Los 5 pasos para registrarse en H-E

Los 5 pasos para registrarse en H-E-Business
1
Llenar la solicitud de registro disponible en el portal HEBusiness.
2
El H-E-Business Desk recibe las solicitudes de registro y para cada proveedor
crea el Usuario para el Administrador(Super Usuario), recibe una forma de
confirmación por correo electrónico en donde se especifica:
Nombre:
Usuario:
Password:
Puede accesar la dirección www.heb2b.com.mx o en la sección Proveedores en el
site www.hebmexico.com
Así como instrucciones para dar de alta usuarios. A partir de este momento, él será
responsable por el mantenimiento de sus usuarios, asignación de claves de acceso y
aplicación de perfiles.
3
El SuperUsuario accesa el portal de H-E-Business, para crear los usuarios necesarios
con sus respectivos perfiles:
Ventas.- Registro de nuevos productos, Cambio de Costos,
Nuevos Descuentos Promocionales, Ordenes de Compra,
Estadísticas.
Cuentas por Cobrar.- Consulta de Facturas pagadas,
Facturas por Pagar, Documentos Pagados.
4
5
Confirmar inicio de operaciones en H-E-Business con el Gerente Comercial
respectivo.
Los usuarios creados, accesan al portal de H-E-Business y realizan sus actividades.
Inicia la Fiesta!
POLITICAS PARA PROVEEDORES DE H-E-B
En H-E-B nuestros proveedores son una parte importante de nuestra operación, motivo por el cual nos
interesa mantener una comunicación clara, preactiva y de socios de negocio.
Para facilitar este proceso, preparamos la presente guía de proveedores, que tiene como objetivo la
difusión de las políticas comerciales que tenemos convenidas en el acuerdo comercial en referencia
sobre aspectos importantes como;
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
Alta de proveedores.
Firma del acuerdo comercial.
Alta de Articulos.
Intercambio electrónico de Informacion(HEBusiness)
Entrega de órdenes de compra.
Recepción de mercancía y facturas.
Programación de pagos.
Aclaraciones de pago.
1.
ALTA DE PROVEEDORES.
1)
Ingresar la información en nuestro portal electrónico HEBusiness ( www.heb2b.com)
2) Entregar la información básica para darlo de alta en el "catálogo de proveedores".
a) Nombre o razón social.
b) Domicilio fiscal.
c) Teléfono y Fax
d) Fotocopia de su cédula de identificación fiscal.
e) Nombre y puesto de su ejecutivo enlace con nosotros.
f)
Dirección de recibo para órdenes de compra.
g) E-mail, de los ejecutivos enlace con HEB.
3)
h)
Dirección y proveedor de servicio EDI.
i)
Ubicación de sus Centros de distribución.
j)
Factura en blanco y cancelada.
La información que H-E-B le proporciona: al estar aceptado como proveedor.
a) Clave del Número de proveedor que se le asigna.
b) Pasword y clave de su identificación para accesar el portal electrónico HEBusiness.
c) Frecuencia y día de surtido de productos.
d) Envió de órdenes de compra por EDI y HEBusiness.
e) Dia de pagos de factura vía electronica a su cuenta bancaria.
f)
Catalogo de tiendas a surtir.
g) Copia del catálogo de artículos, misma que puede solicitar cuantas veces la requiera a su comprador
o el área comercial.
h) Nuestra razón social y R.F.C.
i)
Supermercados Internacionales, H-E-B, S.A. de C.V.
Domicilio fiscal: Av. Hidalgo # 2405
Col. Obispado
Monterrey, N.L.
C.P. 64060
Tel. 153-12-00 / 153-11-00
R.F.C. SIH-951127 9T7.
4)
Datos que debe contener su facturación:
j)
Nuestra razón social y nuestro registro federal de contribuyentes.
k)
Domicilio y dirección de la tienda o CEDIS donde entrega la mercancía.
l)
Domicilio y dirección fiscal de la compañía.
m) Lugar y fecha de expedición.
n)
Cantidad y descripción de la mercancía.
o) Clave del proveedor, código H-E-B.
p) Factor de empaque.
q) Número de orden de compra en su factura.
r)
Costo de la mercancía antes de descuentos.
s)
Traslado de IVA e IEPS cuando corresponda.
t)
Importe total.
u)
Importe con letra.
v)
Numero de pedimento y aduana de ingreso, tratándose de mercancía de importación.
w) Registro del impresor autorizado.
5)
Requisitos para facturación y envío de su mercancía.
a) Elaborar su factura desde su origen, no aceptamos facturas elaboradas en nuestro recibo de
mercancías, excepto resurtido directo en tienda (DSD)
b) Enviar factura original.
c) Los artículos y cantidades a surtir deben de apegarse a la orden de compra, en caso de surtir
mercancías no autorizada o en mayores cantidades no se recibirá.
d) La clave del producto, el código de H-E-B y el UPC (código de barras) deben de corresponder al de la
orden de compra, de caso contrario se rechaza la mercancía.
e) Verificar que el cálculo de la factura es correcto, de caso contrario, no se procede al pago hasta la
sustitución de la misma.
f)
No se recibe mercancía caducada o en fecha próxima a su caducidad, en el caso de productos
lácteos son las siguientes:
I. Leche 4 días antes de su caducidad.
II. Salchichonería mínimo 14 días antes de su caducidad.
III. Otros productos 14 días antes de su caducidad.
g) Facturar tomando en cuenta el factor de empaque y capacidad y/o contenido del artículo.
6)
7)
Cómo y dónde debe entregar su factura.
1.
Debe entregar una factura por cada orden de compra en mano a nuestro personal que recibe, en tienda
o CEDIS, recabando sello y firma de quien recibe.
2.
Cuando H-E-B, reciba una factura que carezca de algún requisito, no se le puede liberar su pago hasta
que nos entregue o envíe su factura completa; el retraso en sus pagos por esta razón, no es
responsabilidad de H-E-B.
3.
El plazo de pago empieza a correr a partir de la fecha en que se ingresa la mercancía en tienda o CEDIS;
y en tiendas nuevas, a partir de la apertura.
Código de barras.
1.
H-E-B, utiliza en recibo de mercancías y punto de venta el sistema de escaneo de productos con código
de barras (UPC). Por ello, es necesario que su producto antes de ingresar a nuestro recibo, tenga impreso
en su empaque o en su etiqueta de marca, el código de barras.
2.
Cuando los artículos sufran cambios ya sea en el código de barras, gramaje, etc., es responsabilidad del
proveedor avisar al Gerente Comercial para evitar problemas de rechazo de mercancías.
2.
ENTREGA DE ORDENES DE COMPRA.
1)
Vía portal HEBusiness.
a) Las ordenes de compra serian colocadas en el portal de HEBusiness y solo el proveedor con su clave
de acceso podrá accesar a obtenerla, es importante que respete fecha de surtidos y resurtidos en los
domicilio indicados.
b) Las órdenes de compra se cancelan automáticamente al cumplirse su fecha de vencimiento. (No se
aceptan órdenes de compra con fecha vencida)
c) Las ordenes rechazadas o que no vayan a ser surtidas, es necesario notifique por escrito a nuestro
gerente comercial, de no existir esta infromacion consideraremos que la orden de compra fue
aceptada.
2) Vía EDI.
a) Las ordenes de compra serian colocadas en el buzón EDI promocionado por usted al área comercial
y de sistemas de HEB y solo el proveedor con su clave de acceso podrá accesar a obtenerla, es
importante que respete fecha de surtidos y resurtidos en los domicilio indicados.
b) Las órdenes de compra se cancelan automáticamente al cumplirse su fecha de vencimiento. (No se
aceptan órdenes de compra con fecha vencida)
c) Las ordenes rechazadas o que no vayan a ser surtidas, es necesario notifique por escrito a nuestro
gerente comercial, de no existir esta infromacion consideraremos que la orden de compra fue
aceptada.
3) Via FAX o entrega en mano.
d) Las ordenes de compra entregadas a usted vía fax o entregadas en mano por el área comercial de
HEB, es importante que usted verifique la orden de compra este firmada por el gerente comercial de
HEB, sin esta firma no tendrá validez. Así mismo le solicitamos que respete fecha de surtidos y resurtidos
en los domicilio indicados.
e) Las órdenes de compra se cancelan automáticamente al cumplirse su fecha de vencimiento. (No se
aceptan órdenes de compra con fecha vencida)
f)
Las ordenes rechazadas o que no vayan a ser surtidas, es necesario notifique por escrito a nuestro
gerente comercial, de no existir esta infromacion consideraremos que la orden de compra fue
aceptada.
3.
Notificación y entrega de cartas de cambio de costos, descuentos y de promociones.
1)
Vía portal HEBusiness.
a. Las notificaciones de cambios de costos y descuentos deben ingresarse en el portal de
HEBusiness y solo el proveedor con su clave de acceso podrá accesar a registrarla, es
importante que respete fecha de inicio y fin de las vigencias, la infromacion será valida a
surtir efecto en la fecha de aceptación por parte de nuestro gerente comercial.
b. Los precios y descuentos dejan de surtir efecto automáticamente al cumplirse su fecha de
vencimiento. (HEB pagara el mejor costo ofrecido por el proveedor)
c. Los descuentos promocionales aceptados, serán aplicados de las facturas registradas en las
fechas de la promoción en caso de que no vengan facturados.
d. Los descuentos no registrados a HEB por las ordenes de compra no surtidas total o
parcialmente en periodos promocionales, se les aplicara el descuento back order del
siguinete pedido hasta completar las unidades pedidas.
d) Las notificaciones de cambios de costos y/o promociones, deben registrarse con 15 días de
anticipación, para el análisis de lo contrario no se podrán ingresar los cambios en el sistema.
HEBusiness
1.
HEBusiness es la herramienta para proveedores en internet, la cual le permite efectuar, a través de una
clave y Pasword únicos para usted; ofrecer nuevos artículos, consultas de su catálogo de artículos, ingreso
de costos y descuentos de artículos, consulta de estadísticas de venta, así como el detalle de los pagos
de sus facturas.
2.
Para utilizar esta herramienta, ingrese a nuestra página www.hebmex.com o bien contacte a nuestro
gerente comercial quien lo atenderá con gusto.
Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI)
1.
H-E-B, cuenta con el sistema EDI (Sistema de Intercambio Electrónico de Datos), a través de este sistema,
usted recibe la orden de compra de nuestras tiendas en su computadora, exactamente el día acordado
con nuestro comprador.
2.
Para utilizar este sistema, por favor contacte a nuestro comprador quién lo atenderá con gusto.
8)
RECEPCIÓN DE MERCANCIA.
1. Recepción de mercancía en tiendas y CEDIS de Monterrey y México.
a) En las tiendas contamos con un sistema de recibo por medio de citas, las cuales usted puede solicitar
a los teléfonos de las tiendas o directamente en cada sucursal(anexo directorio)
b) Sus mercancías serán recibidas exclusivamente en las áreas de recibo.
c) Consideramos a un proveedor como local, cuando acude a entregar la mercancía directamente a
nuestras tiendas o CEDIS de la localidad. El procedimiento básicamente es el siguiente:
Entrega su factura original y una copia.
Entrega copia de nuestra orden de compra (indispensable)
Entrega la mercancía al personal de recibo, quien le indicará como bajar la
mercancía.
d) Consideramos a un proveedor como foráneo, cuando su mercancía la envía a través de alguna
compañía transportista a nuestras tiendas o bodegas de una plaza diferente a la de su ubicación. El
procedimiento es el siguiente:






Entrega su factura original.
Entrega copia de nuestra orden de compra (indispensable)
Entrega la mercancía al personal de recibo, quien le indicará como bajar la
mercancía.
2. Recepción de mercancía en CEDIS Monterrey y México.
1.
Se recibe solo mercancía con orden de compra y que este en empaque cerrado (bultos y cajas), sujeta
a revisión.
2.
El flete de las mercancías, es con cargo al proveedor y se descuenta del próximo pago de sus facturas.
3.
Para incorporarse a la lista de proveedores en consolidación, favor de contactarse con nuestro Gerente
Comercial.
3. Empaque de mercancía.
1.
Asegúrese que el empaque resista el peso de la mercancía que contiene.
2.
Selle la caja perfectamente, de tal forma que no pueda extraerse mercancía sin dejar evidencia de que
el empaque fue violado.
3.
Cada caja o bulto debe indicar en su exterior el contenido, destino y nombre de la tienda; o en su caso,
una indicación clara respecto a la fragilidad y manejo de manejo del producto.
4.
Cuando así lo requiera el producto, señale en la parte exterior el número máximo de empaques que
pude ser estibado sin dañar el contenido.
4. Devolución de mercancías
1.
Se hacen devoluciones de mercancía cuando por causas imputables al proveedor estén dañadas,
caducas o defectuosas; y estas se descuentan automáticamente del saldo de pago de sus facturas.
2.
La mercancía devuelta debe permanecer en nuestro CEDIS de 15 días después de notificarle, en caso de
no pasar a recogerlas dentro de ese periodo serán destruidas sin responsabilidad alguna para nuestra
empresa .
3.
El envió de las devoluciones se efectúa por el servicio de Multipack con cargo al proveedor.
4.
La mercancía recibida de proveedores foráneos o de la bodega CEDIS México, que no cumpla con los
estándares de H-E-B, será devuelta a su origen corriendo con el gasto el proveedor.
9)
PAGO DE MERCANCIAS.
1. Bases con que H-E-B calcula el pago de sus facturas.
a) Los pagos se realizan de acuerdo a las condiciones pactadas con nuestro gerente comercial.
b) En caso de diferencia en costos, entre lo pactado y lo facturado, se paga siempre el menor.
c) En caso de diferencia en costos, entre la fecha de colocación de la orden de compra y la de recibo
de mercancías, se paga el menor costo.
d) En órdenes de compra colocadas y mercancía recibida durante los periodos de promoción, tomarán
en cuenta los descuentos que estén afectando este período promocional.
e) Se va a elaborar una orden de compra adicional o nota de cargo por mercancía no surtida en
periodos promocionales.
2. Pago de sus facturas.
f)
1.
Electrónicamente
Los pagos se realizan por medio electrónico los lunes de cada semana, con deposito a su cuenta de
cheques de cualquiera de las siguientes instituciones:




Banorte
Bancomer
Banamex
Otros( Sistema Cecoban)
2.
El costo por cada depósito a su cuenta de cheques, es de $4.50 más IVA el cual se le va a descontar del
pago correspondiente.
3.
El comprobante de su pago lo puede consultar e imprimir en nuestra página de Internet,
www.hebmex.com, o lo puede consultar en nuestras oficinas en el Kiosco de Servicio a Proveedores
ubicado en la ventanilla de Pagos.
4.
Los requisitos para incluirlo en nuestro sistema de pagos electrónicos son los siguientes:
a) Informar a HEB en carta en hoja membretada ; el número de cuenta de cheques en cualquiera
de las instituciones con las que H-E-B opera.
b) Autorización por escrito, firmada por el apoderado legal de la empresa para abonarle a su
cuenta de cheques.
c) Copia del documento oficial, que comprueba el poder de quién firma.
d) Entregar la documentación en el departamento de Cuentas por Pagar.
3. Factoraje
1.
Tenemos a disposición de nuestros proveedores el sistema de Factoraje, el cual en caso de solicitarlo
debe contactarse con nuestro comprador, quien le va a proporcionar los requisitos para ser incluido en
este esquema.
2.
En todo pago se le entrega un comprobante con el detalle de lo que se le esta liquidando y en el mismo
comprobante se reflejan los descuentos, cuando estos existan.
4. Aclaración de sus pagos.
1.
H-E-B tiene
a disposición de nuestros proveedores un departamento de aclaraciones. En este
departamento atendemos todas las dudas o comentarios que usted tenga acerca del pago de su
mercancía.
2.
En nuestra página de Internet, www.hebmex.com, usted puede consultar e imprimir:
a)
Facturas pagadas de las últimas 13 semanas.
b)
Facturas por pagar.
c)
Detalles del pago de sus facturas de las últimas 13 semanas.
3.
Las solicitudes de aclaraciones las puede realizar de la siguiente forma: directamente en nuestras oficinas
generales, al departamento de Aclaraciones, a través de correo certificado, o por algún medio que
cuente con un acuse de recibo.
4.
No se aceptan solicitudes vía fax o telefónica, debido a que por estos medios no se recibe la información
en forma clara y completa.
5.
No se realizan aclaraciones por cantidades inferiores a 100 pesos.
Documentación necesaria para recibir sus aclaraciones.
1.
Cuando su solicitud se refiera a la falta de pago de alguna de sus facturas debe proporcionar la copia de
su factura no pagada. La factura debe contener el sello de recibido de nuestra tienda, CEDIS de
Monterrey o México.
2.
Si la mercancía la embarcó a través de un transportista, debe contener la copia del talón de embarque
sellado de recibido por nuestra tienda, con el nombre y firma de quien recibió la mercancía.
3.
Cuando su solicitud de aclaración se refiera a diferencia en pago, debe presentar copia de la liquidación
con que efectuamos su pago, copia de las facturas afectadas y copia de su lista de precios del periodo
en que se realizó la recepción de la mercancía.
Plazo para recibir sus aclaraciones.
1.
Cuando la aclaración sea motivada por una diferencia en pago, diferencia en unidades recibidas, es
decir, cuando le estemos pagando con costos, descuentos o plazos diferentes a los acordados con
nuestro comprador o por falta de pago de alguna factura, recibiremos solicitudes de aclaraciones hasta
90 días después de efectuado el pago o de recibida la factura, después de transcurrido este plazo
asumiremos que nuestros pagos fueron correctos, cerrando su periodo de aclaración.