MANUAL FUNCIONES SECRET.MUNICIPAL

I. MUNICIPALIDAD DE MACUL
SECRETARIA MUNICIPAL
SPS.pca.
FUNCIONES y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL
Las
funciones
generales
de
la
Secretaria
Municipal
abarcan
básicamente cinco grandes Areas que consisten en:
I.
Dirigir las actividades de Secretaria Administrativa del
Alcalde
II.
Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones
municipales.
III. Dirigir las actividades de Secretaria administrativa del
Concejo.
IV.
Dirigir las actividades de Secretaria administrativa del
Consejo Económico y Social.
V.
Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Nº 19.418
sobre
Juntas
de
vecinos
y
demás
Organizaciones
Comunitarias.
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES:
I
DIRIGIR
LAS
ACTIVIDADES
DE
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
DEL
ALCALDE
1)
Revisar
a
diario
toda
la
documentación,
que
ingresa
al
Municipio vía Oficina de Partes, providenciarla y solicitar los
antecedentes necesarios.
-
A
las
15:30
de
cada
día
se
reciben
los
documentos
del
exterior o internos del Municipio, que ingresan a Oficina de
Partes,
clasificándolos
en
carpetas
por
Direcciones
y
Correspondencia. (Secretaria)
- En cada carpeta se revisan los documentos, ya sea en su forma
y en su fondo. Se revisa que se adjunten los antecedentes
necesarios y en el caso de los documentos externos, que vengan
con
nombre,
dirección,
RUT,
teléfono,
etc.
(Secretario
Municipal).
-
Se
providencia
Municipal).
a
la
Unidad
que
corresponda.
(Secretario
2)
Revisar
a
diario
la
documentación
proveniente
de
las
diferentes Direcciones Municipales para firma del Sr. Alcalde
solicitar antecedentes necesarios y clasificarla.
- Durante toda la mañana se reciben documentos para la firma
del Alcalde provenientes de otras Direcciones Municipales en
Secretaria,
clasificándolas
en
carpetas.
(Secretaria
y
administrativo).
-
Se
revisan
solicitando
consultas
los
los
a
documentos,
en
antecedentes
cada
Dirección
su
forma
necesarios
en
caso
y
y
que
en
se
su
fondo,
hacen
fuera
las
necesario.
(Secretario Municipal y administrativos)
-
Se
entregan
las
carpetas
al
Sr.
Alcalde
para
firma
de
Oficios, Decretos, Contratos e instrucciones en el caso de las
providencias. (Administrativo).
- Se refrendan los Decretos, Contratos y otros documentos por
el
Secretario
Municipal;
se
numeran
y
se
timbran
(administrativo) y se entrega nuevamente todo en Oficina de
Partes para su despacho. (Secretaria)
3) Supervisión del despacho oportuno de la correspondencia por
la Oficina de Partes.
-
Una
vez
firmados
los
documentos,
se
separan
Decretos, Contratos, providencias u otros y se
en
Oficios,
entregan en
Oficina de Partes para su despacho. (Secretaria)
- Se supervisa y prioriza el despacho de estos documentos por
la
Oficina
de
Partes,
ya
sea
personalmente
o
por
correo.
(Secretario Municipal.
4) Atender consultas a diario sobre documentación ingresada al
Municipio.
- Continuamente se está consultando sobre el estado en que se
encuentra una solicitud ingresada al Municipio, para lo cual
hay
que
identificarla
con
el
Kárdex
y
luego
hacer
su
seguimiento para responder. (Secretaria y administrativo).
5) Redacción de respuestas sobre solicitudes de vecinos.
- De acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 19.602 de 1999, que
modifica
la
Ley
N°18.695,
se
le
debe
dar
respuesta
a
las
presentaciones que se hagan en la Municipalidad, en un plazo no
superior a 30 días.
-
La
Secretaria
Municipal
debe
hacer
una
revisión
de
las
solicitudes pendientes y consultar en cada Unidad Municipal
donde haya sido derivada, solicitando su respuesta.
- En el caso que la respuesta definitiva por diversas razones
no se concrete antes de 30 días, la Secretaria Municipal hace
una
respuesta
parcial
al
solicitante,
explicándole
en
que,
estado se encuentra su presentación.
- En otro caso, cuando la Unidad Técnica responde al Alcalde,
la
Secretaria
Municipal
debe
transcribir
esta
respuesta
al
solicitante, para que no quede sin responder y dar cumplimiento
a la Ley.
II DESEMPEÑARSE COMO MINISTRO DE FE EN TODAS LAS ACTUACIONES
MUNICIPALES.
1) Refrendar los decretos y otros documentos oficiales una vez
firmados por el Sr. Alcalde y notificarlos cuando corresponda.
- El Secretario Municipal firma todos los Decretos, Contratos,
Decretos de pago y otros documentos, refrendando la firma del
Sr. Alcalde.
- Notificar personalmente los Decretos que sean necesarios,
especialmente los que adjudican propuestas, ponen término a
contrato, disolución de organizaciones comunitarias y otros.
2) Emitir certificados sobre actuaciones municipales cuando se
soliciten.
- En la Secretaría Municipal se emiten todos los certificados
que sean necesarios sobre las actuaciones municipales, como son
de deudas de las empresas, de exposición de Plan Regulador, de
exposición del escalafón, temas tratados en Concejo y otros.
3) Dar Fe, de algunas actuaciones en terreno cuando lo solicite
el Sr. Alcalde como son reuniones con organizaciones, Actas de
Entrega,
recepciones
de
algunas
obras,
Retiro
de
Kioscos,
inundaciones, etc.
III DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL
CONCEJO
Las
sesiones
del
Concejo
se
celebran:
las
Ordinarias
los
primeros u cuartos Martes de cada mes. Las extraordinarias, de
acuerdo a las necesidades del servicio.
1) Recopilación de antecedentes y preparación de las citaciones
del
Concejo
'Municipal
y
su
envío
oportuno
a
los
Sres.
Concejales.
- En la semana anterior a la sesión ordinaria fijada en el
Reglamento
del
Concejo,
esta
Secretaría
se
preocupa
de
consultar a cada Director si tiene algún tema para tratar en
Concejo.
En
caso
antecedentes
de
haber,
se
correspondientes
le
para
solicita
la
que
citación.
envíe
los
(Secretario
Municipal).
- También se hace una revisión de los informes o antecedentes
solicitados en Concejo por los señores Concejales. Se llama a
todas las Direcciones con el objeto de solicitarlos en el caso
que estén pendientes. (Secretaria)
- Una vez que se tienen los posibles temas para el Concejo se
le comunica al Sr. Alcalde para su conocimiento e instrucciones
de ponerlo en Tabla. (Secretario Municipal).
-
Con
el
visto
bueno
del
Sr.
Alcalde,
se
confecciona
la
citación, solicitando asesoría del Director Jurídico cuando sea
necesario. (Secretario Municipal).
- Se envía la citación a los señores Concejales con todos los
antecedentes e informes con que cuenta la Secretaría Municipal
generalmente el día Viernes anterior a la sesión ordinaria, a
petición
de
entregarla
los
es
de
señores
48
Concejales,
horas
antes,
ya
de
que
el
acuerdo
a
plazo
para
Reglamento.
(Secretaria y administrativo)
- Para las sesiones extraordinarias se procede de igual forma,
enviando la citación con los antecedentes de los puntos de la
tabla,
respetando
los
plazos
de
entrega
fijados
en
el
Reglamento.
- Con dos días de anticipación, se solicita a Alcaldía el salón
azul y se le avisa a la Secretaria de Actas el día y hora de la
sesión. (Secretaria)
2) Revisión de Actas, distribución y custodia.
-
Las
actas
de
las
sesiones
se
graban
y
son
transcritas
textuales por una secretaria de actas.
- Una vez dactilografiadas las actas, el Secretario Municipal
las revisa y le hace las observaciones en el caso que tuviera.
- Una vez corregidas las actas, se les sacan fotocopias para
los
señores
Concejales
y
la
Dirección
posteriormente se archivan. (Secretaria).
que
lo
solicite
y
3) Transcripciones de Acuerdos y distribución.
- Al día siguiente de celebrada una sesión del Concejo; el
Secretario Municipal procede a redactar los acuerdos tomados,
haciéndose asesorar de las Unidades Técnicas que correspondan y
enviándolos para revisión de la Dirección Jurídica.
- Una vez corregidos los acuerdos, se les saca fotocopias y se
envía a la Unidad Técnica que corresponda con el objeto de
darles cumplimiento. (Secretaria).
- Los acuerdos se adjuntan a las actas para enviarlos a los
señores Concejales. (Secretaria y administrativo).
4) Coordinar informes y solicitudes efectuadas en sesiones del
Concejo.
-
Los
informes
registrados
en
y
peticiones
un
cuaderno
solicitadas
especial
en
por
sesión,
el
son
Secretario
Municipal.
- Al día siguiente de celebrada la sesión, se les envía un
memorándum firmado por el Secretario Municipal a cada Dirección
o Unidad Municipal con la solicitud hecha en sesión.
- Estas peticiones se anotan en un libro especial que lleva la
Secretaría
Municipal,
con
fecha
de
entrega
y
plazo
para
responder. (Secretaria).
- Transcurridos 10 días desde la solicitud, la Secretaria se
encarga de recordar su cumplimiento.
5) Revisar el cumplimiento de los Acuerdos del Concejo.
-
El
Secretario
Unidad
Técnica
Municipal
para
el
se
coordina
cumplimiento
con
de
cada
los
Director
acuerdos
o
del
Concejo.
IV DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL
CONSEJO ECONOMICO y SOCIAL
1) Preparar y despachar citaciones del CESCO.
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica Constitucional de
Municipalidades, hay algunas materias en que el CESCO debe
conocer o dar su opinión, como son el Presupuesto Municipal, la
Cuenta Anual del Alcalde, los nombres de calles y plazas, las
patentes
de
alcohol
y
otras
materias
considere importante recabar su opinión.
que
el
Sr.
Alcalde
- En estos casos, la Secretaria Municipal por instrucciones del
Sr. Alcalde solicita los antecedentes a las Unidades Técnicas
Municipales para preparar la citación, la que se envía a cada
integrante a su domicilio.
- Las reuniones del CESCO también pueden ser autoconvocadas de
acuerdo al Reglamento del mismo, para lo cual el Vicepresidente
solicita en Secretaria Municipal la confección, el reparto de
las citaciones y el salón.
- Se solicita el salón azul para el día y la hora indicados
(Secretaria)
- En la reunión, el Secretario Municipal registra la asistencia
de los consejeros y los acuerdos tomados en la sesión, en un
Libro especialmente para el CESCO.
- Al día siguiente de la reunión del CESCO, el Secretario
Municipal redacta los acuerdos y se envían al Sr. Alcalde para
pasarlo a sesión de Concejo si procediere.
Las reuniones del CESCO se celebran una vez al mes o cada dos
meses como promedio.
2) Atender y asesorar a los miembros del CESCO en las materias
que le son propias.
-
Los
integrantes
del
CESCO
se
dirigen
a
la
Secretaría
Municipal cuando requieren de alguna información relacionada
con el Municipio. En Secretaría se le atiende y se coordina con
las
Unidades
Técnicas
si
la
materia
lo
requiere
para
responderle. (Secretario Municipal)
3) Llevar archivo actualizado con toda la documentación del
CESCO.
-
En
Secretaría
Municipal
se
lleva
el
archivo
de
los
integrantes, citaciones, documentación, acuerdos, asistencia y
toda la documentación referida al Consejo Económico y Social.
V DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY N° 19.418, SOBRE
JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS.
1) Llevar un registro de Organizaciones Comunitarias con su
correspondiente
Personalidad
Jurídica
actualizado de las organizaciones.
y
mantener
un
archivo
- En Secretaría Municipal se lleva un Libro de registro de las
organizaciones
personalidad
comunitarias,
jurídica,
el
donde
nombre
consta
de
la
el
número
de
la
y
la
organización
individualización de la persona que deposita los antecedentes.
- Además se lleva un Libro de registro de las Directivas de
cada organización, en el que consta los nombres del Presidente,
Secretario y Tesorero.
- En Secretaría Municipal se mantiene un archivo en carpeta por
cada organización con Personalidad Jurídica Municipal el que
contiene: Estatutos, Acta de constitución, listado de socios
constituyentes, Certificado de Depósito, Actas de elecciones de
directorio, fotocopia del libro registro de socios, la que
deber estar actualizada.
2)
Recibir
documentación
oficial
de
las
Organizaciones
Comunitarias, como son estatutos, listado de socios, actas,
etc.
-
En
Secretaría
Municipal
se
atiende
diariamente
a
las
Organizaciones Comunitarias que ingresan documentación relativa
a constituciones, elecciones, cambios de directiva, renuncias
de socios, listados de socios y otros documentos.
-
Una
envían
vez
a
ingresados,
la
Dirección
se
fotocopian,
de
se
Desarrollo
protocolizan
Comunitario
y
se
para
su
revisión.
3) Revisar y dar aprobación de estatutos de las Organizaciones
Comunitarias conforme a lo dispuesto en la Ley.
- Una vez revisados los documentos de las organizaciones, por
parte de la DIDECO, se envía un Oficio para la firma del
Secretario Municipal con las observaciones o conformidad antes
del plazo estipulado en la Ley para su respuesta.
- El Secretario Municipal, procede a revisar los oficios, los
firma, se enumeran y se despachan personalmente o por carta
certificada a las organizaciones. (Administrativo)
4)
Otorgar
certificado
que
soliciten
las
organizaciones
comunitarias con personalidad jurídica, como son certificados
de depósito de los documentos, certificados de personalidad
jurídica, certificados de directivas u otros.
-
En
Secretaria
Personalidad
Municipal
Jurídica
se
de
confeccionan
acuerdo
a
certificados
de
solicitudes
de
organizaciones o de alguna Unidad Municipal. (Secretaria)
-
Se
otorgan
certificados
de
Directiva
vigente,
que
se
confeccionan en DIDECO, para la firma del Secretario Municipal.
La atención de las Organizaciones Comunitarias y las tareas
descritas en este punto se realizan en forma diaria.
En esta materia se trabaja coordinadamente con la Dirección de
Desarrollo
Comunitarias.
Comunitario,
Departamento
de
Organizaciones