 1. Ingresar a la página Web de la Universidad 2. Una vez dentro de esta página. 3. Ingreso de información para las hojas de crédito en el aplicativo ACADEMICS 4. Proceso de Generación de Hoja de Crédito A)CASO ALUMNOS NO BECADOS B)CASO ALUMNOS BECADOS 5. NOMINA DE MATERIAS Concesión de Becas o Pensión Diferenciada Impresión Acta de Compromiso para Alumnos con Pensión Diferenciada o Reimpresión del Acta de Compromiso para Alumnos Becados. QUÉ DEBO HACER EL DÍA 6 DE AGOSTO DE 2013 ? APROBACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO ANEXOS Reimpresión de la hoja de crédito generada Reimpresión del Acta de Compromiso Anulación de la hoja de crédito DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECEPCIÓN Ambato, Julio 2013 Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 2 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Introducción El Departamento de Informática de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ambato para el semestre Agosto – Diciembre 2013, realizará una implementación a nivel del Sistema de Gestión Académica en el proceso de hojas de crédito por lo que es de vital importancia la colaboración de todos quiénes formamos parte en las diferentes instancias para el éxito de este proceso. Requisitos Previos Conexión a Internet. Impresora. Los links estarán disponibles el día Jueves 01 de Agosto del 2013 a partir de la 1:00 am Pasos a seguir Para que el proceso de hojas de crédito sea adecuado, deberán seguirse las siguientes indicaciones: 1. Ingresar a la página Web de la Universidad (www.pucesa.edu.ec) y en la página principal seleccionar “Enlaces Académicos”. 2. Una vez dentro de esta página se observarán los siguientes links, donde escogeremos el link “SISTEMA ACADEMICO” como se muestra en la figura: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 3 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Notas Importantes: Para llenar las hojas de crédito es necesario descargar el archivo de horarios, el cual podrás encontrarlo en el link “Horarios” disponible a partir del 01de Agosto del 2013. En caso de tener algún problema, los laboratorios de la universidad estarán abiertos para que puedas ingresar las hojas de crédito en los siguientes horarios: o Jueves 1 de agosto de 2013: 9:00 – 13:00 / 14:30 – 18:30 o Viernes 2 de agosto de 2013: 9:00 – 13:00 / 14:30 – 18:30 Debes ACEPTAR LA BECA e IMPRIMIR EL ACTA DE COMPROMISO, en el caso de que seas beneficiado por la misma. Si estas dentro del sistema de pensión diferenciada, debes solo IMPRIMIR EL ACTA DE COMPROMISO. CADA ESTUDIANTE DEBERÁ ENTREGAR SUS HOJAS DE CRÉDITO APROBADAS EL DÍA DE SU MATRICULA. 3.- Ingreso de información para las hojas de crédito en el aplicativo ACADEMICS Primero visualizaremos la pantalla: “Nombre de Usuario y Contraseña” como se muestra a continuación: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 4 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito En el campo “Usuario” ingresamos el NUMERO DE CEDULA SIN GUION, y en contraseña, la que hayas asignado en el sistema, o en su defecto tu NUMERO DE CEDULA SIN GUION Luego presionamos el botón “INGRESAR”. Posteriormente aparecerá la pantalla de Bienvenida como lo muestra la figura siguiente: Toma en cuenta el menú que aparece en la parte izquierda de la pantalla, este es de muchísima importancia para el llenado de la Hoja de Crédito. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 5 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito 4.- Proceso de Generación de Hoja de Crédito En el menú seleccionamos la opción “PROCESOS”, se desplegará algo similar a la siguiente figura: Escogemos la opción “Hoja de Créditos” a) CASO ALUMNOS NO BECADOS Si no eres alumno becado por favor dirígete al punto 5 “NOMINA DE MATERIAS” directamente. b) CASO ALUMNOS BECADOS Por favor sigue los siguientes pasos: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 6 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Te aparecerá la siguiente pantalla: En este momento puedes ACEPTAR o no ACEPTAR la beca concedida. Si presionas el botón “ACEPTAR” aparecerá el siguiente mensaje: Por favor LEE DETENIDAMENTE LAS INSTRUCCIONES DEL MENSAJE, una vez que lo hayas hecho presiona el botón “ACEPTAR”, aparecerá el siguiente formulario: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 7 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito En este momento puedes imprimir tu Acta de Compromiso, para ello debes dar clic en el ícono resaltado en la siguiente figura: Esto te llevará automáticamente al cuadro de diálogo de impresión de la impresora instalada en tu computador. Si de pronto no aparece, no te preocupes, puedes realizar la siguiente acción, escogiendo el ícono resaltado en el siguiente gráfico: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 8 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Aparecerá la siguiente figura: En la opción “Formato de archivo” escogemos la opción “PDF” como lo muestro en la siguiente figura: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 9 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Una vez seleccionado presionamos el botón “Exportar”, resaltado en la siguiente figura: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 10 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Se descargará un documento de internet, entonces procedes a abrir el PDF descargado y ya puedes imprimir el documento. Una vez realizada esta acción daremos clic en el botón “CONTINUAR CON LA GENERACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO” que se resalta en la figura a continuación: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 11 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito 5.- NOMINA DE MATERIAS Aparecerá la siguiente pantalla donde se visualizarán las materias que puedes escoger para generar la Hoja de Crédito del Semestre actual. Como puedes observar el sistema presenta la información de todas las materias que puedes tomar de tú carrera, incluyendo inglés y pastoral. Fíjate también que en la parte derecha de la pantalla aparecen los cupos disponibles de esa materia en esa aula, estos cupos se decrementan a raíz de que las hojas de crédito se van generando. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 12 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Luego, las materias se deberán seleccionar presionando: la tecla CTRL (en el teclado) más clic en el botón izquierdo del mouse sobre cada materia que deseas escoger. NO SI LO HACES DE ESTA MANERA SOLO SE SELECCIONARÁ UNA MATERIA Y SERÁ IMPOSIBLE QUE GENERES LA HOJA DE CRÉDITO. Una vez seleccionadas las materias, aparecerá una pantalla similar a la que sigue donde las líneas de las materias escogidas tomarán un tono azul claro como lo muestra la figura: Fíjate que cada vez que escoges una materia, en la parte inferior de la pantalla se irá dibujando tu horario, esto es con el propósito de darte una idea de que no se crucen tus horarios y sepas como estructurarlos correctamente, Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 13 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito un ejemplo de lo descrito anteriormente se muestra a continuación en la siguiente figura: Una vez que has seleccionado las materias que deseas tomar este semestre lo que resta es dar clic en el botón “GENERAR HOJA DE CREDITO” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la figura a continuación: Si existen cruces de horario el sistema presentará el siguiente mensaje: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 14 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Deberás quitar la selección de las materias que escogiste para volverlas a escoger correctamente evitando el cruce de horarios. De igual forma algo que impedirá que generes la hoja de Crédito correctamente es cuando escojas una materia que ya no tiene cupo, de ser este el caso te aparecerá un mensaje como el que se muestra a continuación Por favor fíjate que el número de cupos de la materia que presenta el error está en cero por lo que no te permitirá realizar esta transacción. Otro obstáculo para generar la Hoja de Crédito en el Sistema Academics es que ya hayas generado otra anteriormente, si cometes este error te aparecerá un mensaje similar al siguiente: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 15 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Para generar una nueva Hoja de Crédito deberás anular la que ya posees y volver a generar una nueva. (Más adelante se explica la forma de anular tu hoja de crédito en el ANEXO 1). Si no se presenta ningún problema de cruces o falta de cupos, una vez presionado el botón “GENERAR HOJA DE CRÉDITO”, esperamos unos segundos y aparecerá una pantalla similar a la que se presenta a continuación con el siguiente mensaje: Conforme al mensaje, deberás aprobar tu Hoja de Crédito para que puedas imprimirla, para ello debes esperar hasta el día 06 de Agosto del 2013, puesto que tu Escuela, Ingles y Pastoral deberán realizar la revisión previa de tu Hoja de Crédito, validarla y luego de este proceso serás capaz de imprimirla. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 16 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito UNA HOJA DE CREDITO QUE NO POSEA LOS CUATRO MENSAJES DE APROBACION TANTO DE TU CARRERA, INGLÉS, PASTORAL Y DE TU APROBACIÓN, NO SERÁ VÁLIDA PARA EL DÍA DE TU MATRICULA, por favor sigue los pasos al pie de la letra y evita problemas futuros. Concesión de Becas o Pensión Diferenciada En el caso de que tú poseas el Beneficio de Beca o tus datos estén dentro del Sistema de Pensión Diferenciada, en el Reporte de Hoja de Crédito aparecerá un mensaje similar al siguiente: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 17 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Impresión Acta de Compromiso para Alumnos con Pensión Diferenciada o Reimpresión del Acta de Compromiso para Alumnos Becados. Si eres un alumno que posee pensión diferenciada, debes imprimir el Acta de Compromiso, para ello debes dirigirte al menú reportes “Acta de Compromiso”, como lo muestra la figura a continuación: Aparecerá un formulario similar al siguiente: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 18 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Presionamos el Botón de “Impresión” que se resalta en la figura, y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 19 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Aquí podrás especificar el número de copias a imprimir del documento. En este caso para el día de tu matricula debes tener 2 COPIAS DEL ACTA DE COMPROMISO SI ESTAS BENEFICIADO CON BECA O PENSIÓN DIFERENCIADA. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 20 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito QUÉ DEBO HACER EL DÍA 6 DE AGOSTO DE 2013? 1.- APROBACIÓN DE LA HOJA DE CRÉDITO A partir de las 11h00 del día 6 de agosto de 2013 podrás y deberás aprobar la Hoja de Crédito, dirigiéndote al Menú “Procesos”, opción “APROBACION DE HOJA DE CREDITO”, como se muestra en la siguiente figura: Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 21 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito En la parte superior izquierda de este formulario presiona el botón “APROBAR HOJA DE CRÉDITO”, y listo, tu hoja de crédito ha sido aprobada. Luego de presionar el botón aparecerá el siguiente mensaje: Damos clic en el botón “aceptar” y fijémonos una vez más en la parte inferior del reporte de la Hoja de Crédito, aparecerá una figura similar a la siguiente: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 22 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Esta ya es la Hoja de Crédito válida que deberá ser entregada el día de tu matrícula, para imprimirla, fíjate en el ícono de la parte superior del reporte, este se describe en el gráfico a continuación: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 23 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Una vez presionado este botón aparecerá la siguiente figura: Aquí escoges la impresora y el número de copias (presentar 2 copias el día de tu matricula) y clicas el botón imprimir. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 24 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito En el caso de que exista algún inconveniente, el sistema te indicará cual es el problema mediante un mensaje como el que se muestra a continuación: Si el mensaje anterior aparece, significa y ocurre cuando tu hoja de Crédito no ha sido revisada aún por Lenguas, Pastoral o tu Carrera, pero no te preocupes pronto será validada y aprobada en el transcurso del día. Nota Importante: SI CONCLUISTE INGLES O PASTORAL, de igual forma debes tener los mensajes de aprobación de estos dos Departamentos para que puedas aprobar tu Hoja de Crédito. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 25 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito ANEXOS Reimpresión de la hoja de crédito generada En el caso que desees reimprimir la Hoja de Crédito las veces que lo necesites, te ubicas en el menú opción REPORTES, ítem Reimprimir Hoja de Créditos como lo muestra la figura: Reimpresión del Acta de Compromiso En el caso que desees reimprimir el Acta de Compromiso las veces que la necesites, te ubicas en el menú opción “REPORTES,” ítem “Acta de Compromiso” como lo muestra la siguiente figura: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 26 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Anulación de la hoja de crédito. Si por error generaste erróneamente tu hoja de Crédito, puedes anularla, para ello dirígete al menú en la opción “PROCESOS”, “HOJAS DE CRÉDITO”, y te aparecerá la pantalla con las materias que puedes escoger y en la parte superior de la misma un botón que dice: “ANULAR HOJA DE CRÉDITO”, como se muestra a continuación: Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 27 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito Presionas el botón, esperas unos segundos y te aparecerá el siguiente mensaje: NOTA: NO TE PERMITIRÁ ANULAR UNA HOJA DE CRÉDITO SI LA MISMA YA SE ENCUENTRA MATRICULADA Y LEGALIZADA O SI YA ESTÁ APROBADA POR TU SECRETARIA DE ESCUELA, INGLÉS Y PASTORAL. Lugar: Ambato Fecha: 01 Julio del 2013 Departamento de Informática Página 28 de 28 Implementación de Servicios Informáticos para Hojas de Crédito DOCUMENTACIÓN GENERADA Y RECEPCIÓN. La documentación que debe ser entregada por cada persona/estudiante en las ventanillas de facturación para las matrículas de tu carrera es la siguiente: 2 impresiones de tus hojas de crédito. 2 impresiones del Acta de Compromiso en el caso de que hayas aceptado la Beca o constes en el sistema de pensión diferenciada.