GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES

IES HERMANOS MACHADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DE NO
CONFORMIDADES
PR8301
REV. 1
FECHA:
15/09/09
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OBJETO
Definir el procedimiento para el tratamiento de No Conformidades que asegure que no
se utilizan productos, ni se prestan cursos, ni se ejecutan procesos no conformes con los
requisitos especificados.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Todas las actividades que afectan o puedan afectar a la calidad de los cursos
impartidos.
MISIONES Y RESPONSABILIDADES
PERSONAL DEL I.E.S. HERMANOS MACHADO
- Identificar y notificar las No Conformidades.
- Segregar productos comprados no conformes.
COORDINADOR/A DE CALIDAD
- Evaluar las No Conformidades de procesos.
- Abrir Informe de No Conformidad (MD830101)
- Aprobar la necesidad de aplicación de Acciones Correctivas y/o Reparadoras.
- Determinar las acciones reparadoras de procesos.
- Realizar un seguimiento de las acciones reparadoras aplicadas en procesos y verificar su
eficacia.
- Mantener la gestión y archivo de la base de datos informática de las No Conformidades y
las Acciones Correctivas.
JEFE/A DE ESTUDIOS
- Evaluar las No Conformidades de los cursos.
- Determinar las acciones reparadoras de los cursos.
- Realizar un seguimiento de las acciones reparadoras aplicadas en cursos y verificar su
eficacia.
SECRETARIO/A
- Evaluar las No Conformidades de compras.
- Abrir Informe de No Conformidad (MD830101)
- Aprobar la necesidad de aplicación de Acciones Correctivas y/o Reparadoras.
- Determinar las acciones reparadoras referentes a compras.
- Mantener comunicación con los proveedores.
- Realizar un seguimiento de las acciones reparadoras aplicadas en compras y verificar su
eficacia.
DESARROLLO
PREPARADO: J.E.N.M.
FECHA: 20/06/2008
REVISADO: P.J.O.
APROBADO: J.E.N.M.
FECHA: 15/09/2009
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El control de las No Conformidades se hará de acuerdo con lo indicado en los
diagramas de flujo anexo 1 (para cursos con acciones reparadoras) y anexo 2 (para el resto de
no conformidades).
Cualquier trabajador/a del I.E.S. Hermanos Machado tiene capacidad para detectar No
Conformidades a lo largo del desarrollo de los procesos, en los cursos (tanto durante las
evaluaciones como al final de los mismos) y en las compras.
Una vez que se detecta una No Conformidad se le comunica al Coordinador/a de
Calidad que procede a su identificación mediante la apertura de un informe de No Conformidad
(MD830101). Posteriormente el CC notifica la aparición de la No Conformidad al responsable y
a las personas o áreas afectadas.
El Informe de No Conformidad incluye lo siguiente:







Tipología de la No Conformidad y en dónde y quién la detectó.
Descripción de la No Conformidad.
Decisión sobre si se aplican Acciones Correctivas y/o A. Reparadoras.
Causa de la No Conformidad.
Descripción, en su caso, de las acciones reparadoras previstas.
Resultado de la verificación de las acciones reparadoras adoptadas.
Fecha de cierre del Informe.
Cada uno de los informes se numera según XX/YYYY, donde:
- Las XX es un número de orden
- Las YYYY representan los dígitos del curso académico
Las No Conformidades serán evaluadas por:
Coordinador/a de Calidad, si es de proceso.
Jefe de Estudios, si es de curso final.
Tutores, si es de curso.
Secretario/a, si es de compras.
Una vez evaluadas las No Conformidades por cada responsable, se aplicarán:
- Acciones reparadoras para eliminar la No Conformidad y sus efectos.
- Acciones Correctivas para tratar las causas de la No Conformidad y evitar su
posible repetición (PR8502)
Una vez cumplimentado el informe en la base de datos, se hará una copia escrita de cada
registro para su posterior firma y archivo.
Las No Conformidades se gestionarán a través del programa de Gestión Documental
del que se podrá obtener un listado de control que incluirá:
-
Nº de informe
Fecha de apertura
Descripción de la No Conformidad
Acción reparadora prevista, responsable y plazo
Fechas de cierre del informe
Para dar la calificación definitiva y dar por cerrado el informe de No Conformidad, el
Coordinador/a de Calidad realiza un seguimiento de las acciones reparadoras aplicadas, donde
se verificará la eficacia de las acciones sobre los procesos afectados. El Jefe/a de Estudios,
realizará el seguimiento y valoración de la eficacia de las acciones previstas en cursos. El
Secretario/a realizará el seguimiento y valoración de las acciones previstas en compras.
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NO CONFORMIDAD DE PROCESOS
Las No Conformidades relativas a los procesos y al sistema de la calidad que se
detecten se documentarán en los informes de No Conformidad (MD830101). Si la No
Conformidad se entiende que tiene carácter circunstancial (error leve, registro antiguo,
confusión personal…) y no afecta gravemente al conjunto del sistema, derivará en una acción
reparadora.
El resto de las No Conformidades de proceso y las No Conformidades detectadas en
Auditorías derivarán siempre en una acción correctiva y se cumplimentará el informe
correspondiente.
Las observaciones que se señalen en las auditorías, podrán recibir el tratamiento de
acciones preventivas y se cumplimentará el MD850301.
NO CONFORMIDAD DE CURSOS
En las sesiones de evaluación, el Equipo de profesores/as valorará la información
derivada de los Datos de la evaluación (MD75EV01), y confirmará si, a tenor de dichos datos,
el curso es conforme o no. Si resulta No Conforme, analizará las causas de la No Conformidad
y propondrá las Acciones Reparadoras, cumplimentando el Informe de Curso no Conforme
(MD75EV01, pag. 5). Estas se controlarán y valorarán y se cerrarán en la siguiente evaluación.
El/la Tutor/a entregará los registros al Jefe/a de Estudios, que elaborará con ellos el
Registro de Datos de la Evaluación (MD75EV01, pag. 4), y si existe no conformidad, se lo
comunica al CC. Éste inicia el procedimiento de no conformidad. Los cursos no conformes en la
Final Extraordinaria registran igualmente pero no cumplimentarán el citado informe de No
Conformidad.
NO CONFORMIDAD DE COMPRAS
Si la No Conformidad se produjese en el proceso de compras se cumplimentará el
subformulario de No Conformidades de compras (MD830101), indicando el nº de No
Conformidad, nº de albarán y proveedor.
Por cada No Conformidad detectada se propondrá al proveedor la acción reparadora
que corresponda, que deberá ser devuelto en el plazo más breve posible.
Como criterio general, para mantener la condición de proveedores aceptados se
admitirán como máximo tres no conformidades anuales subsanadas de acuerdo con la acción
correctora propuesta. Una no conformidad no subsanada dará lugar a la exclusión del listado
de proveedores aceptados.
En el caso de No Conformidades en compras se tomarán alguna de las decisiones
siguientes:
 Productos comprados: se devolverán al proveedor o se utilizarán previa indicación de las
condiciones restrictivas.
 Servicios contratados: se interrumpirá el servicio o se utilizarán previa indicación de las
condiciones restrictivas.
Las Acciones Correctivas serán propuestas por los proveedores.
En el caso de las compras el seguimiento de la Acción Correctiva consistirá en inspeccionar
una nueva compra del proveedor afectado, siempre y cuando el proveedor se comprometa a
tomar medidas correctivas.
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CONFORMIDADES
ARBOL DOCUMENTAL
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Programa Informático de Gestión Documental
MD830101
Informe de No Conformidad
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
PR7401
Compras
PR7403
Selección y evaluación de proveedores
SP75PR
Programación
SP75AU
Actividades de aula
SP75EV
Evaluación
PR8502
Acciones Correctivas
PR8503
Acciones preventivas
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CONFORMIDADES
ANEXO 1
GESTION DE LAS NO CONFORMIDADES DE CURSOS
FUNCIONES
Personal del Centro
Jefe/a de Estudios
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ACCIONES
INICIO
Se detecta una no
conformidad en curso
curso no conforme
Informe de no conformidad
(MD75EV01) y acción
reparadora
Se aplican las acciones
reparadoras
Se controlan las acciones
NO
¿La valoración es positiva?
SI
FIN
Informe de acción correctiva
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ANEXO 2
GESTIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES CON ACCIONES CORRECTIVAS
FUNCIONES
Coordinador/a de Calidad
Secretario/a
ACCIONES
INICIO
Se produce la no conformidad en
proceso y compra
Se rellena el informe de no
conformidad MD830101
Se rellena el informe de Acción
Correctiva MD830101
Se aplican las acciones correctivas
Se controlan las acciones
correctivas
SI
La valoración es positiva
NO
FIN
Nuevo informe de No Conformidad
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