Ejecución del Presupuesto

Instructivo para la ejecución del presupuesto
- La ejecución de cada uno de los rubros exige seguir unos procesos y guardar las copias
de cada una de las solicitudes, certificados, órdenes, etc., pues al informe financiero hay
que adicionar todos esos papeles; este informe lo recibe inicialmente Tesorería de la
Universidad Nacional y luego lo presenta a Colciencias. En el caso que no lo hagamos
nos obligan a devolver el dinero a Colciencias.
- En relación con la suma que consignaron $ 22.800.000 a la U. Cooperativa y a la U.
de Pamplona
Compra de libros
…………3.000.000
Compra cámara de video
……..1.050.000
Materiales
…………………1.400.000
Auxilio de transporte estudiantes .17.000.000
Software
…………...350.000
En realidad es como si se hubiera recibido $22.708.800, pues hay que descontar el 4 X
mil.
- La ejecución de los rubros que implican compras (libros, cámara, materiales, software)
requiere reunir los siguientes papeles, para cada una de las compras:
* Una orden de compra autorizada por un funcionario (Decano o Vice-rector) de la
Universidad.
* La solicitud de orden de compra donde se informa las características de lo que se va a
comprar, firmada por el co-investigador coordinador.
* La cotización que hace una empresa
* La certificación de la Cámara de Comercio que no tenga más de 90 días en relación
con la fecha de la solicitud.
* El certificado de parafiscales que no tenga más de 30 días en relación con la fecha de
la solicitud.
* El CDP certificado de disponibilidad del representante legal, quien debe figurar como
tal en el Certificado de la Cámara de Comercio.
* La hoja de vida de la empresa (en formato de hoja de vida para empresa).
* Fotocopia de la cédula del representante legal de la empresa (quien debe figurar en el
certificado de la Cámara de Comercio).
* El RUT de la empresa.
* En la orden de compra debe estar la firma y el sello de quien hizo la entrega (los
libros, la cámara, los materiales o el software); puede ser el representante legal de la
empresa o un mensajero (en este caso se debe adicionar la carta donde se le autoriza y la
copia de su cédula).
- La ejecución del rubro auxilio de transporte requiere hacer una vinculación de los
estudiantes, mediante una resolución o por medio de un avance y según el caso se debe
reunir los siguientes documentos:
*Si la vinculación se hace por resolución, anexar copia de la resolución (Decano o Vicerector) de la Universidad donde figuren los nombres de los estudiantes.
*Hoja de vida de cada estudiante
*Certificado de notas (hasta el semestre anterior) de cada estudiante
*Copia del carné vigente de cada estudiante
* Recibo donde figuren las firmas de los estudiantes con su cédula, dinero recibido,
fechas y descripción de las actividades realizadas.
*Si la vinculación se hace mediante avances, entonces anexar solicitud dirigida al
Decano o Vice-rector de la Universidad, firmada por el co-investigador coordinador
*Autorización de la vinculación donde figuren los nombres de los estudiantes.
*Hoja de vida de cada estudiante
*Certificado de notas (hasta el semestre anterior) de cada estudiante
*Copia del carné vigente de cada estudiante
*Recibo donde figuren las firmas de los estudiantes con su cédula, dinero recibido,
fechas y descripción de las actividades realizadas.
- En relación con los rubros conferencista y taller, acabo de hacer una primera consulta
a la Universidad Nacional a ver si autoriza un cambio de los $ 2.750.000 para pasajes.
Teniendo en cuenta que las condiciones en que estamos trabajando, creemos necesario
planear reuniones con los equipos de Villavicencio y de Pamplona, ya sea con dineros
personales o con dineros del proyecto, pues los compromisos que tenemos requiere que
coordinemos el trabajo directamente, no solo ahora que estamos empezando sino más
adelante; no es suficiente la coordinación por video o por correo. En realidad sería
principalmente para el pasaje a Pamplona que es el más costoso. Si la Universidad
Nacional me autoriza, hago la solicitud a Colciencias. (Hace unos días Colciencias
envió la solicitud de aprobación sobre el cambio de investigadora en Pamplona la cual
anexo).
La distribución de este dinero como figura en el proyecto es la siguiente:
Conferencista
…………2.000.000 Gasto que hay que hacer este año.
Serv. Tec. Taller
……….750.000 Gasto que hay que hacer este año.
- Las Cartillas y libros
………..13.000.000 Las cartillas hay que hacerlas este
año. El total de estos tres rubros es $ 15.750.000 al cual hay que descontar el 4 X mil.
Presupuesto global por año
Rubro
BIBLIOGRAFÍA
Financiado
9.000.000
(3 X 3)
DESCRIPCIÓN
3.150.000
EQUIPOS
(1.050 X 3)
MATERIALES
4.200.000
(1.400 X 3)
PERSONAL
DE 2.000.000
APOYO
PUBLICACIONES 13.000.000
Y PATENTES
SALIDAS
DE 47.600.000
CAMPO
(17+17+13.600)
SERVICIOS
750.000
TÉCNICOS
SOFTWARE
700.000
(350 X 2)
Año 1
9.000.000
Año 2
0
Total
9.000.000
3.150.000
0
3.150.000
3.150.000
1.050.000
4.200.000
2.000.000
0
2.000.000
3.000.000
(Cartillas)
25. 200.000
10.000.000
(Libros)
22. 400.000
13.000.000
750.000
0
750.000
700.000
0
700.000
47.600.000
Cada Universidad debe hacer un informe financiero del dinero recibido, al cual se debe
adjuntar los documentos citados anteriormente; la suma de los recibos debe
corresponder a las asignaciones que tiene cada rubro y se debe tener en cuenta que el
presupuesto se ejecuta en dos años; por lo tanto, la plata del rubro salidas de campo,
auxilio de transporte hay que distribuirlo proporcionalmente como figura en el cuadro.
Cada Universidad decide qué funcionario elabora el informe financiero, puede ser
Tesorería, Decano o Vice-rector.
5 de junio de 2009
Yalile y Martha