1 - Dirección General de Migración y Extranjería

MINISTERIO DE GOBERNACIÓN Y POLICÍA
AUDITORIA INTERNA
MANUAL PROCEDIMIENTOS PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
OFICIALIZADO AI-1344-07
ACTUALIZADO, REVISADO Y APROBADO PRESENTADO
TALLER 06 NOVIEMBRE 2007
SAN JOSE, DIC-2007
MINISTERIO GOBERNACION Y POLICIA
AUDITORÍA INTERNA
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
PRESENTACION
A la Auditoría Interna le compete la fiscalización del Ministerio de Gobernación y Policía y sus
dependencias: Migración y Extranjería, Dirección Nacional de Desarrollo para la Comunidad,
Control de Propaganda, Control Nacional de Radio y la Administración Central
Dicha labor debe ser realizada de conformidad con La Ley de Control Interno, los manuales,
directrices, disposiciones y pronunciamientos emitidos por la Contraloría General de la
República, como ente de Fiscalización Superior.
De acuerdo con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, el trabajo de la auditoría interna se debe planificar en tres niveles.



Planificación estratégica.
Planificación anual
Planificación del trabajo
El presente manual comprende los procedimientos generales para llevar a cabo el proceso de
planificación estratégica y el Plan Anual, fundamentados en la valorización del riesgo, con el
objeto de optimizar el uso de los recursos disponibles y darle una adecuada cobertura a su
gestión para generar un valor agregado al Ministerio de Gobernación y Policía en procesos de
dirección, control y administración del riesgo, como lo demanda el bloque de legalidad
existente al respecto.
Todo el proceso de Planificación, desde la elaboración del Plan Estratégico hasta la
elaboración del Plan Anual se establecen en este Manual en los siguientes cuatro capítulos:
Capítulo No. 1:
Capítulo No. 2:
Capítulo No. 3:
Capítulo No. 4:
Capítulo No. 5:
Procedimientos para la Planificación Estratégica
Modelo Fiscalización con base en el riesgo
Modelo Valorización del Riesgo para la Planificación de la Auditoría
Procedimientos para la elaboración del Plan Anual.
Disposiciones Finales
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Manual procedimientos Planificación Estratégica
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CAPITULO l
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
1.
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos generales para llevar a cabo el proceso de planificación
estratégica, como parte de la planificación de la actividad de auditoría en general, cuya
finalidad es generar un valor agregado al Ministerio de Gobernación y Policía en procesos de
dirección, control y administración del riesgo y que los sistemas de control interno contribuyan
a que la administración de los fondos públicos, se efectúe de manera eficiente, eficaz, legal,
técnica y económicamente, generando información confiable para la toma de decisiones.
2.
ALCANCE:
Incluye las actividades a desarrollar por esta Unidad de Fiscalización, para llevar a cabo la
planificación estratégica; la cual se orienta a largo plazo, en períodos de 5 años,
planteándola anualmente para su ejecución, en la que se establece lo que se hará en cada
estudio o actividad de auditoría para cada año.
La planeación estratégica de la Auditoría Interna nace en un afán de responder de manera
flexible, espontánea, dinámica, y práctica, a los retos del Ministerio de Gobernación y Policía,
para atender la administración de los recursos públicos, la evolución en la gestión
administrativa, los avances tecnológicos y la demanda de la Sociedad hacia los
administradores públicos, con el objetivo de brindar sus servicios adecuadamente.
3.
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
Amenazas: Cualquier elemento que pueda poner en peligro la relación que se tiene con el
usuario, el servicio que se le presta, obstaculice el cumplimiento de objetivos o que, de
cualquier otra manera, conspire contra el buen desempeño de la Institución, por ejemplo, un
acelerado desarrollo tecnológico, sin los adecuados controles; realización de operaciones sin
controles apropiados, cambios en la conducta de los individuos, restricciones
gubernamentales, otras complicaciones del entorno.
Análisis FODA: Consiste en identificar a lo interno de la auditoría las fortalezas y
debilidades, oportunidades y amenazas, en relación con el medio en el que se desenvuelve,
con el propósito de obtener un marco de referencia para el cumplimiento de objetivos.
Acciones estratégicas: El FODA y las ventajas competitivas originan la formulación de
acciones estratégicas para mejorar la probabilidad de supervivencia a largo plazo, fortalecer
la posición competitiva, satisfacer más plenamente al usuario, las que pueden tener varios
objetivos: aprovechar oportunidades, defenderse de amenazas, subsanar debilidades y
aprovechar fortalezas.
AI: Auditoría Interna del Ministerio de Gobernación y Policía.
Debilidades: Rasgos, caracteres o elementos que obstaculizan y dificultan el desempeño de
la empresa como controles escasos, equipo obsoleto, empleados desmotivados, imagen
débil, poco alcance geográfico.
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Elementos internos: Las instituciones tienen unos rasgos internos que las ayudan y otros que
las obstaculizan para desarrollar sus acciones y cumplir sus objetivos.
Factores Críticos del éxito: Son condiciones que el entorno exige para el éxito de la
estrategia. Rasgos que debe tener la Entidad que son indispensables para tener éxito, como el
hecho de que si una empresa está en el negocio de fabricación, el entorno le exige tener un alto
conocimiento de la Ingeniería Industrial para tener éxito. Una Auditoría en la Administración
pública necesita tener, además de un juicio profesional maduro, amplios conocimientos en
distintas disciplinas y en el campo operativo específico de la Organización, que le permitan
realizar una evaluación adecuada de todos los procesos institucionales.
Fortalezas: Capacidades internas que ayudan al Ministerio a llevar adelante sus planes de
acción y cumplir su misión, como por ejemplo, una adecuada estructura, equipo de trabajo
capacitado y tecnología actualizada.
Misión: Es la razón de ser de una organización, define el beneficio que pretende dar, delimita la
competencia y responsabilidad y su campo de especialización.
Objetivos estratégicos: Indican la situación o estado que se desea alcanzar en el mediano
plazo. Su logro tiene un gran impacto sobre la entidad ya que implica mejorar y avanzar hacia lo
que se desea llegar a ser. Estos deben expresarse con claridad, ser realistas, sensatos,
razonables, traducibles a acciones concretas y mensurables.
Oportunidades: Elementos del entorno, que si se utilizan aumentan la capacidad de la
institución para satisfacer mejor su misión, para sobrevivir, para disminuir el riesgo.
Plan Anual: Plan de trabajo para un año, en el que se detallan las actividades y estudios que
se van a llevar a cabo en dicho lapso, la justificación, el objetivo, el periodo de ejecución, los
responsables y los recursos, con el objetivo de optimizar el uso de los recursos disponibles y
lograr una adecuada cobertura del universo fiscalizable.
Plan Estratégico: Documento con el planteamiento de las acciones que le competen a la
Auditoría realizar, distribuido dentro de un horizonte de tiempo definido.
Plan Nacional de Desarrollo (PND): Expone las orientaciones fundamentales del Gobierno
de la República y establece las políticas que normarán la acción de gobierno para promover
el desarrollo del país y la mejora en la calidad de vida de la población. Establece de forma
vinculante para los ministerios e instituciones del Estado las prioridades, objetivos y
estrategias derivados de esas políticas que han sido fijadas por el Gobierno de la República.
Planificación Estratégica: Proceso que permite a la Auditoría Interna establecer su misión,
visión, valores y demás ideas rectoras, así como definir sus propósitos y elegir las estrategias
para la consecución de sus objetivos, a efecto de satisfacer las necesidades a las cuales se
orientan sus servicios.
PR: Procedimiento, secuencia de acciones en que se llevarán a cabo las etapas de los
distintos procesos de la Auditoría.
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Visión: Señalamiento del estado futuro de algo, pretensiones que se quieren obtener.
4.
RESPONSABILIDAD:
4.1. El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y liderará el proceso de planificación
estratégica de la auditoría interna, el cual culminará con la formulación de un documento
formal que deberá ser del conocimiento del señor Ministro de Gobernación y Policía.
Participan en este proceso el Auditor y Subauditor Internos, personal que ocupa los puestos de
coordinadores de equipo y otros designados, quienes deben dar sus aportes para el
fortalecimiento y ejecución de este proceso.
4.2. Es responsabilidad del Auditor y Subauditor Internos, la revisión y actualización
periódica de este procedimiento, considerando las aportaciones que suministren los
funcionarios de Auditoría Interna.
5.
DIRECTRICES
5.1. El plan estratégico debe formularse en términos comprensibles para todos los niveles
de la Auditoría Interna, lo que asegure su implementación exitosa.
5.2. El Auditor Interno remitirá el plan estratégico, al señor Ministro de Gobernación, para
su conocimiento, en la segunda quincena del mes de noviembre.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El proceso de planificación estratégica comprende las siguientes actividades:
6.1
Definir los objetivos estratégicos y valores fundamentales de la auditoría interna, así
como, los factores claves para alcanzarlos dentro del marco estratégico institucional.
6.2
Realizar y mantener actualizado un análisis FODA, que junto a la evaluación de los
riesgos a que está sujeta la Auditoría Interna, permita identificar oportunidades de crecimiento,
factores de riesgo e instaurar las actividades para solventarlos.
6.3. Definir el universo auditable y fijar criterios y herramientas, con las cuales se pueda
determinar, priorizar y abarcar los temas de mayor riesgo, de acuerdo con los recursos
disponibles (ciclos de fiscalización). Para esto se desarrolla anualmente:

La actualización del Universo Fiscalizable conforme la información disponible

La aplicación del Modelo de Fiscalización con Base en Riesgo.
A cada coordinador de equipo de trabajo, le compete efectuar y presentar los dos aspectos
anteriores para el área que le corresponde y la posterior integración de la Planificación
Estratégica Total.
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6.4
Determinar los asuntos que formarán parte de la planificación estratégica y de la
operativa (corto plazo), con la correspondiente priorización de las unidades auditables;
mediante la aplicación, en la primera semana del mes de noviembre de las siguientes
herramientas:

Modelo de Fiscalización con Base en Riesgo.

Modelo de Riesgo para la Planificación de la Auditoría Interna.
El plan estratégico comprenderá objetivos y actividades relacionadas con los siguientes
aspectos:

Brindar un servicio de asesoría oportuna que agregue valor y coadyuve con la
administración del riesgo, los procesos de dirección y el control.

Capacitación y formación del recurso humano,

Programa de aseguramiento de la calidad. (Norma 1.4 del Manual para el ejercicio de la
auditoría interna en el Sector Público (MEAISP)

Administración de los recursos asignados a la Auditoría Interna.
6.5.
Determinar los factores claves para cumplir la planificación.
6.6. Evaluar los resultados de la planificación de conformidad con los indicadores de gestión
previamente definidos.
6.7. Definir metas y responsables y la forma de como se van a tratar las desviaciones
significativas, entre lo planeado y lo realizado.
Anualmente, se realizará una evaluación del cumplimiento de objetivos y metas, realizando los
ajustes correspondientes en la planeación estratégica, si fuera necesario.
6.8. Mantener un archivo permanente actualizado, en forma impresa, digital u otro medio
electrónico, con la documentación del Ministerio de Gobernación, el ordenamiento jurídico y
técnico que rige los órganos sujetos a su fiscalización, resultados de auditorías y estudios
especiales, instrucciones emitidas por el jerarca y titulares subordinados, cumplimiento efectivo
de recomendaciones, la información relacionada con solicitudes de fiscalización del jerarca, de
órganos de control competentes y denuncias, entre otros.
6.9





Conocer los siguientes elementos de nivel institucional:
Los resultados del sistema institucional de valoración del riesgo.
La autoevaluación anual de control interno.
El planeamiento estratégico y operativo del Ministerio de Gobernación.
La evaluación de resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de
conformidad con los indicadores de gestión.
Implantación efectiva de las recomendaciones de la Auditoría Interna, disposiciones del
Órgano Contralor y otros de fiscalización y control.
Para tales efectos, en la labor de planificación de la Auditoría Interna, se consultará en el
archivo permanente la información relacionada con la Planificación Institucional, la
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autoevaluación anual de control interno, la Comisión de Coordinación del Sistema Específico
de Valoración de Riesgos del Ministerio, así como información relacionada recibida del
Despacho, para identificar la suficiencia y pertinencia de información sobre esos aspectos y
determinar si se requiere información adicional del señor Ministro, de directores de
dependencias u otros.
6.10 El proceso de Planificación Estratégica, culminará el 30 de noviembre con un
documento titulado Plan Estratégico de la Auditoría Interna, cuya base principal será una
matriz con la estructura; columnas de: nivel fiscalizable, área o unidad auditable, nivel de
riesgo dado u obtenido por la administración, distribución peso riesgo %, calificación riesgo
obtenida por Auditoría, Áreas vistas, proyección de estudios en los cinco años establecidos,
restringido el primer año a la capacidad instalada de la Auditoría y el resto dividiéndolo en
forma equitativa entre los otros cuatro años, siguiendo el orden de los de mayor calificación de
riesgo en el año siguiente (Por ejemplo, si se tienen que cubrir 22 estudios (riesgo alto, medio
alto y medio) y sólo se pueden hacer 2 en el primer año, los veinte restantes se dividen entre 4,
dando 5 por cada año; ubicando los primeros 5 con calificaciones más altas en el segundo
año, los otros 5 en el tercero, los otros 5 en el cuarto y los últimos en el año 5), finalizando la
matriz con la totalización de estudios por área y las notas que correspondan, todo conforme se
muestra en el Anexo No. 1 y los criterios que se varíen cada año.
Antecediendo a la matriz descrita en el párrafo anterior, se deberán incorporar los siguientes
apartados:




















Presentación
Introducción
Marco estratégico institucional
Misión y Visión del Ministerio
Relación Institucional con el Plan Nacional de Desarrollo (PND), Objetivos y Políticas
Ámbito de acción de la Auditoría Interna
Base legal
Misión y Visión de la Auditoría
Valores y slogan
Características y compromisos del equipo de trabajo
Estructura
Análisis FODA: -fortalezas –debilidades – oportunidades - amenazas
Factores de riego inherentes a la función.
Objetivos Estratégicos
Factores críticos de éxito
Valoración de riesgo para la planificación
Ciclo de fiscalización
Políticas generales
Documentos de referencia
Matriz de planificación estratégica como se indica en el adjunto 1 citado
6.11 En cuanto a las fechas máximas que deben cumplirse para llevar a cabo las diferentes
acciones y actividades referentes a la planeación de la Auditoría y a los procedimientos de
rendición de cuentas y de control presupuestario, se deberá consultar el Anexo No. 2.
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6.12 Documentos de consulta a considerar:
 Directrices y procedimientos sobre política presupuestaria, salarial, empleo y clasificación
de puestos de la Autoridad Presupuestaria para un periodo determinado.
 Directrices Técnicas y Metodológicas para la Formulación del PAO-Presupuesto para el
periodo correspondiente.
 Proyecto de Ley de Presupuesto de La Republica del periodo a planificar.
 Ley No.8131 “Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
 Plan Nacional de Desarrollo del periodo correspondiente, a disposición en el Sitio Web de
MIDEPLAN.
7.
NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Entre la normativa y documentos relacionados con la planificación estratégica están:








Ley General de Control Interno No.8292, publicada en La Gaceta No.169, del 04 de
setiembre del 2002.
Manual de Normas Generales de Control Interno para La Contraloría General de la
República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización, M-1-2002-CO-DDCI,
publicado en la Gaceta N° 107 del 05 de Junio Del 2002.
Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, R-CO-262007, publicadas en la Gaceta Nº 119 del 21 de junio del 2007.
Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, M-1-2004CO-DDI, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en la Gaceta N° 246,
del 16 de diciembre del 2004. Norma 2.1.1.1 Planificación estratégica.
Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, R-CO-94-2006,
publicadas en la Gaceta Nº 236, del 08 de diciembre del 2006.
Procedimiento de formulación del Plan de Auditoría Anual.
Modelo de fiscalización con base en riesgo.
Modelo de valoración del Riesgo para la Planificación de Auditoría.
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CAPITULO ll
MODELO DE FISCALIZACIÓN CON BASE EN RIESGO
1.
OBJETIVO
Priorizar las unidades que deben ser auditadas, según los asuntos de mayor riesgo institucional y los
recursos disponibles, para mantener una cobertura adecuada y sistemática, en el corto, mediano y largo
plazo, con un ciclo de fiscalización de tres años.
2.
ALCANCE
Aplicarse como parte de las actividades del Proceso de Planificación Estratégica de la Auditoría Interna.
3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
AI: Auditoría Interna
Área Funcional: Partes en las se ha dividido el Ministerio, primer nivel del Universo Auditable .
Criterio de riesgo: Conjunto de factores de riesgo utilizados para juzgar una unidad o actividad objeto
de auditoría, dentro de una categoría de riesgo determinada.
Escala de riesgo: Sucesión de categorías dentro del valor de riesgo asignado a cada factor, según la
importancia mayor o menor, en relación con el riesgo.
Estrategia de auditoría: Prioridad y periodicidad con que se va a auditar cada una de las unidades,
procesos o actividades, considerando las valoraciones de riesgo de:





Riesgo bajo
Riesgo medio bajo
Riesgo medio
Riesgo medio alto
Riesgo alto.
Factor de riesgo: Elemento que podría incidir en la probabilidad de que condiciones o eventos
ocurran y afecten negativamente a la organización.
PE: Planificación Estratégica del Proceso de Gestión de la AI
PG: Proceso de Gestión de la AI.
PR: Procedimiento
Riesgo: Probabilidad de que un evento, hecho o acción afecte adversamente el cumplimiento de los
objetivos de la organización o tenga una repercusión negativa a sus intereses. También se refiere a
aquel evento que pueda afectar positivamente los objetivos.
Unidad Auditable: Cualquier unidad administrativa, dirección, departamento, proyecto, proceso,
actividad, operaciones o transacciones, sujeto de auditar en el Ministerio, conforme a lo establecido en
el artículo 22 de la Ley No.8292-Ley General de Control Interno.
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Unidad fiscalizable: Unidad auditable del nivel 2 del universo fiscalizable del Ministerio, que puede ser
una Dirección, proyecto o actividad, según la estructura organizativa de la dependencia a la que
pertenezca.
Universo fiscalizable: La totalidad de unidades auditables del Ministerio, que en el caso del Ministerio
se ha dividido en tres niveles: nivel 1, áreas funcionales (Migración, DINADECO, Administración Central
y Área de Tecnología de la Información); nivel 2, unidades fiscalizables (Direcciones, Departamentos,
procesos u oficinas) y nivel 3, unidades auditables (cualquier unidad o actividad administrativa,
financiera u operativa del Ministerio).
Valor de riesgo: Valoración que se le asigna a los factores de riesgo, según su importancia relativa en
la unidad auditable a evaluar.
4.
RESPONSABILIDAD
El cumplimiento de este instrumento en el proceso de planificación estratégica es responsabilidad de:
Auditor Interno, Subauditor Interno, Coordinadores de Área (Migración, DINADECO, Administración
Central, Tecnología de Información) y cualquier otro funcionario designado.
5.
DIRECTRICES
Este procedimiento debe revisarse y actualizarse cada año, previamente a la preparación del Plan
Anual de Auditoría, para incorporarle los elementos identificados en los estudios de auditoría realizados
en el año recién pasado y se pueda priorizar las acciones a corto, mediano y largo plazo.
6.
DESCRIPCIÓN DEL MODELO
Este Procedimiento, se define como un instrumento de planificación cuyo objetivo es impulsar la
gestión de la AI al cumplimiento de su Misión-Visión y a la administración eficiente y eficaz de los
recursos que le son asignados, al considerar en la frecuencia y prioridad de los estudios, la
importancia relativa de la actividad en el ámbito institucional y el grado de riesgo inmerso en la
dirección; permitiendo dirigir los servicios preventivos y de auditoría en aquellas áreas que requieren
mayor atención.
6.1
Distribución porcentual del riesgo entre el Universo Fiscalizable
Para efectos prácticos, se ha identificado en el Ministerio 3 áreas funcionales y una de Tecnología de
Información, con sus respectivas unidades fiscalizables y unidades auditables, este último nivel,
sujeto a la disposición de información detallada para cada unidad al momento de realizar el proceso
de planificación.
Considerando la relación de estas áreas con la Misión-Visión del Ministerio y sus aportes al logro de
los objetivos institucionales, se define la siguiente relación porcentual: el Área de Migración y
Tecnología de Información un 30% para cada una, el otro 40%, se distribuye por porcentajes iguales
entre las dos Áreas restantes. Dentro de cada área, se deberá prorratear en igual proporción el
porcentaje de riesgo asignado, entre las unidades fiscalizables y unidades auditables que tenga cada
nivel.
De acuerdo a lo anterior, con dos ejemplos hipotéticos, se muestran como quedaría la distribución en
el nivel funcional (Tabla 1) y en la tabla 2, os niveles 2 (unidades fiscalizables), dentro del cual
quedaría la distribución para el nivel 3 (unidades auditables):
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Tabla N°1
Distribución porcentual del Universo Fiscalizable en el nivel 1 por área funcional
Nivel 1: Área Funcional
1. ÁREA DE MIGRACION Y EXTRANJERIA
2. ÁREA DE DINADECO
3. ÁREA DE ADMINISTRACION CENTRAL
4. ÁREA DE TECONOLOGÍA DE INFORMACION
Total
Porcentaje
30
20
20
30
100 %
Tabla N° 2
Distribución porcentual del Universo Fiscalizable por área funcional (Nivel 1), unidad
fiscalizable (Nivel 2) y auditable (nivel 3)
ÁREA FUNCIONAL (nivel 2)/ Unidad Fiscalizable (nivel
2)/Unidad Auditable (nivel 3)
1. MIGRACION Y EXTRANJERIA (nivel 1)–(30% riesgo)
1.1. Gestión de Migraciones (nivel 2)
1.1.1 Departamento de Pasaportes (nivel 3)
1.1.2 XXX (nivel 3)
1.1.3 XXX (nivel 3)
1.1.4 XXX (nivel 3)
1.1.5 XXX (nivel 3)
1.2 .Gestión de Extranjería (nivel 2)
1.3. XXX (nivel 2)
2. DINADECO- (nivel 1)- (20% riesgo)
2.1 Dirección Nacional (nivel 2)
2.1.1. XXX (nivel 3)
2.1.2. XXX (nivel 3)
2.2 Dirección Operativa (nivel 2)
2.3 Dirección Administrativa Financiera (nivel 2)
2.4 Consejo Nacional de Desarrollo (nivel 2)
3. ÁREA DE ADMINISTRACION CENTRAL 20%
3.1 Despacho del Viceministro (nivel 2)
3.1.1. Actividades de apoyo dependencias (nivel 3)
3.1.2. Actividades de gestión (nivel 3)
3.1.3. XXX(nivel 3)
3.1.4. XXX(nivel 3)
3.1.5. XXX(nivel 3)
3.2 Dirección Administrativa (nivel 2)
3.3 Dirección Financiera (nivel 2)
3.4 .XXXX (nivel 2)
4. ÁREA DE TECONOLOGÍA DE INFORMACION 30 %
4.1. Área Sistemas Migración (nivel 2)
4.1.1 XXX(nivel 3)
4.1.2 XXX(nivel 3)
4.2. Área Sistemas DINADECO (nivel 2)
4.3. Área Sistemas Administración Central (nivel 2)
Total
Porcentaje
10%
2%
2%
2%
2%
2%
10%
10%
5%
2,5%
2,5%
5%
5%
5%
5%
1%
1%
1%
1%
1%
5%
5%
5%
10%
5%
5%
10%
10%
100%
11
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6.2
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Elaboración de Mapas de Riesgo.
Aplicando el Procedimiento de Valoración de Riesgo para la Planificación de la Auditoría Interna, de
acuerdo con la información disponible, se determina el nivel de riesgo de cada una de las Áreas
Funcionales, de las Unidades fiscalizables, así como una valoración específica del nivel de riesgo de las
unidades auditables, respecto de los principales unidades administrativas, procesos, actividades,
operaciones o tipo de transacciones, con el propósito de establecer en una forma más precisa y
detallada los riesgos más importantes en esas áreas o unidades fiscalizables, para su consideración en
la selección de los estudios que se realizarán en un periodo determinado.
Se definen cinco niveles de riesgo: Riesgo bajo, Riesgo medio bajo, Riesgo medio, Riesgo medio alto y
Riesgo alto, luego se construyen los mapas de nivel de riesgo por área funcional, unidades fiscalizables
o unidades auditables, para todo el Ministerio y se determina el porcentaje del universo auditable que
corresponde a cada nivel de riesgo, obteniendo de esta manera tres mapas, con ejemplos hipotéticos:
ÁREA FUNCIONAL
1. ÁREA MIGRACION
4.ÁREA TEC. INFORM.
2. ÁREA DINADECO
3. ÁREA ADM. CENTRAL
Mapa N° 1
Riesgo del Ministerio en el nivel 1:
Área Funcional
NIVEL DE
RELACION
TOTAL ACUMULADO
RIESGO
PORCENTUAL
PORCENTUAL NIVEL DE RIESGO
ALTO
30
ALTO
MEDIO
ALTO
MEDIO
Total General
30
20
60
20
20
20
100%
100%

El mapa se elabora considerando los resultados del nivel de riesgo, iniciando con las áreas
funcionales de Riesgo Alto y concluyendo con las de Riesgo Bajo.

La relación porcentual de cada Área se toma de la Tabla N°1.

El total porcentual de nivel de riesgo es el resultado de la sumatoria de cada uno de los datos de la
Relación Porcentual para un determinado nivel de riesgo. (Se suman los porcentajes del nivel de
riesgo alto, medio alto y así los de cada nivel de riesgo, colocando el resultado en la columna No. 4
“Total porcentual de nivel de riesgo”)
Mapa No. 2
Mapa de Riesgo del Ministerio
por Área funcional (Nivel 2) y por unidad fiscalizable (Nivel 3)
NIVEL DE
RIESGO
RELACION
PORCENTUAL
ALTO
10%
GESTION EXTRANJERIA
ALTO
10%
GESTION MIGRACION
ALTO
10%
ÁREA FUNCIONAL / UNIDAD
FISCALIZABLE
MIGRACION
PLANIFICACION INSTITUCIONAL
TOTAL
PORCENTUAL DE
NIVEL DE RIESGO
30%
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El Mapa se construye ordenándolo por el nivel de riesgo de mayor a menor en cada Área e igual
relación con las unidades fiscalizables dentro de cada Área.
Mapa N° 3
Mapa de Riesgo del Ministerio
por Área funcional (Nivel 1), por unidad fiscalizable (Nivel 2) y unidad auditable (Nivel 3)
NIVEL DE
RIESGO
RELACION
PORCENTUAL
ALTO
MEDIO ALTO
MEDIO ALTO
5%
5%
ÁREA FUNCIONAL / UNIDAD
FISCALIZABLE/ Unidad auditable
MIGRACION
GESTIÓN EXTRANJERIA
PLATAFORMA SERVICIOS
VALORACION TECNICA
6.3
TOTAL
PORCENTUAL
DE NIVEL
RIESGO
10%
Cobertura institucional.
La cobertura institucional, se logra mediante los Servicios de Auditoría y los Servicios preventivos, en
éstos últimos se incluyen las Asesorías, Advertencias y Autorizaciones de Libros, a los que se les
dispone tiempo de ejecución en el Plan de trabajo, como actividad de rutina o estudios especiales,
dándose así una prioridad 1..
Las prioridades en cuanto a la prestación de los servicios de auditoría o realización de estudios de
auditoría, se establece con base en la valoración de riesgo indicada en el punto anterior, aplicando la
siguiente estrategia:

Un estudio de auditoría el primer año en las áreas funcionales con resultados en los niveles de
riesgo: Alto y Medio Alto, en la unidades fiscalizables de riesgo alto de cada una de esas Áreas,
seguimiento en el segundo año y si continúa nivel de riesgo alto, un estudio en el tercer año.

En las Áreas funcionales de riesgo medio bajo y bajo, aceptar riesgo.
De dicha forma, en un ciclo de tres años, se habría realizado al menos un estudio en cada una de las 4
Áreas Funcionales del Ministerio de Gobernación y Policía con riesgos de alto y medio alto.
Una vez que se tienen los resultados, se puede establecer la tabla de cobertura Institucional
completando los datos del Área Funcional, Nivel de Riesgo, Relación Porcentual en el Ministerio, para
los siguientes 3 años.
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AUDITORIA INTERNA
Ciclo de fiscalización por Área funcional con base en Riesgo
Nivel de
Área Funcional
riesgo
1.ÁREA DE MIGRACION
ALTO
4.AREA TECNOLOG INFORM ALTO
2.AREA DE DINADECO
3. AREA DE ADM. CENTRAL
Total
MEDIO ALTO
MEDIO
Relación
Institución
30%
30%
20%
20%
100%
Cobertura Institucional
Año 1
Año 2
Año 3
30%
30%
30%
30%
30%
30%
20%
20%
20%
80%
80%
80%
13
MINISTERIO GOBERNACION Y POLICIA
AUDITORÍA INTERNA
6.4
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
Estrategia para distribución de los recursos humanos con base en el porcentaje de riesgo
Para la distribución de los recursos humanos, se utilizaran los siguientes parámetros. Área funcional y
puntos obtenidos en la valoración de riesgo, cantidad de funcionarios, promedio anual de días por
funcionario para dedicar a estudios.
Así, si hay 13 funcionarios (4 Coordinadores, 6 Auditores y 3 Informáticos) y cada funcionario aplica un
promedio anual de 200 días a realizar estudios, tenemos recursos equivalentes a 2600 días al año, por
lo que se realizaría la distribución de la siguiente manera:
Área Funcional
Puntaje
de
Riesgo (1)
350
Nivel
de
Riesgo
ALTO
% del
riesgo
total (2)
29%
Cantidad
de días a
Asignar (3)
754
Cantidad
Funciona
rios (4)
4
4. TECNOL. INFORMACION
2. DINADECO
350
274
29%
22%
754
572
4
3
3. ADM. CENTRAL
249
ALTO
MEDIO
ALTO
RIESGO
MEDIO
20%
520
2
TOTALES
1223
100%
2600
13
1. MIGRACION
(1) Puntos obtenidos en la valoración de riesgo, ordenados de mayor a menor.
(2) Puntos obtenidos divididos entre su sumatoria
(3) Total de días a asignar multiplicado por el porcentaje de riesgo total.
(4) Cantidad de días a Asignar entre el promedio anual de días a estudios
7. TEMAS RELACIONADOS



Procedimiento de formulación del Plan de Auditoría Anual
Modelo de fiscalización con base en riesgo
Modelo de valoración del Riesgo para la Planificación de Auditoría
14
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AUDITORÍA INTERNA
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
CAPÍTULO lll
MODELO VALORIZACIÓN DEL RIESGO PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
1.
OBJETIVO
Planificar la función de la auditoría interna orientada al mejor aprovechamiento de sus
recursos, basada en una herramienta que permite calificar las unidades fiscalizables y
auditables de acuerdo con el riesgo que presenten, en un momento dado y con el objetivo de
agregar valor al cumplimiento de los objetivos institucionales.
2.
ALCANCE
Se aplicará como parte de las actividades de la Planificación Estratégica en la Auditoría
Interna, debiendo quedar documentadas las diferentes acciones de este proceso.
3.
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
Criterio de riesgo: Factores de riesgo que convergen para juzgar una unidad o actividad
objeto de auditoría, dentro de una categoría de riesgo determinada.
AI: Auditoría Interna.
Escala de riesgo: Sucesión de categorías dentro del valor de riesgo asignado a cada criterio
de riesgo, según la importancia mayor o menor, en relación con el riesgo.
Estrategia de auditoría: Prioridad y periodicidad con que se va a auditar cada una de las
unidades, procesos o actividades, considerando la valoración del riesgo relativo: Riesgo bajo,
Riesgo medio bajo, Riesgo medio, Riesgo medio alto y Riesgo alto.
Factor de riesgo: Elemento que origina las probables condiciones o eventos que puedan
afectar adversa o positivamente los objetivos de la organización. Manifestación, característica
o variable mensurable u observable que indica la presencia de un riesgo, lo provoca o modifica
su nivel.
Nivel de riesgo: Grado de exposición al riesgo de una unidad auditable, según la calificación
de riesgo obtenida al aplicar la escala de valores para cada criterio.
PE: Planificación Estratégica de la Auditoría Interna
Peso: Nivel específico de riesgo para cada criterio, dentro de un rango de 1 a 5, asignado a
cada unidad auditable.
PG: Proceso de Gestión de la AI
PR: Procedimiento
Principio de Pareto: Técnica para registrar y analizar datos que permite separar los
problemas prioritarios de los muchos existentes, conocido como la regla 80/20. El principio de
15
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AUDITORÍA INTERNA
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
Pareto dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el
80% de los efectos, sólo cuenta para un 20%, así el 80 % de los costos inútiles de una
empresa, probablemente se deben al 20% de sus áreas con problemas.
Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento interno o externo que tendría
consecuencias negativas o positivas en la capacidad organizacional para el alcance legal,
eficaz, eficiente y económico de los objetivos planteados.
Unidad auditable: Cualquier unidad administrativa, dirección, departamento, proyecto,
proceso, actividad, operaciones o transacciones, sujeto de ser auditadas en el Ministerio, de
acuerdo con las competencias establecidas en el artículo 22 de la Ley No. 8292 Ley General
de Control Interno.
Unidad fiscalizable: Corresponde a una unidad auditable del nivel 2 del universo fiscalizable
del Ministerio que puede ser dirección, unidad o proyecto.
Universo fiscalizable: La totalidad de unidades auditables del Ministerio, que se ha dividido
en tres niveles: nivel 1 áreas funcionales (Migración, DINADECO, Administración Central y
Área de Tecnología de Información); nivel 2 unidades fiscalizables (Direcciones,
departamentos, oficinas y procesos) y nivel 3, unidades auditables (Unidades, departamentos,
subprocesos o actividades), según la organización que se de en cada dependencia.
Valor de riesgo: Valoración que se le asigna a cada factor de riesgo, según su importancia
relativa en la unidad auditable a evaluar.
Valor del criterio de riesgo: Es el valor numérico asignado a cada criterio de riesgo, de
acuerdo a su incidencia dentro del Ministerio o el área funcional a evaluar, utilizándose una
escala de 1 a 10.
4.
RESPONSABILIDAD.
El cumplimiento de estos procedimientos será responsabilidad del Auditor Interno, Subauditor
Interno y Coordinadores de los Equipos de trabajo de las áreas funcionales u otro funcionario
que se designe.
5.
DIRECTRICES.
Este procedimiento debe revisarse y actualizarse anualmente, de previo a la elaboración del
Plan Anual de Auditoría, para incorporarle los elementos identificados a través de los estudios
de auditoría realizados durante el año recién pasado para priorizar las acciones en el año y
proyectar las de mediano plazo,
6.
DESCRIPCIÓN DEL MODELO.
Los pasos a seguir para la valoración del riesgo serán los siguientes:
Paso N°
Paso N°1:
Paso N°2
Actividad
Identificar, revisar y ajusta el universo fiscalizable
Revisar y definir los criterios de riesgo y asignarles valor.
16
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Paso N°
Paso N°3
Paso N°4
Paso N°5
Paso N°6
Paso N°7
Paso N°8
Paso N°9
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
Actividad
Obtener el puntaje máximo (PM)
Asignar el peso a cada unidad fiscalizable o auditable
Valorar cada unidad auditable
Obtenga puntaje total (PT)
Construya la tabla calificación del riesgo por estrato
Identifique el nivel de riesgo
Obtenga la matriz de riesgo por área valorada
Para la valoración del riesgo se utiliza el Método Delphy, valorando las unidades auditables,
de acuerdo con la opinión de un equipo de expertos, quienes por votación de cada uno de
sus miembros, obtienen una nota promedio para valorar cada criterio de riesgo y asignar el
peso de cada criterio dentro del Área funcional, unidad fiscalizable o unidad auditable a
valorar, según sea el nivel ministerial que se está realizando la valoración.
El método Delphy consiste en una técnica de previsión cualitativa donde se combina la opinión
de los expertos en una serie de iteraciones.
El equipo de expertos para este proceso lo conforman: El Auditor Interno, Subauditor Interno y
Coordinadores de Auditoría Interna o sustitutos asignados, cuando alguno de estos no este
disponible.
Paso 1
6.1.
Identificar, revisar y ajustar el universo fiscalizable
Para efectos prácticos, el universo fiscalizable del Ministerio de Gobernación se ha
estructurado en tres niveles:
A.
Nivel 1, Área funcional
El universo fiscalizable, está clasificado en 4 áreas funcionales:




B.
ÁREA MIGRACION Y EXTRANJERÍA
ÁREA DINADECO
ÁREA ADMINISTRACION CENTRAL
ÁREA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Nivel 2, Unidad fiscalizable
Lo componen las unidades auditables a nivel de direcciones, departamentos, oficinas,
procesos u otros elementos que conforman una Área funcional del nivel 1, conforme a la
organización de cada dependencia.
C.
Nivel 3 por unidad auditable
Comprende los subprocesos, actividades, proyectos, operaciones, transacciones o elementos
17
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Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
que conforman una unidad fiscalizable del nivel 2, de acuerdo con la organización de cada
dependencia.
El nivel de detalle de este Universo Fiscalizable está en función de la información disponible en
la AI, el cual debe revisarse y ajustarse al menos una vez al año al efectuarse el Plan Anual de
Auditoría o cuando las circunstancias lo requieran.
El Universo fiscalizable identificado a octubre del 2007, puede revisarse en las tablas de
planificación estratégica obtenidas para el periodo 2008-2012.
La valoración del riesgo se realiza en los niveles 1, 2, y 3, para este último, los expertos deben
considerar y analizar la información detallada disponible sobre los riesgos determinados o
definidos por los responsables administrativos de las unidades o procesos y el conocimiento
que se tiene de las unidades auditables correspondientes.
Paso 2
6.2-Revisar y definir los criterios de riesgo y asignarles valor.
Los cálculos a partir de este paso, se realizan en cuadros que deben contener los datos, que
se muestran seguidamente:
SECTOR A
VALORAR
1
2
3
4
CRITERIO DE RIESGO
5
6
7
8
9
10
Puntaje total
(PT)
Nivel de
riesgo
Valor del
criterio de
riesgo
Puntaje
máximo
(PM):
Unidad
Auditable
Los criterios de riesgo institucionales aplicables a todo el universo fiscalizable, con una escala
de valoración de 1 a 10, según su grado de criticidad en el nivel que se esté valorando, son los
siguientes:
N°
Criterio de Riesgo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Calidad Control Interno
Toma de decisiones
Cambios recientes
Recursos presupuestarios
Manejo de fondos
Cumplimiento de normativa
Tecnología de información
Políticas de gobierno
Imagen e impacto:
Fraude y error
18
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La descripción de los criterios se muestra en el Anexo No. 3
Paso 3
6.3-Obtener el puntaje máximo (PM).
El puntaje máximo (PM), se obtiene de la sumatoria de los valores asignados a cada criterio de
riesgo en el sector objeto de valoración, multiplicada por el peso máximo 5.
Paso 4
6.4- Asignar el peso a cada unidad auditable.
Para cada criterio de riesgo y por cada una de las unidades auditables, se debe establecer
cuánto pesa dentro de esa unidad auditable cada criterio de riesgo: es decir, se debe
determinar qué tan importante es el criterio de riesgo, asignándole, por ejemplo un 1 al criterio
de riesgo de menor importancia y un 5 al que tenga mayor relevancia.
Paso 5
6.5- Valorar cada unidad
El siguiente paso consiste en multiplicar cada valor del criterio de riesgo por el peso asignado
dentro de la unidad auditable, para obtener la calificación por criterio de riesgo.
Paso 6
6.6- Obtener el puntaje total (PT).
El puntaje total (PT) de la unidad auditable, se obtiene sumando las calificaciones de cada
criterio de riesgo.
Paso 7
6.7-Construir la tabla de calificación del riesgo por estrato
Para construir la tabla de calificación del riesgo, se utiliza el principio de Pareto, conocido
como la regla 80/20, por lo que se definen los siguientes 5 niveles de riesgo.
%
0 – 20%
20 – 40%
40 – 60%
60 – 80%
80 - 100%
Nivel de riesgo
Riesgo bajo
Riesgo medio bajo
Riesgo medio
Riesgo medio alto
Riesgo alto
19
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AI-1344-2007
Para construir la tabla de calificación del riesgo, debe realizar lo siguiente:



Identificar el puntaje máximo (PM), según paso 3.
Determinar el intervalo para cada estrato, tomando el puntaje máximo posible (PM), menos
el puntaje total (PT) y su resultado se divide entre 5 (estratos). El resultado será el intervalo
a utilizar por estrato.
Definir los estratos para la calificación del nivel de riesgo a partir de cada intervalo,
considerando que el primer estrato inicia a partir del puntaje total.
Ejemplo:



Puntaje Total (PT): 74
Puntaje Máximo (PM): 370
Intervalo para cada estrato: (320-74) / 5=59.20
Tabla de Calificación de Riesgo
%
Estrato
Nivel de riesgo
1 – 20%
74 – 133.2
Riesgo bajo
20 – 40% 133.3 – 192.50 Riesgo medio bajo
40 – 60%
192.6 – 251.8
Riesgo medio
60 – 80%
251.9 – 311.1
Riesgo medio alto
80 - 100%
311.1 – 370
Riesgo alto
Paso 8
6.8. Identificar el nivel de riesgo
Con base en el puntaje total de cada unidad auditable y el estrato en que se ubique en la tabla
de calificación del riesgo, identifique el nivel de riesgo en que se encuentra cada unidad
auditable.
Paso 9
6.9. Obtener la matriz de riesgos para cada uno de los niveles o sectores
Con la información anterior, elaborar la matriz de riesgos, considerando la siguiente
información:




Sector o nivel valorado
Unidad Auditable
Puntaje total
Nivel de Riesgo
A continuación se presenta un ejemplo de la matriz de riesgo para el primer nivel del Universo
fiscalizable.
20
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SECTOR VALORADO: Ministerio de Gobernación
Área funcional:
Puntaje Total
(PT)
350
274
249
350
1. Área de Migración y Extranjería
2. Área de DINADECO
3.Área de ADMINISTRACION CENTRAL
4. Área de TECNOLOGÍA DE INFORMAC.
Nivel de Riesgo
ALTO
MEDIO ALTO
MEDIO
ALTO
Con el resultado de los pasos anteriores se construye, el siguiente cuadro como ejemplo de
valoración del riesgo, para el Ministerio de Gobernación, donde las unidades auditables
corresponden a cada una de las Áreas funcionales (Primer nivel) que componen el Universo
Fiscalizable.
Para la valoración de las áreas auditables del segundo y tercer nivel, ver Anexo 4-Tabla
Valorización de riesgo, aclarándose que en la aplicación del procedimiento se le incorporaron
filas para la votación de los expertos, seguidamente pueden ver otro ejemplo:
MATRIZ DE RIESGOS PARA EL PRIMER NIVEL
Criterio de Riesgo
Sector a Valorar:
Ministerio de Gobernación
1
10
riesgo1
Valor del criterio de
Puntaje Máximo (PM):
370
Unidad Auditable
MIGRACION
2peso
3valor
2
9
3
4
4
6
5
5
6
10
7
8
8
5
Puntaje
Nivel de
Total
Riesgo
9 10 (PT)
10 7
74
5 5
5
5
3
5
5
3
5
5
50 45 20 30 15 50 40 15 50 35
350
ALTO
274
MEDIO
ALTO
peso
5
4
1
5
valor
50 36 12 24
5
50 16 20 40 21
peso
5
3
2
3
1
5
valor
50 27
8
18
5
50 32 15 30 14
249
RIESGO
MEDIO
peso
valor
5 5
5
5
3
5
5
3
5
5
50 45 20 30 15 50 40 15 50 35
350
ALTO
4
3
2
4
4
3
DINADECO
4
3
3
2
ADMINISTRACION CENT.
AREA DE TEC. DE INF.
1El
valor de los criterios para cada área, se obtiene del promedio simple del resultado por
votación de los valores dados por el auditor, subauditor y coordinador del área
correspondiente. Ver Anexo 5-Tabla de votaciones.
2El valor del peso se obtiene del promedio simple del valor dado por votación del auditor,
subauditor y coordinador.
21
MINISTERIO GOBERNACION Y POLICIA
AUDITORÍA INTERNA
3Este
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
valor se obtiene como resultado de multiplicar el valor del criterio por el valor del peso.
Los estratos para calificar los riesgos se obtienen restando al Puntaje máximo del puntaje total
y el resultado se divide entre 5. (370-74=296/5=59.20)
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CRITERIO DE RIESGO
Calidad Control Interno
Toma de decisiones
Cambios recientes
Recursos presupuestarios
Manejo de fondos
Cumplimiento de regulaciones
Tecnología de información
Políticas de gobierno
Imagen e impacto:
Fraude y error
TABLA DE CALIFICACIÓN DEL RIESGO
%
Estrato
Nivel de riesgo
0 - 20%
74 – 133.2
20 - 40%
133.3 – 192.50
40 - 60%
192.6 – 251.8
60 - 80%
251.9 – 311.1
80 - 100%
311.1 – 370
Riesgo bajo
Riesgo medio
bajo
Riesgo medio
Riesgo medio
alto
Riesgo alto
7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS



Procedimiento del Proceso de Planificación Estratégica.
Modelo de fiscalización con base en riesgo.
Procedimiento de formulación del Plan de Auditoría Anual
22
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Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
CAPITULO lV
PROCEDIMIENTO DE FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORIA ANUAL
1.
OBJETIVO
Definir las actividades relacionadas con la formulación del plan de auditoría anual para
orientarlo hacia las unidades auditables de mayor riesgo, optimizar el uso de los recursos
asignados a la Auditoría Interna y lograr una adecuada cobertura del universo fiscalizable del
Ministerio de Gobernación como instrumento para generar valor al cumplimiento de los
objetivos institucionales.
2.
ALCANCE
Las actividades definidas a través de este documento, son de aplicación obligatoria por
parte de todos los funcionarios de la Auditoría Interna, en lo que les corresponda.
Este procedimiento forma parte de la documentación de la Planificación Anual del Proceso de
Gestión de la AI.
3.
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
AG: Proceso Archivo de Gestión
AI: Auditoría Interna
Método Delphy: Técnica de previsión cualitativa que combina la opinión de expertos en una
serie de iteraciones.
PA: Planificación Anual de la AI.
PG: Proceso de Gestión de la AI
PR: Procedimiento
4.
RESPONSABILIDAD
4.1 La responsabilidad del cumplimiento de los lineamientos que se establecen en este
instrumento corresponde a la Auditoria Interna y al personal en general, según su
competencia.
4.2 Es responsabilidad del Auditor y Subauditor Internos, la revisión y actualización periódica
de este procedimiento, con los aportes que suministren los funcionarios de la Auditoria Interna
para su mejoramiento.
5.
DIRECTRICES
5.1 La formulación del plan de auditoría anual debe ser congruente con la planificación
estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, para asegurar el desarrollo de
sus procesos con calidad y basados en el conocimiento y la comprensión del ambiente interno
y el entorno en que se desarrolla el Ministerio.
23
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AUDITORÍA INTERNA
Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
5.2 En el proceso de formulación de la planificación anual participan en forma directa el
Auditor, Subauditor, los Coordinadores de Auditoría y los funcionarios asignados; será liderado
por el primero y en todas sus partes documentado.
5.3 El plan de auditoría anual, debe estar basado en criterios razonables y fundamentados,
especialmente en la valoración del riesgo que se realizó en el Proceso de Planificación
Estratégica, para determinar las prioridades de la actividad de Auditoría Interna y ser
consistente con los objetivos del Ministerio.
5.4 En la planificación estratégica, se agregará una columna con la calificación de riesgo
obtenida o emitida por la Administración, la cual se usará para medir la percepción del riesgo
de la administración contra la calculada por la AI, analizando si fuera necesario los casos en
que la misma sea muy diferente.
5.5 En el proceso de elaboración del plan, se deben considerar las normas técnicas de
auditoría interna, como escoger al personal que realizará los estudios, conforme su
entrenamiento técnico, capacitación profesional, actitud y otros o buscando o contratando a
personal especializado, cuando no se cuente con funcionarios con las calidades requeridas.
5.6 Se deberán tener en cuenta los lineamientos generales que sobre el tema ha emitido la
Contraloría General de la República.
5.7 Si en el desarrollo de un estudio o en el transcurso del año anterior, se determina una
actividad o aspecto que es necesario incluirse en el plan de trabajo o ha sido sujeto de
denuncia o solicitud, el coordinador oficialmente lo comunicará al Auditor y guardara una copia
de lo enviado en un ampo denominado solicitudes de estudios a cubrir, existente en cada
oficina, custodiado y administrado por el coordinador de cada área.
5.8 El plan de auditoría anual, tendrá la estructura y contenido que se ha venido usando, sin
embargo, cada año se revisará, ajustará y remitirá el formato a usar, si es necesario, sin
embargo, como criterio mínimo debe incluir tiempos para:









Atención de la Jefatura y Subjefatura de actividades relacionadas con Informes de labores y
aquellas concernientes a labores administrativas propias de la gestión, como la planeación,
dirección, organización, control, regulación y evaluación de las actividades de la AI.
Supervisión de la Jefatura y Subjefatura de los servicios de fiscalización que se prestan a
las diferentes dependencias del Ministerio.
Reuniones de supervisión, coordinación, administración, elaboración y evaluación del plan
anual de trabajo.
Trabajos pendientes año anterior
Rutinas de control anuales.
Proceso de autorización de libros
Seguimiento anual y permanente de recomendaciones emitidas por la AI, Auditorías
Externas u otros órganos de fiscalización y control.
Servicios preventivos de asesoría y advertencia y estudios especiales o denuncias
Otros como entrenamiento de personal nuevo, preparación universo auditable, ejecución
labores oficina, proceso autoevaluación calidad AI, imprevistos, capacitación y vacaciones.
24
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5.9 El plan deberá ser flexible, para posibilitar su modificación, en atención a solicitudes del
señor Ministro de Gobernación, de la Contraloría General de la República, denuncias recibidas,
que sobrepasen el tiempo estimado en la versión vigente del plan de trabajo y a la
retroalimentación obtenida como resultado de sus evaluaciones.
5.10 El plan de auditoría se mantendrá actualizado y las modificaciones deberán comunicarse
conforme se presenten, al señor Ministro y a la Contraloría General de la República.
5.11 La formulación del plan anual, culminará con la emisión de un documento formal que se
presentará a la Contraloría General de la República a más tardar el 15 de noviembre de cada
año y se hará de conocimiento al señor Ministro, en esa misma fecha, de conformidad con la
normativa legal y técnica, indicándole la cobertura e impacto que sobre la fiscalización y el
control correspondientes, produce la limitación de recursos.
5.12 En el mes de diciembre, el plan de auditoría anual, se hará del conocimiento del personal
de la AI, el que será comentado en reunión general y quedará a disposición en los ampos de
cada oficina en forma impresa y digitalmente en manos de todos los miembros de los distintos
equipos de trabajo de la AI.
5.13 Este procedimiento deberá ser objeto de revisión y actualización en forma anual, con los
aportes y mejoramientos propuestos por el personal de la AI o la Contraloría General de la
República.
5.14. Anteproyecto de presupuesto. En la formulación del Plan de Auditoría Anual debe
tenerse en cuenta la información contenida en el anteproyecto de presupuesto del periodo
correspondiente.
5.15 Contenidos del Plan de Auditoría. El plan anual de Auditoría debe incluir al menos:
A. Aspectos generales, con el siguiente contenido
 Ámbito de Acción
 Base legal
 Misión
 Visión
 Valores
 Características del equipo de trabajo
 Compromisos para consolidar el equipo de trabajo
B. Periodo de ejecución del plan
C. Aspectos considerados en la preparación del plan
D. Objetivos y metas para el periodo
E. Personal disponible
F. Distribución de días funcionario
G. Actividades y estudios a realizar.
H. Anexos
5.16. Recurso humano asignado a cada área: La Auditora Interna o la Subauditora, con
base en los recursos humanos disponibles y los riesgos de cada área, indicará a cada uno de
los coordinadores, los recursos humanos disponibles para su equipo y para el periodo.
25
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Manual procedimientos Planificación Estratégica
AI-1344-2007
5.17. Días hábiles del período: La Auditora o Subauditora Interna, calculará y determinará la
cantidad de días hábiles totales del periodo y los suministrará a los coordinadores.
5.18. Días auditor disponibles por Área: Los coordinadores calcularán por mes, los días
auditor disponibles en su área, sumando los días disponibles de los auditores que le han sido
asignados.
5.19. Tiempo para la gestión y dirección de la AI: El Auditor y Subauditor Interno, una vez
restadas sus vacaciones, dividirá en igual proporción su tiempo disponible, entre las
actividades de gestión y de supervisión de los trabajos.
5.20. Especificar tiempo para atender actividades rutinarias de control y exigidas por el
ordenamiento legal, a las que se les estaría dando una prioridad 1 y se planificarían cada
año, a saber.

Normatización y aseguramiento calidad servicios auditoría: Se determinan dos días
por mes por auditor, para labores relacionadas con la participación en reuniones de
coordinación de la Auditoría, para la regulación de actividades, evaluaciones de ejecución
del plan de auditoría, obtención de normativa en Internet o correos enviados y otras
actividades relativas a la normatización y calidad de la labor de auditoría.

Terminar estudios pendientes del año anterior: Los coordinadores de las áreas
funcionales levantarán una lista con la información y formato que se le requiera cada año,
de los estudios iniciados en el período anterior y que por diferentes razones quedaron
pendientes, estimando el tiempo que requerirá cada encargado para culminarlos.

Procedimientos de auditoria de rutina: Se estima un día por funcionario por mes para
dar seguimiento a procesos de la Administración como el SEVRI, Autoevaluación, PAO,
Revisión de conciliaciones bancarias, revisión de actas de los órganos colegiados y otras
actividades de mejora de la Auditoría.

Proceso de legalización de libros: El coordinador que supervise al funcionario que tenga
a cargo la ejecución de dicho proceso, estimara los días que se dedicaran a dicha
actividad.

Seguimiento de recomendaciones. Los coordinadores, dependiendo de los estudios
emitidos en el año anterior, destinarán días para darle seguimiento a las recomendaciones
pertinentes a su Área de responsabilidad.

Servicios Preventivos (Asesoría y Advertencia) y Estudios especiales (Denuncias y
solicitudes): El coordinador de cada área determinará la cantidad de días a aplicar en
servicios preventivos y estudios especiales o denuncias, lo que proyectará de acuerdo con
la experiencia obtenida en años anteriores en esos rubros.
5.21. Estimación de tiempo para el rubro de otros: En la parte final del Plan de trabajo de
cada año, se presentará el apartado “otros”, en los que se deberá incluir tiempos
administrativos y otros necesarios para el operar de la unidad fiscalizadora, los cuales también
tendrían una prioridad 1 dentro del plan y estarían relacionados con:
26
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AUDITORÍA INTERNA


Manual procedimientos Planificación Estratégica
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Entrenamiento de personal: El coordinador que tuviera a cargo funcionarios nuevos
durante el año a planificar, estimará tiempo para su inducción y entrenamiento.
Preparación del universo auditable: Cada coordinador estimara en los meses de
setiembre, octubre y noviembre de cada año, tiempos para él específicamente y para
algunos de sus colaboradores, a utilizar en el levantamiento y ejecución del proceso de
planificación estratégica.

Ejecución de labores Oficina: Se estimara un día por mes para cada funcionario, para
efectos de que atienda actividades administrativas relacionadas con el estudio que realiza o
la atención de correspondencia y otros de la oficina en la que está.

Proceso Autoevaluación calidad Auditoría: Se definen un día por funcionario en los
meses de noviembre y diciembre, para que sean utilizados en el proceso de
Autoevaluación de calidad de la Auditoría, esto fuera del tiempo que se deberá asignar al
responsable de ejecutar el proceso.

Imprevistos: Se estimará un día por mes por funcionario, para un total de 12 días por
funcionario, para atender situaciones imprevistas como enfermedad, incapacidad y
permisos personales de carácter urgente.

Capacitación: Se estima un día por mes para efectos de capacitación, para un total de 12
días al año por funcionario.

Vacaciones del periodo: Los coordinadores sumarán la totalidad de los días de
vacaciones que le corresponden a cada funcionario de su Área y lo dividirán entre los doce
meses del año, el resultado se le asignará a cada mes, acumulando cualquier sobrante en
el mes de diciembre de cada año.
5.22. Tiempo disponible para la realización de servicios de auditoria (Informes de control
de tipo financiero, presupuestario, operativo, Tecnología Información y administrativos):
Los coordinadores, según los auditores asignados menos los tiempos definidos con prioridad 1
y otros, sumará el tiempo disponible en su área para la ejecución de estudios de auditoría.
5.23. Selección de estudios de auditoría a realizar en el periodo: Los coordinadores con
base en el modelo de valoración del riesgo, la matriz con las áreas con riesgo alto y medio alto
y su priorización, la lista de posibles estudios y su asociación con las unidades auditables con
mayor prioridad, escogerán los estudios a realizar, considerando los tiempos requeridos para
su ejecución, el disponible en su área y la capacidad instalada de la Auditoría.
5.24. Listas de temas posibles de estudio, cuya escogencia dependerá de la valoración
de riesgos y la prioridad obtenida en las áreas con riesgo alto y medio alto: Los
coordinadores de las áreas, levantarán y mantendrán actualizada una lista con todos los temas
de estudios obligatorios, solicitados y determinados; empleando el formato que se le entrega y
que preliminarmente sería el mostrado en el Anexo 6, que entre otros datos, indicará los
tiempos proyectados de ejecución de cada uno; considerando para dicho efecto:


Estudios anuales requeridos en el ordenamiento jurídico (Ley General de Control Interno)
Estudios o denuncias pendientes o no incluidos en el Plan de Auditoría del año anterior, por
falta de recursos y que continúan siendo una prioridad o están pendientes de atender.
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



Manual procedimientos Planificación Estratégica
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Estudios que solicite la Contraloría General de la República
Estudios que haya solicitado el Ministro o los Directores
El Mayor rubro presupuestario otorgado a los programas de Administración Central,
Migración, Dinadeco y Tecnologías Información, en el periodo presupuestario a planificar.
Información obtenida del seguimiento de recomendaciones o de advertencias y asesorías,
que reflejan la necesidad de hacer un estudio de auditoría en el área.
5.25. Revisar o estimar la duración de los estudios escogidos de las unidades auditables
con riesgo alto y medio alto priorizadas: Con base en la experiencia y el conocimiento del
Área, los coordinadores revisaran o determinaran las estimaciones de tiempos de ejecución de
los estudios seleccionados.
5.26. Participantes en los estudios seleccionados: Dependiendo del nivel de complejidad
de los estudios, se definirá el encargado del o los estudios escogidos, quien trabajará con el
coordinador.
5.27. Desarrollo planificación específica de estudios seleccionados en el Plan Anual:
Los coordinadores deberán desarrollar para cada estudio seleccionado y para incluir en el
Plan de Trabajo, en el apartado del Proceso de Auditoría, la siguiente información:







Tipo de auditoría
Justificación para llevar a cabo el estudio y su nivel de prioridad según los resultados
obtenidos.
Descripción del objetivo de cada estudio, que es el enunciado que orienta las
actividades por realizar y delimita los alcances del estudio.
La secuencia de las actividades más relevantes que se llevarán a cabo para el
desarrollo de cada estudio, que permitirán la consecución de los objetivos.
El cargo del personal a quien se le asignará cada estudio
La especificación del tiempo que ocupa cada estudio, para lo cual se deberá señalar el
tiempo de cada actividad y el tiempo total que demanda el estudio.
La posible coordinación que deberá establecerse con otras unidades administrativas
de la propia institución o externamente.
5.28. Aprobación: El proceso que han llevado a cabo los Coordinadores y los resultados
obtenidos, serán presentados y comentados con la Auditora y Subauditora Interna, para la
aprobación de los estudios seleccionados para el período.
5.29. Remisión del Plan anual al señor Ministro de Gobernación. La Auditora Interna
remitirá el Plan al Ministro, con copia a la Contraloría General de la República.
6. DESCRIPCIÓN DEL MODELO.
6.1. Valoración de Riesgo. Proceso establecido en el Manual de fiscalización con base en el
Riesgo, mediante el cual se obtiene el mapa de riesgos del Ministerio, considerando los tres
niveles en que se ha organizado el universo fiscalizable: Nivel 1-Área Funcional, Nivel 2Unidad fiscalizable, Nivel 3-Unidad auditable.
6.2. Priorización de las unidades fiscalizables con riesgo alto y medio alto: Lista extraída
de las unidades, actividades, procesos u otros cuya calificación del riesgo haya sido riesgo alto
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y medio alto, que serán priorizadas, empleando los criterios que se definen en el Anexo 7 y
como referencia el formato para evaluación de prioridad que se aprecia en el Anexo 8, variado
en la práctica, porque se le integraron las filas de votaciones de los expertos.
Para determinar el nivel de prioridad de las áreas calificadas con riesgo alto y medio alto y
además hacer la distribución de las áreas a cubrir en el horizonte auditable, los coordinadores
efectuaran las siguientes actividades:
Paso N°
Paso N°1:
Paso N°2
Paso N°3
Paso N°4
Paso N°5
Paso N°6
Paso N°7
Paso N°8
Paso N°9
Paso N°10
Actividad
Extraer de las tablas de valoración de riesgo, las unidades
auditables con riesgo alto y medio alto.
Revisar y definir los criterios de justificación y asignarles valor de 5
Obtener el puntaje máximo (PM)
Asignar el peso a cada unidad auditable, usar 0 sino aplica y de 1 a
5 según afectación.
Obtener el puntaje total (PT)
Construir la tabla calificación de prioridad por estrato
Identificar el nivel de prioridad
Obtener la matriz de prioridad de unidades fiscalizables a estudiar
para el período en planeación.
Asociar la lista de posibles estudios, con las unidades auditables
calificadas con riesgos altos y medios altos, enlistándolos por
nombre de estudio en estricto orden descendente de calificación de
riesgo (mayor puntaje de primeros), agregándoseles la prioridad
obtenida en cada caso.
Escoger y marcar con fondo amarillo en la lista obtenida en el paso
9, los estudios que conforme a la prioridad mayor, la capacidad
instalada, los funcionarios asignados y los tiempos de ejecución de
cada estudio, podría realizar cada equipo de trabajo de la Auditoría
para el año en planificación (Año 1).
Paso N°11
Desarrollar e integrar la planificación específica de cada estudio
escogido, en el Plan de Trabajo Anual (Año 1), con el formato y los
datos que se le indiquen cada año.
Paso N°.12
Trasladar, introducir y distribuir en la Planificación Estratégica, las
unidades auditables no escogidas para el Año 1, de riesgo alto o
medio alto, junto con las unidades que obtuvieron riesgos medios, lo
que se hará conforme se explica en el Capítulo 1-Planificación
Estratégica de este Manual.
Para la calificación de la prioridad se utiliza el Método Delphy, valorando los criterios de
justificación, por un equipo de expertos, conformado por el Auditor, Subauditor,
coordinadores de cada área funcional o personal sustituto designado; quienes por votación
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obtienen una nota promedio para valorar cada criterio de justificación y asignar el peso de
cada criterio por área.
PROCEDIMIENTO
Paso 1: Extraer de las tablas de valoración de riesgo, las unidades fiscalizables que
obtuvieron una categoría de riesgo alto y medio alto.
Los coordinadores de Migración, DINADECO, Administración Central y Tecnología de la
Información, luego de aplicar el proceso de valoración de riesgos al universo auditable de las
áreas a su cargo, procederán a extraer todas las unidades auditables que alcanzaron riesgos
altos y medios altos.
Paso 2: Revise y defina los criterios de justificación para priorizar y asígneles máximo
valor.
Los cálculos de este proceso, a partir de este paso, se realizan en una hoja de Excel que
contendrá los datos, mostrados en la tabla siguiente, con la modificación de que se incluyen
tres filas para la votación de los expertos y una para obtener el promedio por criterio:
PERIODO A
VALORAR: _____
Área de……...…..
Unidad…………….
(Valor máximo del
criterio justificación)
Puntaje máximo
(PM): 60
CRITERIOS DE JUSTIFICACION
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
Puntaje
total (PT)
Nivel de
prioridad
Se definen los criterios de justificación a aplicar, con un peso máximo de 5 cada uno y un
mínimo de uno, usándose cero en caso de que no aplique.
Paso 3: Obtenga el puntaje máximo (PM).
El puntaje máximo (PM), se obtiene de la sumatoria de los valores máximos asignados a cada
criterio de justificación en el periodo objeto de valoración, como se muestra en la tabla anterior.
Paso 4: Asigne el peso a cada área.
Para cada criterio de justificación y por cada una de las unidades auditables extraídas con
riesgo alto y medio alto, se debe establecer cuánto pesa dentro de esa unidad cada criterio de
justificación; es decir, determinar qué tan importante es el criterio de justificación, asignándole
un 1 al criterio de justificación de menor importancia y un 5 al que tenga mayor relevancia y
cero cuando no aplica en su totalidad.
Paso 5: Obtenga el puntaje total (PT).
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Para obtener el puntaje total (PT) de la unidad auditable, sume las calificaciones obtenidas de
cada criterio de justificación.
Paso 6: Construya la tabla calificación de prioridad por estrato
La tabla de calificación de prioridad se construye utilizando el principio de Pareto conocido
como la regla 80/20, por lo que se definen los siguientes 5 niveles de prioridad:
%
0 – 20%
20 - 40%
40 - 60%
60 – 80%
80 – 100%
Nivel de prioridad
Prioridad-5
Prioridad-4
Prioridad-3
Prioridad-2
Prioridad-1
Para construir la tabla de calificación de prioridad se realizará lo siguiente:
A Identifique el puntaje máximo (PM), según paso 3.
B Determine el intervalo para cada estrato, el cual se calcula, considerando el puntaje máximo
posible (PM), divídalo entre 5 (estratos). El resultado será el intervalo a utilizar por estrato.
C Defina los estratos para la calificación del nivel de prioridad a partir de cada intervalo
Ejemplo:
 Puntaje Máximo:60
 Intervalo para cada estrato: 60/5=12
Tabla de Calificación de Prioridad
%
Estrato
Nivel de prioridad
0 - 20%
0 – 12
Prioridad-5
20 - 40%
13 – 24
Prioridad-4
40 - 60%
25 – 36
Prioridad-3
60 - 80%
37– 48
Prioridad-2
80 - 100%
49- 60
Prioridad-1
Paso 7: Identifique el nivel de prioridad
Con base en el puntaje total de cada unidad fiscalizable y el estrato en que se ubique en la
tabla de calificación de prioridad, identifique el nivel de prioridad en que se encuentra cada
unidad.
Paso 8: Obtenga la matriz de prioridades del periodo.
Con la información anterior obtiene la matriz de prioridades de las diferentes unidades
auditables con riesgo alto y medio alto.
Paso 9: Asociar unidades priorizadas con riesgo altos y medios altos con la lista
levantada por los coordinadores que reflejan los posibles estudios a realizar.
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Tome la lista de las unidades auditables priorizadas con riesgos altos y medios altos, asóciela
y extraiga de la lista de posibles estudios o del conocimiento del coordinador sino tiene temas
registrados de alguna de las unidades determinadas, los nombres de los estudios a realizar;
vuelva a enlistar ahora por estudio y ordenados en forma descendente por la calificación de
riesgo (mayor puntaje de primeros), agregándoles la prioridad, lo cual determinaría dentro de
cada categoría de riesgo, cuales estudios se harían primero que otros.
Paso 10: Marque los estudios a realizar en el periodo de planificación.
Escoger y marcar con fondo amarillo en la lista obtenida en el paso 9, los estudios que estando
con mayor riesgo dentro de la tabla, también obtuvieron la mayor prioridad y que contando la
capacidad instalada, la cantidad e idoneidad de los funcionarios asignados y los tiempos de
ejecución estimados para cada estudio, podrían incluirse en el Plan de trabajo del año 1.
Paso 11: Planificación específica de estudios escogidos.
Desarrollar e integrar la planificación específica de cada estudio escogido en el paso anterior,
al Plan Anual de Trabajo, usando el formato y los datos que requieren la Directriz emitida por la
Contraloría General de la República y según se le indique cada año.
Paso 12: Trasladar datos a matriz Planificación estratégica.
Para finalizar el proceso de planificación estratégica, coloque en el primer año los estudios
marcados como escogidos y distribuya de forma equitativa los no seleccionados de riesgo alto
y medio alto, así como los de riesgo medio, en los restantes cuatro años, siguiendo un estricto
orden descendente de la calificación de riesgo obtenida en el proceso.
7.
NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
La normativa relacionada con el presente procedimiento es la siguiente:







Anteproyecto presupuesto del periodo aprobado por el señor Ministro de Gobernación.
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, N° 8422,
Gaceta N°99, del 24-5-05 y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N° 32333-MP-J, Gaceta N°
82, Alcance N° 11, del 29 de abril del 2005.
Ley General Control Interno N° 8292, Gaceta N° 169, del 04 de setiembre del 2002.
Lineamientos Generales que deben observar las Auditorías Internas de las entidades y
órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República en la
preparación de sus planes de trabajo, emitidos por la Dirección General de Planificación
Interna y Evaluación de Sistemas, Gaceta N°. 226, del 28 de noviembre de 1994.
Manual Normas Generales Control Interno para la Contraloría General Republica y
Entidades y Órganos sujetos a Fiscalización(M-1-2002-CO-DDCI), Gaceta 107, 05-06-02.
Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, M-1-2004CO-DDI, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en la Gaceta N°
246 del 16 de diciembre del 2004.
Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitido por la
Contraloría General de la República, Gaceta N°236 del 08 de diciembre del 2006.
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


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Matrices y demás formularios Plan Anual Operativo del Ministerio.
Procedimiento del proceso de Planificación Estratégica
Modelo de fiscalización con base en riesgo
Modelo de valoración del Riesgo para la Planificación de Auditoría
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CAPÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
COMUNICACION
Este Manual será comunicado al personal de la AI cada año, dejándose evidencia de su
comunicación y se realizará el taller de capacitación respectivo.
VIGENCIA
A partir del 31 de octubre 2007
APROBACIÓN
Licda. María Eugenia Barquero Paniagua
AUDITORA INTERNA
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