GUÍA PARA PREPARAR UN PLAN DE ENTIDADES NO LUCRATIVAS Nota técnica del departamento de formación de ITAE. Página 1 Preparada por ITAE. 2012 Escuela de Negocios de Extremadura Página 2 Escuela de Negocios de Extremadura Contenido Contenido .............................................................................................................................................. 3 1. LA ORGANIZACIÓN Y ESTRATÉGIA DE LA ENTIDAD NO LUCRATIVA ............................................. 5 a. La ENL: Resumen Ejecutivo ....................................................................................................... 5 b. Misión y Visión de la ENL .......................................................................................................... 5 c. Objetivos de la ENL.................................................................................................................... 6 d. Valores de la ENL ....................................................................................................................... 7 e. Análisis de la situación .............................................................................................................. 7 f. Estrategia elegida por la ENL ..................................................................................................... 8 g. Plan de contingencia ................................................................................................................. 8 2. EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN........................................................................................... 9 a. Servicios de la ENL ..................................................................................................................... 9 b. El mercado: público objetivo..................................................................................................... 9 c. El cliente de la ENL .................................................................................................................... 9 d. Identidad Corporativa de la entidad ......................................................................................... 9 e. Comunicación en la ENL ............................................................................................................ 9 3. LA GESTIÓN DE LAS PERSONAS EN LA ENL .................................................................................. 10 a. Gestión de Recursos Humanos –Personal asalariado de la ENL ............................................. 10 b. Relaciones laborales ................................................................................................................ 10 c. Asociacionismo y voluntariado ............................................................................................... 10 5. PROCESOS Y PROYECTOS ............................................................................................................ 11 a. Procesos de la ENL................................................................................................................... 11 b. Proyectos en los que se ha trabajado. .................................................................................... 11 c. Proyectos futuros .................................................................................................................... 11 d. Instalaciones, maquinarias, vehículos y otros equipos de la ENL. .......................................... 11 LA ADMINISTRACIÓN Y FINANCIACIÓN ....................................................................................... 12 Escuela de Negocios de Extremadura Página 3 4. a. Presupuesto anual de la ENL ................................................................................................... 12 b. Fuentes de financiación .......................................................................................................... 12 c. Gastos de las ENL .................................................................................................................... 12 d. Balance y cuenta de resultados de la ENL ............................................................................... 12 e. Distribución de los resultados de la ENL ................................................................................. 13 6. ENTORNO Y COYUNTURA ............................................................................................................ 14 Constitución legal de la ENL .................................................................................................... 14 b. Aspectos legales de la ENL ...................................................................................................... 14 c. Aspectos fiscales de la ENL ...................................................................................................... 14 Página 4 a. Escuela de Negocios de Extremadura 1. LA ORGANIZACIÓN Y ESTRATÉGIA DE LA ENTIDAD NO LUCRATIVA a. La ENL: Resumen Ejecutivo Nombre del proyecto, calendario del proyecto, descripción de ENL, origen de la idea, domicilio social o a efectos de notificaciones, país, provincia, localidad, código postal, teléfonos, fax, código CNAE, IAE, fecha de inicio de actividad, etc. b. Misión y Visión de la ENL Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar la misión de nuestra ENL y la visión de la misma. Misión: • Es la razón de ser de una organización, la razón que justifica nuestra existencia como entidad y que nos diferencia de las otras entidades existentes, incluso de aquellas que posé los mismos destinatarios. • Debe responder a las preguntas: – ¿Qué necesidad cubrimos como organización? – ¿A quién satisfacemos? – ¿Cómo realizamos nuestro trabajo? Debe responder de manera singular y evidente a la pregunta de porque debemos seguir existiendo. Debe orientar el rumbo y el comportamiento de todos los niveles de la organización El propósito de una misión no es definir fines concretos sino dar una dirección general, una filosofía que motive y sirve de guía. • Imagen o situación deseada que la organización proyecta en el futuro. Describe las expectativas, es decir, adónde se quiere llegar. • Es la descripción de cómo se vería la organización si se lleva a cabo con éxito sus estrategias de desarrollo y alcanza su mayor potencial. • La visión debe ser compartida por la organización. Escuela de Negocios de Extremadura Página 5 Visión: c. Objetivos de la ENL Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar los objetivos de nuestra ENL. • Objetivos económicos ligados a la creación y captura de valor para los accionistas. • Objetivos económicos ligados a la creación y captura de valor para un determinado grupo de personas o población. • Otros: • Económicos pero no basados directamente en el concepto de valor, por ejemplo, el incremento de la cuota de mercado, del volumen, etc,… • Evitar riesgos de algún tipo, por ejemplo, el riesgo tecnológico. • Objetivos basados en una misión, por ejemplo, las asociaciones sin ánimo de lucro. • Resultados que esperamos que produzcan nuestros programas y actividades. Los objetivos son efectos esperados en un periodo de tiempo. Se construyen con base en la misión establecida: • Han de ser: • Medibles y cuantificables • Claros y fácilmente comprensibles • Concretos, alcanzables, compatibles entre si. • Tener fechas, es decir, definidos temporalmente y priorizados. • Tener un punto de partida y un punto de llegada. • Relevantes, contribuir al logro de la misión. • Ser factible y realistas. • Construir un desafío. Formular bien los objetivos es una parte esencial para el éxito de la estrategia. • CREMA: Todo objetivo correctamente formulado tiene las siguientes cinco características: • Con fecha de cumplimiento • Relevante Página 6 • Escuela de Negocios de Extremadura • Específico • Medible • Alcanzable d. Valores de la ENL Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para enumerar los valores de nuestra ENL. Son una convicción o creencia estable en el tiempo de que un determinado modo de conducta o una finalidad existencial es personal o socialmente preferente a su modo opuesto de conducta o a su finalidad existencial contraria. Los valores constituyen el núcleo de la libertad humana en cuanto que constituyen elecciones deliberadas o preferencias estratégicas (a medio-largo plazo) por unos modos de actuación frente a otros de cara a la supervivencia o vida buena de un determinado sistema. e. Análisis de la situación Utilizar las fichas entregadas por el profesor Antonio García Salas para el análisis de nuestra ENL. Análisis Externo: - Aspectos políticos-legales - Económicos - Socio-culturales - Tecnológicos Análisis Interno: - Recursos y capacidades - Competencia - Clientes - Cliente interno (empleados) - Debilidades - Amenazas - Fortalezas - Oportunidades Página 7 DAFO Escuela de Negocios de Extremadura f. Estrategia elegida por la ENL Definir cuál va a ser la estrategia que la entidad va a seguir para cumplir con sus objetivos, misión, visión y valores definidos previamente. - Estrategia de crecimiento - Estrategia de competencia - … g. Plan de contingencia Página 8 Identificar principales riesgos de la ENL y errores que se puedan cometer para elaborar un plan de soluciones a esos errores y riesgos. Escuela de Negocios de Extremadura 2. EL MARKETING Y LA COMUNICACIÓN En este apartado informaremos de cuáles son los servicios que nuestra organización presta a los usuarios, quienes son nuestros usuarios y qué podemos hacer para que las personas se asocien. a. Servicios de la ENL Servicios que presta mi ENL. Definir dichos servicios de manera detallada y que sean atractivos para nuestros futuros usuarios. b. El mercado: público objetivo Conjunto de usuarios reales y potenciales de nuestros servicios. Definir a quién beneficia nuestra asociación. En el caso de organizaciones relacionadas con enfermedades o sectores muy concretos, es difícil que dispongan de competencia, pero aún así deben esforzarse por conseguir asociados. Pero los esfuerzos se multiplican cuando hablamos de entidades cuyos objetivos son muy similares a los de otras organizaciones, por eso debemos definir muy bien a la competencia para seleccionar la estrategia más adecuada a la hora de captar asociados. c. El cliente de la ENL Definir a mis socios. Número de socios, cuota de cada socio, distribución geográfica, media de inscripciones nuevas por año,… Todos aquellos datos que creamos pueden ser interesantes de conocer de los socios. d. Identidad Corporativa de la entidad Nombre de la entidad (Marca), logo, colores, mensaje que transmitimos,… e. Comunicación en la ENL Medios que utilizamos para comunicarnos y darnos a conocer: Página 9 Medios de comunicación y sus características (prensa, radio, televisión, internet,…, formatos, apariciones, cobertura,…), soportes de comunicación (tarjetas de presentación, sobres, carpetas corporativas, documentos, invitaciones, facturas, vestimenta e indumentaria, …) y publicitarios (enaras, trípticos, calendarios, banderolas, bolígrafos, camisetas,…), coste total de la publicidad, estrategia de relaciones con socios, colaboradores,…aprovechando por ejemplo la filosofía WEB 2.0 en lo que se refiere a nuevas herramientas de comunicación y publicidad, etc. Escuela de Negocios de Extremadura 3. LA GESTIÓN DE LAS PERSONAS EN LA ENL a. Gestión de Recursos Humanos –Personal asalariado de la ENL - Organización funcional: estructurar sus áreas, relaciones, jerarquía y dependencia. - Descripción de puestos de trabajos y funciones de cada empleado. - Definir el nivel de conocimientos técnicos requerido, así como la capacitación profesional. - Los costes de personal. b. Relaciones laborales - El salario. - La jornada de trabajo. - Los tipos de contrato. - Vacaciones. - Captación de voluntarios. - Descripción de perfiles de voluntarios. - Descripción de funciones de voluntarios. Página 10 c. Asociacionismo y voluntariado Escuela de Negocios de Extremadura 4. PROCESOS Y PROYECTOS a. Procesos de la ENL Definir las secuencias de actividades que hay que llevar a cabo para producir el servicio: atención, limpieza, facturación, información, ejecución de un proyecto,… Nuestro trabajo diario en la entidad estará formado por diferentes procesos que a su vez estarán compuestos por diferentes actividades, que todo unido será el servicio final que mi entidad proporciona al socio. b. Proyectos en los que se ha trabajado. Definir proyectos en los que nuestra entidad haya trabajado o se encuentre realizando. Definir tiempos de ejecución, si es interno o externo, recursos necesarios, metodología aplicada,… c. Proyectos futuros Definir proyectos en los que vamos a trabajar en un futuro. Ámbito de actuación, tiempo de ejecución, requisitos necesarios para la ejecución del mismo tanto de materiales como de personales,… d. Instalaciones, maquinarias, vehículos y otros equipos de la ENL. Recursos o activos fijos necesarios para que la entidad funcione, haremos una lista ahora del conjunto de estos equipamientos y útiles idóneos que permitan a los distintos flujos de la empresa (información y materiales principalmente) fluir como deben en los procesos o proyectos que requieran su uso. Página 11 Características de las instalaciones físicas (naves, oficinas, almacenes,…) indicando el tipo, medidas, ubicación,…, listados de maquinaría y equipamiento, vehículos, herramientas, basculas,…, Sistemas de voz y de datos (servidores, ordenadores, PDAs, firewalls, routers, switches, centralitas de telefonía, terminales telefónicos, móviles de empresa,…), autómatas, Pizarras Táctiles,… y en general cualquier equipamiento necesario para la actividad de la empresa, etc. Escuela de Negocios de Extremadura 5. LA ADMINISTRACIÓN Y FINANCIACIÓN a. Presupuesto anual de la ENL Dinero con el que nuestra organización cuenta para desarrollara sus servicios y proyectos a lo largo del año. b. Fuentes de financiación Definir el lugar de procedencia del dinero que nos va a ayudar a desarrollar la actividad: - Fondos de particulares: cuota de asociados, donaciones puntuales,… - Fondos de administraciones públicas: subvenciones, contratos y convenios, subsidios de demanda, deducciones impositivas, exenciones tributarias,… - Fondos procedentes de empresas: mecenazgo, patrocinio,… - Fondos de otras ENL - Fondos de los bancos c. Gastos de las ENL Definir los principales gastos de una ENL: salarios, alquileres, materiales,… d. Balance y cuenta de resultados de la ENL Página 12 Definir activos, pasivos, gastos e ingresos para obtener los resultados económicos que nuestra entidad ha generado a lo largo de un año. Escuela de Negocios de Extremadura BALANCE (Activo y Pasivo es lo mismo visto desde dos enfoques: “El volumen de recursos que maneja la empresa” ACTIVO PASIVO (Inversiones decididas) (financiación decididas) “ A dónde van los fondos” “De dónde proceden los fondos” ACTIVO CORRIENTE (Circulante) ACTIVO NO CORRIENTE (Fijo) Bancos y Caja Proveedores Clientes Gastos a pagar PASIVO Existencias Deuda a corto CORRIENTE … … Inmovilizado Deudas a largo PASIVO NO Inversiones … CORRIENTE a largo Fondos Propios … … PATRIMONIO NETO e. Distribución de los resultados de la ENL Página 13 En caso de obtener unos resultados positivos en nuestra cuenta de resultado, definir el destino de estos beneficios. En caso de obtener un resultado negativo, identificaremos como solventar la pérdida. Escuela de Negocios de Extremadura 6. ENTORNO Y COYUNTURA a. Constitución legal de la ENL Definir la forma de constitución legal de la entidad. b. Aspectos legales de la ENL Definir todos aquellos aspectos legales que influyen en el desarrollo normal de la actividad de la entidad: protección de datos, subvenciones, destino del patrimonio en caso de disolución de la entidad,… c. Aspectos fiscales de la ENL Página 14 Definir los aspectos fiscales característicos de las ENL y que afecten a nuestra organización: exención de rentas, determinación de bases imponibles, normas de valoración, tipo de gravamen del impuesto de sociedad, obligaciones fiscales,… Escuela de Negocios de Extremadura