MANUAL_DE_CALIDAD[1].

VERSIÓN
01
3.5 Estructura de los procesos
PROCESOS DIRECTIVOS:
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEEDORES
Todos los procesos
Clientes (aprendices,
acudientes, socios,
personal, comunidad,
estado)
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Planificar los recursos y estrategias que aseguren la ejecución de los procesos y la prestación del servicio de formación.
DIRECTOR
Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia.
Manual de calidad: política de calidad, objetivos de calidad, mapa
Acta de revisión por la dirección, Actas de
de procesos, matriz de responsabilidades, PEI
REGISTROS: comité de Calidad, tablero de control de
indicadores , Encuestas de Satisfacción
4.1, 5.0, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4.
(N° Actividades desarrolladas / N° Actividades planeadas) x 100
INSUMOS (ENTRADAS)
ACTIVIDADES
RESULTADOS (SALIDAS)
1.Necesidades
y
expectativas de los
aspirantes
y
aprendices
2.Información del
entorno
3. Necesidades de
recursos
4. Información del
cliente
5. Información sobre el
desempeño de los
procesos del SGC y del
servicio
1.1 Definir los propósitos de la empresa
(misión y la visión), formular, revisar y
divulgar la política de calidad y los objetivos
de calidad.
2.1 Planificar el sistema de gestión y definir la
estructura organizacional
3.1 Asignar los recursos para el sistema de
gestión de la calidad.
4.1 realizar análisis de las encuestas de
satisfacción.
5.1 Realizar las revisiones gerenciales y
documentarlas
5.2 Hacer seguimiento a las AC y AP derivadas
de las revisiones e Implementar cambios
1.1 Acta de Revisión por la
Dirección.
2.1 La estructura del SGC y
estructura organizacional
3.1 Adquisición de bienes
y servicios
4.1
5.1 Acciones y decisiones
de la revisión por la
dirección y registro.
5.2 Reporte de indicadores
AC, AP y mejora
implementadas
RESPONSABLE
DIRECTOR
CLIENTES
Todos los
procesos
Clientes
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
GESTION COMERCIAL
Determinar, revisar y atender las necesidades y expectativas del cliente, asegurando su plena satisfacción.
DIRECTOR
Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia.
Procedimiento de quejas y reclamos, Procedimiento de AC, AP y
mejoras, Portafolio de servicios,
REGISTROS:
Encuestas de Satisfacción, formato de
sugerencias, formato de quejas y reclamos,
formato de AC, AP y de Mejora.
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEEDORES
Proceso de inscripción
y matricula
Proceso de ejecución
de la formación
Proceso de Gestión de
calidad
Proceso de
direccionamiento
estratégico
clientes
Oportunidad en respuesta a quejas y reclamos = No. Quejas y reclamos respondidos oportunamente / reclamos recibidos por
trimestre.
INSUMOS (ENTRADAS)
ACTIVIDADES
RESULTADOS (SALIDAS)
RESPONSABLE
CLIENTES
1. Requisitos
especificados por el
cliente, no establecidos
por el cliente, legales y
por la organización.
2. Solicitudes de
aspirantes
3. Comunicación con los
aspirantes
4. Búsqueda de nuevos
aspirantes
1. Investigar y dar a conocer las necesidades y
expectativas de los aspirantes.
2. Atención a petición, quejas, reclamos y
sugerencias ( ver procedimiento de atención a
quejas y reclamos)
3. Analizar información sobre satisfacción del
cliente
4. Estrategias de mercadeo (publicidad radial,
directorio,
folletos,
afiches,
promociones,
periódicos)
1.Información sobre
necesidades, expectativas del
cliente
2. Registro de tratamiento de
quejas y reclamos
Resultados del seguimiento al
proceso
Reporte de indicadores
3. Acciones preventivas,
correctivas y de mejoras
implementadas
4.Base de datos de nuevos
aspirantes
DIRECTOR
Todos los
procesos
Clientes
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEEDORES
TODOS LOS PROCESOS
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001.
GESTION CALIDAD
Administrar las herramientas del Sistema de Gestión de Calidad para obtener y proporcionar información que permita proyectar
las acciones de mejora de los procesos, orientados hacia la satisfacción y cumplimiento de las necesidades y especificaciones de
nuestros clientes
COORDINADOR DE CALIDAD
Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia.
Manual de Calidad, todos los procedimientos del S.G.C y de la
Todos los Registros del S.G.C y de la
REGISTROS: organización, listados maestros, actas de
organización
comité de calidad, revisión por la dirección
Eficacia de las mejoras = No. De acciones implementadas / No. De acciones programadas y planificadas.
INSUMOS (ENTRADAS)
1.Política y objetivos de
calidad
2.Resultados de la
satisfacción del cliente
3.Documentacion del
S.G.C
4.Indicadores de gestión
5.Informe de auditoría
Internas
ACTIVIDADES
RESULTADOS (SALIDAS)
1.1 Proponer acciones con base en los análisis de
1.1 Mejora continua
2.1 Análisis de indicadores de
resultados de comité de calidad y auditorias
2.1 Registrar resultados
3.1 Coordinar el cumplimiento de los
procedimientos del S.G.C y de la Organización.
Gestionar y Controlar los documentos y registros
que afectan el Modelo del sistema de gestión de
calidad
4.1 Realizar seguimiento al proceso e implementar
acciones de mejora
5.1 Planificar e implementar AC Y AP
gestión
3.1 documentación
controlada.
4.1 AC, AP y de mejora,
implementadas
5.1 Cierre de No
Conformidades
RESPONSABLE
Coordinador de
Calidad
CLIENTES
TODOS LOS
PROCESOS
PROCESOS MISIONALES
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
IDENTIFICACION Y MATRICULA
Establecer y proporcionar las orientaciones necesarias para el ingreso de aspirantes a la Formación de manera eficaz que
permita el normal desarrollo y cumplimiento de los requisitos exigidos para la formación.
Coordinadora Académica
Equipos general de oficina, equipo de cómputo, asistente de gerencia.
Volante informativo, primeras instrucciones de manejo, pendón
Ficha de matrícula, Horario practico, Horario
informativo, procedimiento de identificación y matricula,
REGISTROS: teórico, libro de matrícula, declaración.
Fotocopias de cedula y fotos de alumnos, declaración de
identificación y matricula, portafolio de vehículos
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEDORES
CLIENTE EXTERNO
INSUMOS (ENTRADAS)
1. Cliente interesado
en la formación.
2.Informacion del
cliente
ACTIVIDADES
RESULTADOS (SALIDAS)
Brindar información al aspirante sobre la
formación.
Matricular alumnos, diligenciar ficha de
matricula
Diligenciar declaración
Identificación del alumno (ver procedimiento
de identificación Runt)
Programación de actividades de Formación
teórica y práctica.
Aspirante matriculado
Alumno programado con
horario, instructor y vehículo
asignado.
RESPONSABLE
Coordinadora
académica
CLIENTES
PROCESO DE
GESTION DE
ACADEMICA
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
GESTION ACADEMICA
Desarrollar las acciones de Formación prácticas y teóricas en conducción que respondan a las necesidades y expectativas de los
clientes.
Coordinadora académica
Vehículos, salón de clases, señales de tránsito, películas, programas teóricos, chasis de carro y motocicleta
Código nacional de tránsito Ley 769 de 2002, Acuerdo 051 de 1993,
Ficha de matrícula, Horario practico, Horario
Resolución 3245 de 2009, decreto 1500 de 2009, Resolución 1600 de REGISTROS: teórico, Control de asistencias, Evaluación
2005, procedimiento de formación teórica, procedimiento de formación
teórica, evaluación practica, formato de
practica, procedimiento de evaluación.
registro de notas teóricas
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEDORES
PROCESO DE
INDENTIFICACION Y
MATRICULA
INSUMOS
(ENTRADAS)
ACTIVIDADES
1.Alumno programado
1. verificar que el alumno haya leído el
volante primeras instrucciones de manejo.
2.Iniciar formación Teórica y Practica (ver
procedimiento de formación teórica y
procedimiento de formación práctica)
3. evaluar al alumno teóricamente en los 3
módulos (ver procedimientos de evaluación)
y en técnicas de conducción.
2. programa teórico y
programación practica
RESULTADOS (SALIDAS)
2.alumno formado
teóricamente y en técnicas
de conducción
3. Alumno evaluado con
resultado aprobado o
reprobado
RESPONSABLE
Instructores
CLIENTES
PROCESO DE
CERTIFICACION
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
CERTIFICACION
DIRECTOR
Equipo de oficina
Código nacional de tránsito Ley 769 de 2002, Acuerdo 051 de 1993,
Resolución 3245 de 2009, procedimiento de emisión de certificación,
procedimiento registro de información ante el Runt.
REGISTROS:
Ficha de matrícula, Control de asistencias,
Evaluaciones aprobadas, Relación de
certificados Ministerio de Transporte,Recibo
de pago a Mintransporte, por recaudos de
alumnos, Base de datos Mintransporte
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEDORES
INSUMOS (ENTRADAS)
Alumnos con
evaluación aprobada
PROCESO DE GESTION
ACADEMICA
Relación de alumnos a
certificar
ACTIVIDADES
1.Verificar el cumplimiento de los requisitos
de cada uno de los alumnos
2.Tomar la decisión de certificación
3.Digitar información (ver procedimiento de
certificación)
4.Emicion del Certificado
RESULTADOS (SALIDAS)
RESPONSABLE
CLIENTES
Directora
Certificado del Centro de
Enseñanza Automovilística.
Asesoría para tramitar
licencia de conducción
Clientes
satisfechos
PROCESOS DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
COMPRAS
Proveer al centro los recursos necesarios para la prestación del servicio de formación en conducción
DIRECTOR
Equipo de oficina, Financieros, Equipo de computo.
REGISTROS:
Cotización, Orden de compra, Facturas de
compras, Comprobantes, Formato de registro de
proveedores, Formato de evaluación de
proveedores, Formato de seguimiento de
proveedores, Formato
de reevaluación de
proveedores, Formato de autoevaluación de
proveedores, Convenios y contratos.
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEDORES
INSUMOS (ENTRADAS)
ACTIVIDADES
RESULTADOS (SALIDAS)
Todos los procesos
Necesidades de compra
de recursos o insumos y
contratación de servicios
Solicitud de cotizaciones a proveedores
Analizar las diferentes opciones de compra o
contratación
Toma de decisiones
Orden de compra
Efectuar la compra
comprobante de egreso
Inspección del producto comprado
Evaluar, seleccionar y hacer seguimiento a los
proveedores.
Realizar seguimiento al proceso e implementar
acciones de mejora
Conseguir convenios de crédito con proveedores
Productos y servicios
disponibles con la calidad
requerida por la empresa
Resultados de evaluación de
los proveedores.
Resultados del seguimiento al
proceso.
Reporte de indicadores.
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora,
implementadas
Obtener más liquides y
rentabilidad del dinero
Requisitos de compra
Lista de proveedores
RESPONSABLE
CLIENTES
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
RESPONSABLE DE DIRIGIR:
RECURSOS:
DOCUMENTACION:
GESTION DE RECURSO HUMANO E INFRACTRUCTURA
DIRECTOR
Manual de Funciones, Resolución 3245,
Hojas de Vida, Contratos, procedimiento de
Gestión de la formación del personal,
procedimiento de selección de instructores
REGISTROS:
Evaluación de Competencias,
Especificaciones de cargo, Plan
de capacitaciones, Registro de
capacitaciones, evaluación de
la formación, cronograma de
mantenimiento, hoja de vida de
equipos.
REQUISITOS ISO 9001:
INDICADOR DEL PROCESO:
PROVEDORES
Organigrama
Manual de funciones
Hijas de vida
Soportes
Necesidades emitidas
por los responsables
de procesos
Inventario de bienes
Cronograma de
mantenimiento
INSUMOS (ENTRADAS)
Determinación de
las competencias
de los cargos
Selección
Personal
Vinculación del
personal
Inducción en el
cargo
Planear las
acciones de
formación.
Desarrollar
acciones de
formación.
Evaluar la eficacia
de
estas
formaciones
Nomina,
contratos de
Competencias
de los cargos
Aspirantes
Seleccionados
Personal
vinculado
Funcionario
competente
Eficacia de las
formaciones
Reporte
de
indicadores
Instalaciones
en buen
ACTIVIDADES
RESULTADOS
(SALIDAS)
RESPONSABLE
CLIENTES
trabajo,
resoluciones de
sanciones y
despidos,
peticiones de los
trabajadores,
informes de
persona
Realizar
actividades de
mantenimiento
programadas.
Administrar y
gestionar los
inventarios
Realizar
seguimiento al
proceso e
implementar
acciones de
mejora.
estado y
optimas para
la formación.
Inventario de
bienes
actualizado