Case Study El Mundo

SOLUCIONES EMPRESARIALES MICROSOFT
Unidad Editorial
El diario El Mundo afronta un proyecto de
homogeneización de su plataforma informática basado en
Windows 2000/XP
Fecha de Publicación: Febrero, 2003
Perfil del Cliente
El diario El Mundo decidió poner en marcha un proyecto de homogeneización y
Unidad Editorial es la editora del
diario El Mundo, que cuenta con
unas 29 delegaciones repartidas
por todo el territorio nacional, un
centro de impresión en Bruselas y
1.200 usuarios.
centralización de su plataforma informática, basado en Windows 2000 y Windows
XP. El periódico partía de una tecnología heterogénea caracterizada por utilizar
múltiples dominios Windows y criterios básicos a la hora de instalar
delegaciones y sites nuevos, lo que dificultaba la administración de los sistemas
y su crecimiento. Los beneficios de este proyecto se han traducido en un ahorro
no sólo de dinero, sino de tiempo y recursos humanos. Paralelamente, se ha
incrementado la satisfacción del usuario porque el departamento técnico puede
responder en menos tiempo a los problemas que surgen.
Situación
Situación de Negocio
El diario El Mundo disponía de
una plataforma informática
totalmente heterogénea
caracterizada por utilizar múltiples
dominios Windows y criterios
básicos a la hora de instalar
delegaciones y sites nuevos.
Además, la administración era
descentralizada, lo que dificultaba
la coherencia y la forma de
trabajar desde un punto de vista
tecnológico.
Solución
Una plataforma informática totalmente heterogénea y una administración descentralizada
dificultan la coherencia y la forma de trabajar de una corporación desde un punto de vista
tecnológico. Esta era la situación de partida del diario El Mundo, quién con unas 29 delegaciones
repartidas por el territorio nacional, un centro de impresión en Bruselas y 1.200 usuarios, decidió
afrontar un proyecto de homogeneización y centralización de su plataforma informática, basado
en Windows 2000 y Windows XP. “Partíamos de una plataforma heterogénea caracterizada por
utilizar múltiples dominios Windows y criterios básicos a la hora de instalar delegaciones y sites
nuevos, lo que dificultaba la administración de los sistemas y su crecimiento” explica Fernando
Macho Martín, Director de Infraestructuras Informáticas de El Mundo. “Debido a que tenemos
una gran movilidad de personal, cada vez que instalábamos un nuevo sitio, nos encontrábamos
con un problema. A esto se sumaba la dificultad añadida de los usuarios móviles que van a
nuestras delegaciones y tienen que ser capaces de acceder a la información, que reside en los
servidores corporativos”.
El periódico decidió abordar un
proyecto de homogeneización y
centralización de su plataforma
informática, basado en Windows
2000 y Windows XP. Este plan
respondió, asimismo, a la
búsqueda de una mayor
productividad, mayor estabilidad
de la plataforma, mayor retorno
de la inversión en cuanto a
hardware y software y, sobre
todo, una coherencia tecnológica
que no existía en el diario.
Además, El Mundo está
afrontando un proyecto de
migración a Exchange 2000 y otro
de seguridad, basándose en el
directorio activo de Windows
2000.
Beneficios
Para el Director de Infraestructuras Informáticas de El Mundo, la homogeneización de la
plataforma suponía tener muy claro cómo debían abordar la instalación informática de cada una
de las nuevas sedes o los nuevos proyectos y que esto fuese igual en todos los lugares. “Un
único punto de administración nos facilitaría el mantenimiento de los sistemas, una gestión
Además de dinero, El Mundo ha
ahorrado en tiempo y recursos
humanos. Paralelamente, se ha
incrementado la satisfacción del
usuario, porque el departamento
técnico puede responder en
menos tiempo a los problemas
que surgen, y se ha ganado en
seguridad.
centralizada tanto de usuarios como de passwords, recursos, etc. y una coherencia en el alta y
baja de usuarios”.
La elección de Microsoft supuso una evolución natural para el diario, ya que todo su sistema
editorial está montado sobre tecnología Microsoft. Además, Fernando Macho destaca la facilidad
de administración y el alto retorno de la inversión que ofrecen las versiones 2000 de los
productos de Microsoft. “Tampoco encontramos otras alternativas factibles en el mercado, ya
que buscábamos soporte profesional para el negocio, no un `freeware’. Además la
administración de un parque UNIX es muy complicada cuando tienes una dispersión geográfica
como la nuestra” explica éste y añade “queríamos una plataforma que fuera robusta, compacta,
Software y Servicios
Microsoft Exchange 2000 Server
Microsoft Office XP Professional
Microsoft Visual Studio .NET
Microsoft Windows 2000 Advanced
Server
Microsoft Office 2000
Microsoft Project
difícilmente manipulable por el usuario y que fuésemos capaces de automatizar su implantación.
Yo creo que hoy por hoy Microsoft es el único que cumple estos requisitos”.
Escenario
Infraestructura
En definitiva, el proyecto de migración a Windows 2000 respondía a una búsqueda de mayor
productividad, mayor estabilidad de la plataforma, mayor retorno de la inversión en cuanto a
hardware y software y, sobre todo, una coherencia tecnológica que no existía en el diario.
“Microsoft nos ponía muy fácil el poner en orden nuestra casa”.
Durante un año el departamento de infraestructuras informáticas de El Mundo ha estado
poniendo en marcha este plan, en el que han jugado un papel importante los Servicios de
Consultoría de Microsoft, y que ha derivado en otros tres proyectos más: Seguridad, Migración
de la mensajería a Exchange 2000 y Homogeneización de la plataforma de microinformática y la
generación de políticas de directorio para instalación y mantenimiento de las máquinas. “Ahora
mismo éstas se mantienen y se instalan solas. Únicamente tenemos que enchufar los cables y
darle a un botón para que el equipo quede instalado y configurado en cualquier parte de la
geografía nacional” destaca Fernando Macho.
El Directorio Activo, la clave de la plataforma tecnológica de El
Mundo
En todos estos proyectos el Directorio Activo ha jugado un papel fundamental, ya que el diario El
Mundo administra el 90% de toda su microinformática desde allí, da de alta y de baja a los
usuarios en sus cuentas de correo y decide qué software se instala a cada usuario. “Vía
Directorio Activo y usando las características de Distributed File System (DFS), distribuimos las
nuevas versiones de software a los empleados de la central y al resto de delegaciones. Para
nosotros, es el núcleo de administración de todo nuestro sistema. En la actualidad, estamos
analizando la posibilidad de insertar dentro del directorio las bases de datos de Oracle”.
Asimismo, la seguridad se gestiona desde el Directorio Activo. En este sentido, el diario se ha
embarcado en un proyecto de seguridad basado en PKI o certificados digitales, de manera que
toda la autentificación de usuarios sea mediante éstos. Además, la plataforma Exchange 2000
está montada en fase de preproducción sobre el directorio activo, por lo que éste también es
utilizado para administrar el correo.
El Active Directory es totalmente transparente para los usuarios, que tienen distintos niveles de
acceso al sistema. El diario ha segmentado la organización por departamentos y en cada uno de
”Vía Directorio Activo y
usando las características
DFS distribuimos las nuevas
versiones de software a los
empleados de la central y al
resto de delegaciones. Para
nosotros, el Directorio Activo
es el núcleo de la
administración de todo
nuestro sistema"
Fernando Macho
Director de Infraestructuras
Informáticas
El Mundo
ellos se ha creado una unidad organizativa dentro del directorio. Éstas a su vez se dividen en
subunidades organizativas. “Hemos hecho esto así, porque, como he explicado, utilizamos las
políticas de directorio para la distribución de software. No todo el mundo de una misma sección
tiene que usar el mismo”.
Antes de desplegar el directorio activo, el diario ha analizado perfectamente sus necesidades, de
tal forma que tuviesen muy claro qué querían hacer, porque “el directorio es un reflejo de tu
organización y ésta condiciona cómo vas a desplegarlo, cómo vas a dividir las unidades
organizativas, cómo vas a crear las políticas, etc.” explica Fernando Macho y añade “es
importante que esto sea conocido y consensuado en la casa, porque luego te puedes encontrar
sorpresas: lo que veías tan claro, no lo es tanto. Es importante una vez más, dejar la tecnología
en segundo plano, organizar bien cómo vas a montar todo y después plasmarlo”. En este
sentido, el departamento técnico realizó un esbozo de cómo pensaban que tenía que estar
organizada la plataforma informática y después lo consensuó con la dirección general. Una vez
”Cuando realizamos la
migración al Directorio Activo
teníamos claro que una parte
crítica era el sistema editorial.
Fuimos capaces de conocer
previamente, qué problemas
íbamos a tener. Gracias a
esto, conseguimos migrar una
delegación en 2 ó 3 días,
porque todo estaba muy
mascado"
definido esto, los detalles del día a día fueron discutidos con cada responsable de departamento.
El Director de Infraestructuras Informáticas destaca también que la fase de pilotaje fue muy
importante. “Cuando hicimos la migración al directorio activo teníamos claro que una parte crítica
era el sistema editorial. Fuimos capaces de conocer previamente, qué problemas íbamos a
tener. Gracias a esto, conseguimos migrar una delegación en 2 ó 3 días, porque todo estaba
muy mascado”. Además, Fernando Macho señala que “cuando instalas el directorio activo te
enfrentas a restricciones, que hacen que el usuario pueda administrar lo mínimo posible de la
máquina. Por ello es importante conseguir el apoyo de la dirección general y, más, en un entorno
como un periódico, ya que los periodistas suelen ser un poco anárquicos. Antes cada uno hacía
con su equipo lo que quería. Ahora hay una restricción en el uso de los equipos, que ha
requerido que pongamos en marcha una política de marketing importante para convencerles de
que, aunque no se puede instalar lo que uno desee, el equipo está operativo casi en un 100% de
los casos”.
Fernando Macho
Director de Infraestructuras
Informáticas
El Mundo
Proyecto de Distribución de Software
El Mundo realiza la distribución del software vía directorio activo. Este proceso tiene dos fases: la
primera consiste en plataformar el software, es decir, crear un paquete que el directorio activo
sea capaz de distribuir (un paquete MSI con tecnología Windows Installer). Este MSI incorpora
unas plantillas, que permiten personalizar el software. Posteriormente, a través de un “setup”
tradicional se crea un paquete de instalación que “entiende” el directorio activo. Este paquete se
coloca dentro del Active Directory y vía políticas se decide qué máquinas deben llevar ese
software. “También podemos organizarlo por usuario, pero preferimos hacerlo por máquina
porque teníamos el problema de controlar las licencias. Ahora, persona que se mueve, persona a
la que se reinstala la máquina. Todo este proceso se realiza rápidamente, porque todos los datos
del usuario están en el servidor. Sólo se requiere una hora de trabajo”.
En la actualidad, tienen unos 20 perfiles definidos para la distribución de software. “Es
complicado, pero también es la única forma de controlar las licencias y los costes. La instalación
en las máquinas es automática y transparente para el usuario” explica Fernando Macho.
Además, éste destaca la dificultad previa de distribuir el software a 1.200 personas. Ahora
pueden hacerlo todo a la vez.
Asimismo, en fase de pruebas en Madrid, El Mundo cuenta con un servidor de Windows Update
interno, que se conecta y descarga las actualizaciones del software periódicamente, las cuales,
una vez validadas por un equipo de profesionales vía directorio activo, se instalan en las
máquinas. “Si no estás a la última es muy difícil realizar una buena gestión. Por ello, ahora
vamos a empezar a montar la beta de Windows Server 2003. A mi no me preocupa en absoluto
plataformar de nuevo la compañía entera, porque sólo nos supone tener 5 personas dando a una
tecla durante una noche. Lo importante es que el procedimiento y lo que estamos publicando sea
robusto, esté probado y funcione”.
El principal objetivo del proyecto de instalación de software ha sido homogeneizar la plataforma,
lo que ha llevado al diario a utilizar la herramienta de instalación automática. “Sin duda, la mejor
forma era generar políticas de distribución de software. A partir de este momento, cada vez que
se adquiere una nueva solución en la compañía se pide como condición primera que sea
integrable en el directorio activo”.
Proyecto de migración a Exchange 2000
El Proyecto de Migración a Exchange 2000 surge en El Mundo como una necesidad de contar
con una mensajería multimedia. “Muchas veces, explica Fernando Macho, nos han pedido que
en los consejos de redacción se pueda ver al director de la delegación de Sevilla o Valencia, es
decir, contar con una videoconferencia que sea barata y fácil de utilizar. A raíz de esto y de los
beneficios tecnológicos que ofrecía Exchange 2000 y su integración con el directorio activo, nos
lanzamos al proyecto de migración”.
”Si no estás a la última es muy
difícil realizar una buena
gestión. Por ello, ahora vamos
a empezar a montar la beta de
Windows Server 2003. No me
preocupa en absoluto
plataformar de nuevo la
compañía entera, porque sólo
nos supone tener 5 personas
dando a una tecla durante una
noche. Lo importante es que el
procedimiento y lo que
estamos publicando sea
robusto, esté probado y
funcione"
Fernando Macho
Director de Infraestructuras
Informáticas
El Mundo
Los objetivos principales de esta iniciativa son dar mayor estabilidad al servidor de correo, ser
capaces de que éste sea escalable y dotar de determinados contenidos multimedia a la
mensajería. En estos momentos, El Mundo se encuentra en fase de preproducción: está
funcionando ya sobre el directorio activo y el departamento técnico lo está experimentando.
“Con el boom de Internet y el teletrabajo, necesitamos cada vez más una manera de acceder al
servidor de correo de forma robusta, segura y que funcione bien. Hasta ahora lo hacíamos con
un Outlook Web Access sobre una máquina pequeña, pero los usuarios nos solicitaban un Web
Mail para acceder al correo desde cualquier parte” destaca el Director de Infraestructuras
Informáticas de El Mundo.
Asimismo, en la redacción se utiliza Windows Messanger para la coordinación de ediciones,
mientras que como hemos explicado el día a día del correo electrónico, se encuentra en el
directorio activo.
Beneficios tangibles
Entre los principales beneficios de este proyecto, Fernando Macho destaca el bajo coste de
implantación del directorio activo. “Hemos empleado tan sólo dos personas a tiempo parcial
durante un año, un par de viajes a las delegaciones y unos cursos de formación y sesiones de
consultoría de Microsoft”. Además de dinero, El Mundo ha ahorrado en tiempo y recursos
humanos. Paralelamente, se ha incrementado la satisfacción del usuario porque el departamento
técnico puede responder en menos tiempo a los problemas que surgen. Además, el diario ha
ganado en seguridad. “El directorio activo nos ha ayudado a dar una primera mano de pintura a
la seguridad: limpiar muchas cuentas genéricas que existían, políticas de contraseñas iniciales,
afianzar los grupos de usuarios y decidir políticas de acceso por persona. El siguiente paso es no
depender de la bondad o maldad del personal. Este proyecto supone montar una PKI con
autentificación cifrada mediante tarjetas”.
Windows Server 2003, el futuro
Durante este año, el departamento técnico de El Mundo aprovechara para realizar trabajo interno
y adecuarse a la norma internacional de “buenas maneras” en cuanto a gestión de la seguridad
de una compañía (UNE 17799). Por otro lado, se espera que en el próximo verano todos los
usuarios estén migrados a la plataforma Exchange 2000 con los nuevos servidores operativos y
los servicios de mensajería instantánea y de chat montados sobre el sistema, así como un
esbozo de mensajería instantánea con Microsoft Conference Server en fase piloto.
Además, como hemos explicado, otro proyecto inminente es el de instalar la beta de Windows
Server 2003 y comenzar a funcionar con ella.
Por último, Fernando Macho destaca el proyecto puesto en marcha recientemente, en los
centros de impresión, dónde hasta ahora la informática utilizada era muy rudimentaria.
“Funcionamos con unas máquinas que reciben ficheros PDF que son convertidos a formato TIFF
mediante un software, para después imprimir los fotolitos o las planchas. Las máquinas utilizadas
están corriendo con Windows 2000 Advanced Server en modo cluster por motivos de
redundancia”. El departamento de Infraestructuras Informáticas ha decidido migrar toda esta
”El Directorio Activo nos ha
ayudado a dar una primera
mano de pintura a la seguridad:
limpiar muchas cuentas
genéricas que existían, políticas
de contraseñas iniciales,
afianzar los grupos de usuarios y
decidir políticas de acceso por
persona"
Fernando Macho
Director de Infraestructuras Informáticas
El Mundo
plataforma y convertir todos los clusters en los centros de impresión a clusteres “no Advanced
Server” que incorporen balanceo de carga con Network Load Balancer de Microsoft. “Esto nos va
ayudar a ver la problemática de esta tecnología, para después poder crear una Intranet de esta
manera (en balanceo de carga) y sobre ella montar todo el front-office de Exchange, los
servidores software, servidores POP3, y Microsoft Internet Information Server. Aunque se trata
de un proyecto pequeño, nos va a permitir dormir tranquilos y ahorrar costes” concluye el
Director del Departamento de Infraestructuras Informáticas.
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