Estudio Internacional de Nutrición 2011

Estudio Internacional de Nutrición
2011
Guía del usuario de REDCap
Versión: Febrero 28, 2011
Introducción
Esta guía del usuario es un recurso a utilizar para completar satisfactoriamente los formularios del estudio
internacional de nutrición. La misma ha sido formateada para proveer toda la información necesaria para usar,
navegar e introducir los datos del estudio en el sistema REDCap. Las instrucciones detalladas de cómo
recolectar y llenar los formularios de datos se encuentran presentes en la versión impresa de los mismos y no
en esta guía.
Los formularios electrónicos son el modo principal de recolección de datos para el estudio. Se espera que
usted introduzca los datos recolectados tan pronto los mismos estén disponibles. Los formularios impresos
son herramientas a utilizar con la finalidad de recopilar la información previa a la recolección electrónica de
datos.
Aviso: Guarde todos los formularios y documentos que usará ya que éstos servirán como punto de referencia
al momento de verificar la procedencia de la información introducida en el sistema electrónico.
Si tiene alguna duda por favor contacte a la asistente de proyecto Lauren Murch al teléfono 1-613-549-6666
ext. 4146 o a la dirección de correo electrónico [email protected].
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Contactos del Centro Metodológico
Contactos CERU
Dr. Daren Heyland
Investigador Principal
Oficina: 613-549-6666 ext. 4847
Fax: 613-548-2428
Correo Electrónico: [email protected]
Naomi Cahill
Líder de Proyecto
Oficina: 613-549-6666 ext. 2812
Fax: 613-548-2428
Correo Electrónico: [email protected]
Kingston General Hospital
Angada 4, 76 Stuart Street
Kingston ON K7L 2V7
Lauren Murch
Asistente de Proyecto
Oficina: 613-549-6666 ext. 4146
Fax: 613-548-2428
Correo Electrónico: [email protected]
*Todas las preguntas relacionadas con los procedimientos de recolección de datos deben ser dirigidas a la
asistente de proyecto.
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Directrices Generales
Acceso al sitio web






El acceso solo será permitido a los participantes en el estudio internacional de nutrición. El centro
metodológico creará las cuentas de usuarios del personal que participará en el estudio.
Una vez completado el formulario de registro la asistente de proyecto asignará las cuentas de usuario
necesarias para los individuos que necesiten acceso al sistema REDCap.
Si se produce algún cambio en el personal que accede al sitio web deberá notificárselo a la asistente de
proyecto.
El sistema electrónico de captura de datos puede ser accedido siguiendo el enlace en la página web
www.criticalcarenutrition.com o directamente usando la siguiente dirección:
https://ceru.hpcvl.queensu.ca/EDC/redcap/
El personal autorizado debe acceder al sistema usando su propio nombre de usuario y contraseña antes
de introducir los datos recolectados.
La contraseña puede ser cambiada en cualquier momento visitando el enlace de “Mi perfil” (My profile)
presente en la parte superior de la página de bienvenida.
Número de identificación (ID) del paciente



Es el número de la institución otorgado por el centro metodológico y aparecerá antes del número de
paciente.
o ej. 9 – 3 representa al paciente número 3 que es parte de la institución número 9.
Los pacientes serán enumerados secuencialmente siguiendo el orden en que fueron introducidos al
sistema sin ser agrupados por institución. Es decir que si dos o más instituciones se encuentran
introduciendo datos simultáneamente los pacientes dentro de cada institución podrán no estar
enumerados secuencialmente.
o ej. Las instituciones 9 y 10 crean dos pacientes; la institución 9 lo crea antes de la institución
10, por ende el sistema le asigna a dicho paciente el número 3. La institución 10 crea su
paciente instantes después y el sistema le asigna a este nuevo paciente el número 4. Es decir
el paciente número 3 pertenece a la institución número 9 y el paciente 4 pertenecerá a la
organización 10. Si la organización 9 crea otro paciente justo después de que el paciente 4 es
creado, el sistema le asignará el número 5; como resultado el listado de pacientes del sitio 9
lucirá de la siguiente manera:
 9-3
 9-5
Es extremadamente importante que anote que número de paciente corresponde a cada uno de los
pacientes en su registro de selección.
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Duración del proceso de recolección de datos


La información del paciente debe ser recolectada diariamente desde el momento en que el paciente es
admitido a la Unidad de Cuidados Intensivos (UCI) hasta que ocurra alguno de los siguientes escenarios:
o Fallecimiento del paciente
o Alta de la UCI
o Hayan transcurrido 12 días desde que el paciente fue admitido a la UCI
Los resultados son recolectados hasta 60 días después de que el paciente haya sido admitido a la UCI.
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Formulario de registro

El formulario de registro para el estudio internacional de nutrición estará disponible en la primavera del
2011 y podrá ser accedido siguiendo el enlace en la página web www.criticalcarenutrition.com.
La asistente de proyecto será notificada luego de completar el formulario de registro; la misma le asignará una
cuenta de usuario en el sistema (REDCap) a cada usuario. Los nombres de usuario y contraseñas serán
enviadas vía correo electrónico en un lapso no mayor a 5 días hábiles (Se hará lo necesario para enviar la
información de las cuentas de usuario lo más rápido posible).



El formulario de registro debe ser llenado una vez por cada institución.
o Asegúrese que solo una persona registre su institución e introduzca los detalles de todos los
individuos que requieren acceso al sistema en dicha institución.
Si su institución posee más de una UCI:
o Cada UCI debe ser registrada aparte.
o Recibirá un nombre de usuario diferente para cada UCI
Cada usuario deberá acceder al sistema usando su propio nombre de usuario y contraseña.
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Inicio de sesión

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



Asegúrese que su contraseña no sea compartida ni expuesta a ningún otro individuo.
Use una contraseña segura pero fácil de recordar:
o Utilice una combinación de letras mayúsculas, minúsculas y números.
o Puede usar una abreviación de una frase que le sea fácil de recordar (ej.
Quiero_Ser_El_Mejor_Del_2011: “QsemD2011”).
Introduzca su nombre de usuario y contraseña.
Presione el botón de iniciar sesión (“Login”).
Si el nombre de usuario y/o la contraseña no es correcta, el sistema lo redireccionará a la página de
bienvenida.
Si olvida su contraseña contacte al equipo técnico a través del sistema de ayuda:
http://www.ceru.ca/helpdesk/open.php?topicId=3
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Navegación
Luego de acceder al
sistema presione “My
database” en el menú
superior
Al presionar “MY
Databases” podrá ver un
listado de los estudios a los
que tiene acceso
International Nutrition Survey
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Al seleccionar el estudio
internacional de nutrición
visitará la página principal
del estudio.
International Nutrition Survey
Para ver la información
sobre el estudio presione el
enlace “Database
Information”.
Presione el enlace “Data
Entry” para introducir datos
del paciente.
Para acceder a esta página
presione el enlace “Data
Entry”
Seleccione los pacientes en
el estudio usando esta lista.
International Nutrition Survey
 Al seleccionar un paciente el
sistema lo re-redireccionará
a la tabla de datos de dicho
paciente.
 El estado del paciente
aparecerá en la lista al lado
del número.
Para crear un paciente
presione “Add New Patient”
Nota:
 Los pacientes no pueden ser
borrados una vez creados;
por lo tanto no cree un
paciente en el sistema al
menos que lo necesite.
 Anote el número de paciente
en su lista de selección.
 Al crear un paciente el
sistema lo redireccionará9al
formulario de captura de
datos para el paciente.
Tabla de datos



La tabla de datos muestra todos los formularios a completar para un paciente. Cada formulario es
representado por un círculo rojo ( ) por defecto.
Al finalizar cada formulario podrá establecer el estado del mismo seleccionando una de las siguientes
opciones: Incompleto (Incomplete), sin verificar (unverified) o Completado (completed). Al seleccionar un
estado el formulario será representado en la tabla de datos por un color diferente dependiendo del
estado seleccionado, de esta forma podrá identificar fácilmente que información tiene que ser introducida
antes de concluir con el paciente:
o ROJO (Incompleto)
 Si no ha llenado toda la información obligatoria en el formulario (ej. La altura del
paciente no fue introducida en el sistema) seleccione el estado como incompleto para
identificar que dicho formulario tiene que ser revisado y completado antes de concluir
con el paciente.
o AMARILLO (sin verificar)
 Recomendamos que se seleccione este estado para aquellos formularios que no son
necesarios completar (ej. Un paciente fue dado de alta 10 días después de ser
admitido a la UCI, por ende los formularios para los días 11 y 12 no necesitan ser
completados), de esta manera podrá fácilmente saber que formularios no necesita
revisar antes de concluir con el paciente.
o VERDE (Completado)
 Si toda la información requerida ha sido introducida y el formulario ha sido llenado en
su totalidad, seleccione este estado.
Nota: ignore el texto “Define My Events” (Definir eventos en tabla de datos).
La tabla de datos está organizada
horizontalmente por el tipo de formulario y
verticalmente por los días de duración del
estudio. El formulario de información al
paciente y el formulario de evaluación inicial
de nutrición debe ser llenado una vez por
paciente en el primer evento (Día 1) en la
tabla de datos, el formulario de nutrición
diaria debe ser llenado una vez por día
(máximo 12 días) y el formulario de
resultados debe ser llenado una vez por
paciente. Puede acceder a cualquier
formulario haciendo clic en el
correspondiente.
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Puede hacer clic en el
enlace “Grid” (Tabla de
datos) ubicado en el
menú izquierdo para
regresar a la tabla de
datos del paciente con el
cual trabaja.
ADVERTENCIA: Hacer
clic sobre el enlace “Grid”
(Tabla de datos) desde
cualquier formulario no
guardará los datos
previamente introducidos.
Presionar los botones
“Save and exit” (Guardar
y salir) o “Cancel”
(cancelar) en la parte
inferior del formulario
también lo redireccionará
a la tabla de datos.
El menú de navegación
Desde este menú usted puede acceder a:
 My Databases (Mis bases de datos): Muestra todos los estudios a los
que tiene acceso. Por ejemplo, si usted está participando en el estudio
internacional de nutrición y en PEP-UP, podrá ver ambos estudios en la
lista de estudios asociados a su cuenta.
 Database Information (Información de la base de datos): Muestra la
página principal del estudio.
 Data Entry (Entrada de datos): Muestra los datos de cada paciente en
el estudio.
 Grid (Tabla de datos): Muestra los formularios del paciente.
 Resources (Recursos/Herramientas): Conjunto de herramientas para
facilitar la entrada de datos al sistema:
o Formularios de captura de datos y sus instrucciones.
o Enlace a una calculadora APACHE II.
o Archivo Excel para facilitar conversiones de unidades
 Help Desk (Sistema de ayuda): Si tiene algún problema con el
sistema electrónico de captura de datos (REDCap) nuestro equipo
informático le prestará la ayuda necesaria para resolver cualquier
inconveniente.
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Finalización de los formularios de datos



Cree o seleccione a un paciente desde la página de captura de datos
Acceda al formulario deseado usando la tabla de datos
Los formularios de papel han sido diseñados en semejanza con los formularios electrónicos
o Lea las instrucciones correspondientes al formulario deseado para verificar la información que
se debe recolectar y como completarlo.
Aspectos importantes sobre la finalización de los formularios de recolección de
datos







Las fechas deben estar en el formato YYYY-MM-DD, ej. 2010-07-24. Se recomienda usar siempre el
calendario provisto en el formulario. Presione el icono
y seleccione el año, mes y día deseado.
La hora debe ser introducida usando el formato HH:MM usando también el formato de 24 horas, ej. 22:37.
o Coloque ceros a la izquierda si es necesario. Ej. 01:28.
La media noche se representa como 00:00 (no como 24:00)
Haga clic en cada campo de entrada para introducir datos. No presione la tecla “Enter” o el sistema
guardara la información introducida y lo redireccioanrá a la tabla de datos.
Todos los campos de entrada son obligatorios a menos que las instrucciones del formulario así lo
indiquen. Si no es posible recolectar toda la información necesaria para llenar todos los formularios, no
incluya el paciente, seleccione otro paciente cuya información esté completa.
En la parte inferior de cada formulario deberá indicar el estado del mismo. Al seleccionar el estado, la
forma en que el formulario aparece en la tabla de datos cambiará, si selecciona “Incompleto” (Incomplete)
el formulario aparecerá como un círculo rojo ( ), Amarillo ( ) si selecciona “No verificado” y verde EN
( ) si selecciona “Completado” (Completed).
Al final de cada formulario tendrá 3 opciones para guardar los datos introducidos y una opción para
regresar a la tabla de datos del paciente:
Al presionar este botón los datos introducidos serán
guardados, el sistema mostrará la página de confirmación y
tendrá la opción de regresar a la tabla de datos del paciente.
Guardará los datos introducidos y podrá seguir trabajando
en el mismo formulario. El sistema no lo redireccionará a
otra página.
Esta opción guardara los datos introducidos en el formulario
y lo redireccioanrá al siguiente formulario de ese día (si
aplica).
Esta opción le permitirá regresar a la tabla de datos sin
guardar la información que acaba de introducir.
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Borrar datos o pacientes
No es posible borrar un paciente una vez creado. Contacte a la líder de proyecto si tiene alguna pregunta
sobre cómo editar o borrar datos.
Guardar el formulario de captura de datos
Al presionar “Save and Exit” (guardar y salir) en cualquier cuestionario el sistema lo redireccioanrá a esta
página:
Presione este enlace para
regresar a la tabla de datos
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Historial del campo de datos
Para ver los cambios hechos previamente a cualquier campo de datos haga clic en el ícono
como la que se muestra aquí expondrá los cambios hechos previamente.
. Una ventana
. Esta ventana
muestra quién y
cuándo fue
modificado el campo
de datos, así como
el valor que se
introdujo en el
mismo
Rango de valores
Hay dos tipos de advertencias para alertar al usuario de que el valor
introducido esta por fuera del rango aceptable:
Alerta emergente:


Presione “OK”
Chequee que el valor es el correcto
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Campo de texto:


Un campo de texto con letras
rojas aparecerá debajo del
campo de datos si el valor
dado al mismo está por fuera
del rango estipulado. Si
cambia el valor por uno que
se encuentre dentro del rango
estipulado este campo de
datos desaparecerá.
Chequee que el valor es el correcto.
Si el valor es el correcto explique porque el valor esta por fuera del rango:
o Ej. “Valor de calorías recibidas es mayor a lo normal porque es un paciente con quemaduras”
Editar formularios previamente guardados
Si desea cambiar información que ya ha sido introducida al sistema deberá: seleccionar el formulario donde se
encuentra la información que desea editar, cambiar los valores de los campos de datos deseados y presionar
el botón: guardar. El sistema guardará los cambios realizados en el registro electrónico para asegurar que
todos los cambios se lleven a cabo siguiendo los lineamientos y procedimientos requeridos en toda
investigación médica.
Si al realizar un cambio en un campo de datos otro campo se ve afectado, recibirá una alerta explicando que el
cambio alterará otro campo de datos y la información del mismo será borrada:
Ej. Si en el formulario de nutrición diaria usted indica que el paciente recibió nutrición enteral y luego indica que no
recibió nutrición enteral, recibirá una alerta explicando que toda la información relacionada a la nutrición enteral
será borrada.
Formularios de información del paciente y evaluación inicial de la nutrición


Estos formularios son llenados una vez por paciente.
Si necesita mas información revise las instrucciones en los formularios de papel.
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Completar los formularios diarios de nutrición




Estos formularios deben ser completados todos los días mientras el paciente se encuentre en la UCI,
desde que el paciente es admitido hasta que una de los siguientes escenarios ocurra:
o Fallecimiento del paciente
o Egreso del paciente
o El paciente ha estado recluido por 12 días en la UCI.
Si el paciente fallece o es dado de alta en un lapso menor a 12 días algunos formularios que aparecen en la
tabla de datos no deberán ser llenados. No introduzca información en estos formularios, déjelos en blanco
y cambie el estado del mismo a “No verificado” (Unverified) para poder ver fácilmente que formularios no
deben ser completados.
ej. La tabla de datos aquí
mostrada corresponde a un
paciente que fue dado de alta
8 días después de ser
admitido a la UCI; por ende
los formularios
correspondientes a los días
Formularios no completados
9, 10, 11 y 12 no deben ser
completados aunque el
formulario de resultado si
debe ser completado.
Formularios completados
Si necesita más información revise las instrucciones en los formularios impresos sobre como completar los
formularios diarios de nutrición
Al final de cada formulario diario de nutrición se encuentra una sección denominada “Estado de paciente”
(Patient status) en donde se pregunta si el paciente ha sido dado de alta o si el paciente ha fallecido. Si
responde si a cualquiera de esas preguntas podrá concluir el paciente, inclusive si aun no posee la
información necesaria para llenar el formulario de resultados.
Formulario de resultados



Este formulario debe ser llenado cuando:
o El paciente fallezca
o El paciente sea dado de alta de la UCI
o Hayan transcurrido 60 días desde la admisión del paciente a la UCI
Podrá completar este formulario antes del periodo de 60 días si el paciente fallece o es dado de alta de la
UCI antes de cumplir este período de tiempo.
Si necesita mas información para completar este formulario revise las instrucciones en la versión de papel
del mismo.
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Concluir la recolección de datos del paciente
Una vez completada la entrada de datos
usted podrá finalizar el paciente al
presionar el botón “Concluir” (Submit)
ubicado en la parte inferior de la tabla de
datos. Podrá finalizar el paciente aun sin
haber completado el formulario de
resultados.
Cuando Ud. presione el botón para concluir la entrada de datos de un paciente el sistema chequeará los datos
introducidos; si algún problema es detectado el paciente no será marcado como “concluido” y una lista con los
problemas detectados será mostrada. Todos los problemas en la lista deben ser resueltos antes de poder
marcar el paciente como “concluido”.
La columna llamada “formulario”
(form) describe el nombre del
formulario donde se encuentra el
problema.
La columna llamada “Mensaje de
error” (Error message) describe el
problema.
Presione el enlace “Ir al evento”
(go to event) para ver el
formulario adecuado.
Una vez que resuelva un
problema presione el botón
“Concluir” en la tabla de datos
para ver esta página y verificar si
hay más problemas o errores; si
no existe ningún problema con
los datos suministrados el
paciente será finalizado.
Si no puede resolver uno de estos problemas contacte a la asistente de proyecto, Lauren Murch
([email protected]).
Una vez que el paciente sea marcado como concluido, el estado
del paciente aparecerá en la lista de pacientes en la página de
entrada. ¿???
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Recomendamos que marque los pacientes como concluidos tan pronto como sea posible, de esta manera
podrá asegurarse que está recolectando datos de manera adecuada. Si espera a tener los 30 pacientes antes
de comenzar a concluir cada uno y descubre que ha cometido el mismo error en cada uno de los pacientes le
insumirá un tiempo importante la resolución de dicho error. Al concluir de modo rápido el proceso de ingreso
de datos de cada paciente, esto le permitirá familiarizarse con dicho proceso lo cual le otorgará mayor
eficiencia.
Finalizar pacientes
Luego de completar el formulario de resultados en un paciente que haya sido “Concluido” (ej. todos los
formularios de nutrición diarios han sido completados) presione el botón “finalizar” (Finalized) en la tabla de
datos para finalizar el paciente. Los datos serán chequeados nuevamente por el sistema y deberá resolver
cualquier problema que se presente antes de poder finalizar el paciente.
Consultas adicionales
Es posible que, una vez que un paciente sea finalizado, nuevos problemas o consultas surjan al analizar los
datos de dicho paciente. En dicho caso usted será notificado vía correo electrónico para que acceda al sistema
y corrija los problemas indicados. Agradeceremos vuestra rápida respuesta frente a nuestros requerimientos.
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Formulario de finalización de datos de la institución
Al terminar de introducir todos los datos para todos sus pacientes deberá finalizar su institución visitando el
link “Finalizar institución” (Site finalization) ubicado en el menú izquierdo debajo de la sección “recursos”
(resources). Deberá completar este formulario introduciendo el número total de pacientes seleccionados
utilizando su registro de selección. Antes de guardar la información deberá indicar que todos los datos
introducidos son los correctos.
Podrá completar y guardar este formulario en cualquier momento y luego regresar para corregir cualquier
campo de datos. Esto será posible siempre y cuando no indique que ha terminado de recolectar datos en su
institución ya que al indicar la finalización del proceso de recolección de datos el formulario será guardado y
los campos de datos serán bloqueados no pudiendo modificar luego la información introducida.
Para acceder al formulario de finalización de la institución:
Click on the “Site Finalization” link
in the “Resources” section of the
left-hand navigation pane.
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