Procedimiento operativo de Lectura Óptica

Nombre del documento:
Código:
Procedimiento operativo de lectura óptica
DGPPEE-A09B-PO-20
Revisión: 1
Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.3
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1.0
Propósito
1.1
Proporcionar el archivo electrónico resultante del levantamiento de marcas ópticas de hojas
utilizadas en los diferentes eventos académicos, para la explotación de los datos que servirán
para evaluar alumnos y obtener datos estadísticos.
2.0
Alcance
2.1
Aplica al personal del Departamento de Servicios a Escuelas del Centro de Desarrollo
Informático Arturo Rosenblueth (CDIAR), que es quien realiza el proceso de lectura óptica.
A la Dirección de Procesamiento de Información del CDIAR, para el proceso y entrega de
resultados.
A las áreas usuarias internas (pertenecientes a la Dirección General de Planeación
Programación y Evaluación Educativa) y externas (otras direcciones), que requieren de los
resultados para evaluar a sus alumnos.
2.2
2.3
3.0
Políticas de operación
3.1
El usuario interno o externo, tendrá que enviar hojas ópticas bien cortadas y con impresión
alineada a 1/6 de pulgada para que pueda exigir un resultado óptimo.
El usuario interno o externo tendrá la obligación de entregar una muestra de la hoja (500
hojas) que desea que se lea, antes de que realicen la impresión total.
El personal del Departamento de Servicios a Escuelas realizará una prueba de las hojas
recibidas conjuntamente con personal de SAID, para verificar la exactitud de la impresión y la
alineación para garantizar que la lectura podrá llevarse a cabo.
El personal del Departamento de Servicios a Escuelas notificará al usuario interno o externo
de anomalías encontradas en la etapa de prueba para que la hoja sea modificada y realizar
pruebas hasta que se garantice que el material tiene las características solicitadas.
El personal del Departamento de Servicios a Escuelas creará el programa para llevar a cabo
la lectura óptica.
El usuario interno o externo tendrá que instruir a los alumnos el correcto llenado de los
alvéolos pues de no ser así es probable que la lectora no reconozca las marcas y esto queda
fuera del ámbito del personal que realizará el proceso.
El personal de Servicios a Escuelas, tendrá la responsabilidad de entregar un archivo de
calidad.
El personal del Departamento de Servicios a Escuelas, capturará de forma manual la
información de las hojas que fueron rechazadas por el equipo lector, siempre y cuando la
causa del rechazo no sea por mala alineación de las hojas.
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
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4.0
Diagrama del procedimiento
Departamento de
Servicios a Escuelas
Usuario
Oficialía de Partes
Inicio
1
2
Solicitud de
Lectura óptica
Realización de
pruebas
4
3
Notificación de
resultado de
la prueba
No
Recepción de
hojas para
lectura óptica
¿Cumplió?
Si
5
Realización de
lectura óptica
6
Generación de
archivos
7
Entrega de
información
Fin
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5.0
Descripción del Procedimiento
Secuencia de etapas
Actividad
1. Solicitud de lectura 1.1
óptica
1.2
1.3
2. Realización de
pruebas.
2.1
2.2
2.3
Solicita de manera escrita a la Dirección de
Infraestructura, la captura de información por
lectura óptica.
Acuerda con el Jefe del Departamento de
Servicios a Escuelas, el requerimiento de
lectura, tiempos y cantidad.
Entrega al Departamento de Servicios a
Escuelas, muestra de 500 hojas para realizar la
prueba (ver política 3.2).
Recibe y revisa que la muestra cumpla con las
características solicitadas (ver política 3.1).
Crea el programa de lectura mediante el
software SOSdef.
Realiza prueba de lectura óptica.
Responsable
Usuario
Encargado de lectura
óptica
¿Cumplió con las especificaciones?
Si cumplió, notifica al usuario y pasa a la etapa 3.
No cumplió, se solicita otra muestra y se regresa a
la etapa 1.
3. Notificación de
resultados de la
prueba
3.1
3.2
Recibe notificación del resultado de la prueba
mediante correo electrónico.
Envía hojas para la lectura óptica definitiva.
4. Recepción hojas
4.1 Recibe hojas ópticas debidamente requisitadas
para lectura óptica
para realizar la lectura óptica.
4.2 Registra datos del material recibido en el
formato orden de proceso en original y copia
(anexo 9.1).
4.3 Entrega material al Departamento de Servicios
a Escuelas y original del formato orden de
proceso.
Jefe de Departamento
de Servicios a
Escuelas
Usuario
Oficialía de Partes
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Secuencia de etapas
5. Realización de
lectura óptica
6.
Generación de
archivos
Actividad
Responsable
5.1 Revisa material completo conforme se Jefe de Departamento
especifica en la orden de proceso.
de Servicios a
5.2 Firma de recibido en la copia de orden de
Escuelas
proceso.
5.3 Archiva la orden de proceso original.
5.4 Gira instrucciones al encargado de lectura
óptica para iniciar el proceso.
5.5 Inicia el proceso de lectura (con base en el Encargado de lectura
instructivo de trabajo para realizar la lectura
óptica
óptica, código DGPPEE-A09B-IT-01, anexo
9.2).
5.6 Numera cajas de forma ascendente, cada vez
que el lector termina de leer una.
5.7 Renombra lotes que el programa da a cada
archivo leído (este archivo se renombra a
manera de identificar tipo de hoja, caja,
paquete, etc.)
5.8 Separa
hojas
rechazadas
y
captura
manualmente la información.
5.9 Verifica de forma visual la calidad del
levantamiento de marcas ópticas, así como
totales por lote.
5.10 Notifica al Jefe de Departamento la conclusión
de la lectura óptica.
6.1 Crea tablas en Visual Fox en las que adiciona
los archivos de texto obtenidos de la lectura
(una tabla por caja leída, para mayor control
tanto de cifras como de errores).
6.2 Realiza reporte de cifras de control en hoja de
Excel para el usuario.
6.3 Graba el archivo obtenido de la lectura óptica de
acuerdo a las especificaciones del usuario y el
reporte de cifras de control, en disco compacto. Jefe de Departamento
6.4 Elabora orden de salida en original y 3 copias
de Servicios a
(anexo 9.3)
Escuelas
6.5 Entrega a Oficialía de Partes hojas ópticas
leídas, disco compacto y orden de salida.
6.6 Notifica el término de la lectura óptica, al
usuario correspondiente mediante correo
electrónico.
Nota: Deposita archivo en el repositorio en caso de
que la Dirección de Procesamiento de Información lo
solicite.
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Secuencia de etapas
7.
6.0
Entrega de
información.
Actividad
Responsable
7.1 Entrega material al usuario, solicita firma de
recibido de la orden de salida (original y 3
copias).
7.2 Entrega al usuario dos copias de la orden de
salida, una para el usuario y otra para el área de
vigilancia del Centro de Desarrollo Informático
Arturo Rosenblueth (CDIAR).
7.3 Remite el original de la orden de salida
debidamente firmada, al Departamento de
Servicios a Escuelas.
7.4 Archiva la tercera copia de la orden de salida.
Oficialía de Partes
Documentos de referencia
Documentos
Código (cuando aplica)
Sistemas de gestión de calidad – Requisitos Norma ISO
9001:2000
No aplica
Guía Técnica para Elaboración de Manuales de Procedimientos
y de Gestión de la Calidad, versión 2005.
No aplica
Procedimiento gobernador para la elaboración de documentos
DGPPEE-A10A-PG-01
Procedimiento gobernador para el control de documentos
DGPPEE-A10A-PG-02
7.0
Registros
Nombre del
registro
Tiempo de
conservación
Responsable de
conservarlo
Código
Orden de proceso
1 año
Jefe de Departamento de
Servicios a escuelas
No aplica
Orden de salida
1 año
Jefe de Departamento de
Servicios a escuelas
MS–F004
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DGPPEE-A09B-PO-20
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8.0
Glosario
8.1
8.7
Hojas ópticas.- Hojas diseñadas exclusivamente para el levantamiento de marcas ópticas, las
cuales deben tener ciertas características.
Lectura óptica.- Proceso por el cual se detectan la presencia o ausencia de marcas, las cuales
indican una respuesta.
Marcas ópticas.- Alvéolos, círculos o cuadros rellenos, que indican una respuesta
seleccionada.
Op.- Orden de proceso, número consecutivo asignado por la oficina de Oficialía de partes.
Repositorio.- Equipo en el cual se depositan archivos compartidos para el almacenamiento y
consulta de datos.
SOSdef.- Programa proporcionado por el proveedor para el diseño de levantamiento de
marcas ópticas.
Visual Fox.- Programa manejador de base de datos
9.0
Anexos
9.1
9.2
9.3
Orden de proceso
Instructivo de trabajo para realizar la lectura óptica (código DGPPEE-A09B-IT-01)
Orden de salida (MS-F004)
10.0
Cambios a estas versión
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
Número de
Fecha de la actualización
revisión
No aplica
Descripción del cambio
No aplica
No aplica
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró
Revisó
Autorizó
C. Martha Beatriz Mendoza Juárez
Ing. Álvaro Benjamín Morales Uribe
Mtra. Ana Aurora Lara Martínez
11/julio/2008
11/julio/2008
11/julio/2008
Firma
Fecha