ASOCIACION SOLIDARISTA DE EMPLEADOS
DE EMBUTIDOS ZAR Y AFINES
REGLAMENTO DE CAJA CHICA
ARTICULO 1.
Todos los fondos de caja chica que existan en el futuro en la Asociación Solidarista de
Empleados de Embutidos Zar y Afines se regirán por las siguientes disposiciones.
ARTICULO 2.
USO DE FONDOS: Los fondos de caja chica serán utilizados exclusivamente para la
adquisición de uso poco frecuente o que por su condición especial justifiquen mantenerse
en inventario en bodega, gastos ocasionales y de bajo monto, servicios prestados por
terceras personas, también por montos reducidos, compras urgentes, pagos de viáticos a
empleados y miembros de Junta Directiva por sumas reducidas y cualquier otro pago de
menor cuantía que no justifiquen la emisión de ordenes de compra o cheques para su
tramitación. En ningún caso se podrá adquirir activos con fondos de caja chica..
ARTICULO 3.
Las sumas máximas a gastar por medio de los fondos aquí reglamentados será de
¢35.000.00 (TREINTA Y CINCO MIL COLONES). Será prohibido fraccionar compras
o pagos con el propósito de evadir el límite antes fijado.
ARTICULO 4.
Las personas que designe la Administración como encargadas del manejo de fondos de
caja chica, serán responsables por el correcto uso de ellos, de conformidad con este
reglamento y de velar por su cumplimiento. El incumplimiento de estas disposiciones se
considera como falta grave para efectos de sanciones disciplinarias.
ARTICULO 5.
El responsable de un fondo de caja chica debe mantenerlo completamente separado del
dinero personal, ajeno y del que maneja la Asociación que no pertenezca al fondo de caja
chica. Debe tener el dinero siempre en un lugar seguro, en la oficina y presentarlo
inmediatamente a los funcionarios de la Fiscalía o cualesquiera otros autorizados por la
Administración para su arqueo y comprobación, en el momento en que le sea solicitado.
La no presentación de los mismos en la forma dicha hará presumir que han sido utilizados
en forma irregular por el responsable.
ARTICULO 6.
Todos los fondos de caja chica autorizados funcionarán por el sistema de fondo fijo y
deben estar constituidos en todo momento por dinero efectivo, vales provisionales o vales
definitivos, ambos debidamente autorizados o copia de una solicitud de reembolso en
trámite debidamente firmada como recibido por la persona encargada de su revisión.
ARTICULO 7.
Salvo que reciba órdenes superiores por escrito, el custodio de una caja chica no permitirá
que los fondos bajo su responsabilidad sean utilizados para fines distintos a los descritos
en este reglamento. Cuando un funcionario o empleado que haya solicitado previamente
un adelanto mediante el uso de “Vale Provisional”, utilice el dinero en forma distinta a la
descrita o presente justificantes que no cumplan con las disposiciones aquí establecidas,
él será responsable por el incumplimiento y el encargado de la caja chica no aceptará
tramitar el gasto. Si lo hiciere será suya la responsabilidad.
ARTICULO 8.
El fondo de caja chica de la Asociación Solidarista esta autorizado por un monto de
ø200.000.00.
ARTICULO 9.
El límite fijado para el artículo 8, se podrá ajustar anualmente en base en el aumento
experimentado en los índices de precios al por mayor. Así mismo, el monto del artículo
3, podrá ser variado por la Administración de común acuerdo con la Junta Directiva,
cuando las necesidades de la Asociación así lo justifiquen.
ARTICULO 10.
PROCEDIMIENTOS: En el control y trámite de las cajas chicas se utilizarán los
siguientes documentos:
A- VALE PROVISIONAL: Este documento se utilizará para solicitar adelantos de
fondos para la realización de gastos o pagos autorizados por este reglamento y deben
ser reintegrados en un máximo de 2 días hábiles. Debe ser firmado por la persona
solicitante y autorizado por el ADMINISTRADOR DE LA ASOCIACION, EL
PRESIDENTE O EL TESORERO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
ASOCIACION.
B- VALE DEFINITIVO O COMPROBANTE DE CAJA CHICA: Se utiliza para
tramitar y justificar la erogación de dinero con cargo a estos fondos. Debe ser un
documento prenumerado y adjuntarse a el correspondiente justificante (factura o
recibo) que ampara el desembolso. Los vales provisionales o definitivos deben ser
autorizados previamente por el ADMINISTRADOR DE LA ASOCIACION, EL
PRESIDENTE O EL TESORERO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
ASOCIACION, antes de su pago por el custodio de la caja chica.
C- REEMBOLSO O REINTEGRO DE CAJA CHICA: Este documento se utiliza
para solicitar el reembolso al fondo de los gastos incurridos y debidamente justificados
con un vale definitivo. Debe contener un detalle de todos los vales indicando número,
fecha, concepto del gasto, monto y código contable en cada uno de ellos. El reintegro
debe estar firmado por el responsable del fondo y ser preparado en original y copia. El
original y los documentos anexos seguirán su trámite de revisión y autorización para el
pago y la copia será firmada por quién recibe los documentos como constancia del
monto en trámite para el responsable de la caja chica.
ARTICULO 11.
Todos los comprobantes deben ser confeccionados a máquina y justificantes (factura o
recibos), no deben presentar alteraciones o tachaduras que hagan dudar de su legitimidad.
Así mismo, debe estamparse un sello de cancelado donde lleve la fecha y firma del
responsable del fondo. Las facturas deben ser originales y confeccionadas en tinta.
Cuando se anule un vale definitivo, debe conservarse el original debidamente inutilizado.
ARTICULO 12.
El responsable del fondo debe solicitar un reembolso cuando tenga vales definitivos por
un monto aproximado al 50% del total. En todo caso el día 28 de cada mes debe solicitar
el reintegro por el total de vales en su poder a esa fecha, con el propósito de que los
respectivos gastos sean registrados en el mes correspondiente.
ARTICULO 13.
En base a toda la documentación mencionada, se emitirá el cheque correspondiente por
reembolso de caja chica, el cuál debe ser girado a nombre del funcionario responsable del
fondo y debe ponerse un endoso restrictivo en el cheque que diga: “PARA CANCELAR
REINTEGRO DE CAJA CHICA No. _____ A CARGO DE (Nombre del
responsable)”.
No se tramitará ningún reintegro que no cumpla con los requisitos del presente
reglamento.
ARTICULO 14.
Una vez tramitado un reintegro, todos los documentos del mismo deben tener estampado
el número de cheque con que fueron reintegrados.
ARTICULO 15.
SE CONOCE Y APRUEBA EN SESION N. 34-2002 DE JUNTA DIRECTIVA, DEL
DIA DIEZ DEL MES DE ABRIL DEL AÑO 2002.
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