MANUAL DE USUARIO
DEL MÓDULO DE
CONTABILIDAD PÚBLICA (ISPSe)
DOCUMENTOS PRELIMINARES
Versión Nº: V1R0
Febrero de 2004
Autor: Equipo de ISPSe
Cliente: INIA
Manual Usuario IS-PSe
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1.1
Documentos preliminares
1.1.1 Documentos preliminares de Gastos
El grupo de operaciones que vamos a realizar con el componente ISPSe de SAP R / 3 se
corresponde con la ejecución del presupuesto administrativo de gastos y del
presupuesto administrativo de ingresos.
En los siguientes epígrafes se va a ver cual es el tratamiento que este módulo da a todos
los documentos contables de ejecución. Todo el proceso de registro de los documentos,
como se produce la autorización, contabilización e impresión. Se verá también como
todos los documentos presupuestarios tienen su reflejo contable en la contabilidad
financiera y la imputaciones a objetos de coste que se puedan producir.
El componente ISPSe recoge todas los documentos presupuestarios de gasto, los
documentos de modificación (anulaciones / ; complementarios +) y sus combinados, en
cinco grandes grupos, reservas, autorización, compromiso, orden de obligación y orden
de pago.
En los procesos de ingresos va a recoger todos los documentos en dos grandes grupos
las órdenes y las anulaciones.
1.1.1.1
1.1.1.1.1
Retención de Crédito (RC)
Creación de una Retención de Crédito
La ruta para acceder a la introducción manual de la retención de crédito es la siguiente:
Finanzas
/
Gestión Financiera
/
Cont.Presupuestaria España
Contabilización / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX1 – Crear
/
Se accede a la ventana de selección de campos donde los datos a completar son
los siguientes:

Clase de documento. Se despliega un match code donde se selecciona la clase de
Reserva que se va a crear.
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




Fecha de documento.
Fecha de contabilización.
Sociedad.
Moneda / tipo de cambio, en la que se realiza la contabilización del documento.
Documento de referencia. Este es un campo opcional. Los datos que proporciona
son los de otra RC grabada con anterioridad en el sistema y que puede servir como
referencia para la que se va a registrar.
Una vez completados todos los datos pulsamos INTRO y en la pantalla mostrada
se introducen los datos de la RC a crear.
Los datos a completar son los siguientes:
- Texto de doc: Indicaremos en este campo una descripción del documento, el
tamaño de este texto es reducido por lo que si necesitáramos un campo mayor
pulsaremos el icono
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.
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-
Importe de la reserva.
Posición presupuestaria, por ejemplo G/542J/22799.
Centro gestor, siempre 20204.
Cuenta de mayor , a nivel informativo.
Centro de coste, a nivel informativo.
Pulsando el icono
se realiza una verificación de los datos introducidos para efectuar
el control de disponibilidad sobre la partida, o detectar si se han producido posibles
errores o inconsistencias. Si las verificaciones se han producido correctamente, se graba
el documento de forma preliminar pulsando el icono
.
Una vez grabado preliminarmente el documento se imprimirá el formulario,
Accederemos al documento siguiendo la siguiente ruta:
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Finanzas
/
Gestión Financiera
/
Cont.Presupuestaria España
/
Contabilización / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX3 – Visualizar
Introduciremos el número del documento a imprimir y pulsaremos INTRO.
A continuación aparece la siguiente pantalla:
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Imprimiremos 2 copias, para ello indicaremos en el campo “Ctd.impresiones”, 2 copias.
Pulsaremos el icono
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1.1.1.1.2
Creación de una Reserva de crédito con valores plurianuales
La ruta para crear una reserva de crédito con valores plurianuales es la misma
que la del apartado 1.1.1.1.1.
Completaremos los datos de la reserva de crédito y para introducir los datos
relativos a las diferentes anualidades marcaremos la posición del documento de la cual
queremos introducir los valores plurianuales.
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Y a continuación pulsaremos el icono
Nota: El presupuesto de esta posición presupuestaria deberá estar introducido en las
diferentes anualidades, si no estuviera introducido el sistema mostraría el siguiente
error:
Si ya estuvieran registrados los valores del presupuesto el sistema mostraría la siguiente
pantalla
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Introduciremos la anualidad y el importe correspondiente y a continuación pulsaremos
el icono
Pulsamos INTRO y a continuación grabaremos de forma preliminar pulsando el icono
Para imprimir este documento seguiremos las explicaciones del punto 1.1.1.1.1, solo
destacar que en el caso de los documentos plurianuales se imprimen dos hojas por cada
copia, una primera con los datos del ejercicio corriente y una segunda ANEXO con las
diferentes anualidades.
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1.1.1.1.3
Creación de una Reserva de crédito de capítulo 6
La ruta de acceso para la creación de una reserva de crédito es la misma que la indicada
en el apartado 1.1.1.1.1.
Seguimos los pasos del apartado 1.1.1.1.1 para completar los datos de la reserva de
crédito, en el caso de posiciones presupuestarias de capítulo 6, es OBLIGATORIO e
indispensable completar los campos de cuenta, centro de coste y el campo ORDEN.
Una vez completados todos los campos grabaremos el documento de forma preliminar.
A continuación crearemos el EXPEDIENTE DE INVERSION accediendo a la
transacción ZEXPRO, la cual tendremos en nuestro menú de favoritos.
En esta pantalla indicaremos el Tipo de expediente
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El Tipo de Gestión: mínimo, media y ampliada.
Fase: En este caso elegiremos “Reserva de credito”.
Anualidad del ejercicio
Nº de documento, en este caso el número de la reserva que acabamos de contabilizar de
forma preliminar.
Una vez informados estos campos, pulsaremos INTRO, y a continuación
completaremos el resto de campos asociados al expediente.
Dependiendo del tipo de expediente y tipo de gestión tendremos que informar más o
menos campos.
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Una vez completados pulsaremos el icono
.
A continuación introduciremos el proyecto de inversión en el documento contable del
siguiente modo:
Accederemos al documento con la siguiente ruta:
Finanzas
/
Gestión Financiera
/
Cont.Presupuestaria España
Contabilización / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / FMX2 – Modificar
Detalle pos. De
documento
Pulsando el icono
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accederemos a los campos de posición del documento
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/
Pulsamos el campo “Más” y a continuación pulsamos INTRO.
En esta pantalla introduciremos el nº de expediente de inversión, en el campo Nº
expediente, para ello pulsaremos el icono
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El sistema mostrará el nº de expediente asociado a nuestro documento y haremos doble
clic sobre el mismo.
Pulsaremos INTRO y de nuevo grabar de forma preliminar.
Para realizar los documentos barrados y los complementarios, a las diferentes reservas
de crédito, será necesario activar la funcionalidad de “documento ajustes de valor
necesarios”. De esta forma cualquier modificación en el recurso inicial, nos exigirá la
creación de un nuevo documento, y el sistema no permitirá modificar los importes
directamente en la reserva original.
Para ello pulsaremos el check box, “detalle posición de documento” y marcaremos
“documento ajustes de valor necesarios”. Hay que tener en cuenta que después de
marcar este campo no hay posible vuelta atrás.
Las RC una vez creadas es posible visualizarlas y, siempre que no se haya producido la
activación de la funcionalidad “Doc. de ajuste valor necesarios” o el consumo por parte
de un documento de una fase posterior, pueden ser modificadas.
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1.1.1.1.4
Visualización de una Retención de Crédito
La ruta para acceder a la visualización de la retención de crédito es la siguiente:
Finanzas
/
Gestión Financiera
/
Cont.Presupuestaria España
Contabilización / Doc. Presupuestarios / Reserva de recursos / Visualizar (FMX3 )
Es posible visualizar el documento introduciendo el número o realizar una búsqueda si
este es desconocido. Para efectuar dicha búsqueda pulsaremos los iconos
Pulsando el icono
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o
.
, podremos buscar por diferentes criterios:
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/
Podremos incluso seleccionar por mas criterios pulsando el icono
Pulsando el icono
criterios.
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, accederemos a la siguiente pantalla para buscar por otros
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Una vez seleccionado, se visualiza el documento introducido en el sistema.
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Cabecera de documento
También se visualiza desde la ventana “cabecera de documento” el estado en el
que se encuentra el documento, si está pendiente de autorización, si está bloqueado o si
está finalizado.
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Otra posibilidad de visualización, en la check box “Detalle pos. De documento”
,
son los detalles de la posición del documento, en los que figuran los importes y las
imputaciones. Esta última información es ampliable si se marca el flag “más” del y se
pulsa intro en el teclado.
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En la visualización se dispondrá de la función de “consumo del crédito”, que
permitirá conocer el importe disponible de una reserva determinada (esta funcionalidad
existe en todos los documentos contables), así como de los documentes subsiguientes
que han consumido parte de su importe. También permitirá navegar a estos
documentos, haciendo doble clic sobre ellos.
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Número de doc. del
precompromiso
que
consume 10 € de la
reserva
1.1.1.1.5
Modificación de una Retención de Crédito
La ruta para acceder a la modificación de la retención de crédito es la siguiente:
Finanzas / Gestión Financiera / Cont.Presupuestaria España / Contabilización
Doc.presupuestario / Reserva de recursos / Modificar (FMX2 )
Los campos que pueden cambiar son el texto de cabecera, el texto de posición, el
importe, la posición presupuestaria y el fondo gestor. Siempre que no se haya marcado
“Ajuste valor necesario”.
Un vez efectuadas las modificaciones se graba el documento de forma preliminar para
que las modificaciones sean efectivas.
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1.1.1.1.6
Modificación a la Reserva de Crédito (RC+ / -). Ajustes de
valor
Las modificaciones de las reservas de crédito contemplan en SAP dos tipos de
operaciones: las disminuciones, que son retenciones de crédito barradas, y los
aumentos, que son retenciones de crédito complementarias.
La ruta para acceder a la introducción manual de la modificación de la retención de
crédito es la transacción ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear ajuste del valor
PRELIMINAR, esta transacción se deberá añadir a nuestro menú de favoritos:
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Se accede a la ventana de selección de campos donde los datos a completar son
los siguientes:




Marcar el flag del documento deseado: Incremento de valor ó disminución.
Fecha de documento.
Clase de documento: Se indica la clase de documento original que se va a modificar
Numero de documento: Se indica el número de documento original que se va a
modificar.
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A continuación pulsaremos el icono
El importe abierto representará el
importe “disponible” de esa reserva,
para consumir en los documentos
consecutivos (A, D,..)
Una vez completados todos los datos se ejecuta la transacción y se introducen
los datos de la RC + / -. a crear. Estos datos son un texto con la descripción del
documento y el importe de la modificación de la reserva.
Si
el
documento
tuviera
valores
plurianuales
pulsaríamos
el
icono
A continuación grabaremos el registro pulsando el icono
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Para imprimir el documento correspondiente al ajuste valor, accederemos de
igual forma que en el caso de crear ajuste de valor, mediante la transacción ZFMXPM1 Reserva de recursos / Crear ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los
datos correspondientes al documento pulsaremos el icono
En el campo “Ajuste del valor” indicaremos el número del ajuste valor creado.
En la siguiente pantalla pulsaremos el icono
Nota: Si un documento original tiene varias posiciones, es decir varios conceptos
presupuestarios, si quisiéramos anularlo tendríamos que realizar tantos documentos de
“ajuste valor preliminar” como posiciones tenga el documento original.
Si se quiere realizar la anulación total del documento original y el documento es de
capítulo 6, habrá que borrar el expediente de inversión que previamente se había creado
para el documento original. Para borrar el expediente de inversión accederemos a la
transacción ZEXPRO, una vez introducidos todos los datos del expediente (tipo de
expediente, tipo de gestión, fase, ejercicio, y documento) pulsaremos el botón
Manual Usuario IS-PSe
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Si ANTES de que el documento se haya firmado se quisiera modificar algún dato del
documento, accederemos a la transacción ZFMXPM1 - Reserva de recursos / Crear
ajuste del valor PRELIMINAR y una vez introducidos los datos correspondientes al
documento pulsaremos el icono
Manual Usuario IS-PSe
.
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1.1.1.1.6 Modificación a la Reserva de Crédito