FONDO DE EMPLEADOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES FESS ACTA DE JUNTA DIRECTIVA No. 578 Reunión ordinaria de Junta Directiva del Fondo de Empleados de la Superintendencia de Sociedades (FESS), hoy jueves 2 de Agosto de 2007, siendo las 7:30 A.M. estamos presentes como miembros de Junta Directiva Ana Mary Martínez Aponte, Nelson de Jesús Payares Avilés, Nelson Alberto Quintero Barbosa, José Fernando Duque Montoya, Orlando Buitrago Rubiano y Victor Lisandro Bravo Casas. Como delegada del Comité de Control Social Adriana Duque Posada, como Revisor Fiscal Fernando Londoño y como Gerente del FESS Armando Tibabuzo Gutiérrez. El orden propuesto para el día de hoy es: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Llamada a lista y verificación del quórum Lectura y aprobación de actas anteriores Presentación, análisis y adopción Reglamento Junta Directiva Análisis y respuesta comunicado del Comité de Autocontrol Social dirigido a la Junta Directiva Evaluación propuesta auxilio para asociados que adquieran el estatus de pensionados Resultados del Acuerdo de Junta Directiva 001 del 23 de julio de 2007 Informe de Gerencia Presentación estados financieros al 30 de julio de 2007 Proposiciones y varios El doctor Buitrago dice que antes de someter a consideración el orden del día quiere saber qué correspondencia hay y qué proposiciones y varios. El doctor Tibabuzo informa que en correspondencia hay una carta de la asociada Yaneth Roncancio Florian y en varios está en punto de los links que se colocaron en la página Web para comunicación de los asociados y la Junta Directiva y el Comité de Control Social. El orden del día queda igual, incluyendo en el punto No. 6 la solicitud de la asociada Yaneth Roncancio Florian. 1. Llamada a lista y verificación del quórum: Como quiera que estamos presentes seis (6) miembros de Junta Directiva, existe quórum para deliberar y tomar decisiones. 2. Lectura y aprobación de actas anteriores: El doctor Buitrago dice que hay pendientes cinco actas, que a través de correo electrónico se enviaron las actas No. 573 reunión extraordinaria del 31 de Mayo y el acta ordinaria del 14 de junio correspondiente a la número 574. Faltan las actas de carácter extraordinario que tuvieron que ver con la situación particular de la Superintendencia. En cuanto a las actas 573, el doctor Buitrago dice que aquí se trató el punto de las vacaciones del Gerente, como esta acta generó controversia, quise escuchar el casete pero no tuve tiempo, a mi me gustaría que los documentos que originaron el mal entendido quedaran insertos dentro del acta, me refiero a los tres oficios y a las actas de Junta Directiva de 2005 y 2004 donde se trató el tema, esto para que haya claridad y que un tercero al momento de leerla pueda entender que fue lo que pasó. El doctor Quintero dice que indudablemente las actas dicen lo que sucedió en su reunión, pero no cree que se deban anexar las actas de años anteriores, que el que quiera leer se remita a los documentos. Se adhieren a esta opinión el doctor Bravo y el doctor Duque. La doctora Ana Mary dice que dentro del cuerpo del acta se debe señalar estos anexos y que estén adjuntos al cuerpo del acta, para que como dice Orlando, que la persona que lea tenga toda la información aquí. El doctor Buitrago dice que respeta la opinión de sus compañeros. En conclusión se aprueba el acta 573 correspondiente al día 31 de mayo de 2007, con expresa manifestación que los documentos a que se hace referencia en la misma forman parte del acta. A su vez, dentro del acta del día de hoy Orlando Buitrago Rubiano, dejará constancia respecto que solicitó se insertara el texto de los documentos en el acta, sin embargo, acatando la decisión de la Junta Directiva no se deja inserto el texto pero se dejan los anexos. Acta No. 574, ordinaria del 14 de Junio de 2007, es un acta extensa, donde se presentó el informe respecto del contrato del señor Gerente, el cual, también debe quedar anexo. Esta acta también es aprobada. 3. Presentación, análisis y adopción Reglamento Junta Directiva: El doctor Buitrago dice que a todos los miembros de Junta Directiva les envío este texto por correo electrónico, el cual fue elaborado en conjunto con la doctora Ana Mary. El doctor Quintero dice que les abona el esfuerzo al elaborar el Reglamento, pero solicita que se aplace ya que al leerlo encuentra en principio cosas que son de discusión de una sola lectura sin comparación con otras normas, entonces leyendo uno aquí el 1481 encuentra una serie de circunstancias que podrían colaborar en hacer más rico el texto del reglamento de la Junta Directiva. El doctor Buitrago dice que acepta, pero solicita que el doctor Quintero les colabore en esto. Él dice que en este momento no lo puede hacer. La doctora Ana Mary, dice que le parece bien, para que todos tengan el tiempo de leerlo y compararlo con las normas cooperativas y todo el cuento y mirarlo con los estatutos y enriquecerlo, dejémoslo para la próxima reunión. El doctor Duque sugiere que se haga una reunión extraordinaria únicamente para hacer esta aprobación para leer artículo por artículo y poderlo analizar mejor. El doctor Quintero propone hacer la reunión extraordinaria el 16 de agosto y la ordinaria el 23 de agosto. Se pone en consideración la propuesta hecha por el doctor Quintero y es aprobada por unanimidad. 4. Análisis y respuesta comunicado del Comité de Autocontrol Social dirigido a la Junta Directiva. El doctor Buitrago dice que en este punto de manera respetuosa y para evitar herir susceptibilidades o cualquier confrontación, les solicita al doctor Armando y a la doctora Adriana, que los dejen 10 minutos mientras sacan el texto. Dice también que solicitó el día anterior al Secretario enviar copia de esta comunicación a los demás miembros de la Junta. El doctor Tibabuzo solicita que le sea entregada la copia del informe realizado por la Comisión encargada del estudio de su contrato de trabajo, ya que hasta el momento no la ha recibido. El doctor Buitrago dice que en el transcurso del día le hará llegar la copia. El señor Secretario de la Junta lee la comunicación enviada por la doctora Adriana, Presidente del Comité de Auto Control Social, donde hace observaciones acerca de las ideas para efectos de prestación de servicios del FESS, para que las decisiones que se tomen sean analizadas por el Comité de Riesgo y de Autocontrol Social, para que las decisiones que se adopten sean objetivas. Se refiere también que ha observado que en las últimas reuniones de Junta Directiva se han quebrantado las reglas de conducta en cuanto al trato despectivo y desobligante para con el señor Gerente, igualmente, recomienda que la grabadora permanezca prendida desde el comienzo hasta el final de la reunión. Una vez escuchadas las opiniones de los diferentes miembros de Junta Directiva y del señor Revisor Fiscal, se acuerda que se hará una comunicación muy respetuosa y cordial dándole por recibido el informe y haciéndole los comentarios que se consideren muy puntuales, para tal efecto, se comisionan a los doctores Ana Mary y Nelson Quintero. 5. Evaluación propuesta auxilio para asociados que adquieran el estatus de pensionados El doctor Buitrago dice que en la reunión del mes de Junio él había comentado que Recursos Humanos comisionó al doctor Bravo para la información. El doctor Bravo dice que a raíz del problema de salida o no salida de algunos funcionarios, la planta de personal que le enviaron en el mes de julio, no tiene datos completos, falta dato importante como es la fecha de nacimiento, por lo cual, no puede rendir este informe. Orlando Buitrago dice que la semana pasada quiso hablar con la doctora Ana Elvira Jacquin, que no lo atendió, le comentó a la Secretaria qué era el tema, se reunió con la doctora Patricia Chacón, le expuso el tema y le dijo que ya estaban los datos a mayo de los que habían adquirido el estatus de pensionados. Ayer la llame y esta mañana y le respondió que la doctora Ana Elvira no ha tenido tiempo, pero me dio su palabra que ella me ayuda. A mi me han preguntado los interesados en este tema y están a la expectativa, yo les he dicho que yo insistiré, persistiré y no desistiré hasta que se tome una decisión. El doctor Bravo dice que el listado que tiene Patricia está con corte a agosto del año pasado y no a mayo de este año, que el que maneja la plata no es Ana Elvira sino Cesar Augusto Patarroyo, que la hoja donde se hizo la petición, se la deje a Fabián, al funcionario que me reemplazó a mí, estoy esperando que me entreguen la planta, lo que pasa es que faltaría los datos de quiénes cumplirían los requisitos y quienes no, porque pueden tener la edad pero no el tiempo. La doctora Ana Mary dice que están patinando sobre este tema desde hace tiempo y que se necesitan los dos datos: la edad y el tiempo, cree que se debe pedir a Recursos Humanos el tiempo de servicio de cada funcionario y la fecha de nacimiento o la edad y con eso se puede hacer una proyección. Con base en esta proyección se puede ver la carga económica que puede soportar el FESS., porque nos ponemos a aprobar esto hoy y a lo mejor el FESS, ya en tres años no puede responder a esa carga. El doctor Bravo dice que en reunión anterior, él también se refirió al aspecto jurídico de esto y los efectos que puede ocasionar. Se acuerda entonces que el doctor Buitrago, envíe una carta al doctor Patarroyo solicitando la información requerida. El doctor Tibabuzo comenta que después de analizar la parte económica, hay que mirar la parte reglamentaria, ya que por ejemplo hay gente que llega aquí y trabaja 3 años y sale pensionado y hay gente que lleva aquí veinte años y es pensionado y durante los 20 años no ha aportado, entonces hay que establecer un reglamento para ver cómo es que van a manejar el auxilio y quiénes tienen derecho. El doctor Buitrago dice que está de acuerdo y que en su momento él ya lo ha comentado que la persona debe llevar mínimo 15 años como asociado al FESS. 6. Resultados del Acuerdo de Junta Directiva 001 del 23 de julio de 2007: El doctor Tibabuzo dice que este es un análisis parcial, toda vez que hay plazo hasta el 15 de agosto. Hace un comentario con relación a las personas que se retiraron, fueron reintegrados 39, hay 3 personas que están pendientes de firmar el cruce de cuentas, porque están reclamando lo mismo que Yaneth Roncancio, dicen que su situación es diferente. El caso de la señora Roncancio parece que se va a generalizar, si lo van a tomar como una licencia no renumerada, eso implica que no hay terminación del contrato sino suspensión temporal. Hasta el momento no he recibido ninguna recuperación de cartera sobre los saldos que estamos pendientes por la terminación del contrato. Respecto del Acuerdo 01 de 2007: Hay cinco casos de utilización de la reserva por $ 47.059.575, eso qué quiere decir, que la cartera se redujo en $ 47.059.575. Parece que la norma benefició a aquellas personas que a pesar de toda la destorcida de los encargos, no tenían problemas de endeudamiento, pero sí han hecho uso de la norma de esas hay hasta el momento 17 personas, que han compensado su reserva con los créditos por valor de $ 120.475.151, en síntesis los dos suman $ 167.534.726. y sólo cinco personas que tenían problemas de endeudamiento hicieron uso de la norma. En cuanto a las reliquidaciones, eso ya lo veníamos haciendo para mejorar la capacidad de pago de los asociados (El informe hace parte del acta) La doctora Ana Mary solicita que para la reunión del día 16 de agosto, se haga el análisis final del comportamiento de endeudamiento de los asociados del FESS. Se lee carta de Yaneth Roncancio donde dice que ella se hallaba de licencia no remunerada, cuando fueron retirados algunos funcionarios de la Superintendencia, por lo tanto no ha perdido la continuidad en su contrato (se anexa comunicación con certificación laboral. La doctora Ana Mary dice que a estas personas el 30 o el 29 de junio se les pasó una carta diciendo que su contrato o su nombramiento provisional quedaba finalizado a partir del 1 de julio. El doctor Quintero dice que si hay el nombramiento de unas personas en provisionalidad y hay una comunicación en la cual se les dice a partir de hoy o de la fecha que haya sido, ya no, eso ya es una desvinculación y esta es una de las formas de terminación de esa relación legal y reglamentaria, que no es ningún contrato de trabajo porque no somos trabajadores públicos. Si es una licencia no remunerada la Superintendencia está en la obligación de decirles que fue una licencia de tipo remunerado, yo creería que no lo va a hacer. El doctor Bravo dice que es por eso la confusión, porque después que les entregaron la carta posteriormente hicieron una nueva resolución nombrándolos y les hicieron acto de posesión , si bien es cierto que el 1045 en su artículo décimo dice que para efectos de eso como funcionario público no hay solución de continuidad, perfecto, pero frente a los estatutos sí porque hubo rompimiento de la relación legal y reglamentaria y hay una nueva relación, por que se posesionaron nuevamente y tan es así que como dice Ana Mary no les pagaron, esto frente a nosotros. Frente a la actividad privada que es el FESS., tenemos una serie de condiciones, si ellos quieren mejorarla que por favor nos den la resolución diciéndonos que no, si no es acto administrativo no podemos hacer nada. En conclusión, la Junta Directiva acuerda que se le dará respuesta a cada uno de los asociados que hagan su petición. Para el efecto de atender la petición de Yaneth Roncancio Florian, se le informará que nosotros tomamos la decisión con base en los estatutos y que necesitamos que nos allegue una certificación del tiempo de servicios. El doctor Tibabuzo comenta que le preocupa que esto pueda generar reclamaciones ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, o si se presentan, entendiendo el conocimiento de tipo legal y jurídico, para atender el requerimiento. El doctor Londoño dice que la primera instancia a la que se debe llevar esto es al Comité de Control Social, porque la Superintendencia así lo establece. Hay un antecedente del señor Silverio Pardo, que disgustado con este tema se retiró del Fondo y luego volvió a ingresar porque no le pagaron la reserva. 7. Informe de Gerencia: El doctor Tibabuzo pregunta si tienen alguna acotación acerca de la información que les envió con anterioridad (estados financieros, balances, préstamos, ejecución del presupuesto). Informa que a partir del 1 de julio se puede hacer el análisis a priori del efecto de las medidas que ustedes tomaron. El Fondo pudo superar la situación y no tuvo problemas de liquidez ni tuvo comprometidos los recursos. Tenemos dos obligaciones de personas que no les renovaron el contrato, estamos pendientes de sus prestaciones y además tenemos las garantía real, desde ese punto de vista no hay mucho riesgo de la pérdida de los recursos la deuda asciende a $ 17.427.223. Del manejo de la capacidad de endeudamiento tenemos cuatro casos críticos que superan el 81% de su capacidad de endeudamiento y esto obedece a fenómenos que se le escapan a la administración, porque los asociados hacen crédito de vivienda o cobranzas por la vía judicial. De estos ya se han solucionado dos casos y otra persona está de vacaciones, estamos pendientes que venga a solucionar su problema. En los momentos de crisis es cuando se evalúa cómo están las instituciones y nosotros hemos podido atender los compromisos adecuadamente y manteniendo un margen de intermediación positivo. Lo único que he visto es la aplicación del impacto directo de la aplicación de la reserva a la cartera, toda vez que cuando vienen a refinanciar lo único que hacemos es prolongar en el tiempo el valor del reintegro en el crédito y los flujos de caja se afectan pero no sustancialmente. El manejo y el compromiso que tenemos con la Superintendencia es que el crédito esté dentro de las normas, tan es así que hasta el momento no me han rechazado ningún descuento si ya ocurre algún caso después de orden legal, el Tesorero tiene la obligación de incorporarlo y también hemos sido cuidadosos que respeten la prelación que tenemos sobre los descuentos. A la fecha no tenemos cartera vencida, lo que hace que tengamos un flujo necesario para atender las necesidades. Les quiero decir que ustedes como Junta miren que como están las cosas ahora se van a crear dos categorías de asociados las de los provisionales y las de los funcionarios de carrera. Yo creo que la gente se puede sentir resentida porque aportan y no tienen derecho sino al crédito ordinario. Quiero también comentarles que para satisfacción del Fondo, las personas que tuvieron saldo a favor, los reinvirtieron en certificados de depósito a término, a la fecha hay $ 582.871.240. Yo sugeriría que para estas personas, el valor de estos CDAT, les puedan servir como garantía para el otorgamiento de préstamos. La doctora Ana Mary dice que es mejor que se esperan los cuatro meses. El doctor Tibabuzo dice que él tiene otra visión diferente al manejo con relación al crédito, esta es una situación individual, porque usted cuando va a un banco presenta su documentación, allí la analizan, miran que usted tenga una relación laboral, durante el análisis de crédito ellos lo que hacen es disminuir el riesgo, por eso yo les planteo que los CDATS puedan servirle como garantía. Se pone en consideración el Informe del Gerente y es aprobado por unanimidad. Sobre este punto el doctor Buitrago dice que los estatutos también a ellos les ordenan que deben presentar un informe trimestral a los asociados, para la próxima junta ordinaria yo me ofrezco, si ustedes no disponen otra cosa yo hago un borrador y ustedes lo discuten. La propuesta es aceptada. EL doctor Tibabuzo añade a su informe, lo sucedido en la reunión del Comité de Riesgo y Liquidez la semana pasada, donde examinaron las medidas tomadas por la Junta, ya que ésta es una de sus funciones, les comenté a priori, que en este momento no hemos tenido problemas de liquidez, porque los descuentos por nómina, las captaciones, lo que se recibe de los pensionados, nos ha permitido atender los compromisos que tiene el fondo con el programa de crédito, cumplir con el Fondo de Liquidez que exige la Superintendencia de la Economía Solidaria, se han mantenido las inversiones en los Fondos de Valores, con categoría triple A. En cuanto a las tasas de los CDATS, que han tenido un comportamiento volátil durante los últimos 60 días, se recomendó que fueran: a 90 días nominal del 8.90%, efectiva anual del 9.27%, a 180 días 9.36% nominal, efectiva anual 9.77% a 360 días 10.21% nominal, 10.72% efectiva anual y están dentro de los parámetros que se han fijado, que es al DTF sumarle unos puntos adicionales. Se somete a consideración las tasas de interés para ser aplicadas en el mes de agosto de 2007 sugeridas por el Comité de Riesgo y Liquidez y son aprobadas por unanimidad. 8. Presentación Estados Financieros al 30 de julio de 2007: Como quiera que ya conocemos los Estados financieros, se dan por recibidos y aprobados. 9. Proposiciones y varios: El doctor Duque da lectura a la información de Asesores en Valores S.A, referente a la venta de las acciones de ECOPETROL, quienes están dispuestos a dictar una charla en la Superintendencia. El doctor Tibabuzo dice que por desplazamiento podría dictarse aquí la charla con las personas que estén interesadas y les aclaren todas las inquietudes. Adicionalmente, serviría para fomentar el ahorro y ver la posibilidad de darle créditos a los asociados para adquirir estas acciones, dependiendo del número de interesados. El doctor Duque dice que apenas van a sacar a la venta el 10% de las acciones. El doctor Bravo propone que el FESS., envíe un correo para que quienes estén interesados se inscriban a la charla y saber cuántas personas están interesadas y si hay una muestra representativa se evaluará cómo se monta el evento. La propuesta es aceptada por unanimidad. Se lee solicitud del señor Gerente, para la renovación del crédito de Libre Inversión, autorizado para los funcionarios del FESS., previo lleno de los requisitos. La doctora Ana Mary, solicita que se le de una copia del reglamento porque no lo conoce. El doctor Buitrago dice que el Revisor Fiscal es quien avala si llena o no los requisitos y que ellos lo aprueban. El doctor Tibabuzo dice que ellos no pueden partir de la presunción de mala, Fe, que él reúne los requisitos para dicha renovación, motivo por el cual, lo está solicitando, que mal haría hacer una solicitud, sin el previo lleno de los requisitos. El doctor Duque dice que al pedir un informe para conocerlo, no quiere decir que piensen que están actuando de mala Fe, es para saber qué están firmando. El doctor Quintero pide excusas al doctor Tibabuzo y dice que aquí cualquier cosa que diga que moleste a la Administración , usted inmediatamente se viene con palabras, a decir que lo estamos tratando mal, que es de mala Fe., me excusa don Armando, pero aquí hay unos órdenes preestablecidos, aquí simple y llanamente ha solicitado muy respetuosamente, y le consta al Comité de Control Social, cuál es la dificultad o porque se califica, quiero sentar mi voz de protesta frente a las actitudes que está tomando la Gerencia de este Fondo porque es que todo es con prevención y no entiendo la razón de esto. El doctor Tibabuzo responde al doctor Quintero que en el acta No. 464, en la cual, él participó, se aprobó el reglamento y el crédito para los funcionarios del Fondo de Empleados, lo que no comparto es que todas las actuaciones las tiene que revisar el Revisor Fiscal, yo como persona estoy firmando y estoy avalando que lleno los requisitos, entiéndanme eso, cómo van a pretender ustedes que yo los voy a engañar a ustedes cuando eso puede servir para que ustedes tomen una decisión administrativa conmigo. Simplemente, el Revisor Fiscal, dentro de su autonomía una vez proceda el crédito mirará si cumplo los requisitos y hará las observaciones. La doctora Ana Mary pregunta si está obligada a aprobar todo cuando la Gerencia lo presente porque sí, para que no se resienta, y para que no sienta que lo estamos maltratando. Yo lo único que quiero es información para que mis decisiones a los reglamentos y que yo esté cierta de que es lo que estoy haciendo. Yo a pupitrazos no apruebo eso, no conozco el reglamento, necesito conocerlo como miembro de Junta Directiva. El doctor Buitrago pide una moción de orden y que se hagan las cosas con mesuras, nosotros ya hicimos un acto de contrición y dijimos que la comunicación iba a fluir y que no iban a haber este tipo de enfrentamientos. Pregunta entonces que se va a hacer con esa comunicación?. La doctora Ana Mary y el doctor Duque dice que se abstienen de aprobarlo. El doctor Quintero lee apartes del acta 464 del 22 de noviembre del año 2000, con respecto a la aprobación del crédito de Libre Inversión para los empleados. Una vez conocido por todos el reglamento por todos los miembros de Junta, se somete a consideración la solicitud de renovación de crédito de Libre Inversión del señor Gerente, es aprobado por cinco votos a favor y una abstención. El doctor Tibabuzo informa que hasta el día de ayer, fecha límite para la recepción de los auxilios educativos, se recibieron 447 solicitudes que suman $ 26.820.000 este auxilio como ya fue aprobado por ustedes, vamos a proceder a sistematizar la información para abonarles a las cuentas de los asociados, se había dicho que fuera en la quincena del 15 de agosto, pero vamos a ir abonándoles. El doctor Quintero dice acerca de la provisionalidad, que como hay personas que no quieren firmar, pero es claro que hubo un rompimiento de esa vinculación, me parecería que es apropiado mandarles una comunicación refrescando los estatutos del Fondo, de cómo se pierde la calidad de asociado uno, y dos sobre cuáles son las obligaciones derivadas de la desvinculación del Fondo y sino lo hacen a que se hacen acreedores, en el entendido en que los créditos tengan garantías empezar a exigirlas, y que quede el escrito que si hubo una gestión por parte de la administración de recuperación de cartera. El doctor Tibabuzo dice que hay personas que van a quedar con el carácter de asociado y ex asociados y con dos obligaciones. Nosotros aquí no recibimos pagos parciales, sino de la totalidad de los créditos, es sana para nuestra cartera que los descuentos se hagan por descuento de nómina. La doctora Ana Mary dice que cada caso es particular, que el asociado que regresó se acercará a pagar por ventanilla o si quiere se le descuenta por nómina. El doctor Tibabuzo dice que esto lo debería dejar la Junta por escrito, para que la Administración más adelante diga cuáles son las acciones a seguir. El doctor Tibabuzo pregunta qué persona de la Junta va a manejar el correo de la Junta Directiva de la página web, EL doctor Buitrago Responde que el encargado será el Secretario de la Junta. Siendo las 10:14 se da por concluida la reunión y se cita para una próxima el 16 de Agosto a las 7:00 a.m, con carácter extraordinario ORLANDO JOSUÉ BUITRAGO RUBIANO Presidente Junta Directiva JOSÉ FERNANDO DUQUE MONTOYA Secretario Junta Directiva