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CORPORACION AUTÓNOMA REGIONAL DE CHIVOR
CORPOCHIVOR
3.3.5 SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO DE DEPENDENCIA: 500
En esta sección se ubican los documentos producidos por la
Subdirección Administrativa y Financiera. Las funciones del Subdirector,
establecidas en el Manual de Procedimientos de la Corporación, se
presentan a continuación:
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Asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas,
normas y procedimientos para la administración de los recursos
humanos, físicos, técnicos, económicos y financieros de la Entidad.
Dirigir, programar y coordinar las actividades de administración de
personal, seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de
acuerdo con las políticas de la Entidad y las normas legales vigentes
establecidas sobre la materia.
Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios
generales para el correcto funcionamiento de la institución.
Dirigir los programas de selección, inducción, capacitación y calidad
laboral de los empleados de la entidad, de acuerdo con las normas
legales vigentes.
Coordinar la realización de estudios sobre estructura, planta de
personal y mantener actualizado el manual específico de funciones
y requisitos de la entidad.
Dirigir la elaboración de los manuales de procedimientos, en
coordinación con las diferentes dependencias de la entidad, con el
fin de racionalizar la gestión y los recursos de la institución.
Controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo y
coordinar la elaboración del programa anual de compras.
Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la
institución en todos los niveles.
Programar y coordinar los procesos de licitación, contratación,
adquisición, almacenamiento y custodia de bienes muebles e
inmuebles de la Corporación.
Proponer y coordinar las políticas, planes, programas y demás
acciones relacionadas con la gestión contable financiera y
presupuestal de la institución.
Colaborar con la Subdirección de Planeación en la elaboración del
proyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión y el
programa anual de caja que deba adoptar la Entidad.
Dirigir la elaboración del plan financiero de fuentes y usos de recursos
de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos
necesarios.
Proponer a la Dirección General los cambios que se consideren
pertinentes para mejorar la gestión presupuestal y financiera de la
Entidad.
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Conservar las hojas de vida de las personas que ocupan cargos o
empleados públicos o de quienes celebren contratos de prestación
de servicios con la respectiva entidad, hasta su retiro.
Enviar al sistema único de información de personal (Artículo 2 del
Estatuto de Anticorrupción), la hoja de vida sobre la causa del retiro.
Solicitar la hoja de vida al Sistema Único de Información de personal
cuando una persona aspire a ingresar o a celebrar un contrato de
prestación de servicios de la entidad, habiendo desempeñado
cargo o empleo público o celebrado contrato de prestación de
servicios con anterioridad. A su vez, enviar al Sistema Único de
Información de personal del Departamento Administrativo de la
Función Pública las hojas d vida de los aspirantes no seleccionados.
Recopilar y clasificar la información contenida en las declaraciones
sobre los bienes y la actividad económica privada de los aspirantes,
que se deben representar por estos en cumplimiento de los artículos
13, 14 y 15 del Estatuto anticorrupción y adjuntar la correspondiente
hoja de vida.
Dar a conocer a los funcionarios de la Corporación la ley 734 de
2002, relacionada con el sistema único disciplinario.
Suscribir los títulos valores de la Corporación Conjuntamente con el
Tesorero de la Corporación.
Los demás que le sean asignadas por el Director General y por las
normas legales vigentes.
Se derivan de estas funciones las siguientes series documentales:
ACTAS
Actas de Comité Paritario de Salud Ocupacional
Actas de comisión de personal
BOLETINES
Boletín diario de Almacén
Boletín Diario de Tesorería
CAJA MENOR
CIRCULARES
Circulares Informativas
COMPROBANTES
Comprobantes de almacén
Comprobante de Entrada a almacén
Comprobante de Salida de Almacén
Comprobantes de contabilidad
Comprobante de Tesorería
CONCILIACIONES BANCARIAS
Conciliaciones Bancarias de Contabilidad
Conciliaciones de Tesorería
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CONCURSOS
Concurso de ascenso
Concurso abierto
COMUNICACIÓN
Consecutivo de correspondencia de la Corporación
Tramite de Correspondencia
Relación entrega de documentos
Control de documentos mal direccionado
Relación firmas Autorizadas por dependencias
Correspondencia externa recibida generada por SIAF
Radicación manual de correspondencia externa recibida
Registro control envió de correspondencia Externa
Radicación Manual de correspondencia externa enviada
Radicación Manual de correspondencia interna
Control de entrega de solicitudes por dependencias
CONTRATOS
Contratos de arrendamiento
Contrato de Obra Publica
Contrato de Consultoría
Contrato de Suministro
Contrato de alquiler
Contrato de Compraventa
Contrato de intermediario de seguros
Contrato de prestación de servicios
Contrato de Permuta
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Declaración del impuesto a la renta y complementarios
Declaración de retención en la fuente e IVA
Declaración del impuesto de Industria y Comercio
ESTADOS FINANCIEROS
Estados financieros del Convenios
EXPEDIENTES DE VEHICULOS
Expedientes de los vehículos
HISTORIAS LABORALES
Historias Laborales
INFORMES
Informes a entidades
Informe de Ingresos Mensuales de recursos propios de la Nación
Informe del programa anual de caja
Informe de tesorería
INVENTARIOS
Inventarios de Bienes e Inmuebles
Inventario por dependencia
Inventario de muebles, enseres y equipos de oficina
LIBROS
Libro de Préstamo de Elementos
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LIBROS OFICIALES
Libros de Tesorería
Libro de Bancos
MANUALES
Manual de ejecución presupuestal
Manual de Funciones
Manual de Mantenimiento Infraestructura
NOMINA
Liquidación de nómina
ORDENES
Orden de trabajo
Orden de pago
Orden de Compra
Orden de servicios
PLANES
Plan anual de compras
Plan Institucional de capacitación
PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Y F.N.A.
PÓLIZAS
Pólizas de seguros
PRESUPUESTO
Presupuesto General De La Corporación
PROGRAMACION
Programación de vehiculo
REPORTES
Reporte de tesorería
COBRO COACTIVO
Cobro persuasivo
Etapa de cobro
PAGO APORTES A SEGURIDAD
Planilla de liquidación y pago de aportes a seguridad social
FORMATOS