RED DE FARMACIA LA PAZ “REDFAR” Sistema de Control de Personal, Compras, Inventarios, Venta y Facturación Glosario Versión 1.0 Sistema de control de personal, compras, inventarios y facturación REDFAR Glosario Documento Glosario Versión: 1.0 Fecha: 22/03/2012 Tabla de Contenidos 1. 2. Introducción 3 1.1 1.2 1.3 1.4 3 3 3 3 Propósito Alcance Referencias Organización del Glosario Definiciones 3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 Administración Administrador Base de datos Catalogo Cliente Entrega Productos Expedir factura Factura Producto Gestion de compras Gestion de inventarios Gestion de ventas y facturación Llenar factura Pedido cliente Personal de venta Proveedor Realizar pedidos Registra Producto Registro de proveedores Retiro de productos vencidos Stock Solicita producto Verificar datos Verificar existencia de `producto Verificar stock Confidencial Farmacia REDFAR, 2015 Pág. 2 Sistema de control de personal, compras, inventarios y facturación REDFAR Glosario Documento Glosario Versión: 1.0 Fecha: 22/03/2012 Glosario 1. Introducción Este documento recoge todos y cada uno de los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo de un sistema de control de personal, compras e inventario, venta y facturación. Se trata de un diccionario informal de datos y definiciones de la nomenclatura que se maneja, de tal modo que se crea un estándar para todo el proyecto. 1.1 Propósito El propósito de este glosario es definir con exactitud y sin ambigüedad la terminología manejada en el proyecto de desarrollo de un sistema de inventario, venta y facturación. También sirve como guía de consulta para la clarificación de los puntos conflictivos o poco esclarecedores del proyecto. 1.2 Alcance El alcance del presente documento se extiende a todos los subsistemas definidos para la Farmacia. De tal modo que la terminología empleada para los módulos de control de personal, compras, inventario, venta y facturación, se refleja con claridad en este documento. 1.3 Referencias El presente glosario hace referencia a los siguientes documentos: - Documento Perfil del Proyecto REDFAR - Documento Visión del Proyecto REDFAR 1.4 Organización del Glosario El presente documento está organizado por definiciones de términos ordenados de forma ascendente según la ordenación alfabética tradicional del español. 2. Definiciones A continuación se presentan todos los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo de un sistema de control de personal, compras, inventario, venta y facturación REDFAR. 2.1 Administración Es todo el personal administrativo que maneja la farmacia y parte del sistema, como la gestión de inventarios. 2.2 Administrador Es la persona encargada del inventariado de los fármacos para su posterior venta. 2.3 Base de datos Será una parte de nuestro sistema la cual almacenara toda la información referente a los fármacos. 2.4 Catalogo Contiene los nombres y descripciones de los fármacos que requiere la farmacia. 2.5 Cliente Es la persona que realizara la compra de alguno de los fármacos de la farmacia. 2.6 Entrega productos Es una actividad manual que hace el cajero una vez registrada la venta del fármaco y realizado el pago. Confidencial Farmacia REDFAR, 2015 Pág. 3 Sistema de control de personal, compras, inventarios y facturación REDFAR Glosario Documento Glosario Versión: 1.0 Fecha: 22/03/2012 2.7 Expedir factura Es un proceso manual que hace el cajero una vez realizada la venta se llenara una factura con los datos del cliente a demás de los fármacos vendidos. 2.8 Factura Es un comprobante de compra con cresito fiscal, el cual demuestra la compra hecha en la farmacia. 2.9 Producto Son los productos o medicinas que están a la venta dentro de la farmacia. 2.10 Gestión de compras La gestión de compras es un acaso de uso que el administrador de inventarios solicita a un proveedor para la adquisición de nuevos fármacos. 2.11 Gestión de inventarios La gestión de inventarios es un subsistema definido como parte del sistema principal, trata todo lo referente a la documentación o registro de todos los fármacos. 2.12 Gestión de ventas y facturación La gestión de ventas y facturación es un subsistema definido como parte del sistema principal y que trata todos aquellos aspectos del sistema que se refieren al tratamiento de ventas realizadas a los clientes y su posterior facturación hecha a través de un representante de ventas. 2.13 Llenar factura Proceso manual que el cajero realiza colocando el nombre y NIT del cliente además de los fármacos vendidos con un precio total de venta. 2.14 Pedido cliente Es una lista de fármacos que el cliente necesita. 2.15 Personal de venta Son las personas encargadas de la atención de los clientes y la venta de los fármacos a los clientes. 2.16 Proveedor Son todos aquellos que ofrecen productos a la Farmacia para su comercialización posterior. 2.17 Realizar pedidos Es un proceso que el administrador hace cuando el stock de algún fármaco o más fármacos es bajo, el administrador pide ciertos fármacos a un determinado proveedor para aumentar el stock. 2.18 Registra Producto Es el proceso manual de anotar los datos del fármaco, se realiza en el momento de la compra de un fármaco a un proveedor, o cuando se realiza la venta de algún fármaco a un cliente. 2.19 Registro de proveedores Es el proceso de anotar los datos de nuestros proveedores. 2.20 Retiro de fármacos vencidos Es el proceso manual y físico de los fármacos para que no sean dispuestos para la venta. 2.21 Stock Es la cantidad de productos en existencia en la farmacia. 2.22 Solicita producto Proceso que realiza el administrador a un proveedor para la renovación del stock. Confidencial Farmacia REDFAR, 2015 Pág. 4 Sistema de control de personal, compras, inventarios y facturación REDFAR Glosario Documento Glosario Versión: 1.0 Fecha: 22/03/2012 2.23 Verificar datos Es un proceso que realiza el cliente de sus datos en el momento de la compra. 2.24 Verifica existencia de producto Es un proceso manual que realiza el cajero en el momento que el cliente solicita un fármaco para ver si el fármaco solicitado esta en el catalogo de la farmacia. 2.25 Verificar stock Es el proceso manual de contabilizar si la cantidad de fármacos requeridos esta ha disposición. Confidencial Farmacia REDFAR, 2015 Pág. 5