la inteligencia empresarial en la productividad

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LA INTELIGENCIA EMPRESARIAL EN LA PRODUCTIVIDAD
Alfredo Morales y Manuel Agüero
PDVSA Intevep, Centro de Información Técnica, Apartado Postal 76343, Caracas 1070A,
Venezuela, e-mail: [email protected]
RESUMEN
La ventaja competitiva de las empresas es directamente proporcional a su capacidad de
crear, capturar, manejar, inventariar, transferir información y generar conocimientos e
incorporar las mejores prácticas, con el fin de añadir valor a cada eslabón de la cadena
productiva. La Inteligencia Empresarial Competitiva se soporta en tres grandes pilares:
a)plataforma tecnológica, b) organización y manejo de la información y el conocimiento y
c) la aplicación de los resultados. Esta última fase define la inteligencia empresarial como
competitiva. En este trabajo se presenta el papel del Centro de Información Técnica
(CIT) de PDVSA-Intevep y su contribución en el proceso de inteligencia empresarial,
mediante el análisis de información y divulgación del conocimiento técnico-científico en la
Corporación. Este proceso es fundamental para incrementar la posición competitiva de
los negocios con el respectivo incremento de productividad en los mismos.
ABSTRACT
Competitive advantage of companies is directly proportional to their capacity for creating,
capturing, handling, inventorying, transferring information, and generating knowledge, as
well as for implementing best practices, in order to add value to the production process.
Corporate Competitive Intelligence is based on: a) Technological infrastructure, b)
Organization and handling of information and knowledge, c) Application of results. The
latter defines the Corporate Intelligence as competitive. This paper presents the role of
Technical Information Center, (TIC) of PDVSA Intevep as entities which provide and
integrate information and knowledge, within knowledge communities and its contribution to
strengthen the corporate technological intelligence through the information analysis and
technical-scientific knowledge diffusion is also analyzed.
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INTRODUCCIÓN
El valor fundamental de una empresa reside en su capacidad para superar a sus
competidores en términos de costos y calidad de los bienes y servicios que ofrece;
es decir, de su competitividad. Esta última, a su vez, depende considerablemente
de la habilidad de la empresa para adaptarse a las exigencias de su mercado y de
su entorno. Otra variable que considera cualquier compañía exitosa hoy en día es
la innovación y la inteligencia empresarial. Sólo las organizaciones que innovan y
utilizan la inteligencia empresarial garantizan su presencia en el mercado. Así, la
vigilia o el estado de alerta frente a las fuerzas que afectan el negocio le permiten
procesar y transferir información, aplicar conocimientos y, con ello, innovar su
oferta de servicios.
Competitividad e innovación son nociones estrechamente
ligadas a la información y, en este sentido, la empresa moderna debe estar
consciente de la necesidad de crear un ambiente propicio para lograr que la
efectiva transferencia de la información y que la aplicación del conocimiento
obtenido se efectúe de una forma transparente en todas las actividades de sus
profesionales y, en todas las instancias de la estructura organizacional. Como se
obtiene, manipula y se usa la información será el factor que determine si su
empresa gana o pierde [1].
Es por ello que el concepto de inteligencia
empresarial juega un rol importante en la empresa moderna.
En nuestro contexto, consideramos que el valor de la información está en la
urgencia y la calidad de respuesta a una necesidad particular del empleado,
mientras más rápida sea la respuesta y el apoyo informacional complementario al
en el tema y la calidad de información suministrada, estaremos contribuyendo a
que se maximice la utilización de la información y el conocimiento. Los analistas
de información, permiten, en gran medida, incrementar la posibilidad de que la
información sea, real y efectivamente, usada o aplicada por el cliente.
La
integración de analistas de información a los equipos técnicos o comunidades de
conocimiento
de
especialistas
conduce
a
una
alineación
directa
entre
necesidades, el tiempo de respuesta y la aplicación oportuna de la información. Y,
de esta manera, el valor de la información podría determinarse con mayor
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precisión, sin importar los inconvenientes que puedan surgir para establecer dicho
valor. En todo caso, parece razonable vincular el valor de la información con la
solución de algún problema o con la reducción de la incertidumbre que alguien
tenga con respecto a una situación determinada. Es decir, el valor viene dado en
función de la satisfacción de una necesidad que un cliente tiene en un momento
dado (2). Las técnicas y herramientas que permitan manipular datos, información
y conocimiento para visualizar el posicionamiento
tecnológico en un área de
negocio particular se define como inteligencia empresarial competitiva. Es decir
la capacidad de tiene la empresa de poder competir
usando información y
conocimiento preciso soportado en los avances de los sistemas de información.
Conceptualmente, la inteligencia empresarial competitiva se soporta en tres
grandes pilares: a) plataforma tecnológica, b) organización y manejo de la
información y conocimiento y c) aplicación de resultados.
En la fig. 1, se muestra gráficamente el esquema del proceso de inteligencia
empresarial, arriba definido. Además de la interrelación que debe existir en cada
etapa, el seguimiento de la implantación de la tecnología o el producto en la fase
productiva, es de mucha importancia para completar el ciclo global.
Herramientas
computacionales
Clientes
Empleados
IEC
Organización y
manejo
CIT
Mejora en la
productividad
Aplicación de
resultados
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FIG.1.- DIAGRAMA DEL PROCESO DE INTELIGENCIA EMPRESARIAL COMPETITIVA.
A continuación se describen los tres grandes pilares del proceso:
A) LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Portal del Centro de Acervo Tecnológico Corporativo
Es un portal de información moderno y virtual que responde a las necesidades del
cliente y de los negocios medulares de la corporación. Su misión es garantizar el
apoyo informacional oportuno y efectivo a las labores de investigación, asistencia
técnica a las operaciones y a las comunidades de conocimiento. Su norte es la
satisfacción del cliente a partir de la entrega de productos con valor agregado de
alta calidad y la utilización intensiva de la tecnología de la información.
La
importancia es suministrarle información técnica /conocimiento a todos nuestros
empleados, sin importar su ubicación física (hogar, oficina, pozo operacional, etc.).
El portal está asociado al papel fundamental que la empresa
da
a
la
información como un recurso vital para mejorar continuamente la competitividad
de la Corporación. Ahora más que nunca se requiere que el investigador, el
ingeniero en el área operacional y quienes toman las decisiones, cuenten con la
información pertinente que les permita lograr un alto grado de asertividad. En tal
sentido, en PDVSA se hace uso cada vez más intensivo de este recurso para
incrementar su eficiencia, estimular la innovación y elevar su eficacia y su
competitividad para todos los niveles de la Corporación. El portal está accesible
a todo el personal a través de la página Intranet de Intevep y de PDVSA y puede
ser considerado como la herramienta de apoyo a la Inteligencia Empresarial
Competitiva (fig.2).
.
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Fig.2. Pagina WEB del Centro de Acervo Tecnológico Corporativo
Entre las distintas facilidades que conforman esta plataforma podemos destacar:
Normas Técnicas: Acceso normas industriales internacionales de reconocida
relevancia como API, AWWA, ANSI, ISO, ASTM, entre otras.
Petroleum Abstract: Base de Datos relevante para el negocio de Exploración y
Producción. Contiene gran cantidad de resúmenes semanales del área.
API: Base de datos relevante para el negocio de Refinación y Petroquímica.
SwestNet. El más completo servicio de revistas que existe en el mundo. ofrece a
sus usuarios la posibilidad de consultar en esta herramienta, la tabla de contenido
de los números más recientes de más 14.000 revistas.
Elsevier. Complementa el servicio anterior. Ofrece información pertinente al
negocio o área de especialización de nuestros clientes.
Enlaces de interés. mantiene una revisión constante de los sitios o direcciones
internet de mayor interés e impacto para los negocios: fabricantes, empresas de
servicios, consultoras, etc.
Base de datos RIPPET. Contiene unos 300.000 registros correspondientes a
libros, revistas, normas técnicas, informes de conferencias, informes técnicos
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generados por la propia industria y contenidos en las colecciones de los centros
de información RIPPET y una "rocola" de CD-ROM ("juke box"), accesible a
través de la red local de la empresa, con una capacidad de 1.000 discos
compactos.
Patentes. permite el acceso directo a las dos mejores fuentes de información en
materia de patentes: IBM, Patents Server y US Patent and Trademark Office
(USPTO).
También, se presenta en el PORTAL la agrupación de información técnica por
negocios donde se encuentran alertas, eventos, literatura técnica y enlaces de
interés relacionados con: compañías, servicios, institutos y universidades para
cada uno de los negocios medulares: Exploración y Producción, Refinación,
Tecnología y tópicos generales de gerencia, boletines y redes, así como la revista
Visión Tecnológica. Dentro del proceso de inteligencia tecnológica competitiva
fundamental para llevar acabo la inteligencia empresarial, existe una conexión
llamada SARDEL que permite al usuario solicitar vía electrónica sus necesidades
de información y conocimiento y solicitar análisis de información sobre tópicos
específicos.
B) ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO:
En PDVSA se ha clasificado las organizaciones que manejan los recursos de
información en tres tipos bien definidos: a) unidades de información técnica (UIT),
b) Centro de información técnica (CIT) y Punto de apoyo Tecnológico (PAT) (3).
El CIT de PDVSA Intevep maneja de forma integral la información y el
conocimiento, la cual comprende dos grandes áreas: la organización de la
información, con su cadena documental y sus servicios de información
tradicionales integrados por la red y la base de datos RIPPET y la organización de
servicios de análisis de información que aportan valor agregado. Los productos de
análisis de información son llevados a cabo por personal técnico especializado del
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centro y entre sus funciones están consultar exhaustivamente grandes bases de
datos; definir estrategias para obtener la información requerida en forma precisa;
analizar, sintetizar y transformar los datos en productos condensados que
representen precisión para el usuario y mejor orientación para la toma de decisión.
Los productos más frecuentes que realiza el analista de información son: informes
técnicos, bibliografías comentadas, estudios bibliométricos, resúmenes ejecutivos,
análisis de competidores, notas técnicas, alerta tecnológica, artículos técnicos y
ponencias. También el analista de información del CIT ofrece a los clientes, a
través del portal corporativo,
reseñas de documentos claves, noticias o
comentarios sobre algún hecho de particular relevancia para cualquiera de los
negocios de PDVSA.
El papel del CIT debe ser visto como el de facilitador e integrador de la
información y el conocimiento que permite apalancar la toma de decisiones a nivel
corporativo. Su participación efectiva en la captura, inventario y en la transferencia
de la información y del conocimiento en la cadena de valor de los negocios es
determinante.
En la Fig.3, se resume el flujograma operacional del proceso de Inteligencia
Tecnológica aplicado en la Corporación. En el puede observarse como el analista
de información y el usuario tecnológico interactúan entre ellos y con el sistema en
un proceso dinámico y cíclico.
Inteligencia Tecnológica
Analistas
Información
Usuario
Tecnológico
Nuevas tecnologías
Nuevos productos
Procesos
Tendencias
Avances científicos
Oportunidades
Posicionamiento
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PLATAFORMA
MANEJO Y
PROTECCIÓN
RIPPET
Fig.3.- Flujograma operacional del proceso de IT
C) APLICACIÓN DE RESULTADOS
Esta es la etapa de mayor importancia en la Inteligencia Empresarial Competitiva,
puesto que es la fase que recoge el esfuerzo realizado en las etapas anteriores e
incorpora los resultados de los estudios realizados por los analistas de
información, los grupos de las comunidades de conocimiento y de los
planificadores al proceso productivo. Esta etapa llamada por algunos (4,5), como
la Inteligencia Tecnológica Competitiva permite llevar a la práctica los resultados
obtenidos a través de la interpretación de los datos, la información y del
conocimiento para agregar el valor requerido en la toma de decisiones acertada.
La triada: organización y manejo de información y conocimiento más el uso
adecuado de la plataforma tecnológica y la aplicación de resultados de forma
oportuna, es lo que permite a las empresas su permanencia en el tiempo debido
al constante monitoreo de las tecnologías y procesos disponible en el mundo.
Este proceso facilita la innovación propia de la empresa y su inserción en la
cadena productiva. En la figura 4, se muestran algunos ejemplos de productos
generados por el proceso antes mencionado.
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Fig. 4.- Productos de la Inteligencia Tecnológica (ejemplos)
Entre las experiencias de inteligencia tecnológica en el área de exploración,
producción y mejoramiento de hidrocarburos llevadas a cabo en la empresa, se
destaca por ejemplo, en los métodos de recuperación mejorada.
En los cuales
se ha reducido el tiempo de introducción de las tecnologías en el campo, se han
elaborado
planes de adiestramiento de la comunidad de recuperación no
convencional y de trabajo para establecer tipologías de yacimientos de PDVSA y
asociarlas a procesos de recuperación mejorada de acuerdo a criterios básicos de
selección, con el fin de identificar las tecnologías de mayor potencial e incidir en
los planes de explotación y desarrollo de la base de recursos de las diferentes
unidades de explotación (UE). Específicamente, la elaboración de la propuesta
de inyección de aire con el objetivo de incrementar los factores de recobro y
disponer de gas de inyección (gases de combustión) para proyectos de
mantenimiento de presión en el Occidente y Oriente del país.
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MENSAJE FINAL
La herencia obtenida de las transnacionales, desde hace 25 años, cuando se creó
PDVSA como empresa estatal, ha señalado que el posicionamiento de las
diversas cultura corporativas se soportaba en el manejo de la información y
dominio tecnológico.
Los contratos de tecnología negociados con las
transnacionales, después de la nacionalización, es una prueba de ello. Por tal
razón, PDVSA, desde su inicio, visualizó la información técnica como un valor
estratégico.
Desde hace 20 años se creó la Red RIPPET, cuando aún no nos imaginábamos a
la red de redes, Internet, y se buscó normalizar el ingreso de toda su
documentación técnica en una base de datos corporativa, también llamada
RIPPET. En los años 80, con el boom de la generación de información, y las
facilidades tecnológicas (informática y telecomunicaciones) se incorporó a la figura
del analista de información para que integrara, analizara, procesara, sistematizara
y proyectara los datos e información, y los pusiera disponible al personal técnico
de la corporación de una manera digerible y sistémica.
En los últimos 2 años, se ha hecho un esfuerzo sostenido por incorporar la
gerencia de conocimiento como una herramienta para garantizar una mejor
manera de compartir la información y aportar valor. Ya hemos incorporado 2
elementos básicos y bien definidos para aplicar inteligencia empresarial. Ellas
son: a) la plataforma tecnológica y b) la organización y manejo de la información
técnica, con la figura de los analistas de información y los participantes de la C.C.
y para lograr, la tercera pata de la triada, ya que se ha comenzado a incorporar los
resultados obtenidos, en el proceso productivo.
Esto indica que estamos
comenzando a aplicar el flujo operacional y cíclico que nos hace dar el brinco de
la inteligencia empresarial a la inteligencia empresarial competitiva, es decir, de
los productos y resultados, a los hechos, como lo demuestran los ejemplos
reseñados en este trabajo
REFERENCIAS
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1.
Gates, B. Business @ The speed of Thought, using a digital nervous
system, Warner Books, Inc., March 1999.
2.
Altuna, B., El valor de la información desde la perspectiva del usuario y el
papel de las bibliotecas y unidades de información en la empresa. Rev.
Española Doc. Cient. , 15(3):243,1992.
3.
Morales A., Marrero C., y Agüero M., La Gerencia del Conocimiento y el
Centro de Información Técnica de PDVSA Intevep. Rev. Visión
Tecnológica, Vol.7,N° 1, 1999.
4.
Brenner, M.S., Technology Intelligence and Technology
Competitive Intelligence Review, vol7(3), 20-27, 1996.
5.
Hendrx J.L., Competitive Intelligence and the Engineering Manager,
Competitive Intelligence Review, vol7 Supplement N°1, S69-S74, 1996.
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