Instructivo tratamiento de acción correctiva/preventiva

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimiento control correctiva
Instructivo tratamiento de acción correctiva/preventiva
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr03-I01
Versión: 1
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1. OBSERVACIONES:
Este es un formato que va a ser diligenciado por el equipo o grupo de funcionarios que van a tomar acciones
correctivas o preventivas de acuerdo a lo detectado ya sea por auditorias, por el comportamiento de
indicadores o por el incumplimiento del objetivo de un proceso.
Los campos 1, 2, 3, 7, 8, 10, 11, 14, 15, 17, 18, 19 y 21 son diligenciados por el responsable del proceso.
Los campos 4, 5, 6, 9, 12 y 13 los diligencia quien detecta la no conformidad o la no conformidad potencial o la
observación.
El resto de campos lo diligencia el equipo que conforme el responsable del proceso.
Si por algún motivo en el formato no se alcanza a diligenciar por completo algunos campos, se debe anexar el
documento que se genere.
2. EXPLICACIÓN DEL FORMATO:
IDENTIFICADOR
1
CAMPO
Dirección
2
Área
3
Fecha
4
Proceso/Procedimiento involucrado
5
Nombre de quien detecta lo hallado
6
Firma
7
Nombre del responsable del
tratamiento
8
9
Firma
Fecha
10
Fecha
11
Fuentes de detección
DESCRIPCIÓN
Nombre de la dirección a la cual pertenece la no
conformidad o la no conformidad potencial o la
observación.
Nombre del área a la cual pertenece la no
conformidad o la no conformidad potencial
Se coloca la fecha en que se diligencia el formato.
dd/mm/aaaa
Nombre del procedimiento o proceso involucrado
en la no conformidad o en la no conformidad
potencial o en la observación.
Nombre de la persona quien detectó la no
conformidad o la no conformidad potencial o la
observación.
Firma de la persona quien detectó la no
conformidad o la no conformidad potencial o la
observación.
Nombre del dueño o responsable del proceso o
procedimiento, quien coordina las actividades para
cerrar la no conformidad o la no conformidad
potencial.
Firma de la persona responsable del tratamiento.
Fecha en la cual la persona que detecta la
problemática firma. dd/mm/aaaa
Fecha en la cual la persona responsable de
tratamiento firma comprometiéndose de esa tarea.
dd/mm/aaaa
Marque con una x la casilla que corresponda a la
fuente por la cual detecto la(s) no conformidad(es)
o la(s) no conformidad(es) potencial(es) o la(s)
observación(es).
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Código: C-Pr03-I01
Descripción de la situación
encontrada
FIRMADO
Versión: 1
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Escrito explicativo y descriptivo de la situación que
se esta presentando.
Firma de la persona que hizo la descripción de la
situación encontrada.
Clasificación
Marque con una x la casilla que corresponda al tipo
de hallazgo encontrado.
Se especifica la cantidad de no conformidades o no
conformidades potenciales u observaciones que se
determinen. Numero/Total. Ejemplo: 2/10
Tipo de acción al que corresponde
Marque con una x la casilla que corresponda a la
acción que se va a tomar.
Diligenciar causas
Referencia que en la página siguiente se
encuentran los métodos para descubrir las causas
básicas de la situación encontrada.
EQUIPO DE TRATAMIENTO
Se coloca el nombre de todos los que van a
(Nombre)
conformar el equipo de tratamiento.
EQUIPO DE TRATAMIENTO
El nombre de la dirección o área a la que pertenece
(Dirección/área)
cada miembro del equipo de tratamiento.
EQUIPO DE TRATAMIENTO (Cargo) Se escribe el cargo de cada persona presente en el
equipo de tratamiento.
CAUSAS DEFINIDAS
En este campo se especifica cada una de las
causas obtenidas luego del análisis de las causas
básicas.
DESCRIPCIÓN DE LA
Escrito explicativo de cómo se va a realizar la
CORRECCIÓN
corrección de la situación encontrada.
#
En estos campos se numeran las tareas por
priorización.
Actividad a realizar
Se escriben todas las tareas necesarias que se van
a realizar en el plan de acción y seguimiento para
eliminar las causas detectadas.
Responsable de Implementación
Se escribe el nombre de cada responsable de la
tarea a implantar.
Fecha de Cierre
Fecha de la terminación de la tarea a realizar.
dd/mm/aaaa
Responsable de Evidenciar Cierre
Se escribe el nombre de la persona encargada de
verificar que se cumplió la tarea en la fecha de
cierre estipulada.
Fecha
Se coloca la fecha del día que el responsable de
evidenciar el cierre hizo su función. dd/mm/aaaa
Vo. Bo.
Es la firma del responsable de evidenciar el cierre
el cual quiere decir que se hizo la actividad en el
tiempo propuesto.
Responsable de Revisar Eficacia
Se escribe el nombre de la persona que se encargó
para revisar la eficacia que tuvo cada una de las
actividades. Generalmente esta persona es el
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad.
Fecha
Fecha en la cual el responsable de revisar la
eficacia realiza dicha actividad. dd/mm/aaaa
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Vo. Bo.
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CONFIRMACIÓN DE LA EFICACIA
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LLUVIA DE IDEAS Y ANALISIS DE
POR QUÉS
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Prioridad
35
Causa
36
Problema – Efecto
Fecha de aprobación
No. Sección
Versión: 1
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Firma el responsable de revisar la eficacia dando
constancia que la actividad obtuvo la eficacia.
Se describe cual fue el control que se tomó para
verificar la eficacia.
Es el espacio disponible para escribir todas las
ideas de las personas involucradas dando el
porque se presentó la situación.
Se priorizan las causas según la importancia para
eliminarla.
Se escriben las causas en cada campo
dependiendo del grupo a que pertenece.
Aquí se define el problema y el efecto que sale de
las causas.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción y razón del cambio
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Firma
Firma
Firma
Nombre : _____________________
Nombre : ___________________
Nombre : __________________