DGAC-002

Procedimiento
CODIGO:
ASUNTO:
PAGINA
EDICION:
FECHA DE
VIGENCIA
DGAC-002
para recepción, emisión y registro de
correspondencia
1 de 4
Original
A partir de la Aprobación DGAC
1. OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es controlar la recepción, emisión y registro de
toda la correspondencia que ingresa en la Secretaria de la Dirección General.
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
DGAC: Dirección General de Aviación Civil
Secretaria Dirección General: Grupo de colaboradores Administrativos de la
Dirección General.
2.1.- SIMBOLOGIA UTILIZADA
Proceso
Conector
Preparación
Documento
Decisión
Terminador/iniciador
3. ALCANCE
El alcance de este procedimiento es de aplicabilidad para la Secretaria de la
Dirección General
4. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Secretaria de la Dirección General, utilizar la nomenclatura
y aplicación del formato de este procedimiento.
Elaborado por: SAGEC
Fecha: Octubre 08
Revisado por: Unidad de
Planificación
Fecha: Agosto 2O09
Aprobado por: Dirección General
Fecha: Agosto 2009
CODIGO:
ASUNTO:
PAGINA
EDICION:
FECHA DE
VIGENCIA
DGAC-002
Procedimiento para recepción, emisión y
registro de correspondencia
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Original
A partir de la aprobación de la DGAC
5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS:
Nombre del documento
Ley 5150:
Ley General de Aviación Civil
Ley Nº 8292: Ley de Control interno
Decreto Ejecutivo Nº 26865-MOPT: “Reforma Integral
Organizativa de la Dirección General de Aviación Civil”
Estructura
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO O CONTENIDO
6.1 La secretaria de la Dirección General recibe el documento del usuario (interno o
externo), verifica que cumpla con los requisitos de admisibilidad (fecha, firma, número
de solicitud u oficio y los debidos respaldos).
6.2 Debe sellar con el sello de recepción de documentos la hoja de recibido del oficio o
carta, así como, anotar el nombre de la persona que recibió y la hora de recepción.
6.3 Posteriormente registra en el libro de correspondencia recibido y luego en el software
o sistema de la secretaria de la Dirección General, la fecha, oficio, hora de recepción,
dependencia que realizó la solicitud, y nombre de la persona que firmó la solicitud.
6.4 Asimismo cuando se debe emitir alguna correspondencia a dependencias internas de
la institución, la secretaria de la Dirección General prepara el borrador del oficio para
traslado. Una vez conocido y/o corregido por el Director General o Subdirector, se le
entrega para su firma.
6.5 Una vez firmado se le debe anotar el número de consecutivo, sellos y original firmado.
6.6 Luego se realizan las debidas fotocopias tanto del oficio como de la información que
debe llevar, luego se anota en el libro de correspondencia enviada, estableciendo,
número de consecutivo, fecha, nombre de la persona que va dirigida, dependencia a
la cual pertenece y por último la firma de la persona cuando la recibe, o en su caso
una copia del documento original para que la secretaria o persona que recibe anote la
Elaborado por: SAGEC
Fecha: Octubre 08
Revisado por: Unidad de
Planificación
Fecha: Agosto 2009
Aprobado por: Dirección General
Fecha: Agosto 2009
CODIGO:
ASUNTO:
PAGINA
EDICION:
FECHA DE
VIGENCIA
DGAC-002
Procedimiento para recepción, emisión y
registro de correspondencia
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Original
A partir de la aprobación de la DGAC
hora, fecha, nombre, dependencia receptora y firma de la persona que recibió.
6.7 Posteriormente, si se trató de una copia como registro, se archivará en la secretaría
en el file de la dependencia que recibió.
6.8 Cuando es correspondencia que se le envía a entidades externas, se coordina con el
mensajero, el cual pasa todos los días a las 8:00 a.m., o en su caso se le solicita al
operador de equipo móvil de la Dirección que se encargue de entregar la
correspondencia. Se le da el oficio original debidamente firmado con la información
adjunta y sus respectivas fotocopias, para la recepción de la otra dependencia, la cual
deberá de anotar la hora, fecha, nombre y firma de la persona que recibe y el
respectivo sello de la entidad receptora de la información, tanto en el original como en
copias. El mensajero se deja las copias.
6.9 Una vez que el mensajero o el operador de equipo móvil de la Dirección entregaron la
correspondencia, deben de entregar a la secretaria de la Dirección las copias con la
información adjunta de la entidad que recibió la correspondencia. Cuando son
documentos que requieren respuesta, quedan pendientes en la Secretaría de la
Dirección General (en espera). Una vez dada la respuesta se procede a archivar o a
informar, según corresponda.
6.10 Luego se archiva en el respectivo file de la dependencia receptora.
7. ANEXOS
Es necesario incluir en este aparte toda la documentación que da soporte al
procedimiento diseñado.
8. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO
Los procedimientos después de ser analizados por el Proceso de Análisis
Administrativo, son aprobados con las firmas del Encargado (a) la Unidad de
Planificación y del señor Director General de Aviación Civil, para que posteriormente
se remitan a la Unidad responsable de su aplicación.
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Fecha: Octubre 08
Revisado por: Unidad de
Planificación
Fecha: Agosto 2009
Aprobado por: Dirección General
Fecha: Agosto 2009
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PAGINA
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VIGENCIA
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Procedimiento para recepción, emisión y
registro de correspondencia
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A partir de la aprobación de la DGAC
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Dirección General Aviación Civil
Elaborado por: SAGEC
Fecha: Octubre 08
Revisado por: Unidad de
Planificación
Fecha: Agosto 2009
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Unidad de Planificación
Aprobado por: Dirección General
Fecha: Agosto 2009