ACUERDO No. 005 (Octubre 29 de 2014) Por medio del cual se adopta el Reglamento del Fondo Mutual del Fondo de Empleados de los Sectores Solidario, Financiero y Real “FESCOOP” REGLAMENTO FONDO MUTUAL La Junta Directiva del Fondo de Empleados de los Sectores Solidario, Financiero y Real del Eje Cafetero y Norte del Valle “FESCOOP”, en uso de sus facultades consagradas en el Articulo 11 de los Estatutos, ACUERDA Modificar el Reglamento del Fondo Social de Fondo Mutual teniendo en cuenta las normas legales y estatutarias del FONDO, las posibilidades económicas de la Entidad, la contribución mensual de los asociados y las necesidades de sus asociados y sus beneficiarios. TÍTULO I PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS ARTICULO 1. INGRESOS. Fescoop tendrá un Fondo Mutual, cuyos ingresos provendrán de las siguientes fuentes: a. La contribución directa de los Asociados, de conformidad con el Artículo 100 de los Estatutos vigentes de FESCOOP. b. Ingresos obtenidos por aprovechamiento en la realización de programas o actividades especiales. c. Recursos provenientes del presupuesto del Fondo, con cargo al ejercicio anual. d. Suma fija o porcentual, deducida directamente de los intereses corrientes pactados con los Asociados por sus operaciones de crédito, cuya cuantía y periodicidad atenderá las necesidades del Fondo Mutual, 2 e. El porcentaje de excedentes que determine la Asamblea General de Delegados, correspondientes al ejercicio económico del período inmediatamente anterior. ARTICULO 2. ACTIVIDADES FINANCIABLES: Atendiendo disposiciones legales y estatutarias, las necesidades de Asociados y Beneficiarios y la capacidad económica de la Entidad, con cargo al Fondo Mutual, pueden financiarse entre otras las siguientes actividades: a. Auxilios: Previo cumplimiento de los requisitos exigidos, se otorgarán auxilios directos a los Asociados, por las siguientes modalidades: Lentes y Montura Educación Maternidad Defunción Supletiva Tratamiento Especializado Incapacidad Parágrafo: El Asociado menor de edad no tendrá derecho al reconocimiento y pago del auxilio por Incapacidad. b. Pólizas: De igual manera, se cancelará el valor de las primas por concepto de las Pólizas Vida Grupo, de Accidentes Personales, Vida Deudores, contratadas para tal efecto con entidades aseguradoras legalmente establecidas. c. Otras actividades diversas: Adicionalmente, podrán realizarse y sufragarse actividades diferentes a las enunciadas, siempre que guarden directa relación con los objetivos del Fondo. En tal caso, deberán estar expresamente señaladas dentro del respectivo presupuesto. ARTÍCULO 3. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO. El presupuesto del Fondo Mutual será elaborado por parte de los funcionarios del FONDO. ARTÍCULO 4. APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO. El presupuesto de ingresos y egresos, así como las actividades a desarrollar, serán aprobados por parte de la Junta Directiva, en la misma fecha en que se apruebe el presupuesto general del Fondo. El programa y el presupuesto del Fondo podrán ser modificados, sin que se afecte el monto total de los recursos destinados a las actividades financiables. 3 En tal caso, las variaciones deberán ser dadas a conocer al Organismo competente, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha en que se tomó la decisión de realizar la modificación. TÍTULO II COMITÉ DE FONDO MUTUAL COMPOSICIÓN, PERÍODO, REUNIONES, DELIBERACIONES Y DECISIONES ARTÍCULO 5. APROBACIÓN DE LOS AUXILIOS. Los auxilios de que trata el Artículo 2º. Literal a) del presente Acuerdo, serán estudiados y decididos por parte del Comité de Fondo Mutual. ARTÍCULO 6. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ: Estará compuesto por tres integrantes nombrados por la Junta Directiva, uno de los cuales será Directivo y lo presidirá; de igual forma se elegirá un Vicepresidente y Secretario entre los dos (2) restantes. El Comité contará con un (1) suplente numérico, elegidos igualmente por la Junta Directiva, el cual tendrá derecho únicamente a voz, salvo que actúe como principal en la respectiva reunión. Parágrafo: De igual manera, el Comité de Control Social podrá hacer presencia a través de uno de sus integrantes designado, quien hará presencia con voz y sin voto en ejercicio del control social asignado a tal Organismo, en las reuniones ordinarias y extraordinarias programadas por el Comité. ARTÍCULO 7. FUNCIONES. El Comité del Fondo Mutual, cumplirá entre otras, las siguientes funciones: a. Procurar la identificación de las necesidades y expectativas en materia de Auxilios de los Asociados del FONDO. b. Proponer a la Junta Directiva, o en su defecto a la Gerencia General, la modificación del Reglamento, en aquellos auxilios económicos y actividades que consulten el interés de la población beneficiaria, atendida la capacidad económica del FONDO. c. Estudiar, aprobar sin restricciones, aprobar de manera condicionada o negar, las solicitudes de auxilio económico que presenten los Asociados del FONDO. 4 d. Dar a conocer a la Gerencia General del FONDO, la relación de auxilios aprobados condicionalmente o negados, con el fin de notificarlo oportunamente a los interesados, mediante comunicación escrita. e. Las demás funciones que le correspondan de conformidad con los Estatutos del FONDO o con el Reglamento. ARTÍCULO 8. INTEGRANTES DEL COMITÉ: El Comité contará con una mesa directiva, conformada por Presidente, Vicepresidente y Secretario. Sus integrantes serán elegidos mediante votación, por los miembros principales del Comité. Parágrafo: El suplente numérico que adquiere el carácter de principal, por llegada tardía del titular, no pierde su calidad hasta la culminación de la reunión. ARTÍCULO 9. PERÍODO: Los integrantes del Comité de Fondo Mutual entrarán a ejercer sus funciones para períodos de dos (2) años para cada uno de sus integrantes, contado a partir de la fecha de la designación. Tal período se prorrogará de manera automática y sucesiva, hasta que se notifique por escrito la designación de la persona que le reemplazará. Parágrafo: En todo caso, los integrantes principales y suplentes del Comité, serán removidos de su cargo ipso facto, sin necesidad de procedimiento alguno, cuando falten a dos (2) o más reuniones, consecutivas o no, sin justificación alguna. ARTÍCULO 10. PÉRDIDA DE LA CALIDAD: Los integrantes del Comité, perderá su condición en los siguientes casos: a. Por muerte o incapacidad total y permanente que impida el cumplimiento de sus funciones. b. Por exclusión como Asociado del FONDO. c. Por pérdida de las calidades que fueron tenidas en cuenta para su designación. d. Por retiro voluntario debidamente aceptado por la Junta Directiva. e. Por nombramiento del reemplazo, al culminar el período para el cual fue elegido o el período de sus prórrogas. 5 f. Por dejar de asistir sin causa justificada, a dos (2) ó más reuniones ordinarias o extraordinarias. ARTÍCULO 11. REUNIONES - CONVOCATORIA. La convocatoria a reuniones ordinarias deberá realizarse mediante escrito dirigido al lugar de trabajo o residencia, o a su correo electrónico, con una anticipación no inferior a tres (3) días calendario de la fecha prevista para su realización, indicando el orden del día propuesto, lugar, fecha y hora de la reunión. No obstante, cuando las fechas de las reuniones ordinarias correspondan a un programa previamente acordado y aprobado, de conocimiento de cada uno de los integrantes del Comité, bastará una llamada a su teléfono fijo o celular, entendiéndose así realizada la notificación en debida forma. Por su parte, la convocatoria a reuniones extraordinarias podrá hacerse mediante escrito enviado al lugar de trabajo o residencia, o a su correo electrónico, o por medio de llamada telefónica, siempre que se realice con una antelación no inferior a dos (2) días de la fecha prevista. Al convocarse a reuniones extraordinarias, deberá indicarse el lugar, fecha y hora de realización, así como los temas urgentes que motivan la citación, en los cuales deberá centrarse la reunión. En todo caso, el Comité se reunirán ordinariamente una (1) vez por mes, según calendario que para tal efecto adopten, y extraordinariamente cuando las necesidades lo exijan, con el fin de atender oportunamente las solicitudes sometidas a su conocimiento. ARTÍCULO 12. QUÓRUM PARA DELIBERAR Y DECIDIR. El Comité podrá deliberar y decidir, con la asistencia de dos (2) de sus integrantes, siempre que la convocatoria se haya realizado en debida forma. En tal caso la decisión deberá tomarse por unanimidad. Estando reunidos tres (3) integrantes actuando como principales, la decisión se tomará con el voto favorable de dos (2) de ellos. ARTÍCULO 13. CONTENIDO DE LAS ACTAS. Las Actas de reunión del Comité de Fondo Mutual, deberá contener como mínimo: Forma de convocatoria a la misma y persona que la realizó; relación de asistencia; existencia o no de quórum deliberatorio y decisorio; lugar, fecha y hora de iniciación y de terminación; decisiones tomadas; votos a favor y en contra de cada una de ellas; salvamentos de votos; auxilios aprobados, valor y concepto: auxilios 6 aprobados condicionalmente; auxilios negados; aclaraciones y demás aspectos de importancia que deban constar en las respectivas Actas. De igual manera y sin excepción alguna, deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario del Comité de Fondo Mutual y permanecerán en el archivo del FONDO para conocimiento de los Directivos del FONDO, Asociados o de las autoridades competentes. TÍTULO III CAPÍTULO I BENEFICIARIOS Y ASPECTOS GENERALES ARTÍCULO 14. BENEFICIARIOS: Los beneficiarios deben estar debidamente registrados, en el formato de afiliación. En caso de modificación de alguno de sus beneficiarios, el asociado dará a conocer dicho cambio al Fondo de manera escrita o por cualquier otro medio idóneo. Para los efectos pertinentes, consideramos el carácter de Beneficiarios de los Asociados: Su cónyuge o compañero(a) permanente, hijos menores de edad, hijos hasta 23 años que se encuentren estudiando e hijos incapacitados física o mentalmente sin límite de edad, siempre que en uno u otro caso dependan económicamente del Asociado. Para el caso de Asociados solteros mayores de edad, serán acreedores de auxilio: El Asociado, los hijos menores de edad, los hijos hasta 23 años que se encuentren estudiando, así como los padres que no perciban ingreso alguno y que dependan económicamente del Asociado. Con relación a los Asociados menores de edad, se concederá el auxilio al Asociadito y a sus padres, siempre que éstos no tengan la calidad de Asociados de FESCOOP. ARTÍCULO 15. APROBACIÓN - LÍMITES. El Fondo, a través del Comité de Fondo Mutual, aprobará auxilios de carácter económico sin superar el monto aprobado dentro del presupuesto para la respectiva vigencia fiscal. En consecuencia, es obligación del Comité de Fondo Mutual y de la Gerencia General, proponer oportunamente reformas al Reglamento, cuando el número y valor de solicitudes aprobadas y/o esperadas desborden las capacidades económicas de la Entidad. 7 ARTÍCULO 16. FACULTADES DEL COMITÉ. El Comité solamente podrá aprobar los auxilios y servicios contemplados en el presente Reglamento. En consecuencia, los integrantes que desborden sus facultades, responderán personalmente ante la Entidad, Asociados, Terceros y Organismos de Vigilancia y Control del Estado. ARTÍCULO 17. LÍMITE DE AUXILIOS Y ANTIGUEDAD DE ASOCIADO. Para el cumplimiento del objetivo social, el Fondo reconocerá auxilio a los Asociados que los soliciten y que cumplan con los requisitos contenidos en el presente Reglamento, según el siguiente cuadro CANTIDAD Y ANTIGUEDAD De 12 a 60 meses De 60 meses en adelante No. de Auxilios 1 2 Parágrafo 1: Para los efectos del presente Artículo, no se considera auxilio el reconocimiento económico concedido por parte de la entidad aseguradora contratada por el FONDO. CAPÍTULO II REGLAMENTACIÓN DE LOS AUXILIOS Y ACTIVIDADES FINANCIABLES A. AUXILIO DE LENTES Y MONTURA ARTÍCULO 18. DEFINICIÓN. Tal auxilio se concederá para la compra de lentes y montura, al asociado y beneficiario directo. El siguiente cuadro indica el valor máximo permitido AUXILIO CLASE DE BENEFICIARIO ASOCIADO MAYOR ASOCIADO MENOR DE DE EDAD (s.m.d.l.v) EDAD (s.m.d.l.v) LENTES Y MONTURA s.d.m.l.v.: Salario diario mínimo legal vigente. 4 2 8 ARTÍCULO 21. REQUISITOS. Para el reconocimiento del auxilio, el solicitante deberá tener una antigüedad igual o superior a doce (12) meses como Asociado, presentar fórmula médica suscrita por el especialista y factura de pago. O en su defecto la copia de la orden de suministro entregada por Fescoop a la Óptica con la cual tienen convenio suscrito. Las facturas o recibos se presentarán en original o en copia y deberán reunir los requisitos exigidos por el Código del Comercio, por las normas tributarias y demás disposiciones legales, sea que se trate de personas pertenecientes al régimen común, al régimen simplificado, al régimen tributario especial o que desempeñen profesiones liberales. Parágrafo 1. El asociado y sus beneficiarios podrán percibir este auxilio por el mismo concepto, pasados dos (2) años desde la última fecha de otorgamiento. Parágrafo 2. El valor del auxilio por montura, será girado directamente a las ópticas con las cuales FESCOOP tiene convenios, previa cotización presentada por el solicitante. Podrá así mismo girarse el valor del auxilio aprobado, directamente al solicitante, cuando presente la respectiva factura de pago. B. AUXILIO EDUCATIVO ARTÍCULO 19. DEFINICIÓN. Este reconocimiento se realizará únicamente a los Asociados que se encuentren cursando estudios en preescolar, primaria, secundaria, nivel técnico o auxiliar, enseñanza superior o universitaria y post grados, siempre que reúnan los requisitos de antigüedad establecidos en el presente Acuerdo. Parágrafo 1. FESCOOP reconocerá auxilios por concepto de estudios técnicos o auxiliares, de carácter formal e informal, adelantados en instituciones de educación legalmente aprobadas. Parágrafo 2. En ningún caso el Fondo concederá auxilios por la participación en cursos, diplomados o seminarios. ARTÍCULO 20. CUANTÍA. El auxilio se otorgará en consideración al nivel de estudios que se encuentre realizando el solicitante y a la calidad de Asociado, en las cuantías que se indican en la tabla subsiguiente: 9 CLASE DE BENEFICIARIO ASOCIADO MAYOR ASOCIADO MENOR (s.m.d.l.v) (s.m.d.l.v) AUXILIO - Preescolar 3 Primaria y Secundaria 4 3 Técnico o Auxiliar 5 4 Carreras Tecnológicas 6 4 Profesionales o Licenciaturas 6 5 Diplomados 6 - Postgrados o maestrías 8 - s.d.m.l.v.: Salario diario mínimo legal vigente. ARTÍCULO 21. REQUISITOS. El otorgamiento del auxilio educativo estará sujeto a las siguientes condiciones y requisitos: a. Se deberá presentar constancia de estudio o recibo de pago con sello del banco, donde se indiquen los estudios realizados, el año o semestre que se encuentra cursando el solicitante y la fecha de certificación. b. La documentación deberá presentarse al Fondo, durante el año, semestre o cuatrimestre que se esté cursando, el cual corresponderá en todo caso, al período certificado en la constancia de estudio o recibo de pago. c. Solamente se concederá una vez al año. PARAGRAFO 1: El auxilio por Diplomado se concederá al asociado, siempre y cuando no haya sido pagado por la empresa donde labora, para lo cual tendrá que anexar recibo de caja y un certificado de la empresa empleadora, donde conste que no recibió ningún tipo de ayuda económica. PARAGRAFO 2: la intensidad horaria para el diplomado será minino de 80 horas. C. AUXILIO DE MATERNIDAD ARTICULO 22. DEFINICIÓN. Se concederá por el nacimiento de un hijo del asociado y/o adopción. El siguiente cuadro indica el valor máximo permitido 10 CLASE DE BENEFICIARIO AUXILIO ASOCIADO MAYOR (s.m.d.l.v) ASOCIADO MENOR (s.m.d.l.v) 8 4 MATERNIDAD s.d.m.l.v.: Salario diario mínimo legal vigente. ARTICULO 23. REQUISITOS. Para el reconocimiento del auxilio, el solicitante deberá tener una antigüedad igual o superior a doce (12) meses como Asociado, presentar copia autentica del Registro Civil, dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de nacimiento o de adopción. D. AUXILIO POR DEFUNCIÓN SUPLETIVO ARTÍCULO 24. En el evento que la Entidad Aseguradora contratada por el Fondo, no brinde el auxilio funerario por límite de edad de los beneficiarios directos establecidos en los convenios, por estar incursos en las exclusiones o por no estar incluidos en la Póliza por exceder el número de beneficiarios, Fescoop reconocerá un auxilio por defunción supletiva, siempre y cuando el Asociado tenga una antigüedad igual o superior a un (1) año y se encuentre inscrito, al igual que sus beneficiarios, en la respectiva póliza. CLASE DE BENEFICIARIO AUXILIO DEFUNCION SUPLETIVO ASOCIADO MAYOR (s.m.d.l.v) ASOCIADO MENOR (s.m.d.l.v) 7 5 Parágrafo 1: Fescoop, reconocerá el Auxilio por Defunción Supletivo, por muerte de una misma persona, a todos los Asociados con derecho a reclamar, siempre que tengan una antigüedad igual o superior a un (1) año y acrediten el cumplimiento de los demás requisitos. En tal caso, el monto total no puede exceder de catorce (14) s.m.d.l.v., suma que será distribuida proporcionalmente entre los Asociados con derecho a reclamar. E. TRATAMIENTOS ESPECIALIZADOS ARTÍCULO 25. DEFINICIÓN: Para efectos del otorgamiento de auxilios por esta modalidad, se consideran como tales: a. Hospitalización y cirugía 11 b. Exámenes de diagnóstico especializado. c. Tratamiento odontológico. d. Medicina física y rehabilitación. CLASE DE BENEFICIARIO AUXILIO TRATAMIENTO ESPECIALIZADO ASOCIADO MAYOR (s.m.d.l.v) ASOCIADO MENOR (s.m.d.l.v) 5 3 Parágrafo 1. Los Asociados y sus beneficiarios, cubiertos o no por una E.P.S. o por una A.R.S., tendrán derecho al reconocimiento del auxilio por tratamiento especializado, según el caso, únicamente respecto de procedimientos o servicios excluidos del Plan Obligatorio de Salud P.O.S., el que será revisado y actualizado permanentemente por parte de los integrantes del Comité. Parágrafo 2. Excepciones. El Fondo no concederá auxilios por tratamiento especializado de carácter estético ni por medicamentos formulados. Parágrafo 3: Tratamientos Odontológicos: Únicamente se reconocerán auxilios por procedimientos de Ortodoncia, Coronas, Implantes, Núcleos, Prótesis Fijas y Prótesis Removibles y siempre que medie un lapso no inferior a un (1) año entre la solicitud y el último auxilio otorgado por el mismo concepto y beneficiario. Parágrafo 4. Copagos: FESCOOP no otorgará auxilios de carácter económico por concepto de copagos realizados a las Entidades Promotoras de Salud E.P.S., a no ser que exceda el pago de cinco (5) s.m.d.l.v. ARTÍCULO 26. CONDICIONES. El reconocimiento del auxilio se sujetará a las siguientes condiciones y requisitos: b. Presentar facturas o recibos que acrediten el pago del tratamiento, como la presentación del documento en que conste el tratamiento o procedimiento especializado, formulado o realizado. c. El Asociado deberá encontrarse inscrito en el registro social del Fondo, con una antigüedad igual o superior a un (1) año d. No encontrarse afiliado el Asociado y su núcleo familiar a ninguna Entidad de Previsión Social que preste el servicio requerido. e. Las factura o recibos se presentarán en original o en copia y deberán reunir los requisitos exigidos por el Código del Comercio, por las normas tributarias y demás disposiciones legales, sea que se trate de personas pertenecientes al 12 régimen común, al régimen simplificado, al régimen tributario especial o que desempeñen profesiones liberales. f. Si la solicitud de auxilio se realiza para los beneficiarios, adjuntar los documentos que acrediten la unión o parentesco (Registro Civil de Matrimonio, Registro Civil de Nacimiento o Adopción, entre otros). g. En el evento que la solicitud se realice para hijos mayores de 18 años y hasta 23 años, deberá anexar constancia vigente de realización de estudios superiores. INCAPACIDAD ARTICULO 27. DEFINICIÓN. Tal auxilio se concederá al asociado por incapacidad temporal o la imposibilidad que tiene el asociado para ejecutar cualquier labor o actividad en un período determinado, salvo que puedan ser cubiertos por una Administradora de Riesgos Profesionales A.R.P. ARTÍCULO 30. CUANTÍA: Este auxilio aplicará a incapacidades mayores a 2 días y para definir la cuantía se aplicará la siguiente formula: (I.B.C * 0.7) / 30 ------------------------- * (días incapacidad - 2) 3 Parágrafo: Se reconocerá por incapacidad un monto máximo de 7 s.m.d.l.v. por auxilio ARTICULO 28. REQUISITOS. Para el reconocimiento del auxilio, el solicitante deberá tener una antigüedad igual o superior a doce (12) meses como Asociado, el solicitante debe adjuntar la fotocopia nítida de la incapacidad médica, expedida por la EPS, que debe contener el diagnóstico claro. No se aceptarán enmendaduras en ninguno de los documentos. En caso de no especificar el I.B.C. en la incapacidad médica, el asociado debe anexar al formato de auxilio el desprendible de pago. Parágrafo 1: Se excluyen las siguientes causas: Licencias por maternidad. Participación activa en motines, asonadas, etc. Encontrarse bajo la influencia de sustancias psicoactivas. Prácticas de actividades deportivas de alto riesgo en el aire, en tierra o en el agua, conocidas como deportes extremos o similares, tales como 13 boxeo, surfing, parapente, bunging jumping, paracaidismo, motocross, alpinismo, entre otros. Intervenciones quirúrgicas por estética o sus complicaciones. Incumplimiento de las normas de Salud Ocupacional. Parágrafo 2: La solicitud de auxilio por incapacidad generada en intento de suicidio o lesión infringida intencionalmente, no será reconocida. PÓLIZAS VIDA GRUPO Y DE ACCIDENTES PERSONALES ARTÍCULO 29. DEFINICIÓN. FESCOOP afiliará a todos los Asociados y sus beneficiarios directos que seguidamente se señalan, a las Pólizas Vida Grupo y/o de Accidentes Escolares, en una o varias entidades aseguradoras legalmente establecidas en el país, para cubrir entre otros, los riesgos de Muerte natural o accidental, desmembración, anticipo por enfermedad terminal, incapacidad total y permanente, gastos médicos por accidente y gastos funerarios. El monto de tales pólizas será asumido íntegramente por el Fondo, con cargo al Fondo Mutual, pero el valor de los siniestros será cubierto por parte de la entidad aseguradora, respetando las condiciones y cuantías pactadas. Parágrafo: El límite máximo de personas relacionadas en la Póliza será de cuatro (4), incluido el Asociado, según lo establecido en el presente Artículo. El asociado tendrá hasta tres (3) opciones para incluir su grupo familiar en la Póliza Vida Grupo, siempre y cuando sea hasta el primer grado de afinidad y el tercer grado de consanguinidad PRIMERA OPCION: SEGUNDA OPCION: TERCERA OPCION: 2 mayores y 2 menores de edad. 1 mayores y 4 menores de edad. 3 mayores de edad. No obstante, si el Asociado así lo decide, podrán incluirse más personas, bajo la condición que tengan el carácter de beneficiarios y que su valor sea asumido íntegramente por el mismo. ARTÍCULO 30. BENEFICIARIOS. Serán considerados como tales el Asociado y el funcionario del Fondo, su cónyuge o compañero (a) permanente, hijos menores de edad, hijos hasta 23 años que se encuentren estudiando, hijos incapacitados física o mentalmente sin límite de edad y sus padres, siempre que se encuentren dentro de la edad permitida por la Aseguradora. Para el caso de Asociados solteros mayores de edad, serán beneficiarios de la Póliza: El Asociado, los hijos menores de edad, los hijos hasta 23 años que se 14 encuentren estudiando, así como sus padres, siempre que se encuentren dentro de la edad permitida por la Aseguradora. Con relación a los Asociados menores de edad, serán beneficiarios de la Póliza: el Asociadito y sus padres, bajo la condición que éstos últimos se encuentren dentro de la edad permitida por la Aseguradora. CAPÍTULO V TRÁMITES DE LOS AUXILIOS Y OTRAS REGULACIONES ARTÍCULO 31. SOLICITUDES. Las solicitudes se presentarán al Fondo dentro del plazo legal previsto, en los formatos establecidos para tal efecto y acompañados de los anexos requeridos de acuerdo a la modalidad del auxilio. En ningún caso ni para ningún efecto, la entidad recibirá y/o tramitará solicitudes de auxilio incompletas o presentadas en forma extemporánea. ARTÍCULO 32. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS SOLICITUDES. Según quedó establecido de manera particular para cada uno de los auxilios, el plazo para la presentación de la solicitud no podrá exceder de tres (3) meses a partir de la ocurrencia del hecho que lo origina. ARTÍCULO 33. RADICACIÓN DE SOLICITUDES. Las solicitudes serán radicadas en estricto orden de presentación, en un libro destinado para tal efecto, donde el funcionario del Fondo anotará entre otros datos: Fecha de presentación de la solicitud, clase de auxilio, nombre del Asociado. ARTÍCULO 34. REQUISITOS ADICIONALES. Para tener derecho a los auxilios solicitados, los Asociados deberán encontrarse al día en sus obligaciones con el Fondo, por todo concepto, salvo que exista razón válida que justifique el incumplimiento. Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el presente Artículo, en el mismo formato de solicitud de auxilios, la Auxiliar contable, debe certificar y firmar de manera previa a su estudio y aprobación. ARTÍCULO 35. ENTREGA DE SOLICITUDES AL COMITÉ. El funcionario del Fondo encargado de recepcionar y dar trámite a las solicitudes, las entregará al Comité en la fecha y hora previstas para la reunión, acompañadas de una relación donde se encuentren separados los auxilios de acuerdo a la modalidad. ARTÍCULO 36. REUNIONES DEL COMITÉ. El Comité de Fondo Mutual se reunirá una vez al mes, en cuya sesión se estudiarán las solicitudes presentadas, 15 el Comité podrá aprobar o negar dicha solicitud; sobre estas últimas se le dará información por escrito al Asociado, argumentando la razón por la cual no se le concedió el auxilio solicitado y el derecho que le asiste de presentar recurso de apelación ante la Junta Directiva. ARTÍCULO 37. APELACIÓN DE LAS DECISIONES. El asociado al que le fuere negado un auxilio, podrá apelar la decisión por escrito ante la Junta Directiva, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la notificación del mismo, exponiendo las razones por las cuales considera que se hace merecedor al auxilio, pudiendo además aportar las pruebas que considere convenientes. La Junta Directiva deberá abordar el conocimiento del recurso y decidir de plano en la reunión ordinaria más próxima. Contra esta decisión no procede recurso alguno, no obstante lo cual deberá ser comunicada igualmente por escrito al Asociado recurrente. ARTÍCULO 38. DESEMBOLSO DEL AUXILIO. El monto del auxilio se entregara directamente al Asociado, mediante un comprobante de egreso que deberá firmar cuando se le entregue el dinero. ARTÍCULO 39. AJUSTE DEL VALOR DEL AUXILIO. El Fondo ajustará el valor del auxilio aprobado a la unidad de mil (1.000) más próxima. ARTÍCULO 40. REMISIÓN A LA JUNTA DIRECTIVA. Los casos no contemplados en el presente reglamento, serán estudiados y decididos de manera exclusiva por parte de la Junta Directiva, previa remisión por parte del Comité de Fondo Mutual. ARTÍCULO 41. SOLICITUDES DE INTEGRANTES DEL COMITÉ. Las solicitudes de auxilio presentadas por los integrantes del Comité de Fondo Mutual, serán estudiadas por el mismo organismo, pero el solicitante no participará de la decisión. ARTÍCULO 42. SOLICITUDES DE FUNCIONARIOS DEL FONDO. Los empleados del Fondo, tendrán derecho de reclamar un auxilio al año, siempre y cuando no sean asociados del Fondo y además tengan una antigüedad de 12 meses de vinculación con la Empresa. 16 TÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 43. BASE DE DATOS DE ASOCIADOS. Es obligación del Fondo, mantener actualizada permanentemente la base de datos de Asociados, con el fin de facilitar el trabajo del Comité de Fondo Mutual. ARTÍCULO 44. DIVULGACIÓN DEL ACUERDO. El Fondo, utilizando diversos y eficientes medios de comunicación, dará a conocer de manera amplia y detallada el contenido del presente Acuerdo, con el fin que sea conocido por parte de todos los Asociados. ARTÍCULO 45. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha, solamente podrá ser modificado por la Junta Directiva y deroga las disposiciones que le sean contrarias. CÚMPLASE Dado en Armenia (Quindío), a los veintinueve (29) días del mes de Octubre del año Dos mil Catorce (2014). SANDRA LORENA ROJAS DIAZ Presidente . ELIZABETH HERRERA ARBELAEZ Secretaria CERTIFICACIÓN El suscrito Secretario de la Junta Directiva de Fescoop, certifica que éste Organismo, en reunión efectuada el veintinueve (29) de Octubre del año Dos Mil Catorce (2014), aprobó el presente Acuerdo, según consta en el Acta No. 096 de la Junta, de la misma fecha. Armenia, veintinueve (29) de Octubre del año Dos Mil Catorce (2014), ELIZABETH HERRERA ARBELAEZ Secretaria