Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 1 de 6 1.0 Propósito 1.1 Proporcionar el archivo electrónico resultante del levantamiento de marcas ópticas de hojas utilizadas en los diferentes eventos académicos, para la explotación de los datos que servirán para evaluar alumnos y obtener datos estadísticos. 2.0 Alcance 2.1 Aplica al personal del Departamento de Servicios a Escuelas del Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth (CDIAR), que es quien realiza el proceso de lectura óptica. A la Dirección de Procesamiento de Información del CDIAR, para el proceso y entrega de resultados. A las áreas usuarias internas (pertenecientes a la Dirección General de Planeación Programación y Evaluación Educativa) y externas (otras direcciones), que requieren de los resultados para evaluar a sus alumnos. 2.2 2.3 3.0 Políticas de operación 3.1 El usuario interno o externo, tendrá que enviar hojas ópticas bien cortadas y con impresión alineada a 1/6 de pulgada para que pueda exigir un resultado óptimo. El usuario interno o externo tendrá la obligación de entregar una muestra de la hoja (500 hojas) que desea que se lea, antes de que realicen la impresión total. El personal del Departamento de Servicios a Escuelas realizará una prueba de las hojas recibidas conjuntamente con personal de SAID, para verificar la exactitud de la impresión y la alineación para garantizar que la lectura podrá llevarse a cabo. El personal del Departamento de Servicios a Escuelas notificará al usuario interno o externo de anomalías encontradas en la etapa de prueba para que la hoja sea modificada y realizar pruebas hasta que se garantice que el material tiene las características solicitadas. El personal del Departamento de Servicios a Escuelas creará el programa para llevar a cabo la lectura óptica. El usuario interno o externo tendrá que instruir a los alumnos el correcto llenado de los alvéolos pues de no ser así es probable que la lectora no reconozca las marcas y esto queda fuera del ámbito del personal que realizará el proceso. El personal de Servicios a Escuelas, tendrá la responsabilidad de entregar un archivo de calidad. El personal del Departamento de Servicios a Escuelas, capturará de forma manual la información de las hojas que fueron rechazadas por el equipo lector, siempre y cuando la causa del rechazo no sea por mala alineación de las hojas. 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 2 de 6 4.0 Diagrama del procedimiento Departamento de Servicios a Escuelas Usuario Oficialía de Partes Inicio 1 2 Solicitud de Lectura óptica Realización de pruebas 4 3 Notificación de resultado de la prueba No Recepción de hojas para lectura óptica ¿Cumplió? Si 5 Realización de lectura óptica 6 Generación de archivos 7 Entrega de información Fin Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 3 de 6 5.0 Descripción del Procedimiento Secuencia de etapas Actividad 1. Solicitud de lectura 1.1 óptica 1.2 1.3 2. Realización de pruebas. 2.1 2.2 2.3 Solicita de manera escrita a la Dirección de Infraestructura, la captura de información por lectura óptica. Acuerda con el Jefe del Departamento de Servicios a Escuelas, el requerimiento de lectura, tiempos y cantidad. Entrega al Departamento de Servicios a Escuelas, muestra de 500 hojas para realizar la prueba (ver política 3.2). Recibe y revisa que la muestra cumpla con las características solicitadas (ver política 3.1). Crea el programa de lectura mediante el software SOSdef. Realiza prueba de lectura óptica. Responsable Usuario Encargado de lectura óptica ¿Cumplió con las especificaciones? Si cumplió, notifica al usuario y pasa a la etapa 3. No cumplió, se solicita otra muestra y se regresa a la etapa 1. 3. Notificación de resultados de la prueba 3.1 3.2 Recibe notificación del resultado de la prueba mediante correo electrónico. Envía hojas para la lectura óptica definitiva. 4. Recepción hojas 4.1 Recibe hojas ópticas debidamente requisitadas para lectura óptica para realizar la lectura óptica. 4.2 Registra datos del material recibido en el formato orden de proceso en original y copia (anexo 9.1). 4.3 Entrega material al Departamento de Servicios a Escuelas y original del formato orden de proceso. Jefe de Departamento de Servicios a Escuelas Usuario Oficialía de Partes Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 4 de 6 Secuencia de etapas 5. Realización de lectura óptica 6. Generación de archivos Actividad Responsable 5.1 Revisa material completo conforme se Jefe de Departamento especifica en la orden de proceso. de Servicios a 5.2 Firma de recibido en la copia de orden de Escuelas proceso. 5.3 Archiva la orden de proceso original. 5.4 Gira instrucciones al encargado de lectura óptica para iniciar el proceso. 5.5 Inicia el proceso de lectura (con base en el Encargado de lectura instructivo de trabajo para realizar la lectura óptica óptica, código DGPPEE-A09B-IT-01, anexo 9.2). 5.6 Numera cajas de forma ascendente, cada vez que el lector termina de leer una. 5.7 Renombra lotes que el programa da a cada archivo leído (este archivo se renombra a manera de identificar tipo de hoja, caja, paquete, etc.) 5.8 Separa hojas rechazadas y captura manualmente la información. 5.9 Verifica de forma visual la calidad del levantamiento de marcas ópticas, así como totales por lote. 5.10 Notifica al Jefe de Departamento la conclusión de la lectura óptica. 6.1 Crea tablas en Visual Fox en las que adiciona los archivos de texto obtenidos de la lectura (una tabla por caja leída, para mayor control tanto de cifras como de errores). 6.2 Realiza reporte de cifras de control en hoja de Excel para el usuario. 6.3 Graba el archivo obtenido de la lectura óptica de acuerdo a las especificaciones del usuario y el reporte de cifras de control, en disco compacto. Jefe de Departamento 6.4 Elabora orden de salida en original y 3 copias de Servicios a (anexo 9.3) Escuelas 6.5 Entrega a Oficialía de Partes hojas ópticas leídas, disco compacto y orden de salida. 6.6 Notifica el término de la lectura óptica, al usuario correspondiente mediante correo electrónico. Nota: Deposita archivo en el repositorio en caso de que la Dirección de Procesamiento de Información lo solicite. Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 5 de 6 Secuencia de etapas 7. 6.0 Entrega de información. Actividad Responsable 7.1 Entrega material al usuario, solicita firma de recibido de la orden de salida (original y 3 copias). 7.2 Entrega al usuario dos copias de la orden de salida, una para el usuario y otra para el área de vigilancia del Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth (CDIAR). 7.3 Remite el original de la orden de salida debidamente firmada, al Departamento de Servicios a Escuelas. 7.4 Archiva la tercera copia de la orden de salida. Oficialía de Partes Documentos de referencia Documentos Código (cuando aplica) Sistemas de gestión de calidad – Requisitos Norma ISO 9001:2000 No aplica Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos y de Gestión de la Calidad, versión 2005. No aplica Procedimiento gobernador para la elaboración de documentos DGPPEE-A10A-PG-01 Procedimiento gobernador para el control de documentos DGPPEE-A10A-PG-02 7.0 Registros Nombre del registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código Orden de proceso 1 año Jefe de Departamento de Servicios a escuelas No aplica Orden de salida 1 año Jefe de Departamento de Servicios a escuelas MS–F004 Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo de lectura óptica DGPPEE-A09B-PO-20 Revisión: 1 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3 Página: 6 de 6 8.0 Glosario 8.1 8.7 Hojas ópticas.- Hojas diseñadas exclusivamente para el levantamiento de marcas ópticas, las cuales deben tener ciertas características. Lectura óptica.- Proceso por el cual se detectan la presencia o ausencia de marcas, las cuales indican una respuesta. Marcas ópticas.- Alvéolos, círculos o cuadros rellenos, que indican una respuesta seleccionada. Op.- Orden de proceso, número consecutivo asignado por la oficina de Oficialía de partes. Repositorio.- Equipo en el cual se depositan archivos compartidos para el almacenamiento y consulta de datos. SOSdef.- Programa proporcionado por el proveedor para el diseño de levantamiento de marcas ópticas. Visual Fox.- Programa manejador de base de datos 9.0 Anexos 9.1 9.2 9.3 Orden de proceso Instructivo de trabajo para realizar la lectura óptica (código DGPPEE-A09B-IT-01) Orden de salida (MS-F004) 10.0 Cambios a estas versión 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Número de Fecha de la actualización revisión No aplica Descripción del cambio No aplica No aplica CONTROL DE EMISIÓN Nombre Elaboró Revisó Autorizó C. Martha Beatriz Mendoza Juárez Ing. Álvaro Benjamín Morales Uribe Mtra. Ana Aurora Lara Martínez 11/julio/2008 11/julio/2008 11/julio/2008 Firma Fecha